Download - 2.5 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
0
2.5
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
1
INDICE
NO. TÍTULO PÁGINA UNIDAD DE PRESUPUESTO 2 1.1 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo
Intra2 3
1.2 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo
Intra1 e Inter (externas) 6
1.3 Cuotas Trimestrales 9
1.4 Reprogramación de Cuotas Mensuales 13
1.5 Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto Anual y
Multianual (en conjunto con POA) 17
UNIDAD DE CONTABILIDAD 21
1.6 Elaboración de CUR de Compromiso y Devengado 22
UNIDAD DE TESORERÍA 26
1.7 Pagos a través de Fondo Rotativo 27
1.8 Conciliación Bancaria 30
1.9 Pago de Viáticos al Interior del País 33
1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País 40
1.11 Reposición de Fondo de Viáticos 49
1.12 Reposición de Fondo Rotativo 52
UNIDAD DE INVENTARIOS 56
1.13 Registro de Bienes Adquiridos 57
1.14 Registro de Bienes Recibidos en Donación 61
1.15 Cargo y Descargo de Bienes Fungibles y No Fungibles 64
1.16 Reposición de Bienes por Robo o Extravío 67
1.17 Emisión de Solvencia de Inventarios 71
1.18 Certificación de Bienes 73
1.19 Presentación de Informes Anuales a Contabilidad del Estado
Del Ministerio de Finanzas Públicas 75
1.20 Inventario Físico de Bienes 77
Anexos 80
Glosario 112
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
2
UNIDAD DE
PRESUPUESTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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3
1.1 ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS TIPO INTRA 2
i. Definición del Procedimiento Para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre renglones y
actividades, se realiza la transferencia tipo Intra 2, la cual se respalda con una
Resolución interna, firmada por la máxima autoridad de la Secretaría y se debe
notificar a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Públicas.
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente en el SICOIN las transferencias presupuestarias
internas que sean requeridas por las Unidades de Recursos Humanos y
Adquisiciones
iii. Normas
De Ley:
Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto
De la Institución
Verificar disponibilidad presupuestaria
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
4
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
UNIDAD DE RECURSOS
HUMANOS Y/O
ADQUISICIONES
JEFE DE UDAF
DIRECCIÓN GENERAL
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
PRESUPUESTO
DIRECCIÓN GENERAL
DESPACHO SUPERIOR
ENCARGADO DE
PRESUPUESTO
01
02
03
04
05
06
07
08
Traslada solicitud de transferencia, dependiendo
de compromisos adquiridos
Revisa y presenta a Dirección General,
propuesta de traslados para aprobación
Revisa y aprueba modificación presupuestaria
Traslada requerimiento a Encargado de
Presupuesto para operar en el SICOIN
Elabora el comprobante correspondiente en el
SICOIN
Elabora oficio para el Director General, para la
emisión del Dictamen de autorización
correspondiente, adjuntando los comprobantes
de transferencia
Revisa, firma y traslada al Despacho Superior
para emisión de Resolución de autorización
correspondiente
Emite y firma Resolución de autorización
correspondiente
Elabora oficio para notificar a la Dirección
Técnica del Presupuesto del Ministerio de
Finanzas, de las modificaciones realizadas en el
SICOIN.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
5
Definición: Para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre renglones y actividades, se realiza la transferencia tipo Intra 2, la cual se respalda con una
Resolución interna, firmada por la máxima autoridad de la Secretaría y se debe notificar a la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas.
DESPACHO SUPERIORSolicitanteENCARGADO
PRESUPUESTODIRECCION GENERALJEFE UDAF
Fase
1.1 Elaboración de Transferencias Presupuestarias Tipo Intra 2
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Solicitud de Transferencia
dependiendo de compromisos
adquiridos
Revisa y presenta a Dirección General,
propuesta de traslados para
aprobación
Revisa y aprueba modificación
presupuestaria
Traslada a Jefe de UDAF
Traslada requerimiento a
Encargado de Presupuesto para
operar en el SICOIN
Elabora el comprobante
correspondiente en el SICOIN
Elabora oficio para el Director General
Revisa, firma
Traslada al Despacho Superior para emisión de
Resolución de autorización correspondiente
traslada al Despacho Superior
para emisión de Resolución de autorización
correspondiente
Elabora oficio para notificar a la
Dirección Técnica del Presupuesto del
Ministerio de Finanzas, de las modificaciones realizadas en el
SICOIN.
Fin
Página 5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
6
1.2 ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS PRESUPUESTARIAS TIPO INTRA 1 E INTER (Externas)
i. Definición del Procedimiento Es el proceso para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre instituciones (tipo Inter) o modificaciones a programas, subprogramas, fuentes de financiamiento, etc., renglones y actividades (tipo Intra 1), las cuales deben requerirse al Ministerio de Finanzas Públicas, para la elaboración del documento de respaldo correspondiente (Acuerdo Gubernativo o Acuerdo Ministerial).
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente en el SICOIN las transferencias presupuestarias resultados de ampliaciones presupuestarias o por movimientos en el grupo 000 “Servicios Personales”.
iii. Normas
De Ley:
Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.
De la Institución
Verificar disponibilidad presupuestaria.
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7
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
PRESUPUESTO
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
PRESUPUESTO
DIRECCION TÉCNICA DEL
PRESUPUESTO DEL
MINISTERIO DE FINANZAS
01
02
03
04
05
Recibe solicitud de transferencia
Traslada a Encargado de Presupuesto para
operar en el SICOIN
Elabora comprobante correspondiente en el
SICOIN y solicita a nivel de la entidad 11130016
Notifica al Jefe de UDAF para la consolidación y
solicitud en el SICOIN
Consolida y solicita en el SICOIN
Notifica al Encargado de Presupuesto para que
elabore el oficio correspondiente
Elabora oficio para firma de autoridades
superiores para remitir la documentación
correspondiente a la Dirección Técnica del
Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas
Aprueba el comprobante correspondiente y
notifica el número de Acuerdo de aprobación a
esta Secretaría
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
8
Definición: Es el proceso para hacer modificaciones presupuestarias, traslados entre instituciones (tipo Inter) o modificaciones a programas, subprogramas, fuentes de financiamiento,
etc., renglones y actividades (tipo Intra 1), las cuales deben requerirse al Ministerio de Finanzas Públicas, para la elaboración del documento de respaldo correspondiente (Acuerdo
Gubernativo o Acuerdo Ministerial).
Dirección Técnica del Presupuesto MINFINJefe UDAF Encargado de Presupuesto
Fase
1.2 Elaboración de Transferencias Presupuestarias tipo Intra e Inter
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Recibe solicitud de transferencia
Traslada a Encargado de Presupuesto para operar en el SICOIN
Elabora comprobante
correspondiente en el SICOIN
Solicita a nivel de la entidad 11130016
Notifica al Jefe de UDAF para la
consolidación y solicitud en el
SICOIN
Consolida y solicita en el SICOIN
Notifica al Encargado de
Presupuesto para que elabore el oficio
correspondiente
Elabora oficio para firma de
autoridades superiores
Traslada a Dirección Técnica del
Presupuesto MINFIN
Aprueba el comprobante
correspondiente
Notifica el número de Acuerdo de
aprobación a esta Secretaría
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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9
1.3 CUOTAS CUATRIMESTRALES
i. Definición del Procedimiento Es la gestión cuatrimestral de la aprobación de cuotas de ejecución presupuestaria, con el MINFIN, las cuales se aprueban en las reuniones del Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep).
ii. Objetivos
Programar y solicitar oportunamente las cuotas cuatrimestrales para realización de gastos.
iii. Normas
De Ley:
Decreto de aprobación del presupuesto vigente.
Circulares emitidas por la Dirección Técnica del Presupuesto.
De la Institución
Verificar disponibilidad presupuestaria.
.
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10
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE DE UDAF UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS/ADQUISICIONES JEFE DE UDAF ENCARGADO DE PRESUPUESTO JEFE DE UDAF ENCARGADO DE PRESUPUESTO JEFE DE UDAF DIRECCIÓN GENERAL JEFE DE UDAF ASISTENTE FINANCIERO DIRECCIÓN TÉCNICA DEL PRESUPUESTO MINISTERIO DE FINANZAS COPEP
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
Informa a las Unidades de Recursos Humanos y de Adquisiciones las fechas límites para recibir requerimiento de cuota para el siguiente cuatrimestre. Remite a la UDAF el requerimiento de cuota para el siguiente cuatrimestre. Revisa el requerimiento y traslada a Encargado de Presupuesto para que se registre adecuadamente. Elabora comprobante C03 en el SICOIN y notifica a Jefe de UDAF para consolidación y solicitud. Consolida y solicita en el SICOIN. Notifica a Encargado de Presupuesto para impresión y elaboración de documentación correspondiente. Elabora oficio para remitir a la DTP, para aprobación, imprime comprobante y traslada para firmas. Firma oficio y comprobantes y traslada a Dirección General para firma en comprobantes. Firma comprobantes y devuelve para remitir a la Dirección Técnica del Presupuesto. Traslada documentación debidamente firmada a la Asistente Financiero. Coordina el envío a la Dirección Técnica del Presupuesto. Revisa documentación y preparan para aprobación por parte de COPEP (Comité de Programación Presupuestaria). Revisa y aprueba o deniega la solicitud de programación de cuota de cuatrimestre.
