1 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
2 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
EQUIPO DIRECTIVO DEL FONDO ADAPTACIÓN:
CARMEN ELENA ARÉVALO CORREA
Gerente
PEDRO LUIS JIMÉNEZ POVEDA
Subgerente de Estructuración
ALFREDO MARTINEZ DELGADILLO Subgerente de Gestión del Riesgo
MARÍA SOFÍA ARANGO ARANGO Secretaria General
EDGAR ORTIZ PABÓN
Jefe Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento Director del Proyecto
Investigación, Diagramación y Textos:
CARLOS ALBERTO SARMIENTO ABAD Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento
Con la colaboración de: SERVIDORES PÚBLICOS FONDO ADAPTACIÓN
FONDO ADAPTACIÓN
Ubicación:
Calle 75 No.5 – 88, Pisos 3 y 4
Bogotá, Colombia, Suramérica
Punto de Información Telefónica:
PBX: 508 20 54
Dirección electrónica:
Página web: www.fondoadaptacion.gov.co
MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0 Bogotá D.C., Diciembre de 2012
3 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
1.0 2012/12/20 Elaboración del Documento
4 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
CONTENIDO Pág.
5. RESEÑA HISTÓRICA DEL FONDO ADAPTACIÓN
7. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL FONDO ADAPTACIÓN
8. ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DEL FONDO ADAPTACIÓN
9. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO ADAPTACIÓN
10. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL FONDO ADAPTACIÓN Generalidades Propósito Alcance Exclusiones Política de Calidad Objetivos de Calidad Mapa de Procesos (Descripción de los procesos y sus interacciones) Requisitos de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad Procedimientos documentados Caracterización de los procedimientos documentados Descriptores del Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA
25. RESEÑAS BIBLIOGRÁFICAS
26. ANEXO I – CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL FONDO ADAPTACIÓN
5 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
RESEÑA HISTÓRICA DE LA GESTIÓN FONDO ADAPTACIÓN Durante los años 2010 y 2011, el territorio Colombiano soportó el más devastador desastre natural de los últimos 40 años: El Fenómeno de La Niña. Su efecto fue tal que desbordó la capacidad ordinaria de respuesta del Estado. Debido a esto, y amparado por el artículo 215 de la Constitución Política, se expidió el decreto 4580 de 2010: “Por el cual se decreta el estado de emergencia económica, social y ambiental”. Con estas facultades extraordinarias se expidieron normas orientadas a superar la situación de desastre en la que estaba sumido el país. Dentro del paquete de medidas adoptadas se encuentra la creación, mediante el decreto 4819 de diciembre de 2010, del Fondo Adaptación, cuyo objeto es “la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de “La Niña” 2010-2011” y su finalidad “…la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, telecomunicaciones, ambiente, agricultura, servicios públicos, vivienda, educación, salud, acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de LA NIÑA 2010-2011 así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo.” Decreto 4819 de 2010. El objeto y finalidad citados deben entenderse como un medio para alcanzar la meta última del Fondo Adaptación: devolver a los damnificados por el fenómeno de “La Niña” 2010-2011, como mínimo, el bienestar del que gozaban antes del desastre y protegerlos de eventos extremos futuros. Por esta razón, las intervenciones deberán hacerse con criterios de gestión del riesgo y deben ser vistos con una óptica regional, de participación comunitaria que responda a las necesidades de la población. El 13 de julio de 2011, mediante el decreto 2524 de 2011, se realizó el nombramiento de Cecilia Álvarez-Correa como gerente del Fondo. Con el apoyo de Colombia Humanitaria y una planta provisional de personal autorizada por el Consejo Directivo se da inicio a la operación del Fondo Adaptación que se atendió a través de tres frentes de trabajo, que se pusieron en marcha de forma simultánea, debido a la urgencia con la que se requiere la intervención de la entidad: Frente estratégico: Durante el año 2011 se empezaron a desarrollar las primeras actividades de planeación estratégica, planeación financiera y seguimiento y control:
6 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
Se distribuyó, entre los sectores a ser intervenidos por el Fondo Adaptación, un presupuesto inicial de $14 billones, cifra que el 18 de enero de 2012 con la proyección fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público fue disminuida a $9.3 billones. Se diseñaron y documentaron los procesos internos del Fondo y con base en la experiencia real que se viene obteniendo se empezó a ajustar el Plan Estratégico del Fondo, que incluye el ajuste al Plan de Acción y la definición del Plan Operativo 2012 - 2013. Frente misional: Con base en la metodología construida por la firma McKinsey se empezó a trabajar en el desarrollo de los procesos misionales del Fondo, relacionados con la recepción de las postulaciones reportadas por los Ministerios y los gobiernos municipales y departamentales. Ante el alto volumen de postulaciones, y con el fin de evitar que municipios con grave afectación sin capacidad técnica suficiente para postular quedaran excluidos de la intervención del Fondo, desde septiembre de 2011 se inició el trabajo conjunto de revisión de las necesidades sectoriales entre el Fondo y los Ministerios. El 3 de febrero de 2012 se cerró la recepción de las postulaciones. Desde 2011 el Consejo Directivo evaluó las necesidades de mayor impacto, relevancia y coherencia, logrando la selección de veintinueve (29) postulaciones, sobre las cuales se ha venido trabajando en diversas fases: Prefactibilidad, factibilidad y estructuración. Frente de apoyo: Durante el 2011 se expidieron los decretos que reglamentaron el funcionamiento del Fondo. Con el apoyo de consultores externos durante el mismo año se trabajó en la construcción de las cargas de trabajo y en la definición de la planta de personal que finalmente se aprobó para 87 personas. A partir de septiembre de 2011 se empezaron a vincular los primeros funcionarios al Fondo. En el 2012 se contrató y puso en marcha la auditoría técnica integral preventiva, la auditoría interna, el registro de proveedores del Fondo Adaptación y se inició la implementación del sistema de administración de proyectos, para dar soporte a los procesos de gestión, control y seguimiento. También se contrató la fiducia que administrará los recursos de inversión del Fondo y el sistema de gestión documental ORFEO. Con relación al Sistema de Gestión De Calidad, en 2012 se dio inicio a la implementación del Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA (NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005, SISTEDA, ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Y ANTITRÁMITES, Y ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN), llevando a cabo la documentación de los procesos, junto con la identificación de riesgos para los procesos estratégicos, de apoyo, priorización y selección, estructuración, gestión contractual y evaluación.
7 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL FONDO ADPATACIÓN El Direccionamiento Estratégico del Fondo Adaptación se enmarca dentro de los siguientes principios rectores: Misión de la Entidad
Visión de la Entidad Visión de la Entidad Objetivos Estratégicos
Recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el Fenómeno de La Niña 2010 – 2011.
Mitigación y prevención de riesgos provenientes del Fenómeno de La Niña 2010 – 2011.
Reactivación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados
por la ola invernal.
A 2014 el Fondo Adaptación habrá
cerrado los procesos de adjudicación y selección de las intervenciones
necesarias para atender la construcción, reconstrucción y
reactivación económica y social en
las zonas afectadas por el fenómeno de la niña 2010 – 2011.
Atender la construcción, reconstrucción,
recuperación y reactivación económica y social en las zonas afectadas por el fenómeno de la niña
2010 - 2011, con criterios de mitigación y
prevención del riesgo.
