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MATRIZ PARA EVALUACIN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIN HSE DE CONTRATISTASRESPONSABILIDAD INTEGRALDIRECCIN DE HSE & GESTIN SOCIAL

CODIGO:ECP-DHS-F-090ELABORADO:15/01/2012VERSION: 1

EMPRESA:No. CONTRATO:

OBJETO DEL CONTRATO:

EVALUADO:EVALUADOR:

LUGAR Y FECHA DE EVALUACION:GESTOR TCNICO:

temDescripcinPPHPHVPHVAPHVA + Alineacion ECPPesoAplica / No Aplica% CumplimientoCalificacinPesoAplica / No AplicaPorcin% Cumplimiento0.30.500.700.911.Liderazgo y Compromiso30.000NPPPHPHVPHVAPHVA + ALINEACION ECP301.1Liderazgo y compromiso gerencial.Se establece en el plan de HSE, mecanismos sistemticos para la revisin del cumplimiento de los aspectos HSE de la compaa, que demuestren el compromiso visible de la gerenciaSe llevan a cabo los mecanismos sistemticos de acuerdo a lo programado.Los hallazgos y desviaciones encontradas en el Sistema de Gestin HSE, generan planes de accin.Los planes de accin se cumplen en las fechas establecidas.El gerente de la compaa o asiste al Comit HSE de Contratistas de ECOPETROL S.A. comparte y recibe las mejores practicas. Realiza conversatorios con su personal en los frentes de trabajo.201100000200N/A1.2Liderazgo y compromiso de los lideres de la organizacin.Se establecen reuniones de forma sistemtica para revisar la gestin HSE del grupo de trabajo a cargo de los lideres de la organizacin.Se realizan las reuniones de acuerdo a lo programado.Se generan compromisos que buscan cerrar las no conformidades del sistema de Gestin HSE.Se cumplen con los compromisos.El lder HSE de la compaa asiste a las reuniones HSE de Contratistas, comunica a su organizacin los lineamientos HSE de ECOPETROL S.A, y stos se aplican1011000001002.Polticas y Objetivos Estratgicos20202.1Poltica HSELa poltica refleja el compromiso de la gerencia de la Compaa en los aspectos HES y esta firmada por el Gerente General. Contiene los requisitos del S&SO (OHSAS) y del SAA (ISO 14001).La poltica esta publicada y se divulga a travs de diferentes medios de comunicacin en toda la organizacin.Se revisa y monitorea el cumplimiento, se generan acciones para los aspectos que deben fortalecerse.Se cumplen con las acciones segn lo programado.La poltica en HSE se alinea con la poltica integral de ECOPETROL.1011000001002.2Objetivos y MetasEstn establecidas las metas y objetivos del contrato en el tema de HSE.Los objetivos y metas se divulgan a travs de diferentes medios de comunicacin en toda la organizacin.Se realiza seguimiento de su cumplimiento generando acciones cuando los resultados no son favorables.Se cumplen las acciones propuestas.Las metas estn alineadas con las de ECOPETROL S.A.1011000001003.Organizacin y recursos505003.1Recursos para la gestin HSE.Se realizo una planeacin de los recursos econmicos y fsicos y del talento humano, requeridos para la ejecucin del plan HSE. Los recursos HSE estn definidos de acuerdo a los requisitos HSE de contratacin.Se tienen disponibles los recursos planeados para la ejecucin del plan HSE.Se hace un seguimiento a la ejecucin del presupuesto.Se hacen los ajustes necesarios para dar cumplimiento a las necesidades del proyecto y del Plan HSE.En el presupuesto se incluyen todos los tems establecidos en las especificaciones tcnicas del contrato.1.50011000001.5003.2Definicin de roles y funciones HSE.Estn definidos claramente los roles y funciones HSE dentro de la descripcin de cada uno de los cargos del personal de la organizacin.Se han divulgado en todos los niveles de la organizacin y se realiza seguimiento de su cumplimiento.Se realiza seguimiento de su cumplimiento generando acciones cuando los resultados no son favorables.Se cumplen las acciones.El cumplimiento del Declogo de los compromisos con la vida de ECOPETROL S.A. hace parte del rol y funcin para las personas que realizan trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o bajo su control y supervisin; se utiliza el aseguramiento de comportamientos para