ELABORACION DE UN PRESUPUESTO

ELABORACION DE UN PRESUPUESTOQUE ES UN PRESUPUESTO ?Un documento donde se plasma o traduce en trminos monetarios un plan (por ejemplo la celebracin de un evento)

En este documento se recoge el dinero que se necesita gastar para celebrar la actividad y el dinero que tenemos o necesita generarse para cubrir los costes del eventoQUE ES UN PRESUPUESTOPor tanto es una visin clara, amplia y realista de los recursos materiales, personales y financieros que se requerirn para desarrollar con xito el evento, reflejados en dinero.

Y por otro lado se reflejan, el dinero de que disponemos, y los ingresos que podemos obtener por diversas vas para sufragar estos gastos y/o en su casi minimizar las perdidas.

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TIPOS DE PRESUPUESTO ( en funcin del dinero) El presupuesto se adapta al evento(presupuesto abierto)Es cuando disponemos de una cantidad de dinero sin especificar, . Se proyecta un presupuesto de acuerdo a una planificacin general, a necesidades especficas, y a objetivos pre establecidos, es decir se adapta el presupuesto al evento.El evento se adapta al presupuesto ( presupuesto cerrado)Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos, jornadas de capacitacin, etc., donde los organizadores cuentan con un dinero predeterminado, y deben adecuar la contratacin de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.EL PRESUPUESTO TIENE QUE SER Real: Es importante estar al tanto de los resultados obtenidos, si existen, en ediciones anteriores del evento que estamos realizando. Esto nos va a ayudar a elaborar nuestro presupuesto. Flexible: Porque mientras vamos planificando y ejecutando, nos vamos a encontrar con muchas contingencias y por esos motivos vamos a tener que ir adaptando el presupuesto a lo que vaya surgiendoQUE HAY QUE TENER EN CUENTA 1.- Que tipo de evento vamos a desarrollar y cual es nuestro objetivo2.- Quien lo encarga o patrocina ( no es nuestro), coordinacin3.- Para quien3.- donde se realiza4.- Numero de participantes5.- presupuesto abierto o cerrado

Hacemos un proyecto de lo que queremos realizar, y una vez estemos de acuerdo comenzamos con lo que es propiamente hablando el presupuesto.

CUADRO DE GASTOS O COSTES Los costes fijos son los que vamos a tener que soportar independientemente de la cantidad de asistentes que acudan al eventoDifusin, promocin , publicidad diseo, impresin invitaciones- Alquiler de local- Equipo de sonido- Fotografia, video- decoracion local, flores, otros

CUADRO DE GASTOS O COSTESLos costes fijosGastos personas invitada, remuneracin, viajes, alojamiento, etc.- seguros- azafatas- seguridad- etc.

CUADRO DE GASTOS O COSTESGastos variables, como su nombre indica, varan en funcin del nmero de asistentesAcreditaciones Papelera, sellos, notificaciones catering ( bebidas, comidas)Obsequios, regalosGastos imprevistos, son aquellos que surgen sin haber sido estimados. Se suelen considerar un 10 o 15 % del total

CUADRO DE INGRESOSGastar es fcil, obtener ingresos no tanto

fondos propios, ( son los nicos seguros ) Subvenciones, organismos pblicos-mecenazgo, instituciones culturalesPublicidad, fondos propios-invitaciones de pago

CUADRO RESULTADOSINGRESOS GASTOSEs importante a la hora de elaborar los cuadros hacer dos columnas, una de ingresos o costes estimados y a la derecha otra de reales, porque as podemos ver las desviaciones producidas y actuar en consecuencia.Pero lo suelen realizar las empresas en eventos de bastante presupuesto , en pequeos eventos lo normal es ir improvisando, con el tiempo se ajustan mas. ,

Se pueden elaborar cientos de presupuestos cada uno de distinta forma, solo hay que tener claro una cosaCual es nuestro objetivo y cual es nuestro presupuesto