8 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES Estrategia I: Asignación eficiente de los recursos Líneas de acción:
Manejar adecuadamente los recursos del Fondo Adaptación
Conceptualización y estructuración de los proyectos con alta eficiencia técnica Adelantar procesos de contratación eficientes, eficaces y transparentes
Estrategia II: Gestión del riesgo Líneas de acción:
Incorporar dentro de los procesos del Fondo Adaptación el marco conceptual y legal de gestión del riesgo
Definir lineamientos para la evaluación del riesgo Realizar intervenciones con criterios de prevención y mitigación del riesgo
Estrategia III: Participación comunitaria Líneas de acción:
Atender de manera integral las regiones afectadas Atender, acompañar, capacitar, promover el desarrollo con las comunidades
beneficiarias de las intervenciones para garantizar sostenibilidad
Identificar y articular los diferentes actores regionales Implementar mecanismos de comunicación de doble vía
Estrategia IV: Seguimiento y Control Líneas de acción:
Cumplimiento de los hitos de intervención
Seguimiento a las intervenciones con control preventivo Gestión transparente en el manejo de los recursos en la Fiducia
Estrategia V: Fortalecimiento institucional y del talento humano Líneas de acción:
Implementar el Sistema Integrado de Gestión Desarrollar y dar bienestar al talento humano Funciones asignadas por competencias
Documentar y aplicar los procesos del Fondo Adaptación
9 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
ESTRUCTURA ORGANICA DEL FONDO ADAPTACIÓN
10 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL FONDO ADAPTACIÓN Generalidades El Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación, es la armonización de los procesos con los cuales de manera interrelacionada se garantiza a través de su planeación, ejecución y control, el cumplimiento de todos los requisitos externos, internos y legales que aplican a la entidad; logrando un permanente mejoramiento del desempeño institucional, demostrado en el cumplimiento de los objetivos institucionales a través de la optimización del servicio prestado. Bajo este propósito, el Sistema de Gestión de Calidad enfoca los esfuerzos hacia la excelencia en la prestación del servicio a la ciudadanía como la razón de ser del estado, a través de la eficacia, eficiencia y efectividad permanente de los procesos, proyectos y programas trazados por la entidad. Propósito El presente Manual de Calidad del Fondo Adaptación tiene como finalidad describir el Sistema de Gestión de la Calidad implementado por el FONDO ADPATACIÓN, para el aseguramiento de la calidad en sus productos y servicios, enmarcado en los estándares de calidad en la gestión pública de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, con un enfoque hacia el cliente interno y externo, basado en procesos, mejora continua y depositado en los siguientes propósitos y beneficios: Describir el sistema de gestión de la calidad de la organización. Comunicar a los empleados el compromiso de la dirección con la calidad. Ayudar a los empleados a comprender su función dentro de la organización, dándoles así un mayor sentido del propósito e importancia de su trabajo. Facilitar el entendimiento mutuo entre los empleados y la dirección. Declarar la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los requisitos especificados. Demostrar a las partes interesadas las capacidades dentro de la organización. Y además…
11 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
Alcance El Fondo Adaptación ha establecido un Sistema de Gestión de la Calidad que contempla los procesos necesarios para llevar a cabo la operación institucional, los cuales están desarrollados desde el Mapa de Procesos General, que cubre el ciclo de Planear, Hacer, Verificar, Actuar (PHVA) e incluye Procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación y Mejora. El Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación se ha desarrollado de conformidad con lo establecido por la Norma de Calidad en Gestión Pública NTCGP 1000:2009, observando de manera alterna los siguientes lineamientos, los cuales se armonizan conformando el Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA:
Una base para las expectativas del desempeño del trabajo
Evidencia objetiva de que los requisitos especificados han sido logrados
Un marco de operación claro y eficiente
Una base para la formación inicial de nuevos servidores públicos y la
actualización periódica para los servidores públicos actuales
Una base para el orden y el equilibrio dentro de la organización
Coherencia en las operaciones basadas en procesos documentados
Una base para la mejora continua
Un marco de referencia claro de requisitos para los proveedores_ y
Una base para evaluar la eficacia y adecuación continúa del sistema de
gestión de la calidad.
Una base para auditar de gestión de la entidad
12 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
El alcance Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación dentro del Sistema Integrado de Gestión, se presenta de las siguientes maneras:
SISTEDA(1): En la Política de Eficiencia Administrativa, en la aplicación de procesos de modernización institucional eficientes.
GEL(2): En la innovación de procesos con enfoque en la automatización de servicios y trámites y la racionalización de estos últimos.
MECI(3): En la transformación de la información en documentos que soporten el quehacer de la entidad y faciliten el control de las actividades que permiten el cumplimiento de las funciones.
