diseÑo, elaboracion e implementacion del sistema de
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DISEÑO, ELABORACION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION E INFORMACION DE
SEGURIDAD INDUSTRIAL EN SMURFIT KAPPA CARTON DE COLOMBIA EN EL DEPARTAMENTO DE FÁBRICA DE EMPAQUES-CALI
DEISY ROJAS OROZCO
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERIA
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTAGO DE CALI 2010
DISEÑO, ELABORACION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION
Y ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION E INFORMACION DE SEGURIDAD INDUSTRIAL EN SMURFIT KAPPA CARTON DE COLOMBIA
EN EL DEPARTAMENTO DE FÁBRICA DE EMPAQUES-CALI
DEISY ROJAS OROZCO
Proyecto de Grado Para obtener el titulo de
Ingeniero Industrial
GIOVANNI DE JESUS ARIAS Director de Proyecto de Grado
Ingeniero Industrial
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERIA
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTAGO DE CALI 2010
3
Nota de aceptación: Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por Por la universidad Autónoma de Occidente Para optar por el titulo de Ingeniero Industrial. GIOVANNI DE JESUS ARIAS CASTRO ________________________________ Director ALEXANDER ARAGON CHAMORRO ________________________________ Jurado MARCEL IVANOVICH VERGARA _________________________________ Jurado Santiago de Cali, Julio del 2010
4
AGRADECIMIENTOS
Agradezco este logro primero a Dios, por darme la sabiduría, el conocimiento, la
fuerza y la fortaleza para luchar, completando la tarea y lograr alcanzar mi
objetivo, por guiarme recta entre los muchos obstáculos en mi camino, por
permanecer en mi y mantenerme firme cuando todo parecía perdido, gracias Dios,
por tu protección y por las muchas señales en el camino, por no abandonarme ni
en los momentos más difíciles, porque fuiste TU, quien puso las palabras precisas
en el desarrollo de mi tesis.
A mi mami Beira y Papi Ernesto por animarme, por permanecer a mi lado, por
apoyarme incondicionalmente, por todo el amor y cariño, sobre todo por ayudarme
con el cuidado de mi pequeño hijo, dándome tranquilidad y seguridad para que yo
pudiera prepararme y alcanzar mi sueño; a mi hijo Andrés Mauricio porque es la
fuerza de mi corazón y ha sido el ingrediente esencial de mi sueño, a mis
hermanos por alentarme cuando las cosas se tornaron difícil.
A mi amigo y jefe Eduardo Pabón S, por su aprecio, porque ha contribuido con mi
estructuración profesional y ayudo a que este trabajo fuese enriquecedor personal
y profesionalmente.
A todas las personas y familiares que creyeron en mí de corazón y me brindaron
su cariño y apoyo.
5
CONTENIDO
Pág.
GLOSARIO 13
INTRODUCCION 15
1. DEFINICION EL PROBLEMA 18
2. JUSTIFICACION 21
3. ANTECEDENTES 24
4. MARCO DE REFERENCIA 26
4.1 MARCO CONCEPTUAL 26
4.1.1 Salud Ocupacional 27
4.1.2 Medicina del trabajo 29
4.1.3 Seguridad Industrial 30
4.1.4 Higiene industrial 31
4.1.5 Sistema de información 33
4.2 MARCO LEGISLATIVO 35
5. OBJETIVOS 39
5.1 OBJETIVOS GENERALES 39
5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 39
6 DESCRIPCION DE LA EMPRESA 40
6.1 RESEÑA HISTORICA 40
6.2 ESTRUCTURA CORPORATIVA 41
7 ESTABLECER VARIABLES A CONTROLAR 43
7.3 LAS POLITICAS CORPORATIVAS 43
7.4 LOS PROCEDIMIENTOS CORPORATIVOS 44
7.5 LOS INDICADORES DE GESTION 45
7.6 MATRIZ DE RIESGO 46
7.7 GESTION PARTICIPATIVA 47
7.7.1 Gestión participativa del personal Operativo 48
7.7.2 Gestión participativa del personal administrativo 48
6
8. DESARROLLO PARA HERRAMIENTA INFORMATICA PARA EL
MANEJO DE LA INFORMACION 50
8.1 DEFINICION DE ROLES PARA EL SISTEMA DE GESTION 57
8.1.1 Rol de alta Gerencia del Departamento 57
8.1.2 Rol del grupo de lideres (Supervisores e Ingenieros) 59
8.1.3 Rol del grupo operativo 61
8.1.4 Rol de la Asistente de Superintendencia o Producción 61
8.2 SOCIALIZACION DE LOS ROLES E INICIO DE LABORES
POR PARTE DEL DEPARTEMENTO 63
8.3 RECOLECCION Y CENTRALIZACION DE LA INFORMACION
EXISTENTE 63
8.4 DISEÑO Y SELECCIÓN DE LA HERRAMIENTA 69
8.4.1 Bienvenida 71
8.4.2 Navegación 72
8.4.3 Control de Documentos 71
8.4.4 Procedimientos corporativos 73
8.4.5 Las políticas 76
8.4.5.1 Política integral corporativa 77
8.4.6 Los indicadores de seguridad 77
8.4.6.1 Las Observaciones 81
8.4.6.2 Las Inducciones y Re-inducciones 82
8.4.6.3 Las Charlas de Cinco Minutos 83
8.4.6.4 Reportes de Incidentes 83
8.4.6.5 Corrección de Riesgos 83
8.4.6.6 Reportes de Incidentes 84
8.4.7 Informativo 84
8.4.7.1 Las Actas 85
8.4.7.2 Asignación Charlas de Cinco Minutos 88
8.4.7.3 Auditorias 89
8.4.7.4 Cartas asignación de gestión a trabajadores 2010 90
7
8.4.7.5 Matriz de Habilidades del Personal 90
8.4.7.6 Inspecciones Planeadas 92
8.4.7.7 Procedimiento Operativo Normalizado 95
8.4.7.8 Hoja de Químico 97
8.4.7.9 Listado con Material de concerniente a Videos de Seguridad 97
8.4.7.10 Índices de Seguridad 99
8.4.7.11Material Para Capacitación en Charlas de Cinco Minutos 100
8.4.7.12 Programa de Capacitación Anual 101
8.4.8 Matriz 103
8.4.9 Plan de seguridad 106
8.4.10 Gestión operativa 106
8.4.10.1 Análisis secuencial de actividades de trabajo AST 107
8.4.10.2 Investigación de Accidentes 115
8.4.10.3Investigación de Incidentes 116
8.4.10.4 Observaciones 116
8.4.10.5 Reportes de Incidentes 117
8.4.10.6 Líder y Tripulación 120
8.4.10.7Reinducción e Inducción 120
8.4.10.8 Seguimiento de la Gestión 120
8.5 DEPURACION DE INFORMACION OBSOLETA E
INSERVIBLE 123
8.6 MONTAJE DE DOCUMENTACION E INFORMACION EN
EL SISTEMA YA DISEÑADO 123
8.7 PRUEBA DE LA HERRAMIENTA, SOCIALIZACION Y
CAPACITACIÓN DEL USO DE LA HERRAMIENTA 124
8.8 AJUSTE DE HERRAMIENTA UNA VEZ PUESTA EN
MARCHA DE ACUERDO A LOS USUARIOS 125
8.9 CONDICIONES ACTUALES DE LA HERRAMIENTA 126
9. CONCLUSIONES 128
10. RECOMENDACIONES 131
8
10.1 MANTENIMIENTO Y SOSTENIMIENTO DE LA HERRAMIENTA 131
BIBLIOGRAFIA 132
ANEXOS 134
9
LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Resultados de frecuencia vs severidad 18
Cuadro 2. Listado de indicadores estipulados corporativamente 46
Cuadro 3. Distribución de las secciones de la planta 54
Cuadro 4. Esquema de las reuniones de seguridad 59
Cuadro 5. Responsabilidades documentales 62
Cuadro 6. Indicadores corporativos establecidos 80
Cuadro 7. Listado formato de Inspecciones Planeadas 94
Cuadro 8. Listado formato Plan de acción- de Inspecciones 95
Cuadro 9. Listado de videos de seguridad industrial 98
Cuadro 10. Matriz de Riesgos 104
Cuadro 11. Matriz de vulnerabilidad 105
Cuadro 12. Relación de AST existentes 111
Cuadro 13. Listado formato panorama de riesgos 114
Cuadro 14. Distribución de equipos en la planta donde fue instalado el
Sistema 125
Cuadro 15. Resultados tabulados de la encuesta 127
10
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Organigrama distribución general de lideres en Fabricación 55
Figura 2. Diseño de Listado de asignación de líderes y tripulación 56
Figura 3. Estructura del Grupo Administrativo de Seguridad (SAG) 57
Figura 4. Estructura final carpetas de archivos 65
Figura 5. Diseño del pantallazo de la presentación principal del sistema 70
Figura 6. Diseño del pantallazo de la presentación principal del sistema
Seleccionando la opción de Bienvenida 71
Figura 7. Diseño del pantallazo de la presentación principal del sistema
Seleccionando la opción de Navegación 72
Figura 8. Diseño del pantallazo de la presentación principal del sistema
Seleccionando la opción de control de documentos 73
Figura 9. Diseño del pantallazo de la presentación principal del sistema
Seleccionando la opción de Procedimientos corporativos 74
Figura 10. Listado Maestro de Procedimientos 75
Figura 11. Diseño del pantallazo de la presentación principal del sistema
Seleccionando la opción de Políticas 76
Figura 12. Diseño de pantallazo de acceso a indicadores 78
Figura 13. Diseño de listado de reilación de observación 82
Figura 14. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de informativo 85
Figura 15. Diseño del Modelo de actas 87
Figura 16. Diseño de listado calendario con asignación de charlas de cinco
Minutos 88
Figura 17. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de Auditorias 89
Figura 18. Diseño de listado de habilidades laborales 91
Figura 19. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de
Inspecciones Planeadas 93
Figura 20. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de
11
Procedimientos operativos normalizados pon 96
Figura 21. Diseño listado de químicos 97
Figura 22. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de índices de
Seguridad 99
Figura 23. Diseño de listado material para charlas de cinco minutos 100
Figura 24. Diseño de listado maestro del programa de de capacitación
Anual 102
Figura 25. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de Matrices 103
Figura 26. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de Plan de
Seguridad 106
Figura 27. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de gestión
Operativa 107
Figura 28. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de AST 109
Figura 29. Diseño de listado de modelo de índices para relacionar AST
Por sección 110
Figura 30. Diseño formato inventario de comportamientos seguros 113
Figura 31. Diseño del pantallaza para centralizar reportes de incidentes 119
Figura 32. Diseño del listado de gestión de seguridad 122
Figura 33. Resultados de encuesta 126
12
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo A. Modelo de cartas entregadas asignación tripulación
y objetivo 134
Anexo B. Política de Calidad, Seguridad Industrial, ocupacional y medio
Ambiente 135
Anexo C. Política Estratégica de Medio Ambiente 136
Anexo D. Reglamento de Higiene 137
Anexo E. Política de NO Fumar en Fábrica de Empaques 138
Anexo F. Política de Prevención del Abuso del Alcohol 139
Anexo G. Modelo de encuesta de satisfacción. 140
Anexo H. Manual de usuario 141
Anexo I. Procedimiento de control de documentos 153
13
GLOSARIO
ACCIDENTE: un accidente es todo suceso repentino que sobrevenga por causa u
ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional una invalidez o la muerte. Interrumpe o interfiere el proceso
normal y ordenado de una actividad.
