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ELABORACION DEL PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE
INFORMACIONPARALA SECRETARIA DE EDUCACION DEL VALLE
DEL CAUCA
GERMAN LOPFZ A}TTE
l9f ",SiY.il;o"ororlu1¡frryfi1ffiry¡¡mG
coRpoRACroN uNr\TERSTTARIA nuróNoua DE occrDENTE
DTWSION DE INGENIERIAS
FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
CALI
1997
ELABORACION DEL PLA}.I ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE
INFORMACION PARA LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL VALLE
DEL CAUCA
GERMAN LOYEZ A}ITE
Proyecto de Grado para optar al título deIngeniero Indr¡strial
DirectorJORGE ALBERTO QTJINTERO
Ingeniero Industrial
CORPORACION UNTVERSITARTA AUTONOMA DE OCCIDEN]E
DTVISION DE INGENIERIAS
FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRI.AL
CALI
t997
T-g("
ó
/
C2 J-
f 6F e¿,/ Nota de aceptación.
Aprobado por el comité de grado
en cumplimiento de los requisitos
exigidos por la Corporación
Autónoma de Occidenúe para optar
al titulo de Ingeniero Indusfiial.
gJuado.
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Cali, 25 de Noüembre de 1997
CONTENIDO
INTRODUCCION
I. METODOLOGIA SEG{JIDA EN EL PLA}¡ ESTRATEGICO
SISTEN{AS DE INFORMACION PARALA SECRETARIA
DE EDUCACION DEL VALLE DEL CAUCA
r.1. coNDrcroNES QUE DEBE CLJMPLIREL STSTEMA
BASICO DE INFORMACION DE LA SECRE'TARIA
DE EDUCACION DEL VALLE DEL CAUCA
2. PASOS SEGTNDOS PARA EL DESARROLLO DEL PLAIY
ESTRATEGICO DE INFORMACION PARA LA SECRE.
TARIA DE MUCACION DEL VALLE DEL CAUCA
2.1. DEFINICION DE ALTERNATWAS
2.2. CREACION DE PROPUESTAS
2.3. DESCRIFCTON DE LA SITUACION ACTUAL
2.4. DETERMINACIONNECESIDADES DEINFORMACION
2.5. ELABORACION DEL PROGRAIVIA DE ACTTVIDADES
3. VISION DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL
VALLE DEL CAUCA
4. MISION DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL
v
Pág
I
4
6
6
7
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8
l0
ll
VALLE DEL CAUCA
5. VISION DEL AREA DE INFORMATICA
6. MSION DEL AREADE INFORMATICA
7. OBJETIVOS DE LA SECRETARIA DE EDUCACION
DEL VALLE DEL CAUCA
ESTRUC TURA ORGANIZ ACIONAL
FTJNCIONES DE LA SECRETARIADE EDUCACION
DEL VALLE DFL CAUCA
9.I. SECRETARIO DE EDUCACION DEPARTAMENTAL
9.2. ASISTENTE
9.3. SECRETARIAGENERAL
9.4. OFICE.IA JI.JRIDICA Y DE ESCALAFON
9.5. OFICINA DE GESTION INTERNACIONAL, RELACIONES
INTERINSTTTUCIONALES E INFORMACION
9.6. OFICINA DE CONTROL INTERNO
9.7, OFICINA DE SISTEMAS
9.8. ASISTENCIA TECNICADE PLA}.IEACION SECTORIAL
9.9. SI]BSECRETARIATECMCAPEDAGOGICA
9.10. DTVISION TECNICO PEDAGOGICA
9.I I. DIVISION DE DESARROLLO EDUCATTVO
9.12. DIVISIONES DISTRITALES
9.13. SI.]BSECRETARIA ADMIMSTRATIVA
9.14. TJNIDAD EIECUTORADE OBRAS
t2
l3
t4
l5
178.
9.
2l
2l
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48
49
n.t:. DrvrsroNFrNAr{crERA
9.16. SECCIONDEPRESUPUESTO
9.17. SECCION DE CONTABILIDAD
9.I8. SECCIONDE FONDO DEPAGO
9.19. DTVISION DE RECI]RSOS FISICOS
9.2O. DIVISION DE RECT.JRSOS HI.JMANOS
IO. DTAGNOSTICO DE LA SECRETARIADE EDUCACION
DEL VALLE DEL CAUCA
I I. PROYECTOS A REALZAR EN LA OFICINA DE SISIEMAS
II.I. REDLOCAL YREMOTA
1 l.l.l. Objetivo
52
54
57
60
62
63
65
uM
84
11.1.2. Ide,ntificación de alt€rnativas de desarollo &l proyecto &4
11.1.3. Det€rminación de las necesidades especifims 85
I 1.1.4. Creació'n de la proprcsta 85
I 1.1.5. Esü¡dio de pnoveedores y escogencia de rmo 8ó
t 1.1.6. creacién del sistema y presentación de un pmototipo 86
ll.l.7. Prueba de la red g7
I 1.1.8. Tmplantación g7
11.1.9. Operación y mmte,lrimiento 8g
rr.2. MANTENIMTENTO DE LOS EQIIPOS DE COMPLnO 88
ll.2.l. Objetivo gg
YU
11.2.2. Inrruntuio de los equipos de computo
11.2.3. Solicihd & propuesas a conffiistas
11.2.4. E$¡dio y escog,€Nlcia del contratista
11.2.5. $eguimiento al confrato
I I.3. CAPACITACION ALOS USUARIOS DEL SISTEMA
88
91
9l
92
DE INFORMACION 92
11.3.1. Objetivo 92
94rr.3.2. Estdio dc hojas ds üda
I I.3.3. Seleoción & caüdatos püa reoibir los or¡rsos 94
9411.3.4. Desarrollo de los cuños
11.3.5. Seguimiento a las p€,rsmas bereficiflhs & cursos 95
rr.4. REDISTRIBUCION y RENOVACION DE EQLTIFOS 95
11.4.1. Objetivo 95
11.4.2. Realiruión del inventrio de los equipos de comprro 97
rr.4.3. Eshdio & to&s y da uno de los equipos de comprfo 97
11.4.4. Realización de proprcsta de redistribrrción de equipos 98
11.4.5. Realiasióo de la propuesüa de rem\rcióü & eqtripos 98
I 1.4.6. Aceptación de las propr¡sstas 98
11.4.7. Ejecución planes redistribución y remr¡ación de €quipos gg
1I.5. PAGINAEN INTERNET 99
I 1.5. t. Objefivo 99
11.5.2. Determinación necesidades información de comuidad lot
I 1.5.3. Imple,nentación hrdrvre y softrrare pra int€rnet ' l0l
I1.5.4. Cxación y mantenimiento de las paginas e,n iffirwt
I1.6. CTRABACION DE HOJAS DE VIDA
I 1.6.1. Objeüvo
11.6.2. Unificación de carpeas
11.6.3. Codificación de la información
I1.6.4. Grabación de la información
11.7. COhTE)flÓN RED DIGITAL DE SERVICIOS INTEGRADOS
ll.7.L Objetivo
11.7.2. Recurso humano
11.7.3. Recr¡rso ffsico
12. RESUMEN DEL PROCESO DE ELABORACION DEL PLA}I
ESTRATEGICO DE SISTEMAS DE IMORMACION PARATá
SECRETARIA DE EDUCACIONDEL VALLE DEL CAUCA
13. CONCLUSIONES
14. RECOMENDACIONES
BIBLIOCRAFTA
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104
104
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104
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üffiú Aritmrth ocdaüf$ccür 8l8tf0Tf "t
105
105
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LISTA DE CUADROS
Pág
Crudro 1. I\datriz dofr - Area de planeacion 65
Cuadro z.lvlattz dofr - Area adminisfatira 68
Cr¡adro 3.lvlaüz dofr - Area técnico pedagogica 7l
Cuadro 4.lvlafizdofa - Area secretarla ge,neral 75
Cuadro 5. Maüiz dofa - Area de informática 79
Cuadro 6. Cronograma red local y remota g9
cuadro 7. Ctonograma mantenimie,nto de los equipos de compuüo 93
Cuadro 8. Cronograma capacitacién usrnrios sistema de Información 96
cr¡úo 9. Cronograma redistribrrción y remv:rción de e$ipos l0o
Cua&o 10. Crmogama paglna en int€rnet 103
Cbadro 11. Crmogrnm grabación de bjas de vida l0ó
Cuadro 12. Costos de rdsi l0S
LISTADE FIG{JRAS
Figura l. organigrama secrettría de edumióm ¿rytamemal
Figura 2. Orgruig¡ana secreúría gereral
Figua 3, Organigrama oficina d€ sisilemas
wl8
l9
20
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RESUMEN
El objetivo del presente fiabajo es el de enfregar una herramienta que
p€rmita mejorr el sistema básico de información pma la secretaría de
educación del departamento del r¡alle del cauca, para lo cual primero se
definió las necesidades de información de todas las oficinas, para luego
darle una solución a estas necesidades por medio de unos proyectos ha
ejecutarse e,n el termino de un año como mínimo. Ia concepción de este
plan esüatégico de información fue realizado teniendo e,n cuenta el plan
decenal de edr¡cación, ya que este es un de,rrotero de lo que s€ espera del
aparato educativo dentro de los próximos l0 años.
xil
INTRODUCCION
A lo largo de los años, ha sido una constante en las entidades
gubernamentales el no contar oon un plan de acción que asegure el logro
de unos objetivos concretos que estén acordes a las necesidades de su
pobtación, por este motivo las políticas cambiabaq e,lr la forma que
cambiaban sus gokrnantes de turno, debido a esto la comunidad ha
entrado en un proceso de concientización, y ha desanollado con el
concurso de todos los estamentos sociales, un plan decenal de educación"
que como su nombre lo indica tiene una ügencia de l0 años, lo cual
p€rmite asegurar la continuidad de r¡nas politicas acordes a las
necesidades del país, por cuanto entrega un derrotero de las acciones que
se deben seguir en materia de desarrollo educativo.
