el tratamiento de la información 10. 1. el tratamiento de la información la actividad empresarial...

El tratamiento de la información

10

1. El tratamiento de la información

La actividad empresarial recaba datos constantemente: de sus clientes, proveedores, socios, etc.

Toda esa información carece de auténtico valor si no está debidamente actualizada o clasificada. Es decir, debemos llevar a cabo el tratamiento de la información.

Búsqueda o recogida de

información y su almacenamiento

Búsqueda o recogida de


Clasificación de la información

obtenida


obtenida

Selección de la información necesaria en

cada momento

Selección de la información necesaria en

cada momento

Elaboración de documentos a partir de esa

información y presentación o distribución de

los mismos a los interesados

Elaboración de documentos a partir de esa

información y presentación o distribución de

los mismos a los interesados

• El tratamiento de la información es el conjunto de operaciones sucesivas que se llevan a cabo con la información obtenida y que consta de las siguientes fases:

Búsqueda de informaciónLa información se recaba de fuentesde información. Estas pueden ser:

Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento


Cuando llevamos a cabo una búsqueda en Internet, comprobamos que casi siempre aparecen demasiados resultados. Este problema se puede solventar aplicando alguna de las siguientes opciones:

Búsqueda a través de InternetBúsqueda o recogida de



Opciones de búsqueda en Internet:• Seleccionar palabra clave.• Conjunto de palabras entrecomillado.• Búsqueda avanzada.• Excluir palabras similares.• Usar operadores lógicos, de proximidad o existencia en

la condición de búsqueda.

Búsqueda a través de InternetBúsqueda o recogida de




Características de un Sistema de Información:• Precisión• Oportunidad• Capacidad• Concisión• Relevancia• Disponibilidad• Seguridad

La necesidad de clasificación de la información conforma el origen de los Sistemas de Información.

Clasificación de la información obtenida


Según los niveles de jerarquía de la información:

Tipos de sistemas de información

Sistema de procesamiento de transacciones (corto plazo)

Sistema de gestión o gerencial (corto plazo)

Sistema de soporte de decisiones (medio plazo)

Sistema de información ejecutiva (largo plazo)



• Sistema de clasificación exacto es aquel que agrupa los contenidos en es secciones completamente diferenciadas unas de otras:– Clasificación alfabética– Clasificación geográfica– Clasificación cronológica

• Sistema de clasificación ambiguo ofrece al usuario la posibilidad de buscar un contenido que no sabe localizar ocn exactitud.– Clasificación temática– Clasificación por grupos de usuarios

Tipos de sistemas de información.Sistemas de clasificación exactos y

ambiguos:



Selección de la información

Selección de la información necesaria en cada momentoSelección de la información necesaria en cada momento

• Costes de rentabilidad: Es necesario que la selección se realice con el menor coste para la empresa.

• Utilidad e interés de la información: Si realmente la información será utilizada.

• Fiabilidad: la información ha sido verificada.• Tiempo disponible.• Naturaleza de la información: soporte y accesibilidad a la misma.• Origen de la información: origen más o menos confiable.• Objetividad.

Criterios generales que puede utilizar la organización a la hora de seleccionar la información

Selección de la información necesaria en cada momentoSelección de la información necesaria en cada momento

Interpretación y presentación

Una vez seleccionada la información, llevaremos a cabo su análisis.

Elaboración de documentos a partir de esa información y

presentación o distribución de los mismos a los interesados



Tipos de análisis de la información

• Análisis formal: Recoger los datos relativos a la información seleccionada.

• Análisis de contenido: estudiar y analizar en profundidad la información seleccionada.





Presentación de la informaciónTipos de presentación

• Informe• Resumen o síntesis• Esquema• Reseña• Tabla• Gráficos• Diagrama de sectores





Seguridad de la información

La seguridad de la información es el conjunto de medidas tomadas por las personas y organizaciones para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que obra en su poder.

Cualidades :• Confidencialidad• Integridad• Disponibilidad

La seguridad de la información es el conjunto de medidas tomadas por las personas y organizaciones para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que obra en su poder.

Cualidades :• Confidencialidad• Integridad• Disponibilidad

El plan de seguridad de la información contempla los siguientes puntos:– Prevención: aplicar barreras a posibles incidentes– Reacción: aplicar medidas correctoras de forma rápida y eficaz.– Restauración: hacer que todos los servicios vuelvan a la

normalidad– Investigación: buscar el origen del incidente y subsanar el fallo

en la seguridad.

Prevención y plan de seguridad de la información

• Seguridad en las comunicaciones:– Firma digital– Sellado de tiempo

• Seguridad en el almacenamiento– Medidas físicas– Cortafuegos– Antivirus– Administración de cuentas de usuarios– Recuperación de datos

Mecanismos que proporcionan seguridad

2. El archivo

• Que disponga de una serie de documentos.

• Que estos estén ordenados y clasificados.

• Que se halle guardado en un lugar concreto.

Condiciones para que exista un archivo

• Guardar, conservar y custodiar la información• Facilitar la localización de documentos• Construir un centro activo de documentación• Cumplir con las disposiciones legales

Funciones del archivo de una empresa

Activo Conserva los documentos que se consultan con frecuencia

Semiactivo Recoge información no vigente pero que es necesario conservar

Inactivo Recoge información no vigente pero que tiene cierto valor para la empresa

Tipos de archivos

Sistema de archivo• Ordenación alfabética: es uno de los sistemas más sencillos. Utiliza el orden de las letras en el abecedario como criterio de clasificación.

• Ordenación temática: la documentación se clasifica según el tema o asunto al que se refiere.

• Ordenación numérica: consiste en asignar un número a cada documento y clasificarlo según ese número.• Ordenación cronológica: el elemento clave para clasificar es la fecha del documento.• Ordenación geográfica: la documentación se archiva de acuerdo con lugares geográficos.

3. Soporte de archivo

• El más común de los soportes• Tiende a desaparecer

DESVENTAJAS

Se deteriora, es inflamable, puede sufrir el ataque de insectos…

Ocupa mucho espacio

Poco respetuoso con el medio ambiente

Soporte papel

Contemplan varias ventajas con respecto al papelVENTAJAS

Ahorro en gasto de papelería Agilidad en la localización de la información

Facilita los procesos de auditoría Reducido espacio de almacenaje

Mayor seguridad Procesos administrativos más rápidos y eficaces

Menor posibilidad de falsificación de documentos

Soportes reutilizables

Soportes electrónicos

Soportes electrónicos más utilizados

• Cinta magnética, Disco duro, CD Rom, DVD, Blu-Ray, Pen-drive, Almacenamiento en la nube.

el tratamiento de la información 10. 1. el tratamiento de la información la actividad empresarial...

Documents