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11
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL PRESUPUESTO MINISTERIO DE FINANZAS Jefe de UDAF Observaciones
13
14
Si es aprobada la programación es operada en el SICOIN, si es denegada, notifica a esta Secretaría. Notifica la resolución de la COPEP, para que se procedan a realizar los pagos previstos.
a) De no ejecutarse la totalidad de la cuota
programada, el saldo se deberá trasladar
al renglón 991 “Créditos de Reserva”, de
acuerdo con lo normado por el Ministerio
de Finanzas Públicas
b) El mismo procedimiento se realiza
mensualmente si se considera necesario
modificar la cuota programada para todo
el cuatrimestre.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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12
Definición:Es la gestión cuatrimestral de la aprobación de cuotas de ejecución presupuestaria, con el MINFIN, las cuales se aprueban en las reuniones del
Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep).
COPEPJefe UDAFDirección
Presupuesto Asistente FinancieroDirección GeneralUnidad Involucrada
Encargado Presupuesto
Fase
1.3 Cuotas Cuatrimestrales
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Informa a Unidades Involucradas fecha
límite de Cuatrimestre
Remite a la UDAF el requerimiento de
cuota para el siguiente
cuatrimestre
Revisa el requerimiento
Traslada a Encargado de Presupuesto
Elabora comprobante C03
en el SICOIN
Notifica a Jefe de UDAF para
consolidación y solicitud
Consolida y solicita en el
SICOIN
Notifica a Encargado de Presupuesto
Elabora oficio para remitir a la DTP
Firma comprobantes y devuelve para
remitir a la Dirección Técnica del Presupuesto
Coordina el envío a la Dirección Técnica
del Presupuesto.
Revisa documentación y
preparan para aprobación por parte de COPEP
Revisa y aprueba o deniega la solicitud de programación de
cuota de cuatrimestre
Aprobada
SI
Es operada en el SICOIN
NO
Notifica a esta Secretaría
Notifica la resolución de la
COPEP, para que se procedan a realizar los pagos previstos Fin
Página 12
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
13
1.4 REPROGRAMACIÓN DE CUOTAS MENSUALES
i. Definición del Procedimiento Es la solicitud para hacer reprogramaciones a las cuotas cuatrimestrales aprobadas, para que las mismas sean aprobadas en las reuniones del Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep), según calendarización proporcionada por la Dirección Técnica de Presupuesto del MINFIN.
ii. Objetivos
Requerir oportunamente las reprogramación de cuotas mensuales para realización de gastos.
iii. Normas
De Ley:
Decreto de aprobación del presupuesto vigente.
De la Institución
Verificar disponibilidad presupuestaria
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE DE UDAF
UNIDAD DE RECURSOS
HUMANOS Y/O
ADQUISICIONES
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
PRESUPUESTO
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
PRESUPUESTO
JEFE DE UDAF
DIRECCIÓN GENERAL
01
02
03
04
05
06
07
08
Informa a las Unidades de Recursos Humanos y
de Adquisiciones las fechas límites para recibir
requerimiento de cuota para el siguiente mes, si
es necesaria alguna reprogramación
Remite a la UDAF el requerimiento de cuota para
el siguiente mes
Revisa requerimiento y disponibilidad
presupuestaria, para posteriormente trasladarlo
al Encargado de Presupuesto
Elabora el comprobante C03 en el SICOIN y
notifica al Jefe de UDAF para consolidación y
solicitud en el sistema
Consolida y solicita en el SICOIN y notifica al
Encargado de Presupuesto para impresión y
elaboración de oficio
Elabora oficio para solicitar aprobación a la DTP
y traslada para firma de Jefe de UDAF y de
Dirección General
Revisa y firma documentación, para trasladarla a
firma de Dirección General
Revisa y firma documentación, para remitirla
nuevamente a la UDAF
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15
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE DE UDAF
DIRECCIÓN TÉCNICA DEL
PRESUPUESTO
JEFE DE UDAF
09
10
11
Traslada documentación a Asistente de UDAF
para envío a la DTP del Ministerio de Finanzas
Públicas, para aprobación
Revisa documentación y si procede aprueba y
registra en el SICOIN
Notifica a las Unidades de Recursos Humanos y
de Adquisiciones lo operado en el SICOIN, para
que se empiecen a realizar pagos. Dirección
General. Jefe de UDAF. Dirección Técnica del
Presupuesto
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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16
Definición: Es la solicitud para hacer reprogramaciones a las cuotas cuatrimestrales aprobadas, para que las mismas sean aprobadas en las reuniones del Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria (Copep), según calendarización proporcionada por la Dirección Técnica de Presupuesto del MINFIN
Dirección Técnica del Presupuesto MINFIN
Jefe de UDAF Dirección GeneralEncargado de PresupuestoUnidad Involucrada
Fase
1.4 Reprogramación de Cuotas Mensuales
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Informa a las Unidades
Involucradas fechas límite para recibir
requerimiento
Remite a la UDAF el requerimiento de
cuota para el siguiente mes
Revisa requerimiento y disponibilidad presupuestaria
Elabora el comprobante C03
en el SICOIN
Notifica al Jefe de UDAF para
consolidación
Consolida y solicita en el SICOIN y
notifica al Encargado de Presupuesto Elabora oficio para
solicitar aprobación a la DTP y traslada
para firma Revisa y firma
documentación, para trasladarla a firma de Dirección
General
Revisa y firma documentación,
para remitirla nuevamente a la
UDAF
Revisa documentación y si procede aprueba y
registra en el SICOIN
Notifica a todas las Unidades para ejecutar pagos
Fin
Página 16
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17
1.5 ELABORACIÓN DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL Y MULTIANUAL (En conjunto con Plan de Operación
Anual – POA)
i. Definición del Procedimiento Es el proceso para elaborar el presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal, se requiere según la Ley de Presupuesto, presentar al Ministerio de Finanzas Públicas el anteproyecto de presupuesto anual y multianual, a más tardar el 15 de julio de cada año. Adicionalmente a SEGEPLAN en junio, se debe presentar el Plan Operativo Anual, que respalda el anteproyecto de presupuesto, según los lineamientos que se establezca.
ii. Objetivos
Planificar adecuadamente las actividades de la Secretaría para el siguiente ejercicio fiscal.
iii. Normas
Normas vigentes de formulación, dictadas por el Ministerio de Finanzas
Públicas.
Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento (Acuerdos Gubernativos Nos.
240-98 y 184-2009)
Techo presupuestario asignado por el Ministerio de Finanzas Públicas
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18
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Unidad de Planificación
Ministerio de Finanzas
Jefe de UDAF
Jefe de UDAF y Encargado
de Presupuesto
Unidad de Planificación
Director General y Jefe de
UDAF
01
2
3
4
5
6
Convoca a las unidades involucradas a reuniones
periódicas para el Plan Operativo Anual (POA)
correspondiente al siguiente ejercicio fiscal.
Reúne toda la información y presenta el POA al
Secretario de Comunicación Social, para
aprobación y firma
Remite el POA aprobado a SEGEPLAN.
Informa sobre el techo presupuestario asignado a
la Secretaría.
Con base a lo establecido en el POA, convoca a
reunión al área administrativa para la definición
del Anteproyecto de Presupuesto para el
siguiente ejercicio fiscal.
De acuerdo a las normas vigentes de
formulación, determinadas por el MINFIN, se
carga el anteproyecto de presupuesto en el
sistema de administración financiera
correspondiente.
Ingresa en el sistema lo correspondiente a
misión, visión, objetivos, indicadores, etc., lo
relacionado al área de planificación
Presentan al Secretario de Comunicación Social,
para aprobación y firma
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19
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Jefe de UDAF
Dirección Técnica del
Presupuesto – MINFIN
Jefe de UDAF
Dirección Técnica del
Presupuesto – MINFIN
7
8
9
10
Envía el anteproyecto de presupuesto,
debidamente firmado al MINFIN, Dirección
Técnica del Presupuesto
Revisa y de requerirse modificaciones se
comunica con el Jefe de UDAF
Realiza las modificaciones requeridas por la
Dirección Técnica del Presupuesto, requiere las
firmas del Secretario de Comunicación Social
que sean necesarias y remite nuevamente al
Ministerio de Finanzas
Revisa nuevamente y notifica oficialmente sobre
la aprobación y el presupuesto asignado para el
siguiente ejercicio fiscal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
20
Definición: Es el proceso para elaborar el presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal, se requiere según la Ley de Presupuesto, presentar al Ministerio de Finanzas Públicas
el anteproyecto de presupuesto anual y multianual, a más tardar el 15 de julio de cada año. Adicionalmente a SEGEPLAN en junio, se debe presentar el Plan Operativo
Anual, que respalda el anteproyecto de presupuesto, según los lineamientos que se establezca.
Dirección Técnica del Presupuesto
Planificación Directora GeneralEncargado de Presupuesto
Jefe de UDAFMINFIN
Fase
1.5 Elaboración de Presupuesto Anual y Multianual
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Presenta el POA al Secretario de Comunicación
Social, para aprobación y firma
Remite el POA aprobado a SEGEPLAN
Informa sobre el techo
presupuestario asignado a la
Secretaría
Se reúne con Área Administrativa para
definir el Anteproyecto de
Presupuesto
Se carga el anteproyecto en el
sistema de administración
financiera
Ingresa en el sistema lo
correspondiente a Planificación
Presentan al Secretario de Comunicación
Social, para aprobación y firma
Envía el anteproyecto al
MINFIN, Dirección Técnica del
Presupuesto
Revisa NO
SI
De necesitar cambios se
comunican con Jefe de UDAF
Notifica oficialmente
aprobación y el presupuesto
asignado
Fin
Realiza las modificaciones
requeridas y requiere las firmas
del Secretario
Página 20
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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21
UNIDAD
DE CONTABILIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
22
1.6 ELABORACIÓN DE CUR DE COMPROMISO Y DEVENGADO
i. Definición del Procedimiento Para la realización de pagos a través de los sistemas SIGES (Sistema de Gestión) y SICOIN (Sistema de Contabilidad Integrada), es necesario elaborar el Comprobante Único de Registro (CUR), tanto a nivel compromiso como devengado, para posteriormente solicitar el pago a Tesorería, siempre a través del sistema.
