el sistema de abastecimiento 1

8/4/2019 El Sistema de Abastecimiento 1

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EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y LAS

CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES EN

LOS GOBIERNOS LOCALES

JULIO 2006

Jos Luis Montalvo Meja


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NDICE

PARTE I

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 03

1. Qu son los Sistemas Administrativos 03

2. Qu es el Sistema de Abastecimiento 03

1. Concepto 03

2. Finalidad 04

3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento 04

3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseo y Organizacin de la Oficina

de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 09

1. Los Subsistemas de Abastecimiento 09

2. Diseo y Organizacin de la Oficina de Abastecimiento en los GobiernosLocales 13

a. Denominacin y Organizacin 13

b. Principales Funciones Generales de Abastecimiento 13

c. Principales Procesos Tcnicos de Abastecimiento 14

3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento 16

PARTE II

GESTIN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES 18

1. El proceso de contrataciones y adquisiciones 18

A. Fases de los procesos de adquisicin o contratacin 19

B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones 20

2. Tipos de procesos de seleccin 24

3. Montos para la determinacin de los procesos de seleccin 28

4. Etapas del proceso de seleccin y plazos por tipo de seleccin 30

5. Convocatoria de los procesos de seleccin 31

CONSULTAS FRECUENTES 33


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Sistemas de Abastecimiento y las Contrataciones y Adquisiciones en los Gobiernos Locales

PARTE I

LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

1. Qu son los Sistemas Administrativos

Los sistemas administrativos son los conjuntos de principios, normas,

procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin de recursos en

las entidades de la administracin pblica y promueven la eficiencia en el uso de

dichos recursos. Los sistemas administrativos nacionales son sistemas de gestin

que actan como normas de calidad.

Entre los principales sistemas de la administracin pblica peruana figuran los

siguientes:

- adquisiciones y contrataciones

- personal

- inversin pblica

- presupuesto

- contabilidad

- tesorera

- otros.

2. Qu es el Sistema de Abastecimiento

1. Concepto

El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas,

objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados alracional flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales;

as como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la

continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes

de la administracin pblica.

Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 220561, en el marco de

actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de1 Publicado en el Diario Oficial el 29 de diciembre de 1978

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Administracin Pblica2. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas

instancias.

2. Finalidad

La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad,

eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la

administracin pblica.

3. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento

Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administracin Pblica

peruana son las siguientes:

a) Constitucin Poltica del Per

Artculo 76

Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos

pblicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como

tambin la adquisicin o la enajenacin de bienes.

La contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la

Ley de Presupuesto se hace por concurso pblico. La ley establece el

procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades.

Artculo 194

Las municipalidades provinciales y distritales son los rganos de gobierno local.

Tienen autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de sucompetencia. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme

a ley.

Artculo 1952

Entidad creada por el artculo 1 del Decreto Ley 20316 "Ley Orgnica del INAP" del11/12/1973 como entidad rectora del proceso de Reforma de la Administracin Publica.En 1995 se dispone su desactivacin y liquidacin por Ley N 26507.

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Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economa local, y la

prestacin de los servicios pblicos de su responsabilidad, en armona con las

polticas y planes nacionales y regionales de desarrollo.

Son competentes para:

1. Aprobar su organizacin interna y su presupuesto.

2. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil.

3. Administrar sus bienes y rentas.

()

b) Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA. 05, 06 y 07)

Artculo 1

Instityase a partir del 1ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento ()

Artculo 2

Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,

eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no

personales en la Administracin Pblica a travs de los procesos tcnicos de

catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones,

almacenamiento y seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento,

recuperacin de bienes y disposicin final.

c) Resolucin Jefatural 118- 80- INAP/DNA.Aprueba las Normas Generalesdel Sistema de Abastecimiento3SA 05. Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes

Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar fsicamente por elAlmacn Central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias, resulte

imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se har slo con documentos

3 Resolucin Jefatural del 25 de Julio de 1980 y se deja sin efecto las Normas Generalesde Abastecimiento SA 01, 02, 03 y 04 de por la Segunda Disposicin Final del DecretoSupremo N039- 98- PCM., del 28- SET- 1998, derogado por la Sexta Disposicin Finaldel Decreto Supremo N013- 2001- PCM., del 13- FEB- 2001 y este ltimo, por el art. 3del Decreto Supremo N 083-2004- PCM, del 29 de Noviembre del 2004. Sin embargo,

en la prctica, al no existir otra metodologa normada por el Estado, resulta pertinenteque las entidades puedan continuar aplicando dichos criterios tcnicos, en lo que seaaplicable.

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fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de

Almacn: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina as por

ser stos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y

Presupuesto.

Ingresados conforme los bienes, se codifican segn los Catlogos Nacionales

vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa

documentadamente al Krdex, para que haga lo propio ante la Oficina de

Contabilidad, a travs del Resumen del Movimiento de Almacn (RJ. N 335-90-

INAP/DNA).

Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con PECOSA.

Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso de los insumos

para obras) podrn hacerlo mediante Pedido Interno de Almacn (PIA), que es un

documento interno de naturaleza extra-contable, previa su aprobacin y

autorizacin por resolucin de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga

sus veces como es el caso de la Gerencia de Administracin en las

municipalidades.

SA 06. Austeridad del abastecimiento

En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin o administracin de

bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de

austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento,

en concordancia por la poltica gubernamental. La austeridad no significa dejar

de gastar, sino ms bien, hacer un mejor uso de los pocos recursos econmicos

o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone.

La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la

equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios, el empleo mesurado

de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinacin, para

obtener ms y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general.

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La austeridad es condicin bsica del abastecimiento. Su aplicacin, observancia

y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la entidad pblica,

cualquiera sea su denominacin, estructura, ubicacin, directivos, etc.

Es competencia de la Oficina de Abastecimiento, de acuerdo a sus funciones y

atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administracin y Gerencia

Municipal, los criterios y orientaciones para la mejor aplicacin de las medidas de

austeridad, sobre bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes:

- la estandarizacin de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o

mixtura de los mismos.

- la relacin de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser

mnimo su requerimiento anual.

- imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las

dependencias de la entidad, la relacin e informacin bsica de los bienes y

servicios programables.

- establecer la cantidad mxima de cada bien o servicio que puede

programarse, en funcin a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real

cantidad de personal que labora, etc.

- los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar

la aplicacin de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el mbito de

competencia.

- peridicamente, la Oficina de Abastecimiento conducir y coordinar la

evaluacin y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su

perfeccionamiento.

d) Ley de Bases de la Descentralizacin: Ley 27783

Artculo 10

[...] las normas tcnicas referidas a los servicios y bienes pblicos, y los sistemas

administrativos del estado, referidos a presupuesto, tesorera, contadura, crdito

pblico, inversin pblica, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por

su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos losniveles de gobierno.

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e) Ley Orgnica de Municipalidades: Ley 27972

Artculo VIII

Los gobiernos locales estn sujetos a las leyes y disposiciones que, de manera

general y de conformidad con la Constitucin Poltica del Per, regulan las

actividades y funcionamiento del Sector Pblico; as como a las normas tcnicas

referidas a los servicios y bienes pblicos, y a los sistemas administrativos del

estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio.

Artculo 34. Contrataciones y adquisiciones locales

Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan

a la ley de la materia, debiendo hacerlo en acto pblico y preferentemente con las

empresas calificadas constituidas en su jurisdiccin, y a falta de ellas con

empresas de otras jurisdicciones.

Los procesos de contratacin y adquisicin se rigen por los principios de

moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia, economa,

vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario; tienen como finalidad garantizar que

los gobiernos locales obtengan bienes, servicios y obras de la calidad requerida,

en forma oportuna y a precios o costos adecuados.

f) Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Decreto Supremo 083-2004-PCM

Aprueba el Texto nico Ordenado (TUO) de la Ley 26850, Ley deContrataciones y Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.

Decreto Supremo 084-2004-PCM

Aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850, Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado. Publicado el 29.11.04.

Directiva 005-2003- Consejo Superior de Contrataciones y Adquisicionesdel Estado CONSUCODE / PRE

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Regula el procedimiento de elaboracin y el contenido de los Planes Anuales de

Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de las Entidades del Sector Pblico bajo

el mbito de aplicacin de la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del

Estado, as como la oportunidad y mecanismos para su remisin al

CONSUCODE.

g. Otras leyes complementarias

- Ley de Presupuesto del Sector Pblico, para el Ao Fiscal 2006, Ley 28652

- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411

- Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la

Repblica, Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422

- Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444

- R.D. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales), Sobre registro de

bienes cuya propiedad est acreditada

- Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes

Muebles de propiedad estatal y su recepcin por la SBN

- D.S. 154-2001-EF, que modifica el Reglamento General de Procedimientos

Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, D.S. 154-2001-EF

3. Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseo y Organizacin de la

Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales

1. Los Subsistemas de Abastecimiento

Los Subsistemas de Abastecimiento4 son:

a) Subsistema de Informacin y Control

A travs de este subsistema se capta, procesa, clasifica, actualiza, proporciona y

conserva informacin sobre: los bienes, servicios y obras; proveedores; precio y

condiciones de venta; seguridad; garanta que ofrecen; acciones de seguimiento y

control a realizar; etc., requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias,

para tomar la decisin ms conveniente en condiciones ptimas para la

municipalidad.4 VALCRCEL, G. Manual de Abastecimiento Municipal. INICAM. Lima. 1989. Pgs. 65-68

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Est constituido por los Procesos Tcnicos de:

- Programacin: Cuadro de Necesidades - CN, Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones - PAAC, Presupuesto Institucional de Apertura - PIA.

- Catalogacin: Catalogacin Nacional de Bienes Muebles y Enseres - CNBME, y

otras catalogaciones5

- Registro Nacional de Proveedores

- Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada Proceso

Tcnico.

b) Subsistema de Negociacin/Obtencin

A travs de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para

negociar, conseguir o poseer la tenencia, propiedad o derecho de uso de los

bienes o servicios necesarios o para rescatarlos, de haberlos perdido. Est

conformado por los Procesos Tcnicos de:

- Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicacin de Menor Cuanta - AMC,

Adquisicin Directa - AD, Concurso Pblico - CP y Licitacin Pblica - LP.

- Recuperacin de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes

para uso o consumo o para prestar servicios, cuya propiedad se haba perdido

por descuido, negligencia, deterioro, abandono, robo, obsolescencia

tecnolgica, etc.

c) Subsistema de Utilizacin/Preservacin

A travs de este subsistema se prev, orienta y supervisa la movilizacin, uso,

conservacin y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepcin

integral, para una adecuada utilizacin y preservacin.

Este Subsistema est constituido por los Procesos Tcnicos de:

- Mantenimiento (interno o externo). Puede ser slo mano de obra - la entidad

compra la materia prima - o a todo costo.

- Almacenamiento: almacn central y almacenes perifricos.

5 La RM N 362-2003-PCM, del 15-NOV-2003, crea la Comisin Multisectorial para analizar las

conclusiones sobre Catalogacin de Bienes y Servicios, presentadas por la Comisin creada porDS N 099-2002-PCM, del 10-OCT-2002, sobre Sistema de Catalogacin de Bienes y Serviciosnico.

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- Seguridad integral: para personas y bienes.

- Distribucin -racional y mesurada- de bienes: slo con PECOSA, para consumo

inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior.

- Disposicin Final: accin que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al

Comit de Gestin Patrimonial, conforme al artculo 168 del Reglamento

General de Procedimientos Administrativos de los bienes de propiedad estatal,

aprobado por DS 154-2001-EF, modificado por el DS 107-2003-EF y dems

Directivas de la SBN.

2. Diseo y Organizacin de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos

Locales

La Oficina de Abastecimiento es el rgano de apoyo encargado de gerenciar y

administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de

la administracin y mantenimiento de los bienes muebles, maquinaria, equipo

mecnico, flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad. Est a

cargo de un Sub Gerente, quien depende del Gerente de Administracin y

Finanzas o de la Gerencia de Administracin.

a) Denominacin y Organizacin

El rea encargada del abastecimiento en una municipalidad dependiendo del

tamao de sta- generalmente tiene jerarqua de subgerencia con el denominativo

o nombre de Subgerencia de Abastecimiento. Tambin se le denomina

Subgerencia de Logstica o Jefatura de Logstica, como en la Municipalidad

Provincial de Puno (ver grfico N 01).

Grfico N 01: Ubicacin de la Subgerencia Logstica o Abastecimiento en elOrganigrama de la Municipalidad Provincial de Puno

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Otras municipalidades cuentan con subgerencia de abastecimiento o logstica y

adems con subgerencia de servicios generales por separado. Lo recomendable

es que sta ltima est dentro de la Subgerencia de Abastecimiento o Logstica,.

El diseo organizacional variar en funcin del tamao de la institucin, nmero

de personal que labora en el rea y cantidad de dependencias a las que debe

atender, jerarqua de la jefatura y, sobre todo, por los tres subsistemas detallados

en prrafos anteriores y el tipo de funciones asignadas.

Proponemos un diseo o estructura bsica que se muestra en grafico N 02

Grfico N 02: Modelo de Organizacin de los Subsistemas de

Abastecimientos

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ALCALDE


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b) Principales Funciones Generales de Abastecimiento

Las principales funciones generales de las oficinas de abastecimiento o logstica

de las municipalidades peruanas son:

1. Dirigir, programar y ejecutar la administracin del Sistema Administrativo

de Abastecimiento conforme a los lineamientos y polticas de la

municipalidad, normas presupuestarias, tcnicas de control sobre

adquisiciones y otras normas pertinentes.

2. Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiera la

municipalidad.

3. Elaborar anualmente el Cuadro de Necesidades de Bienes y de Servicios.

4. Formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y proponer su

aprobacin, en coordinacin con las Gerencias de Planeamiento y

Presupuesto y de Administracin y Finanzas.

5. Prestar asistencia a los Comits Especiales de Adquisiciones de bienes yservicios en los procesos de seleccin.

6. Participar en la conformacin de los Comits Especiales para las

licitaciones, concursos pblicos y adjudicaciones directas de mayor y

menor cuanta.

7. Administrar la base de datos de proveedores de bienes y servicios.

8. Reportar informacin mensual a nivel de compromiso, de las rdenes de

compra y de servicios, a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

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Gerencia de Administracin

Sub Gerencia de

Abastecimiento

Almacn

Servicios

Generales

Control

Patrimonial

Contrataciones

y

Adquisiciones


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9. Dirigir y supervisar las acciones de inventario, registro, uso y control de los

bienes muebles.

10.Cautelar y mantener al da el marges de bienes patrimoniales de la

municipalidad.

11.Cautelar que los bienes inmuebles de la municipalidad cuenten con los

respectivos ttulos de propiedad y estn inscritos en los registros pblicos

12.Supervisar las acciones de tasacin, valuacin, actualizacin o ajuste del

valor monetario de los activos fijos y de las existencias en almacn.

13.Tramitar ante el respectivo Comit de Bajas y Venta de Bienes

Patrimoniales, las solicitudes de baja y posterior venta, transferencia,

incineracin o destruccin, segn el caso, de los bienes muebles.

14.Mantener en custodia el archivo de los documentos fuente que sustente el

ingreso, baja y transferencia de los bienes patrimoniales.

15.Supervisar las acciones de mantenimiento de los bienes muebles,

inmuebles e infraestructura municipal y la prestacin de servicios para tal

fin.

16.Supervisar la ejecucin del Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

de la maquinaria, equipo mecnico y flota vehicular.

17.Otras que le encargue el Gerente de Administracin.

c) Principales Procesos Tcnicos de Abastecimiento

Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes:

Programacin

Este proceso comprende las siguientes actividades:- determinacin de necesidades.

- consolidacin de necesidades.

- formulacin del plan de adquisiciones.

- ejecucin de la programacin.

- evaluacin de la programacin.

Catalogacin de bienesEste proceso comprende las siguientes actividades:

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- identificacin de bienes no codificados.

- actualizacin de bienes no codificados.

Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes

Registro de proveedores

A partir del Texto nico Ordenado TUO de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de

proveedores en cada municipalidad. De ello se encarga el CONSUCODE a travs

del Registro Nacional de Proveedores - RNP.

Registro y control

Este proceso comprende las siguientes actividades:

- desarrollar estadsticas de la informacin de abastecimiento.

- elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.

Contrataciones y Adquisiciones

Este procedimiento est regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado, aprobado el 29 de noviembre del 2004 -Ley 26850- y su

reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084-2004-PCM.

Consideraos que este proceso merece mayor atencin por lo que en el presente

documento se profundiza su desarrollo.

Recuperacin de bienes

Este proceso comprende las siguientes actividades:

- recoleccin o seleccin.

- reparacin o reconstruccin.- utilizacin.

Mantenimiento

Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que presta la

municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en ptimo

estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad.

Seguridad

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Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones

que pueden causar dao o prdida en las personas, informacin o medios

naturales, a fin de evitar la paralizacin de los procesos productivos.

Almacenamiento

Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa referidas a la

ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de

custodia.

Distribucin

Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que se

cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario con la

entrega de los bienes o servicios solicitados.

Disposicin final

Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa orientadas a

detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a

las diferentes dependencias de la municipalidad.

3. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

1. Programacin de necesidades

Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales,

concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades.

2. Elaboracin del Presupuesto Valorado

Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y

obras, sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura PIA.

3. Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC

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Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin

del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar

ningn proceso de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC,

siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposicin.

4. Ejecucin de los procesos de seleccin

Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del

proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de

Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como por el

numeral 2.3., inciso g, del TUO.

5. Ingreso al Almacn Institucional

Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos

procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico y

custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas de Control

Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin, Registro en las

Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin permanente de su estado de

conservacin, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias

Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad).

6. Valorizacin de las existencias de almacn

Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el Costo

Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

7. Inventario Fsico

En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema deAbastecimiento, SBN, etc.

8. Ajuste del valor monetario

Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.

9. Presentacin a la Oficina de Contabilidad

Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.PARTE II

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GESTIN DEL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

1. EL PROCESO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES

La gestin del proceso de contrataciones y adquisiciones en las municipalidades

es de especial importancia.

La regla general en las adquisiciones y contrataciones que realizan las entidades

(en este caso las municipalidades) es que la seleccin del proveedor se efectuar,

de manera objetiva, por medio de un concurso, el mismo que es denominado, en

trminos legales, proceso de seleccin.

Ello quiere decir que la seleccin del proveedor no se produce de manera libre o

subjetiva, sino como consecuencia de un proceso de seleccin que debe

conducirse de acuerdo con las pautas y normas establecidas en el Texto nico

Ordenado de la Ley 26850 y su Reglamento.

Es necesario sealar que pese a que la similitud de los trminos puede originar

confusin, debemos diferenciar entre el proceso de adquisicin o contratacin y el

proceso de seleccin.

El proceso de adquisicin o contratacin es el conjunto ordenado y concatenado

de actuaciones que se realizan desde que se autoriza la adquisicin o

contratacin del bien, servicio u obra hasta que culmina la ejecucin del contrato

respectivo a travs del cual se pact la venta o arrendamiento del bien, la

prestacin del servicio o la ejecucin de la obra.

Por su parte, el proceso de seleccin es el concurso que permite elegir, de

manera objetiva, al proveedor que se encargar de vender o dar en

arrendamiento un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra.

