3Estructura Financiera, Fiscal y Legal

Los retos de la economa actual en un entorno globalizado orillan a las compaas a repensar la manera de hacer negocios, sobre todo si participan en mercados internacionales. Esto incluye revisar cuidadosamente la forma en que administran el cumplimiento de sus obligaciones scales en los diferentes pases y mercados dondeoperan. No se trata de un tema menor considerando, por ejemplo, que el Impuesto Sobre la Renta (ISR) en Mxico equivale a casi un tercio de las utilidades, sin tomaren cuenta otras obligaciones scales como el Pago del Reparto de Utilidades (PTU), entre otros.

Eciencia en la gestin scal OUTSOURCING FISCAL PARA CUMPLIR BIEN Y A TIEMPO Por: Vctor Cmara

Las reas de impuestos se enfrenten a continuos retos pues han visto incrementada su carga de trabajo y responsabilidades debido a la globalizacin, reformas en las leyes scales, cambios en los estndares de contabilidad, entre otros. Tambin cuenta la importante incorporacin y uso de la tecnologa por parte de las autoridades, que se traduce en mejores controles, ms informacin y una exigencia de transparencia y cooperacin para lograr una mayor recaudacin de impuestos.

En este ambiente scal complejo y desaante, las empresas deben esforzarse por brindar valor a sus accionistas y asegurarles que reducirn los costos sin aumentar los riesgos asociados al cumplimiento scal. Para satisfacer estas exigencias, una de las tendencias en materia de gestin scal es el Global Tax Outsourcing (GTO), que a travs del modelo de tercerizacin genera valor y brinda mltiples benecios a las organizaciones que buscan mayor eciencia, consistencia y ahorro en costos.

LA IMPORTANCIA DE HACER LAS COSAS BIEN Y A TIEMPO

Las reas de impuestos de las empresas enfrentan un fenmeno complejo y delicado que requiere conocimiento de diferentes regmenes scales, y que demanda un ambiente ordenado, buena supervisin y avales que aporten conanza, certeza y transparencia. Adems, requieren herramientas tecnolgicas avanzadas como las que utiliza la autoridad recaudadora para manejar, cotejar e intercambiar la informacin de una manera oportuna. El adecuado cumplimiento de las obligaciones scales se vuelve ms sensiblecuando se consideran temas coyunturales como la entrada en vigor de las Normas Internacionales de Informacin Financiera (IFRS por sus siglas en ingls), la factura electrnica obligatoria a partir del 2011, y las miscelneas y reformas scales constantes en pases como el nuestro.

Una gestin scal efectiva, prudente y profesional es la consecuencia lgica y esperada de un negocio bien administrado. Sin embargo, no siempre se tiene clara esta visin, y en innidad de casos el rea de impuestos es indebidamente comprendida, desdeada e incluso desatendida, siendo que a travs suyo se pagan al Fisco casi un tercio de las utilidades. Peor an, una mala decisin sobre el pago de impuestos puede determinar multas y sanciones gravsimas, entre otros aspectos negativos no necesariamente econmicos.

La evidencia es incontrastable: numerosos directivos de reas de impuestos reconocen que no tienen el personal suciente, la experiencia y los conocimientos necesarios para enfrentar una actividad de alto impacto, como podra ser una reestructura organizativa o nanciera, una fusin con otra empresa, etc. Muchas de estas limitantes pueden resolverse a travs de un proceso de outsourcing scal.

Cules son las cinco principales causas por las que el rea scal no puede manejar las situaciones sensibles o de alto impacto?

Falta de personal / recursos en general

Insuciente conocimiento / experiencia interna

Falta de profesionales calicados / capacitados

Falta de comunicacin / informacin

Restricciones de tiempo / el cambio es muy acelerado

21%

21%

17%

13%

10%

Se aceptaron respuestas mltiples.

Fuente: Good, Better, Best: The race to set global standards in tax management, KPMG International 2009.