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente los pagos que se realizan, por compromisos adquiridos por esta Secretaría, (SIGES) y (SICOIN).
iii. Normas
De Ley:
Decreto de aprobación del presupuesto vigente.
De la Institución
Verificar disponibilidad presupuestaria.
Verificar programación adecuada de cuotas.
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
23
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
JEFE DE UDAF
SECRETARIO DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
01
02
03
04
05
06
Recibe y revisa la documentación
correspondiente
El expediente debe contener orden de compra
del SIGES, factura, contrato, cotizaciones y
solicitud debidamente firmados, así como el CDP
debidamente autorizado cuando corresponda
Traslada debidamente autorizado al Encargado
de Contabilidad para que se procese el pago
Elabora CUR de compromiso en el SICOIN y
notifica al Jefe de UDAF para aprobación
correspondiente
Aprueba CUR de compromiso en el SICOIN y
notifica al Encargado de Contabilidad
Notifica en el SIGES.
Elabora orden de liquidación en el SIGES.
Elabora CUR de devengado en el SIGES.
Traslada expediente al Jefe de UDAF para
revisión y aprobación en el SIGES.
Revisa lo operado en el SIGES y aprueba el CUR
de Devengado
Realiza las gestiones necesarias para que sea
solicitado el pago a Tesorería Nacional
Solicita el pago a Tesorería Nacional
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
24
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
JEFE DE UDAF
SECRETARIO DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
ASISTENTE FINANCIERO
07
08
09
10
11
Traslada expediente a Encargado de
Contabilidad, para impresión de CURs de
compromiso y devengado.
Traslada expediente para firma de Jefe de UDAF
Firma y traslada a Dirección General, para firma
por parte del Secretario de Comunicación
Firma y devuelve a la UDAF
Revisa y archiva adecuadamente
FIN DE PROCEDIMIENTO
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25
Definición: Para la realización de pagos a través de los sistemas SIGES (Sistema de Gestión) y SICOIN (Sistema de Contabilidad Integrada), es necesario elaborar el Comprobante Único de Registro (CUR), tanto a nivel compromiso como devengado, para posteriormente solicitar el pago a Tesorería, siempre a través del sistema.
Asistente FinancieroJefe de UDAF Secretario de ComunicaciónEncargado de Contabilidad
Fase
1.6 Elaboración de CUR de Compromiso y Devengado
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Recibe y revisa la documentación correspondiente
Traslada autorizado al Encargado de Contabilidad
Elabora CUR de compromiso en el
SICOIN
Notifica al Jefe de UDAF para aprobación
Aprueba CUR de compromiso en el
SICOIN
Notifica al Encargado de Contabilidad
Notifica,Elabora orden de liquidación y CUR
de devengado en el SIGES.
Traslada a Jefe de UDAF para revisión y aprobación en SIGES.
Revisa lo operado en el SIGES y
aprueba el CUR de Devengado
Solicita el pago a Tesorería Nacional
Imprime CURs de compromiso y
devengado
Firma y traslada para firma de
SecretarioFirma y devuelve a
la UDAF
Revisa y archiva adecuadamente
Fin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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26
UNIDAD DE
TESORERÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
27
1.7 PAGOS A TRAVES DE FONDO ROTATIVO
i. Definición del Procedimiento Es la utilización de un Fondo Rotativo Interno por determinadas Unidades Autorizadas, aprobado y aperturado anualmente, para realización de pagos menores a Q.30, 000.00, que se realizan a través de cheques, emitido a nombre de los proveedores o de los encargados de cajas chicas.
ii. Objetivos
Normar los procedimientos necesarios para la emisión, pago y control de cheques con cargo al Fondo Rotativo Interno, para cubrir los diferentes compromisos adquiridos por esta Secretaría.
iii. Normas
De la ley:
Acuerdo Ministerial Número 06-98
Acuerdo Ministerial Número 13-98
Acuerdo Ministerial Número 17-2004
Control de disponibilidad de fondos de la Institución.
Cuota mensual programada para reposición de fondos rotativos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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28
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE DE UDAF
ASISTENTE FINANCIERO
JEFE DE UDAF
ASISTENTE FINANCIERO
DIRECCIÓN GENERAL Y/O
DESPACHO SUPERIOR
ASISTENTE FINANCIERO
01
02
03
04
05
06
Recibe expediente para pago, revisa y traslada
debidamente aprobado
Recibe expediente para pago y verifica que la
papelería este completa
Verifica disponibilidad financiera
Se emite y traslada el cheque y el voucher para
firma de autorización por parte del Jefe de UDAF
Revisa cheque y voucher emitidos
No está correcta la documentación, devuelve
para corrección y posterior traslado
Si está correcta la documentación, devuelve para
traslado a Dirección General para firma
Traslada a Dirección General y a Despacho
Superior, para firmas registradas en el banco
Traslada al Asistente Financiero debidamente
firmados
Entrega al proveedor, revisando que se
completen los datos de recepción
Se sella y se completa la documentación para
archivo y posterior traslado al área contable para
reposición de fondo rotativo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
29
Definición: Es la utilización de un Fondo Rotativo Interno por determinadas Unidades Autorizadas, aprobado y aperturado anualmente, para realización de pagos menores a Q.30, 000.00, que se realizan a través de cheques, emitido a nombre de los proveedores o de los encargados de cajas chicas
Dirección General y/o Despacho SuperiorJefe de UDAF Asistente Financiero
Fase
1.7 Pagos a través de Fondo Rotativo
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Recibe expediente para pago y revisa
Traslada debidamente aprobado
Recibe expediente para pago y verifica
que la papelería este completa
Verifica disponibilidad
financiera
Emite y traslada el cheque y el voucher
para firma de autorización
Revisa cheque y voucher emitidos
SI
NO
Devuelve para traslado a Dirección General para firma
Devuelve para corrección y
posterior traslado Traslada a Dirección General y a Despacho Superior Firma documento
Traslada a Asistente Financiero
Con datos completos, entrega
a Proveedor
Sella, completa información y
traslada a archivoFin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
30
1.8 CONCILIACION BANCARIA
i. Definición del Procedimiento Es el control de los libros de bancos aprobados por la Contraloría General de Cuentas, en donde debe plasmarse la conciliación bancaria mensual, de las cuentas monetarias que tiene aperturadas la Secretaría.
ii. Objetivos
Determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en libro de bancos según nuestros registros contables, contra el saldo que muestra el estado de Cuenta Bancaria.
iii. Normas
Del proceso:
Las conciliaciones deben ser elaboradas mensualmente.
De la documentación:
Deben contener la firma de quien la elabora, revisa y autoriza.
Debe contener anexo el estado de cuenta bancario.
Los cargos y/o abonos en proceso (circulación) se verifican en la conciliación
de mes siguiente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
31
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ASISTENTE FINANCIERO
ENCARGADO DE
TESORERÍA
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
TESORERÍA
ASISTENTE FINANCIERO
01
02
03
04
05
Recibe estados de cuenta de los bancos
correspondientes al mes anterior.
Imprime el auxiliar mensual de la cuenta de
bancos.
Revisa los movimientos reflejados en el auxiliar,
contra los indicados en el estado de cuenta, para
detectar las diferencias.
Identifica todos los movimientos, elabora la
conciliación bancaria y la entrega al Jefe
Inmediato.
Revisa conciliación bancaria.
No está correcta, devuelve la documentación al
Encargado de Tesorería, con comentarios, para
que sea corregida y trasladada nuevamente para
revisión.
Si está correcta, firma conciliación y devuelve al
Encargado de Tesorería.
Entrega una copia de Estado de Cuenta y
Conciliación Bancaria al Encargado de
Contabilidad, para la correspondiente elaboración
de caja fiscal.
Archiva la conciliación debidamente firmada y
conciliación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
32
Es el control de los libros de bancos aprobados por la Contraloría General de Cuentas, en donde debe plasmarse la conciliación bancaria
Jefe UDAFAsistente Financiero Encargado de Tesorería
Fase
1.8 Conciliación Bancaria
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Recibe estados de cuenta de mes
anterior
Imprime el auxiliar mensual de la
cuenta de bancos
Coteja movimientos de Estado de
Cuenta y Auxiliar mensual
Elabora conciliación bancaria y traslada
a revisión
Revisa Conciliación NO
SI
Devuelve para corrección
Firma conciliación y devuelve a
Encargado de Tesorería
Entrega de EC y Conciliación al Encargado de
Contabilidad para elaboración de caja
fiscal
Archiva conciliación
firmada
Fin
Página 32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
33
1.9 PAGO DE VIÁTICOS AL INTERIOR DEL PAÍS
i. Definición del Procedimiento Manera como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al interior de la República de Guatemala.
ii. Objetivos
Aplicación del procedimiento adecuadamente, tal y como lo establece el Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado.
iii. Normas
De la ley:
Acuerdo Gubernativo No. 397-98.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
34
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE O DIRECTOR DE
UNIDAD ADMINISTRATIVA,
DIRECCIÓN GENERAL Y/O
PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA
AUTORIDAD SUPERIOR
ENCARGADO DE
TESORERÍA
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
TESORERÍA
COMISIONADO
JEFE O DIRECTOR DE
UNIDAD ASMINISTRATIVA
01
02
03
04
05
06
07
Gestiona la emisión del Nombramiento de
Comisión en el que indique los datos de nombre
y cargo del comisionado, lugar, fecha (s) y
descripción de la comisión a efectuar.
Emite, firma y sella el Nombramiento y lo traslada
al Encargado de Tesorería.
Informa al Jefe de UDAF sobre los
nombramientos recibidos y espera autorización
para proceder
Revisa la documentación y autoriza para que el
Encargado de Tesorería efectúe el cálculo del
anticipo del gasto de viático a otorgar.
Efectúa el cálculo del anticipo de gastos de
viático a entregar; con base al mismo procede a
la entrega de los formularios Orden de Trabajo
(O.T.) y Viático Anticipo (V.A.) al comisionado.
Recibe los formularios O.T. y V.A., los llena con
la información del nombramiento de la comisión
encargada y obtiene firma de visto bueno del
Jefe o Director de la Unidad Administrativa que le
corresponde.
Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo., los
formularios V.A. y O.T. y los devuelve al
Comisionado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
35
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
COMISIONADO
ENCARGADO DE
TESORERÍA
DIRECCIÓN GENERAL
ENCARGADO DE
TESORERÍA
COMISIONADO
08
09
10
11
12
Recibe los formularios O.T. y V.A.. Los traslada
al Encargado de Tesorería.
Recibe y revisa los formularios V.A. y O.T. Los
traslada a Dirección General para firma de Vo.
Bo.
Recibe, firma y sella de Visto Bueno. Devuelve
los formularios O.T. y V.A. al Encargado de
Tesorería.
Recibe los formularios O.T. y V.A., entrega el
efectivo del anticipo autorizado y solicita firma de
recibido al comisionado.
Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de
viático así como también recibe los originales de
los formularios Viático Constancia (V.C.) y Viático
Liquidación (V.L.)
Cumple con la comisión ordenada y obtiene la(s)
firma(s) y sello(s) en el formulario V.C. así como
la información del lugar de permanencia, fecha y
hora de llegada y salida.
Dentro del plazo de diez días hábiles de haberse
cumplido la comisión ordenada, entrega al
Encargado de Tesorería los formularios V.C., el
V.L., así como el Informe de Cumplimiento de la
comisión que se efectuó, todos debidamente
completados y firmados por quienes
corresponda.
Si la comisión se suspendiera, el comisionado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
36
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE
TESORERÍA
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
TESORERÍA
JEFE O DIRECTOR DE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
O AUTORIDAD SUPERIOR
13
14
15
16
queda obligado al reintegro inmediato del anticipo
de gastos de viático y de los formularios que
hubiere recibido.
Recibe los formularios V.C., V.L. e Informe de
Cumplimiento, y verifica la liquidación de viáticos,
determinando si procede reintegro del
comisionado o complemento al mismo.
Si la liquidación presentada por el comisionado
está correcta traslada el expediente de gastos de
viático para firma de revisión en el V.L. al Jefe de
UDAF. (En caso contrario solicitará al
comisionado que presente una nueva liquidación
con los requisitos correspondientes y de proceder
según el caso al reintegro inmediato del anticipo
entregado)
Recibe, revisa y firma el formulario V.L. y
devuelve el expediente al Encargado de
Tesorería.
Traslada formulario de V.L. a Jefe o Director de
Unidad Administrativa ó Autoridad Superior para
su aprobación.
Recibe, revisa, firma y sella el formulario V.L. de
aprobado y devuelve el expediente al Encargado
de Tesorería.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
37
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE
TESORERÍA
17
Recibe expediente. Con base al formulario V.L.
debidamente aprobado procede a requerir la
devolución de los fondos o bien efectúa el pago
por complemento de gastos de viático a favor del
comisionado según corresponda.
Si procede la devolución de los fondos, la misma
deberá realizarse en el tiempo establecido en el
reglamento, en caso contrario se informará al
Jefe de UDAF, para que se proceda en conjunto
con RRHH como corresponda.
Anota en el registro del Control de Formularios, el
formulario de gastos de viático al exterior
utilizado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
38
Definición: Manera como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al interior de la República de Guatemala
Dirección General
GestorJefe o Director
Unidad ComisionadoJefe de UDAFAutoridad Superior Encargado Tesorería
Fase
1.9 Pago de Viáticos al Interior del País
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Gestiona emisión de nombramiento
Emite nombramiento y
traslada a Tesorería
Informa a Jefe UDAF sobre
nombramientos y espera autorización
Revisa documentación y
autoriza
Efectúa el cálculo del anticipo de
gastos de viático
Entrega formularios Orden de Trabajo y Viático Anticipo al
comisionado
Llena formularios con información del nombramiento de la
comisión, obtiene visto bueno del Jefe
Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo.,
los formularios
Devuelve al Comisionado
Recibe los formularios O.T. y
V.A.. Los traslada al Encargado de
Tesorería
Recibe formularios y los traslada a
Dirección General para Vo.Bo.
Recibe, firma y sella de Visto Bueno
Entrega el efectivo del anticipo
autorizado y solicita firma de recibido al
comisionado
2
Página 38
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
39
Definición: Manera como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al interior de la República de Guatemala
Dirección General
GestorJefe o Director
Unidad ComisionadoJefe de UDAFAutoridad Superior Encargado Tesorería
Fase
2
1.9 Pago de Viáticos al Interior del País
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de viático y los originales de los formularios
Cumple con la comisión ordenada
y obtiene la(s) firma(s) y sello(s) en
el formulario V.C.
Dentro del plazo establecido, entrega al EC formulario y el
Informe de cumplimiento de la
comisión
Recibe documentos y liquidación de
viáticos
Determina si procede reintegro o
complemento al comisionado
Revisa Liquidación
SI
NO
Traslada documentos para firma de revisión a
Jefe de UDAF
Devuelve para completar
Recibe, revisa y firma el formulario
V.L.
Traslada formulario de V.L. a Jefe
Administrativa ó Autoridad Superior para su aprobación
Recibe, revisa, firma y sella el formulario
V.L.
Devuelve fondos o efectúa el pago por
complemento a comisionado
Fin
Página 39
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
40
1.10 PAGO DE VIÁTICOS AL EXTERIOR DEL PAÍS
i. Definición del Procedimiento Es la forma como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al exterior de la República de Guatemala.
ii. Objetivos
Aplicación del procedimiento adecuadamente, tal y como lo establece el Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado.
iii. Normas
De la ley:
Acuerdo Gubernativo No. 397-98.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
41
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE O DIRECTOR DE
UNIDAD ADMINISTRATIVA,
DIRECCIÓN GENERAL Y/O
PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA
AUTORIDAD SUPERIOR
Y/O PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA
ENCARGADO DE
TESORERÍA
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
TESORERÍA
JEFE DE UDAF
01
02
03
04
05
06
Gestiona la emisión del Nombramiento de
Comisión en el que indique los datos de nombre
y cargo del comisionado, lugar, fecha (s) y
descripción de la comisión a efectuar
Emite, firma y sella el Nombramiento y/o Acuerdo
Gubernativo, según corresponda y lo traslada al
Encargado de Tesorería
Informa al Jefe de UDAF sobre los
nombramientos recibidos y espera autorización
para proceder
Revisa la documentación y autoriza para que el
Encargado de Tesorería efectúe el cálculo del
anticipo del gasto de viático al exterior
Elabora y firma la hoja de cálculo de gastos de
viático, considerando el cargo del comisionado,
país de destino, tipo de cambio aplicable y fechas
de la comisión para la asignación de la categoría
y grupo geográfico que le corresponde de
acuerdo con el Reglamento correspondiente.
Traslada hoja de cálculo, anexo de tipo de
cambio y nombramiento a Jefe de UDAF para su
aprobación.
Recibe y revisa toda la documentación y firma
hoja de cálculo, para que se emita el cheque
correspondiente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
42
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ASISTENTE FINANCIERO
ENCARGADO DE
TESORERÍA
COMISIONADO
JEFE O DIRECTOR DE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
COMISIONADO
07
08
09
10
11
Recibe y revisa documentación y procede con la
emisión del cheque correspondiente, aplicando
para ello el procedimiento de Pagos a través de
Fondo Rotativo.
Finalizado el procedimiento de elaboración y
firma de cheques, traslada los documentos al
Encargado de Tesorería para que entregue los
formularios correspondientes y cheque de
anticipo de gastos de viático al exterior, al
comisionado.
Recibe cheque, voucher y documentos de
expediente de viático exterior
Entrega al comisionado los formularios Orden de
Trabajo (O.T). y Viático Anticipo (V.A.) para que
proceda a completarlos con la información
correspondiente
Recibe los formularios O.T. y V.A., los llena con
la información del nombramiento de la comisión
encargada y obtiene firma de visto bueno del
Jefe o Director de la Unidad Administrativa que le
corresponde.
Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo., los
formularios V.A. y O.T. y los devuelve al
Comisionado.