El proceso de seleccin se inserta en el proceso de adquisicin o contratacin, es

una fase de l. Otras fases de dicho proceso son: la ejecucin de los actospreparatorios del proceso de seleccin, tales como el Plan Anual, la formulacin

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del requerimiento, el estudio o indagacin de mercado, la aprobacin del

expediente de contratacin, la designacin del Comit Especial, la elaboracin y

aprobacin de bases y dems. Asimismo, forman parte del proceso de adquisicin

o contratacin los actos de ejecucin contractual luego de la culminacin del


A. Fases de los procesos de adquisicin o contratacin

Los procesos de adquisicin o contratacin que realizan las entidades tienen tres

grandes fases, detalladas a continuacin y sealadas en el cuadro N 01:

a) Preparacin de la seleccin

Es la fase que va desde el momento en que se aprueba la adquisicin o

contratacin hasta la convocatoria del proceso de seleccin. Dentro de esta fase

encontramos, adems de la aprobacin de la adquisicin o contratacin, las

siguientes actuaciones de carcter administrativo: designacin del comit

especial, elaboracin y aprobacin de las bases, entre otras.

b) Seleccin

Es la fase que va desde la convocatoria del proceso de seleccin hasta la

celebracin / firma del contrato respectivo. Esta fase es identificada con el


c) Ejecucin contractual

Es la fase que va desde la celebracin hasta la liquidacin del contrato. En esta

fase se produce la entrega del bien en propiedad o arrendamiento, la prestacindel servicio o la ejecucin de la obra.

Cuadro N 01: Fases del Proceso de Adquisiciones y Contrataciones

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FASESPreparacin de la Seleccin Proceso de Seleccin6 Ejecucin Contractual

1. Plan Estratgico Institucional1. Convocatoria y Registro departicipantes

1 Celebracin del contrato

2. Plan Operativo Institucional

2. Presentacin de consultas,

absolucin y aclaracin delas bases

2. Ejecucin de las

prestaciones derivadas delcontrato

3. Determinacin denecesidades

3. Formulacin deobservaciones a las Bases eintegracin de stas

3. Adicionales y reducciones

4. Presupuesto Institucional4. Presentacin y entrega depropuestas

4. Ampliaciones oreducciones de plazo

5. Plan Anual de Adquisicionesy Contrataciones

5. Evaluacin y calificacinde propuestas

5. Subcontratacin

6. Aprobacin del expedientede contratacin

6. Otorgamiento de la BuenaPro

6. Intervencin econmica

7. Designacin del Comit

Especial

7. Citacin para la

Celebracin del contrato 7. Resolucin8. Elaboracin del Proyecto deBases Administrativas

8. Celebracin del contrato 8. Aplicacin de penalidades

9. Aprobacin de las BasesAdministrativas

9. Conformidad de entrega ode prestacin de servicio10. Liquidacin de obra o deconsultora de obra

Las instancias que tienen relacin y competencias en estos procesos son:

- Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado: CONSUCODE

- Contralora General de la Repblica

- Oficinas de abastecimiento de las municipalidades o quien haga sus veces.

- Comits especiales o permanentes de adquisiciones de bienes y servicios.

B. Principios que rigen las contrataciones y adquisiciones del estado

Los procesos de contratacin y adquisicin estn regulados por ley 26850 y su

reglamento y se rigen por los siguientes principios, sin perjuicio de la vigencia deotros principios generales del derecho administrativo y del derecho comn.

1. Principio de moralidad

Los actos referidos a las contrataciones y adquisiciones deben caracterizarse por

la honradez, veracidad, intangibilidad, justicia y probidad.

2. Principio de libre competencia6 Segn el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

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En los procedimientos de adquisiciones y contrataciones se incluirn regulaciones

o tratamientos que fomenten la ms amplia, objetiva e imparcial concurrencia,

pluralidad y participacin de postores potenciales.

3. Principio de imparcialidad

Los Acuerdos y Resoluciones de los funcionarios y dependencias responsables

de las adquisiciones y contrataciones de la entidad se adoptarn en estricta

aplicacin de la ley y el reglamento, as como en atencin a criterios tcnicos que

permitan objetividad en el tratamiento a los postores y contratistas.

4. Principio de eficiencia

Los bienes y servicios o la ejecucin de obras que se adquieran o contraten

deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecucin y entrega y

debern efectuarse en las mejores condiciones para su uso final.

5. Principio de transparencia

Toda adquisicin o contratacin deber realizarse sobre la base de criterios y

calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores. Los postores

tendrn acceso durante el proceso de seleccin a la documentacin de las

adquisiciones y las contrataciones. Salvo las excepciones previstas en la ley y el

reglamento, la convocatoria, el otorgamiento de la buena pro y los resultados

deben ser de conocimiento pblico.

6. Principio de economa

En toda adquisicin o contratacin se aplicarn los criterios de simplicidad,

austeridad, concentracin y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de losprocesos de seleccin y en los acuerdos y resoluciones recados sobre ellos,

debiendo evitarse, en las bases y en los contratos, exigencias y formalidades

costosas e innecesarias.

7. Principio de vigencia tecnolgica

Los bienes, servicios o ejecucin de obras deben reunir las condiciones de

calidad y modernidad tecnolgica necesarias para cumplir con efectividad losfines para los que son requeridos, desde el mismo momento en que son

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adquiridos o contratados y por un determinado y previsible tiempo de duracin,

con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse, si fuera el caso, con los

avances cientficos y tecnolgicos.

8. Principio de trato justo e igualitario

Todo postor de bienes, servicios o ejecucin de obras debe tener participacin y

acceso para contratar con las entidades en condiciones semejantes a las de los

dems, estando prohibida la existencia de privilegios, ventajas o prerrogativas,

salvo las excepciones de ley.

Los principios sealados tienen como finalidad garantizar que las entidades del

sector pblico obtengan bienes, servicios y obras de calidad requerida, en forma

oportuna y a precios o costos adecuados. Servirn tambin como criterio

interpretativo para resolver las cuestiones que puedan suscitarse en la aplicacin

de la Ley y el Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones, como parmetros

para la actuacin de los funcionarios y de las dependencias responsables y para

suplir los vacos de la mencionada Ley y su Reglamento.

Los principios, entonces, no son meras declaraciones programticas que

establecen parmetros morales de conducta a los que resultara recomendable

que se ajusten los agentes pblicos y privados que intervienen en los procesos de

adquisicin o contratacin. Al estar recogido expresamente su triple objetivo en el

texto de la norma, su aplicacin se torna de obligatorio cumplimiento tanto en la

elaboracin de disposiciones reglamentarias por parte de las entidades pblicas

con competencia para ello, como en la interpretacin o integracin del TUO de la

Ley 26850 y del Reglamento.

Podemos citar un ejemplo respecto de la funcin interpretativa de los

mencionados principios. Un proceso de seleccin se ha declarado desierto porque

las especificaciones no pueden ser cumplidas por los proveedores del mercado.

De conformidad con el artculo 32 del TUO de la ley, la entidad debe formular un

informe que evale las causas que motivaron dicha declaratoria. Sin embargo, no

indica explcitamente quien debe hacerlo: si el Comit Especial o el rea usuaria.

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Dado que la formulacin del requerimiento y el perfil de la contratacin no

competen al Comit Especial, no podra dicho rgano colegiado hacer la

evaluacin definitiva, dado que las especificaciones fueron solicitadas por un rea

usuaria. De modo tal que no sera eficiente que tal labor recaiga en el Comit

Especial, pero s lo es que la realice el rea usuaria, dado que ella,

coordinadamente con el rgano de adquisiciones, perfila las condiciones mejores

para el uso final de lo que se requiere.