Colombia como país latinoamericano que €s, posee r¡na serie de
manifestaciones culturales muy propias de su idiosincrasia
latinoamericana, por esto, la planeación que r" haga de la educación debe
estar acorde con este €ntorno, para no proyocar un choque sociocultural
que en nada beneficiaria nuestra identidad como nacióg por esto el
Plan Eshafégico de Sistemas de Infmmación para la Secretaría de
Educación no debe desconocer esta realida{ y debe ser concebido
üeniendo e,n cuenta todos estos factores socioculturales para la definición
de su üsión, misión y objetivos que busquen la satisfacción de unas
necesidades educativas muy propias de una nación latinoamericana, que
quiere invertir en el desarrollo educativo de su poblacióq y asegrrr de
esta forma un crecimiento económico como Nación.
r. METODOIOGIA SEGIIIDA EN EL PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS
DE INT'ORIVÍACION PARA I"A SECRETARH DE EDUCACION DEL
VALI,E DEL CAUCA
El fin de todo Plan Eshatégico de Sistemas de Información es llegar a
satisfrcer los requerimientos impuestos ern los objetivos de la
organización, para el caso de estudio los objetivos de constitución de la
Secretaría de Educación del Valle del Cauc4 es por eso que se definieron
los factores críticos de éxito como el conjunto de rmiables que la
Secretaría de Educación del Valle del Cauca, debe monitorear y hacer el
seguimiento para asegurar el éxito de la misma.
El Sistema de Información de la Secretaría de Educación del Valle del
Cauca debe proveer el acceso fácil a información interna y externa que
p€rmita tomar decisiones oportunas y a la vezharpr el seguimiento de la
gestión por medio de el monitoreo de los factores críticos de éxito.
l.l. coNDrcroNEs QUE DEBE cuMpLrR EL STSTEN{A BASTCO DE
INFORMACION DE LA SECRETARIA DE EDUCACION DEL VALLE DEL
CAUCA
Para que el Sistema Básico de Información cumpla con los objetivos
propuestos por la organizasión debe cumplir lo siguiente:
- Debfl ser diseñados de tal forma que cumplm con las necesidades
especificas y particulares de la alta gerencia de la Secretaría de
Educación del Valle del Cauc4 implicando que diferentes mandos
pudan requerir información o formatos de prese,ntación distintos para
üabajar en proyectos diferentes, aunque los fines peneguidos sean los
mismos.
- Deben extraer, filtrar y resumir la información que es sritica para el
normal fi¡ncionamiento de la Secretaría de Educación del Valle del
Cauc4 esta información es procedente de los diez distritos educativos,
42 municipios, los centros doce,lrtes del de,patamento oficiales y
privados, instituciones auxiliares y organismos que tienen que ver con
la educación en el departamento y la nación.
5
Tienen que haber una interacción directa de los ejecutivos con el
sistema sin necesidad de int€rmediarios, siendo este uno de los retos
importanúes debido a la resistencia de los ejecutivos e,n r¡tilizar estas
herramientas.
Deb€ accesar información que se e,ncuentra en bases de datos
diferentes, con diferentes esüucturas, siendo este hecho tansparente
al usrnrio por medio de la utilización de un protocolo que permita la
comunicación entre el usuario y el sistema sin necesidad de un
enffenamiento previo.
2. PASOS SEGIIIDOS PARA EL DESARROLI.O DEL PI,AN ESTRATEGICO
DE INT'ORMACION PARA II\ SECRETARIA DE EDUCACION DEL
VALLE DEL CAUCA
2. I. DEFIMCION DE ALTERNATIVAS
Se escogió entre tres alternativas para el desarrollo del sistema. Así
mismo se hizo la identificación de las áreas de análisis para describir el
Sistema de Información existente. Se escogió la primera de las fies
alternativas siguientes :
- Asignar el equipo del Area de Informática que se encrgará del
desarrollo del sistema.
- IItrÉr las modificaciones del caso a fin de cumplir los requerimientos
de los usuarios.
Desarrollar el sistema con la ayuda de desarrolladores externos, que
tengan experiencias en ellos.
2.2. CREACION DE PROPUESTAS
Se hizo la creación de la propuesta, con la intención de obtener el apoyo
de los usuarios para el desa¡rollo del sistema. I¿s raz,ones pra ello son:
- Claro entendimiento con el usuario. Esto debe realizarse con la
finalidad de que tanto el desarrollador como el usuario compartan las
mismas ideas.
- Reducir la resistencia al cambio. Por medio de la creación y
presentación de la propuesta se puede co{rocer la resistencia hacia el
desarrollo del sistema y direccionarla detallando muchos de los
beneficios que se obtienen al utilizar el sistema propuesto.
- Ittlanejar las expectativas. Deb€n de hablarse de los be,neficios $re se
pueden obtener y así mismo de los riesgos que se pueden dar y los
r@ursos que son requeridos, en muchas ocasiones la mayoría de los
fracasos se deben a que no se explicaron los riesgos y las
necesidades de recursos y solo se enfatizó en lo ventajoso.
- Lograr el compromiso de los r@r¡rsos. Hay que considerar los
r@uraos que s€ requieren para llevarlo a cabo, hasiendo un pronostico
de dinero, de la gente y del tiempo que se requerirá.
2.3. DESCRIPCION DE LA SITUACION ACTUAL
Se hizo la descripción de la situación actual. Ya constiürido et equipo de
frabajo y comprometida Ia Secretaría de Educación del Valle del Cauca"
el primer paso consistió en describir la situación de la Secretaría.
2.4. DETERMINACION DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION
Se determinaron las necesidades de información del usuario, por medio
de las siguientes actividades:
Se pregrrnto al usuario sobre cuales son las preguntas que le gustaría
formular al regresu de un periodo vacacional de tres semanas.
Se aplico la metodología de los factores críticos de éxito, en donde se
definen los factores críticos y, se identifican las lagunas de
información entre lo que requieren los factores críticos de éxito y la
información que se encuenfra disponible para el usuario. Incluye tipo
de información, periodicidad y formato de presentación enüe otros.
Realización de entreüstas con los jefes de las diversas dependencias o
áreas funcionales de la Secretaría de Educación del Valle del Cauca,
con el objetivo de sahr la información que es considerada relevante.
Se listaron los objetivos de la Secretaría de Educación del Valle del
Cauca a corto y mediano plazo teniendo en cuenta el Plan Decenal de
Educación.
A tavés de simple observación o e,lrtrevistas s€ determino
información que s€ utiliza en la asü¡alidad para monitorear
0nfüdld Artü¡m¡ da Ocddmb
sEccloll 8l8l'loTtcA
la
la
10
situación de la ejecución de los proyectos de la Secretaría de
Educación del Valle del Cauca.
2.5. ELABORACION DEL PROGRAI\{A DE ACTTVIDADES.
Realización de la prograrnación de actividades, Estos sistemas deben
evolucionar en forma constante y la velocidad con que s€ realizan los
cambios es muy importante para el éxito de los fines propuestos por la
Secretaría de Educación del Valle del Cauca. Se deben detallar las
acciones específicas en forma de proywtos a llerar a cabo durante el
primer año de ügencia del Plan, elaborr un Plan de evaluación y
reüsión e incluir los proyectos para el periodo siguiente.
3. VISION DE I"A SECRETARIA DE EDUCACION DEL VALLE DEL
CAUCA
Convertir al Valle del Cauc4 antes del año 2010, en el departamento
lider en el sector educativo del pals, con indicadores comparables a los de
los paises más destacados en el area latinoamericen4 preparando un
equipo humano idóneo, apoyado por los r@ursos tec,nológicos más
modemos y la mejor gestión administrativa del sistema educativo,
realizada con la ayuda de un sistema de información que p€rmita
optimizar la adminisfración del talento humano y los resursos fisicos, con
miras para asegurar la formación de un ciudadano vallecaucano intesal.
4. MISION DE II\ SECTETARIA DE EDUCACION DEL VALLE DEL
CAUCA
Prop€n&r por la formación del hombre vallecaucanq a partir de stls
proc€sos educdivos y culürrales, e,n la busqueda de un ciudadano que
Fomueva la consecución de una sociedad más justa" más democrftic4 más
produotiva y más resp€tuosa del medio ambiente, sie,ndo a,g€nte activo del
desarrollo artístico, cultural" cie,ntífico, social, económico y tecnológico de
la región.
5. VISION DEL AREA DE INEORMATICA
Brindar a la Secretaría de Educación del ne,pmtamento, lrna véntaja
competitiva que la ryoye e impulse al logro de srs objetivos esratégicos.
6. MISION DEL AREA DE II\TFORMATICA
La misión del area de informática de la Secrletría de Rlucación del Valle
del C;auca es:
- Frcilitar los medios tecnológicos pra el desarollo de programas
rcademico.@agogicos que ayud€n a reforzar el proceso de enseñanza-
ryrendizaje en los centros doce,lrtes oficiales del Deprtamento.
- Proveer toda la información e,n forma venl oportuna y completa que
permita la toma de fuisiones en el beneficio del desarrollo educativo
del departamento.
- Fomentar la implementación de métodos y pocedimie,ntos que ayuden
a una mejor gestión de la adminísüasión edrrcdir¡a.
7. OB.IETIVOS DE I"A SECRETARIA DE EDUCACION DEL VALLE DEL
CAUCA
Conforme a la Constitución Política y a las disposiciones legales sobre el
sector, son objetivos de la Secretaria de Educación del Departamento
del Valle del Cauca:
- Dirigir y adminisrar la prestación de los servicios educativos
estaüales, directa y conjuntamente con los Municipios la prestación de
los servicios educativos estatales e,lr la Educación Formal, No formaf
de Adultos y Poblaciones Especiales.
- Administrar, prograÍur y üstrrbuir los reqrsos del Situado Fiscal
panlaprestación de los servicios educativos estaüales.
- Promov€r y er¡aluar la oferta de profesionalización, capacitación y
astrtalización del personal docente, directivo docente y adminisFativo
vinculado al sector.
L6
- Regular el desrrollo armónico de la Educación mediante acciones
de orientación y asesoría en la prestación de los se,rnicios educativos
estatales en conculrencia con los Municipios.
