Dra. Ana Leticia Cáceres de MaselliPresidente Confederación Latinoamericana de

Bioquímica Clínica

Cali, Octubre 2010

Planificación Estratégica :necesidad crítica en el Laboratorio clínico.

Objetivo general : Desarrollar una estrategia

organizacional:

para garantizar el éxito en los laboratorios del sistemas de salud, basado en los equipos de salud de alto desempeño y que permita fortalecer el modelo del pensamiento estratégico.

El mismo objetivo:

Porqué es importante el Plan estratégico en el laboratorio? Porque el cuidado de la salud está en un constante

cambio.

Para entender el entorno dentro y fuera del laboratorio, dentro y fuera del hospital.

 

Porqué es importante el Plan estratégico en el laboratorio

Para atender las necesidades importantes del Laboratorio.Para promover futuros objetivos y facilitar el cumplimiento de los establecidos.Para definir el plazo de cumplimientos de los

objetivos

Planificación estratégica : definición

Desarrollo de un método y de un plazo en el cual se puede lograr una visión de futuro.

Mejoría continua de la Calidad:

Mejora continua: Busca prevenir con acciones

preventivas

Evita que se tenga corregir.

Realizar el control de calidad correcto.

Regulaciones:

Visión:

Como parte de la planificación estratégica, la visión una imagen única e ideal del futuro.

Connota el estándar de excelencia que uno desea alcanzar

“Evolución de la Gestión Administrativa” Hoy 13 de noviembre , el paciente

maneja otro tipo de exigencias ,entre las que destacan:

Minimizar riesgos Agilidad en los procesos Información de resultados

oportuna Ubicación geográfica Tecnología e infraestructura

Gestión de la calidad

Entender la calidad en términos cuantitativos y aplicarlo en un método científico como base de la gestión objetiva.

Prácticas básicas de control de calidad, control estadístico , James Westgard

Panificación estratégica: quién debe realizarla?

Todo el personal del laboratorio debe involucrarse:

Directores Administradores Técnicos Personal de apoyo

Porqué es importante involucrar a todo el personal?

Porque se acepta el proceso. Porque se genera más ideas

creativas de todos con igual oportunidades

Porque el personal técnico y de apoyo comprende los problemas operativos y puede a menudo sugerir soluciones.

Qué se busca en el trabajo en equipo?

Se busca que cada uno sea el mejor en su función o tarea que todos aporten su talento y que todos entiendan su trabajo y el de los demás.

Qué significa equipo de trabajo?

Unión de esfuerzos con un objetivo común.

Permite el equilibrio en relación a las capacidades y experiencias de las personas.

Planificación estratégica: Preservar: Valores básicos y propósitos

básicos Cambiar: prácticas operativas y culturales objetivos y visiones específicos

Guía , norma de ética:

Representa el compromiso con los valores a los que asocia la organización (marca una referencia para el comportamiento de sus integrantes).

1.redacte lineamientos código ética Referencia: www.colabiocli.org

Implementación Sistema de Gestión de la Calidad

Sistema de Gestión de la calidad y Buenas Prácticas del Laboratorio BP

Conceptos y normas de calidad Planificación del sistema de calidad Documentación del sistema de calidad Organización de recursos humanos. Gestión de los proveedores Equipos y materiales Gestión y control de procesos

Planificación estratégica

Plan estratégico Proyectar una visión 3-5 años Desarrollar un plan a 1 año Desarrollar y declarar la misión

Directrices generales:

Misión: Define la razón de ser de la organización (establece qué hace y para qué).

