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Mercado de Proveedores
Ing. José Manuel Belmont López
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Selección de Proveedores
¿Que criterios se toman en cuenta para
la Selección de Proveedores? Entre
otros:
Calidad adecuada de los materiales.
Confiabilidad en la entrega del producto.
Mejor relación de costo-beneficio.
Servicio del proveedor.
Garantía de Calidad.
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Selección de Proveedores
También se requiere evaluar otras características del proveedor. Estas tienen que ver con su organización mas que con sus productos. Entre otros se evalúa:
Referencias comerciales (Reputación)
Instalaciones
Experiencia técnica
Fortaleza financiera
Capacidad de organización
Capacidad de administración.
Localización
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Selección de Proveedores
Las características de los productos a adquirir son el primer filtro a la hora de seleccionar proveedores. Entre otras, estas características determinan:
1. La industria, empresas o comercios que venden el producto requerido. Aquí es importante resaltar que el producto a adquirir puede tener un nombre comercial distinto al de su nombre común. Esto es típico de productos químicos.
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Selección de Proveedores
2. Disponibilidad comercial del producto. Es común encontrar productos comerciales con especificaciones conocidas de “stock”, que no necesariamente se ajustan a las necesidades requeridas. Por lo que es frecuente encontrar que se requieren productos fabricados a la medida según los requerimientos del cliente, común en la industria del hule o plástico moldeado con especificaciones y diseños costeados por el mismo.
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Selección de Proveedores
3. Cantidad ha comprar. Esta es una
restricción importante por que el volumen
necesario del producto puede limitar a la
selección del proveedor a unos cuantos del
universo disponible. Es posible que el
proveedor seleccionado en la fase de diseño
y prueba del producto no sea
necesariamente el proveedor principal de la
materia prima a producción normal.
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Selección de Proveedores
4. Tiempo de Entrega. Es una restricción
importante al seleccionar proveedores.
En condiciones de venta similares
siempre se preferirá al proveedor mas
cercano a la localidad. Si es entre
proveedores nacionales o extranjeros,
se preferirá al local sobre el foráneo.
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Selección de Proveedores
Cuando voy a seleccionar un Proveedor, ¿de donde obtengo información?
1. Base de Datos de la Empresa
2. Contactos personales (Experiencia previa).
3. De personal especializado de la empresa.
4. Directorios Especializados de la Industria
5. Internet
6. Guías de Compras Industriales
7. Visita de Vendedores
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Selección de Proveedores
Cuando voy a seleccionar un
Proveedor, ¿de donde obtengo
información?
8. Muestras de producto
9. Ferias o exhibiciones comerciales
10. Visitas a plantas de proveedores.
11. Sección Amarilla
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Selección de Proveedores
Una vez que ya he determinado quienes pueden ser los potenciales nuevos proveedores, el siguiente paso es determinar a cuantos de ellos voy a invitar al concurso de selección. Que número es el adecuado ¿2,3,4,5 ó más?
Todo depende de la importancia del material a adquirir dentro del proceso productivo de la empresa.
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Selección de Proveedores
Aquí será necesario establecer un criterio para determinar la importancia de los materiales a adquirir en el proceso productivo de la empresa. Este criterio está basado tanto en el valor unitario como en el uso de los mismos.
El criterio, desarrollado por el economista y sociólogo italiano Wilfredo Pareto a fines del siglo XIX y popularizado después por uno de los gurús de la calidad del siglo XX Joseph Juran, se conoce como la “Ley de Pareto” mejor conocido por su conocida representación gráfica el “Diagrama de Pareto”.
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Selección de Proveedores
El principio establece, en su aplicación específica para los materiales que maneja una empresa, que el 80% del valor de los mismos corresponde en cantidad de productos solo al 20% del total del inventario.
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Principio o Ley de Pareto: 80/20
20 50 100
80
95
100
A B C
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CLASIFICACIÓN ABC
Es la división del inventario en tres clases, de acuerdo
con su valor y uso.
ABC= Utilización anual por el costo unitario
Partes A Representan el 80% del costo y el 20% de los artículos
Partes B Representan el 15% del costo y el 30% de los artículos
Partes C Representan el 5% del costo y el 50% de los artículos
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PASOS PARA EFECTUAR UN ANÁLISIS ABC
Determinar el uso anual en piezas.
Multiplicar por el costo unitario.
Ordenar el resultado de mayor a menor uso, en
unidades monetarias.
Obtener tanto el porcentaje como el porcentaje
acumulado.
Asignar categorías aplicando la Ley de Pareto (80-20).