Exclusiones El Fondo Adaptación, basado en el Sistema de Gestión de Calidad propuesto por la Norma de Calidad para el Sector Público NTC-GP 1000:2009, por su condición no aplica los siguientes requisitos establecidos en dicha norma: Numeral 7.5.2., de la norma NTCGP 1000:2009 – Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio. Por cuanto los servicios que presta el Fondo pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos. Numeral 7.6., de la norma NTCGP 1000:2009 – Control de los dispositivos de seguimiento y de medición. Por cuanto no se requiere utilizar dispositivos de seguimiento y medición para calibrar, ajustar o proteger los equipos utilizados (hardware, servidores y demás bienes físicos de la entidad) ya que los mismos no se utilizan con criterios metrológicos u otros que deban arrojar mediciones exactas. Política de Calidad El Fondo Adaptación trabaja con criterios de calidad y sostenibilidad por el mejoramiento continuo de sus procesos para construir, reconstruir, recuperar y reactivar económica y socialmente las zonas afectadas por el fenómeno de la niña 2010 – 2011, a través de la asignación eficiente de los recursos, la gestión del riesgo y la participación comunitaria, para lo cual cuenta con talento humano competente y comprometido y el establecimiento de mecanismos de seguimiento y control. ______________ (1) Sistema de Desarrollo Administrativo – SITEDA
(2) Estrategia de Gobierno en Línea y Anti-trámites – GEL (3) Modelo Estándar de Control Interno – MECI
13 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
Objetivos de Calidad Los objetivos de calidad establecidos por el Fondo Adaptación, derivados de su Política de la Calidad, son: Priorizar, estructurar y ejecutar las intervenciones para restaurar el
funcionamiento de la infraestructura de transporte, ambiente, agricultura, servicios públicos, vivienda, educación, salud, acueducto y alcantarillado, humedales y zonas inundables estratégicas, afectadas por el Fenómeno de la Niña 2010 – 2011.
Reducir el riesgo de desastre en las intervenciones priorizadas y seleccionadas
por el Consejo Directivo del Fondo Adaptación. Ejecutar el Plan Estratégico y los Planes Operativos para dar cumplimiento a la
misión y visión de la entidad, propendiendo por la satisfacción de las necesidades de la comunidad afectada por el Fenómeno de la niña 2010-2011.
Implementar un sistema integrado de gestión de calidad, que le permita al
Fondo Adaptación, funcionar de forma ordenada, controlada y con un sistema permanente de mejoramiento y de innovación.
Mejorar continuamente el desempeño de los procesos del sistema de gestión
de calidad mediante la correcta implementación de políticas asociadas a este fin, y de los servidores públicos que ejecutan dichos procesos a través de la implementación de políticas de gestión de la entidad.
Incrementar la eficiencia, eficacia, efectividad del Sistema Integrado de Gestión
en el Fondo Adaptación a través de la mejora continua y la aplicación del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
Incrementar el nivel de competencias del personal vinculado al Fondo
Adaptación. Mapa de Procesos El siguiente Mapa de Procesos del Fondo Adaptación es el principal referente organizacional que define la forma en que opera la entidad, el cual se armoniza con un enfoque sistémico desde la misión y la visión institucional, con una línea de ejecución por proyectos/procesos, cuyas interacciones garantizan el cumplimiento de los objetivos institucionales, siguiendo una combinación entre los procesos particulares de la organización y la estructura de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
14 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
ENTI
DA
DES
NA
CIO
NA
LES
Y TE
RR
ITO
RIA
LES
COM
UN
IDA
DES
COM
UN
IDA
DES
. .GESTIÓN ESTRATÉGICA
GESTIÓN DE RIESGOS OPERACIONALES
MIS
ION
ALE
SA
POYO
. . .GESTIÓN DE AUDITORÍA
INTEGRAL DE CUMPLIMIENTO
GESTIÓN DEL CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
GESTIÓN DE CALIDAD
EVA
LUA
CIÓ
N Y
M
EJO
RA GESTIÓN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MECI
GESTIÓN DEESTRUCTURACIÓN DE LAS INTERVENCIONES
GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A LA
EJECUCIÓN DE PROYECTOS
GESTIÓN DE PRIORIZACIÓN Y
SELECCIÓN DE POSTULACIONES
PLA
NEA
R. . .
HA
C E R . . .