su gestin.1.00011000001003.3Capacitacin y entrenamiento en HSESe tiene definida la matriz de capacitacin y entrenamiento en HSE para todo el personal de la organizacin. Se tiene un programa de capacitacin y entrenamiento (acciones, plazos y responsable) basado en la matriz, y el cumplimiento de todos los mdulos del curso de Fomento Trabajo seguro, limpio y saludable de EcopetrolSe cumple con el programa de capacitacin y entrenamiento. Se tienen las evidencias de la ejecucin del programa, se actualiza la informacin por cada trabajador de acuerdo al programa de formacin establecido para su rol y funciones; incluyendo las tres fases del Curso d Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y saludable.Se revisa peridicamente el cumplimiento de los requisitos de entrenamiento HSE del personal, se establece programas para el personal que no ha completado el entrenamiento requerido para desarrollar su rol.Se cumplen con los programas para el personal que no ha completado el entrenamiento requerido para desarrollar su rol. Se realizan entrenamientos y capacitaciones adicionales a las contempladas en el Plan HSE, de acuerdo a las necesidades e identificacin de riesgos no contemplados durante la planeacin del proyecto. 0.50011000000.500.0003.4Conformidad LegalEstn identificados los requisitos legales en HSE aplicables al objeto del servicio.Se cumple con los requisitos legales aplicables al objeto del servicio.Se revisa el cumplimiento de los requisitos legales. Para los casos de no conformidades se tiene un sistema para su tratamiento, se genera un plan de accin para su cierre.Se cumple con los planes de accin que corrigen las no conformidades detectadas.0.50011000000.500.0003.5Gestin de subcontratistas.De existir subcontratistas, se tiene establecido un programa para la Gestin HSE de subcontratistas.El programa establecido se cumple.Se revisa peridicamente el cumplimiento del programa, se generan acciones correctivas para las desviaciones del sistema de control de subcontratistas.Se cumple con las acciones correctivas para las desviaciones del sistema de control de contratistas.El cumplimiento de la Gestin HSE requerido por ECOPETROL, se aplica a los contratistas.0.50011000000.500.0003.6Mecanismos de comunicacin.Cuentan con tcnicas de comunicacin para asegurar que todo el personal este plenamente informado de las cuestiones de HSE.Son usadas las tcnicas de comunicacin establecidas.Se revisan e identifican cuales son las mejores tcnicas de comunicacin.Se mejoran y refuerzan las tcnicas de mejor recordacin, o se cambian para lograr los objetivos de comunicacinSe utilizan los mecanismos de comunicacin disponibles en ECOPETROL. El contratista divulga la informacin HSE que Ecopetrol le ha enviado para este fin0.50011000000.500.0003.7Induccin y reinduccinSe tiene establecido un programa de induccin y reinduccin HSE a los trabajadores, propio del contratista. Se incluye, cuando aplica, induccin a sus visitantes en las reas operativas.Se cumple con el programa de induccin y reinduccin en HSESe revisa peridicamente el programa de induccin y reinduccin, para establecer necesidades de ajusteSe ajusta el programa de induccin y reinduccin en HSE, de acuerdo con las necesidades previamente establecidas.El programa de induccin incluye la discusin del declogo del compromiso con la vida de ECOPETROL. 0.50011000000.500.0004Procedimiento y practicas Seguras100.001004.1ProcedimientosLos procedimientos de trabajo responden a los riesgos de seguridad, salud y ambiente evaluados, e incluyen los recursos fsicos y humanos necesarios para el desarrollo seguro de la actividad.Los procedimientos son conocidos y aplicados por los responsables del trabajo y por quienes participan en su desarrollo. Estn disponibles para todo el personal, en el idioma local.Los lideres revisan la aplicacin rigurosa de los procedimientos; se identifican necesidades de mejoramiento y se generan planes de accin.Se desarrollan los planes de accin resultantes