Ejemplo de Funciones para Bases de datos.

Ocurre en ocasiones que al trabajar con nuestro listados, o con nuestras bases de datos

en Excel, no son suficientemente potentes la 'funciones normales' de Excel; por ejemplo

porque necesitamos una suma condicionada a varios de los campos de nuestro origen de

datos. Normalmente con la funcin SI, o con la suma condicionada SUMAR.SI (ambas ya

vistas en diferentes post de ese blog) podamos concluir nuestros anlisis, de una forma

elaborada.

Pero existen algunas funciones de bases de datos (as categorizadas por Excel en el listado

de funciones), que aunque pocas, reproducen especialmente diseadas para Bases de

datos de Excel las funciones ms bsicas (SUMA, CONTAR, PROMEDIO, MAX, MIN,

PRODUCTO, etc.); las diferenciamos porque estas funciones de bases de datos comienzan

con 'BD' (BDCONTAR, BDSUMA, etc).

Lgicamente estas funciones necesitan una manera particular de ser definidas, es decir, a

la hora de incorporarle sus argumentos habr que pensar de diferente forma -condiciones

o criterios aplicados sobre distintos campos-.

Los argumentos mencionados son siempre tres, para todas estas funciones:

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de

datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros y

las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada

columna.

Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la funcin. Nombre_de_campo

puede ser texto con el rtulo encerrado entre dobles comillas, o como un nmero que

represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la

segunda y as sucesivamente.

Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar

cualquier rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de

columna y por lo menos una celda debajo del rtulo de columna que especifique una

condicin de columna.

Es importante remarcar este argumento de Criterios, ya que para poder ejecutar estas

funciones de Bases de datos, necesitaremos un rango independiente de nuestro listado

de datos a analizar.

Propondremos un ejemplo sencillo donde poder practicar algunas de estas funciones.

Tenemos un listado sacado de nuestro diario contable, en el que tenemos informacin de

la Fecha del registro contable, de la Cuenta de gasto empleada, si proede de una

factura o de un abono y del importe (nos aparecen todos en positivo, ya que el signo no

lo indica ese campo factura/abono):

Plantearemos varias preguntas sobre ese listado e iremos viendo la forma de responderlas

con estas fuciones de bases de datos.

Si necesitamos conocer cuntos registros he tenido en mi contabilidad con la cuenta 622,

entonces aplico sobre el listado la funcin =BDCONTAR($A$1:$D$24;"Cuenta";F4:F5)

Nos fijaremos que el tercer argumento de criterios(F4:F5) nos dirije a unas celdas definidas

por mi.

Si pretendemos saber cul ha sido el acumulado en euros de todas nuestras facturas,

aplico la funcin =BDSUMA(A1:D24;"Importe";$F$9:$F$10) Si quisiera discriminar todas

aquellas facturas de mi listado cuyos importes estuviera comprendido entre 0 eur y 5.000

eur resumira con la siguiente funcin

=BDSUMA($A$1:$D$24;"Importe";F12:H13)

Una regla general a todas estas funciones, para saber cmo aplicarlas es: dentro del

origen de datos seleccionado, ejectame la operacin dada por la funcion BD sobre el

campo del segundo argumento, pero condicionada por el rango de condiciones sobre

distintos campos.

Funcin lgica: O

Ejercitaremos de manera muy sencilla con otra de las funciones lgicas de Excel, la

funcin O. Esta nos devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO y

devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Veamos la sintaxis:

= O(valor_lgico1; valor_lgico2; ...)

Al igual que la funcin Y, en sta podremos incluir hasta 30 pruebas lgicas.

Plantaremos un pequeo ejemplo con un listado de personas con Nombre y Apellido, y

mediante la funcin O discriminaremos aquellas personas cuyo nombre comience con

vocal, para posteriormente asignarles, mediante el SI condicional, un valor igual 5, y para

los nombres que comiencen por consonante un valor igual a 1.