GESTIÓN DE REDUCCIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES
GESTIÓN DE ARTICULACIÓN REGIONAL
GESTIÓN DE ASESORÍA SECTORIAL
ENTID
AD
ES NA
CION
ALES Y
TERR
ITOR
IALES
GESTIÓN FINANCIERA DE
FUNCIONAMIENTO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓNHUMANA
GESTIÓN JURÍDICA
GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
GESTIÓN DE COMUNICACIONES
GESTIÓN DE CONTENIDOS
GESTIÓN CONTRATACTUAL
GESTIÓN DE RECURSOS DE
INVERSIÓN
Requisitos de la Documentación del Sistema de Gestión de Calidad
La documentación de los procesos del Fondo Adaptación responde a los siguientes requisitos:
La descripción del Manual de Calidad, llevada a cabo en este documento. La declaración de la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad, incluidos en
este manual y dentro del Manual de Políticas Institucionales. Los Procedimientos Documentados bajo la metodología de Instrucciones
Precisas de Actuación (IPA), requeridos por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, incluidos los Procedimientos Obligatorios de todo Sistema de Gestión de Calidad, documentados con el fin estructurar y facilitar su control en la organización, mencionados como procedimiento de Control de Documentos, procedimiento de Control de Registros, procedimiento de Auditorías de Calidad Internas, procedimiento de Control del Servicio No Conforme, procedimiento de Realizar Acciones Correctivas y Preventivas, y un Procedimiento Fundamental que establece los lineamientos para la elaboración de toda la documentación del SGC y la estructura de la misma.
Las Instrucciones de Trabajo Documentadas a través de Hoja de Ruta de Actividades, Check-List de Cumplimiento de Actividades, Manuales, Instructivos, Guías y Lineamientos, requeridos por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, y
Finalmente, los Formularios y Registros, necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos.
15 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
Procedimientos Documentados Los procedimientos fueron documentados bajo la metodología de IPAS (Instrucciones Precisas de Actuación), que detallan los procesos a nivel de flujo, asocian los responsables de ejecutarlos, define las normas internas y externas asociadas a los mismos e incorpora el papel que debe desarrollar de forma preventiva tanto la auditoría interna como la externa; además, se complementa con las Hojas De Ruta, que servirán en un futuro inmediato para levantar nuevamente las cargas de trabajo para determinar la planta de personal definitiva, y asocia los Check List, que permiten realizar la verificación de si el proceso quedó bien ejecutado y documentado.
La estructura de la documentación de los sistemas de gestión y evaluación está definida por la siguiente pirámide documental:
NOTAS: Los documentos que no se enuncian en esta pirámide, se entienden por fuera del Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación. En el procedimiento Fundamental se detallan las normas de documentación utilizadas por el Fondo.
En el ANEXO I - CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL FONDO ADAPTACIÓN se detallan los 202 procedimientos documentados, que representan el 100% del mapa de procesos del Fondo Adaptación.
El mismo detalle se referencia en el inventario que se presenta a continuación, también disponibles para su consulta electrónica(4):
