ELABORACION DEL INFORMEEl informe de auditoría es el producto final del trabajo del auditor gubernamental, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones. El informe de auditoría debe contener la expresión de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas.

En la fase de elaboración del informe, el equipo de auditoría comunica a los funcionarios de la entidad auditada los resultados obtenidos durante la fase ejecución. Los principales objetivos son:

Brindar suficiente información sobre las deficiencias más significativas. Recomendar mejoras en la conducción de las actividades y ejecución de las

operaciones.

La NAGU 4.40 “Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditoría de gestión es la siguiente:

Síntesis gerencial Introducción Conclusiones Observaciones y recomendaciones

CARACTERISTICAS DEL INFORMESIGNIFICACION

Los asuntos incluidos en el informe de auditoría deben ser de la suficiente significación como para justificar que sean informados. Las decisiones que se adopten en torno a la significación de los asuntos examinados, deben representar el juicio integral de todos los factores involucrados.

UTILIDAD Y OPORTUNIDAD

La oportunidad y utilidad resultan elementos esenciales para informa con efectividad. Un informe si llega demasiado tarde al nivel de decisión responsable de adoptar las acciones de mejoras en las operaciones, puede ser de escaso valor.

Las situaciones que afectan la oportunidad del informe, por lo general, se derivan de la fase de planeamiento, ejecución y revisión de los trabajos efectuados. Las demoras en el proceso de revisión del informe, pueden conducir a la detección de los problemas no resueltos o analizados en forma suficiente.

EXACTITUD Y BENEFICIOS DE LA INFORMACION SUSTENTATORIA

La exactitud se sustenta en la necesidad de ser justos e imparciales en el informe. Una falta de exactitud puede ocasionar dudas, respecto a la validez del informe y desviar la atención del usuario hacia puntos que no son significativos. Las opiniones deben estar claramente identificadas en el informe y basadas en evidencias de auditoría que las respalden. La presentación de una sola deficiencia de control interno no puede respaldar la formulación de una conclusión general y la consecuente recomendación de acción correctiva, dado que lo que sustenta la observación es el hecho que existió un solo error o desviación de los controles.

CALIDAD CONVINCENTE

Las observaciones deben presentarse de una manera convincente y las conclusiones y recomendaciones deben inferirse en forma lógica de los hechos examinados. Cuando los informes se preparan correctamente, ayudan a los funcionarios responsables de la entidad auditada a concentrar su atención en los asuntos del informe que merezcan su atención.

OBJETIVIDAD Y PERSPECTIVA

Cada informe debe presentar las observaciones de una manera objetiva y clara e incluir suficiente información sobre el asunto principal, de manera que proporcione a los usuarios del informe una perspectiva apropiada. La información adecuada del informe, debe formar parte de los papeles de trabajo e incluir:

Definición clara de la naturaleza y alcance de la auditoría. Cuando sea apropiado, el informe debe expresar que el énfasis del examen fueron los asuntos que, de acuerdo a nuestro criterio, requerían atención, por lo que no fue realizada una evaluación completa de las actividades y operaciones.

Descripciones correctas y precisas de las observaciones, para evitar erróneas interpretaciones de ellas. Esto requiere el conocimiento de los comentarios o aclaraciones obtenidas de los funcionarios responsables de la entidad examinada.

Información de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios (logros notables de la administración) de las operaciones examinadas, cuando ésta sea importante y justificada de acuerdo con el alcance de la auditoría.

CONCISION

El informe debe ser tan corto como sea posible y necesario para comunicar las observaciones, conclusiones y recomendaciones y tener un estilo de redacción claro y preciso. El redactor no debe enredarse en frases, oraciones, párrafos o secciones demasiados detalladas, que no armonicen con el mensaje del informe. Para ser más efectivo, el informe debe ser terminado oportunamente después de la conclusión del trabajo de campo.

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

Es importante considerar la claridad de los datos contenidos en el informe, por cuanto éste puede ser utilizado por los miembros del equipo de auditoría que participaron en el desarrollo del trabajo, la elaboración o revisión del informe.

Contribuye a la claridad del informe considerar los siguientes aspectos:

No debe presuponerse que los usuarios del informa tienen conocimiento técnicos en relación con la actividad que se informa.

Cuando se utilicen términos no familiares, éstos deben definirse con claridad

El estilo del informe debe orientarse a que su significado sea claro, evitándose el lenguaje florido, estilizado o pretensioso.

TONO CONSTRUCTIVO

El tono del informe debe estar dirigido a provocar una reacción favorable y la aceptación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones planteadas por el auditor. Esto puede lograrse teniendo en cuenta los criterios que se indican:

Las sumillas y contenido del informe deben en enunciarse en términos constructivos.

Debe evitarse la utilización de frases que generen una actitud defensiva o de oposición de parte de los funcionarios responsables de la entidad

ORGANIZACIÓN DE LOS CONTENIDOS DEL INFORME

Uno de los problemas más significativos que afrontan los auditores encargados de elaborar los informes es como organizar su material para que la información sea presentada en un orden lógico y el usuario no pueda confundirse.

