14-05DIT-P09-F01/REV.00
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SECRETARIA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PUBLICA INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES
SONORA No. 85, COL. CENTRO HERMOSILLO, SONORA Teléfono (662) 217-26-27 FAX: EXT. 115
ORDEN DE COMPRA
NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA:
PROVEEDOR: Enviar a:
FECHA DEL PEDIDO DE
COMPRA SOLICITANTE CONCEPTO
PARTIDA LICITADA
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES
SOLICITA
AUTORIZA
LIC. GABRIELA PETTERSON ROSAS
DIRECTORA ADMINISTRATIVA
201
14-05DIT-P09-F02/REV.00
GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA SECRETARIA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PUBLICA INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES
SONORA No. 85, COL. CENTRO HERMOSILLO, SONORA Teléfono (662) 217-26-27 FAX: EXT. 115
ORDEN DE SERVICIO
NÚMERO DE ORDEN DE SERVICIO: CI 001/
PROVEEDOR: UNIDAD ADMINISTRATIVA:
FECHA DE LA SOLICITUD
SOLICITANTE MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE:
TIPO DE SERVICIO SERVICIO SOLICITADO OBSERVACIONES
SOLICITA
AUTORIZA
LIC. GABRIELA PETTERSON ROSAS
DIRECTORA ADMINISTRATIVA
202
Diagrama de Flujo
203
SECRETARÍA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITURO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN TAL DE MEDIDA PARA ADOLESCENTES
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Hoja: 1/3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Fecha de elaboración: 30/10/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones y Suministros CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P09/ REV.00
Vamos por SolucionesVamos por Soluciones
A
A
Inicio Define el procedimiento de adquisición en base al monto de misma y de acuerdo a la normatividad aplicable
Realiza el RRM la adquisición directa si el monto de la misma es hasta de $10000 incluyendo IVA
14-05DIT-P09-G01/REV.00
204
Oficio de solicitud
Informe comparativo de de propuestas
Elabora ICP conteniendo cantidad, precio y características de los artículos requeridos
Solicita a la DGASH el PPGEAR si el monto de la AD es mayor de $286000 hasta $1664000
Recibe solicitud de adquisición de las áreas de la DGITAMA
Selecciona al proveedor en base a calidad, precio y tiempo de entrega del artículo solicitado
Autoriza la adquisición en el ICP
Solicita 3 COP de los artículos requeridos a proveedores si el monto de la AD es mayor de $10000 hasta $286000 + IVA
1
SECRETARÍA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO y Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Hoja: 2/3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Fecha de elaboración: 30/10/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones y Suministros CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P09/ REV.00
Vamos por SolucionesVamos por Soluciones
B
B
Realiza licitación simplificada conforme a la normatividad aplicable
Publica convocatoria en COMPRANET y un diario de mayor circulación en la ciudad
14-05DIT-P09-G01/REV.00
Convocatoria para licitación pública
Elabora CLP y turna al Director General para su autorización si el monto de la AD es mayor de $1664000
Oficio
Envía invitación a por lo menos 3 proveedores
Orden de compra o de servicio
Elabora orden de compra o de servicio y turna al DA para su autorización en todos los casos
Autoriza DA orden de compra o de servicio
Captura orden compra o de servicio en el inventario de recursos materiales y suministros
Realiza la licitación pública conforme a la normatividad aplicable
1
2
205
SECRETARÍA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Hoja: 3/3 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Fecha de elaboración: 30/10/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones y Suministros CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P09/ REV.00
Vamos por SolucionesVamos por Soluciones
Fin del procedimien
14-05DIT-P09-G01/REV.00
206
Inventario
Genera inventario mensual
Entrega los materiales y suministros
Requisición
Recibe requisición de materiales y suministros de las áreas de la DGITAMA firmada por director de área
2
Captura las requisiciones en el inventario de materiales y suministros
Verificación de la Ejecución del Procedimiento
207
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones y suministros
Hoja 1 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P09/REV.00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se recibió solicitud de adquisición de la áreas de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
2 Se realizó la adquisición directamente si el montó era hasta de $ 10 000 incluyendo IVA
3 Se solicitaron 3 cotizaciones o propuestas a proveedores si el monto de la adquisición era mayor de $ 10 000 hasta 286 000 + IVA
4 Se elaboró el informe comparativo de propuestas