RIESGOS DE UNA GESTIN FISCAL INADECUADA

En un entorno globalizado como el de los pases con los que Mxico tiene relaciones comerciales, existe un avance continuo no slo en materia de regulacin sino tambin de transparencia, que se maniesta a travs de las agencias calicadoras, los organismos reguladores de la competencia y los que gestionan industrias particulares (alimentos, tabaco, farmacutica, minera, banca y telecomunicaciones), el pblico inversionista, los accionistas, los medios de comunicacin y la sociedad civil en su conjunto.

Cuando las empresas emprenden estrategias para reducir costos o maximizar sus inversiones existe el riesgo de que descuiden o comprometan las obligaciones scales, y estas decisiones pueden tener consecuencias adversas, incluso ms costosas que las que buscaban remediar. Deben considerarse, por ejemplo, la ley Sarbanes Oxley para Estados Unidos y las disposiciones equivalentes que aplican en Mxico, pues en virtud de ellas los consejeros y altos ejecutivos son responsables solidarios por el incumplimiento scal, e incluso pueden ser sancionados con penas corporales.

MARCAS Y CREDIBILIDAD EN PELIGRO

Los riesgos cualitativos no son pequeos. En una poca en que la sustentabilidadeconmica y nanciera de una corporacin est asociada a temas de transparenciay responsabilidad social, pocas empresas desearan afrontar auditoras de las que resultaran comentarios negativos, cuestionamientos pblicos o denuncias que pusieran en duda su integridad, Gobierno Corporativo o rectitud moral. Antiguamente poda pasar desapercibida una sancin o incluso algn operativo en el que funcionarios hacendarios o aduaneros se incautaran de equipos y documentacin. Hoy en da, un procedimiento de este tipo sera una noticia desastrosa que causara un dao quiz irreversible a la integridad y la imagen pblica. Todava se recuerda el impacto que caus en marcas de gran prestigio durante las dcadas de los 70 y 80 la revelacin de que sus contratistas y proveedores utilizaban mano de obra infantil o daban a sus trabajadores un trato inhumano.

La tendencia de las marcas a difundirse en todo el mundo conduce a una mayorexposicin y por lo tanto aumenta los valores en juego, lo que incluye los productos y servicios ofrecidos, pero tambin la informacin que se recibe y distribuye. Aqu pueden citarse ejemplos recientes. Cuando en el Congreso mexicano se discutieron los regmenes especiales y la consolidacin scal, la prensa y algunos lderes polticos pusieron en entredicho y solicitaron identicarlas empresas beneciadas. La complejidad de los temas permite que, ms allde cualquier discusin jurdica, las empresas y sus marcas puedan ser lastimadas.

DAOS EN EFECTIVO Y POR PAGAR

Los riesgos scales tambin pueden calicarse de manera cuantitativa y medirse en pesos y centavos. Aunque existe coincidencia en que se requierennuevas reformas y una ampliacin de la base de contribuyentes, la autoridad es cada vez ms eciente respecto de quienes ya estn registrados. El riesgo es denitivo porque en casode incumplimiento la sancin incluye pagar lo que se debe ms una actualizacin que aumenta el factor inacin, recargos e intereses, as como multas que pueden llegar hasta el 100 por ciento del gravamen no enterado sin que stas sean deducibles.

Las multas, ms all de su valoreconmico, pueden resultar muy caras y costarle a la empresa no slo el dinero sino la credibilidad. Hubotiempos en los que los emprendedores y pequeos negocios jugaban a ocultarse de las autoridades scales, o bien consideraban el pago de los impuestos como un ltimo recurso despus de cubrir crditos ms urgentes salarios, proveedores, servicios, etc.--. Eso es cosa del pasado y hoy es conveniente aceptar que la Secretara de Hacienda, por la va del SAT, es uno de los principales socios de las empresas porque recibehasta el 30 por ciento de las utilidades. No es un socio irracional, pero el costo de no pagarle bien puede llevar a la quiebra.