- Asumir las competencias relacionadas con currículo y materiales
educativos.
t. ESTRUCTTIRA ORGANIZACIONAL
Para el cumplimiento de sus objetivos y el ejercicio de sr¡s fi¡nciones, la
Secte{aría de Educación del Departamento del Valle del Cauc4 tiene la
siguiente estructura orgánica:
cl
(DtrlaHa(¡)rt€EBg€E(¡RlaO.E(l)ct 'oE€(l)C)b8e€Gl(l)
F€.$ .FÉEsc)5H.;?sgú9f¡ Ér.t
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9. FTINCIONES DE I,A SECRETARIA I'E EDUCACTON DEL VALI,E DEL
CAUCA
9. I. SECRETARIO DE EDUCACION DEPARTAMENTAL
Corresponde al (a la ) Secretari(a ) de Educación Departamental ejercer
las siguientes funciones:
- Ejercer bajo su responsabilidad las funciones asignadas a la Secretaría
de Educación Departamental.
- Orientar y dirigr en coneonancia con las pollticas nacionales y
regionales, la formulación de las pollticas, planes, programas y
proyectos de educación sobre mejoramiento de la eficienci4 calidad y
ampliación de cobertura en la prestación del serr¡icio.
- Formular bajo la dirección del (la ) Gobernado(a) del Departamento
del Valle del Cauca y bajo la orientación del Ministerio de Educación
22
Nacional, la Política Oepartamental en materia de Educación"
Cienci4 Tecnología, Cultur4 Recreación y Deportes.
- Asesorar al (la) Gobernado(a) del Oe,partatnento en la definición de
directrices pam el sector educativo.
- Dirigir la elaboración y ejecución del presupuesto sectorial del
Oe,putamento y del Situado Fiscal.
- Aprobar y autorizar la creación y funcionmiento de las Instituciones
de Educación Formal y no Formal de acuerdo con las prescripciones
establecidas en la Ley.
- Organizar y coordinar el Foro Educativo Departamental.
- Presidir las Juntas y Comites que asigne la l,ey o que le delegue el
Gobe,rnador.
23
Ordenar los actos administrativos que sean n@esarios para el debido
ejercicio y aplicación de las fimciones a las ouales se refiere el
presenrte artículo.
- Articula¡ con Entidades e Instituciones a nivel D€partamental y
Regional, las actiüdades que beneficien al sector.
Presentar informes sobre la gestión de la Secretría de Educación a la
Asamblea Oepartamental, at (la) Gobernador (a) ,al Ministerio de
Educación Nacional" a las Administraciones Municipales, a la
Contraloría D€partamental y a otras Instituciones que legalmente los
requieran.
Colabora en la coordinación de las actiüdades que ejerce el
Represe,ntante del Ministerio de Educación Nacional ante la entidad
territorial.
Las demiís que le asignen las normas vigentes y las que le asigne el
Gobernador del D€pdamento.
24
9.2. ASISTENTE
Corresponde al (la) Asistente del Secretario de Educación
Deprtamentaf ejercer las siguientes fr¡nciones:
- Seleccionar los asuntos que deben ller¡arse al conocimiento directo del
(la) Secretario(a) de Educación Dreprtamental.
- Repres€,ntar, previa delegación, al Secretrio de Educación
D€partamental en los actos que impliquen relaciones con fi¡ncionarios
de oüos mganismos y con los Jefes de las üstintas dependencias de
la Secretaría de Educación Departamental, sirviendo de medio de
comunicación enüe el (la) Secretario (a) de Educación De,partamental
y los Qas) Jefes de las distintas Dependencias de la Secretarla.
Redactar y enüu documentos oficiales y proyectr las respuestas de
la correspondencia dirigda al 0a) Secletario (a) de Educación
nepartamental.
25
Recibir a las psrsonas que llegan al Despacho del (a) Secretario(a)
de Rlucación Departamental, escuchar los problemas o motivos de
la üsita y coordinar los medios para resolverlos directamente. En
caso contrario, coordinar enfreüstas e,nüe los interesados y los (las)
Jefes de la Dependencia corresponüente, o el (la) Secretrio (a) de
Educación Oe,partanental.
Compilar los informes periódicos u ocasionales que los Subsecretarios
de Educación , Jefes de Unida{ y las distintas dependencias de la
Secretaría de Educación, deben rendir al 0a) Secretario(a) de
Educación peeartamental" estudiar dichos informes y pr,esentarle al
(la) Secretarida) las observaciones que de tal eshdio se desprendan.
Asistir al (la) Secretarida) de Educación e,n sus relaciones con la
Asamblea D€partamental y ügilar el curso de los Proyectos de
Ordenanza relacionados con el Swtor Educativo; preparar
oporh¡namente en acuerdo con el (la) Secretrio(a) de Educación , las
observaciones que este (ésta) considere del caso someter al
Gobemador del De,partamento del Valle del Cauc4 para la objeción
de tales Proyecüos cuando s€a necesÍ¡rio.
26
Preparar para el(la) Secretario(a) de Educación peeartament¿, los
informes y estudios especiales que éste (ésta) le e,ncomienda y
dirigir la elaboración de los informes que la Secretaria deba presentar
a la Asamblea Departamental, al (a la ) Gobenrador (a) y a las
Instituciones que legalmente lo requieran
Coordinar las reuniones del Comité Técnico de la Secretaría de
Educación neeartamentat y de los demás comites o Juntas creadas
por la ky de Educación.
Informar mensualmente al (14) Sesretario (a) Departamental sobre el
desanollo de los asuntos a su cargo.
Ejercer bajo su propia responsabilidad las demás firrciones que le
sean asignadas por el (la) Secretrio (a) de Educación ne,prtamentat
y las que reciba por delegación.
27
9.3. SECRETARIA GENERAL
Son funciones de la Secret¿ria General de la Secretarla de Educación las
siguientes :
- Asistir aI Secretario de Educación Oe,partamentat en los sen¡icios del
Despacho, gtr las comunicaciones internas y ext€rnas¡, e,n las
relaciones protocolarias, en el estudio de los asuntos adminisffativos
y jurídicos.
- Estudiar por delegación det (la) Secretario (a) de Educación los
asuntos sometidos a las decisiones de éste (ésta).
- Velar por el fiámite oportuno de la correspondencia del Despacho.
- Coordinar las Oficinas del Despacho.
- Dar trámite a las comunicaciones que el publico en general dirija a la
adminisfración.
28
- Coordinar las relaciones interinstitucionales que establezca la
Secretaría de Educación.
- Realizar gestión con organizaciones internacionales.
- Ejercer las demrás fi¡nciones que le asigne el (la) Secretario(a) de
Educación.
9.4. OFICINA JURIDICA Y DE ESCALAFON
Son funciones de la Oficina Jurídica y de Escalafón las siguienües:
- Asesorar al (la) Secretario(a) de Educación, a las Dependencias de la
Secretría y usuarios del servicio educativo sobre la interpretación y
aplicación de las normas sobre asuntos educativos.
- Atender los procesos o querellas que a nombre de la Secretaría de
Educación Departamental o en su contra se adelanten.
30
Llevar el regisfio de todos los docentes y directivos docentes
escalafonados, e,n concordancia con el Regisffo Nacional Docente.
Asesora¡ a la Secretaria de Educación" a los directivos docentes y a
los docentes en lo relacionado con el Escalafón Docente.
Velar por el cumplimiento de las normas sobre el nombramiento y
fiaslado del personal docente en el Valle del Cauca.
Ejercer las dem¡ás fi¡nciones que le sean asignadas de acu€rdo con su
naturaleza.
9,5, OFICINA DE GESTION INTERNACIONAL,
INTERINSTITUCIONALES E INFORMACION.
RELACIONES
Son fi¡nciones de la oficina de Gestión Internacional, relaciones
interinstitucionales e información de la Secretaría de Educación las
siguientes:
Llrl|ard A¡tüPm d¡ (hcitl¡rbsEcclü{ BlBtloTEcA
31
Adelant¿r convenios y acuerdos internacionales que estimulen las
relaciones enfie los países y viabilicen el desarrollo del sector
educativo.
Establecer vínculos con Instituciones e Investigadores de üayectoria
nacional e internacional.
Gestionar proyectos de capacitación docente a nivel Internacional,
mediante cursos, seminarios y postgrados €,Ír foeas de mayor
necesidad en la formación profesional del docente.
- Establecer relaciones Interinstitucionales.
- Coordinar las ruedas de prensa del (la) Secretario(a) de Educación.
- Asesorar at (la) Secretario(a) en el manejo de la imagen de la
Swretaría de Educación ante los medios de comunicación y la
comunidad en general.
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- Atender los requerimientos de información de los t¡suarios sobre la
prestación del sernicio educdivo.
- Ejercer las dem¿is funciones que le sean asignadas de acuerdo con su
natwaleza.
9.ó. OFICINA DE CONTROL INTERNO
Son fi¡nciones de la Oficina de Control Interno, las siguientes:
- v€rificar que los conüoles asociados con todas y cada una de las
actiüdades de la Secretaría de Educación D€partamental, estén
adecuadamente definidos y apropiados y se mejoren
permanentemente de acuerdo con su evolución.
- Establecer procedimientos para que las depeirdencias desarollen las
actiüdades de sus progamas y proyectos, de acuerdo con las normas
ügentes.
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Coordinar con las diversas dependencias el diseño e implementación
de conüol interno de la Secretarla de Educación @artamental.
Velar por el cumplimiento de las Leyes, Normas, Procedimientos,
Planes, Programas, Proyectos y Metas de la Secretaria de Educación.
Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos,
bienes y los Sisüemas de Información de Ia S€úTetaría de Educación y
recomendar los correctivos necesarios.
Fomentar en la Secretaría de klucación una cultr¡ra de confiol que
contnbuya a la eficiencia adminisffativa.
Velar por difusión y el cumplimiento de las normas de control interno.
Mantener permanentemenüe informado (a) el (la) Secretario(a) de
Educación Departanental y a las dependencias respecti\¿as, aserca del
estado de confrol interno, dando cuenta de las debilidades dAectadas.
- Verific,ar que se pongan en practica los correctivos recomendados.
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- Las demás que le asigne el 0a) secretario (a) de Educación
Oepartamental, de acuerdo con el caráct€r de sus fi¡nciones.
9.7. OFICINA DE SISTEMAS
Son funciones de la Oficina de Sistemas las siguientes:
- Desanollr y aú¿pllizar el Sisúema Básico de información como base
para la asignación de recunos, programación, seguimiento y
evaluación de la adminisfiación del sector.
- Identificar las necesidades de información para la toma de decisiones
y la planificación del sector educativo.
