EL GERENTE DEL PROYECTO

Integrantes:Chu Moya Marco AntonioPintado Fiestas YeseniaSalas Burga Karla ElizabethValverde Cahuas Ramiro MartínVásquez ARIAS Fiorella Araceli

Antecedentes• El gerente del proyecto es un ingrediente clave en el éxito de un

proyecto y debe poseer un conjunto de habilidades que ayuden al equipo del proyecto a tener éxito. Tiene que ser un buen líder que inspire a las personas asignadas al proyecto a trabajar como equipo para implementar el plan y lograr el objetivo del proyecto, comprometerse con el desarrollo de las personas que trabajen en el proyecto.

Responsabilidades del Gerente del Proyecto

• Asegurar que el alcance del trabajo se termine con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo para que el cliente quede satisfecho.

• Proporcionar liderazgo en la planeación organización y control del esfuerzo para lograr el objetivo establecido.

Planeación

• El gerente define con claridad el objetivo del proyecto llegando a un acuerdo con el cliente sobre el mismo.

• Se comunica al equipo del proyecto creando una visión guiada hacia el éxito.

• El gerente del proyecto organiza un plan ligado al objetivo involucrando al equipo.

• El gerente revisa el plan con el cliente a fin de obtener su respaldo• Compara el avance real con el avance planeado.• Es importante que este sistema se comunique a todo el equipo de

proyecto para que se aplique de manera adecuada.

Organización

• Conseguir los recursos apropiados para realizar el trabajo.• El gerente del proyecto decidirá que tareas deben hacerse en la

propia empresa.• Obtención del compromiso de las personas específicas que

trabajarán en el proyecto.• Asigna responsabilidades y delega autoridad en personas

específicas o subcontratistas.• Designa líderes para grupos de tareas específicos.• Creación de un entorno en la cual las personas se sientan muy

motivadas para trabajar como equipo

Control

• El gerente implementa un sistema de administración de proyectos diseñado para dar un seguimiento del avance real y compararlo con el planeado.

• Los miembros del equipo monitorean el avance de las tareas y al mismo tiempo proporcionan datos y costos.

• Realizar una acción inmediata si el avance real es menor que el avance planeado.

• Identificar a tiempo los problemas.• Intervenir y actuar con anticipación y previsión

Habilidades del Gerente del proyecto• El Gerente del proyecto debe poseer un conjunto de habilidades que

inspiren al equipo a tener éxito y ganen la confianza del cliente.• Los gerente de proyecto efectivos tienen una capacidad de

liderazgo firme, la habilidad para desarrollar personas, excelentes habilidades de comunicación, buenas habilidades interpersonales, capacidad para manejar el estrés, para resolver problemas y de administración de tiempo.

Habilidad de Liderazgo

• El gerente del proyecto debe lograr que el trabajo se realice a través del equipo de proyecto estimulándolos para que trabajen como equipo y lograr el objetivo de manera satisfactoria.

• El liderazgo del proyecto requiere dirección no que se de órdenes.• Ele gerente del proyecto debe tener cuidado de no suscitar

situaciones que provoquen que las personas se desanimen.• No dirigir en exceso y decirles al personal como hacer su trabajo.• Fomentar la motivación por medio del reconocimiento del equipo.• El gerente de proyecto fija el tono para el equipo al establecer un

ambiente de confianza, altas expectativas y satisfacción• El gerente también debe de estar motivado

Habilidad para fomentar el desarrollo de las personas

• El gerente de proyecto efectivo tiene un compromiso con la capacitación y el desarrollo de las personas que trabajan en el proyecto.

• Utiliza el proyecto como una oportunidad para agregar valor a la base de experiencia de cada persona y adquieran mas experiencia.

• Debe establecer un entorno donde las personas puedan aprender las tareas que realizan.

• Debe ser capaz de proporcionar oportunidades para el desarrollo y aprendizaje y alentar a las personas a tomar la iniciativa, correr riesgos y tomar decisiones.

• El gerente reconoce que los errores son parte de la experiencia.• El gerente puede proporcionar entrenamiento para ayudar a mejorar

Habilidades de Comunicación

• La comunicación debe ser de manera periódica con el equipo, subcontratistas, el cliente y la alta gerencia de su empresa.

• El gerente de proyecto efectivo comunican y comparten información en una variedad de formas.

• Debe pasar mas tiempo escuchando las expectativas, las necesidades expresadas por el cliente y las ideas e inquietudes expresadas por el equipo que hablando y dominando una conversación.

• Debe observar a los miembros de equipo de manera individual.• Debe de establecer una comunicación continua con el cliente.• Su información debe ser verdadera y honesta.• Proporcionar retroalimentación a tiempo al equipo y al cliente.

Habilidades Interpersonales

• El gerente debe definir expectativas claras de los miembros del equipo.