______________ (4) En cumplimiento del Plan de Eficiencia Administrativa de la entidad (Cero Papel).
1
2
3
4
6
8
Instructivos 5
7
16 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
TIPO/PROCESO/Procedimiento
ESTRATÉGICO/PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Planeamiento estratégico Formulación de Planes Operativos Formulación del Modelo de gestión
ESTRATÉGICO/PLANEACIÓN FINANCIERA DE INVERSIÓN Planeación del presupuesto de inversión Monitoreo de la ejecución del presupuesto de inversión Gestión de modificaciones presupuestales de inversión
ESTRATÉGICO/PLANEACIÓN DEL SEGUIMIENTO Y GESTIÓN Generación de información estadística e indicadores Análisis de información estadística e indicadores
ESTRATÉGICO/ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Identificación de riesgos operativos Análisis cualitativo de los riesgos operativos Tratamiento de riesgos operativos Monitoreo y control de riesgos operativos Divulgación de los riesgos operativos
MISIONAL/IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS Identificación y recepción de propuestas internas y externas Análisis de relevancia y coherencia
MISIONAL/EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS Evaluación de propuestas a nivel sectorial Evaluación del Comité Ad-hoc Aprobación y selección de proyectos
MISIONAL/PREPARACIÓN DE PROYECTOS Conceptualización de postulaciones Validación y maduración del esquema de estructuración
MISIONAL/EVALUACIÓN DE PROYECTOS Solicitud de información para la estructuración Selección de la gestión de estructuración Desarrollo de la estructuración del proyecto Seguimiento al desarrollo de la estructuración del proyecto
MISIONAL/APROBACIÓN DE PROYECTOS Aprobación de proyectos estructurados Adjudicación de proyectos
17 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
TIPO/PROCESO/Procedimiento
MISIONAL/ANÁLISIS DEL RIESGO DE DESASTRES Identificación y análisis de los escenarios de riesgo Evaluación de alternativas según escenarios de riesgo Selección de alternativas por escenario de riesgo Valoración del daño y la perdida evitada
MISIONAL/TRATAMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIÓN DE RIESGOS Implementación de medidas de reducción de riesgo de desastre Análisis y divulgación del riesgo residual
MISIONAL/PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN REGIONAL Análisis y dimensionamiento de desastres en las regiones Formulación de estrategias regionales de recuperación, construcción y reconstrucción Seguimiento a la implementación de estrategias regionales de recuperación,
construcción y reconstrucción
MISIONAL/ARTICULACIÓN TERRITORIAL Identificación de la región y de sus actores Articulación con actores nacionales y regionales Articulación con instituciones nacionales y actores regionales
MISIONAL/PARTICIPACIÓN COMUNITARIA Articulación sectorial Articulación con la comunidad Acompañamiento social Auditorías visibles Acciones para la sostenibilidad
MISIONAL/ATENCIÓN AL CIUDADANO Atención y gestión de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, consultas y trámites Seguimiento a la atención y gestión de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes,
consultas y trámites
MISIONAL/PLANIFICACIÓN DE LA ASESORÍA SECTORIAL Formulación de estrategias sectoriales de recuperación, construcción y reconstrucción Articulación de las estrategias con los referentes técnicos sectoriales Formulación de políticas de las mesas sectoriales
MISIONAL/DESARROLLO DE LA ASESORÍA SECTORIAL Análisis de los proyectos regionales, a nivel sectorial Generación de estrategias de intervención de los proyectos Elaboración de propuestas sectoriales de intervención Definición de fases de intervención de los proyectos Seguimiento a la implementación de las propuestas sectoriales
18 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
TIPO/PROCESO/Procedimiento
MISIONAL/PLANIFICACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS Identificación de los actores del proyecto Planeación del seguimiento
MISIONAL/SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN Actualización de elementos Gestión del control de cambios Medidas correctivas Registro de avances y elaboración de reportes
MISIONAL/ENTREGA DE LA OPERACIÓN Preentrega de la operación Entrega de la operación
MISIONAL/CUMPLIMIENTO Monitoreo del proceso Seguimiento a incidentes y decisiones Identificación de tendencias Desarrollo de mejoras continuas
APOYO/ASESORÍA Y CONCEPTOS JURÍDICOS Emisión de conceptos jurídicos Asesoría en los procesos contractuales internos Representación de procesos judiciales, prejudiciales y administrativos Seguimiento a la solución de procesos
