Actividades, tareas o paquetes de trabajo

Entregables, Fases o Productos

Procesos

ProyectoSeminario de proyectos

PMI

Científico/Técnico

Listado de conferencistas

Contactar

Plantear la idea

Convencer

Concretar

Temario

Definir pertinencia de los temas

Concertar línea base con conferencistas

Redactar agenda temática

Logística

Auditorio

Tramitar la reserva del auditorio, teniendo en cuenta la cantidad de

asistentes. Informar los requerimientos

técnicos

Validar los requerimientos de los

expositores, para

informarlos a la universidad.

Coordinar la agenda del seminario

Coordinar el registro de los participantes que asistan al seminario

Implementar la encuesta de

satisfacción del

seminario

Elaborar las fichas para las rifas

Marcar las sillas de los expositores y

organizadores y

personal de la universidad

Refrigerio

Comprar lo necesario para servir el refrigerio:

platos, vasos,

servilletas

Programar al personal necesario para servir el

refrigerio

Expositores

Validar los requerimientos de los

expositores para su

presentación.

Coordinar hora de llegada y si necesitan

transporte

Proporcionar agua durante la

presentación

Contar con el perfil del expositor, para la presentación del

mismo

Elaborar identificación del expositor y de los

organizadores

Coordinar tiempo de presentaciones y forma

de indicar la

finalización del mismo.

Entrega del detalle al expositor

Patrocinadores

Validar qué tipo de publicidad enviarán los patrocinadores: stand,

pendón, folletos, para informar a la universidad.

Visitar el área donde se desarrollará el evento,

para coordinar

ubicación de la publicidad.

Coordinar la entrega de suvenires y publicidad

a los asistentes

Elaborar comunicación de agradecimiento a los patrocinadores

Comunicaciones

Herramientas de comunicación

Crear medio de chat por WhatsApp

Crear y administrar Dropbox

Crear medios publicitarios

Crear icono del proyecto

Documentación

Administrar la documentación en el repositorio Dropbox

Entregar la documentación del proyecto completa

Patrocinio

Lista de patrocinadores

Crear base de datos de posibles patrocinadores

Definir estrategias de abordaje y

mecanismos de adquisiciones recursos de

acuerdo al tipo de proveedor o patrocinador

Contactar y enviar invitaciones de participación al

seminario a potenciales

patrocinadores

Elaborar registro de patrocinadores

contactados e interesados

Realizar filtro a patrocinadores

interesados

Crear registro de proveedores y patrocinadores

aprobados

Consolidar rubros obtenidos

Lista de recursos patrocinados

Definir tipo y costo de refrigerio

Definir presente para

conferencistas y asistentes

Elaborar listado presupuestal de requerimientos

NIVEL 1

NIVEL 2

NIVEL 3

EDT DEL PROYECTO : “SEMINARIO DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI”