ejemplo presupuesto anual empresa tipo comercial, vinculación de presupuestos operativos con...

P R ES U P U ESTO A N UA L E j emp l o pa ra emp re sa t i p o c ome r c i a l

¿Cómo vincular los presupuestos operativos con los objetivos

estratégicos?

Situación “Comercial 4.0” se dedica a la compraventa del producto X4.O.

4 departamentos:

Adm in i s t ra c i ó n , a lmacén , r e pa r t o y c ome r c i a l

Vende con un margen del 20%

Compra a 100 € y vende a 120 € )

Inventar io in ic ia l de 500€

TOTAL AÑO

Ventas principales 842.000,00

Compras -719.000,00

Variación de inventario 45.400,00

Margen sobre aprovisionamientos 168.400,00

Resultado del último ejercicio completo finalizado

Los gastos de “Comercial 4.0”

Algunos gastos son propios de cada

departamento.

Po r e j emp l o , l o s s ue l do s de l o s t ra ba j ado re s .

Otros gastos se d iv iden entre var ios por ser

indirectos.

Po r e j emp l o , l a s c om i s i o ne s banca r i a s .

Costes de ADMINISTRACION: teniendo en cuenta los directos e indirectos en base a criterios objetivos.

TOTAL AÑO Sueldos de administración -15.600,00

Seguridad Social -3.900,00 Limpieza del departamento -240,00

Material de oficina -183,00 Teléfono de administración -713,00

TOTAL COSTES DIRECTOS -20.636,00

Gastos de I+D imputados 0,00

Alquileres imputados -4.500,00

Servicios de profesionales imputados -537,27 Seguros imputados 0,00

Comisiones Bancarias imputadas -86,40 Gastos de publicidad imputados 0,00

Luz y Agua imputadas -721,48 Otros gastos diversos imputadas 0,00

Gastos de viaje administrador imputados 0,00

Costes financieros menos ingresos imputados -550,65 Resultados extraordinarios imputados 0,00

TOTAL COSTES SECCIÓN -27.031,80

Costes de ALMACENAJE: teniendo en cuenta los directos e indirectos en base a criterios objetivos.

TOTAL AÑO Sueldos almacén -18.000,00

Seguridad Social -4.500,00

Reparaciones de almacén 0,00

TOTAL COSTES DIRECTOS -22.500,00 Gastos de I+D imputados 0,00

Alquileres imputados -24.750,00 Servicios de profesionales imputados -585,80

Seguros imputados 0,00

Comisiones Bancarias imputadas -94,21

Gastos de publicidad imputados 0,00 Luz y Agua imputadas -786,65

Otros gastos diversos imputadas 0,00 Gastos de viaje administrador imputados 0,00

Costes financieros menos ingresos imputados -600,39 Resultados extraordinarios imputados 0,00


Costes de COMERCIAL: teniendo en cuenta los directos e indirectos en base a criterios objetivos.

TOTAL AÑO Sueldos de comerciales -18.000,00

Seguridad Social Comerciales -4.500,00


Alquileres imputados 0,00 Servicios de profesionales imputados -585,80

Servicios de profesionales imputados 0,00 Comisiones Bancarias imputadas -94,21 Gastos de publicidad imputados 0,00

Luz y Agua imputadas -786,65

Otros gastos diversos imputadas 0,00

Gastos de viaje administrador imputados 0,00 Costes financieros menos ingresos imputados -600,39

Resultados extraordinarios imputados 0,00


Costes de DISTRIBUCION: teniendo en cuenta los directos e indirectos en base a criterios objetivos.

TOTAL AÑO Sueldos de repartidores -18.000,00

Seguridad Social repartidores -4.500,00

Reparaciones vehículos de reparto -3.050,00

Combustible de vehículos de reparto -2.916,00


Alquileres imputados -6.750,00 Servicios de profesionales imputados -741,13

Seguros imputados 0,00 Comisiones Bancarias imputadas -119,19

Gastos de publicidad imputados 0,00 Luz y Agua imputadas -995,23

Otros gastos diversos imputadas 0,00 Gastos de viaje administrador imputados 0,00

Costes financieros menos ingresos imputados -759,58

Resultados extraordinarios imputados 0,00


La cuenta de resultados analítica es la siguiente:

TOTAL AÑO

Ventas 842.000,00

Costes directos (aprovisionamientos y variación de inventario)

-673.600,00

Margen directo 168.400,00

Costes de administración -27.031,80

Costes de almacenaje -49.317,04

Costes comerciales -24.567,04

Costes de distribución -37.831,13

Margen final 29.653,00

Teniendo en cuenta las unidades de producto vendidas:

TOTAL AÑO

Unidades de producto vendidas

7.016,67

Ventas entre precio de venta

Obtenemos los ratios por unidad de producto vendido:

TOTAL AÑO

Ingresos por unidad 120,00

Costes directos por unidad -96,00

Margen directo por unidad 24,00

Costes de administración por unidad

-3,85

Costes de almacenaje por unidad

-7,03

Costes comerciales por unidad -3,50

Costes de distribución por unidad

-5,39

Margen final por unidad 4,23

Así podemos ver la importancia de cada departamento en relación a lo producido.