- Coordinr con las entidades del sector edrrcativo y los Municipios, el
funcionamienüo del Sistema Básico de Información descenfralizada
pra la gpstión educatir¡a.
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Dis€ñffi los procodimientos, modelos y sist€mm & marejo de la
informrción que p€rmitan incre&entar la eficie,rcia úinistrdi\¡a
e,n la Secretarla de Rlucación. i
Divulgu periódicame,nte, los resuldos o a\Enc€s &l Sistema de la
infmmacion, las Inr¡estigacioueg, lm progrmas y Foypútos de la
secreffiía pra oriolntar a la coqunidd sobre la coberturq eficiencia
interna y calidad edr¡cativa.
Diseñr y actr¡alizu progftunss estadrsicos qrrc posibiliten el
suminisüo qortum de la información roquerida en la elaboracrtin de
los Planos de Desarollo Educativo.
Eje'rcer interventorla a Ia ejecucién de los rogramas de üabajo €n
mderia de sistemdiruión d€ las epenencias & la Secretría de
Rlucación.
Respmfu por la insalrción puesta €,n marcha y fimcionamiento de
Ios equipos del pnocesamiento elertrónico ds ddos.
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- Csrsolidtr la infsmación & fos Municipbs püa qrrc sirra &insr¡m al análisis d sector, de Bcrsdo cm los estándües fijados
pu el Sistema Básico & Inform*ión Deprtame,lrtal.
- Dis€ñtr formatos pua la recolocción y rnálisis & la infsmación
estadística del Sector Rfucmir¡o.
- Ebtablecer intercambio permrenúe d€ infcmación smiocoffiica y
eúrcativa con orgruizaqiones $¡b€mamcnülles y no
gubemamenbles.
- Distrfuuir insrummüos de reoolección de informacién de las
diferentes @encias e ingitrpiones eúrcatir¡as
- Ivlantener acfializado el diretorio de establecimientos educativos.
- Enffegar elpz y salvo estadlstico a las Insúiü¡cioneg @&rcias y
persmas $¡e hayan ailigmcido tos difsr€rrtcs instnreotog de
recolección de información diseñados.
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- Ejercer las demás fonciones qrre le sem asigneüs.& mrcrdo qon su
naturaleza
9.8. ASISTENCIA TECNICA DE PLA}.IEACION SECTORIAL
Son fi¡ncbnes de la Asistencia Técnica de Planeación Sectorial de la
Secretría de E{tucación" las siguientes:
- Asisir al 0a) Secraaio(a) & Edumción €n la formulrción de
potfticas v esratagias pra la frrmulación de PIffi y hogramas
Rlucativos.
- Asistir al 0a) Secrmio(a) de Eduffiió'n @mtat err la
ehMn y expedición del Plan @ental & Desrrollo
Educativo, en coq'dinación con el ne,pumcnto Administrativo dc
Plmeación.
- Efecúutr la investigrción, el enálisis y la er¿luación dol sector
eúrcativo
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- P¡omover y asesorü l¡ elaboración pu pute & los Municipbs de
koyectoo pra acceder a ¡esursos & cofinmsimión y
ofras fuentes de financiación.
- Efectutr la er¡aluacién dc resuttados y de inpflcto d€ tas effiegias,
planes, fogramas y púoyestos dd sector ducativo
- Realia el esrdio y nnálisis e,in¿ica¿ores dc cobertuf4 efiCie,nciai
int€rna y calidad
- Asistir a los Mrmicipios €n h elaboracftin dol ph Edrpdivo
Irfimicipl
i
- Coordinar la elaboración anrd de los plares Setorides de
Educación
I
- orientar la elaboración de los plaües Decenabs de Educación.
- Participar en la elaborrción de pre*rywüo de frmciommionüo y de
inversión d€ la Secrmía dc Frlrc0ción Deputarnentat.
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- Fomentr h M Adminiffiiva y finarciera d€l
Sestor Educativo.
- A&lanar los esadios (IlF sean roesrios ptra propon€r refomas
ge'nerales o especfficas a las depdncias de h S€seH{a de
E<lucación nepartame,ntal
- Las dsmás finciones grrc le sem asignadas pm ofm u)nnss y las
delegadas por el 0a) secraario(a) & Rlrrcación oepamc,ntal y que
s€m fopias de su nffi¡r¿leza.
9.9. ST]BSECRETARIA TECNICA PEDAGOGICA
son fi¡rciones de la srúsecreffia Técnica pedagógica & la secr@rra de
Edtrcrcion Oeprtame,ntal :
Asistir el 0a) secretario (a) ft Ertrrcación owtamental en la
consolidación de las Metas formuladas en los Planes de Desanollo
Rlrrcdivo e,n t&s los Niveles y Modaliddes de Educación.
Ufifda.d Artüton¡ de occidcntc
Stccxlll BlstloTEcA
40
- Asesmar al (la) secremio(a) de Eduwión en el ej€rcisio de la
frmción de Inspección y üg¡lmcia e,n los térnim ffibl€cidos e,n la
Ley I 15 de lW4, güantizaú rna eficiente aplicreión & las mmas
snpedidas por el MEN. :
- C.oordinar los proyectos pma la ampliación de coberü¡ra del servicio
eú¡cdivo del Deputamento.
- Atenfu los requerimientos pra lograr el nejumienüo de Ia cetidad
ü servicio y del proceso edr¡cativo.
- Dirigir y coordinr a haves de prognamas, proyatos y csffigías h
eficiencia interna del Sistema Esólar.
- Asistir al (14 Seorario(a) e,n sus relaciones cür la Asamblea
Departameutat en los üemas relrcionados am su M de $r
competencia.
- Fomentr la in€Sigrcién @agúgica.
4L
- Coordim los procesos y cryacitrción del rocurro hümsno.
- Int€rpr€tar los planes curriculares y orientr su dpcr¡ació,n a las
caracterfsicas de la Región.
- Tr¿w lineamiento pra el diseñq ejecrrcifo y svaludón &l
Proyecto Eúrcdivo Institucioml
- Coffidinar el cuerpo técnico & npervisores.
- Programtr y ejecutr actividades de sryervisiótr, as€süíq orientación
V seguimiento del personal dooenfe y directivo docentg qr¡p coduzcm
al mejoramimo cr¡alitativo &l proceso mcñanza ryrendizaje.
- Ori€Nntar h er¡aluación de los Proyectos Edtrc*ivos Insü'tucionales y
de los proc€sos pedagógicos.
- Ejercer srpunisión técnico pedagógica a bs Estabkciniwtos
Eduetivos, a tnavés &l cuerpo téc,nico de sryervisores.
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- Ej€fp€r las demás fi¡nciooos qrrc le s€m asignadas de acrmdo son su
naturaleza.
9.10. DTVISION TECNICO PEDAGOGICA
Son fiwiores & la División Técnico Pdagógle & la Secrehrfa de
E<trrcación ne,prtamental" las siguientes:
- Adssuar los cwrlculos conformc;a las necesidades y cracüeristicas de
la Región.
- R€oliztr ajustes cr¡rriculrss corno r"-qltrdr & la er¡aluaoión
p€riódica & la ejecrrción suricular y de hs a\aroes de Ia CLrcia y
Tecnología.
- Asestre a los Centros Docentes en la "l*"*"ió" ejcorión y
er¡aluación de los Planes Edrrcatiws Imtitucionales.
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- Promover la gpo€raliación de la Educación Básica (nueve grdos)
en todos los Establecimientos Educativos.
- Coordinar acciones entre el Ministerio de Ertrrcrción Nmional , la
Secrearia de F¡ftmción Deputamental y el Instirtuto C.olmbiano de
Bi€resfiü Fmilir pera trabajar coqiunhmente pu el Bienesta del
niño- la. Familia y la Comunidd.
- Coordinr, controlar y evaluar las rcciones dc asesmfa y srycrvisión
pra gamntia $F €n los E$ablecimie,ntm F¡tpmivos Ia Edr¡cacién
se desarrolla atendiendo los fines de la Educación Colombiana.
- Asesorr y supcrvisar a los coordinalores det Servicio Social del
Estudiantado en los Establecimientos Educativos.
- homover amiores que gilanticen la ampüación & la mbertr¡ra" la
eficie,ncia interna y la calidad en todos los nivehs dr¡cadvos.
- Fomenfr programas no fmmahs & F¡lrrcación en coomdinación con
difere,nfe,sdidades estatales y privadas
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Fomentar la Edrrcrción püa grryos societ"r cür cuwias y
necesiddes de formación básica.
- P¡omover la edr¡cación a distansb y semipncsencial pra drltos.
- Ejercer @ cffil para el ofuiniedo de Programas
& calidad en Edrrcación de AúiltoB y Edrración No Fffimd.
- Fomentar la püticipación & los dios d *TTr*t e
infrrmación en los prlesos e lbcaoién p"*"** y & difusión
&l^ cultr¡r4 acoúds con los prircipios y fines dc la Eúrcacién.
- Fopcmar proglamas y experierrcias mientadas a la adcuada atcrción
de aqueltm persom.s con limiacioneg ffsicas, s€nsüiaks, pdquicas,
cognoscitivas, e,uocionalee, con cryc¡res i@lecnnles
excepcionales.
- Assstrü la meaniruión & ryq!ro.t"r eúry*ivoe lffihrcionalcs pma
la atención de personas con üalcdoo ryirhdes exccpqbnal$.
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- Ejercer las &más fimciones que le sean asignadm de acuerdo oon su
natr¡raleza.
9.I I. DIVISION DE DESARROLLO EDUCATIVO.
Son fireiones de la Dirección de Desrroflo Edrmtiw de la S€rctilia
de Erhrcación Drcpumental las siguientes:
- Dirigir el desarrollo Educativo a través & la g€stión & pogramas,
fnroyectos e inwstigrciones establ€cidffi püa el sectffi de as¡erdo con
tas políticas nrcionales y deputanentales.
- Coordinar interinstihrcionalneute la gestión & los Fogramas y
proyectos.
- Orientr la formación y cryimlOn del r€curso hr¡nano vinculado al
sector
- P¡omover b lnrrcstigacién pedagógica.
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- Ideúificu las mesidades & c4acitacién doce,úe.
- Geo€fiar procesos asogestimados & Desanollo.Edr¡mtir¡o.
- Desarrollr proyectos de q¡alifrcación del personal fu€de.