Supuesto distinto del caso anterior es cuando la razn de la declaratoria de

desierto es la rigurosidad de los factores de evaluacin.

En este supuesto corresponde al Comit Especial elaborar el informe, toda vez

que la elaboracin de las Bases s es de su competencia.

Por otro lado, un caso en el que se aprecia la funcin integradora de los principios

es el siguiente: en el calendario de un proceso de seleccin se dispone un plazo

para la presentacin de observaciones, su respectiva absolucin, as como la

integracin de bases. Ocurre que la entidad requiere culminar el proceso de

seleccin lo ms pronto para evitar un probable desabastecimiento inminente. As

las cosas, culmina el plazo de presentacin de observaciones, sin que ningn

adquiriente de Bases haya presentado su disconformidad. Puede el Comit

Especial, con aprobacin de la Entidad, adelantar la integracin de Bases y con

ello, la presentacin de propuestas, ahorrando as un tiempo til a fin de evitar el

desabastecimiento inminente.

La norma no indica nada sobre el particular, ni genrica ni especficamente. Sinembargo, vemos que el principio de economa, dispuesto en el artculo 3 numeral

6 del TUO de la ley, establece que puede aplicarse el criterio de simplicidad en las

etapas de los procesos de seleccin.

De igual modo, el principio de eficiencia (artculo 3 numeral 4 del TUO de la ley)

indica que debe considerarse el plazo de ejecucin. Por dichas razones, en el

caso planteado, es posible adelantar las etapas de los procesos de seleccin.

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2. TIPOS DE PROCESOS DE SELECCIN

En el grfico N 03 se aprecian los tipos de procesos de seleccin7.

Grfico N 03: Tipos de Procesos de Seleccin

Veamos a continuacin cada uno de ellos.

1. Licitacin Pblica

Se convoca para la adquisicin de bienes, as como para la contratacin de obras,

dentro de los mrgenes que establecen las normas presupuestarias.

La Licitacin Pblica para la ejecucin de obras se desdoblar en:

a) Licitacin Pblica Nacional para la ejecucin de obras por empresas

constituidas y con instalaciones en el pas.

b) Licitacin Pblica Internacional cuando las caractersticas tcnicas de las

obras requieran de participacin internacional.

La licitacin pblica se aplicar, por ejemplo, cuando se tenga prevista la

adquisicin de cinco camiones de limpieza pblica por un valor total de quinientos

mil nuevos soles o la rehabilitacin de un puente por un valor de un milln

doscientos mil nuevos soles.

2. Concurso Pblico

Se convoca para la contratacin de servicios, dentro de los mrgenes

establecidos por las normas presupuestarias.

Este tipo de seleccin se aplicar, por ejemplo, para el arrendamiento de un local

de propiedad de una asociacin civil por un valor de doscientos cincuenta mil

7Segn el artculo 14 de la Ley N 26850 - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y el artculo

77 del Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

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La Municipalidad

ingresa al SEACE

Nacional

Internaciona

l

1

2

3

4


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nuevos soles anuales o la contratacin del servicio de vigilancia y seguridad por

un valor de doscientos diez mil nuevos soles anuales.

3. Adjudicacin Directa

Se convoca para la adquisicin de bienes, contratacin de servicios y ejecucin

de obras, dentro de los mrgenes establecidos por las normas presupuestarias.

La Adjudicacin Directa puede ser pblica o selectiva.

La Adjudicacin Directa Pblica se convoca cuando el monto de la adquisicin

o contratacin es mayor al cincuenta por ciento (50%) del lmite mximo

establecido para la Adjudicacin Directa en las normas presupuestarias.

La Adjudicacin Directa Selectiva se convoca cuando el monto de la

adquisicin o contratacin es igual o menor al cincuenta por ciento (50%) del

lmite mximo establecido para la Adjudicacin Directa por las normas

presupuestarias.

La Adjudicacin Directa Selectiva no requiere de publicacin. Se efecta por

invitacin, debiendo convocarse a por lo menos tres (3) proveedores.

Por excepcin, el Titular o la mxima autoridad administrativa de la entidad, o

aquel funcionario o funcionaria en quien stos hubieran delegado tal funcin,

mediante documento sustentatorio, podr exonerar al proceso de seleccin del

requisito de presentacin de tres proveedores.

Esta exoneracin puede darse siempre y cuando en el lugar en que se realice la

adquisicin o contratacin no sea posible contar con un mnimo de tres (3)

proveedores y que los bienes, servicios o ejecucin de obras a adquirir o contratar

estn destinados a satisfacer necesidades de la entidad en la localidad en que se

realiza el proceso.

A fin de garantizar la publicidad de las adjudicaciones directas selectivas, lasconvocatorias respectivas sern notificadas a la Comisin de Promocin de la

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Pequea y Microempresa: PROMPYME, la que se encargar de difundirlas entre

las pequeas y microempresas.

El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Pblica se aplicar por ejemplo para

la adquisicin de un lote de computadoras por trescientos cuarenta y cinco mil

nuevos soles, contratacin de una consultora tributaria externa por un valor de

ciento diez mil nuevos soles anuales, reparacin de veredas por un valor de

quinientos ochenta mil nuevos soles.

El tipo de seleccin de Adjudicacin Directa Selectiva se aplicar para la

construccin de un comedor por un valor de ciento treinta mil nuevos soles,

adquisicin de un software por un valor de cincuenta mil nuevos soles.

4. Adjudicacin de Menor Cuanta

Se convoca para:

a) la adquisicin o contratacin de bienes, servicios u obras, cuyos montos

sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las

normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos,

segn corresponda. Las adjudicaciones de menor cuanta destinadas a la

adquisicin de bienes y servicios as como a la contratacin de obras,

sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en el segundo prrafo

del artculo 96 del Reglamento.

b) los procesos declarados desiertos; y

c) la contratacin de expertos independientes para que integren los Comits

Especiales.

Especficamente se aplica cuando:

se desea adquirir o arrendar financieramente un bien cuyo valor referencial

es inferior a cuarenta y cinco mil nuevos soles.

se desea arrendar no financieramente un bien o contratar un servicio cuyo

valor referencial es inferior a veinte mil nuevos soles.

se desea ordenar la ejecucin de una obra cuyo valor referencial es inferior

a ciento quince mil nuevos soles.

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Ejemplos: Arrendamiento de una oficina desconcentrada por un valor de

cuatro mil doscientos nuevos soles anuales, adquisicin de tiles de oficina

por un valor de treinta mil nuevos soles.