LOS RIESGOS DEL REZAGO INFORMTICO

El creciente uso de la tecnologa informtica por parte de las institucionestributarias es un nuevo factor de riesgopara las empresas que no realizan las inversiones necesarias en equipo, personal y capacitacin. En el pasado poda explicarse cierta lentitud en la reaccin de la autoridad scal, que no poda dar seguimiento a los contribuyentes y calcular lo que estaba dejando de recaudar. Esto ha cambiado. Los sistemas de scalizacin utilizan tecnologa de punta y no slo cotejan a quienes vendieron sino a quienes compraron. A travs de las facturas electrnicas, movimientos bancarios y reportes digitales pueden cruzar volmenes enormes de informacin y cuadrar las transacciones entre quien dice que vendi y quien dice que compr. Es una poca de transicin en la que las autoridades scales pueden llevar incluso la delantera y anticipar los resultados de sus contribuyentes.

Con estas plataformas tecnolgicas se puede automatizar una forma de auditora, determinar la coincidencia y veracidad de la informacin e incluso emitirse un requerimiento sin intervencin humana. A partir del 2011 prcticamente desaparecern las facturas en papel, sustituidas por documentos electrnicos.

CAPACITACIN: UNA PIEZA CLAVE DEL CUMPLIMIENTO

Frente a este panorama las responsabilidades de los departamentosscales y de nanzas aumentan demanera continua, y ahora se espera que proporcionen mejores reportes y realicen el cumplimiento en un tiempo cada vez menor. Sin embargo, el hecho frecuente es que no siempre se dispone de profesionales calicados y con experiencia para obtener informacin oportuna y precisa de los sistemas contables, ERP y Centros de Servicios Compartidos (Shared Services Centers) donde se almacenan los datos de las operaciones comerciales, transacciones, etc. Tampoco es raroque los departamentos scalesdediquen una cantidad desproporcionadade tiempo y recursos en actividades de cumplimiento, en lugar de concentrarse en otras de mayor valor como planeacin scal estratgica, administracin de riesgos y una mayor integracin con el resto del negocio. A la vista del dcit de profesionales especializados y con una capacitacin constante, el reto tiende a resolverse mediante esquemas de outsourcing scal.

LAS VENTAJAS DE PAGAR BIEN Y A TIEMPO

La cultura del buen contribuyente tiene una contrapartida positiva y esto signica que quienes pagan bien y a tiempo son distinguidos y reciben ventajas en mltiples procesos y procedimientos administrativos. Construir conanza merece premio. En Mxico, empresas exportadoras con buenos antecedentes tienen la ventaja de realizar trmites ms rpidos y expeditos que sus competidoras menos cumplidas. En otros casos se facilita el trmite para solicitar la devolucin de un impuesto, y aun si por alguna circunstancia fortuita fueran acreedores a una multa, sta podra ser reducida o conmutada atendiendo a un historial de transparencia y buena fe. Estos das es frecuente hablar de empresas socialmente responsables o que cuidan el medio ambiente, de empresas admiradas o donde es deseable trabajar, y pocas veces se relacionan estos mritos con las obligaciones scales.

Curiosamente, la principal preocupacin de las reas scales encuestadas es presentar reportes precisos y en tiempo (63%), una actividad que sin duda tiene menos impacto sobre la marcha del negocio y las nanzas que otros temas econmicos como la administracin del riesgo y la bsqueda de ahorros y postergacin en el cumplimiento. La tecnologa y los mejores procesos tienen la ms baja prioridad (24%), siendo que a travs de stas se podra ahorrar tiempo y esfuerzo para generar mejores y ms oportunos reportes.

Prioridades de las reas scales: Qu tan importantes son estas actividades para alcanzar las metas del rea scal en el ao venidero?

Fuente: Good, Better, Best: The race to set global standards in tax management. KPMG International, 2009.