INCIDENTE: es todo acontecimiento no deseado que bajo circunstancias un poco
diferentes pudo haber resultado en lesión, enfermedad en las personas, daños a
la propiedad o pérdida en el proceso. Por ejemplo, la situación que se presenta al
martillar un clavo; éste se parte y pasa rozando el ojo sin tocarlo; por lo tanto, no
se produjo la lesión pero pudo haberse convertido en un accidente de trabajo
grave.
INVESTIGACION DE INCIDENTE: en donde los inspectores realizan las mismas
revisiones de las áreas de manera planeada, con registros sistematicos y que se
puedan valorar con el fin de verificar los cambios de manera numerica. Estas
inspecciones son de gran importancia y son parte de la esencia de ser supervisor.
INSPECCION PLANEADA DE SEGURIDAD: es el recorrido sistemático por un
área, esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados
previamente a su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones
subestándar.
PANORAMA DE RIESGO: es el instrumento de diagnostico de Salud Ocupacional
Planificar las acciones preventivas a partir de las identificaciones de riesgos
ocupacionales, evaluar los riegos a la hora de elegir los equipos de trabajo,
sustancias o preparados químicos, el acondicionamiento de los lugares de trabajo,
y controlaros cuando superen los topes permitidos
14
RIESGO: combinación de la probabilidad y la (s) consecuencia (s) de que ocurra
un evento peligroso especifico.
SEGURIDAD: condición de estar libre de un riesgo de daño inaceptable.
SEGURIDAD INDUSTRIAL: es el conjunto de normas técnicas, destinadas a
proteger la vida, salud, integridad física de las personas y a conservar los equipos
e instalaciones en las mejores condiciones de productividad.
15
INTRODUCCION
Este proyecto es desarrollado en la empresa Smurfit Kappa Cartón de Colombia,
cuya planta esta ubicada en Puerto Isaacs – Yumbo; Planta la cual se dedica al
negocio del proceso de producción de papel, fabricación de cajas corrugadas y
sacos, incluyendo el proceso de comercialización de productos, de diseño de
empaque, servicio al cliente y despacho de pedidos.
Al interior de la compañía se ha seleccionado la planta de Fábrica de Empaques-
Cali, donde se laboran dos líneas de producción: sacos y corrugado, asistido por
un grupo soporte independiente conformado por troqueles, despachos, almacén y
mantenimiento.
Para Cartón de Colombia S.A., la calidad, la seguridad industrial, la salud
ocupacional y el medio ambiente son temas esenciales y se incluyen como
máxima prioridad en el diseño, instalación, operación y prácticas de
mantenimiento de sus procesos forestales, abastecimiento de fibras, producción
de pulpas papeles, cartones, empaques y demás administrativos de apoyo, para
entregar productos y servicios competitivos dentro de los mas altos preceptos de
la ética comercial y en beneficio de los clientes, accionistas, colaboradores,
contratistas, proveedores y comunidades vecinas, de acuerdo con su Visión y
Misión. Para lograr este compromiso, la empresa:
� Entrega productos y servicios oportunamente y con las más altas
especificaciones y los atributos de calidad que el cliente necesita o espera, como
resultado de la implementación de controles de proceso y de calidad.
� Desarrolla sus actividades promoviendo la salud de sus colaboradores y la
seguridad en sus operaciones, a través del establecimiento y mantenimiento de
comportamientos y condiciones seguras de trabajo.
16
� Previene la contaminación mediante el uso eficiente y sostenible de los
recursos y la minimización de flujos contaminantes hacia el medio ambiente a
través de un óptimo control de procesos.
� Cumple con la legislación colombiana y demás compromisos adquiridos en
materia de salud, seguridad, medio ambiente y calidad.
Para ello, Cartón de Colombia S.A. cuenta con todo el respaldo logístico y
económico necesario, y fomenta el compromiso de todos sus colaboradores para
asegurar el mejoramiento continuo de la organización y la satisfacción de las
necesidades y expectativas de todas las partes interesadas.1
La compañía tiene un programa de Seguridad Industrial corporativamente; en las
plantas de Colombia la cual incluye Bogotá, Medellín, Barranquilla y Cali. Donde
cada una de las plantas tiene potestad para la administración de su gestión y
proponer el planteamiento de sus objetivos y sus estrategias con las cuales hará
que su recurso humano participe con un aporte en la gestión.
En referencia a lo anterior, como cada planta tiene autonomía para la
administración y el manejo de la información, documentación y programas, surge
la necesidad de “Diseñar, elaborar e implementar un sistema de gestión y
administración de documentos e información de Seguridad Industrial en Smurfit
Kappa Cartón de Colombia en el departamento de Fábrica de Empaques – Cali”,
una vez creada la necesidad, se plantea el desarrollo y elaboración de un
mecanismo que permita:
� A la administración controlar, coordinar, dirigir, formular planes de seguridad
de la planta de Fábrica de Empaques.
1 Estándares [en línea]. Yumbo: Smurfit Kappa Cartón de Colombia, 2010 [Consultado 10 de Mayo de 2010]. Disponible en intranet: http://co-cal1-m016/estandares/pagina/index.htm
17
� A los trabajadores, que puedan acceder, obtener información establecida,
conocer el desarrollo y cumplimiento del desempeño individual de su aporte a la
gestión y los resultados de los indicadores de la planta de Empaques, bajo un
esquema de control efectivo.
18
1. DEFINICION DEL PROBLEMA
Al interior de Smurfit Kappa Cartón de Colombia, en su departamento de Fábrica
de Empaques-Cali, no se media la gestión de seguridad, solo se media el
resultado de la frecuencia y la severidad. Observando el historial de los
resultados relacionados en el cuadro 1, denota que estaban fuera de control,
motivo por el cual no se sabía con certeza si los resultados eran positivos o
negativos. (Para el seguimiento de estos resultados se toma información desde al
año 2005 hasta diciembre del 2008).
Cuadro 1. Resultados Frecuencia vs. Severidad
Fuente: Resultados obtenidos del informe de Resultados de Seguridad Industrial
Corporativo anual en Seguridad Industrial – 2009.
La interpretación de los resultados obtenidos en el cuadro 1, obedece a:
En el año 2005, es un año aceptable, el ILI es de 11; en el año 2006, mejora
sustancialmente, el ILI es de 2,5 y la mejora se encuentra en la frecuencia que es
de 0,29; en el año 2007, desmejora vs el año 2006, y esa desmejora obedece a
que se presentaron más accidentes; para el año 2008, la frecuencia se dispara, el
ILI desmejora con respecto al año 2007.
Por consiguiente, el proceso no es predecible y no tiene una tendencia controlada
y la variable fundamental es la frecuencia, que es el número de accidentes, la
severidad esta controlada debido a que los días de incapacidad son pocos.
19
Las formulas utilizadas son:
Nro. Accidentes Incapacitantes Frecuencia = x 100.000
Nro. Horas Trabajadas
Nro. Dias de IncapacidadSeveridad= x 100.000
Nro. Horas Trabajadas
ILI= Frecuencia x Severidad
Aunque en la planta de Fábrica de Empaques – Cali, se trabaja con varios temas
de seguridad, estos no están organizados de una manera sistemática que permita
dirigir y controlar los resultados de seguridad plasmados en los indicadores de
frecuencia y severidad de la planta, adicional la evolución de la gestión no refleja
la realidad del momento, debido a que la documentación no está disponible en
tiempo real dificultando el seguimiento y la toma de decisiones.
En este departamento se maneja un gran volumen de información que se
encontraba almacenada independientemente y era manipulada por dos personas,
hecho que generaba la no conformidad y poca eficiencia respecto a la
manipulación debido a:
a. Descentralización de documentación e información.
b. Inexactitud y atraso en la misma.
c. Generaba traumatismo.
20
d. No se tenia una definición clara de roles en el sistema de gestión de seguridad,
por tanto era difícil conocer el comportamiento de los roles.
e. No era oportuna ni concreta y esto afectaba en la toma de decisiones.
f. Los tiempos de retroalimentación eran prolongados e independientes y
desenlazaba una serie de inconvenientes en el instante en que la alta gerencia
necesitaba observar los resultados.
g. Se caía constantemente en la duplicación de documentos e información y sus
versiones no estaban actualizadas.
La Fábrica de Empaques no cuenta con un sistema organizado de gestión en
seguridad Industrial para procesar la información de manera eficiente, que permita
a la administración generar la implementación de planes de acciones preventivas,
correctivas y toma de decisiones y a los trabajadores hacer auto seguimiento a la
gestión realizada.
21
2. JUSTIFICACION
En la Visión corporativa de Smurfit Kappa Cartón de Colombia, ésta busca ser
reconocida en el gremio de las empresas de papel y empaques como: la primera
opción del cliente, el mejor sitio para trabajar, líder en desarrollo sostenible, y ser
el mejor sitio para invertir. 2
Retomando “el mejor sitio para trabajar” marca una implicación directa de ser el
lugar más seguro y se obtiene por medio del programa de seguridad industrial, el
cual tiene procedimientos estandarizados de pautas y herramientas que la
compañía ha definido con anterioridad.
Estas pautas y estrategias convergen en el estándar de seguridad, el cual esta
compuesto por la siguiente estructura: actividades secuenciales de trabajo,
observaciones, charlas de cinco minutos, reportes de incidentes, reportes de
accidentes, inspecciones planeadas, matriz de vulnerabilidad, matriz de riesgos,
programación de capacitación en inducción y reinducción, procedimientos
corporativos de seguridad.
Con la Revolución Industrial se dio inicio a la Seguridad Industrial en
consecuencia del incremento de las enfermedades profesionales y la
accidentalidad laboral, lo cual genero la necesidad de extender las medidas y
buscar mecanismos que minimicen el riesgo hacia su recurso humano. Desde un
inicio los empresarios acogieron algunas consideraciones y enfocaron su esfuerzo
hacia cuatro elementos: el análisis de los casos, la comunicación, la inspección y
el entrenamiento de seguridad al supervisor. Que si son mirados en retroceso, se
les puede atribuir la cimentación estructurada a los procesos de seguridad
2 Misión [en línea]. Yumbo: Smurfit Kappa Cartón de Colombia, 2010 [consultado 10 de mayo de 2010]. Disponible en Internet: http://www.smurfitkappa.com.co/DropdownMenu/About+us/Vision/Mission/
22
industrial, que se fueron desarrollando sobre la marcha en respuesta a las
necesidades de las compañías en busca de la eficiencia.
Gracias a los avances tecnológicos en la industria, los procesos en las compañías
cada vez son más automatizados y esta variable reduce significativamente las
enfermedades profesionales y los riesgos de accidente. Dentro de las
preocupaciones en cualquier accidente laboral esta incluido los costos: para el
trabajador, para el empresario y la sociedad que pagan por intermedio de
organismos administrativos y en la actualidad la implicación legal que tienen los
jefes directos al momento en que su recurso humano se lesione.
En el año 1971 entra en vigencia la ley de seguridad y salud profesional OSHAS
que son unas especificaciones de evaluación para los sistemas de administración
de seguridad industrial y salud ocupacional.
Al interior de la compañía, se cumple con la legislación en Seguridad Industrial y
Seguridad Ocupacional (SISO), de acuerdo al marco legal emitido por el gobierno,
generando un plan básico legal donde se cumple el reglamento de higiene y
seguridad industrial, comité paritario de seguridad ocupacional (COPASO),
programa de salud ocupacional y esta en proceso el plan de emergencia.
A través del desarrollo de este diseño, se propone un sistema integrado para que
esta herramienta ayude al manejo, seguimiento y control de la documentación e
información de seguridad industrial. Una vez controlada, los accidentes
disminuirán y la compañía gana reducción de costos, encauzando a la planta que
sea más segura eliminando paradigmas y creando conciencia y cultura de auto
cuidado.