Recibe los formularios O.T. y V.A. y los traslada
al Encargado de Tesorería.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
43
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE
TESORERÍA
DIRECCIÓN GENERAL
ENCARGADO DE
TESORERÍA
COMISIONADO
12
13
14
15
Recibe y revisa los formularios V.A. y O.T.
traslada a Dirección General el formulario O.T
para firma de Vo. Bo.
Recibe, firma y sella de Visto Bueno y devuelve
el formulario O.T. al Encargado de Tesorería.
Recibe el formulario O.T.; entrega al comisionado
los formularios de Viático Constancia al Exterior
(V.E.) y Viático Liquidación (V.L.) así como el
cheque de anticipo de gastos de viático al
exterior y solicita firma de recibido en voucher.
Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de
viático así como también recibe los originales de
los formularios Viático Constancia al Exterior
(V.E.) y Viático Liquidación (V.L.). Cumple con la
comisión ordenada y obtiene la(s) firma(s) y
sello(s) en el formulario V.C. ó V.E. así como la
información del país de permanencia, fecha de
llegada y salida. Si la comisión se suspendiera,
el comisionado queda obligado al reintegro
inmediato del anticipo de gastos de viático al
exterior y de los formularios que hubiere recibido.
Dentro del plazo de diez días hábiles de haberse
cumplido la comisión ordenada, entrega al
Encargado de Tesorería los formularios V.E, el
V.L., fotocopia simple del pasaporte
guatemalteco, si corresponde, según el país de
destino de la comisión, el Informe de
Cumplimiento de la comisión, así como la planilla
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
44
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE
TESORERÍA
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
TESORERÍA
JEFE O DIRECTOR DE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Y/O AUTORIDAD
SUPERIOR
ENCARGADO DE
TESORERÍA
16
17
18
19
20
y comprobantes originales de gastos conexos si
los hubiere, todos debidamente completados y
firmados por quienes corresponda.
Recibe la documentación y verifica la liquidación
de viáticos, determinando si procede reintegro
del comisionado o complemento al mismo.
Si la liquidación presentada por el comisionado
está correcta traslada el expediente completo de
gastos de viático para firma de revisión en el V.L.
al Jefe de UDAF. En caso contrario solicitará al
comisionado que presente una nueva liquidación
con los requisitos correspondientes y de proceder
-según el caso- al reintegro inmediato del anticipo
entregado.
Recibe, revisa y firma el formulario V.L. y
devuelve el expediente completo al Encargado
de Tesorería.
Traslada formulario de V.L. a Jefe o Director de
Unidad Administrativa ó Autoridad Superior para
su aprobación.
Recibe, revisa, firma y sella el formulario V.L. de
aprobado y devuelve el expediente al Encargado
de Tesorería.
Recibe expediente completo. Con base al
formulario V.L. debidamente aprobado procede,
según corresponda
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
45
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ASISTENTE FINANCIERO
ENCARGADO DE
TESORERÍA
21
22
Si corresponde requiere el reintegro de gastos de
viático al comisionado o la parte que corresponda
Si corresponde complemento, traslada al
Asistente de Financiero el expediente para que
emita cheque de complemento de gastos de
viático a favor del comisionado
Si no hay más trámites por completar, traslada al
Asistente Financiero el expediente para su
archivo
Recibe expediente completo de gastos de viático
al exterior. Según sea el caso procede a la
emisión de cheque de complemento de gastos de
viático al exterior a favor del comisionado ó bien
procede al archivo y custodia del expediente si
éste no tiene trámite por completar.
Si procede la devolución de los fondos, la misma
deberá realizarse en el tiempo establecido en el
reglamento, en caso contrario se informará al
Jefe de UDAF, para que se proceda en conjunto
con RRHH como corresponda
Anota en el registro del Control de Formularios, el
formulario de gastos de viático al exterior
utilizado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
46
Definición: Es la forma como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al exterior de la República de Guatemala.
Directora GeneralGestor Jefe/Director de UnidadComisionadoJefe de UDAFEncargado de
TesoreríaAutoridad Superior
Fase
1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Gestiona la emisión del Nombramiento
de Comisión
Emite, firma y sella el Nombramiento y/
o Acuerdo Gubernativo,
Con los nombramientos recibidos solicita
autorización a Jefe de UDAF
Revisa la documentación y autoriza efectuar
cálculo
Efectúa el cálculo del anticipo de
gastos de viático a entregar
Entrega formularios Orden de Trabajo
(O.T.) y Viático Anticipo (V.A.) al
comisionado
Llena la información con los datos del
nombramiento de la Comisión
Obtiene firma de Visto Bueno de Jefe
o Director de Unidad
Recibe, revisa, firma y sella de Vo. Bo.,
los formularios
Recibe los formularios O.T. y
V.A.. Los traslada al Encargado de
Tesorería
Recibe y revisa los formularios V.A. y O.T. Los traslada a Dirección General
Recibe, firma y sella de Visto Bueno.
Entrega el efectivo del anticipo
autorizado y solicita firma de recibido al
comisionado.
2
Página 46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
47
Definición: Es la forma como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al exterior de la República de Guatemala.
Directora GeneralGestor Jefe/Director de UnidadComisionadoJefe de UDAFEncargado de
TesoreríaAutoridad Superior
Fase
2
1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Firma y recibe el valor del anticipo de gastos de viático y los originales de los formularios
Obtiene datos y firmas de lugar donde efectúa
comisión
Verifica liquidación de
viáticos
NO
SI
Presenta nueva liquidación
Procede reintegro del comisionado o complemento al
mismo
Recibe, revisa y firma el formulario
V.L., devuelve expediente a Encargado de
Tesorería.
Traslada formulario de V.L. a Jefe o Director de Unidad Administrativa
Recibe, revisa, firma y sella el formulario
V.L. de aprobado
Requiere devolución de fondos o paga
complemento
3
Página 47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
48
Definición: Es la forma como se realiza el cálculo, asignación y pago de viáticos al exterior de la República de Guatemala.
Encargado de Tesorería Asistente Financiero
Fase
3
1.10 Pago de Viáticos al Exterior del País
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Verifica correspondencia de
complementoNO
SI
Traslada a Asistente Financiero para cheque
de complemento
Traslada a Asistente Financiero para Archivo
Recibe expediente completo de gastos
de viático al exterior.
Procede a la emisión de cheque de complemento o
al archivo de documentación
Traslada Cheque a Encargado de Tesorería
Procede a la devolución de
fondos en el tiempo establecido
Anota en el registro del Control de Formularios, el formulario de
gastos de viático al exterior utilizado
Fin
Página 48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
49
1.11 REPOSICIÓN DE FONDO DE VIÁTICOS
i. Definición del Procedimiento Es la forma como se realiza la reposición del fondo de viáticos (caja chica de viáticos), para contar con la disponibilidad inmediata para pago de viáticos al interior de la República.
ii. Objetivos
Manejo adecuado de la caja chica de viáticos, para que siempre se cuente con efectivo disponible para las comisiones que vayan surgiendo
iii. Normas
Procedimiento de manejo y reposición de cajas chicas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
50
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE TESORERÍA JEFE DE UDAF ASISTENTE FINANCIERO ENCARGADO DE TESORERÍA
01
02
03
04
Reúne los expedientes formados con los formularios de gastos de viático, elabora el listado de liquidación y solicita el reintegro al Fondo de Viáticos, trasladando la documentación al Jefe de UDAF. Recibe, revisa y firma la documentación y traslada para emisión de cheque de reposición al Asistente de Financiero Recibe y revisa documentación y procede con la emisión del cheque correspondiente, aplicando para ello el procedimiento de Pagos a través de Fondo Rotativo. Finalizado el procedimiento de elaboración y firma de cheques, entrega el cheque al Encargado de Tesorería para firma del voucher correspondiente Archiva documentación completa Recibe cheque de reintegro para la disponibilidad de recursos en el fondo rotativo de gastos de viático internos. FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
51
Definición: Es la forma como se realiza la reposición del fondo de viáticos (caja chica de viáticos), para contar con la disponibilidad inmediata para pago de viáticos al interior de la República.
Asistente FinancieroEncargado de Tesorería Jefe UDAF
Fase
1.11 Reposición de Fondo de Viáticos
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Reúne los expedientes
formados con los formularios de
gastos de viático
Elabora el listado de liquidación y solicita
el reintegro al Fondo de Viáticos
Traslada la documentación al Jefe
de UDAF.
Revisa y firma la documentación Recibe y revisa
documentación
Traslada la documentación al Jefe
de UDAF.Procede con la
emisión del cheque
Entrega el cheque al Encargado de
Tesorería para firma del voucher
Archiva documentación
completa
Recibe cheque de reintegro para la disponibilidad de
recursos en el fondo rotativo
Fin
Página 51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
52
1.12 REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO
i. Definición del Procedimiento Es la reposición mensual del fondo rotativo ó de acuerdo con la programación de cuota correspondiente, para contar siempre con la disponibilidad necesaria para la emisión de pagos.
ii. Objetivos
Normar los procedimientos necesarios para la reposición del Fondo Rotativo Interno, para cubrir los diferentes compromisos adquiridos por esta Secretaría.
iii. Normas
Acuerdo Ministerial Número 06-98.
Acuerdo Ministerial Número 13-98.
Acuerdo Ministerial Número 17-2004.
Control de disponibilidad de fondos diariamente.