Certeza / reportes a tiempo 63%

Presentacin de declaraciones en tiempo

Administracin de contingencias scales

Optimizacin de la tasa efectiva de impuestos

Ahorros en el ujo de efectivo / diferimiento de impuestos

Manejo de las auditoras scales

Proactividad con otras reas del negocio en

operaciones no rutinarias

Mejora de procesos scales y uso de tecnologa

23%10%2%2%

62%25%10%2%1%

42%34%19%3%

2%

37%30%20%8%5%

36%28%22%7%7%

34%35%24%5%

26%33%30%6%5%

24%32%30%9%5%

No son tan importantes 2 3 4Extremadamente importantes

2%

GLOBAL TAX OUTSOURCING

Cumplir de manera adecuada requiere tecnologa, conocimientos y una base de personal suciente, conable y capacitado en cada una de las reas en que puede fragmentarse el tema scal. Para hacer las cosas bien, el reade impuestos debe mantenerse actualizado en el mundo de las leyes y los negocios, pues los cambios generan muchas oportunidades de equivocarse. En muchos casos ocurre que las mismas personas, con los muchos o pocos conocimientos que posean, son responsables de preparar y revisar los pagos mensuales provisionales, llenar las declaraciones, pagar y presentar la documentacin. Un modelo as presenta serios peligros y, por lo pronto, no cumple con los criterios de la ley Sarbanes Oxley y las mejores prcticas de la industria.

Pero el caso es que no es sencillo disponer de un departamento scal especializado y actualizado al que no se le escape nada, y por esa razn se ha extendido la prctica del Global Tax Outsourcing (GTO), es decir la tercerizacin de la gestin scal y de cumplimiento tributario.

Con este recurso el empresario puedeobtener una mejora operacional y de procesos, focalizarse en el negocio, liberar recursos destinados a esos nes, y de una manera nica y global, tener acceso a especialistas de cada industria para aprovechar las mejores prcticas, cumplir con los requisitos reglamentarios y de Gobierno Corporativo, identicar y administrar los riesgos, etc.

UN ABANICO DE SERVICIOS Y APOYOS FISCALES

Cuando una compaa cuenta con un servicio de outsourcing scal, deja en manos de un tercero el cargo del cumplimiento tributario relacionado con impuestos domsticos e internacionales, recibe asesora en la determinacin de la provisin de impuestos, asistenciaen reportes locales, planeacin, asistencia en auditoras, cumplimientotributario relacionado con impuestos indirectos, etc.

El GTO permite considerables ahorrosporque utiliza el talento de especialistasque no estn en la nmina del negocioy son capacitados de manera

independiente. De esta manera se puede disponer de personal especializado slo en la medida y cuando la ocasin lo amerita.

Cuando las cosas se hacen bien y a la primera vez, es menos probable que haya que regresar a revisar documentos del pasado, y esto permite que todo el esfuerzo se vuelque hacia delante, donde genera ms valor. Quiz pueda parecer obvio pero no lo es: con mucha frecuencia, los errores obligan a buscar, cotejar y actualizar documentos de cinco y ms aos atrs, que se emitieron

sobre papel y pueden estar en archivos muertos o fuera del alcance. Muchos scalistas conocen las famosas historias de horror, cuando hay que destinar a todo el personal a hurgar en archivosy viejas cajas de cartn, a buscar papeles que no se sabe dnde quedaron. En aos recientes se estimaba que hasta 40% del tiempo del equipo y personal operativo se destina a buscararchivos, declaraciones, comprobantes y estados nancieros, es decir en correcciones, comprobaciones y materias del pasado.

Historia de xito

ORDENANDO EL REA FISCAL PARA EVITAR ERRORESY EFICENTAR PROCESOS DE CUMPLIMIENTO

Un ejemplo de que el outsourcing scal global puede mejorar la operacin y producir ahorros que justiquen una inversin en este campo, es el de una empresa mexicana con varias plantas en el pas y centros de distribucin. Cuenta con aproximadamente 250 personas dentro de sus procesos de cumplimiento scal, quienes gestionan los impuestos federales que le aplican a sus operaciones (ISR, IETU, IVA, IEPS y derechos).

Cuando la rma solicit la asesora de un tercero, se contabilizaron ms de 60,000 actividades especcas por ao, pero a falta de una estructura denida, con buenos procedimientos y tecnologas, a los directivos les resultaba difcil obtener informacin dedigna sobre pagos y modelos de clculo. Cuando se reciba una auditora o un requerimiento, gran parte del personal deba dedicarse a rastrear declaraciones en el archivo muerto o en las computadoras de personas que quiz haca aos ya no trabajan ah. No es raro que esto ocurra, porque a falta de mejoresmodelos, es previsible que cada ocina o incluso cada empleado almacenen sus archivos con una nomenclatura diferente: para unos ser Pagos SAT y para otros Declaraciones, Impuestos, etc.