Y medir su eficiencia período a período.

TOTAL AÑO

Costes de administración sobre ventas

-3,21%

Costes de almacenaje sobre ventas

-5,86%

Costes comerciales sobre ventas -2,92% Costes de distribución sobre ventas

-4,49%

Margen final sobre ventas 3,52%

TOTAL AÑO

Costes de administración sobre ventas -3,21%

Costes de almacenaje sobre ventas -5,86%

Costes comerciales sobre ventas -2,92%

Costes de distribución sobre ventas -4,49%

Margen final sobre ventas 3,52%

Almacenaje es el

departamento más costoso.

Representa casi

un 6% de las ventas.

De cada 100€, “Comercial 4.0” se lleva 3,52€ , una vez

acometidos todos los gastos.

Planificamos el siguiente año.

Objetivos Existen préstamos que atender por valor de

30.000 euros.

Los acc ionistas exigen div idendos por los

resul tados del año por 30.000 euros.

Por tanto, “Comerc ia l 4.0” debe generar

60.000 euros después de gastos en e l año

Se presupuestan la siguientes cifras:

Beneficio necesario anual 60.000,00

Margen sobre aprovisionamiento

20%

Para lograr el beneficio necesario hay que tener en cuenta los costes necesarios:

En principio se mantiene el mismo personal que el año anterior.

Gastos de personal necesarios

Sueldos administración 15.600,00

Seguridad Social dep. administración 3.900,00 Sueldos almacén 18.000,00

Seguridad Social dep. almacén 4.500,00

Sueldos de comerciales 18.000,00

Seguridad Social comerciales 4.500,00

Sueldos de repartidores 18.000,00 Seguridad Social repartidores 4.500,00

TOTAL 87.000,00

Restos de gastos necesarios

Gastos de I+D 0,00 La empresa no prevé inversiones en I+D

Alquileres 37.200,00 El contrato de alquiler prevé una subida de 100 euros mensuales

Reparaciones de almacén 0,00 Son instalaciones nuevas, no se prevén reparaciones

Reparaciones vehículo de reparto 6.300,00 Se presupone un importe superior al necesitar mas ventas

Servicios de profesionales 3.000,00 Minuta del asesor de 200 euros mensuales + 50 por posibles eventualidades (notarios, registro…)

Seguros 0,00 No tiene la empresa gasto por seguros

Comisiones bancarias 600,00 En base a criterios históricos, se presupuestan 50 euros al mes

Gastos de publicidad 0,00 La empresa no tiene intención de invertir en publicidad

Luz y Agua 3.290,00 Se asume la misma cifra que el año anterior

Combustible de vehículos industriales 5.832,00 Se asume un incremento en base al precio de la gasolina y al mayor número de viajes

Limpieza departamento de administración 240,00 La empresa externa no prevé subir la mensualidad

Material de oficina 180,00 Mas o menos en los niveles del año anterior

Teléfono de administración 840,00 Se asumen 70 euros mensuales

Gastos financieros 4.800,00 Con los préstamos y pólizas actuales, se prevén unos 400 euros mensuales de intereses

TOTAL

62.282,00

Gastos de personal previstos 87.000,00

Resto de gastos fijos previstos 62.282,00 Beneficio necesario 60.000,00

TOTAL A GENERAR 209.282,00 TOTAL A GENERAR ENTRE MARGEN SOBRE COMPRAS 1.046.410,00

Ventas necesarias para acometer los gastos fijos y el beneficio necesario establecido en los

objetivos.

20% de las ventas, que es lo que le queda a la empresa sobre el

precio de compra.

Establecido en los

objetivos

¿Y AHORA QUÉ? -Anal izar los números.

-Ver c i fras de ejerc ic ios pasados de ventas por

empleado.

-Conversar con los responsables del

departamento.

¡Tomar decisiones!

Conclusiones Con e l mismo personal es imposib le l legar a ese

nive l de ventas.

Decisiones:

-Aumentar e l personal en una persona por

departamento.

-Volver a calcular las ventas necesar ias.

Gastos de personal necesarios doblando al personal

Sueldos administración 36.000,00

Seguridad Social dep. administración 9.000,00

Sueldos almacén 36.000,00

Seguridad Social dep. almacén 9.000,00

Sueldos de comerciales 36.000,00

Seguridad Social comerciales 9.000,00

Sueldos de repartidores 36.000,00

Seguridad Social repartidores 9.000,00

Total 180.000,00

El resto de gastos se mantienen del presupuesto inicial por lo que:

Aunque sería necesario un aumento de ventas de un 80%, con este supuesto se contaría con el doble de personal. La gerencia lo ve posible y decide finalmente actuar según estas premisas.