Cuota mensual programada para reposición de fondos rotativos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
53
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Asistente Financiero
Encargado de Presupuesto
Encargado de Tesorería
Encargado de Presupuesto
Jefe de UDAF
MINFIN – Dirección Técnica
del Presupuesto
Encargado de Tesorería
1
2
3
4
5
6
7
Reúne y revisa los cheques emitidos, así como
su documentación de soporte y los traslada al
Encargado de Presupuesto.
Verifica la disponibilidad presupuestaria. Codifica
comprobantes con la partida presupuestaria
correspondiente y lo traslada al Encargado de
Tesorería.
Crea la Rendición (FR03) en el SICOIN, registra
las facturas y/o documentos de soporte en el
mismo y elabora listado de cheques con los
renglones y grupos que se afectaron según los
documentos ingresados.
Revisa y verifica el ingreso de los documentos
registrados en el FR03 del SICOIN
Determina si es necesario realizar corrimiento de
cuota, según los grupos de gastos incluidos en el
FR03 y realiza las gestiones necesarias para ello.
Consolida y solicita el corrimiento de cuota para
remitirse al MINFIN, si aplica.
Aprueba el corrimiento de cuota en el SICOIN.
Solicita el FR03 a través del SICOIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
54
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Jefe de UDAF
Encargado de Presupuesto
Jefe de UDAF
Asistente de UDAF
8
9
10
11
Consolida FR03 y Solicita en el SICOIN
Imprime CUR de rendición y el FR03, para firma
del Jefe de UDAF y del Secretario de
Comunicación Social
Revisa y firma los documentos
Archiva documentación correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
55
Definición: Es la reposición mensual del fondo rotativo ó de acuerdo con la programación de cuota correspondiente, para contar siempre con la disponibilidad necesaria para la emisión de pagos.
Ministerio de FinanzasAsistente Financiero Jefe de UDAFEncargado de TesoreríaEncargado de Presupuesto
Fase
1.12 Reposición de Fondo Rotativo
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Reúne y revisa los cheques emitidos,
así como su documentación
Traslada al Encargado de Presupuesto
Verifica la disponibilidad presupuestaria
Codifica comprobantes con
partida presupuestaria
Traslada al Encargado de Tesorería
Crea la Rendición (FR03) en el SICOIN
Registra las facturas y/o documentos de soporte en el mismo y elabora listado de
cheques
Revisa y verifica el ingreso de los documentos
registrados en el FR03 del SICOIN
Determina si es necesario realizar
corrimiento de cuota y realiza
gestiones
Consolida y solicita el corrimiento de
cuota para remitirse al MINFIN, si aplica.
Aprueba el corrimiento de
cuota en el SICOIN
Solicita el FR03 a través del SICOIN
Consolida FR03 y Solicita en el SICOIN
Imprime CUR de rendición y el FR03, para firma del Jefe
de UDAF y del Secretario
Revisa y firma los documentos
Archiva documentación correspondiente
Fin
Página 55
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
56
UNIDAD DE
INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
57
1.13 REGISTRO DE BIENES ADQUIRIDOS
Definición del Procedimiento Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes adquiridos por la Secretaría, al momento de su adquisición.
Objetivos
Registrar adecuadamente los bienes muebles propiedad de la Secretaría, y llevar un control sobre los bienes que ingresan; con el fin de guiar y facilitar las labores al personal
Normas
Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles
de la Administración Pública.
Bienes inventariados, identificados claramente y asignados debidamente al
personal que los utiliza.
Comunicación adecuada entre la Unidad de Adquisiciones y el área de
inventarios.
De los bienes
Los bienes inventariados deber ser identificados claramente
Deben ser asignados adecuadamente al personal que los utiliza
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
58
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
UNIDAD DE
ADQUISICIONES
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
PERSONA A QUIEN SE
CARGARÁ EL BIEN
01
02
03
04
05
Notifica al Encargado de Inventarios, sobre la
adquisición de bienes inventariables, trasladando
un expediente con Fotocopia de factura,
constancia de ingreso a almacén, de egreso a
almacén, nombre y ubicación de la persona
responsable de los bienes
Recibe documentación y verifica.
Opera la nueva adquisición en el Sistema de
Contabilidad Integrada SICOIN-WEB – Modulo
de Inventarios, generando un número el cual
identificará al bien dentro del sistema e informa al
Jefe de UDAF.
Aprueba la operación en el SICOIN, para que se
pueda proceder con el pago correspondiente.
Opera la nueva adquisición en el libro general de
inventarios de activos fijos de la entidad.
Etiqueta el bien para su control respectivo.
Elabora tarjeta de responsabilidad del bien a
entregar.
Entrega del bien mediante firma en tarjeta de
responsabilidad.
Revisa y firma en señal de aceptación, en caso
haya alguna incongruencia, se informa en ese
momento al Encargado de Inventario.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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59
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE INVENTARIO
06
Revisa los comentarios y consulta con quien
corresponda, para que se llegue al acuerdo de lo
indicado en la tarjeta de responsabilidad.
Traslada nuevamente a firma de la persona a
quien se le cargará el bien.
Recibe la tarjeta debidamente firmada y archiva
donde corresponde.
Firma el Ingreso a Almacén como responsable de
inventario, para que se pueda proceder con el
pago correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
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60
Definición: Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes adquiridos por la Secretaría, al momento de su adquisición
Usuario del BienUnidad de Adquisiciones Jefe de UDAFEncargado de Inventarios
Fase
1.13 Registro de Bienes Adquiridos
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICAUNIDAD ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Notifica al Encargado de
Inventarios, sobre la adquisición de
bienes inventariables, trasladando un
expediente
Recibe documentación y
verifica
Opera la nueva adquisición en el
SICOIN-WEB
Informa al Jefe de UDAF.
Aprueba la operación en el
SICOIN, para que se pueda proceder con
el pago
Opera la nueva adquisición en el libro general de inventarios de
activos fijos
Etiqueta el bien y elabora tarjeta de responsabilidad
Entrega el bienRevisa y firma en
señal de aceptación
Recibe tarjeta firmada, archiva y
firma ingreso a Almacén
Fin
Página 60
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
61
1.14 REGISTRO DE BIENES RECIBIDOS EN DONACIÓN
i. Definición del Procedimiento Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes recibidos en donación para la Secretaría, de parte de otras entidades.
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente los bienes muebles propiedad de la Secretaría, y llevar un control sobre los bienes que ingresan por medio de donación; con el fin de guiar y facilitar las labores al personal
iii. Normas
De los bienes
Los bienes inventariados deber ser identificados claramente
Deben ser asignados adecuadamente al personal que los utiliza
Del Proceso
Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles
de la Administración Pública.
Elaboración de acta administrativa que legalice la donación
Contar con legalización del traspaso por parte de instancias correspondientes.
Notificación a la Dirección de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas
Públicas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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62
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
ENCARGADO Y
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
01
02
03
04
05
06
Recibe la notificación de bienes donados para
que se realice la verificación del inventario.
Levanta información física de los bienes
Elabora el informe detallado para proceder con el
trámite respectivo
Requiere acta de donación de bienes
Opera en el SICOIN el ingreso de bienes, de
acuerdo con el procedimiento correspondiente.
Etiqueta los bienes de acuerdo con la
información del SICOIN
Elabora tarjetas de responsabilidad a los
responsables, para que firmen de aceptado y
entrega.
Entrega bienes y obtiene la firma de las tarjetas
de responsabilidad.
FIN DE PROCEDIMIIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
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63
Definición: Es el ingreso al inventario de bienes no fungibles, de los bienes recibidos en donación para la Secretaría, de parte de otras
entidades
Asistente de InventariosEncargado de Inventarios
Fase
1.14 Registro de Bienes Recibidos en Donación
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Recibe la notificación de bienes donados
Levanta información física de los bienes
Elabora el informe detallado para
proceder con el trámite
Requiere acta de donación de bienes
Opera en el SICOIN el ingreso de bienes
Etiqueta los bienes de acuerdo con la información del
SICOIN
Elabora tarjetas de responsabilidad a los responsables,
para que firmen de aceptado y entrega.
Entrega bienes y obtiene la firma de
las tarjetas de responsabilidad.
Fin
Página 63
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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64
1.15 CARGO Y DESCARGO DE BIENES FUNGIBLES Y NO FUNGIBLES
i. Definición del Procedimiento Es la determinación de la manera como se cargan y se descargan los bienes fungibles y no fungibles al personal de la Secretaría.
ii. Objetivos
Registrar adecuadamente los cargos y descargos de bienes fungibles y no
fungibles, propiedad de la Secretaría, debido a la rotación y contrataciones de
personal.
iii. Normas
Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles
de la Administración Pública.
Bienes inventariados, identificados claramente y asignados debidamente al
personal que los utiliza.
Utilización del formulario de cargos/descargos de bienes, debidamente firmado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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65
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE DE UNIDAD
CORRESPONDIENTE
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
ASISTENTE DE
INVENTARIOS PERSONAL
RESPONSABLE E
INVOLUCRADO EN EL
TRASLADO
ENCARGADO DE
INVENTARIOS Y/O
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
01
02
03
04
05
Completa el formulario de cargo/descargo de
bienes y lo traslada al Encargado de Inventarios
Recibe y verifica el formulario y la
documentación.
Opera descargos y cargos de bienes en la tarjeta
de responsabilidad de acuerdo al formulario de
cargos/descargos y traslada al Asistente de
Inventarios, para obtener firmas correspondientes
Entrega tarjetas y se solicita las firmas del
personal involucrado en el cargo y descargo.