A diferencia de la normativa anterior, ya no se convocar una adjudicacin de

menor cuanta cuando la entidad apruebe la exoneracin del proceso de

seleccin que correspondera convocar, de conformidad con el artculo 19 del

TUO de la Ley. En este caso, segn el artculo 148 del Reglamento, la

adquisicin o contratacin se realizar mediante acciones inmediatas.

Ejemplo: la ejecucin, por situacin de emergencia, de un muro de contencin,

por un valor de un milln de nuevos soles.

Cuadro N 02: Tipos de Procesos de Seleccin y sus Objetos de Contrato

Licitaciones Pblicas

Objeto del Contrato

Adquisicin de bienes

Ejecucin de obras

Concursos Pblicos

Objeto del Contrato

Arrendamiento de bienes

Contratacin de servicios

Contratacin de servicios de consultoraAdjudicacin Directa Pblica

Objeto del Contrato

Adquisicin y arrendamiento de bienes

Contratacin de servicios Contratacin de servicios de consultora

Ejecucin de obras

Adjudicacin Directa Selectiva

Objeto del Contrato

Adquisicin y arrendamiento de bienes

Contratacin de servicios Contratacin de servicios de consultoras

Ejecucin de obras

Adjudicacin de Menor Cuanta

Objeto del Contrato

Adquisicin y arrendamiento de bienes, contratacin de servicios, contratacin de

servicios de consultora de obra, ejecucin de obras

El valor referencial para las Licitaciones Pblicas, Concurso Pblico y Adjudicacin

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Directa se determina segn lo dispuesto por las Leyes Anuales de Presupuesto.

Para el caso de las Adjudicaciones Directas Selectivas y Adjudicaciones de Menor

Cuanta, deben concordarse dichas Leyes con lo sealado en el Texto nico Ordenado

-TUO- de la Ley y su Reglamento.

3. MONTOS PARA LA DETERMINACIN DE LOS PROCESOS DE

SELECCIN

La determinacin de los Procesos de Seleccin para efectuar las Licitaciones

Pblicas, Concursos Pblicos y Adjudicaciones Directas, en todas las Entidades

del Sector Pblico incluidas los Gobiernos locales, se sujetan a los montos

siguientes, de acuerdo al artculo 11 de la Ley de Presupuesto del Sector

Pblico para el Ao Fiscal 2006, Ley N 28652:

a) La Contratacin de Obras:

Licitacin Pblica: si el valor referencial es igual o superior a S/. 1 150

000.00. Adjudicacin Directa: si el valor referencial es inferior a S/. 1 150 000.00.

Cuando el monto del valor referencial de una obra pblica sea igual o mayor a

S/. 4 050 000.00 el organismo ejecutor debe contratar, obligatoriamente, la

supervisin y control de obras.

b) La Adquisicin de Bienes y de Suministros: Licitacin Pblica, si el valor referencial es igual o superior a S/. 450

000.00.

Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 450 000.00.

Esto tambin se aplica a los contratos de arrendamiento financiero.

c) La Contratacin de Servicios y de Consultora, tales como prestaciones de

empresas de servicios, compaas de seguros, contratos de arrendamiento nofinancieros y del personal contratado directamente por locacin de servicios,

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as como investigaciones, proyectos, estudios, diseos, supervisiones,

inspecciones, gerencias, gestiones, auditoras, asesoras y peritajes de

acuerdo a:

Concurso Pblico, si el valor referencial es igual o superior a S/. 200

000.00.

Adjudicacin Directa, si el valor referencial es inferior a S/. 200 000.00.

La contratacin de auditoras externas se realiza de conformidad con las

normas que rigen el Sistema Nacional de Control.

4. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIN Y PLAZOS POR TIPO DE

SELECCIN

Etapas del Proceso en Licitaciones Pblicas y Concursos Pblicos

El calendario de las licitaciones pblicas y concursos pblicos contendr las

etapas establecidas en el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones

y Adquisiciones del Estado. (Ver el cuadro N 01).

En las licitaciones pblicas y concursos pblicos entre la convocatoria y la

presentacin de propuestas existir un plazo no menor a veinte (20) das y se

computa a partir del da siguiente de la publicacin de la convocatoria en el

SEACE.

El plazo entre la integracin de las Bases y la presentacin de propuestas no

podr ser menor de cinco (5) das.

Etapas del Proceso en Adjudicaciones Directas

El calendario de las adjudicaciones directas contendr las etapas establecidas en

el artculo 97 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones delEstado, fusionndose en una sola las etapas de presentacin y absolucin de

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consultas, y de formulacin de observaciones a las Bases, absolucin de

observaciones e integracin de stas, las cuales se desarrollarn

simultneamente.

Entre la convocatoria y la fecha de presentacin de las propuestas existir un

plazo no menor de diez (10) das.

El plazo entre la integracin de las Bases y la presentacin de propuestas no

podr ser menor de tres (3) das.

Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y

servicios

Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la adquisicin o

contratacin de bienes y servicios son las siguientes:

1) Convocatoria y registro de participantes;

2) Presentacin y Evaluacin de Propuestas;

3) Otorgamiento de la Buena Pro.

Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para la consultora de

obras o ejecucin de obras

Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la contratacin de

consultora o ejecucin de obras son las siguientes:

1) Convocatoria y registro de participantes;

2) Presentacin de Consultas, absolucin e integracin de las Bases;

3) Presentacin de Propuestas;

4) Evaluacin de Propuestas;


Entre la convocatoria y la fecha de presentacin de propuestas debe existir un

plazo no menor de seis (6) das.

5. CONVOCATORIA DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

Requisitos

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La convocatoria de todo proceso de seleccin deber contener obligatoriamente

lo siguiente:

1) La identificacin, domicilio y RUC de la Municipalidad que convoca

2) La identificacin del proceso de seleccin

3) La indicacin de la modalidad de seleccin, de ser el caso

4) La descripcin bsica del objeto del proceso

5) El valor referencial

6) El lugar y la forma en que se realizar la inscripcin o registro de participantes

7) El costo del derecho de participacin

8) El calendario del proceso de seleccin.

Convocatoria a Licitacin Pblica, Concurso Pblico y Adjudicacin Directa

Pblica

La convocatoria de las licitaciones pblicas, concursos pblicos y adjudicaciones

directas pblicas se realizar a travs de su publicacin en el Sistema Electrnico

de Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE.

La Comisin de Promocin de la Pequea y Micro Empresa: PROMPYME tendr

acceso permanente a la informacin de los procesos de seleccin registrados en

el SEACE para su anlisis y difusin entre las micro y pequeas empresas.

Convocatoria a Adjudicacin Directa Selectiva

La convocatoria a un proceso de Adjudicacin Directa Selectiva se realiza

mediante invitacin cursada a no menos de tres (3) proveedores y con la

respectiva notificacin a la Comisin de Promocin de la Pequea y Micro

Empresa: PROMPYME siempre que el objeto del proceso corresponda a sectores

econmicos donde exista oferta competitiva por parte de las MYPES, los cualesse determinarn mediante Decreto Supremo8.