Visión: Establece el estado futuro deseado para la organización (es dinámica y puede ser modificada según las interpretaciones de los posibles escenarios futuros).

declaración de misión

Plan a un año Esto permite fijar un objetivo

concreto para cumplir en un año y mirar hacia atrás. De esta manera se podrán detectar con facilidad aciertos y errores:

Mejorar la atención del usuario Introducir o mejorar la eficacia de

la prueba

Declaración de la misión:

Ofrecer el mejor servicio del laboratorio

para la Sociedad de Cali Con serios programas de control

de calidad y pruebas eficaces. Mejorar los servicios de

comunicación. Mejorar la calidad de atención,

servicios, investigación y educación

Atención al usuario

Debe desarrollarse un servicio de atención al usuario inmediatamente e implementarlo dentro de los siguientes tres meses

Indicadores de calidad Conocer el nivel de calidad del proceso Fijar los objetivos cuantificados Saber sí se han alcanzado los objetivos

midiendo la eficacia. Seguir la evolución de los resultados

Porqué es importante la atención al usuario? Porque sí el servicio es excelente, se

diferenciará positivamente de otros servicios. Porque satisface a los usuarios del laboratorio:

pacientes, médicos , enfermeros y demás cuidadores de la salud.

Porque mejora la retención del paciente. Porque crea una buena moral del personal Porque reduce el riesgo de mala praxis.

PRUEBA STAT ¿Qué es STAT?  STAT: se refiere a aquellos análisis de

emergencia en los cuales se necesita una rápida respuesta para un óptimo cuidado del paciente.

  Reduce el tiempo en respuesta.

Retrasos de STAT : posibles razones Al registro de las muestras en la computadora Al separar ineficientemente STATS de otras

muestras. Al no centrifugar STATS de manera separada. Al no llevar las muestras rápidamente al área

de prueba. Al no reportar los resultados enseguida y

comunicarlos al responsable de recibirlos

Tiempo promedio en minutos

Desarrolle el plan estratégico:

Decida lo quiere lograr: Proceso en la fase preanalítica de

que % de pruebas? Disminuir el CV de que % de

pruebas que % y en qué tiempo? Participar en que áreas del PEEC? Implementar un SGC en qué

tiempo?

Desarrolle el plan

Presencia de procedimientos de cómo tratar el material de control.

Definir requisitos de calidad. Gráficos de control con media y

desviación estándar bien definidos. Presencia de criterios de rechazo o

aceptación .

Desarrolle el plan

Presencia de evaluación del desempeño de los procedimientos de pruebas.

Tratamiento estadístico correcto de los datos.

Presencia de registros. Capacitación y entrenamiento

adecuado.

Plan estratégico Aplicar a acreditación alcanzarla en 1-2

años? Implementar un sistema de gestión de

la calidad. Dar cumplimiento a las regulaciones de

bioseguridad. Desarrolle un programa de educación

continua. Desarrolle un plan financiero.

Programa de Educación Continua

Un instrumento que permita la calificación y ponderación de las actividades de los agremiados con el fin de conceder créditos correspondientes.

Una comisión encargada del estudio y aplicación de dichos créditos

Porqué la acreditación?

Nacional o internacional Porque mejora la calidad de

servicios del laboratorio mediante la revisión profesional de pares, la educación y la conformidad con los valores estándares establecidos.

Provea su laboratorio de:

Sentido de cumplimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad.

Confianza al alcanzar los estándares de práctica más altos.

Un proceso que focalice a todo su equipo en un excelente cuidado del paciente

Aplicación de Normas de calidad:

puede ser del colegio de patólogos CAP de USA.

puede ser parte del sistema ISO puede ser en base a las regulaciones

nacionales. Guías del Instituto de Estándares para

laboratorios clínicos (Clinical and Laboratory Standars Institute CLSI

Decida el tiempo de su implementación. 

Aplicación de normas de Calidad.

Decida quién estará a cargo del proceso.

cree que debe ser el director del lab. Con la ayuda de un coordinador dedicado y organizado en forma sistemática.

Establezca un comité de acreditación que involucre a todas las áreas del laboratorio.

Seguridad

Seguridad del Paciente Seguridad de la visita Seguridad del personal Seguridad del entorno

Seguridad del paciente El paciente debe tener un número de

identificación único. Identificación por código de barras.

Resultados directos del equipo de interfase a la computadora.

Seguridad del personal Conocer los agentes patógenos de transmisión

sanguínea No pipetear con la boca Usar guantes , uniformes de protección, lentes

etc. Seguridad del entorno Matafuegos de etiquetas que indican

verificación Duchas generales en buen estado de

funcionamiento. No obstruir salidas Publicar plan de evacuación.