Revisa y firma las tarjetas de responsabilidad
Archiva las tarjetas de responsabilidad originales.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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66
Definición: Es la determinación de la manera como se cargan y se descargan los bienes fungibles y no fungibles al personal de la Secretaría
UsuarioJefe de Unidad Asistente de InventariosEncargado de Inventarios
Fase
1.15Cargo y Descargo de Bienes Fungibles y no Fungibles
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Completa el formulario de
cargo/descargo de bienes
Traslada al Encargado de Inventarios
Verifica el formulario y la documentación
Opera descargos y cargos de bienes en
la tarjeta de responsabilidad
Traslada al Asistente de Inventarios, para obtener firmas
Entrega tarjetas y se solicita las firmas
Revisa y firma las tarjetas de
responsabilidad
Archiva las tarjetas de responsabilidad
originales
FIN
Página 66
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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67
1.16 REPOSICIÓN DE BIENES POR ROBO O EXTRAVÍO
i. Definición del Procedimiento Determinación de la manera como se procede para reponer los bienes de la Secretaría que hayan sido robados a la persona encargada o los haya extraviado.
ii. Objetivos
Mantener una administración eficiente del inventario de bienes de la Secretaría, de tal manera que en caso de robo o extravío, se realice la reposición correspondiente
iii. Normas
Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes
Muebles de la Administración Pública.
Cumplimiento de requerimientos puntuales realizados por la Contraloría
General de Cuentas
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68
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE DEL BIEN
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
ASEGURADORA
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
01
02
03
04
05
Informa mediante oficio al Jefe de UDAF,
adjuntando denuncia ante el Ministerio Público
Revisa la documentación recibida y traslada al
Encargado de Inventarios
Revisa la documentación y realiza solicitud de
reposición ante el seguro.
Requiere la documentación que establece el
seguro para completar el expediente,
dependiendo del tipo de bien que corresponda,
incluyendo cotizaciones del bien, requeridas a la
Unidad de Adquisiciones, para efecto de
reposición del mismo.
Traslada con visto bueno del Jefe de UDAF,
oficio a la aseguradora, para que se inicie el
trámite correspondiente.
Asigna a un ajustador para que analice el caso
específico.
Notifica los resultados del análisis realizado, en
caso ser positivo inicia el proceso de pago en
reposición del bien
Envía pago al Encargado de Inventarios
Recibe el pago correspondiente y firma finiquito
Deposita el pago a la cuenta de fondo rotativo,
para que se proceda con la adquisición
correspondiente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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69
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
UNIDAD DE
ADQUISICIONES
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
06
07
Notifica a la Unidad de Adquisición para que se
realice el proceso de compra del bien.
Realiza la compra del bien y traslada al
Encargado de Inventarios para el registro
correspondiente
Realiza el proceso de ingreso del nuevo bien
adquirido
Realiza el proceso de dar de baja al bien robado
o extraviado, ante la Contraloría General de
Cuentas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
70
Definición: Determinación de la manera como se procede para reponer los bienes de la Secretaría que hayan sido robados a la persona encargada o los haya extraviado
Unidad de AdquisicionesResponsable del Bien AseguradoraEncargado de InventariosJefe de UDAF Función
Fase
1.16 Reposición de Bienes por Robo o Extravío
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Informa mediante oficio al Jefe de
UDAF, adjuntando denuncia ante el
Ministerio Público
Revisa la documentación
recibida
Traslada al Encargado de Inventarios
Revisa la documentación y
realiza solicitud de reposición ante el
seguro.
Requiere la documentación que establece el seguro
Traslada oficio a la aseguradora, para
que se inicie el trámite
Asigna a un ajustador para que
analice el caso
Notifica los resultados del
análisis realizado
De ser positivo inicia el proceso de pago en reposición
del bien
Envía pago al Encargado de
Inventarios
Recibe el pago correspondiente y
firma finiquito
Deposita el pago a la cuenta de fondo
rotativo
Notifica a la Unidad de Adquisición
Da ingreso a nuevo bien y egreso a bien
robado con la Contraloría
Fin
Página 70
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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71
1.17 EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS
i. Definición del Procedimiento Es el documento que se emite al personal que se retira de la Secretaría, para respaldar que todos los bienes que tenía a su cargo, han sido devueltos en buen estado.
ii. Objetivos
Regular la solicitud y emisión de solvencia de inventarios, principalmente, para
gestionar pago de prestaciones.
Determinar de manera segura si el trabajador / persona contratada, entregó de
manera formal y adecuada los bienes propiedad de esta Secretaría, que se
encontraban bajo su responsabilidad
iii. Normas
Información clara y actualizada por parte del área de inventarios para la
emisión de solvencia
Determinar claramente si hay problemas con los bienes, para determinar si
se extiende o no la solvencia de inventarios
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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72
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE DEL BIEN
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
RESPONSABLE DEL BIEN
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
01
02
03
04
05
Solicita mediante oficio la emisión de solvencia
de inventarios, detallando nombre completo,
cargo ocupado y período de contratación.
Revisa la solicitud y traslada al Encargado de
Inventarios, para que se inicie el proceso
Revisa la solicitud y la tarjeta de responsabilidad,
para verificar si hay algún problema con los
bienes a cargo del Responsable del Bien
Si no hay problemas, se emite la solvencia de
inventarios
Si hay problema se notifica por escrito al
Responsable del Bien, con Vo. Bo. del Jefe de
UDAF
Entrega solvencia al Responsable del Bien
Recibe solvencia y firma copia en señal de
aceptación
Recibe copia de solvencia firmada, archiva y
notifica al Jefe de UDAF.
FIN DE PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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73
1.18 CERTIFICACIÓN DE BIENES
i. Definición del Procedimiento: A requerimiento del personal de la Secretaría, el área de inventarios puede emitir una certificación de los bienes a su cargo, para determinar el estado en que se encuentran.
ii. Objetivos:
Establecer un procedimiento adecuado para la solicitud y entrega de certificaciones de bienes al personal que labora en esta Secretaría.
iii. Normas:
Del proceso:
Contar con información actualizada y con el apoyo de personal técnico cuando
sea necesario.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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74
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
SOLICITANTE (EMPLEADO
DE ESTA SECRETARIA)
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
01
02
03
Elabora oficio dirigido al Jefe de UDAF,
detallando los bienes que serán objeto de
certificación, así como el motivo de dicha
solicitud
Revisa y traslada al Encargado de Inventarios
Recibe solicitud y verifica en el libro de
inventarios los bienes correspondientes
Emite la certificación correspondiente en un
período no mayor a 2 días hábiles, debidamente
firmada y sellada
Entrega certificación al solicitante, requiriendo
firma de una copia en señal de aceptación.
Archiva copia de certificación junto con la
solicitud y documentación de respaldo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
75
1.19 PRESENTACIÓN DE INFORMES ANUALES A CONTABILIDAD DEL ESTADO DEL MINISTERIO DE FINANZAS
PÚBLICAS
i. Definición del Procedimiento: Es la presentación de informes anuales a la Dirección de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Públicas, sobre la totalidad de bienes propiedad de la Secretaría.
ii. Objetivos:
Establecer claramente el procedimiento para la emisión y presentación de los informes anuales (formularios FIN1 y FIN2 del inventario de la institución) a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.
iii. Normas:
De la ley: Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
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76
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
JEFE DE UDAF
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
MINISTERIO DE FINANZAS
PUBLICAS (CONTABILIDAD
DEL ESTADO)
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
01
02
03
04
05
En los primeros días del mes de enero de cada
año, emite informe del inventario general de la
Secretaria de Comunicación Social de la
Presidencia, y elabora oficio para entrega.
Traslada al Jefe de UDAF para su revisión.
Recibe reporte del inventario y verifica si esta
correcto.
¿Está Correcto?
SI: Firma y sella el reporte.
NO: Devuelve al encargado de inventarios para
su corrección.
Recibe documentación y verifica si esta correcto.
¿Está Correcto?
SI: Firma y sella el reporte y oficio.
NO: Devuelve al Jefe de UDAF para su
corrección.
Envía documentación debidamente completada a
Contabilidad del Estado
Recibe y firma copia en señal de aceptación
Recibe copia de oficio con sello de recibido por la
Contabilidad del Estado.
Archiva copia para consultas posteriores en el
archivo correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
77
1.20 INVENTARIO FÍSICO DE BIENES
i. Definición del Procedimiento Es el levantado general del inventario físico de bienes no fungibles de forma periódica, para verificar los controles con que se cuentan y para revisiones por parte de la Contraloría General de Cuentas.
ii. Objetivos
Realizar eficientemente inventarios periódicos y evidenciar el estado de los bienes de esta Secretaría.
iii. Normas
De la ley: Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
78
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
JEFE DE UDAF
ENCARGADO Y
ASISTENTE DE
INVENTARIOS
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
RESPONSABLE DE
BIENES
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
01
02
03
04
05
06
Notifica al Jefe de UDAF, sobre la fecha que
corresponde para la toma de inventario físico, así
como establece la necesidad de la realización del
mismo, en conjunto con el Asistente de Inventario
Analiza la normativa correspondiente y autoriza
que se inicie con el proceso.
Verifican que coincidan los bienes físicamente,
versus las tarjetas de responsabilidad
Establece faltantes o diferencias, y los
documentan.
Notifica al responsable por medio de oficio los
faltantes de bienes encontrados en su tarjeta de
responsabilidad, solicitando a la vez el
desvanecimiento del mismo.