La forma en que se controla es documentando la información, evaluando y
proponiendo mejoras en acciones correctivas y preventivas, capacitando al
23
personal y socializando toda información concerniente a procedimientos,
estándares de seguridad, planes de acción, etc. La acción de controlar beneficiaria
a:
� Trabajadores, puesto que ellos pueden acceder a información como políticas,
procedimientos, gestión realizada que involucra la elaboración de reportes de
incidentes, propuestas del plan del participación, observaciones.
� Lideres (incluye supervisores e ingenieros) quienes además de participar en la
actualización de las actividades secuenciales de trabajo, pueden efectuar
seguimiento sobre la gestión realizada a su grupo o tripulación asignada,
permitiendo generar y plantear planes de acciones preventivas y correctivas y
� Corporativamente, debido a que al involucrar al recurso humano de Fábrica de
Empaques, además de crear cultura de seguridad, de trabajar seguros, logra que
todo el personal participe en la generación de resultados y como consecuencia al
sistema organizado y controlado se disminuirá la accidentalidad porque permite el
esquema de planes de acciones más efectivos.
24
3. ANTECEDENTES
La Fábrica de Empaques-Cali, se dedica a la conversión del papel en empaques
desde el año 1961. Esta planta esta conformada por 191 empleados directos, de
los cuales 66 son administrativos y 135 el área operativa, adicional hay 50
contratistas permanentes.
En los últimos quince años, la culturización hacia la seguridad industrial ha
tomado importancia, anteriormente la seguridad se veía como un valor individual,
ahora se ha convertido en un problema para las empresas comparado con
empresas del mismo gremio que están situadas fuera del país, las cuales han
mostrado resultados satisfactorios, y han llegado a conclusiones como que el
96% de los accidentes han ocurrido por comportamientos y solo el 4% por casos
fortuitos (∗), esto es una cifra alarmante y una oportunidad para trabajar
enfocados hacia la culturización y gestión de la información, documentación y
capacitación que se le ofrezca al trabajador, esta ha sido una oportunidad para
realizar el cambio midiendo indicadores y haciendo gestión que antes no se
hacia, esta practica a ocasionado que se adquiera juicio y se preste mayor
atención hacia lo que pasa.
Corporativamente existía una figura del Jefe de Seguridad Industrial, y en Fábrica
de Empaques-Cali, la forma en que se realizaba la labor estaba conformada por 2
personas que solo manejaba independientemente la información de los reportes
de incidentes e investigación de accidentes; posteriormente hacia el año 1998,
toma importancia las reuniones para capacitar al personal en el diligenciamiento
de actividades secuenciales de trabajo y observaciones y se da una
transformación porque se empieza hablar del concepto de comportamiento,
(∗) Fuente: Terry E. Mc.Sween. Improving your Safety Culture with Behavior-Based Safety.
25
aunque no existe un sistema que facilite y centralice la información y
documentación.
Al interior de Smurfit Kappa Cartón de Colombia, se labora con un aplicativo de
nómina SRH, el cual permite obtener estadísticas de siniestralidad, número de
accidentes, clases de accidentes, sitio del accidente, sin generar un alcance para
el manejo de la gestión y no se conoce gran parte de la documentación.
26
4. MARCO DE REFERENCIA
4.1 MARCO CONCEPTUAL
En las ultimas décadas se han intensificado la importancia de la seguridad
industrial empresarial, donde la responsabilidad recae directamente sobre los
patrones y/o empresarios, hecho que ha motivado a las directivas de las
organizaciones a crear mecanismos que eviten, aíslen y eliminen los riesgos de
accidentes y enfermedades profesionales, buscando como objetivo principal la
salud integral de los trabajadores,
Una vez dimensionada la gravedad del problema, las implicaciones legales y los
altos costos que tiene para la compañía los eventos de accidentes y siniestros,
surge la necesidad de la creación de planes de seguridad, para ello hay que crear
la cultura con su recurso humano y hacer que participe activamente por
convicción.
La Administración tiene un gran reto: la elaboración de manuales, procedimientos,
creación de estándares, reglas, principios, métodos, etc. Todas estas acciones
requieren controles, validación de información y retroalimentación.
En la actualidad el recurso humano de las organizaciones, los empleados
intervienen solo en la rama de la seguridad industrial, sin discriminar que
pertenezca al área administrativa u operativa. Esta condición sumada a que la
empresa tenga documentados los procedimientos ayuda a convertir a la
compañía en una empresa segura y exitosa, esto sucede gracias a la actitud de
cooperación de los empleados y no a normatividad impuesta por la
administración.
27
La seguridad industrial tiene objetivos muy claros; el más importante es quizá, la
protección de su recurso humano tanto en accidentalidad y prevenir siniestros,
continuando con la reducción de costos tanto de operación como de producción,
resultados intangibles fundamentales que atañen a la moral y a las relaciones
públicas.
4.1.1 Salud Ocupacional a través de Salud Ocupacional se pretende mejorar y
mantener la calidad de la vida y salud de los trabajadores y servir como
instrumentos para mejorar la calidad, productividad y eficiencia de las empresas.
La Organización Mundial de la Salud, la define como la rama de la salud pública
orientada a promover y mantener el mayor grado posible de bienestar físico,
mental y social de los trabajadores, protegiéndolos en su empleo como todos los
agentes perjudiciales para la salud, en suma, adaptar el trabajo al hombre y cada
hombre a su actividad.
También se puede definir como “el conjunto de actividades multidisciplinarias,
encaminadas a la promoción, educación, prevención, control, recuperación y
rehabilitación de los trabajadores, para protegerlos de los riesgos de su ocupación
y ubicarlos en un ambiente de trabajo de acuerdo con sus condiciones fisiológicas
y sicológicas”. Organización Internacional del Trabajo (OIT). La salud ocupacional
es eminentemente preventiva a través de actividades de promoción, educación,
prevención y control de los factores de riesgo ambiental con el fin de evitar la
ocurrencia de accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales, dichas
acciones tienen carácter multidisciplinario puesto que en ellas interviene una
variedad de disciplinas, todas con el objetivo de menoscabo de la salud.
La salud ocupacional debe dirigir sus políticas, estrategias, acciones y recursos al
logro de:
28
a. El mejoramiento y mantenimiento para mejorar la calidad de vida y salud de la
población trabajadora.
b. El servir como instrumento para mejorar la calidad, productividad y eficiencia
en las empresas.
c. El mejoramiento de localidad de vida de la sociedad, mediante la prolongación
de la expectativa de vida productiva en óptimas condiciones de trabajo.
En el artículo 2° del Decreto de 1295 de 1994, se e stablecen los siguientes
objetivos del sistema General de riesgos Profesionales:
a. Establecer actividades de promoción y prevención tendientes a mejorar
protegiéndola contra los riesgos derivados de la organización del trabajo que
puedan afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo tales como
los físicos, químicos, biológicos, ergonómicos, psicosociales, de saneamiento y de
seguridad.
b. Fijar las prestaciones de atención de la salida de los trabajadores y las
prestaciones económicas por incapacidad temporal a que haya lugar frente a las
contingencias de accidente de trabajo y enfermedad profesional.
c. Reconocer y pagar a los afiliados las prestaciones económicas por incapacidad
permanente parcial o invalidez, que se deriven de las contingencias de accidente
de trabajo o enfermedad profesional y muerte de origen profesional.
Para ello debe mantener comunicación abierta con los demás organismos de la
salud y desarrollo económico, pues no debe olvidarse que el trabajo es un derecho
del hombre y que ese hombre es un ser integral dentro de la sociedad. Por tanto
la salud ocupacional debe optar por brindar esa salud integral al trabajador.
29
Un trabajador sano aporta y estimula la producción, disminuye las cargas sociales,
enriquece al capital humano y baja el costo de la vida. 3
El programa de Salud Ocupacional ha evolucionado y esta constituido por
subprogramas donde se ha incluido la salud (Medicina del Trabajo), la prevención
de accidentes de trabajo (Seguridad Industrial), de la prevención de las
enfermedades profesionales (Higiene Industrial) y la Ingeniería Humana
(Ergonomía).
4.1.2 Medicina del Trabajo conjunto de actividades multidisciplinarias
destinadas a la promoción, prevención y control de la salud de los operarios, con
el fin de ubicarlos en un puesto de trabajo de acuerdo a con sus condiciones sico-
fisiológicas.
En el artículo 9° del decreto 614 de 1984 se define como: conjunto de actividades
médicas y paramédicas destinadas a promover y mejorar la salud del trabajador,
evaluar su capacidad laboral y ubicarlo en un lugar de trabajo de acuerdo con sus
condiciones sico-biológicas.
La promoción se hace a través de la concientización a los trabajadores y
empresarios en relación con los efectos de los riesgos del trabajo sobre la salud y
proponiendo por el mantenimiento y el mejoramiento de las condiciones de salud
de los trabajadores.
La prevención y el control hacen mediante la identificación y control de los
factores de riesgos que inciden sobre la salud física y mental, practicando
exámenes médicos de admisión y periódicos de control, que permitan la
identificación y vigilancia de los trabajadores expuestos a riesgos específicos. Por
3 HENAO, Fernando. Introducción a la salud ocupacional. Definición básica de salud ocupacional, 1 ed. Bogota D.C.: Ecoe Ediciones, 2006. p 38.
30
tanto se encarga de: realizar exámenes médicos de ingreso, clínicos y para
clínicos para ubicaciones, cambios de ocupación, reingreso laboral, retiro y otras
situaciones que puedan convertirse en riesgos para el trabajador; desarrollar
actividades de prevención de enfermedades profesionales, (lumbagos, síndrome
del túnel carpiano), accidentes de trabajo y educación en salud a empresarios y
trabajadores (como campañas para prevenir el alcoholismo); investigar y analizar
enfermedades ocurridas, determinar sus causas y establecer las medidas
preventivas y correctivas necesarias; organizar e implementar un servicio oportuno
y eficiente de primeros auxilios; realizar visitas a los puestos de trabajo para
conocer los riesgos relacionados con la patologías laboral, emitiendo informes a la
Gerencia, con el objeto de establecer los correctivo necesarios además de
promover actividades de deporte y recreación.4
4.1.3 Seguridad Industrial se originó como resultado de la incidencia de lesiones
ocupacionales en esa época. Sigue estando principalmente asociada con los
problemas de control de riesgos que se encuentran en la industria. Sin embargo,
muchos de los fundamentos para optimizar la seguridad y la salud ocupacionales
son aplicables a áreas de problemas de control de riesgo en general, a saber,
seguridad pública, marina, de transportación y de recreación.5
Es el conjunto de técnicas y actividades destinadas a la identificación, valoración
y al control de las causas básicas que potencialmente pueden causar daño a la
integridad física del trabajador o a los recursos de la empresa, por lo tanto
procura mantener un ambiente laboral seguro. Sus actividades más
sobresalientes se orientan a:
a. Identificar y controlar las causas básicas de los accidentes laborales
4 Ibid., p. 40. 5 GRIMALDI, John V. y SIMONDS, Rollin H. La seguridad industrial. Su administración. 2ed. México: Alfaomega grupo editor, 1996. p 141.
31
b. Implementar mecanismos de monitoreo, auditoria y control de los factores que
tengan un alto potencial de accidente de trabajo.
c. Relacionar actividades con los otros subprogramas para asegurar la adecuada
protección de los empleados.
d. Prevenir a través de la elaboración y capacitaciones en procesos de trabajos
con criterio de seguridad, calidad y producción.6
4.1.4 Higiene Industrial la American Industrial Higienist Association (AIHA) la
define como: “la ciencia y el arte dedicada al reconocimiento, evaluación y control,
de aquellos factores ambientales originados en o por el lugar de trabajo, que se
pueden ocasionar enfermedades, menoscabo de la salud y bienestar o importante
malestar e ineficiencia entre los trabajadores o entre los ciudadanos de una
comunidad”.
