DISPOSITIVO DE PRENSA Por: Alicia Yáñez

ANTES DEL EVENTO

Diseño del dispositivo

Tipo de cobertura

• Según el tipo de evento, el lugar en el que se celebre, las autoridades que asistan, etc. Se debe decidir el tipo de cobertura que tendrá:

• Libre, todos los periodistas acreditados.

• Pool, selección de unos pocos para ciertos momentos que pasarán la información al resto de Medios.

• Señal Institucional, solo los medios seleccionados para el evento. El resto podrán informar desde el centro de prensa.

Establecer la disposición del espacio de los MMCC

• Donde se situará la zona de acreditaciones

• Donde estará el centro de prensa

• Donde se situarán los periodistas gráficos

• Donde se colocarán los micrófonos de los radiofónicos

Además hay que determinar la situación de los puntos de interés de los periodistas tales como:

• Puntos de foto

• Donde se situará el Photocall

• Donde estará la zona de ruedas de prensa

• Donde será la Línea de saludo

• Donde será la foto de familia

• Donde será el descubrimiento de placa

• Donde estarán los escenarios de interés periodístico

1º contacto con los Medios

• Convocatoria de prensa. Invitación que reciben los medios para que acudan a cubrir el evento. Debe enviarse con unas 2 semanas de antelación y reenviarla dos días antes.

• Acreditaciones. Con la convocatoria recibirán las instrucciones para acreditarse.

• Programa de prensa. Información detallada sobre el evento como:

• Fases del evento y timing

• Planos

• Puntos de foto

• Photocall

• Horarios de ruedas de prensa

• Discursos

• Asistentes

• Llegadas de asistentes

• Etc.

Durante el evento

En el desarrollo

Primeros pasos

• Acreditaciones y control de accesos. En el espacio para tal fin, a su llegada, los periodistas si identificarán y recibirán su press pass.

• Dossier de prensa. Se entrega a la llegada este documento que debe contener información sobre la entidad que organiza el evento como:

• Historia

• Datos y cifras

• Logo

• Página web

• Contacto

• Manual de prensa. Se les entrega a su llegada, recoge información de aspectos operativos del evento:

• Horarios del centro de prensa y normas

• Servicios

• Horarios de ruedas de prensa

• Emplazamientos para los gráficos

• Contactos, etc.

Desarrollo del evento

• Se debe facilitar el trabajo de los periodistas y cubrir todas las necesidades técnicas de estos.

• El centro de prensa, donde trabajarán los periodistas, debe equiparse con:

• Ordenadores

• Líneas telefónicas

• Conexión a Internet

• Fotocopiadoras, fax, escáner

• Pantallas de tv

• Cabinas de edición de radio y tv

• Centros de realización

• Salas de reuniones

• Salas de descanso y catering

• Traductores

Además, servicio técnico de apoyo

• Habilitar zonas especiales para los medios gráficos.

• Zonas de aparcamiento para las unidades móviles.

• Cuidado en la iluminación para los medios gráficos.

• Colocar los micrófonos y grabadoras cerca de los protagonistas.

Tras el evento

Toque final

Impacto

• Notas de prensa. Se enviarán a los medios, a los que hayan podido asistir y a los que no, con toda la información relevante del evento.

• Se controlará el impacto del evento en los medios el los días posteriores.

– Alicia Yáñez