Desarrrolle un programa de educación continua

Este objetivo debe fijarse inmediatamente

Educación continua para técnicos

Ponga una persona a cargo preferentemente a un técnico

Forme un comité con representantes de diferentes disciplinas de laboratorio

Defina cuántas horas de educación continua debe cumplir cada trabajador, estas horas pueden variar según de el nivel del personal.

Educación continua

Desarrolle una lista de temas clave para tratarse , desde temas técnicos.

Elabore para cada tema una lista de representantes quienes deben ser parte del hospital.

Trabaje en las formas de evaluación y en los objetivos para cada presentación.

Planee de 3 – 5 años

Evalúe facilidades Use plataformas consolidadas. Use nuevas tecnologías chips de

ADN. Use pruebas de punto de cuidado

point of care. Use sistemas de información y

haga un análisis de esta información.

Necesidad tecnológica

Cuando comprar un equipo de computación nuevo

Código de barras para los tubos del laboratorio Médicos acceso a resultados a través de

asistentes digitales personales Médicos ingreso de práctica para pruebas de

laboratorio.

 Porqué los planes estratégicos fallan a menudo Porque carecen de un plan de seguimiento. Porque carecen de un plan de implementación. Debe preguntarse Qué tareas deben alcanzarse? Quién es responsable? Qué recursos se necesitan?

DIFERENCIAS EN ADMINISTRACION

OPERATIVA ESTRATEGICA

ATACA EFECTOS DETERMINA CAUSAS

URGENTE

REPETITIVA

IMPORTANTE

EVENTUAL

FACIL

BARATA

DIFICIL

COSTOSA

Factores que hacen un equipo exitoso Participación de todos Buena comunicación Definir responsabilidades Clima favorable–confianza Objetivos claros Toma de decisiones objetivas Plan de actuación Resolución de conflictos Auto evaluación

MEJORAR ES CAMBIAR

SER PERFECTO ES CAMBIAR MUCHO

No se trata de trabajar más sino mejor

Equipos Creativos

Resolución creativa de problemas Cambiar puntos de vista Romper hábitos mentales

paradigmas Generar alternativas

Ambiente favorable a la creatividad

No fijarse en quién propone la idea Suponer que toda idea es buena No criticar a quién propone una

idea que no funcionó Aceptar una idea aunque esta no

funcionara en el pasado

Ambiente favorable a la creatividad

Simplificar la reglamentación y la formalidad

Aceptar que pocas veces existen soluciones ideales

Crear grupos multidisciplinarios Permitir la participación de todos

en la discusión y en las decisiones.

Ambiente Favorable para la creatividad

Lluvia de ideas Para solución de problemas Búsqueda de ideas Análisis y evaluación de ideas

Ventajas del trabajo en equipo El complemento de habilidades y

caracteres. Las virtudes de algunos participantes

cubren las debilidades de otros y viceversa, constituyendo un equipo equilibrado.

Más propuestas de solución. Un mejor conocimiento de la

problemática.

Funciones de los grupos

Fortalecen los valores Animan el talento de cada uno Facilita la comunicación entre los

miembros y la administración. Provee sentido de pertenencia e

identidad.

Otras Características de los Grupos :Tamaño

Grupos pequeños Interacción regular Es más fácil compartir información Reconocimiento individual del grupo Aumento en la identificación del grupo

Grupos grandes: Disponibilidad de más recursos Hay más división de labores

Otras Características de los Grupos : Composición

Grupos Homogéneos: Amistad , empatía, afinidad Disminuye el nivel de conflictosGrupos Heterogéneos Diversidad de puntos de vista Variedad de recursos

Factores que hacen un equipo exitoso Participación de todos Metas y reglas establecidas Buena comunicación Roles y responsabilidades Clima favorable–confianza Objetivos claros Toma de decisiones objetivas Plan de actuación Resolución de conflictos Auto evaluación.

Factores claves para el éxito

Involucrar a las fuerzas de trabajo Planificar con tiempo Entrenar e involucrar a todo el

personal Flujo de información Ofrecer algo a cambio Prepararse adecuadamente.