- Identifica idicadmes de en¡ah¡ación que p€rmitan \¡alorr la @lidad
de la edr¡cación.
- Af€nd€r e'n forma permane,nte ha fut,gg que ftruecen la calidad y
el mejormiento de la Educación.
- coüdinú con el & cryocituión y fumación de Doc€otes l¿
organi'ación de la asúnlimión, especialización e investigación en
ár€as de cmocimi@b, & la formrcién pedagógica y de goyectos
especlficos.
- Ejercer las d€más fi¡nciones que le sem asigaadas óe rorsdo oon sr
mtr¡raleza.
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9. I 2. DTVISIONES DISTRITALES
Las Divisiones Distritales las conforman los Distritos de Desrrollo
Rtrcativo del Deprtamento , y sus fimoiores son las siguie,ntee :
- Ejercer la cooúdinsción de los Ntrcleos & Desarollo F¡hrcdivo.
- Orienh, a través de los Nrrcleos & Desrrollo Ethrcdivq a los
Establecimientos Bh¡cativos e,n gestión &inistrÚir¡a.
- Establec€r cmales de comunicrción p€rmertes enüe las
administraciones mrmicipahs y la Secrefarla & Educación
Departamental
- Ejercer la cosdinación &l C€nho Ar¡¡dlifl ds S€rvfuios. Docentes
CASD y de los Establecimiedos Educdir¡os qrrc entnegfllaNación al
ne,prtamento.
- Ej€úc€r hs &más fimciones que le sean asignadas & ms& con su
naturaleza
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9. I 3. SI'BSECRETARIA ADMIMSTRATTVA
Son fimciones de la Subsecretaría edministativa de la Sccretaría de
Edrrcrción las siguientes:
- Asistir al (la) Secnetr¡da) & Eú¡crción @tame¡tat en la
arlminisüEción de los recr¡rsos hmanos, ffsicoo y finencieron
reqrwridos en la pre*aciOn &t servicio e&lcatirro.
- Asesorar al (la) Secremio(a) de Edqcrciún eir la e|Món del
presUpuesúo & la Secretda de Edrrcación.
- Coordintr con la S€Gr€tüla & Ilrci€nd¿ ncemtame,naf Ia
elaboración y ejecución d€ los coúatoo & rrendamie,nto de las
@cias d€ lfr Secreffi de E¡lrrceción qln se rcquiere la
refuifu y administración dct ssrvicio eúrcdivo.
- Elaboar los rcspectivos arúos adminisnadvos pqa el nmbrmienüq
üaslado, p€rmúa' renurcias, asoensx)s det personnl'docde, directivo
doc€' e y adminisfrativo.
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- Aplica hs normas y procedimientos adminiffiivos y disciptinuios
ügentes.
- coordinr con la unidad Ejecúora & obr6 la cmstrrrcción,
re'pración y mmtenimie,nto de Edificaciones scohres estatales.
- Ejercer las &más fimciones qr¡e sem asigpadas de rcuerdo con su
nafi¡raleza.
9.I4. UNIDAD EIECUTORA DE OBRAS
Son ñmcionss de la Unidad Ejecrúora de Oüras hs siguie,ntes:
- Presentr anualmente los estrdios de roesidades de mürpción,
rquación y m¡rrtenimiento de Escolrm Estaüales, que
&bm ircluirs€ en los progr:rmas del deprme,mo.
Clrd-a lffim¡ & 0crtd;bEICC$il SrSri)TrcA
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- Diseñar y eláborr Planes y Programm e costrumiún, edocrnción
y mejormiedo de la infrffirffi¡ra fiBica de los C€ilho$ Erhrcdivos
del Dreparüam€rÍo.
- Preseirtr solicihds & crédito pra ta ejecwión de loc Proyeüos
elegibles en lc C€ntros Dooentesdcl Drcputamento.
- Siste,matia la infornacifo pma ta elaboración dc pryrrcsüosb
programación" cmtrol de co$s, ¿rviancres d€ obfras y afufo toda la
información referente a solicitudes de c¡édito .
- Suminisfrar asesoría técnica en la solución &l déficit de
infraeshr¡ctr¡ra fisica en los Celrtros Docentes incluidos en el
Programa de inversio¡es del Departame,nto.
- As€strü a los Municipios €,Ír h realiruióü ds los esüdios sob're
necesidadcs & constnrcsiOn, rcerac¡On y manEnimie,úo de dificioe
escolares estatales.
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Comdinr con los Municipios la realización de hs inrdigaciom
socioconómicas necesrias pa la det€rmineión de ffisidafu
de plmta ffsica indispensables pua el fomedo & la Erluwión:,'
Participr e,n la consüucción de los Ediñcios Esmlres Estatales,
mediante la formulación & hoyec'tos d€ cofinarciación €,!r
coudinrc,foin con los Municipios.
Determinr en cosdinrción con los Municipios la elaborrcióA
evaluacióq ejecrwión y control do tas licibion€s ptra la
cmstn¡ccióa mplircirón, remdelación y dotuió,n & loe C,sntros
Docentes del Deputanento.
Ejercer inspección d€ int€rv€Nrtorla a las obras €n que prticiga
mediante la cofinancirción.
- Asistir téc,nicamente e,n la solrrción del déficit de infraestructura ffsica
en los C,e,ntros Docentes, incluido en el nogma de Inrrcrsiones &l
Depütamenúo.
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- Adelmh directamente o por oonfiaúo la cmstn¡ccién & los
Edificios Escolares ESatales.
- lvlantener aúnliz¡rdos los Planes de los Edificios Escolares E$atales
y las esdsticas & tas nece*iddps €n maüeri¿de locales escola¡es.
- Ejercer las donás fuciones que le sem aeign&s dc acuerfu con su
naturaleza.
9. I 5. DTVTSION FINA}ICERA
Son fi¡nciones de la Diüsión Finmciera de la Semetuía de Ertucwión
las siguientes:
- Asesmar al Sec¡ffiio de Edrmión Oepartammt €n la elúotrffirión
&l antepaopcto del pnesrryuesto anrnl del socts ed¡Mivo.
- As€sorar a los Municipios en ¡un¡utog & cr&¡r finareiero y
coffiolar qrc los reoursos qüo deban ryütar a la Nación, el
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ne'prtame'nto y los lvÍmicipios para eúrcmión scm efecti\¡anefie
aportados
Elaborar la programación anrnl & "ajq
los acue,rdos memsuales de
gastos & la Semetarla de Eú¡cación oepuarenat y arrcgurar su
inchsión en los acuerdos sectriales y propon€r los ajuses mesüios.
Rqoder por ta correcta ejeorción de las finanqas en la Secrreúría
de Edi¡roión negutamentat y establecer los pocedinientos pma
que se rumplan ffiida y oputumrnente las obligasímcs cffialdas ,
los gsüos progranados y la ejecución &l f€süfircsto.
- noruar la ejecwión y conüol del pesryuesto.
Llerro el registro de las opaaciores preswuesúales y finnmieras de
la Secreürla de Educación nepartanental.
Fagar los salarios del personal docente y dnini¡tatir¡o del rector
Educdirro.
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Administrar financieramente en coordinrción con la Secretri¿ de
Hacienda los recursos del sihnfu fiscat previstoe en la ky 60 de
1993 y los &más rffursos (¡rle conyengan con la Nrción y el
Pe,panamento.
Itdantm acü¡alido el Sisúema cmtable que "$"q
a disposición del
Minisfierio d€ Educrción Nacional, dd Fodo Nrcimal d€
kciones Sociales del tv{agisú€rio y de las di@s de cmtrol del
Pe,pananento.
Prestil la eaesaía M€ffiia
Eúrcación pua h ejecución
a hs @edsneias & la S€or€Eia ds
y cmfiol del prestpuesto.
Ejercer las demás funciones que h sem roigm&s pm otras nonnas y
las que lc sem prcpias dc zu naturaleza.
9.16. SECCION DE PRESTJPIJESTO
S€rán fi¡rciores dc ls Sección & peryucsto las siguie,mes:
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Dirigir y púepüü hs instructi\ros sob¡e la mancra como las
didad€s edwativas y las @dencias & la Seerehrfa de
E<lucasión del Departame,nto d€b€n elabtrar y pesentar s¡¡s
anteproyectos de progrmación penryrcstal pile el S€ctor
Educativo.
Dise,ñr los formularios n€c€strios püa que las entiddes edr¡cúir¡as
y las de,pendencias de la Secretría de F¡tucación De,prtmental
prese,nten sus mte,proyectos de prresrpuesto a la División & Recursos
Financieros.
Ehboffi el mteproyecto de distribuciónn & las q¡otas de
ñ¡ncionamiento d€ las d€pqdensias de h Secrffila de Edrrcación
del Departame,nto, putiendo del diagnostico de ffisid&s qrc se
dectúe en las dependeincias.
Ralim eshdios y aúlisis pra el desarroilo de las aftividadcs
relmionadas oon la elaboración , adminisüación y coffiol d€l
presrryuesto.
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- Participar e,n la elaboración &l presrpuecúo & h Sccr#a de
Erfucación del Departamenm.
- Ller¡ar los libros auxiliares de ejearción pneerprrcstal .
- Ller¡ar el libro de *Contol de Apropiaciones- , el cual & pormitir
conoc€r et estado del Programa Anual d" C"jq los compromisos , los
giros, las reservas y los daúos que uroja cads rubro coilno
coilsecu€ncia de la ejecución pesrryuestal.
- Eshdir y fepffi de m¡cr& a las diryonibilide et proyecto de
plan anual de ceia y los movimie,núos intffnoo qu€ se requieran.
- Analizar y evaluar directame,nte la ejecwión prpsgrcstat y hcer las
recomendaciones del caso.
,i
- coffiolar la ejecrrción del phn anml de caja y n$ modifuione.
- Rdir oportt¡namenúe la infqmación mercÍr dc loc dirssos asp€ctos
de la ejecrrción presupr¡$tal y el proceso dp sistematiruión.
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- R€mdir infumes sobre ejecución del presrrynroeto de gastos e
ingresos & la Sec¡eúaria de Educasión Oe,puhmental.