5 Se seleccionó al proveedor en base a la calidad, precio y tiempo de entrega de los artículos requeridos
6 Se autorizó la adquisición en el informe comparativo de propuestas
7
Se solicitó a la Dirección General de Adquisiciones de la Secretaría de Hacienda el padrón de proveedores del Estado en el ramo cuando la adquisición era mayor de $286 000 hasta $1 664 000, para realizar la licitación simplificada
8 Se envió invitación a 3 proveedores para realizar la licitación simplificada
9 Se realizó la licitación simplificada conforme a la normatividad aplicable
10 Se elaboró la convocatoria para la licitación pública cuando el monto de la adquisición era mayor de 41 664 000
11 Se publicó la convocatoria en COMPRANET y un diario de mayor circulación en la ciudad
12 Se realizó la licitación pública conforme a la normatividad aplicable
13 Se elaboró la orden de compra o de servicio en todos los casos
06-SIP-P01-F04/REV.00
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para
Adolescentes
208
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Adquisiciones y suministros
Hoja 1 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P09/REV.00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
14 Se autorizó la orden de compra o de servicio en todos los casos
15
Se capturó la orden de compra o de servicio en el inventario de recursos materiales y suministros
16
Se recibió requisición de materiales y suministros de la áreas de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes firmada por el director de área respectivo
17 Se entregaron los materiales y suministros solicitados
18 Se capturaron las requisiciones en el inventario de materiales y suministros
19 Se generó el inventario mensual
06-SIP-P01-F04/REV.00
Nombre y firma del verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para
Adolescentes
209
Mantenimiento de Vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para
Adolescentes
210
Ente Público 14
Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso 07
Subproceso 06
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05DIT
Procedimiento P10
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P10/REV.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Tramitar y supervisar el servicio que se brinda a los vehículos oficiales de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
A la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes desarrollados por la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes IV. DEFINICIONES
SESP: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública DGITAMA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes OS: Orden de servicio V. REFERENCIAS
- Constitución Política del Estado de Sonora - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora - Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009 - Reglamento Interior de la Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública - Manual de Organización de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes VI. POLÍTICAS 1. Las órdenes de servicio recibidas serán tramitadas bajo el mismo criterio. 2. Se deberá explicar a todos los empleados que tengan bajo su resguardo un vehículo las medidas que se tomarán para cumplir con la orden de servicio solicitada. 3. Se deberán atender las políticas emitidas por la Dirección General para el uso de los vehículo oficiales VII. PRODUCTOS
1. Orden de servicio autorizada 2. Servicio de mantenimiento realizado VIII. CLIENTE(S) 1. Personal de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes con resguardo de vehículo
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
06-SIP-P01-F02/REV.00
211
Ente Público 14
Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 2 de 3
Macroproceso 07
Subproceso 06
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05DIT
Procedimiento P10
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P10/REV.00
IX. INDICADORES Nº de órdenes de servicio autorizadas/Total de órdenes de servicio solicitadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS 14-05DIT-P09-G01/REV.00. Diagrama de flujo del procedimiento mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes Inventario de registro de procedimiento Verificación de la ejecución del procedimiento XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGITAMA - Autorizar las órdenes de requisición Director Administrativo de la DGITAMA - Recibir las órdenes de servicio de mantenimiento - Evaluar las órdenes de servicio recibidas -Autorizar las órdenes de servicio Personal de la DA - Enviar las órdenes servicio a quien corresponda para su ejecución - Supervisar el mantenimiento de los vehículos oficiales - Actualizar las bitácoras de los vehículos oficiales - Notificar el servicio de mantenimiento realizado a los vehículos oficiales XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Recepción de la Orden de Requisición