En el articulo 9° del Decreto 614 de 1984 se define como: “Comprende el conjunto
de actividades destinadas a la identificación, evaluación y al control de los agentes
y factores del ambiente de trabajo que pueden afectar la salud de los
trabajadores”.
Es una técnica no médica, de actuación sobre los contaminantes ambientales
derivados del trabajo con el objetivo de prevenir las enfermedades profesionales
de los individuos expuestos a dichos contaminantes.
6 ALVAREZ H, Francisco. Salud Ocupacional. Seguridad Industrial, 1 ed. Bogota D.C.: Ecoe Ediciones, 2006. p 220.
32
Es un campo de la salud y no de le medicina que actúa preventivamente con
acción directa sobre el medio de los agentes contaminantes y acción indirecta
sobre el hombre.
La salud no es solo la ausencia de la enfermedad sino que implica un medio
ambiente higiénico y la ausencia de agentes agresivos.
La higiene industrial suministra a la medicina preventiva datos del medio que
pueden orientarlo en los posibles efectos que el individuo sufra como
consecuencia de su permanencia en un ambiente que ha sido investigado por el
higienista.
Para llevar a cabo su acometido la higiene industrial se apoya en las siguientes
técnicas:
a. El reconocimiento de las condiciones de trabajo y los agentes contaminantes,
analizando todos los procesos, con el fin de detectar los riesgos potenciales.
b. La medición y análisis de los agentes contaminantes.
c. La evaluación de los datos obtenidos en el reconocimiento y medición frente a
los valores estándares, con el fin de definir el riesgo real a que se encuentran
expuestas las personas.
d. La corrección de las condiciones que son adversas llevándolas a límites
tolerables para el hombre.7
La higiene industrial busca identificar, reconocer, evaluar y controlar los factores
ambientales que se originen en los sitios de trabajo y que puedan afectar la salud
7 HENAO, Fernando. Op. Cit., p. 42.
33
de los trabajadores; esto se logra a través la elaboración de un panorama de
riesgos a los que se encuentran expuestos los trabajadores, que permita la
localización y evaluación de los mismos; identificación de riesgos físicos,
químicos, biológicos, psicosociales, ergonómicos, mecánicos, eléctricos, locativos
por intermedio de inspecciones periódicas a las áreas de trabajo; inspeccionar y
comprobar que tan efectivos ha sido los equipos de seguridad y su buen
desempeño y controlar riesgos.
4.1.5 Sistema de Información es el conjunto de procesos, que se realizan para
recolectar datos de manera organizada, datos que servirán para la realización de
actividades de dirección y control y que además apoyaran la toma de decisiones
necesarias para el buen desempeño de funciones y procesos que lo requieran.
En general, la práctica de seguridad puede tener que ver con la recopilación,
cálculo y análisis de una importante calidad de información que a menudo exige
cálculos aritméticos antes que se pueda utilizar de manera inteligente. La
implicación es que el practicante debe estar preparado para dedicar una cantidad
de tiempo considerable a trabajo de este tipo, como quizá sea el caso de muchos
practicantes en el presente. Cuando se puedan minimizar las tareas mecánicas
habrá mas tiempo libre para el trabajo productivo de administrar.
En una época la utilidad de la computadora dependía de los conocimientos de
programación del usuario. Como la computadora solo puede realizar las tareas
que se le ordenan, necesita programas (software) a fin de desempeñar las
funciones que se requieran.8
El software para una aplicación puede ser desarrollado por un especialista en
programación, incluso ahora, pero cada año se puede conseguir en el mercado (o
en publicaciones profesionales pertinentes) una variedad más amplia de software 8 GIMALDI. Op. Cit., p 241.
34
especializados. En cualquier caso, se debe trabajar con software específico que
sea compatible con la computadora disponible a fin de obtener los resultados
deseados. Ahora se dispone de las siguientes aplicaciones:
Para los cálculos matemáticos la computadora es famosa por su velocidad para
resolver problemas matemáticos complejos con rapidez. Por lo tanto, no resulta
sorpresivo que se sugiera el uso de la computadora para elaborar registros de
seguridad y análisis estadísticos. Esta aplicación ofrece almacenamiento
compacto (en la memoria de la computadora) de clases de lesiones,
enfermedades del medio ambiente, los peligros asociados, el tiempo perdido,
costos y otros datos que el practicante elija registrar. Y dependiendo del software
que se utilice la computadora puede ordenar y obtener los datos de modo que se
genere tasas de incidencia, proyecciones y otra información calculada.
En las hojas de cálculo, las estadísticas de seguridad pueden manejarse mediante
el uso de los paquetes del software generales de “hojas de cálculo” que están
disponibles para todas las computadoras personales de uso común. Los
programas de hojas de calculo permiten al usuario formar una tabla de columnas y
renglones (para formar celdas) en las que se insertan datos en bruto. Después
que el usuario proporcione a la computadora una serie adecuada de instrucciones,
esta realizará operaciones de cálculo según se le haya instruido. Después, los
resultados se registran en celdas desocupadas. Las instrucciones se almacenan
en la computadora a menos que sean borrados en forma accidental o deliberada.
La rectificación de los datos en bruto simplemente generara la revisión de las
operaciones de la hoja de cálculo. 9
El procesamiento de palabras, probablemente el uso más frecuente de las
computadoras personales sea en la elaboración de medios de comunicación. En
vista de que la práctica de la administración de la seguridad necesita una 9 GRIMALDI. Op. Cit., p 242.
35
comunicación efectiva, la elaboración concienzuda de información escrita es una
necesidad importante. A diferencia de una máquina de escribir, la computadora
equipada, con un programa procesador de palabras puede desplegar en su
pantalla de video una composición como si se hiciera a modo de borrador. La
información se almacena en la memoria de la computadora según se va
desplegando en la pantalla. Esto permite al autor reescribir y editar su material
recordando secciones previas, suprimiendo o cambiando de lugar partes o todo el
material hacia adelante o hacia atrás con rapidez antes de imprimirlo en papel.
Este recurso que ofrecen los procesadores de palabras puede ahorrar mucho
tiempo al oficial de seguridad y también a su gerente. Los borradores no
necesitan volver a copiarse como se haría en situaciones de tecleo ordinario y los
programas procesadores de palabras más avanzados, tiene la posibilidad de
revisar la ortografía y realizar otras funciones que pueden ahorrar tiempo al
personal administrativo y los digitadores. Aunque sin duda el gerente tendrá que
realizar el trabajo individual asociado con la elaboración de sus formas de
comunicación y así puede retroceder al prospecto de ser usuario de una
computadora, una vez que el equipo es conocido le ahorra tiempo personal y
también reducirá el trabajo de tecleo repetido que se presenta ordinariamente
cuando solo se dispone de máquinas de escribir.10
4.2 MARCO LEGISTATIVO
DECRETO No. 1295 DE 1994
Por el cual se determina por la organización y administración del sistema general
de riegos profesionales.
El Ministro de Gobierno de la República de Colombia, delegatorio de funciones
presidenciales otorgadas mediante el Decreto 1266 de 1994, en ejercicio de las
10 GRIMALDI. Op. Cit., p 243.
36
facultades extraordinarias conferidas por el numeral 11 del articulo 139 de la ley
100 de 1993, DECRETA: CAPITUTO 1 DISPOSICIONES GENERALES, respecto
a la Salud Ocupacional:
Artículo 1°. Definición
Artículo 2°. Objetivos del Sistema General de Riesg os Profesionales
Artículo 3°. Campo de Aplicación
Artículo 4°. Características del Sistema
Artículo 5°. Prestaciones asistenciales
Artículo 6°. Prestación de los servicios de salud
Articulo 7°. Prestaciones económicas 11
Las normas de salud ocupacional han mantenido un constante cambio con el fin
de suplir nuevas exigencias que surgen en materia laboral. En Colombia se han
expedido varias leyes desde 1950 y hasta la fecha entre las más importantes han
sido:
1 La Ley 9ª de 1979 o Código Sanitario Nacional
2 La Resolución 2400 o Estatuto de Seguridad Industrial
3 El Decreto 14/84, qué implemento el Plan Nacional de Salud Ocupacional
4 La Resolución 2013/86 que reglamenta los COPASOS Comité Paritario de
Salud Ocupacional para las empresas
11 COLOMBIA. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION ICONTEC Sistema de Gestión en Seguridad & Salud Ocupacional y Otros Documentos Complementarios, Bogota D.C ICONTEC 2006. p. 259.
37
5 El Decreto 1295/94 de la Ley 100 que establece la Administración de los
riesgos Profesionales
6 La 1010/2006 Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir
y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones
de trabajo.
Dentro de los principales Decretos y Resoluciones que reglamentan la salud
ocupacional en Colombia:
Resolución 2013 de 1986, que establece la creación y funcionamiento de los
comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en las empresas.
Resolución 1016 de 1989, que establece el funcionamiento de los Programas de
Salud Ocupacional en las empresas
Decreto 614 de 1984, que crea las bases para organización y administración de la
salud ocupacional
Decreto 1295 de 1984, que establece la filiación de los funcionarios a una entidad
Aseguradora en Riesgos Profesionales (ARP)
Decreto 1346 de 1.994, por el cual se reglamenta la integración, la financiación y
el funcionamiento de las Juntas de Calificación de Invalidez
Decreto 1772 de 1991, por el cual reglamenta la afiliación y las cotizaciones al
Sistema General de Riesgos Profesionales.
Decreto 1832 de 1994, por el cual se adopta la Tabla de Enfermedades
Profesionales
38
Decreto 1834 de 1994, por el cual se reglamenta el funcionamiento del Consejo
Nacional de Riesgos Profesionales.
La Norma del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
NTC-OHSAS 18001: Plantea como requisito de documentación, que la
organización debe establecer y mantener información en un medio adecuado, el
cual puede ser magnético o impreso, que:
a. Describa los elementos clave del sistema de gestión y la interacción entre ellos;
b. Proporcione orientación a la documentación relacionada.
Como control de documentos y datos, que la organización debe establecer y
mantener procedimientos que le permita controlar todos los documentos y datos
requeridos por esta norma para asegurar que:
a. Se pueda localizar
b. Sean actualizados periódicamente y revisados cuando sea necesario y sean
aprobados por el personal autorizado;
c. Las versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes estén disponibles
en todos los sitios que se realicen operaciones esenciales para el efectivo
funcionamiento del sistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S y SO).
d. los documentos y datos obsoletos se retiren rápidamente de todos los puntos de
emisión y de uso, o de otra forma asegurar contra el uso no previsto; y
e. se identifiquen adecuadamente los documentos y datos que se conservan
archivados con propósitos legales o de preservación del conocimiento, o ambos.12
12 COLOMBIA. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION ICONTEC. OP. Cit., p 85.
39
5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENEREAL
Diseñar, elaborar y puesta en marcha de un sistema de administración de
documentos e información en la planta de Fábrica de Empaques-Cali, Smurfit
Kappa Cartón de Colombia, con el fin de implementar el programa de seguridad
industrial formulando un esquema eficiente y confiable del recurso.
5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Establecer las variables a controlar en el área de Salud Ocupacional con el fin
de generar el sistema de documentación de esta área.
2. Diseñar el sistema de documentación en el área de Salud Ocupacional para
gestionar los sistemas de control de forma eficiente para esta área.
3. Elaborar e implementar el sistema de información en el área de Salud
Ocupacional con el propósito de general indicadores de control para esta área.
40
6. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
6.1 RESEÑA HISTORICA
El 4 de mayo de 1944 en Medellín, se constituyó la sociedad Cartón de Colombia
S.A., que iniciaría en el país la producción de tubos, cartón corrugado y caja
plegadizas con material primas importadas, el capital lo aportaron en 50% el
accionista extranjero cartón internacional S.A., filial de Container Corporation of
América, y el 50% restante un grupo de personas y empresas colombianas.