- Rqgistrar los conrhatos , orderes y demás coryrobades & gasos de
la S€cretüía ds Edr¡cación Oeertame,mt
- Elaborar los certifidos & diryonibilidd pwru¡e*al contra el
prespuesto de la S€cretmía de Edr¡cación Depuffiental.
- Eje'rcer las demás fr¡nciom quc le sem asignadas & acrsdo con su
naturaleza.
9.I7. SECCION DE CONTABILIDAD
Son fi¡ncion€s d€ la sccción de Contúilfold las siguientes:
- Llerm en fuma urnlizada y de mrcrdo a lm principios y normas
cffiables ügent€s, la c@bilidad finreiera y dc inrren6ios de la
Secúetaía de Edrffil* O"O**"*f
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- Ller¡ar al dfa los libros de coütabilidd que eldje e! sist€,ma cffibb
del Deprtamento y los fuás regisfios coüblcS $E las
ope,raciones presupuestales y contables asl lorequierm.
- Elaboffi los Estados especialeq de prenpue,sto e ingresoo de la
Secretarfa & F¡lucrción Deearta¡nemf
- coordinr con el sistema de coffibilidad del Departamento , los
respectivos ajustes contables pua el cieÍ€ & las cn¡mtai del Fondo
nepatamente F¡ürcativo.
- Aplicr los pogramas de sistematización & informrcián de urcrdo a
los criterios definidos pu la Secrfffa & Ilacienda
- Etabüar los mmuales, prooe¿im¡enme y rendicires coü¡bles 1¡¡e €n
md€ria contable educ*ir¿ &su¡ollm le mr¡nicipfrx, loo colegios y
tas @fuias de la Sec¡effira dp EdtreifuDepumeffat.
- vigilr y establec€r controles omablss soürc los bieres que
coufwman el @imonio d€ la Secremrra & Ertr¡caciónn
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nefrtam€,ntal, incorporado al sis'tema cffible los biws muebles
e imuebles fuina<los a la pndaciiin &l s€F{¡icio edrrcdivo y
cedidos 'por la Nación a tÍtulo grduito de conformidad cm lo
o¡d€nado enel pr¿grafo I del udculo 5 de la Ley ó0 de 1.993.
C€ntnatiztr las cr¡effias de los balarces ffinsuales y cmilir el
balance ant¡al de los movimienúos contables ds tas &pendcrc¡as de la
Secreuía & Educación Departaü€ntal, cm el fin de sÉ €shs sm
remitidas a h Sec¡etaría Oeeuemental, cm el fio de $É €stas sem
remitidas a la Secretarla ds llaci€nd¡ nepmental.
C,oordim con la @enfuia encagda el corG cüffible y fijar
fecha & eÉrgr de esdos finnncieros según l¡ norma.
, Esúablecer conüoles inte,rnos para qrle la contabilitr sea cmfiable.
- Impartir insúnrcciones sobúe el crrylimi€ffio de las normas cmebles
elpdidas pu el Condor Cffi.al de laNación.
Cltaa lfu dc 0ccíJcntc
ffi gl'fftcA
60
Rdir inform psriódicos sobre activi&düs dcsüroll{as
proyecúos $le conüibuym at mejm funsiosmi€nto de
dependencia
Ejercer las demás firrciones que le sean asignadas de ansdo con su
naturaleza.
9.TE. SECCION DE FONDO DE PAGO
Son fi¡nciores de la Seción de Fmdo de PaSp hs siguientes:
- Ia Unidad de Tesorerla ds la SecreMa de llrcienda as¡mirá las
fimcion€s do la Tcrería F.E,R. e,n el mom€ofo que el Ocpqemento
sea certificado. Pra el efecto, se determinrá rma fecha a putir de la
cual la Tesorería F.E.R. $lspe# el movimic,nto, hacieú enhega
de saldos en cuenta y relrció,n de pasiros a la Unidad de Tesffiería d€
Secrda dc llacienda. Esta f€cha no n¡ode ser nperior a ú0 dfas a
ftir de la fecha de certificacién.
v
la
61
- Prepwar las liquidaciones y crnntas; efect¡ando loa dcssrcntos
cmespodimtes ga la elaboración de lre nóminas.
- Ller¿r el regisfiro de reterción e,n la fue,lrte y &már dssrcntos
efectuados.
- ElabCIrar los certificados sobre nreldos, pimas desarcqtos, embargos
y otros cmepúos contables.
- Recibir y dilige,ncitr las nowdades sobre p€rsonal
- Cotrdintr y/o ejecutar la clabmrcfrin & nóminas púa pagps.
- Reatizm los pagos verificando qrrc teirgan el rcspaHo prcoryestal
cqrespod¡ente y rcponder por los fondos y su curecta üilizaciór.
- Pagar toe saltrios del pcrsonal doce,úe y afuinistrdir¡o de la
eúrcación de u¡e,r& oon la l,ey.
62
- R€ndir a la Unidd & Tesorerla d€ llaci€nda y a la sección &
contabilidad información sobre los pagros efcc&ndos. Igualmente
re,ndir a la Contnalorla Geffial de Deputmeffio tos informe sobne
giros y pagos que requiera.
- Ejercer las fuás fi¡rcirc qrrc le sean asignadas de acrsdo con su
ndr¡raleza.
9.I9. DTVISION DE RECI'RSOS FISICOS
Son fimciones de la División dc Recrrso Flsicos de la Secreffiía de
Educación:
- Elabomr y manteu actualizados los inv€nEios do hs &penfuias
de la S€úTetüfa de Edrrc,ación Departamental.
- Elabmar el msolidado de los reqrrcrimie, to* & equ¡pos y mficrialcs
de las dif€re,ntes ¿.e"U*rias d€ Ia Secretrfa de Eú¡casión y
efecünr la dotación de las mismas.
63
organizü el arphivo y la corresponde,ncia intana d€ la Secrretrra d€
Educación.
Aprobu las licitaciones pila la ejeurción de la @uisición de
implemeúos y equipos mesarios pra el fr¡ncionmie,núo & la
Secretarla de Educación.
Ejercer las &ds fi¡nciores $le s€ le asignen de acrrcrdo con su
naturaleza.
9.20. DMSION DE RECTJRSOS HLIvíANOS
Son funciones de la Divbión de Recr¡rsos Humanos de la Secretarla de
Edrrcrción las siguientes:
- Dirigir los pnocesos & admini$ración de personal docede, ürec{ir¡o
doc€ffi€, y dministrdirro & los establecimie,mos edr¡c*ir¡os estatales.
64
- lvlanterer acanlizado ls infgmción mesaia dd p€rsmat doente,
adminishativo & los establecimienüos educativos esürüales.
- lvlmterer actuatizado el registro & la planta do p€rs@l & la
Secrffiía de Edr¡crción oc,partamentat y del p€rsonal &ce,nüe,
adminiffiivo, técnico y de servicios por Mrmicipio.
- Brindtr apoyo logfstico a las distintas de,pendencias de la Secretra
- Identificr las necesiddes de cryocitación de los f.uúcionarioe & lg
Secretaría e informar a la Diüsió,n de Desanollo Educativo.
- R€atizar ootpr¡ñ¡o ¿eprtamemates pra sc{cccith y frrlación dcl
p€rsmat doce,nte, directivo fute y administzti¡¡g.
- Elaborar los adminisüativos csrrespodi€ate a la edministración del
p€rsml fue,núe, directivo docente y administrfiro.
- Orgmizü las hojas & vida del personal.
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IT. PROYDCTOS A REALIZAR EN LA OX'ICINA DE SISTDMAS
1 I. I RED LOCAL Y REMOTA
ll.l.l Objetivo. Integrar todos los sistemas de información de las
depeirdencias de la secretaría de educación de,partamental, los distritos
educativos, las sesretarías de educación municipales con la finalidad de
contar con un¿ sola base de datos, en donde se encuenfre la información
relativa a los cenfros docenúes, personal docente, directivo docente y
personal administrativo del sistema educativo depatamental, buscando
ante todo que la información sea completa" oportuna y verül.
ll.l.zldentificación de las alternativas pam el desarrollo del proyecto.
Objetivo. Explorar las üferentes alternativas que brinda el mercado en
materia de softryare y hardrrare de redes de computadoq para escoge
aquella que brinde un mejor desempeño a nuestras necesidades de
t5
informrcién. Descripción. S€ solicitan cotizaciones a vaioc ooühatistas
espociatie en el moneie & redes & cm$rafuraq trrcgo s€
someten a estudio con base a la viabilidad o no del &sarrollo del
poye6, se ordffin los poyectos & rcr¡e¡do at puntaje obtenidq se
concerta cül el conffiista elegido los térninos del conffio y el
crorlograma & ejecnrción del mismo.
I 1.1.3 Determinación de las necesida&s especincas. Objetivo. Cmcreh
las necesiddes reales y rctr¡ales de los r¡s¡arioa &l sisúema de
información. Descripción- Actr¡alia con tes lrcruonas, usrryios finales
del sistema ds infmmaoión, que iquiehdes final€s üenen aceroa del
deseryeño & este poyecto, $F nue\¡ar¡ e,lpecffiivas han $rgdo con
resp€cto del fireionamiento de la re4 que Mcioe esperm & la rdtoda €sta informrción se lleva a un fuirmenfo en don& qrrcde
consüancia dc el por$p se impleinenta cierta solución.
I 1.1.4 creación & la popuesür- objetivo. Te,ner rm mode,b Breyb do Ia
red de computfu€s qrrc permita &ürminar tépioos que no se hayan
t6
sido tenidoo en cue,nta con anterioridd. oescr¡psióü. Se lleva aI papel
Ia F¡oprrcsta de la red que h¡saa sdisfrqT h noce$idades de
información & Ios usuarios d siste,ma, con la finelirld dF disctÉir con
los wuaios el alcance del proyecto, y deúerminr pu rfiltimo, si lo tlt¡e s€
ti€ne proyerffi ejecrnar es lo qr¡e m ,'ref,lidd va a ssiúoer s¡s
necesidades de información.
t 1.1.5 Esdio de poveedmes y escr4rrrcia & r¡no. Obi*Íro. R€alim la
escogpncia &l povúr & acuerdo cür rmB frÉúues prcqerm¡mOt
que p€rmitm asegura el éxito &l proyecto. Descripcióa Se reciben las
prop¡osta.s de los poveedores qrrc llenen los regisitoc erdgdos pu la
seoretría de edr¡cación, €rtas son ffiidas,a cdificación y se bma la
que alcame el puntaje requerido ylo mayc.
tl.l.6 Crerción &l sisúema y presentacirin & rm prdoúipo. objetivo.