Director Administrativo
1.1. Recibe del personal que tiene bajo su resguardo el vehículo orden de servicio para el mantenimiento del mismo
Orden de servicio
1.2. Evalúa la orden de servicio recibida.
1.3. Autoriza la orden de servicio 06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
212
Ente Público 14
Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 3 de 3
Macroproceso 07
Subproceso 06
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05DIT
Procedimiento P10
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P10/REV.00
Responsable de Recursos Materiales
1.4. Recibe la orden de servicio autorizada
1.5. Envía orden de servicio a quien va prestar el mismo para su ejecución.
2. Seguimiento del mantenimiento
2.1. Realiza una inspección para verificar el mantenimiento brindado al vehículo oficial de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
2.2. Actualiza bitácora del vehículo oficial Bitácora
Director Administrativo
2.3. Notifica al Director General el servicio de mantenimiento realizado al vehículo oficial
Tarjeta informativa
Fin del Procedimiento
Elaboró: Presentó: Aprobó:
Lic. Gabriela Petterson Rosas
Directora Administrativa
Lic. Juan Jorge Aldrete Vázquez
Director General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas
para Adolescentes
Lic. Francisco Figueroa Souquet
Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública
06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
213
Inventario de Registro
214
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 14-01-06-02-07/05DIT-06-P10/REV.00
Fecha de elaboración: 30/10/07
No. Registro Tipo de
Resguardo* Responsable/
Puesto Tiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1 Orden de servicio Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
2 Bitácora Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
3 Tarjeta Informativa Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
06-SIP-P01-F03/REV.00 *Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública
Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
215
Diagrama de Flujo
216
SECRETARÍA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Hoja: 1/1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Fecha de elaboración: 30/10/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P10/ REV.00
Vamos por SolucionesVamos por Soluciones
A
A
Inicio
Evalúa la OS recibida
14-05DIT-P10-G01/REV.00 217
Recibe la OS autorizada
Envía orden de requisición a quien va a prestar el servicio para su ejecución
Orden de servicio
Recibe del personal que tiene bajo su resguardo el vehículo OS para el mantenimiento del mismo
Autoriza la OS
Fin del
procedimiento
Tarjeta informativa
Notifica al Director General el servicio de mantenimiento realizado la vehículo oficial
Bitácora
Actualiza bitácora del vehículo oficial
Realiza una inspección para verificar el mantenimiento brindado al vehículo oficial de la DGITAMA
Verificación de la Ejecución del Procedimiento
218
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de vehículos de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-06-P10/REV.00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO 1
Se recibió del personal que tiene bajo su resguardo el vehículo la orden de servicio para el mantenimiento del mismo.
2
Se evaluó la orden de servicio recibida.
3
Se autorizó la orden de servicio.
4 Se recibió la orden de servicio autorizada 5
Se envió la orden de servicio a quien iba a prestar el mismo para su ejecución.
7
Se realizó una inspección para verificar el mantenimiento brindado al vehículo oficial de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
8 Se actualizó la bitácora del vehículo oficial 9
Se notificó al Director General el servicio de mantenimiento realizado al vehículo oficial
06-SIP-P01-F04/REV.00
Nombre y firma del verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para
Adolescentes
219
Elaboración de Órdenes de Pago para Proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de
Aplicación de Medidas para Adolescentes
220
Ente Público
14 Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso 07
Subproceso 07
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05 DIT
Procedimiento P11
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de órdenes de pago para proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P11/REV.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar órdenes de pago para los proveedores de acuerdo a la documentación comprobatoria correspondiente II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
A la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de elaboración de órdenes de pago para proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes desarrollados por la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes IV. DEFINICIONES
SESP: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública DGAEC: Dirección General de Administración, Evaluación y Control DGITAMA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes SE: Subsecretaría de Egresos DGT: Dirección General de Tesorería SA: Subdirección de Adquisiciones LAD: Línea de acción disponible OCCFOA: Orden de compra con factura original adjunta V. REFERENCIAS - Constitución Política del Estado de Sonora - Ley del Presupuestos de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal - Reglamento Interior del Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública - Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009 - Decreto que Aprueba el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado - Manual de Organización de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. VI. POLÍTICAS 1. El trámite se realiza igual para todos los proveedores y prestadores de servicio, excepto deudores del erario y alimentación, que deberá realizarse con mayor rapidez. VII. PRODUCTOS
1. Orden de pago 06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
221
Ente Público
14 Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 2 de 4
Macroproceso 07
Subproceso 07
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05 DIT
Procedimiento P11
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de órdenes de pago para proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P11/REV.00
VIII. CLIENTE(S) 1. Proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes IX. INDICADORES Nº de órdenes de pago entregadas/Total de órdenes de pago autorizadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS 14-05DIT-P10-G01/REV.00. Diagrama de flujo del procedimiento elaboración de órdenes de pago para proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes Inventario de registro de procedimiento Verificación de la ejecución del procedimiento
XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGITAMA - Autorizar las órdenes de pago. Director Administrativo de la DGITAMA - Recibir orden de compra y factura original - Enviar órdenes de pago al Director General para firma - Enviar órdenes para firma del Director General de Administración de la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública - Enviar órdenes de pago para su validación a al Dirección General de Tesorería - Recibir orden de pago validada con todas las firmas - Entregar órdenes de pago a proveedores Personal de la Dirección Administrativa - Elaborar la solicitud de orden de pago. - Revisar que la solicitud de pago lleve todos los requisitos de acuerdo con la factura - Elaborar órdenes de pago - Reproducir las facturas.