de la verificacin de la implementacin de los procedimientosSe actualizan los procedimientos, como resultado de planes de accin y para la incorporacin de mejores practicas; incluyendo las propias de Ecopetrol S.A.20.0011000002004.2Anlisis de riesgosExiste una metodologa para el anlisis de riesgo, de las actividades que no cuentan con un procedimiento.La metodologa es conocida y aplicada por todo el personal. En caso de que se evidencien riesgos del entorno no contemplados en la planeacin, es claro para el personal como incluirlos. Se evala peridicamente su aplicacin, se identifican oportunidades de mejora y se generan planes de accin para su correccin.Se cumple con los planes de accin para su correccin.Las metodologas utilizadas son compatibles o equiparables con los anlisis de riesgo de Ecopetrol S.A.20.0011000002004.3Tareas criticas o de alto riesgoEstn identificadas las actividades de alto riesgo o tareas criticas y existe un procedimiento para su desarrollo. Se referencia el cumplimiento del marco legal aplicable.Los procedimientos y el marco legal son conocidos y aplicados por los responsables del trabajo y por quienes participan en su desarrollo.Se evala peridicamente su aplicacin, se identifican oportunidades de mejora y se generan planes de accin para su correccin.Se cumple con los planes de accin para su correccin.Se cumplen con los estndares de ECOPETROL para tareas de alto riesgo, o con los propios cuando estn por encima de sus requerimientos.20.0011000002004.4Gestin del cambioExiste un procedimiento para asegurar que los cambios significativos en cualquier aspecto de la operacin son controlados y no presentan riesgos.Es conocido y aplicado en todos los niveles de la organizacin.Se verifica el cumplimiento de forma sistemtica, se generan planes de accin para la correccin de las desviaciones encontradas.Se cumple con los planes de accin para su correccin.La gestin del cambio, esta alineadas con la definida en el procedimiento de ECOPETROL S.A.10.0011000001004.5Mantenimiento de equipos y herramientas.Se cuenta con un programa para el mantenimiento preventivo e inspeccin de equipos y herramientas.El programa es conocido y aplicado por todo el personal interesado. Las hojas de inspeccin de equipos y herramientas estn disponibles para los usuarios.Se revisa y evala el cumplimiento del programa.Las condiciones encontradas en las inspecciones han sido corregidas.30.0011000003005Gestin de Riesgos700.0070005.1Identificacin de peligros y riesgos - aspectos e impactos ambientales . Definicin de controles.Se tiene una metodologa para la identificacin de peligros y riesgos - aspectos e impactos ambientales, y definicin de la medidas de control para el desarrollo propio del trabajo. Se cruza con los peligros y riesgos - aspectos e impactos del entorno en el cual se realizaran los trabajos.Son revisados y divulgados previa ejecucin de los trabajos. Se aplican los controles establecidos para la gestin del riesgo. De ser necesario se incluyen peligros y riesgos - aspectos e impactos y controles identificados en el sitio de ejecucin del trabajo.Se revisa y evala peridicamente el conocimiento de los peligros y riesgos, aspectos e impactos, as como la aplicacin de los controles requeridos. Se realizan planes de accin para el cierre de brechas encontradas.Se cumple con los planes de accin generados para el cierre de brechas.Se utilizan los casos HSE disponibles, en la gestin de riesgos de las actividades que desarrollan. Participa el contratista en su elaboracin.300.00110000030005.2EPPExiste una matriz para la evaluacin de los elementos de proteccin personal requeridos por oficio y nivel de riesgo. Para las actividades especiales donde se requiera proteccin adicional es evaluada y suministrada.Se instruye al empleado sobre el uso, mantenimiento, almacenamiento de los EPP suministrados. El personal usa los EPP requeridos.Se hace seguimiento sobre el uso, mantenimiento y almacenamiento. Se generan