Recibe notificación del Encargado de Inventarios
Envía respuesta de faltante, por medio de oficio
al Encargado de Inventarios.
Recibe y analiza la respuesta del responsable de
los bienes.
Se informa al Jefe de UDAF, para proceso a
seguir en base a normativas legales.
Traslada informe final escrito al Jefe de UDAF,
para que se informe a Dirección General
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
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79
RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
JEFE DE LA UDAF
DIRECCIÓN GENERAL
JEFE DE LA UDAF
ENCARGADO DE
INVENTARIOS
07
08
09
10
Recibe informe escrito del Encargado de
Inventarios y traslada a Dirección General
Recibe informe escrito del Jefe de UDAF y
dictamina proceso a seguir, por medio escrito.
Recibe informe escrito del Director General, con
la aprobación del proceso a seguir
Traslada al Encargado de Inventarios para que
continúe con el proceso dictaminado
Realiza los trámites correspondientes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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80
ANEXOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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GLOSARIO RESOLUCIÓN INTERNA: Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio. SICOIN: Herramienta informática diseñada para integrar los principales sistemas financieros y administrativos, agilizar los procesos y proporcionar información oportuna y confiable sobre las transacciones económico-financieras de la entidad. TRANSFERENCIA PRESUPUESTARIA: Sirven para adaptar o readecuar las asignaciones presupuestarias a los objetivos institucionales, fortalecer programas y proyectos de beneficio social y de interés comunitario, como por ejemplo: Entorno cambiante: Reordenamientos presupuestarios para reducir los efectos derivados de la crisis económica mundial. Endeudamiento público (préstamos y bonos) para fines específicos. Asignación de recursos a entidades y programas nuevos. PROGRAMAS: Es una división de ciertos programas complejos, destinados a facilitar la ejecución de un programa en un campo determinado. Ejemplo: El programa de enseñanza primaria: este se subdivide en Urbana y Rural. SUB-PROGRAMAS: Es la división más reducida de cada una de las acciones a desarrollar para cumplir con las metas de un programa o subprograma de funcionamiento y radica en la ejecución de trabajos mediante la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros con un costo global y unitario, que queda a cargo de una entidad administrativa del nivel intermedio. ACTIVIDAD: Es una operación detalla a efectuarse dentro de un proceso para la obtención de un resultado, y forma un valioso auxiliar en el análisis presupuestario, principalmente en la etapa de elaboración de proyectos porque permite llegar al detalle descriptivo en las partes que integran las actividades. FUENTES DE FINANCIAMIENTO: Se refiere al origen de los recursos (o ingresos) con los cuales se espera cubrir el pago de los bienes y servicios necesarios para desarrollar los programas y proyectos contenidos Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado correspondiente un ejercicio fiscal. GRUPO 000 SERVICIOS PERSONALES: Comprende la retribución de los servicios personales prestados en relación de dependencia o sin ella, y a los miembros de comisiones, juntas, consejos, etc. Incluye aportes patronales, servicios extraordinarios, dietas, gastos de representación, asistencia socioeconómica y otras prestaciones relacionadas con salarios. Se incluye además, otras retribuciones por servicios personales. REQUERIMIENTO DE CUOTA: Solicitud de presupuesto o liquidez para poder operar mensual o cuatrimestralmente, basados en la planificación anual.
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COPEP (Comité de Programación Presupuestaria): Se encarga de evaluar el comportamiento de la ejecución presupuestaria mensual, aprobando las cuotas de compromiso y devengado mensuales asignadas a las Unidades Ejecutoras. 991 CREDITOS DE RESERVA: Comprende las asignaciones que se acuerdan para su distribución, durante el transcurso del ejercicio fiscal, en los grupos, subgrupos y renglones que se dispongan, de acuerdo con normas legales establecidas. Se abre a nivel del renglón 991 con igual denominación. ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO: Estimación preliminar de los gastos a efectuar para el desarrollo de los programas sustantivos y de apoyo de las dependencias y entidades del Sector Público Presupuestario; para su elaboración se deben observar las normas, lineamientos y políticas de gasto que fije el Ministerio de Finanzas Públicas. SIGES (Sistema de Gestión): Herramienta de apoyo a la ejecución del gasto a las unidades de gestión desconcentradas, abarca cada uno de los procesos administrativos, de gestión y de seguimiento, para el abastecimiento de bienes y servicios, integrando a GUATECOMPRAS y al sistema de contabilidad integrada SICOIN. CUR (Comprobante Único de Registro): Las autoridades superiores de las entidades que conforman la administración central, son responsables de la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos de su entidad, y en los casos que corresponda velarán porque se registren en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) los Comprobantes Únicos de Registro (CUR), para efectos presupuestarios, contables y pago. FONDO ROTATIVO: Es una disponibilidad de efectivo que sitúa la Unidad de Administración Financiera a través del Área de Tesorería, destinado para cubrir gastos urgentes de funcionamiento de poca cuantía, que por su naturaleza no pueden esperar trámite normal a través de CUR. CDP (Constancia de Disponibilidad Presupuestaria): Es un instrumento administrativo de carácter formal que permite certificar la disponibilidad de recursos de una asignación presupuestaria dentro de un proyecto. Es utilizado para generar reservas presupuestarias sobre la disponibilidad que tiene un proyecto y así dar inicio a las gestiones de toda adquisición de bienes y/o contratación de servicio. PARTIDA PRESUPUESTARIA: Constituye el mayor nivel de desagregación del grupo de cuentas de “egreso”, determinadas en el clasificador presupuestario de recursos y egresos. CONCILIACIÓN BANCARIA: Es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. Consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la institución y el banco. La conciliación bancaria no es un registro contable, es una herramienta de control.
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VIATICOS: Pagos pactados a los trabajadores como no salariales, por concepto de transporte, viáticos y kilometraje, que tienen como finalidad el reconocimiento del gasto que éstos deben realizar por su desplazamiento, alimentación y alojamiento, en el desarrollo de sus funciones. COMISIONADO: Se aplica a la persona o conjunto de personas escogidas para llevar a cabo una comisión. REINTEGRO: En general se aplica al pago o devolución de lo que se debe. En el contexto de cuentas bancarias se aplica a una disposición de efectivo. CAJA CHICA: Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques. RENDICIÓN: Es la acción, como deber legal y ético, que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, el manejo y los rendimientos de fondos, bienes o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido. CORRIMIENTO DE CUOTA: Traslado de presupuesto de un renglón en el que no se utilizarán los fondos a otro renglón presupuestario. BIENES INVENTARIABLES: Bienes establecidos en los grupos 322 Equipo de Oficina, 324 equipo educativo, 325 Transporte, 326 Equipo para comunicaciones, 328 Equipo de cómputo, 329 otras maquinarias y equipos, Grupo 02 Materiales y suministros, Renglón 298 Accesorios y repuestos en general (a criterio), Grupo 003 Activos fijos, equipo de televisión y fotografía. TARJETA DE RESPONSABILIDAD: La Tarjeta de responsabilidad de Activos Fijos sirve para determinar la responsabilidad por los bienes que el servidor o empleado tiene cargado o en uso, independientemente el cargo que desempeñe; se detallan los bienes con los mismos datos del inventario de donde deviene la importancia de la Codificación Individual pues con facilidad ubica en el inventario los bienes a cargo de una persona en particular para que, su responsabilidad sea consignada en la Tarjeta de Responsabilidad. Tarjeta de Responsabilidad esta elaborada de cartulina color blanca, en su margen superior derecho cuenta con número de registro y el sello de autorización de la Contraloría General de Cuentas. FUNGIBLE: Los bienes fungibles se determinan por su naturaleza de consumo y su vida útil que no excede más de un año, por esto no debe integrar en el libro de activos fijos, esto no exime de responsabilidad en tarjeta lleva un control especial y tampoco se puede perder el control sobre estos bienes que son los más fáciles de extravío o destrucción. NORMATIVA LEGAL: Regla dictada por legitimo poder para determinar la conducta humana.
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LIBRO GENERAL DE INVENTARIOS: Se utiliza en la apertura o cierre del ejercicio fiscal. Sirve para determinar el balance entre derechos y obligaciones de la organización. El resumen de este libro, origina la partida de la contabilidad en el libro de diario. ACTIVOS FIJOS: Bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien adquirido. BIENES MUEBLES: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaran depositados. Los bienes muebles, por oposición a los bienes inmuebles, son todos aquellos bienes personales depositados en estancias que son transportables, pero que uno no suele llevar consigo. Esto incluye, pero no se limita, a los elementos decorativos de una vivienda. TRASPASO: Cesión a favor de otro del dominio de una cosa, en especial de un local o negocio. Renunciar o ceder a favor de otro el derecho o dominio de una cosa. FINIQUITO: Documento con el que se pone fin a la relación laboral entre el trabajador y la empresa. Cantidad de dinero que se paga para finiquitar una cuenta o una deuda finiquito. Remate de las cuentas, o certificación de su ajuste. SOLVENCIA DE INVENTARIOS: El Asistente de Inventarios luego de verificar el estado de los Bienes Asignados en Tarjeta de Responsabilidad a empleado que rescinde sus servicios y comprobar que dichos bienes estén en buen estado, obtiene la firma del funcionario o empleado responsable que entrega de conformidad. Si el resultado de la verificación es satisfactorio se procede a emitir Solvencia de Inventarios.