06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
222
Ente Público 14
Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 3 de 4
Macroproceso 07
Subproceso 07
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05 DIT
Procedimiento P11
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de órdenes de pago para proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P11/REV.00
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Recepción de la orden de compra
Director Administrativo
1.1. Recibe orden de compra o de servicio con factura original adjunta de la Subdirección de Adquisiciones cuando la compra excede de $15000 o sólo factura directamente del proveedor
Orden de compra Orden de servicio Factura
Responsable de Recursos Financieros
1.2. Elabora solicitud de pago
Solicitud de Pago
2. Revisión de documentación
2.1.Revisa la documentación que conforma la solicitud de pago (solicitud y factura original)
2.2. Revisa que la solicitud de pago lleve todos los requisitos de acuerdo con la factura
3. Elaboración de orden de pago
3.1. Elabora orden de pago de acuerdo a la solicitud de pago y se compromete la factura de acuerdo al presupuesto y línea de acción disponible
Orden de Pago
3.2. Fotocopia dos juegos de las facturas
Copias de Ordenes de Pago
4. Revisión de las órdenes de pago
4.1.- Revisa que las órdenes lleven todos los requisitos (facturas, póliza)
5.- Envío de órdenes de pago
06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
223
Ente Público
14 Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 4 de 4
Macroproceso 07
Subproceso 07
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05 DIT
Procedimiento P11
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de órdenes de pago para proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P11/REV.00
Director Administrativo
5.1. Envía las órdenes de pago para firma del Director General
5.2. Envía órdenes de pago para firma del Director General de Administración, Evaluación y Control de la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública
5.3. Envía órdenes de pago para su validación a la Dirección General de Tesorería
6. Entrega de órdenes de Pago
6.1. Recibe la orden de pago ya validada con todas las firmas autorizadas.
Responsable de Recursos Financieros
6.2. Entrega órdenes de pago a proveedores para su pago por cadenas productivas o depósito a cada Proveedor
Fin del procedimiento
Elaboró: Presentó: Aprobó:
Lic. Gabriela Petterson Rosas
Directora Administrativa
Lic. Juan Jorge Aldrete Vázquez
Director General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas
para Adolescentes
Lic. Francisco Figueroa Souquet
Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública
06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
224
Inventario de Registro
225
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de órdenes de pago para los proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 14-01-06-02-07/05DIT-07-P11/REV.00
Fecha de elaboración: 30/10/07
No. Registro Tipo de
Resguardo* Responsable/
Puesto Tiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1 Orden de compra Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
2 Factura Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
3 Solicitud de Pago Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
4 Orden de Pago Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
5 Copias de la Orden de
Pago Papel Director Administrativo 5 años
Archivo de la Dirección Administrativa
06-SIP-P01-F03/REV.00 *Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de
Medidas para Adolescentes
226
Diagrama de Flujo
227
Solicitud de pago
228
SECRETARÍA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Hoja: 1/1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Fecha de elaboración: 30/10/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de ordenes de pago para los proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P11/ REV.00
Orden de pago
Revisa que la solicitud de pago lleve todos los requisitos de acuerdo con la factura
A
B A
B
14-05DIT-P11-G01/REV.00
Inicio Revisa la documentación que conforma la solicitud de pago (solicitud y factura original)
Elabora solicitud de pago
Revisa que las órdenes lleven todos los requisitos (facturas, pólizas)
Elabora orden de pago de acuerdo a la solicitud de pago y compromete factura de acuerdo al presupuesto y
Envía las órdenes de pago para firma del Coordinador General
Envía órdenes de pago para firma del DGAEC de la Secretaría ejecutiva de Seguriadd Pública
Envía órdenes de pago para su validación de la Dirección General de Tesorería
Recibe la orden de pago ya validada con todas las firmas autorizadas
Copias de órdenes de pago
Fotocopia dos juegos de las facturas
Orden de compra Factura
Recibe OCCFOA de la SA cuando la compara excede de 15000 o sólo factura directamente del proveedor
Entrega órdenes de pago a proveedores para su pago por cadenas productivas o depósito a cada proveedor
Fin del
procedimiento
Vamos por SolucionesVamos por Soluciones
Verificación de la Ejecución del Procedimiento
229
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de órdenes de pago para los proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Hoja 1 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P11/REV.00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1 Se recibió orden de compra con factura original adjunta de la Subdirección de Adquisiciones cuando la compra excedía de $15000 o sólo factura directamente del proveedor.