Prontamente la sociedad adquirió los terrenos de Puerto Isaacs, Yumbo, Valle del
Cauca y estableció allí su primera fábrica, y en Octubre de 1946 por primera vez
en el país se manufacturaron cajas corrugadas, plegadizas y tubos.
En 1947 nuestra empresa introdujo la cultura del reciclaje en el país, y empezó a
producir cartón a partir de papel nacional reciclado y fibras vírgenes importadas.
Hoy somos el primer productor nacional de papel y empaques y nuestra materia
prima es fibra virgen de pino y eucalipto, prominentes de nuestros propios
bosques cultivados.
Desde 1949, la empresa inicio la fase experimental de producción de pulpa con
plantas confieras y en 1959 revoluciono el proceso en convertirse en la primera
empresa nacional en fabricar, a escala comercial, pulpa para papel, tomando
como base maderas dura. Esto la llevo a establecer en 1968 el programa de
reforestación, con la aplicación de la investigación genética para el mejoramiento y
adaptaron de especies a los suelos y climas Colombianos.
41
En la década de los años cincuenta se inicio la descentralización de la empresa y
en 1958 comenzaron a fabricar cajas corrugadas en las recién inauguradas
plantas de Bogotá, Medellín y Barranquilla.
En los años siguientes se instalaron los nuevos molinos para producción de cartón
y papeles blancos, las fabricas para producción de pulpa Kraft y sacos, la planta
de blanqueo de pulpa primera en el mundo para blanquear maderas tropicales y la
planta de pulpa termomecánica.
Hoy Smurfit Kappa Cartón de Colombia pertenece en un 30% a inversionistas
colombianos y en un 70% al grupo de Smurfit Kappa, uno de los más grandes
productores de empaques de papel y reciclaje en le mundo.13
6.2 ESTRUCTURA CORPORATIVA
En Smurfit Kappa Cartón de Colombia las operaciones están organizadas en tres
Divisiones:
Pulpa, papel y cartón
Empaques
Recursos
La División de Pulpa, papel y cartón tiene a su cargo la operación de todos los
molinos en Colombia. Las plantas de pulpa y cuatro máquinas están localizadas
en puerto Isaacs, Yumbo y en Barranquilla se encuentra la máquina que produce
líner y corrugado medio a partir de papel reciclado.
13 Historia [en línea]. Yumbo: Smurfit Kappa Cartón de Colombia, 2010 [consultado 10 de mayo de 2010]. Disponible en Internet: http://www.smurfitkappa.com.co/DropdownMenu/About+us/
42
La División de Empaques maneja la operación de corrugado y sacos de papel.
Esta División es responsable del mercadeo y ventas corporativas de papel y
empaques en Colombia. Adicionalmente reportan a esta División las Empresas
afiliadas al Grupo Smurfit Kappa y las operaciones de producción de sacos en
otros países de Latinoamérica. Las plantas de sacos están localizadas en
Venezuela, Costa Rica y Ecuador.
La División de Recursos incluye el manejo de las plantaciones forestales y la
actividad de reciclaje en todo el país. Nuestra área planteada ocupa 69 mil
hectáreas en pino y eucalipto y contamos con 4 plantas recicladoras.14
14 Organización [en línea]. Yumbo: Smurfit Kappa Cartón de Colombia, 2010 [consultado 10 de mayo de 2010]. Disponible en Internet: http://www.smurfitkappa.com.co/DropdownMenu/About+us/
43
7. ESTABLECER LAS VARIABLES A CONTROLAR
La alta gerencia de Fábrica de Empaques decide incorporar el manejo documental
de las siguientes variables o aspectos, de acuerdo a su necesidad de crear un
sistema de documentación e información enfocada al subprograma de Seguridad
Industrial, las cuales fueron definidas para ser controladas en su planta de
empaques, de acuerdo con los estándares corporativos:
a. Las Políticas Corporativas
b. Los Procedimientos Corporativos
c. Los Indicadores
d. La Matriz de Riesgos
e. Plan de Seguridad
f. Gestión Operativa
A continuación de describe en que consiste cada una de los aspectos:
7.1 LAS POLITICAS CORPORATIVAS
Es un instrumento que define los lineamientos, con los cuales se guía el
comportamiento dentro de la Organización. Corporativamente están definidas las
siguientes políticas:
a. Política Integrada Corporativa, Vigente desde el año 2009
b. Gestión Estratégica del Medio Ambiente, Vigente desde el año 2009
c. Reglamento de Higiene, Vigente desde el año 1998
d. Prevención del Consumo del Alcohol, vigente desde el año 2005
44
e. Política de NO fumar en Fábrica de Empaques. Vigente desde 2005.15
De acuerdo a la Norma Técnica Colombiana NTC OHSAS 18001, dentro de los
requisitos legales dicta que la alta gerencia de toda organización debe definir sus
Políticas de Seguridad y Salud Ocupacional S y SO, especificando claramente los
objetivos generales con sus compromisos y que su Política sea apropiada para
la naturaleza y la escala de los riesgos de S y SO, debe además incluir el
compromiso de mejoramiento continuo, estar documentada e implementada, ser
mantenida, ser comunicada a todos los empleados con la intención de que estos
sean consientes de sus obligaciones individuales en S y SO y debe permanecer
disponible y ser revisada periódicamente para asegurarse que siga siendo
pertinente y apropiada para la organización.16
Por este motivo, se determinó que las políticas deben estar incluidas en la
herramienta de gestión documental en seguridad industrial, buscando que el
trabajador conozca los lineamientos establecidos.
Se diseñó, implementó y socializó la Política de No Fumar en Fábrica de
Empaques.
7.2 LOS PROCEDIMIENTOS CORPORATIVOS
Son instrumentos que han sido aprobados y actualizados corporativamente, por el
Comité Operativo de Seguridad (COS), a saber de:
a. Estado de Energías Peligrosas
15 Estándares [en línea]. Yumbo: Smurfit Kappa Cartón de Colombia, 2010 [consultado 10 de mayo de 2010].Disponible en intranet: http://co-cal1-m016/estandares/pagina/index.htm 16 COLOMBIA. INSTITUTO COLOMBIANO SE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION ICONTEC OP. Cit., p. 22.
45
b. Trabajos de Mantenimiento en Recinto Confinados
c. Permiso para Uso de Equipo de Corte y Soldadura
d. Permiso para Trabajar en Alturas y Andamios
e. Permisos para Trabajo de Mantenimiento en Equipos con Fuentes Radioactivas,
f. Permisos Trabajos en áreas o equipos con productos químicos y
g. Concepto de Línea de Fuego(∗)
7.3 LOS INDICADORES DE GESTION
Son una herramienta esencial, los cuales proveen de información en términos
porcentuales y que pueden reflejar en el tiempo el resultado de una gestión.
Esta herramienta tiende a convertirse en una herramienta eficaz en el tiempo,
puesto que se pueden analizar las tendencias, hacer seguimiento y permite la
toma de decisiones.
En el cuadro 2, se relacionan los indicadores con la frecuencia en la que se
miden de acuerdo a lo establecido Corporativamente:
Con este instrumento se centraliza el registro de los datos de la gestión, se
procesan y se publican mensualmente los resultados obtenidos.
(∗) Estos procedimientos se han establecido al interior de Smurfit Kappa Cartón de Colombia, por el departamento de seguridad industrial corporativo.
46
Cuadro 2. Listado de Indicadores estipulados Corporativamente
Fuente: Base de datos de Objetivos y Metas del Sistema de Seguridad Industrial
de Smurfit Kappa Cartón de Colombia, Indicadores S.I. (Versión 3.0) 2009.
7.4 MATRIZ DE RIESGOS
Es una herramienta con la que cuenta la compañía para el levantamiento de las
principales inseguridades de la organización, denominada matriz de riesgos, la
cual tiene una estructura en donde se han identificado tres tipos de riesgos:
47
riesgos aceptables, riesgos moderados y riesgos importantes, que fueron
identificados en las diferentes áreas de la planta de empaques y sobre la cual se
hace seguimiento a cada uno de los lideres consignando las posible mitigaciones
y las correcciones del trabajo que se haya diseñado.
La matriz de riesgos, posee la ayuda de una segunda herramienta para reducir
peligros, denominada matriz de vulnerabilidad, donde se le da prioridad a los
riesgos de acuerdo con su probabilidad de ocurrencia y criticidad de la misma.
La cual tiene un manejo que permite realizar seguimiento y asignación de
colaboradores que se encarguen de buscar mecanismos para disminuir o eliminar
riesgos.
7.5 GESTIÓN PARTICIPATIVA
La alta gerencia de Fábrica de Empaques, define que la seguridad no recaerá en
una sola persona y que todo su recurso humano debe participar en la gestión. Por
consiguiente, esta componente se desarrolla con el objetivo de crear una cultura,
hacia la seguridad industrial y buscar que la gestión del grupo operativo y
administrativo sea permanente para que cada día la planta se torne segura y se
eliminen riesgos potenciales, alcanzando la meta de “Cero Accidentes”.
Por consiguiente, la planta de Fabrica de Empaques – Cali, se sectorizó en tres
secciones: sacos, corrugado y soportes, en cada una de estas secciones hay
maquinas o equipos y como resultado de este proyecto, se asignó un líder por
parte del grupo administrativo y una tripulación conformada por trabajadores u
operarios de planta.
Tanto para el grupo operativo como para el administrativo, se establecieron unas
sub-variables sobre las cuales se le realizará seguimiento del aporte y
participación, obteniendo como resultado la medición del desempeño.
48
7.5.1 Gestión participativa del grupo operativo el grupo operativo esta
conformado por 136 operarios, distribuidos en las diferentes secciones, máquinas
o equipos, a quienes se les han asignado un esquema de participación, por ser
ellos quienes al estar ejecutando y viviendo permanentemente en los sitios de
trabajo, pueden realizar un aporte significativo al conocer minuciosamente las
condiciones del funcionamiento de los equipos o máquinas en su sitio de trabajo;
por consiguiente su aporte es fundamental; bajo esta premisa, su participación
consiste en:
a. Elaboración y correcciones de Análisis Secuencial de Actividades de Trabajo
(AST), con el aval del líder de la sección a la cual ha sido asignado.
b. Elaboración de Observaciones de Comportamientos.
c. Elaboración de Propuestas de Plan de Participación.
d. Elaboración de Reportes de Incidentes
7.5.2 Gestión participativa del grupo administrativ o este grupo esta
conformado por el personal administrativo de la planta incluyendo a supervisores
e ingenieros (quienes conforman el grupo de líderes) y al igual que al grupo
operativo se les ha asignado un esquema de contribución para enriquecer la
gestión y también para ser medidos consistiendo en:
a. Investigación de accidentes
b. Investigación de incidentes
c. Inducción & Reinducción
49
d. Charlas de cinco minutos
e. Seguimiento a la gestión del grupo operativo
50
8. DESARROLLO DE HERRAMIENTA INFORMÁTICA
PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN
Para el desarrollo y construcción de esta herramienta se ha utilizado el sistema
operativo del servidor corporativo Windows Server 2003, donde se habilitó la
unidad de red denominada: ”Co-cal1-m010”(X):/Seguridad” y en ella se centralizó
la base de datos diseñada para este proyecto, en una plataforma de software que
incluye: Microsoft Office Excel versiones 2003 y 2007, Microsoft Office Word
versión 2003 y Microsoft Office Power Point versión 2003; el acceso a esta
herramienta es multiusuario: (usuario y validación de password); siendo el
Superintendente de la planta y su Asistente de Producción quienes tienen el perfil
con todos los permisos: de lectura, modificación e impresión; el resto de usuarios
solo tienen habilitado el perfil para lectura e impresión.