Ellos deben captar la atención del lector inmediatamente y retenerla durante todo el informe. Para tal efecto, deben estimular su interés comenzando con los resultados más importantes, no estancando sus comentarios importantes a mitad del informe

POSITIVISMO

Los auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es ayudar a la administración a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena cantidad de concentración para mantener el tono de su informe positivo. Los auditores tienden a emplear palabras negativas tales como: deficiencias, debilidades, errores, ineficiencia, negligencia para describir las prácticas y procedimientos de operación de la entidad examinada. Estas palabras ponen al personal de administración en guardia y a la defensiva, cuando esto ocurre, ellos comenzaran a defender la situación por la que se sienten criticados.

Los auditores deben tratar de emplear palabras tales como reforzamiento, mejoras, aumentos y ahorros potenciales, para que sea más difícil que la administración (gerencia) esté en desacuerdo con sus observaciones, conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditoría practicada.

REDACCION Y REVISION DEL INFORMELa responsabilidad de la redacción del informe de auditoría es del auditor encargado, aunque también comparten esta responsabilidad los miembros del equipo de auditoría que intervienen en el borrador del informe.

El supervisor responsable de la dirección del equipo de auditoría, como parte de su función, revisa el borrador del informe. Durante su trabajo el supervisor comenta y discute con el auditor encargado del examen las situaciones que emerjan como consecuencia de su revisión, la misma que no sólo se limita a la redacción del informe, sino también se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentación documentaria de los juicios emitidos por el auditor.

Como en el curso de la auditoría el supervisor ha estado revisando el trabajo de los auditores, es lógico suponer que se ha satisfecho de que los papeles de trabajo reúnan evidencias suficientes, competentes y pertinentes, en respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe.

ENVIO DEL BORRADOR DEL INFORME A LA ENTIDAD AUDITADA

Conforme a lo establecido por la NAGU 4.10 los auditores deben comunicar por escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios responsables de la entidad auditada. Una vez culminada la fase de ejecución, el nivel gerencial de la C.G.R. o el titular del O.C.I., según los casos, remitirán el borrador del informe para requerir comentarios o aclaraciones de la entidad, con miras a incluirlos, previa evaluación, en el informe correspondiente. El borrador del informe no debe estar firmado por los auditores responsables del trabajo.

EVALUACION DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDAD

Los comentarios de la entidad representan opiniones por escrito efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las actividades objeto de la auditoría, en torno a los hallazgos de auditoría comunicados, igualmente por escrito, por el auditor encargado o el jefe del O.C.I.

En el proceso de evaluación de los comentarios de la entidad deben considerarse los siguientes aspectos:

La documentación adicional, no conocidas anteriormente por el auditor Los juicios de valor aportados por los funcionarios de la entidad auditada La receptividad concedida a la comunicación de los hallazgos y la prontitud en

el inicio de acciones correctivas.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORMEEl contenido del informe de auditoría de gestión está regulado por la NAGU 4.40. Su estructura es la siguiente:

Síntesis gerencial

I. INTRODUCCION Información relativa al examen

1. Motivo del examen 2. Objetivos, alcance y naturaleza del examen 3. Antecedentes y base legal de la entidad 4. Comunicación de hallazgos de auditoría

II. CONCLUSIONES

III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES Anexos

Relación de las personas comprendidas en las observaciones Situación financiera, económica y presupuestaria

IV. ELEVACION Y REMISION DEL INFORME

V. SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORMESíntesis gerencial

Tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad para los usuarios. Como la mayoría de los receptores de los informes sólo leerán la síntesis, es importante que ésta refleje el contenido del informe de manera clara y precisa los aspectos más importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretación. Por lo tanto, es recomendable que la extensión de la síntesis no exceda de cuatro páginas.

Una estructura recomendable para la síntesis gerencial es la siguiente:

Título Observaciones y conclusiones más significativas Recomendaciones más importantes Comentarios de la entidad o acciones adoptadas Asuntos de importancia pendientes de solución

TítuloSintetiza las características más importante de la auditoría e identifica a la entidad las actividades materia del examen. La forma de utilizar la síntesis es la siguiente:

INFORME DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

INFORME N.- 018-2010-OCI/MDLV

Lima, 29 de enero 2010SeñorRichard Espejo ClaroAlcalde de la Municipalidad Distrital Larga Vida

De nuestra consideración:

El presente documento contiene el resumen de los resultados de la auditoría de gestión por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2010.

Observaciones y conclusiones más significativas

En este rubro se presenta un resumen conciso de las observaciones y conclusiones más significativas, sin enumerarlas individualmente en transacciones u operaciones, incluyendo referencias a fechas en que ocurrieron los asuntos informados. Este resumen debe ser escrito de modo tal que los usuarios del informe puedan reconocer rápidamente y apreciar la validez y significación de las recomendaciones que se muestren a continuación. Este resumen debe revelar, entre otros aspectos, fallas importantes y su efecto en la entidad examinada.