APOYO/GESTIÓN JUDICIAL Conciliaciones judiciales y extrajudiciales Resolución de recursos judiciales
APOYO/PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE COMUNICACIONES Formulación de políticas de TI Formulación del plan estratégico de TI y la comunicación (PETIC) Gestión de portafolio de servicios Presupuesto de servicios
APOYO/ESTRUCTURA DE LOS SERVICIOS TIC Gestión de proyectos TIC Arquitectura de servicios TIC Gestión de niveles de servicios Gestión de configuración Gestión de capacidad Gestión de disponibilidad
19 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
TIPO/PROCESO/Procedimiento
APOYO/ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Gestión de seguridad de la información Gestión de continuidad
APOYO/CONTRATACIÓN Gestión de proveedores
APOYO/OPERACIÓN DEL SERVICIO DE TIC Operación del servicio
APOYO/PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES Formulación de las políticas de comunicaciones Formulación de estrategias de comunicación interna y externa Definición de la identidad institucional
APOYO/DESARROLLO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Elaboración de contenidos a comunicar Gestión de medios de comunicación Divulgación de información Administración del sitio web
APOYO/MONITOREO AL IMPACTO DE LAS COMUNICACIONES Aplicación de mecanismos de medición y Análisis y presentación de resultados
APOYO/GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Definición de políticas de manejo y seguridad de la información
APOYO/GESTIÓN DOCUMENTAL Recepción de documentos Recepción y Distribución de correspondencia Tramitar y enviar correspondencia Recepción de documentos en gestión documental Organizar documentos en el archivo central Acceso y consulta a la documentación
APOYO/ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Disposición final Archivo histórico
20 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
TIPO/PROCESO/Procedimiento
APOYO/PLANEACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA Preparación del anteproyecto de presupuesto Desagregación del presupuesto Modificaciones presupuestales Traslados presupuestales Reservas presupuestales Adiciones presupuestales Rezagos presupuestales Vigencias futuras
APOYO/EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO Preparación del PAC Certificación de la disponibilidad presupuestal Registro presupuestal del compromiso Radicación y aprobación de cuentas por pagar Seguimiento a la ejecución presupuestal
APOYO/CONTABILIDAD Registros contables Clasificación de la información contable Estados contables
APOYO/PAGADURÍA Elaboración del flujo de caja Realización de pagos
APOYO/PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE RECURSOS Establecimiento del contrato fiduciario
APOYO/ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Elaboración de manuales de operación Seguimiento al cumplimiento de la operación fiduciaria Identificación y asignación de fuentes de recursos Administración de recaudos Administración de pagos Gestión contable de los recursos de inversión Reporte de información y conciliación de cuentas Administración de comités fiduciarios
APOYO/PLANEACIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Definición de la actividad contractual del FA Elaboración del plan de compras Seguimiento a la ejecución del plan de compras Registro de proveedores del Fondo Adaptación (RPFA)
21 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
TIPO/PROCESO/Procedimiento
APOYO/ETAPA PRECONTRACTUAL Elaboración de Estudios Previos Preparación de Términos y Condiciones Contractuales Recepción de observaciones y propuestas Evaluación y selección de propuestas Adjudicación de contratos Perfeccionamiento del contrato o convenio
APOYO/ETAPA CONTRACTUAL Requisitos de ejecución del contrato o convenio Supervisión de contratos o convenios Modificación de contratos o convenios Terminación del contrato o convenio
APOYO/ETAPA POSTCONTRACTUAL Liquidación del contrato o convenio Utilización de garantías
APOYO/ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS Administración de inventarios de bienes de consumo Administración de bienes muebles Preparación y asignación de puestos de trabajo Baja de bienes muebles Administración de oficinas Recepción de muebles por entrega de puesto de trabajo Inclusión de bienes en póliza de seguros
APOYO/GESTIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO Prestación del servicio de aseo y cafetería Prestación del servicio de vigilancia Prestación del servicio de mantenimiento de parque automotor Prestación del suministro de combustible para vehículos Seguimiento a la prestación de servicios generales y mantenimiento
APOYO/TRÁMITE DE COMISIONES Administración de requerimientos de comisiones Legalización y liquidación de comisiones