A travs del Global Tax Outsourcing, se orden el rea scal y se denieron de manera gradual las actividades y procesos bsicos, as como las personas responsables de realizarlos, modicarlos y darles seguimiento. Todos los archivos se almacenan conforme a un patrn estandarizado que permite ubicarlos de manera inmediata y utilizar la informacin para reportes e informes. Cada empleado tiene privilegios especcos para realizar ciertas actividades, pero no otras, y el sistema guarda registro de cada entrada para saber quin intervino, cundo y por qu.

A medida en que las dems ocinas se fueron integrando a este proyecto de valor, se pudo comprobar el benecioinmediato en reduccin de errores y correcciones, certeza en el cumplimiento de las obligaciones scales y rapidez para resolver auditoras y requerimientos. En lugar de tener que solicitar informes a cada una de sus ocinas, y conaren que sus nmeros sern precisos,ahora los ejecutivos pueden obtener toda la informacin necesaria sobre impuestos, montos, retenciones, etc. Las mltiples horas/hombre que se dedicaban a buscar papeles en cajas de cartn son parte del ahorro, y los trabajadores pueden ahora reasignarse a otras reas prioritarias o de mayor valor agregado.

En el orden internacional, la red mundial del asesor que realiz el Global Tax Outsourcing tambin result de gran ayuda, porque le ofreci al cliente profesionales actualizados en los diferentes regmenes, pero que comparten la misma visin y utilizan una misma plataforma interweb.

CONCLUSIONESEn el futuro prximo, las empresas no podrn sostenerse si carecen de la inteligencia de negocios y las plataformas tecnolgicas y de conocimiento equivalentes a las delas administraciones tributarias, que estn revisando el cumplimiento con las mismas herramientas.

No es posible imaginar que una empresa de ciertotamao y complejidad pueda controlar el cumplimientocon tres o cuatro personas que carecen de los conocimientos y las tecnologas ms recientes.

El cumplimiento de las obligaciones scales, si bienes atribucin y responsabilidad de las reas de impuestos de las empresas, es un fenmeno que afecta a toda la organizacin, a su rentabilidad y a su futuro. Descuidar esta actividad puede tener consecuencias muy onerosas,que se traducen en multas y recargos, pero tambin en prdida de credibilidad y dao a las marcas.

Resolver este desafo con los recursos propios de cadanegocio puede ser costoso, distractivo e improductivo.Una solucin, que se extiende en numerosos mercados, es el Global Tax Outsourcing (GTO), es decir la tercerizacin de la actividad scal mediante un prestador de servicios especializado, que cuenta con la tecnologa, las herramientas, y el personal calicado y capacitado para resolver todas las necesidades actuales y futuras de los clientes.

Entre otras ventajas, le asegura al empresario un cumplimiento correcto y a tiempo de sus obligaciones, reduce el riesgo de tener que pagar multas y recargos, genera ahorros considerables en sus gastos de operacin, y permite enfocar todos sus esfuerzos en la marcha de la empresa y el futuro del negocio, pero sobre todo en compaas multinacionales o con mltiples subsidiarias genera consistencia en procesos y uniformidad en la calidad.

Sobre el autor:

Vctor Cmara Flores es Socio de la Prctica de Impuestos Corporativos y lder nacional de la Prctica de Global Tax Outsourcing de KPMG en Mxico. Cuenta con ms de 15 aos de experiencia, misma que ha desarrollado en la asesora y consultora scal, particularmente en materia de impuestos corporativos federales. Asimismo, ha participado en reorganizaciones de carcter corporativo y patrimonial, as como en el diseo de estrategias scales tanto nacionales como internacionales. Vctor cuenta con una especialidad en materia tributaria, y es miembro activo del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, del cual es integrante de su Comisin Fiscal. Desde hace 12 aos es catedrtico en materia scal del Tecnolgico de Monterrey, la Universidad Panamericana, el Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores de Occidente y el Colegio de Contadores Pblicos.

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