Equipos ganadores:

Tienen metas claras Alientan las diferencias Administran y superan conflictos Alientan la competencia

Equipos de alto desempeño

Integrado por personas que deciden voluntariamente subordinar parte de su libertad e intereses particulares a un objetivo máximo, en donde el trabajo en equipo se convierte en un fin en sí mismo porque existe convencimiento de que la única forma de conseguir el resultado esperado.

Características de equipos de alto desempeño

Eficiencia en la coordinación Generadores de una cultura

organizacional para cumplir con los objetivos

Capacidad de auto administrar su desarrollo y desempeño.

Condiciones para Lograr el éxito Objetivos claros y alcanzables Clima organizacional positivo Contar con un programa de

evaluación del desempeño Apoyo y liderazgo de la alta

gerencia , a través de seguimiento , retroalimentación y reconocimiento

Programa de comunicación

Qué es estrategia Acciones que deben desarrollar para

alcanzar los objetivos propuestos Forma de pensar basada en la

creatividad, persigue romper paradigmas y desarrollar nuevos esquemas o modelos mentales

El descubrimiento consiste en ver las mismas cosas que ven todos los demás y percibir algo diferente.

Análisis Organizacional:

Consiste en efectuar una evaluación integral de los principales elementos administrativos, para determinar la eficiencia de su diseño y funcionamiento del laboratorio.

Qué es un paradigma?

Es la suma de concepciones o creencias básicas, que funcionan lo suficientemente bien para ser aceptadas como válidas por la organización e indican los límites para actuar.

Cambio cultural

Transformación de intereses y objetivos en función de mejora para el laboratorio y la institución.

Alineamiento del grupo con la institución .

Consecuencias: Aumenta la participación de todos los

integrantes Aumenta la confianza en el trabajo Aumenta la comprensión de los

objetivosVentajas: Aumenta el cumplimiento de los

objetivos Disminuye la rotación Se controla mejor el comportamiento y

cumplimiento del grupo

Porque es importante hablar de cultura organizacional?

Debe existir un claro ALINEAMIENTO de intereses y objetivos entre los integrantes de la organización y de ellos para con los intereses y objetivos de la organización (misión y visión) y así se puede hablar de ALINEAMIENTO ESTRATEGICO

Las diferencias culturales se demuestran a través de la actitud por lo tanto en el laboratorio y cualquier organización , la ACTITUD es el reflejo de la cultura organizacional.

Círculo de Calidad:

alerta

. TODO LO QUE SE QUIERE DECIR AQUÍ SE DICE

2. TODO LO QUE AQUÍ SE DICE AQUÍ SE QUEDA

3. SIN ACUSACIONES PERSONALES

4. NOS CONCENTRAMOS EN EL TRABAJO Y NO EN LAS PERSONAS

5. ESTAMOS PARA AYUDARNOS, NO PARA GOLPEARNOS

Reglas de oro del círculo de calidad:

Se reunen en salas especiales

Círculo de Calidad:

Trabajadores y supervisoresEstudian técnicas de mejoríacontinua de la calidad y deproductividad para aplicarlaa la solución de problemasComo una técnica de adm.exitosa.

Círculos de

Calidad

Círculos de

Calidad

Características del círculo del Calidad:

1.Puede ser 4-15 miembros2.Todos deben laborar en una misma área.3.Los miembros deben estar bajo el

mismo supervisor.4.Reciben instrucciones de su

participación.

Características del círculo del Calidad:

5.El coordinador del círculo puede ser el mismo que modere.

6.frecuencia una vez a la semana. 7.Se recibe remuneración o

estímulo por su participación en el círculo.

En los círculos de calidad:

Los asesores técnicos y gerencia brindan información y experiencia.

Los miembros del círculo , seleccionan los problemas y proyectos que desean trabajar y no la gerencia

Porqué se reunen en círculos de calidad?

Para mejorar:Relaciones interpersonales.Productividad.Puntos críticos en los procesos y POECalidad de vida laboral.

No se trata de trabajar más sino mejor.