2 Se elaboró la solicitud de pago
3 Se revisó la documentación que conforma la solicitud de pago
4 Se revisó que la solicitud de pago llevara todos los requisitos de acuerdo con la factura
5 Se elaboró la orden de pago de acuerdo a la solicitud de pago y se comprometió la factura de acuerdo al presupuesto y línea de acción disponible
6 Se fotocopiaron dos juegos de las facturas
7 Se revisó que las órdenes llevaran todos los requisitos
8
Se enviaron las órdenes de pago para firma del Director General
9
Se enviaron las órdenes de pago para firma del Director General de Administración y Evaluación de la Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública
10
Se enviaron las órdenes de pago para su validación a la Dirección General de Tesorería
06-SIP-P01-F04/REV.00
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para
Adolescentes
230
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de órdenes de pago para los proveedores de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Hoja 2 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P11/REV.00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
11 Se recibió la orden de pago ya validada con todas las firmas autorizadas
12 Se entregaron las órdenes de pago a proveedores ya sea por cadenas productivas o depósito correspondiente a cada proveedor
06-SIP-P01-F04/REV.00
Nombre y firma del verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para
Adolescentes
231
Trámite para el Pago de Viáticos
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Ente Público 14
Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 1 de 4
Macro proceso 07
Subproceso 07
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05DIT
Procedimiento P12
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/REV.00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Otorgar el cheque póliza para la persona comisionada para el pago de viáticos.
II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
A la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. III. ALCANCE Aplica a todos los procedimientos de trámite de pago de viáticos desarrollados por la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. IV. DEFINICIONES
DGITAMA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. SIIAF: Sistema Integral de Información y Administración Financiera SPVGC: Solicitud de pago de viáticos y gastos de camino V. REFERENCIAS
- Constitución Política del Estado de Sonora - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado ce Sonora - Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal - Reglamento Interior del Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública - Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009 - Decreto que Aprueba el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado - Manual de Organización de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes. VI. POLÍTICAS 1. El trámite para entregar el cheque a la persona comisionada se realizará de igual forma para todo el personal. 2. A todas las personas que se les entregue el cheque se les explicará claramente que deben de cumplir con el requisito de entregar el oficio de comisión firmado y/o sellado, facturas de los gastos comprobatorios y el informe de actividades realizado a la Dirección Administrativa. VII. PRODUCTOS