Esta herramienta ha sido instalada en 29 equipos en el Departamento de Fabrica
de Empaques – Cali.
Toda empresa sin considerar la actividad, naturaleza o el tamaño de la compañía
u organización, se preocupa por controlar y evitar los riesgos que atenten contra la
salud e integridad de sus empleados, además de proteger sus recursos materiales
y financieros.
Para dar cumplimiento con las disposiciones legales vigentes del País, los grupos
administrativos de las organizaciones, deben buscar mecanismos que hagan que
permanezcan y mejore su desempeño en la operación productiva sin afectar el
nivel de eficiencia, ofreciéndole al trabajador un sitio seguro de trabajo,
disminuyendo o eliminando cualquier riesgo.
La Organización Internacional de Trabajo (OIT), dispone y establece de acuerdo
con el Sistema de Riesgo Profesional que en las compañías, se ha de cimentar el
51
programa de Salud Ocupacional fundamentado en la planeación, clasificación,
cumplimiento, inspección y evaluación de sus actividades destinadas a proteger al
Trabajador de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, como ha sido
reglamentado por la ley 100 de 1.993.
Una vez establecido el programa de Salud Ocupacional en la compañía, se debe
trabajar en:
1. Hacer que su recurso humano administrativo y operativo, participe activamente
2. Iniciar el proceso de culturización.
Sobre su recurso humano recaen responsabilidades de la siguiente manera:
a. El grupo administrativo debe proporcionar los recursos, es decir, maquinarias,
equipos, herramientas e infraestructura en buen estado, como también
capacitaciones que motiven a su trabajadores.
b. El grupo operativo, debe cumplir con normas y procedimientos definidos y
establecidos por la compañía, participar activamente en las capacitaciones y
charlas, informar a la administración sobre los hallazgos de las condiciones que
potencialmente atenten contra su integridad o con las del recurso, deben tener
conciencia que sus errores, olvidos, omisiones pueden comprometer y afectar la
integridad de su equipo de trabajo.
La nómina de Smurfit Kappa Cartón de Colombia esta conformada por 1126
empleados, de los cuales en el departamento de Fábrica de Empaques su
recurso humano esta conformado por 200 personas, entre el grupo administrativo
y operativo además de los estudiantes del SENA.
52
Al interior de Smurfit Kappa Cartón de Colombia, la Salud Ocupacional esta a
cargo del Gerente de Personal, con la participación de dos colaboradores: uno
quien esta a cargo del subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo y el
otro, quien esta a cargo de los subprogramas de Higiene Industrial y Seguridad
Industrial.
Para el desarrollo y la administración de estos tres subprogramas, los dos
colaboradores se encargan de elaborar un plan o esquema de trabajo para
desempeñar durante el año, este plan es presentado al Gerente de Personal y al
grupo del Comité Operativo de Seguridad (COS) quienes avalan el esquema, y
una vez consolidado proceden a oficializar el plan de trabajo a los Gerentes de
cada una de las plantas, dándoles autonomía en su desempeño para la obtención
del resultados.
El motivo por el cual se le ha dado autonomía a cada una de las plantas dentro de
Smurfit Kappa Cartón de Colombia, se debe a que cada una de ellas, cuenta con
unos requerimientos muy puntuales; motivo por el cual, en el caso del
departamento de Fábrica de Empaques donde se necesita una herramienta o
sistema para la administración del manejo de la información, documentación y
programas, que contribuyan con el esquema oficializado con el cual se laborara
durante el año; por consiguiente surge la necesidad de “Diseñar, elaborar y poner
en marcha un sistema de gestión y administración de documentos e información
de Seguridad Industrial” en este departamento de la siguiente forma:
El suceso referido anteriormente justifica la necesidad de la instauración de un
mecanismo que permita al recurso humano (conformado por un grupo
administrativo y otro operativo) al interior de la Planta de Fabrica de Empaques,
disponer del diseño de una herramienta que permita conocer el desarrollo de la
información y de los resultados de la gestión establecida capaz de organizar,
planear, coordinar, dirigir, controlar el desarrollo de la información y de los
53
resultados de la gestión establecida bajo un esquema de control efectivo y que
el recurso operativo conozca y participe realizando contribuciones para el
enriquecimiento de la documentación e información allí consignada.
La planta de Fábrica de Empaques – Cali, se dedica a la transformación de los
rollos de papel y maneja dos líneas de producción: Sacos y Corrugado, además
de un grupo de soporte. Su planta de sacos cuenta con 5 secciones o maquinas,
su planta de corrugado con 10 secciones o maquinas y su grupo de soporte (o
departamentos satélites) con 4 secciones, conformado por almacén,
mantenimiento, despachos y troqueles; las cuales no contaban con responsables
específicos en cada una de las áreas, se sugirió, diseñó e implementó la
asignación de líderes y tripulación con la estructura que se muestra en el cuadro
3.
En el cuadro 3, esta indicada la estructura actual de cada una de las secciones
establecidas a las cuales se les asignó como responsable un líder perteneciente al
grupo administrativo de la planta y a cada una de esas secciones pertenece un
grupo operativo que conforman cada una de las tripulaciones de personal
asignado a cada sección y a quienes el grupo administrativo se encargará de
realizar su respectivo seguimiento.
En la figura 1, aparece el organigrama con la estructura actual, de acuerdo a la
distribución general de los líderes en fabricación; donde visualmente se puede
observar las tres secciones reportándole a la alta gerencia.
54
Cuadro 3. Distribución de las secciones de la planta
Fuente: El autor
55
Figura 1. Organigrama distribución general de lideres en Fabricación
Fuente: el autor
56
En la herramienta se habilitó una opción que contiene información con el nombre
cada uno de los trabajadores, nombres de los líderes y la sección a la cual fueron
asignados y que puede ser filtrado de acuerdo a estas tres opciones, de esta
forma todo el personal conocerá dicha información. (Ver figura 2).
Figura 2. Listado de asignación de líderes y tripulación
Fuente: El autor
57
La alta gerencia de Fábrica de Empaques, realizo una selección en su grupo
administrativo para que conformaran el Grupo Administrativo de Seguridad (SAG)
al interior de la planta, creando la estructura mostrada en la figura 3.
Figura 3. Estructura de Grupo Administrativo SAG en Fábrica de Empaques
Fuente: El autor
8.1 DEFINICION DE ROLES
8.1.1 Rol de la alta gerencia en el departamento la alta Gerencia del
departamento de Fabrica de Empaques - Cali: Conformada por el
Superintendente, quien hace las veces de coordinador, además de ser el puente
entre la Compañía y su departamento, soportado por un grupo de apoyo
conformado por:
� Asistente de Superintendencia o Producción
� Ingeniero de Procesos
� Ingeniero de Mantenimiento e
� Ingeniera de Troqueles.
58
Encargados de reunirse una vez cada mes, (los tres primeros días); evaluando las
estrategias, revisando los indicadores corporativos, buscando mecanismos para el
cumplimiento y enriquecimiento de la gestión del departamento, además de
plantear y tomar las mejores decisiones respecto al desarrollo del liderazgo total
del grupo.
Las decisiones tomadas por el Grupo Administrativo de Seguridad (SAG) en
Fábrica de Empaques-Cali, son trasmitidas al resto del grupo de mandos medios,
en las reuniones de supervisores diarias y además queda consignada los avances
y acuerdos en las actas mensuales que arroja la reunión del grupo SAG.
Con la implementación de esta herramienta, todo el recurso humano cuenta con
la posibilidad de informarse y conocer la documentación que se maneja en el
departamento, es decir, pueden interactuar porque tienen acceso al material
como las actividades secuenciales de trabajo AST, en cada una de las secciones,
presentaciones de investigación de accidentes e incidentes, procedimientos,
políticas, a la gestión realizada de participación en el caso del grupo operativo, a
la gestión desarrollada por parte del grupo administrativo respecto a la corrección
de reportes de incidentes y todo estos se puede realizar en tiempo real; además
cada vez que se realiza una modificación, es socializada en las reuniones y
enviado correo electrónico para el grupo administrativo quienes a su vez le
informará a su grupo operativo.
Adicionalmente, se establecen un esquema de reuniones mostrado en el cuadro
4.
59
Cuadro 4. Esquema de reuniones de Seguridad Industrial
Fuente: El autor
8.1.2 Rol del grupo de líderes (ingenieros y superv isores) se estableció que
este grupo dentro de sus compromisos relacionados a la seguridad industrial,
son los responsables de:
a. La corrección de los reportes de incidentes asignados a su área en un tiempo
no mayor a 60 días.
b. La investigación de los incidentes (considerados riesgos potenciales para
accidentes) en un tiempo no mayor a tres días.
c. Socialización de charlas de cinco minutos con temas exclusivos de seguridad
al grupo operativo de la planta. Esta socialización debe cubrir el 100% de la
planta, y tiene un efecto que además de capacitar y sensibilizar al trabajador,
promueve el dialogo entre el grupo operativo y administrativo.
60
d. La investigación de los accidentes en un tiempo no mayor a 72 horas después
de ocurrido el evento, diligenciado en el formato corporativo y la presentación en
power point, documentando con evidencia física (fotografías), los por menores que
originaron el accidente, el sitio donde ocurrió el evento, porqué se origino, cual fue
la acción correctiva, y socialización de este material. La socialización se realiza
en las diferentes reuniones, es decir, inicialmente en la reunión diaria de
supervisores (donde quedaría cubierto el grupo administrativo) en la reunión
semanal de seguridad, (para cubrir el grupo operativo) para que sepan que fue lo
que sucedió y evitar que a futuro se vuelva a presentar el mismo accidente, esta
documentación es enviada por el líder que realizó la documentación por medio
electrónico al asistente de producción y este se encarga de actualizar la
información en el sistema.
e. Cada una de las secciones o maquinas tiene una serie de Actividades
Secuenciales de Trabajo - AST´s - y es este grupo que tiene como compromiso
velar para que permanezcan actualizadas de acuerdo a los procedimientos,
requerimientos y modificaciones de tecnología de las áreas o de los sitios
asignados.
f. Realización de la inspección de seguridad de cada uno de sus sitios de trabajo
asignados. Existe un cronograma de inspecciones programadas para el año 2010,
(incluido en una en las actas de la reunión del grupo SAG). Y se realizará una (1)
inspección por mes, en compañía de un líder de otra área; el líder que realiza la
inspección entrega la documentación por medio del correo electrónico al
Asistente de Superintendencia.
g. Corrección de los riesgos importantes, medianos y moderados de cada una de
sus sesiones en la matriz de riesgo.
61
8.1.3 Rol del grupo operativo a este grupo pertenecen 136 personas, que han
sido seleccionadas para que conformen las diferentes tripulaciones, se definió que
son los ejecutores de la gestión y encargados dentro de su participación de la
realización de:
a. Elaboración, modificación y actualización de las Actividades secuenciales de
trabajo (AST´s).
b. Realización de reportes de incidentes, consiste en el diligenciamiento de un
formato corporativo, el cual permanece ubicado en dispensadores de formatos en
sitios estratégicos al interior de la planta, donde el personal puede acceder a
ellos, para proceder a su diligenciamiento, donde se narra de forma breve el
acontecimiento o evento inseguro que ha observado, cuyo objetivo es informar a
la administración de las necesidades y/o mejoras que se deben realizar para
eliminar y disminuir en un alto porcentaje, los riesgos potenciales que puedan
ocasionar accidentalidad; además sugiriendo ideas para tal fin.
c. Se le ha asignado a este grupo una gestión de participación activa,
realizando:
� Un (1) Reporte de Incidente trimestral,
� Elaboración de 1 observación mensual y la
� Elaboración e implementación de una (1) propuesta del plan de participación,
trimestralmente.