Convocatoria a Adjudicacin de Menor Cuanta

La convocatoria se realiza mediante invitacin que puede ser a uno o ms

proveedores, segn corresponda en atencin a la oportunidad, al monto, y a la

complejidad, envergadura o sofisticacin de la adquisicin o contratacin.

8 De acuerdo al artculo 18 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

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La convocatoria de los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes o

contratacin de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a

cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratacin de la

ejecucin de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez

Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificarn a la Comisin de

Promocin de la Pequea y Micro Empresa: ROMPYME siempre que el objeto del

proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva por

parte de las MYPES.

CONSULTAS FRECUENTES

Consulta

Cul es el procedimiento para la modificacin del plan anual de

adquisiciones y contrataciones?

Para modificar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, debidamente

aprobada por el Titular del Pliego (Alcalde), deber de revisarse previamente la

asignacin presupuestal que posibilite tal modificacin.

Se modificar el Plan cuando:

1. Se tenga que incluir o excluir procesos de seleccin.

2. Se modifique la cantidad prevista de bienes, servicios u obras en ms de

veinticinco por ciento del valor estimado en el Plan y ello cambie el tipo deproceso de seleccin.

La aprobacin y difusin de las modificaciones del Plan Anual se har de la forma

prevista en los Artculos 25 y 26 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y

Contrataciones del Estado aprobado por el D.S. 084-2004-PCM, que seala que

deber ser aprobado por el titular del Pliego, es decir, el Alcalde.

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Las modificaciones debern de ser publicados en el SEACE, en un plazo no

mayor de (05) das hbiles despus de aprobada la modificacin, a travs del

Internet. De no contar con acceso a Internet, debern de remitirla por medios

magnticos (disquete, otros) al Consejo Superior de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado: CONSUCODE.

Consulta

Los procesos de bienes, servicios y obras de menor cuanta,

obligatoriamente deben ingresar al SEACE y llevarse a cabo todas las fases

del proceso en el indicado sistema?

Si. Los procesos de Menor Cuanta tienen particularidades, que hay tomar en

cuenta, pero en lo general se procede como cualquier proceso de seleccin.

En principio, las Adjudicaciones de Menor Cuanta que pueden ser

programadas- sern incluidas en el Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones.

Hay que tener en cuenta que la Adjudicacin de Menor Cuanta, se convoca

para:

a) La adquisicin o contratacin de bienes, servicios y obras, cuyos montos

sean inferiores a la dcima parte del lmite mnimo establecido por las

normas presupuestarias para las licitaciones pblicas o concursos pblicos,

segn corresponda. Las adjudicaciones de menor cuanta, destinadas a la

adquisicin de bienes y servicios as como para la contratacin de obras,

sern notificadas a PROMPYME, segn lo dispuesto en el segundo prrafo

del Artculo 96 del Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contratacionesdel Estado.

b) Los procesos declarados desiertos y

c) La contratacin de expertos independientes para que integren los Comits

Especiales

Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para bienes y

serviciosLas etapas son las siguientes:

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1) Convocatoria y registro de participantes

2) Presentacin y Evaluacin de Propuestas


Etapas del Proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta para la consultora

de obras o ejecucin de obras

Las etapas de la Adjudicacin de Menor Cuanta para la contratacin de

consultora o ejecucin de obras son las siguientes:

1) Convocatoria y registro de participantes

2) Presentacin de Consultas, absolucin e integracin de las Bases

3) Presentacin de Propuestas

4) Evaluacin de Propuestas


Como se realiza el proceso de Menor Cuanta

La convocatoria se realiza mediante invitacin que puede ser a uno o ms

proveedores, segn corresponda en atencin a la oportunidad, al monto, y a la

complejidad, envergadura o sofisticacin de la adquisicin o contratacin.

La convocatoria de los procesos de seleccin para la adquisicin de bienes o

contratacin de servicios, cuyos valores referenciales sean iguales o superiores a

cuatro Unidades Impositivas Tributarias (4 UIT), y para la contratacin de la

ejecucin de obras cuyos valores referenciales sean iguales o mayores a diez

Unidades Impositivas Tributarias (10 UIT) se notificarn a la Comisin de

Promocin de la Pequea y Micro EmpresaPROMPYME siempre que el objeto

del proceso corresponda a sectores econmicos donde exista oferta competitiva

por parte de las MYPES.

Consulta

Por qu para adquirir un producto de gran valor se enva una convocatoria

a PROMPYME y CONSUCODE?

La Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, seala que las

adquisiciones de Bienes y Servicios que superen 1 (una) Unidad ImpositivaTributaria: UIT (3,300 nuevos soles para el presente ao 2006) debern ser

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realizadas a travs de un proceso de menor cuanta, el que deber de ingresarse

en el SEASE (pagina del CONSUCODE en el que se publican todos los procesos

de seleccin: Menor Cuanta, Concursos Pblicos, Adjudicacin Directa Selectiva,

Adjudicacin Directa Pblica, Licitacin Pblica, etc.

Asimismo deber de comunicarse a PROMPYME, de acuerdo a lo dispuesto por

la Ley y su Reglamento, con la finalidad de que las MYPES locales participen en

los procesos convocados por las Instituciones Publicas.

Consulta

Cules son las funciones que cumple el comit especial de adjudicaciones

directas selectivas, y quienes pueden conformarlo?

El Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado establece

especficamente las funciones de los Comits Especiales y quines pueden

integrarlos. Para el caso de Adjudicaciones Directas Selectivas puede designarse

un Comit Especial especfico, pero lo recomendable es la designacin de un

Comit Especial Permanente que es permitido para adjudicaciones directas (sean

adjudicaciones directas selectivas o adjudicaciones directas pblicas), conforme

dispone el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en

su articulo 44 (ver tambin artculo 77 de la misma norma).

* Las funciones de ste Comit Especial Permanente son las mismas que

cualquier Comit Especial, es decir, es competente para elaborar las bases del

proceso, convocar al proceso, absolver las consultas y observaciones, evaluar las

propuestas, otorgar la buena pro, declarar desierto si es el caso, consultar o

proponer las modificaciones de las caractersticas tcnicas y el valor referencial,

todo acto que considere necesario para el desarrollo del proceso hasta el

consentimiento de la buena pro. El Comit Especial no podr modificar de oficiolas Bases aprobadas.