• Involucrar al equipo en el desarrollo de un plan que muestra que tareas se asignan a cuales personas y como se interrelacionan.

• Es importante que desarrolle una relación con cada persona del equipo.

• Debe enterarse de los intereses personales de cada persona sin convertirse en un intruso, buscando el interés común con cada persona.

• Influir en los pensamiento y acciones de otros, ya que en todo proyecto se persuade y negocia con el cliente.

• Lidia con el desacuerdo o la división entre los miembros del equipo.

Capacidad para manejar el estrés

• El gerente no puede entrar en pánico en caso de que el proyecto este en peligro.

• El gerente de proyecto efectivo es capaz de hacer frente de manera constante a las condiciones cambiantes.

• El gerente debe actuar como un amortiguador entre el equipo y ya sea entre el cliente o la alta gerencia.

• El gerente del proyecto debe de tener buen sentido del humor, ya que este lo puede ayudar a manejar el estrés y relajar la tensión.

• El gerente de proyecto puede organizar actividades que alivien el estrés para el equipo del proyecto. (paintball, softball, paseos ,etc.)

Habilidades para solucionar problemas• El gerente de proyecto debe solucionar los problemas de manera

correcta identificándolos de manera temprana, esto permitirá mas tiempo para desarrollar una solución bien planeada.

• Un problema que se identifica a tiempo puede ser menos costoso y tener menos impacto en otras partes del proyecto

• Se requiere de un sistema de información manejado por datos precisos y oportunos.

• El gerente debe estimular al equipo para detectar los problemas a tiempo y resolverlo por sí mismos.

• El equipo debe comunicar la información del problema a tiempo para encontrar una solución.

Habilidades para la administración del tiempo

• Los proyectos requieren de mucha energía debido a que involucran numerosas actividades concurrentes y sucesos inesperados.

• Para el uso óptimo del tiempo disponible, los gerentes deben tener autodisciplina, ser capaces de priorizar y mostrar una disposición.

Desarrollo de las habilidades necesarias para ser gerente de proyecto

• Las personas no nacen con las habilidades necesarias para ser un gerente de proyecto efectivo, sino que desarrollan estas habilidades. Hay varias formas de desarrollarlas:

• Adquirir experiencia• Buscar retroalimentación de otros• Realice una autoevaluación y aprenda de sus errores• Entreviste a los gerentes de proyecto que tienen habilidades que quiere

desarrollar usted mismo• Participe en programas de capacitación• Únase a organizaciones• Lea• Ofrézcase como voluntario

Delegación• Consiste en facultar al equipo para lograr el objetivo del proyecto y

facultar a cada miembro del equipo para obtener los resultados esperados en su área de responsabilidad de manera satisfactoria.

• Los miembros del equipo de proyecto deben entregar resultados específicos.

• La delegación eficiente requiere de habilidades de comunicación efectiva

• La delegación implica seleccionar a los miembros del equipo de proyecto mejor calificados para realizar cada tarea y luego facultarlos para realizarla

Manejo del Cambio• Los cambios pueden ser iniciados por el cliente, por el equipo de

proyecto o pueden ser provocados por ocurrencias anticipadas durante el desempeño del proyecto.

• El impacto que un cambio tiene en el logro del objetivo del proyecto puede verse afectado cuando se identifica el cambio durante el proyecto.

• Estos procedimientos deben cubrir la comunicación entre el gerente y el cliente y entre el gerente y el equipo. Estos cambios se deben acordar tanto verbal como escrito.

• El trabajo del gerente de proyecto es manejar y controlar los cambios para reducir al mínimo cualquier impacto negativo y evidenciar a todo el equipo.

Preguntas• 1.Describe qué debe hacer el gerente para realizar la función de

planeación.Primero el gerente debe definir con claridad el objetivo del proyecto llegando a un acuerdo con el cliente sobre el mismo, luego se comunica al equipo del proyecto y organiza un plan ligado al objetivo involucrando al equipo. Por último el gerente y el cliente revisan el proyecto comparando el avance real con el planteado• 2.Describa ¿qué debe hacer el gerente de proyecto para realizar la

función de organización?. El gerente del proyecto decidirá que tareas deben hacerse en la propia empresa obteniendo el compromiso de las personas específicas que trabajarán en el proyecto y asignándoles responsabilidades delegando autoridad en personas específicas o subcontratistas. También puede designar líderes para grupos de tareas específicos.Ejm.: Un proyecto de creación de un avión. El gerente delega un encargado para la fabricación de cada pieza del avión. Estas piezas serán reunidas en un punto para posteriormente ser ensambladas y completar el avión.

• 3. Describir que debe hacer el gerente de proyecto para realizar la función de control.