APOYO/ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Definición y actualización de funciones, competencias y acuerdos de gestión del personal Selección de personal Vinculación de personal Desvinculación de personal Gestión de la nómina
22 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
TIPO/PROCESO/Procedimiento
APOYO/DESARROLLO HUMANO Inducción de personal Capacitación de personal Bienestar social Salud ocupacional
APOYO/GESTIÓN DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Preparación y fijación de compromisos laborales y comportamentales Aplicación de la evaluación de desempeño Análisis y divulgación de los resultados de la evaluación Acuerdos de gestión
EVALUACIÓN Y MEJORA/PLANEACIÓN DEL CUMPLIMIENTO Y SEGUIMIENTO Formulación del plan de cumplimiento y seguimiento integral Preparación del Manual de auditoría Planeación de la auditoría
EVALUACIÓN Y MEJORA/DESARROLLO DEL CUMPLIMIENTO Y SEGUIMIENTO Ejecución de la evaluación Realización de informe de evaluación
EVALUACIÓN Y MEJORA/CIERRE DE LA GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO Y SEGUIMIENTO Formulación del plan de mejoramiento Seguimiento al cumplimiento de acciones
EVALUACIÓN Y MEJORA/CONTROL ESTRATÉGICO Planeación del control interno Ambiente de control Control del direccionamiento estratégico
EVALUACIÓN Y MEJORA/CONTROL DE GESTIÓN Realización de actividades de control Control de la información Control de la comunicación pública
EVALUACIÓN Y MEJORA/CONTROL DE EVALUACIÓN Autoevaluación de la gestión Autoevaluación del control
EVALUACIÓN Y MEJORA/EVALUACIÓN DE PROCESOS DISCIPLINARIOS Recepción y registro de quejas contra funcionarios Apertura de indagación e investigación disciplinaria Evaluación de la investigación disciplinaria
23 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
TIPO/PROCESO/Procedimiento
EVALUACIÓN Y MEJORA/CIERRE DE PROCESOS DISCIPLINARIOS Fallo en primera instancia Fallo en segunda instancia
EVALUACIÓN Y MEJORA/PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD Diseño del Modelo de Operación por Procesos del Fondo Adaptación Diseño y actualización de los procedimientos del Fondo Adaptación
EVALUACIÓN Y MEJORA/ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Controles de los procesos Definición del Manual de Procedimientos del Fondo Adaptación Control de documentos y datos Acciones correctivas Acciones preventivas Control del Producto no conforme
EVALUACIÓN Y MEJORA/EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA CALIDAD Aplicación de mecanismos de medición de la satisfacción del cliente Análisis de resultados de la medición de la satisfacción del cliente
Caracterización de Procedimientos Documentados
El Fondo Adaptación describe para cada uno de sus procesos, el objeto, el alcance, las entradas y salidas, los proveedores y responsables, la normatividad aplicada y los indicadores de gestión, mediante caracterizaciones individuales, las cuales son visibles en el ANEXO I - CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL FONDO ADAPTACIÓN, el cual también está disponible para su consulta electrónica(5). ______________ (5) En cumplimiento del Plan de Eficiencia Administrativa de la entidad (Cero Papel).
24 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
Descriptores del Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA Al tiempo con la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, en el Fondo Adaptación se está adelantando la implementación de manera integrada de los siguientes sistemas de gestión, los cuales se armonizan a través del Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA:
El Sistema Integrado de Gestión de del Fondo Adaptación – SIGFA –, está soportado en el siguiente marco legal:
CALIDAD: Norma de Calidad en Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Ley 872 de 2003. Decreto 4485 de 2009.
SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo. Ley 489 de 1998. Decreto 2482 de 2012.
GEL: Estrategia de Gobierno en Línea y Antitrámites.
MECI: Modelo Estándar de Control Interno. Ley 87 de 1993. Decreto 1599 de 2005.
25 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012
® DERECHOS RESERVADOS
MANUAL DE CALIDAD
RESEÑAS BIBLIOGRAFICAS
FONDO ADAPTACIÓN. Plan Estratégico del Fondo Adaptación. Bogotá, Agosto de 2012.
FONDO ADAPTACIÓN. Manual de Procesos. Bogotá, Agosto de 2012.
REPÚBLICA DE COLOMBIA. Modelo Estándar de Control Interno MECI. Bogotá, Mayo de 2005.
MINISTERIO DE TECONOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. Versión 3.1. Bogotá, Octubre de 2012.
SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL DE BOGOTA. Sistema Integrado de Gestión.