Gastos de personal previstos 180.000,00

Resto de gastos fijos previstos 62.282,00 Beneficio necesario 60.000,00

TOTAL A GENERAR 302.282,00 TOTAL A GENERAR ENTRE MARGEN SOBRE COMPRAS 1.511.410,00

PRESUPUESTO AÑO 2016 TOTAL AÑO Ventas principales 1.511.410,00

Compras -1.240.000,00

Variación de inventario 30.872,00

Margen sobre aprovisionamientos 302.282,00

GASTOS DE PERSONAL

Suelos administración -36.000,00

Seguridad Social dep. administración -9.000,00

Sueldos almacén -36.000,00

Seguridad Social dep. almacén -9.000,00

Sueldos de comerciales -36.000,00

Seguridad Social comerciales -9.000,00

Sueldos de repartidores -36.000,00

Seguridad Social repartidores -9.000,00

Margen sobre compras y gastos de personal 122.282,00

TOTAL AÑO OTROS GASTOS DE EXPLOTACIÓN

Gastos de I+D 0,00

Alquileres -37.200,00

Reparaciones de almacén 0,00

Reparaciones vehículo de reparto -6.300,00

Servicios de profesionales -3.000,00

Seguros 0,00

Comisiones bancarias -600,00

Gastos de publicidad 0,00

Luz y Agua -3.290,00

Combustible de vehículos industriales -5.832,00

Limpieza departamento de administración -240,00

Material de oficina -180,00

Teléfono de administración -840,00

Otros gastos diversos 0,00

Gastos de viaje administrador 0,00

Margen de explotación 64.800,00

Costes financieros menos ingresos financieros -4.800,00

Resultados extraordinarios 0,00

Margen final 60.000,00

Transcurrido enero -Comparamos las c i fras reales con las

presupuestadas .

- Prestamos espec ia l atenc ión a las desviac iones

producidas de una cuant ía re lat iva re levante

para anal izar las causas.

(un 10% de d i fe renc ia sobre lo p resupuestado por

ar r iba o por aba jo)

Anal izamos las desviaciones de la cuenta de resultados anal í t ica.

PRESUPUESTO 2016 Enero presupuestado

Enero real Diferencia Diferencia % Incidencias

Ventas 135.000,00 126.570,00 -8.430,00 -6,24% Costes directos (aprovisionamientos y variación de inventario) -108.000,00 -101.256,00 6.744,00 -6,24%

Margen directo 27.000,00 25.314,00 -1.686,00 -6,24%

Costes de administración -4.487,96 -2.495,44 1.992,52 -44,40% ¡atención!

Costes de almacenaje -6.120,03 -6.146,39 -26,37 0,43%

Costes comerciales -3.988,78 -4.015,14 -26,37 0,66%

Costes de distribución -5.208,23 -5.003,26 204,97 -3,94%

Margen final 7.195,00 7.653,76 458,76 6,38%

Unidades de producto vendidas 1.125,00 1.054,75 -70,25 -6,24%

Ingresos por unidad 120,00 120,00 0,00 0,00%

Costes directos por unidad -96,00 -96,00 0,00 0,00%

Margen directo por unidad 24,00 24,00 0,00 0,00%

Costes de administración por unidad -3,99 -2,37 1,62 -40,69% ¡atención!

Costes de almacenaje por unidad -5,44 -5,83 -0,39 7,12%

Costes comerciales por unidad -3,55 -3,81 -0,26 7,37%

Costes de distribución por unidad -4,63 -4,74 -0,11 2,46%

Margen final por unidad 6,40 7,26 0,86 13,46% ¡atención!



Ventas 135.000,00 126.570,00 -8.430,00 -6,24% Costes directos (aprovisionamientos y variación de inventario) -108.000,00 -101.256,00 6.744,00 -6,24% No relevante

Margen directo 27.000,00 25.314,00 -1.686,00 -6,24%





Margen final 7.195,00 7.653,76 458,76 6,38%










Los sueldos de administración no han aumentado en lo previsto puesto que la empresa todavía no

ha contratado a otra persona.




Margen directo 27.000,00 25.314,00 -1.686,00 -6,24%





Margen final 7.195,00 7.653,76 458,76 6,38%










Las desviaciones del resto de gastos de explotación son de haber presupuestado de

forma prudente, habría que plantearse si modificar el presupuesto de meses siguientes en partidas como comisiones bancarias o luz y agua.




Margen directo 27.000,00 25.314,00 -1.686,00 -6,24%





Margen final 7.195,00 7.653,76 458,76 6,38%










Sucede lo contrario con los gastos financieros, infrasupuestados en un principio, podría ser que

por la financiación del aumento de ventas no cobradas o porque nos estén cobrando intereses

abusivos y que hayamos descubierto un problema que haya que arregla.

Conclusiones 1

- E l margen f inal por unidad en el mes es

super ior a l presupuestado, debido a l hecho de

que se presupuestó un coste de

administrac ión más a l to del real .

Conclusiones 2 - Reunirse con e l responsable de administrac ión

para ver s i es necesar io contratar a una

persona con la carga de trabajo que hay o por

el contrar io se modif ica e l presupuesto

dejando a l mismo personal actuar en la

secc ión.

“Vincular los presupuestos operativos y financieros con los objetivos estratégicos es la clave para tomar decisiones correctas y optimizar su gestión.”

Carrillo Asesores Tributarios y

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