las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.El contratista conoce y aplica el procedimiento para la seleccin, uso y mantenimiento de elementos de proteccin personal ECP-DRI-I-001 y las especificaciones tcnicas para cascos de seguridad, ropa de trabajo y calzado e seguridad de Ecopetrol ECP-DHS-E-003.100.00110000010005.3Subprograma de medicina preventiva y del trabajoSe tienen definidos los exmenes de ingreso, peridicos, post incapacidad y de egreso para todo el personal. Se cuenta con un programa de Vigilancia Epidemiolgica de acuerdo a los peligros identificados en el panorama de factores de riesgo.Los exmenes de ingreso y egreso son los requeridos para el cargo y funcin desempeada por el trabajador. El personal conoce los PVE y existe evidencia de la ejecucin del programa.Se revisa y actualiza peridicamente el programa. Se evala su cumplimiento. Se generan las acciones correctivas y preventivas para el cierre de hallazgos encontrados.Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.El contratista aplica la gua ECP-DHS-G-017, Examen medico de ingreso laboral al personal de empresas contratistas que prestan servicios o desarrollan proyectos en Ecopetrol S.A.30.0011000003005.4Subprograma de Higiene IndustrialSe identifican y evalan mediante estudios higinicos peridicos, los peligros fsicos y qumicos, acorde con la prioridad establecida en el Panorama de Factores de Riesgos. Los trabajadores conocen el Panorama de Factores de Riesgos de la empresa.Se ejecuta el plan de monitoreos en higiene industrial, segn el programa establecido.Se cuenta con planes de intervencin para los peligros monitoreados y que se encuentren por encima del 100% del Valor Lmite Permisible establecido por la ACGIH. O el valor de referencia local.Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.30.0011000003005.5Subprograma de Saneamiento BsicoPara los casos en que la empresa contratistas suministra el alojamiento, servicios sanitarios y servicio de alimentacin, stos se proveen de acuerdo con las normas de higiene y aptos para el propsito. Las normas y procedimientos sobre saneamiento bsico, son conocidos y aplicados. Se ejecutan procedimientos para mantener condiciones ptimas.Se evalan continuamente las condiciones de higiene y se generan y ejecutan las acciones que cierran los hallazgos encontrados.Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.El contratista cumple con todos los requerimiento en materia de saneamiento, establecidos por Ecopetrol en las especificaciones del contrato 30.0011000003005.6Control del trabajo - Permisos de trabajoSe cuenta con un sistema para el control del trabajo. Se conoce y adopta el manual de control del trabajo cuando realiza trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o bajo su solicitud.El personal conoce y aplica el sistema de control de trabajo aplicable.Se realiza monitoreo permanente de la aplicacin de control de trabajo, se toman las acciones correctivas y preventivas de los hallazgos encontrados.Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.El contratista conoce y aplica los lineamientos del manual de control del trabajo de ECOPETROL.30.0011000003005.7Medio AmbienteEl contratista conoce el Plan de Manejo Ambiental, la licencia y permisos ambientales del rea en el cual desarrollara los trabajos. Reconoce sus responsabilidades y deberes en el cumplimiento de los actos administrativos, as como los entregables del desarrollo de su gestin. Para el caso que no apliquen estos documentos conoce la normatividad que le compete para el desarrollo de sus labores.El personal conoce y aplica su rol frente al cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, Licencia Ambiental, Permisos Ambientales, o normativa aplicable al desarrollo de sus labores.Se evala peridicamente el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, Licencia Ambiental, Permisos Ambientales, o normativa ambiental aplicable. Se generan acciones para el cierre de los hallazgos.Se cumplen