1. Cheque 06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
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Ente Público 14
Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 2 de 4
Macro proceso 07
Subproceso 07
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05DIT
Procedimiento P12
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/REV.00
VIII. CLIENTE(S)
1. Personal de la Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes.
IX. INDICADORES Nº de cheques entregados/Total de cheques autorizados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No aplica XI. ANEXOS 14-05DIT-P11-G01/REV.00. Diagrama de flujo del procedimiento trámite para el pago de viáticos Inventario de registro de procedimiento Verificación de la ejecución del procedimiento
XII. RESPONSABILIDADES Titular de la DGITAMA - Expedir los oficios de comisión del personal de la DGITAMA Director administrativo de la DGITAMA - Recibir los oficios de comisión del personal - Analizar los datos del oficio para el trámite correspondiente - Notificar a la persona comisionada para que firme cheque y solicitud de pago de viáticos y gastos de camino - Entregar el cheque póliza a la persona comisionada y explicarle la documentación ya firmada que debe entregar a su vez - Recibir la póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos del camino por parte de la persona comisionada - Recibir de la persona comisionada el informe de comisión sobre la actividad realizada Personal de la Dirección Administrativa - Elaborar las solicitudes de pago - Elaborar cheque póliza de acuerdo a la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino - Revisar el cheque póliza y solicitud de viáticos para verificar que las tarifas correspondan al lugar y días señalados - Tramitar la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino - Recibir la documentación comprobatoria - Archivar la póliza, oficio de comisión, facturas e informe de comisión
06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
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Ente Público 14
Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 3 de 4
Macro proceso 07
Subproceso 07
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05DIT
Procedimiento P12
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/REV.00
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Recepción de oficio de comisión
Director Administrativo
1.1. Recibe oficio de comisión expedido por la Dirección General.
Oficio de comisión
1.2. Analiza los datos (nombre, lugar y el tiempo de comisión) para dar el trámite correspondiente.
2. Elaboración de Solicitud de Pago, de viáticos y gastos de camino.
Responsable de Recursos Financieros
2.1. Elabora la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino de acuerdo al lugar y días señalados en el oficio para sus tarifas correspondientes
Solicitud de Pago
2.2. Elabora cheque póliza de acuerdo a la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino. Cheque
2.3. Revisa el cheque póliza y solicitud de viáticos para verificar que las tarifas correspondan al lugar y días que señala el oficio
3. Entrega de Cheque póliza
3.1. Notifica a la persona comisionada para que firme el cheque póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino.
3.2. Entrega el cheque a la persona comisionada y le indica que debe entregar el oficio de comisión firmado y/o factura de hotel y un informe de Actividades.
3.3. Recibe la póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino firmadas por el empleado comisionado.
Póliza Solicitud de pago
“Una vez realizadas todas las comprobaciones” 06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
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Ente Público 14
Direccionamiento al PED 01-06-02
Hoja No. 4 de 4
Macro proceso 07
Subproceso 07
Fecha de elaboración 30/10/07
Unidad Administrativa 05DIT
Procedimiento P12
No. de Revisión REV.00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/REV.00
4. Comprobación de Viáticos
Responsable de Recursos Financieros
4.1. Recibe de la persona comisionada el oficio de comisión firmado y sellado por la institución visitada y/ o factura de hotel por la pernocta.
Oficio de comisión firmado y sellado
Director Administrativo
.4.2. Recibe de la persona comisionada dentro de los 5 días siguientes un informe de comisión sobre la actividad realizada.
“Una vez realizadas todas las comprobaciones”
5. Trámite de la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino
Responsable de Recursos Financieros
5.1. Tramita la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino como reposición de fondo revolvente mediante una orden de pago emitida por el SIIAF para recuperar el gasto emitido por estos conceptos.
5.2. Archiva la póliza, el oficio de comisión firmado y/o factura e informe de comisión para comprobar el pago de viáticos efectuado.