8.1.4 Rol del asistente de superintendencia o produ cción se definió que será
la encargada de centralizar la información y documentación, asignar
nomenclaturas de las AST nuevas, además de socializar las novedades en el
icono por medio de correo electrónico.
62
Para la actualización, cambios y modificaciones, tendrá en cuenta la información
suministrada de acuerdo a la tabla de Responsabilidades Documentales (Ver
cuadro 5) donde aparece quien tiene autoridad para suministrar al Asistente de
superintendencia dichos cambios.
Solo el perfil del superintendente de la Planta y el Asistente de Superintendencia,
tendrán acceso a modificación, actualización, lectura e impresión en herramienta.
El resto del personal tendrá solo acceso a lectura e impresión.
Cuadro 5. Responsabilidades documentales
Fuente: El autor
63
8.2 SOCIALIZACION DE LOS ROLES E INICIO DE LABORES POR PARTE
DEL DEPARTEMENTO
Una vez determinado el objetivo con el cual se laboraría en el año 2010, se
procedió a documentar formalmente por medio de la realización de una carta
dirigida al trabajador, donde relaciona el nombre del líder y la sección asignada y
la tripulación a cargo, además de la descripción del objetivo con el cual se
laborará el año 2010, que consiste en que cada uno de los trabajadores deberán
realizar un Reporte de Incidente – trimestral, una Observación- mensual (para
realizarlas debe anexar y haberse leído la AST correspondiente de la actividad a
observar, para que sea una observación objetiva) , además de una Propuesta del
Plan de Participación - trimestral. Estas cartas aparecen publicadas en la
herramienta, para efectos de este proyecto, se anexa un modelo, aclarando que
para cada una de las 19 secciones se realizó y entregó las respectivas
comunicaciones (Ver anexo A).
La socialización de esta estructura de asignación se realizó iniciando el año 2010,
en la reunión de supervisores que se realiza diariamente con la alta gerencia de la
planta de empaques al grupo conformado por líderes: supervisores e ingenieros.
De esta forma se estableció cuales roles van a operar y cuales son sus funciones
asignadas.
8.3 RECOLECCION Y CENTRALIZACION DE INFORMACION EX ISTENTE
Se definió centralizar la información y documentación concerniente a seguridad,
con la participación de las personas que las manejaban separadamente y se
procedió a recolectar toda esta información en sus distintas formas: los archivos
físicos se encontraban en las oficinas de estas dos personas, además que existían
copias de algunas carpetas físicas que contenían las actividades secuenciales de
64
trabajo en algunas de las secciones de la planta y no todas estabas actualizadas,
unas estaban elaboradas o escritas a mano y algunas otras digitadas en medio
electrónico y archivadas por el nombre de la actividad (lo que tomaba mucho
tiempo encontrar al momento de necesitar alguna especifica), tenían material de
capacitación en diferentes modelos de presentaciones, algunas muy pintorescas
que disminuían credibilidad del contenido, por consiguiente se procedió a realizar
el cambio y actualización de estas presentaciones en una plantilla del modelo
corporativo. Para la centralización de la información se cuenta con el siguiente
recurso: software Microsoft Office Excel, Power Point, y Word, impresora, fax,
escáner y la red corporativa.
Estas son las actividades desarrolladas para la recolección y centralización de la
información existente:
� Se recolectó y centralizó documentos físicos y digitalizados, fólder y material
concerniente a seguridad industrial.
� Se revisaron todos los documentos anteriores.
� Se depuró y eliminó documentación duplicada.
� Se clasificó, en carpetas electrónicas por secciones (Ver Figura 4)
� Con la información digitalizada, se procedió a archivar como si fuera un
archivo físico, unificando, anidando, agrupando en carpetas electrónicas.
� Para el caso puntual de las AST, se determinó la participación del grupo de
líderes (a quienes ya se les había asignado una máquina y una tripulación), para
realizar el levantamiento de la misma, esto se realizó para cada una de las 19
secciones.
� Adición de variables necesarias para la implementación vigente de un buen
subprograma de seguridad Industrial Integral
� Al interior de cada una de las carpetas se encontrará archivos y herramientas
creadas, elaboradas y diseñadas necesarias para el desarrollo del sistema.
� Diseño de herramientas requeridas a utilizar
65
� Mejoras en herramientas , información y documentación establecidas
� Desarrollo de la aplicación utilizando Excel, Word, y Power Point siendo esta
la herramienta sobre la cual se hace gestión y se controla la seguridad en el
departamento de empaques.
� Para llegar a esta estructura final fue necesario varias modificaciones hasta
obtener finalmente la estructura mostrada en la figura 4.
Figura 4. Estructura final carpetas de archivos
Fuente: El autor
A continuación se detallan las opciones con las que cuenta el programa, por
medio del siguiente árbol general, de todos los menús que lo componen:
66
� PANTALLA PRINCIPAL
Modulo Frontal:
• Políticas
o Política Integrada Corporativa
o Gestión Estratégica del Medio Ambiente
o Reglamento de Higiene
o Política de No Fumar
o Prevención del abuso del alcohol
• Procedimientos Corporativos
• Control de documentos
• Navegación
• Bienvenida
Modulo Izquierdo:
• Indicadores
• Informativo
o Actas SAG
o Asignación de Charlas de cinco minutos
o Auditorias
� Auditorias del Cesac y seguimiento Cesac
� Informe de Auditoria Generally y Seguimiento
o Cartas a trabajadores asignando objetivos y tripulación
o Habilidades de trabajadores
o Inspecciones planeadas
o PON- Procedimientos Operativos Normalizados
o Hojas de Químicos
o Índices de videos para capacitación en seguridad
o Índices
� Capacitaciones
� Mejoramiento continuo
� Seguridad
67
o Material para charlas de cinco minutos
o Programa de Capacitación Anual
• Matrices
o Matriz de Riesgos
o Matriz de Vulnerabilidad
• Plan de seguridad 2010
o Año 2009
o Año 2010
• Gestión operativa
o AST
� ¿Qué es una AST?
� ¿Como se hace una AST?
� Formato de AST
� AST´s Corrugado
� AST´s Sacos
� AST´s Equipo de Soporte
o Investigación de Accidentes
o Investigación de Incidentes
o Observaciones
� ¿Qué es y como de hace una observación?
� Instructivo para elaborar una observación
� Formato de observación
� Observaciones de Corrugado (sección en construcción)
� Observaciones de Sacos (sección en construcción)
� Observaciones de Equipos de Soporte (sección en construcción)
o Reportes de Incidentes
o Líder y tripulación
o Inducción y reinducción
o Porcentaje de gestión operativa.
68
Una vez se estableció la estructura con la que se contaba se tomó la información
limpia, depurada y clasificada y se procedió a realizar el montaje de la
documentación. Para ello se crea un directorio denominado SEGURIDAD, con las
carpetas, subcarpetas y archivos y se efectúo el diseño del engranaje cada una
de las presentaciones de las variables, con las cuales se realizaron muchas
pruebas piloto, del diseño, esquema y presentación de cada una de las secciones
que conformaría la herramienta, hasta obtener el esquema definitivo; como se
trata de que todo el personal manipule este mecanismo, se procura que esta
herramienta visualmente se agradable, amigable y el personal no se sienta
intimidado al estar navegando en ella, se desarrolla una ayuda visual que contiene
el comentario donde se explica brevemente el contenido de la opción a
seleccionar.
Se determinó además que el impacto que se deseaba alcanzar con el desarrollo
de esta herramienta esté enfocado a:
a. Que la información de seguridad este consolidada en un sitio de acceso
común.
b. Se instala en un servidor para que el 100% del personal de fabricación tenga
acceso en tiempo real a esta información, las 24 horas del día, es decir los tres
turnos en los cuales la planta (grupo administrativo y operativo) labora, los siete
día de la semana. (Ver capítulo 8).
c. Todos los usuarios tendrán acceso a consulta, lectura e impresión, solo el
Superintendente quien es el coordinador y el asistente de superintendencia,
tendrán acceso a todos los permisos incluyendo la modificación y actualización de
la información y documentación contenida en la herramienta.
d. Exactitud y precisión en la misma
e. Información oportuna y concreta para facilitar la toma de decisiones
f. Mejorar los tiempos de retroalimentación en el instante en que la alta gerencia
necesite observar los resultados
69
g. Depuración y eliminación en la duplicación de documentos e información y sus
versiones debidamente actualizadas.
8.4 DISEÑO DE SECCIONES DE LA HERRAMIENTA
En la figura 5, muestra el diseño de la pantalla principal de la herramienta
70
Figura 5. Diseño del pantallazo de la presentación principal del sistema
Fuente: El autor
71
Se definió que cada una de las variables descritas que aparecen en la
presentación principal mediante un enlace que permite, seleccionarla a través de
un clic, desplegando información concerniente a la variable. A continuación se
detalla la descripción de las opciones en el modulo frontal de derecha a izquierda.
8.4.1 Bienvenida se elaboró y diseñó una presentación (Ver figura 6) la cual fue
adaptada a esta herramienta, y al seleccionar esta opción estando en la
presentación inicial, encontrará un breve saludo de cortesía explicando a que se le
llama icono o herramienta de seguridad, cuales son los objetivos de la creación y
como se accede a ella.
Figura 6. Diseño de pantallazo con la presentación principal del sistema,
seleccionando la opción de Bienvenida.
Al ingresar en esta opción encontrará una presentación en Power Point, que
contiene la información tal y como se observa en la figura
Figura
Fuente: El autor
72
8.4.2 Navegación esta sección es muy impactante, se diseñó y elaboró una
presentación donde esta determinada esquemáticamente el contenido de cada
uno de los elementos que hacen parte de la filosofía de seguridad corporativa con
su justificación y presentación, esta parte es básicamente elaborada con la
finalidad de que el usuario de esta herramienta, entienda en resumen el sistema
al que se va a enfrentar y los lineamientos que maneja Seguridad Industrial al
interior de la planta de Fabrica de empaques – Cali.
Figura 7. Diseño de pantallazo con la presentación principal del sistema,
seleccionando la opción de Navegación (∗)
Fuente: el autor
8.4.3 Control de documentos se determinó y elaboró el procedimiento para el
control de documentos a saber de: modificar, actualizar y crear la información y
(∗) Para la sección de Navegación se recolectaron presentaciones parciales existentes en otros departamentos de la Organización y se compactaron.
73
documentación contenida en esta herramienta, asignando autorizaciones,
responsabilidades, temporalidad de archivos, y permisos para ejecutar dichos
eventos. (∗)
Figura 8. Diseño de pantallazo con la presentación principal del sistema,
seleccionando la opción de Control de documentos.
9.4.4 Procedimientos corporativos
Se estipula que al seleccionar la opción desplegará un listado maestro que
contiene una relación, donde se incluyen los procedimientos corporativos con su
respectiva presentación en power point (para algunos casos) y de igual manera el
formato utilizado en cada caso.
Permite modificar la relación y el contenido de ese listado al igual que las
presentaciones y los formatos. (Para efectos de confiabilidad, se estableció que
solo se tendrá la versión vigente).
Fuente: el autor 8.4.4 Procedimientos corporativos se estipula que al seleccionar la opción
desplegará un listado maestro que contiene una relación, donde se incluyen los
(∗) Para esta sección en el control de documentos, se elabora y documenta el procedimiento para el manejo de los documentos que se maneja en la herramienta
74
procedimientos corporativos con su respectiva presentación en power point (para
algunos casos) y de igual manera el formato utilizado en cada caso.
Permite modificar la relación y el contenido de ese listado al igual que las
presentaciones y los formatos. (Para efectos de confiabilidad, se estableció que
solo se tendrá la versión vigente).