Recomendaciones más importantes

En este rubro se incluyen las recomendaciones más importantes dirigidas a los funcionarios de la entidad, en cuyo texto se indican las acciones necesarias para corregir las deficiencias inidentificadas a lograr mejoras en las actividades u operaciones. Asimismo, deben delinearse las propuestas de solución para mejorar la efectividad, eficiencia y economía de la entidad.

Comentarios de la entidad o acciones adoptadas

En este rubro debe resumirse las reacciones de la entidad frente a las observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluyendo las acciones más importantes adoptadas y la evaluación del auditor sobre tales comentarios. Si la entidad no ha tomado ninguna acción o si la entidad no está de acuerdo con las recomendaciones, deben incluirse los comentarios pertinentes sobre la posición de la entidad.

Asuntos de importancia pendientes de solución

En este rubro debe indicarse cualquier curso de acción adoptada por la entidad en el futuro o acciones adoptadas, más no implementadas en forma integral, lográndose con ello que la entidad mantenga una actitud positiva frente al informe.

I. INTRODUCCION AL INFORMEEl objetivo de la Introducción es proporcionar al usuario del informe, datos importantes acerca de la entidad del examen realizado. Esta información brinda una base apropiada para la mejor comprensión y percepción del mensaje que comunica el informe.

En la elaboración de la Introducción es necesario que sea relativamente corta, evitando incluir datos innecesarios; se incluya únicamente información de interés general, relacionada con el contenido de los comentarios sobre las observaciones identificadas.

1. Motivo del examen: debe describir las causas que dieron origen al examen, documento autoritativo del mismo, así como la especificación de sí éste se llevó a cabo en cumplimiento de la programación anual de control, de acuerdo a cláusulas contractuales, atención de una denuncia o pedido específico del congreso de la República u otra autoridad gubernamental.

2. Objetivos: están referidos a lo que se espera alcanzar como resultado del examen, cuya respuesta debe estar plasmada en las correspondientes observaciones y conclusiones. Alcance: debe especificar que el examen se llevó a cabo, en todos los casos, de acuerdo las NAGU.

Naturaleza del examen: debe precisarse el tipo de examen llevado a cabo, sea éste auditoría de gestión, de tipo combinado financiero-de gestión o se trate de un examen especial

3. Antecedentes y base legal: es la parte del informe donde el auditor hace referencia a la naturaleza de la entidad. Asimismo, resulta conveniente incluir detalles adicionales, como la estructura orgánica, las principales actividades de la entidad y del área examinada.

La base legal debe incluir toda la normatividad aplicable a la entidad y a las operaciones examinadas, entre ellas: Ley de creación Reglamento de la ley de creación Normatividad concerniente a los sistemas administrativos en vigencia Reglamentación de organismos reguladores Normatividad interna aplicable.

4. Comunicación de hallazgos: llevada a cabo por el auditor a los funcionarios y servidores de la entidad auditada, en cumplimiento de la NAGU 3.60 debe consignarse en forma breve en esta parte del informe. Si tal comunicación no mereció respuesta, total o parcial, debe hacerse mensión de este hecho.

II. CONCLUSIONESLas conclusiones, son juicios del auditor, de carácter profesional, basados en las observaciones formuladas como resultado del examen. Están referidas a la evaluación de la gestión de la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos, utilización de los recursos públicos, en términos de eficiencia y economía y cumplimiento de la normativa legal.

III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONESLa parte más extensa e informativa del informe y que en oportunidades puede comprender varios capítulos, es aquella en que se desarrollan las observaciones de auditoría. Estas constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar, mediante la presentación del informe.

Se connota que el término observación está reservado para el informe de auditoría y se refiere a asuntos tales como: Inefectividad en el logro de los objetivos y metas Ineficiencia en las operaciones Desperdicio de recursos Incumplimiento de leyes, reglamentos o políticas internas

Presentación de las observaciones. Debe tener los aspectos siguientes:

Sumilla: se refiere al título que utiliza el asunto observado, el cual debe indicar con claridad la naturaleza de las deficiencias que se encontraron.

Punto básico de la observación: debe ser resumido en forma breve al comenzar su desarrollo. Esta forma de presentación le dice al usuario del informe que espere una descripción sustentada que le permita tener una visión integral del asunto examinado.

Elementos der la observación: debe señalarse la deficiencia que hemos encontrado (condición), la norma aplicable (criterio), el efecto que tuvo (o que podría tener en el futuro, y lo que la originó (causa).

Comentarios der las entidad: el informe de auditoría debe incluir, además de la observación, los comentarios o aclaraciones presentados por los funcionarios responsables de la entidad comprendidos en las observaciones

Recomendaciones: constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la administración de la entidad examinada para la superación de las observaciones. Deben ser formulada en tono constructivo, teniendo en consideración que las medidas recomendadas sean lo más específicas posibles, factibles de implementar y tengan una relación costo/beneficio apropiada.