El gerente implementa un sistema de administración de proyectos diseñado para dar un seguimiento del avance real y compararlo con el planeado. Debe Identificar a tiempo los problemas e intervenir y actuar con anticipación y previsión.Ejm: Monitoreo de llamadas telefónicas en un call center• 4.¿Cuáles son algunas habilidades esenciales de un gerente de

proyecto efectivo? ¿Cómo se pueden desarrollar estas habilidades?

Habilidades de líder, de comunicación, de relación con las personas, manejo del estrés, solución de problemas y administración del tiempo. Estas habilidades pueden desarrollarse por medio de la experiencia, al buscar retroalimentación de otros, realizar una autoevaluación y aprender de los errores propios.• 5.Describa por qué un gerente de proyecto requiere de

habilidades de buena comunicación oral y escrita.Porque de esta manera los costos del proyecto pueden ser mayores que lo esperado y los programas pueden extenderse.

• 6.¿Qué significa el término “habilidades interpersonales”? Mencione algunos ejemplos de habilidades interpersonales y explique por qué son importantes.

Son habilidades que dependen de las buenas habilidades de comunicación orales y escritas. Es el interés personal en cada persona sin convertirse en un intruso, para esto el gerente debe aprender a escuchar ,estimular a esa persona e influir en ella.Ejm: Influir en la decisión del cliente sobre aumentar recursos innecesarios como un modelo de mayólica para una construcción los cuales elevarían los costos.• 7.¿Qué puede hacer un gerente de proyecto para ayudar a crear un

entorno en el cual el equipo de proyecto se sienta motivado?Fomentar la motivación en base al reconocimiento, de esta manera ellos se sienten que están contribuyendo con el proyecto y se sienten reconocidos, estimulando su conducta.• 8.¿Qué significa el término delegación?¿Porque la delegación es esencial

para la administración de proyectos? Proporcionar ejemplos.Consiste en facultar al equipo para lograr el objetivo del proyecto para obtener los resultados esperados en su área de responsabilidad.Ejm: Cambiar de puesto a un trabajador al puesto de supervisor considerando el tiempo en el trabajo, sus capacidades actuales y su potencial.

• 9¿Cuáles son algunas barreras para la delegación efectiva?• El gerente tiene un interés personal en la tarea o piensa que puede

hacerlo mejor o más rápido.• El gerente del proyecto no tiene confianza en la capacidad de otros

para hacer el trabajo.• El gerente teme perder el control del trabajo y no saber qué esta

pasando.• Los miembros del equipo tienen miedo a la crítica por los errores o no

tienen seguridad e sí mismos.• 10.¿Por qué es importante manejar los cambios durante un

proyecto?¿Cómo se inicia un cambio? Es importante para reducir al mínimo cualquier impacto negativo en el logro exitoso del objetivo del proyecto.Los cambios pueden ser iniciados por el cliente, por el equipo de proyecto o pueden ser provocados por ocurrencias anticipadas durante el desempeño del proyecto.Ejm: comprar un producto en un instante adecuado prediciendo una posible subida de precios del mismo.

• 11.Describir algunas maneras en que un gerente de proyecto puede hacer que un proyecto sea más divertido y que los miembros del equipo se comprometan más.

Fomentar una actitud positiva en los miembros del equipo , disfrutar del proyecto, dar un ejemplo positivo al equipo en términos de la conducta esperada.• 12.Piense en un proyecto en el que haya trabajado. Describir

que hizo el gerente para que el proyecto fuera eficiente o ineficiente. Cómo podría haber hecho un mejor trabajo el gerente.

• Un proyecto cuyo objetivo era expandir los centros de distribución en la zona norte del país. Entre sus características están:

• Se requería de personal residente del lugar para trabajar en un local instalado.

• Instalar un sistema ERP en todos los puntos de distribución.• Realizar capacitaciones al personal nuevo.• Verificar si el presupuesto era suficiente para cubrir los nuevos costos.• El proyecto fue exitoso y se logró instalar 4 puntos en Chimbote, Trujillo

Chiclayo y Piura

Conclusiones• Estas habilidades esenciales pueden desarrollarse por medio de la

experiencia, al buscar retroalimentación de otros, realizar una autoevaluación y aprender de los errores propios.

• El gerente de proyecto exitoso no espera ver como se resuelven las cosas, actúa y previene.

• Es importante la motivación por medio del reconocimiento, esto los estimula cumplir con los objetivos.

Recomendaciones• Es importante entrevistar a gerentes efectivos , participar en

programas de capacitación e unirse a organizaciones en las cuales estas habilidades puedan probarse.

• Mantener motivado al personal reconociendo su esfuerzo ya que de esta manera estimula a un mayor esfuerzo y contribución con el proyecto.

• Es muy importante mantener la comunicación y liderazgo firme esto llevará al éxito del proyecto.