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EJERCICIO
DADOS LOS SIGUIENTES DATOS EFECTUAR UNA CLASIFICACIÓN ABC
ARTICULO
USO ANUAL PIEZAS
COSTO UNIT.
USO ANUAL $
A 4,000 70.00
B 19,500 110.00
C 400 100.00
D 10,000 50.00
E 200 140.00
F 24,000 70.00
G 1,600 80.00
H 8,000 60.00
I 1,000 70.00
J 500 90.00
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En la práctica es común que se haga un proceso de selección partiendo de un mínimo de 3 candidatos a proveedores y un máximo de 5.
Menos de 3 no te permite ver una tendencia en los precios y condiciones generales del material a adquirir.
Mas de 5 no es manejable por todos los puntos a evaluar de los proveedores.
Selección de Proveedores
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En resumen dependiendo del tipo de producto que se trate se elegirá el criterio de selección de proveedores. Específicamente, para productos tipo “A” se seleccionará un panel de 5 proveedores, para los tipo “B” de 3 a 5 y para los tipo “C” de 2 a 3.
Es natural esperar que el proceso de selección de proveedores de productos tipo “A” sea un proceso mas riguroso que el para el tipo “B”, y éste a su vez más que para el tipo “C”.
Selección de Proveedores
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Para los bienes de capital, y sobre todo si son adquisiciones que serán determinantes en el futuro de la empresa, requieren de un proceso de selección mas cuidadoso. La adquisición de equipos con una tecnología específica, la ubicación de un almacén o planta de manufactura, son procesos en los que se involucran además del comprador, todos aquellos miembros de la empresa que puedan ayudar a tomar una mejor decisión para la empresa.
Selección de Proveedores
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Requisición de Compras
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Solicitud de Cotización
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Comparativo de Cotizaciones
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La Negociación
Es la parte mas importante del proceso
de compra. Aquí el comprador pone en
juego toda su habilidad y experiencia
para tomar la mejor decisión de
adquisición siempre bajo el principio de
que el posible proveedor es tu socio de
negocio y que el acuerdo que se alcance
debe ser benéfico para ambas partes.
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La Negociación
En una negociación exitosa se debe llegar a un acuerdo de ganar - ganar. Cualquier otra negociación (ganar – perder o perder - perder) no será perdurable en el tiempo y tarde o temprano alguna de las 2 partes romperá el acuerdo.
Una vez llegado a un acuerdo es importante el proceso de posnegociación que consiste en darle seguimiento a los acuerdos alcanzados en la negociación y plasmados en la orden de compra que genera la misma.
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La Negociación
Antes de entablar la negociación con los
proveedores, el comprador deberá
plantearse las siguientes preguntas:
1. ¿Cuáles son mis objetivos?
2. ¿Cuál será la actitud más probable del
proveedor?
3. Que concesiones estoy dispuesto ha hacer?
4. ¿Cuáles son los hechos/datos que debo de
reunir de antemano?
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La Negociación
¿Qué elementos son sujetos a negociación?
1. La calidad del producto.
2. Garantía y servicio.
3. El precio
4. Tiempo de entrega.
5. Las condiciones de pago.
a) Descuento por pronto pago
b) Descuentos por volumen
c) Descuentos acumulados
d) Descuentos comerciales
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Una vez acordados los términos de compra en la negociación con el proveedor, éstos deberán ser plasmados en la orden de compra.
La Orden de Compra es un documento vinculante entre el proveedor y el cliente, con validez legal y que brinda seguridad jurídica a las dos partes involucradas
Orden de Compra
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Orden de Compra
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Guía de llenado Orden de Compra
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Cláusulas Órdenes de Compra
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Anulaciones y Cancelaciones
En las cláusulas que se incluyan en la
Orden de Compra, se debe prever que
hacer en caso de que el proveedor no
cumpla con los términos negociados en
la mísma. Específicamente, en que
casos se puede anular un pedido y en
que casos se puede cancelar un pedido.
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Anulaciones y Cancelaciones
Los elementos que normalmente llevan a la anulación o cancelación de los pedidos son la calidad o la garantía de calidad, los tiempos de entrega y la variación de la demanda.
Para un comprador profesional es de suma importancia negociar con su proveedor bajo que condiciones puede cancelar un pedido o ciertas partidas de un pedido si la demanda de los bienes adquiridos disminuye drásticamente.
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Anulaciones y Cancelaciones
Una vez realizada la anulación o la cancelación Compras deberá notificar a todos los departamentos operativos relacionados con el proceso de compras. Dependiendo del organigrama de la empresa, los departamentos involucrados son:
Control de Inventarios
Planeación y Control de la Producción
Cuentas por Pagar
Control de Calidad
Almacén.