acciones para el cierre de los hallazgos.La iniciativas desarrolladas durante la ejecucin apuntan al Marco Estratgico de Ecopetrol.150.00110000015005.8Plan de EmergenciasExisten procedimientos de respuesta a emergencias para todas las situaciones de emergencia que puedan presentarse (evacuacin de lesionados, incendios, derrames, entre otros). Se identifican los recursos externos en caso de ser requeridos. Se definen los recursos para la atencin de emergencias.Se divulga y verifica que todo el personal conoce el plan de emergencias. Se asignan los recursos fsicos y humanos necesarios. Se cuentan con sistemas de comunicacin para el aviso y atencin de la emergencia. Se realizan simulacros para revisar la implementacin de los planes de emergencia. Se evalan los simulacros y se desarrollan acciones para corregir las deficiencias encontradas. Los equipos requeridos para la atencin de emergencias son revisados y se encuentran operativos, en caso contrario se genera un plan de accin para la correccin de los hallazgos encontrados.Se cumple con las acciones para corregir las deficiencias encontradas.Los planes de emergencia estn alineados con los propios del centro de trabajo y/o rea de ECOPETROL.30.0011000003006Evaluacin y Monitoreo100.001006.1Indicadores de Gestin HSE y anlisis de tendenciasEstn definidos indicadores de gestin (proactivos) y de resultado (reactivos); existe una meta de cumplimiento para los indicadores establecidos.Los indicadores estn actualizados y se revisan peridicamente. Se estable un anlisis de tendencias.Se generan acciones y compromisos para cumplir con las metas establecidas . Se cumplen los compromisos y acciones propuestas, para el alcance de las metas establecidasLos indicadores estn alineados con las metas de ECOPETROL. Las mejores practicas adoptadas para el cierre de las no conformidades, son compartidas con ECOPETROL para su implementacin30.0011000003006.2AuditoriasExiste un procedimiento de auditoras internas, que incluya la identificacin de responsabilidades, la frecuencia, el mtodo y el seguimiento de las acciones resultantes de ellas. Existe un programa de auditorias en HSE alineadas al plan de trabajo.Se realizan de acuerdo a la programacin o se priorizan de acuerdo al plan de trabajo. Los resultados son comunicados a las partes interesadas y responsables de realizar las acciones correctivas.Se generan planes de accin para el cierre de las no conformidades encontradas. Se revisan por la direccin las no conformidades encontradas.Se cumplen los planes de accin para el cierre de las no conformidades encontradas.Las Fallas de Control encontradas en el desarrollo de las auditorias son reportadas y gestionadas en la herramienta GRI de ECOPETROL.30.0011000003006.3Seguimiento de la gestin de fallas de control e incidentes.Se tiene establecido un procedimiento para la gestin de fallas de control e incidentes. Se cumple con los requerimientos establecidos por ECOPETROL para el reporte y gestin de fallas de control e incidentes.Se aplica el procedimiento interno y los requerimientos establecidos por ECOPETROL.De acuerdo al anlisis de causalidad, se establecen planes de acciones que corrigen y previenen las causas bsicas.Se cumple con las acciones y en las fechas programadas. Se revisa la efectividad de las acciones, de no ser efectivas se crean nuevas acciones de ser necesario.Se cumple con el procedimiento para la Gestin de Fallas de Control e Incidentes de Ecopetrol S.A.40.001100000400

EVALUACION GESTION HSE0.0027111111GESTION HSEEVALUACION ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION% de Gestin1.000.000.000.000.000

Puntuacin MximaPuntuacin ObtenidaLiderazgo y Compromiso30Polticas y Objetivos Estratgicos20Organizacin y recursos50Procedimiento y practicas Seguras100Gestin del riesgo700.00Evaluacin y Monitoreo100

Aspectos PositivostemObservacin

Plan de AccintemObservacionesAccinResponsableFecha

EVALUADOR:EVALUADO:

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