Cmocer oon ant€riorid el conc€pto que tierc el cmtrdista sobre ta red
de infumrción para la secreda & edr¡crción y redizr hs qir¡súes
psrtirentes. Descripción Se ctrú¡¡eta con el conh¡tista el disffi de la rÉd
t7
que sdisfaga los requerimieúos de los rnt¡arios db b re{ se pnesenta el
prootipo deella pora ser €ñrdtr¡ada pm el equipo enmgndo dcl poyecto
& h secrffiía de d¡cación" el equipo da el visúo hrcno si esüo pFolrcto
rcrine los requerimientos de los r¡g¡arios.
t t.1.7 Prueba do Ia red. objetino. Poner a pnreba la re4 cm la finaridd
& determinr cnalqqi€r iregplddd en su fimcimamiedo, mbs de su
implauación definitina Descripción- s€ raliza la pnÉa de h red con
todos los puntos comrmicándose, se obserrna su fimcion¡miento y se
realinn los qiu*es p€rtin€otes, que asegur€n ta p€rfrcta. integ¡rión de
softrparp y hadu/ile
I t.1.8 Irylantacién. objetivo. Reatia los ajuss finales preüo
fi¡ñiommiento definitivo d€ la rd. Descripción. S€ realizan los ajustes
finalen, que haran srrgdo en el psiú d€ prtrcba & la re4 se c4¡asih
a los u$¡rios sobre la forma cure@ & su fimcionpnicnto y @arc sacar
el mayor beneficio
tt
I 1.1.9 Ope,Íacién y mauüenimielrto. Objetivo. Asag¡rtr cl perfecto
fi¡ncionamiento de la red & información. ocscripción Monrituer e,n
fqma permanenrc el fimcionamiffto de la re4 *.oUn inqü€tudff de
ptrto de los r¡$arios sobre el manejo de la fd, ceacitar a el personal
que haoe uso & la rd" w,arrlimen softrrae t ry h rcd buscmdo
ta ügensia tecmlógica de eq freme a los requerünientos ds los
usuarios.
rT¿ MANTEh-IMIENTIO IDE If}S EQIIIFOS DE C{)MPUIIO.
ll-2-l objetivo. Asegurar que todos los equipos de qno, tmgan un
corresüo fireiommiento de hrdwue y que s*isñgm hs mesida&s de
los rnurios de la secretaría de edr¡cación.
11.2.2 Inrrcnbrio de loe e$ipos d€ comprso. objetivo, Te,ner rm
conocimiento real del estado del rwr¡rso hr&¡arc de la seqetrfa de
eúpación. pescripc¡ón se realizrá un inr¡entuio ffsico de todos hs
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€oEí)ao
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equipos de compwo que pos€e la secretaría d€ eücacióq se cmsigmrr
lw daúos de identificación y especificwitxles &l hmürue en bs
formatos respectivos y se ller¿ esta infsmrción a la base de datos
respectiva.
112.3 Solicihd d€ pmopuesúas a ffiisüas. Objetivo. Realizr la
escogsncb más &uada que satisfrga ntrcfmq mesides de üen€r €n
bü€rl estafu ntrcstros equipos de computo. Oescripción. $e solicim a tas
eryresas d€dicadas al mantenimiento de equipos & coryrúo, envir a la
oficina las diferenrcs alternativas de polizas & maúenimiento de equipos
de computo.
11.2.4 Esüxlio y escogerrcia del cmtratis. Objetivo. Dispwr del mejor
servicio en la realimión del nmtcnimi€ffio de los es¡lpos & comprÍo.
Oescripc¡ón. Se reciben las cotiruiores de püüe ah loa conffiisas, esúas
sm som€fidü a revisión en &nde se cotejm los precios con los precios
del mercdo, srxl qganizdas de uudo a los méritos.
92
11.2.5 Seguimiento al contrdo. Objetivo. Aseguar qw lo$ equipos &
compüo se sncrrctrüran en las cmdiciores requcridas, pr¿ m curecto
fi¡ncionami€,üto. Descripción. S€ esta pdi€nte que rc h¡gnn las visitas
de mart€Ndmiento de los quipos, se r¡erifica qtp el üabqio realizafu se
entregrrc a satísfrcción del usuilio filal, s€ esta p€ndierúe dc hs términos
del coffiaúo a fin de teirerlo ach¡ali"-e con los últimos €qr¡ipos qtp sc
adquieran
113 CAPACITACION A LOS
INTIORIUACK)N
USUARIOS I'EL STSTT.MT DE
11.3.1 objetivo. Enüenar a los usuríos del siste,ma de informac*ta p*que hagan uso adecr¡ado de los recun¡os informáicos, y así saquen el
mayü paftie & bs equipos, pra Ia realización & las astiyidfldes qrc se
realizan diariamente e,n la secretarla de educrción.
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94
11.3.2 Esüdio & hojas de vida. Objetino. Cmocsr las residades,
reales & cryrcitación &l personal de b de eúreión, en
múeria & informática. oescr¡pclin. Se esüdim las hoja* & üda dol
p€r$onal & ta secretda de edrrcasióa con la finalidad dc conmcr los
perfiIes d€ cda uxl y ad programar los crrsos de aq¡erdo a h necesidd
que üengm el fireionrio para el ¿seryefio de su cilgo.
11.3.3 selección do candidatos pra recibir loe curnos. objetivo.
Asegurü qrrc los cursos sem diMbs al personal que así b requiera, por
mesidad de sl des€mpcño labmt. pescripc¡fu. Tenieú pogan*los cursos, se selccciona el personal de las oficinas a modo & no
int€rferir el desempeño reguh de elhs y üuscando um mayor cfutt¡ra
haciendo qre este personal sea agente multiplicadw.
11.3.4 Desurollo de los cursos. objetivo. crylm cn la rcir fqma a
los fireiontrioc ptra el &sempcfu de s¡s fimciffi dirias. Descripción.
S€ dictan los cur$¡oc siguiendo la pnogrmacifu establocida pu el
fi¡ncionrio encargn& de la caprciüación.
95
11.3.5 Seguimi€nto a las p€rsonas beneficiadm de los cu$xls. Objetirc.
Cmer cm erwtitud qrrc resultados se hryr oheni& con el proceso de
cWiF¡On. Descripción. Se efectua el scguimi€nto a los alumnoe en el
desempefio & sus funcionss, en donde deben utilizü loe coffiinie,ntos
recibidos e,n la cqacitrción pua m€dir el g¡ae & aqimilación & lor
conocimieirtos impütidos en hs curr¡os y si es d caso f€aliffi los ajust€s
reryectivos qrrc busqrrcn el mayu i@o poeitirro e,!r $t ¿escry€,ño
laboral.
lr.4 RDDTSTnIBüCION y BENOVACTON DE EQUniOS
ll.4.t Objetivo. Disponer del equipo decrdo en el sitio akrado pua
segr¡rar qrrc el desempcño de los fimcionrios sra optfurc, codando pra
ello de la teonologfa necesda pra la ¡ealización de las dirusas treas d€
la secreffa de educación.
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o(¡)€E€oGIO€(t)oroCS
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11.4.2 Realización del inr¡e,ntrio de los equipos de omprro. objetivo.
Tener comcimiento real d€l rseun¡o de harúrrme a fin de iryl€mentar
acciones que asegrren su vigcrcia t€únológica Descripción. Se redimá
un inveirtrio fisico de todm los equipos qrc s€ enq¡Entran en la
secretarÍa d€ edrreión, €n && s€ cmsigmrfu los datos de
identificacón y especificaciones del hmdrvare, pfa t€a€r comimie,nto
real de las caractor¡sticas prryfors de cada equipo.
11.4.3 Estudio d€ todos y cada rmo & los equipoo & mmprúo. objeivo.
Det€fmimr la vigorcie de la tsmologífl de los equipos & coryuúo ds la
s€cr€üda de eú¡crción y si ellos srtisfuen toe reqruimientos e,n sumto
a velocidad v cqacidad pra realizr los procesoo. Descripción. Se
ñtralizan los equipos para determinn si están dinoü¡ionadoe de acrc¡do a
las fimciores que tim que ejecutarsc e,n las ofoims o si al realiar su
üabajo el tiempo de respuesta es d dec¡do a los requcrimie,ntoe &l
proogso.
9t
11.4.4 Realización & la propuesta de redistrihpión e,equipos.
objetivo. Conocer el grado de rc@ción de los usuarios fieln€ al
proyecto de redistribución de equipos de oqrto. n ro¡p"¡Oo. Se
distribuyen los equipos & computo de acr¡er& a las mesied€E & cada
oficina esa informrciiin es obteni& del eúdio realizado de las
funcbres que s€ realizan en cada @nciq sc defiermina qrrc tanto
tiempo, €Nr qw s€ usa y como sc uÍra el rccuiro comprrcional, pra dar
una disribr¡oión más fireional de hs quipos.
11.4.5 Reatízasión de la popuesta dc renorzción e eqüipos. üfaivo.
R€cibir el visúo br¡e,no al poyecfo, e pute &l or&nador del gasto.
Descripción. s€ infmma de ls mesfuhdc dc nucvm equipos d€
comprúo, cm el fin de dotar a Iro oficims de los m€dios tecmlógicos
etnfus para la realizrción de sus funciones.
11.4.6 Ac@rción de las proprrcsas. Objetivo. Cqscguir la ryoüación
de pute &l mdenadu d€l gnsto. Deecripción. se r€mit€ la propc*a al
99
Se'ñor secretrio de eú¡caoión esperando su ac@ción y orde,nación del
gnsfo pma llerar a ejecucifo el plan propuesb.
11.4.7 Ejecrrción de los plan6 de rpdisfiüuciún y r€no\rción & equipoe.
Objetivo. Permitir la r¡t'li-qcióil d€ loe medios tecmlógicog den¡.o & tas
oficims de la secretuía h$cmdo la mayor eficiercia €,n sus
fimcio'nrioe. nescripc¡on s€ lkvan a cabo loa plmes de rcdistribución y
renor¡ación de eEripos, previamte avalafus pm el scfror secrffiio de
drcación.
r1.5 PAGINA EIY INTER¡ÍET
ll.5.l Objetivo. Entrcgar a la comunidd un medio ágs psra r€alitr
cmsultu relmionadas con el sccúu edr¡cativo &l @tmcnto del r¡alle
del cauca, a fin de obüm€r rma comuiecifo en fu ües, €dre los e,ntes
guUernammtes y las instihrcioÉs cducatirru dd dqumento y sus
siudadanos.
flrffl Xhr dr 0ccit¡ebffifl g&.¡0TECA
aC)
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11.5.2. Determinación de hs necesidadEs especincas de infumación
por puE de la comunidad Objetirro. Concrffi necesidadc especincas
de infumación por prte de la comunidd. nescr¡pci0n. Se a¡scuttarán
las necesiddes más apremiantes d€ infsmación de parte & la
comunida4 por medio de e$adf$icas y/o eircuesfias, püa la presrción de
serr¡icios que le puede brindar la secrefffa de edr¡cación, svfoios como
la asignrc'ión de becas, disponibili@ de crryos e,n col,egioo, licereias de
4robación de centros edr¡cativos, aotiüdades a realia cür la
conunidad educatir¡a u oüos temas reler¡antes.
11.5.3 Implementrcilh d€l htrdrrüe y softrrme nccesuio pra internet.
objetirro. Terer la pagina web de la so@a de efocacióü pra la
consulta de los diversos usuarios, interms y erú€rnos Descripció'n. S€
esedira la contratación con r¡na firma esp€cializda en el distr & la
pagim wá, se revisa la infraestnrcU¡ra &l conffiista (pldaformas,
púogramas de dis€ño, periféricoq etc.), so solicitan rsf€reffias de trúqios
rdizados cm anterimida{ se obs€rraa la calied dcl disfr y la tarifa
que cobran. El contratisúa se €mügua de diligwiar el url (rmiform
102
resoürge locatm) con la enfidad regulafua coüo el Internic o la
a¡tsizada en nuestro pafs.
I 1.5.4 Creación y mantenimiento & las pryinas en internst. objo'tivo.
Tener dr¡alizú ta infumación en la pagina en interM, a modo de
cotu¡€rvar zu vigenoia e interfu en el publico. Deccripció'n. $e eshdia el
costo & h afilirción o setrry, s€ anali-an las ofertas ,*Try de h
cryacidd de dmacemmiento en el ssrvidor, el oo,*o de la n€nnralidt
el coato d€ las cr¡entas de cureo etecüónioo (sc ut'ti-E:a rm s6vidor
win&ws nt) y qu€ la velocidad de acceso no s€a inf€rbr a 2g.t $s,
&str!és de redizadoc estos e$hdios se cmtnata y el diseña&r €ffiín vla
ftp (fite trmsf€r rotocol) la pagina wó, teniondo aoceso at s€rvidtr det
isp (internct service provider) pma colocar, eliminr o actualia ta
informrción con rma frecuencia & pu lb mms una rrcz al mes.
6ta()€g€ocl()Eo(l)EclEGI(l)l.ro(l)Qt)
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of)tr¡ Gt"OAR8G)-ü€
t04
II.6 GRABACIONIIE H(}IAS DE VIDA
11.6.1 Objetivo. Disponer de la informm.ión en forma vsrnl cmpl@ y
oportuna del persoml doc€ob divo y jubilado om miras a inplcrentar
programas pma beneficio de ellos y la comunidd eúrc*ira
11.6.2 Unificación de cüpetas. objetiro. Lhificar €n una sota cupeta la
información reldiva a los fuentes. nescripción. IIay dm sitios con
información del mismo persoml docente, prffime . a quo la
información sea reú¡ndante y obliga a ürylicu esfircrzoo pü mmten€rlq
por este mtivo la información de bs doceffies, se lleraá a r¡na sol¿
carpeta por cada rmo de ellos.
11.6.3 codificrción de la informrción. obj*ivo. Estmdrizr h
información hlscane oÉimiución en et manqio de eila. uescripcion. Se
hace rm esüdio de todos los formatos $rc so mmjan y se rnificm estos
€,Íl uno solo, esúableciendo a sr \¡Ez rm código único pra eda lte,m gue
105
vrene a s€r porte ds ta cüp€ta para cada doc€ffic activo o jrüih& por
cr@ del deputarento.
tt.6.4 Crrabrción & la informacifu. objenivo. Tener la infrrmrción
acn¡alizada en rm medio mag¿Cco que permita frUIiF el acccso a ella.
hcripoión. So organizan manualmenüe hs cupm de bs ¢€s,
desFÉs sc grúm una a una y se nrflipa por mcdio dc un scllo cada
cüp€ta qw \¡aya si€ndo digitada
IT.7 CONEXIÓN A II\ RDD DIGITAL DE SERVICIOS II{MGNAIX)S
Aunque no s€ tnga previsto &ntno de los plres inmcdidos do h
secretüla de edrreió'n dcl valle &l ca¡ca, er importaute fum ta
imputarcia q¡e tdía la rrilizacirin dc ese redio tecmlógico, en los
plres eúrc*ivos det @rtarnento, pm celanúo hrh poeiblc el llegar a
un malrur volünen de la @lroión qrrc fuda edrwión de calidad-
Ét{(l)()GIcla{t)
(¡)
fr
oa(l)a=a(l)tu
$c.l!+rñ.r€c?¡s+aoLrGI
filCN
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l€€€É€Et.E*gEsEE;F€T-€E >r
t 3s€;f s,;: EI H; a"gü
ooqorñf''¡€o\G
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q)L.€(l)
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ll.7.l Objetivo. Enüegf rma muy buena eürcagión en todos los
rincones &l @rtamento, d üavés d€ la utilización & medios
tecnológicos oomo la videoconfe,rencia ryliwim en multidia"
ümsfe'rencias de archivos a altas velocidades, fuilitan& ad sl proceso
de @izaje e,nel ah¡mno.
11.7.2 Recrnso hr¡mam. l@oe $F se hn ocrryae de investigr y
perfec¡¡mr nrre\¡as alterndivm modológicgs, ftcilido ta
colnpúensión y asimilación de loc t€mas vi$os en clasc. Técnioos en
oomr¡nicrciom encugús del mmtenimienüo de los equipos
inr¡otr¡crdos e,lr ecfie foceso de e,nseñanza
ll.7 .3 Recrrso fisico. Una infraestructura de ñb'ra @tica y r*ssdeliüales eúrcdir¡c ptra el ¿eprtametro. I-os municipios &ben
destinar rm esprcio para el mo@ie & los €sripos y el salón de clase. Se
debe dispwr & rma asignación pesryrcstal púa Fo\rcer & e*e
sendcio, en una primema @ a los 42 mrmiciplx del @eir6,estos ya disponen & coryuffires eir da rmo de e[os.
lüB
Cr¡adro 12. Costos de rdsi
Fuente. Emcali.
Instabción & los equipos tieren rmcosto pu prnto de
$ 800.000
I.os 42 mrmicbios el costo total s€ria $33'600.000El costo &l s€rvicio por mes es de$23000 p6 42
$ I'176.0m
En el año el costo es $14'l12.000Costo total $48',9t9.0m
12. RDSIIMEN DEL PROCESO DE ELABORACION DEL PLI\N
ESTRATEGICO DE SISTTMAS DE INMORITTACION PARA II\SECRETARH DE EDUCACION DEL VALI,E DEL CAUCA.
En el periodo de elaboración del plan estratégico de sistemas de
información para la secretaría de educación del r¡alle del cauc4 la
secretaría estaba pasando por un prri; de fransición hacia una nue\¡a
estnrctura organizacionaf por lo tmto debía satisfrcer estos nuevos
requerimientos que la nueva estructura le exigía. Pra efectos de estr¡dio
fue dividida e,lr cinco áreas; el área de planeación" el área administrativ4
el ¿área técnico pedagógicq el foea de secretaría general y el área de
informátic4 en estas áreas se llevaron a cabo unas e,ncuestas que
ayudaron a determinar unas necesidades de información que s€ te,nían, y
como los factores externos podlan influir sobne ellas, a Íilr vez se
plantearon unas esfrategias tenüentes a satisfac€r estas necesidades de
información buscando propicir unas mejones condiciones laborales que
hicieran posible la consecución de los objetivos propuestos por la
secretaría de educación departamental.[Füddüt
^rlhm dr Occi't¿nh
sEoctoil 8t8UoTtcA
13. CONCT,USIONES
Con esta p,ractica he aterrizado los diferentes conceptos del área de
informritic4 y la forma de cómo aprovechar la tecnología buscando los
mayores beneficios para la organización, usmdo los recursos de una
forma razonable
A través del desarrollo del presente trabajo he podido conoc€r diversos
puntos de vista de diferenúes profesionales comprometidos en el
desarrollo educativo, y sus expectlrtivas fre,lrte a la tecnología
informática.
Se ha recibido un r@onocimiento por el aporte del plan esüatégico de
sistemas al logro de los objetivos de la secretaría de eórcación del valle.
Reconocer la importancia de la informática para apoyü al logro de los
objetivos de la secretaría de educación deprtamental.
rtz
La ventqia competitir¡a br¡scada por una orgmiruión guUernamental
frent€ a otnas esta medida por los rqcr¡ñs togres freilüe al ente
c€t¡tral & gobierno.
Un plan effiégico & sistemas es una horramiem útil en la ern¡h¡rción
dct éxito de la organización.
El phn estraÉgico & si*emas d€bo eÉfiü en comordreia con lqg planes
de la uganización.
14. REC{)MENDACIONES
Es indispensable conseguir el respaldo de la gobernación pra dde
continuidad al proceso de implementación.
Debe buscarse rerrliz"n convenios con empresas pri\¡adas ddicadas al
desrrollo informático interesadas e,!r prticipr en el proyecto de
implementar el plan.
El pnesupuesto anual del departamento debe considerar un rubro en
inversién educativa srryerior al que üadicionalmente se ha dado.
Es necesarie implementar en el corto plam un programa de capacitación
del personal docente en el manejo de la informática pila qu€ este recr¡rso
una vez que este instalado sea subutilizado.
BIBLIOGRAFIA
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Bello, SECAB, Santafé de Bogotá, D.C., Colombia 1994.
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