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El Comit Especial Permanente puede estar integrado por 3 5 personas. En

cualquiera de los casos, uno de los integrantes deber pertenecer

necesariamente a la dependencia encargada de contrataciones y adquisiciones

de la entidad (tenga en cuanta que la ley no obliga a que sea funcionario), otro de

los integrantes deber ser del rea usuaria (quien va a utilizar el bien o servicio

materia del proceso de seleccin). Uno de los miembros, cualquiera de ellos,

debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria. Por ejemplo,

si se va a adquirir maquinarias de construccin, uno de los integrantes del Comit

debe conocer explcitamente de este tema, si se va a adquirir alimentos, ser

necesario de un especialista nutricionista. Si la municipalidad no tiene tcnicos

especialistas en el objeto de la convocatoria, sera recomendable contratar un

independiente especialista externo para que forme parte del Comit o lo asesore.

Ello est permitido. Vase el reglamento mencionado, artculo 49).

Consulta

Cmo informar a CONSUCODE el Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones: PAAC?

La remisin de informacin al CONSUCODE y la informacin contenida en el Plan

Anual de Adquisiciones y Contrataciones se hace a travs de uno de los

mecanismos siguientes, de acuerdo a las facilidades tcnicas con que cuente la

municipalidad:

a) Las municipalidades que no cuenten en su localidad con acceso a Internet,

podrn remitir la informacin por medio impreso, de acuerdo con formatoespecialmente diseado para el efecto.

b) Las municipalidades que cuentan con acceso al servicio de Internet en su

localidad debern elaborar y remitir el Plan Anual a travs del Programa

especialmente diseado para tal efecto, el mismo que se encuentra a su

disposicin en la pgina electrnica del CONSUCODE

http://www.consucode.gob.pe.

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En este caso, la informacin del Plan Anual podr ser remitida a travs de

cualquiera de las siguientes formas:

1. Ingresando el Plan Anual directamente al Sistema Electrnico sobre

Adquisiciones y Contrataciones del Estado: SEACE. Esta es la opcin

recomendada si la municipalidad posee acceso a una lnea dedicada.

2. Ingresando la informacin a una hoja electrnica, descargada previamente

desde la pgina web de CONSUCODE http:\\www.consucode.gob.pe, y

envindola en forma electrnica va el Sistema Electrnico sobre

Contrataciones y Adquisiciones del Estado: SEACE. Para ello se deben seguir

las instrucciones del respectivo formato. Excepcionalmente, en caso de

imposibilidad o limitaciones para realizar el envo de la hoja electrnica a

travs de la Internet, la municipalidad podr remitirla por medio magntico

(disquete de 3"), sin perjuicio de acompaar el documento respectivo que

acredite la veracidad de lo indicado en los archivos digitales, firmado por el

Titular del Pliego o la mxima autoridad administrativa de la Entidad o el

funcionario en quien se hubiera delegado dicha facultad.

A fin de utilizar los mecanismos indicados en el literal b), la municipalidad debe

tramitar ante el CONSUCODE la creacin de un usuario para el acceso al

Sistema de Informacin sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Para tal

efecto, la Entidad deber remitir al CONSUCODE el nombre, cargo y correo

electrnico de la persona responsable de interactuar con el Sistema. En

respuesta, CONSUCODE notificar al correo electrnico indicado el usuario y

contrasea inicial para la persona designada. La solicitud de creacin de usuariodeber estar refrendada por el Titular del Pliego Presupuestario, por la mxima

autoridad administrativa de la municipalidad o por el funcionario designado de

conformidad con el numeral 2 de las Disposiciones Especficas de la Directiva,

segn corresponda.

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La remisin de la informacin regulada por la Directiva9 respectiva ser de

responsabilidad del Titular del Pliego Presupuestario o de la mxima autoridad

administrativa de la Entidad, segn corresponda, es este caso el Alcalde.

La informacin del Plan Anual presentada por las Entidades al CONSUCODE

tiene carcter de declaracin jurada y est sujeta a las responsabilidades legales.

La simple presentacin no implica la convalidacin o conformidad de la

informacin reportada que no se cia a la Directiva correspondiente.

En caso de detectarse omisin en la presentacin de la informacin o defectos en

su contenido, el infractor asumir la responsabilidad que le asiste, conforme a la

normativa vigente, sin perjuicio de ponerse el caso en conocimiento de la

Contralora General de la Repblica.

Consulta

Cmo y cuando se podra modificar el presupuesto de cada

municipalidad? Por qu a veces el presupuesto designado para una obra

se acaba antes de la culminacin? En ese caso podra modificarse o que

se podra hacerse?

El presupuesto municipal puede ser modificado por la sesin de consejo previo

informe del gerente de planificacin y presupuesto o de quien haga sus veces-

con el sustento respectivo.

En relacin a los presupuestos de obra, en muchos casos no se contempla el tipo

de terreno (rocoso, arenoso, etc.) y esto hace que sea necesario ampliar el

presupuesto inicial. Para ampliarlo tiene que haber un informe tcnico delresponsable de la obra. Existen otros casos en los que, por ejemplo, en el

expediente no se contemplan obras complementarias y esto hace que el

presupuesto se ample. En estos casos se puede modificar el presupuesto con el

informe respectivo. La ruta es la siguiente: 1. Oficina de Planificacin y

Presupuesto 2. Comisin de Regidores de Planificacin y Presupuesto para su

dictamen 3. Sesin de Concejo para su aprobacin.

9 DIRECTIVA N 005-2003/CONSUCODE/PRE

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Consulta

Una vez aprobado el PAAC, es posible incorporar los procesos para la

compra de los programas de complementacin alimentaria?

S es posible. Para ello han de observarse los pasos establecidos en el artculo 27

del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

Este artculo seala que el Plan Anual de Adquisiciones podr ser modificado de

conformidad con la asignacin presupuestal o en caso de reprogramaciones de

las metas institucionales. Seala, en su inciso primero, que el PAAC se modificar

cuando se tengan que incluir o excluir procesos de seleccin, lo que quiere decir

que s es posible incorporar el proceso para la compra de los programas de

complementacin alimentaria.

Una vez incluido, el Plan Anual modificado deber ser aprobado por el alcalde,

para que se pueda pasar a realizar el proceso de seleccin. De lo contrario, no es

procedente.

Consulta

La adjudicacin de menor cuanta de bienes y servicios debe contar con un

contrato

No. La adjudicacin de menor cuanta de bienes y servicios debe contar con una

orden de compra u orden de servicio. No es necesario suscribir contrato alguno.

Tampoco es necesario que el ganador de la buena pro presente una garanta de

fiel cumplimiento.

Consulta

Cmo se perfecciona un contrato derivado de una adjudicacin de menor

cuanta?

Segn el Artculo 197 del Reglamento los contratos se perfeccionan con la

suscripcin del documento que los contiene. Sin embargo, tratndose deadjudicaciones de menor cuanta, distintas a las convocadas para la ejecucin de

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obras, el contrato se podr perfeccionar con la recepcin de la orden de compra o

de servicio.

el sistema de abastecimiento 1

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