Fin del procedimiento
Elaboró: Presentó: Aprobó:
Lic. Gabriela Petterson Rosas
Directora Administrativa
Lic. Juan Jorge Aldrete Vázquez
Director General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas
para Adolescentes
Lic. Francisco Figueroa Souquet
Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública
06-SIP-P01-F02/REV.00
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
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Inventario de Registro
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO : 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/REV.00
Fecha de elaboración: 30/10/07
No. Registro Tipo de Resguardo*
Responsable/ Puesto
Tiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1 Oficio de comisión Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
2 Solicitud de Pago Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
3 Cheque Papel Empleado comisionado 1 día Archivo del empleado
4 Póliza Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
5 Oficio de comisión firmado y sellado
Papel Director Administrativo 5 años Archivo de la Dirección
Administrativa
06-SIP-P01-F03/REV.00 *Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública
Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
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Diagrama de Flujo
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SECRETARÍA EJECUTIVA DE SEGURIDAD PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE TRATAMIENTO Y DE APLICACIÓN DE MEDIDAS PARA ADOLESCENTES
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Hoja: 1/1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para Adolescentes
Fecha de elaboración: 30/10/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/ REV.00
Tramita la SPVGC como reposición de fondo revolvente mediante una orden de pago emitida por el SIIAF para recuperar el gasto por estos conceptos
Elabora cheque póliza de acuerdo a la SPVGC
A
B A
B
14-05DIT-P12-G01/REV.00
Solicitud de pago Cheque
Elabora la SPVGC de acuerdo al lugar y días señalados en el oficio para sus tarifas correspondientes
Inicio
Fin del
procedimiento
Entrega el cheque a la persona comisionada y le indica que debe entregar el oficio de comisión firmado y/o factura de hotel y un informe de actividades
Analiza los datos (nombre, lugar y el tiempo de comisión) para dar el trámite correspondiente
Revisa el cheque póliza y solicitud de viáticos para verificar que las tarifas correspondan al lugar y días que señala el oficio
Notifica a la persona comisionada para que firme el cheque póliza y la SPVGC
Archiva la póliza, el oficio de comisión firmado y/o factura e informe de comisión para comprobar el pago de viáticos efectuado
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Póliza y SPVGC
Recibe la póliza y la SPVGC firmadas por el empleado comisionado
Informe
Recibe de la persona comisionada dentro de los 5 días siguientes un informe de comisión sobre la actividad realizada
Oficio comisión y/o factura
Recibe de la persona comisionada el oficio de comisión firmado y sellado por la institución visitada y(o factura de hotel por la pernocta
Oficio de comisión
Recibe oficio de comisión expedido por la Dirección General
Vamos por SolucionesVamos por Soluciones
Verificación de la Ejecución del Procedimiento
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos
Hoja 1 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/REV.00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO 1
Se recibió el oficio de comisión expedido por la Dirección General
2 Se analizaron los datos para dar el trámite correspondiente
3
Se elaboró la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino de acuerdo al lugar y los días señalados en el oficio para sus tarifas correspondientes
4 Se elaboró el cheque póliza de acuerdo a la solicitud de
pago de viáticos y gastos de camino
5
Se revisó el cheque póliza y solicitud de viáticos para verificar que las tarifas correspondían al lugar y días señalados en el oficio
6
Se notificó a la persona comisionada para que firmara el cheque póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino
7
Se le entregó el cheque a la persona comisionada y se le indicó que debía entregar el oficio de comisión firmado y/o factura de hotel y un informe de actividades
8 Se recibió la póliza y la solicitud de pago de viáticos y gastos
de camino firmadas por el empleado comisionado
9 Se recibió de la persona comisionada el oficio de comisión
firmado y sellado por la institución visitada y/o la factura del hotel por la pernocta
10
Se recibió de la persona comisionada dentro de los 5 días siguientes un informe de comisión sobre la actividad realizada
11
Se tramitó la solicitud de pago de viáticos y gastos de camino como reposición de fondo revolvente mediante una orden de pago del SIIAF para recuperar el gasto emitido por estos conceptos
06-SIP-P01-F04/REV.00
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para
Adolescentes
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite para el pago de viáticos
Hoja 2 de 2
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 14-01-06-02-07/05DIT-07-P12/REV.00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
12 Se archivó la póliza, el oficio de comisión firmado y/o factura e informe de comisión para la comprobación del pago de viáticos efectuado
06-SIP-P01-F04/REV.00
Nombre y firma del verificador
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría Ejecutiva de Seguridad Pública Dirección General del Instituto de Tratamiento y de Aplicación de Medidas para
Adolescentes
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Bibliografía
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Bibliografía
• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora, expedida
el 15 de septiembre de 1917.
• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora. Boletín Oficial del Gobierno del Estado N° 53, de fecha 30 de diciembre de 1985
• Ley de Seguridad Pública para el Estado de Sonora. Boletín Oficial del
Gobierno del Estado N° 53, de fecha 30 de diciembre de 1996.
• Reglamento Interior del Secretario Ejecutivo de Seguridad Pública. Boletín Oficial del Gobierno del Estado N° 22, de fecha 15 de marzo de 2007.
• Decreto Que Aprueba el Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009. Boletín
Oficial del Gobierno del Estado N°43, de fecha 27 de noviembre de 2003
• Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos. Secretaría de
la Contraloría General, abril de 2005.
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