Nuestra lista podra ser:

http://excelforo.blogspot.com/2009/07/funcion-logica-o.html

Aplicando la funcin O de la siguiente manera podremos averiguar si el nombre comienza

con vocal. Para ello anidaremos la funcin:

=IZQUIERDA(nombre; 1)

Para determinar con qu letra comienza cada nombre, dentro de la funcin lgica O:

=O(IZQUIERDA(nombre;1)="A";IZQUIERDA(nombre;1)="E";IZQUIERDA(nombre;1)="I";IZQUIERD

A(nombre;1)="O";IZQUIERDA(nombre;1)="U")

Ahora para asignarles un valor 5 a los que comienzan con vocal, y un valor 1 con

consonante, emplearemos la funcin SI; anidando la anterior funcin O descrita como

argumento condicional, y seleccionando como valor de verdadero 5 y como valor de

falso 1:

La funcin lgica SI(siguiendo la categorizacin propia de Excel para sus funciones.

Explicaremos otra de las funciones lgicas de Excel, funcin Y.

=Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)

Esta funcin nos permitir comprobar si distintas condiciones, o pruebas lgicas, se

cumplen (son verdaderas) simultneamente; hasta un mximo de treinta!!.

Replicaremos, empleando esta funcin Y, el ejercicio planteado en un post anterior. El

modo de trabajo ser muy similar.

Recordemos que disponemos de un listado de contactos con datos personales, y usando

una tabla paralela con unas categoras comerciales, se les asignar a cada uno de ellos

en funcin a su edad y sexo.

y la tabla auxiliar con datos de puntuacin comercial:

Es entonces cuando aplicamos la funcin Y. La usaremos a modo de condicin dentro de

una funcin SI anidada. As:

Y(edad

Ejemplo para principiantes de SI anidado.

No pretendemos olvidar ni dejar de lado a aquellos usuarios con un nivel 'principiante'. Por

este motivo dedicaremos diversas entradas para explicar conceptos, funciones y

herramientas para ayudar a todos nuestros lectores que busquen mejorar su nivel.

En este caso ejercitaremos una de las funciones de Excel bsicas, la funcin condicional

SI, de la que ya hemos hablado en posts anteriores. Recordamos su sintaxis:

=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Plantearemos un supuesto prctico para poder utilizar el SI, aadiendo un poco de

complejidad mediante el anidado de otra funcin SI. Disponemos de un listado de

contactos con datos que los identifican, entre otros sexo y edad; datos estos que

emplearemos para anidar nuestra funcin SI.

disponemos a su vez de un Tabla de puntuaciones comerciales, de acuerdo a su edad y

sexo, tomadas de una estadstica histrica:

Para poder asociar a cada uno de nuestros contactos, a partir de este listado del que

disponemos, emplearemos la funcin condicional SI, anidndola ya que nuestras variables

son dos; la funcin para cada fila quedara entonces:

http://excelforo.blogspot.com/2009/07/ejemplo-para-principiantes-de-si.htmlhttp://2.bp.blogspot.com/_t1n1W1RgAnQ/SmS7PNzPbsI/AAAAAAAAAQQ/eiGWXZGmQuE/s1600-h/otro+SI+anidado2.png

donde podemos ver la manera en que queda anidado la funcin:

=SI(edad=50,

se ejecutara el siguiente SI secundario; sobre el que actuara la segunda condicin de

sexo (al igual que el anterior SI secundario). Podramos plantear el siguiente rbol de

decisin para ver ms claro nuestro planteamiento:

http://2.bp.blogspot.com/_t1n1W1RgAnQ/SmS8ODgLYpI/AAAAAAAAAQY/GMun2icoiJg/s1600-h/otro+SI+anidado3.pnghttp://4.bp.blogspot.com/_t1n1W1RgAnQ/SmTFj9NmBEI/AAAAAAAAAQg/vyC-dBb2XPY/s1600-h/otro+SI+anidado4.png