Ejercicio 5Captulo 3-INFORMACION Y COMUNICACION

Instrucciones y enunciado del ejercicio: Defina cada paso dentro del ciclo de la informacin para los procesos siguientes:

1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco Recopilar todos los gastos hechos durante el mes. Procesar todos los datos en un computador y posteriormente guardarlos. Distribuir el resultado del IVA a pagar a las personas interesadas. Se analizan todos los reportes generados mensualmente para verificar ganancias y prdidas.

2. Recepcin y Distribucin de documentos en la organizacin Recopilar informacin con la secretaria de todos los documentos recibidos y enviados en la organizacin Generar un reporte diario de cuanta documentacin entra y sale de la oficina Se distribuye la informacin del reporte a todo el personal involucrado. El personal que solicito la informacin analiza de qu forma se puede archivar todos los documentos recibidos y al mismo tiempo como puede ser efectiva la distribucin de documentacin dentro de la organizacin.3. Generacin de Informes de Inventario

Recopilar la clase de productos que se manejan dentro de la organizacin Generar un reporte de la cantidad de productos existentes. Enviar el resultado al personal correspondiente. Verificar cuales son los productos que se venden con mayor facilidad y cules son los que no tienen una buena rentabilidad.

4. Facturacin para cursos matriculados en lnea. Verificar los cursos que se van a impartir. Colocar en la pgina electrnica de la institucin los cursos que van a ser impartidos, los horarios y el costo de los mismos. Distribuir la direccin de la pgina electrnica para poder acezar y as poder realizar los pagos. Se enva la factura electrnica por medio del correo electrnico.

5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera. Recopilar todos los flujos de dinero en efectivo que recibi la gerencia. Procesar todos los gastos que se realizaron y de cuanto efectivo se dispone del total obtenido, mediante un reporte general. Distribuir la informacin obtenida al personal que la solicito. Mediante el reporte obtenido se tomaran decisiones para mejoras de la organizacin.

Ejercicio 6Capitulo 3-INFORMACION Y COMUNICACIN

Instrucciones y enunciado del ejercicio: Determine cul es el propsito de la comunicacin en la administracin. Explique porque y como se logra un cambio de la estructura organizacional para:

1. Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados.Se va a lograr en el momento en el que se haga entender a cada subordinado que debe respetar la jerarqua que existe dentro de la organizacin, porque esto har que la comunicacin sea ms efectiva y entendible para cada colaborador de la organizacin.

2. Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales.Lograr hacer sentir que cada colaborador dentro de la organizacin es una pieza clave para el desarrollo de los objetivos y del cumplimiento de metas, informndole al colaborador todo lo concerniente al producto que se est elaborando que en este caso son chocolates, como hacerle saber que si realizan bien el trabajo el producto ser el mejor, porque as lograremos que la empresa se coloque como una de las mejores en el mercado.

3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones.Porque as tendremos bien informados a todo el personal de mando medio de lo que los mandos altos desean para la organizacin, y lo vamos a realizar mediante la retroalimentacin, que se tendr que realizar como mnimo una vez a la semana, para que de esta forma puedan tomar decisiones correctas y acordes a lo que la empresa necesita.

4. Clarificar las responsabilidades de tarea.Porque de esta forma queda bien estipulado cuales son las funciones que le competen a cada colaborador, as de esta forma no van a realizar todos una misma funcin y al final ninguno realiza nada, y lo vamos a lograr mediante el uso de alguna pizarra en donde se coloquen las funciones y las metas individuales. Asimismo podemos solicitar reportes en los cuales se lleve un control diario de lo que realizan en el da.

5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeo.Con esto lograremos hacer que cada quien conozca la jerarqua dentro de la empresa y hacer que cada quien la respete, lo vamos a lograr mediante la presentacin formal de cada mando ya sea alto o medio con el personal que tendr a cargo e indicarles que cualquier duda o inconveniente se tienen que avocar a la persona que corresponde.

Ejercicio 7Captulo 4-Sistematizacin

Instrucciones y enunciado del ejercicio: En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar determinado proceso de dicho departamento. A continuacin se identifican cinco de los errores tpicos que se cometen con ms frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Despus de haber ledo la informacin complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este captulo.

ERRORDEFINICINSOLUCIN

Carecer de un planAl sistematizar procesos dentro de un departamento de atencin al cliente, se desconoce que se est sistematizando, porque y hacia donde llevara dicho proceso.Definir los objetivos que se persiguen

Establecer el plan de desarrollo en fases.

Se busca un sistema de talla nicaSe consideran paquetes ya elaborados de software que apoyen la sistematizacin del proceso del departamento de atencin al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visin y sus necesidades

Identificacin de las necesidades del usuario.

Crear un plan de trabajo.

No se documenta el procesoSe cuenta con un sistema que apoya al departamento de atencin al cliente, que se ha desarrollado con el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dicho proceso no est documentado.Crear manuales operativos en borrador.

Plan revisado de trabajo.

La falta de implementacinSe detiene o no se concluye la implementacin o ejecucin del proceso de sistematizacin para el departamento de atencin al cliente. La documentacin por s sola no es suficiente.

Estrategia revisada de transicin.

Crear planes de contingencia.

Dejando fuera la cuantificacinNo se tienen claramente definidos y cuantificables los resultados que se esperan de la sistematizacin de los procesos del departamento de atencin al cliente. La evaluacin de sistemas es un paso esencial. Sin esta informacin se hace casi imposible llevarla a cabo

Crear un reporte de fallas.

Estadsticas de rendimiento.

Ejercicio 8Capitulo 4-SistematizacinInstrucciones y enunciado del ejercicio: De acuerdo a lo estudiado en el captulo, en la columna Justifique escriba que caractersticas debiera tener el proceso a automatizar para recomendar el tipo de sistema especificado en la tabla.

Inteligencia Empresarial o Business InteligenteTiene que estar enfocada al anlisis y no a la operacin de la empresa. Toma de decisionesQuerer hacer que el gerente tome las decisiones en la forma ms acertada posible. Manipulacin de los datos.Permitir manipular los datos y producir informacin para su posterior uso. Administracin de documentosPermitir administrar todos los documentos existentes ComunicacionesTener una buena comunicacin dentro de la empresa para lograr las tareas dentro de la oficina. AlmacenamientoQuerer almacenar la informacin en un lugar seguro, crear copias de seguridad en caso de contingencia o desastres. Sistemas de soporte a la oficinaApoyar a las personas que laboran en la oficina al realizar sus tareas mediante el uso de computadoras conectadas en red. Sistemas ExpertosDesear que programas realicen la funcin del ser humano, que piensen y razonen en forma similar. Sistemas de procesamiento de transaccionesQuerer generar sistemas de informacin empresarial o de inteligencia empresarial. CRM-Software para la administracin de la relacin con los clientesTener un enfoque sistmico de manejar las relaciones con los clientes