Figura 9. Diseño de pantallazo con la presentación principal del
Sistema, seleccionando la opción de Procedimientos corporativos.
Fuente: El autor
75
Figura 10. Listado maestro (∗)
Fuente: El autor
En el caudro 6, aparece un listado maestro que contiene presentaciones,
procedimientos corporativos (PC), procedimientos aplicados en Fábrica de
Empaques (PF) y formatos (F) los cuales pueden accederse al seleccionar la
opción requerida.
(∗) Los Procedimientos que en la celda de en frente aparecen vacío sin la opción de “pulse”, están siendo revisados Corporativamente y serán publicados oficialmente al finalizar el mes mayo del año en curso. Todo el material contenido en cada una de las presentaciones de los procedimientos ha sido material suministrado corporativamente para la socialización, siendo el departamento de Seguridad Industrial quienes elaboran/modifican documentos corporativos/ codifican/administran/controlan documentos y realizan el contenido interior de la presentaciones, documentación e información de acuerdo a normas y artículos vigentes por la OIT.
76
8.4.5 Las políticas se estableció para este caso que al seleccionar esta opción,
despliega un sub-menú:
Figura 11. Diseño de pantallazo de sub-presentación que centraliza las Política
Fuente: El autor
En el sub-menú tendrá opción de seleccionar un abanico de opciones de acuerdo
a las Políticas Corporativas y de Fábrica de Empaques.
Cada vez que se determine corporativamente una actualización o modificación, se
realizara digitalmente, con estas opciones, de tal forma que a futuro siempre
estará actualizada la documentación que se estableció.
77
8.4.5.1 Políticas Corporativas al seleccionar cada una de estas opciones, el
sistema lo llevara hasta el contenido registrado y publicado en la herramienta.
� Política Integrada Corporativa (Anexo B).
� Gestión Estratégica del Medio Ambiente (Anexo C).
� Reglamento de Higiene (Anexo D).
� Política de no Fumar (Anexo E).
� Prevención del abuso del Alcohol (Anexo F).
De esta forma finaliza la descripción de las secciones frontales y se da inicio a la
descripción de las opciones del modulo izquierdo de arriba hacia abajo.
8.4.6 Los indicadores de seguridad se definió que al seleccionar esta opción
encontrará, el diseño y elaboración de un esquema en el cual se registra el
historial del año anterior y del año en curso (mes a mes); este esquema contiene
dos columnas: En la primera (Resultados obtenidos y entregados
corporativamente) se relaciona el consolidado de la gestión obtenida durante el
mes y son entregados al departamento de Seguridad Industrial de la empresa.
En la otra columna esta la gestión realizada que es el aporte realizado por el
personal de Fabrica de Empaques con la cual se alimenta la primer columna
relacionada con los resultados obtenidos (Ver Figura 12).
78
Figura 12. Diseño de pantallazo de acceso a indicadores
Fuente: El autor
Para el año 2009, la compañía enfatizó en que se de debía trabajar con
indicadores, y definió doce variables (Ver cuadro 6) estableciendo además la
forma de evaluación, así mismo que cada planta debe ser responsable de generar
los resultados de acuerdo a la gestión realizada, estas derivaciones deben ser
presentadas al departamento de Seguridad Industrial quienes hacen seguimiento
del desempeño corporativamente a los resultados individuales.
Este archivo es una herramienta que contiene la identificación de los objetivos, la
meta que es el alcance de lo que se quiere mejorar, el indicador que es la forma
en que se va a evaluar y la frecuencia en que se debe trabajar cada uno de los
indicadores, frente a cada uno de ellos hay una columna por mes donde serán
consignados los resultados de cada uno de los indicadores.
79
En este instrumento quedarán registrados los datos obtenidos del trabajo realizado
en la planta, gracias a la participación de los grupos operativo y administrativo, y
quedo consignado en la sección de los indicadores como resultados obtenidos
entregados corporativamente.
80
Cuadro 6. Indicadores corporativos establecidos
Fuente: Base de datos de Objetivos y Metas del Sistema de Seguridad Industrial de Smurfit Kappa Cartón de Colombia, Indicadores S.I.
(Versión 3.0) 2009
81
Se enfatizó en la importancia de dejar evidenciado por medio de un historial, de
donde se obtuvo cada uno de los indicadores, por tanto se diseñó una ayuda en
Excel donde se registra, consigna y filtra la gestión que fue realizada para la
obtención de los resultados con los que se obtuvieron los indicadores corporativos,
esta herramienta queda consignada en los indicadores con el nombre de Gestión
Realizada.
Al acceder a esta ayuda, aparece una presentación que corresponde al contenido
de la segunda columna que es la gestion realizada por el departamento, aquí se
mide:
8.4.6.1 Las observaciones son un mecanismo o herramienta elaborada que
permite obtener un índice que mida la actitud hacia la seguridad, con la ayuda de
una actividad secuencial de trabajo AST, el trabajador observador se presenta al
trabajador observado y evalúa los comportamientos seguros que tiene con
respecto a la actividad que esta desarrollando. Una vez diligenciado un formato
es entregado por el personal durante el mes, cuantificando el número de
comportamientos seguros que cumple o no cumple, obteniendo un porcentaje de
cumplimiento con respecto a esa sola actividad, al finalizar el mes estan
consolidadas todas las observaciones que han entregado y se procede a la
obtención del indicador mensual, con el aporte de participacion del personal, y
este dato, es el que se registra en el indicador mensual, entregado
corporativamente.
En la figura 13, hay un listado donde se relaciona, cada una de los formatos de las
observaciones, que el personal realiza mensualmente como parte de su aporte en
la gestión, y al finalizar el mes se procesa la informacion recolectada obteniendo el
resultado del indicador del porcentaje de cumplimiento de las observaciones.
82
Figura 13. Listado de relacion de observaciones
Fuente: El autor Para obtener este indicador se define:
8.4.6.2 Las inducciones y reinducciones al finalizar el mes se debe cruzar el
listado de incapacidades y vacaciones con el listado de capacitacion o asistencia a
la induccion o re-induccion para dar cumplimiento al indicador.
83
8.4.6.3 Charlas de cinco minutos , existe un calendario semanal al cual se le ha
adicionado una presentacion de charla de cinco minutos y se debe cubrir el 100%
del personal operativo de la planta.
8.4.6.4 Reportes de Incidentes superiores a 60 días en tiempo de correccion,
para identificar el motivo por el cual no ha sido solucionado en ese tiempo.
8.4.6.5 Corrección de riesgos , de acuerdo a la matriz de riesgos, se
determinaron tres tipos de riesgos: importantes, moderados y aceptable. En la
medida en que se vaya solucionando se va actualizando este indicador. Se
trabaja con una base de 362 recomendaciones que es el numero total que salio
para la corrección de los riegos.
84
8.4.6.6 Reportes de incidentes , reportados trimestralmente
Cada uno de estos indicadores tiene una pestaña en el archivo mensual de
indicadores en la columna de la gestión realizada que es donde se consignan los
avances mensuales. (∗)
8.4.7 Informativo regresando a la presentacion principal, podrá seleccionar esta
opción que despliega un diseño elaborado (Ver figura 14) con con la siguiente
presentación donde agrupa las variables de las cuales se manejaran y sobre las
cuales se les hará gestión en la información y documentación.
(∗) Las formulas para obtener resultados en cada uno de los Indicadores en los numerales 4.6.1, 4.6.2, 4.6.3, 4.6.4, 4.6.5, 4.6.6, 4.6.7; fueron establecidos por la Organización y mensualmente serán medidos. Están definidos en la Base de Datos de Objetivos y Metas del Sistema de Seguridad Industrial de Smurfit Kappa Cartón de Colombia, Indicadores S.I (Versión 3.0)
85
Figura 14. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de informativo
Fuente: El autor Para la creación de esta sección se reconoció la importancia de poder acceder al
material que se relaciona en ella.
8.4.7.1 Las actas, se determinó centralizar el soporte de las actas donde quede
consignadas las reuniones mensuales (los tres primeros días del mes) del Grupo
Administrativo de seguridad - SAG; donde queda registrado y publicado los
acuerdos y las novedades ya sean las inclusiones, modificaciones o eliminaciones
que surjan de los requerimientos del grupo o los recibidos por el grupo corporativo.
Esta ayuda, esta elaborada en Excel, el diseño de este formato fue mejorado y se
determino la elaboración de una pestaña por acta (mensualmente).
86
En la figura 15, muestra el modelo del acta que se elaboró, durante la reunión del
mes de febrero del año en curso, (una por mes).
87
Figura 15. Modelo de actas
Fuente: El autor
88
8.4.7.2 Asignación de charlas de 5 minutos , Se diseñó y creó la estructura de
asignación en un calendario que contiene el número de semanas del año, es decir,
52 semanas y cada semana tiene tres responsables (líder) por turno para que se
encarguen de socializar este material y que al 100% del personal de la planta
quede capacitado con la misma información. (Ver Figura 16)
El material fue recopilado de la información y documentación que se recolecto y
que operaba el personal que manipulaba independientemente esta
documentación.
Figura 16. Listado de Calendario con asignación de líder para las charlas
Fuente: El autor
89
8.4.7.3 Auditorias se enfatizó en la necesidad de que todo el departamento de
Fábrica de Empaques tiene que conocer los hallazgos que resultaron de las
evaluaciones internas y externas. Así por ejemplo, la auditoria del Cesac, la cual
es de carácter interno ya que el grupo de auditores son miembros de la Compañía,
pero pertenecen a diferentes áreas o departamentos. El resultado de esta
auditoria deja evidencias de situaciones y estados sobre los cuales se debe
realizar mejoras corrigiendo y eliminando escenarios o peligros.
De otro lado, la evaluación externa, realizada por la aseguradora Generally con su
respectivo seguimiento, se diferencia de la interna, púes el personal que ejecuta
esta evaluación es externo a la Organización.
Las Auditorias son guardadas físicamente, para efectos del sistema, quedaran
registradas las dos últimas, para efecto de comparación y así, mejorar en el
tiempo. (Ver figura 17)
Figura 17. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de Auditorias
Fuente: El autor
90
8.4.7.4 Cartas de asignación para trabajadores se definió que al seleccionar
esta opción se desplegará la evidencia de las cartas entregadas a los trabajadores
asignándole el líder y la sección a la cual pertenece, (Ver anexo 1) donde se
determina la Socialización de los roles e inicio de labores por parte del
departamento, solo que aquí se almacena dichos documentos digitalizados, y que
se entrega a los lideres para que hagan la distribución de la información y
socialización con su tripulación a cargo.
8.4.7.5 Matriz de habilidades del personal, Se determinó la importancia de
conocer y centralizar los cargos en los cuales los trabajadores se pueden
desempeñar; por tanto se diseñó y estableció un esquema donde aparece
información realmente rescatable y útil, en especial para el personal
administrativo; debido a que en esa matriz están consignados los cargos en los
cuales han sido capacitados los trabajadores del grupo operativo así como los
cargos que pueden ejercer porque se les ha dado a lo largo de su vida laboral la
suficiente capacitación y actualizaciones correspondientes para evitar que se
presente un accidente por desconocimiento en la actividad. (Ver figura 18).
91
Figura 18. Listado de habilidades laborales
Fuente: El autor
92
8.4.7.6 Inspecciones de Seguridad Planeadas Para esta sección en la
herramienta, se acordó que al seleccionar esta opción encontraremos un listado
previamente diseñado y elaborado donde aparece el historial mes a mes de las
inspecciones realizadas; para estas inspecciones se diseño un formato en excel,
compuesto por otra ayuda que consiste en el plan de acción donde se le hace
seguimiento a los hallazgos. En este diseño de formato de inspección se
registran y consideran aspectos a inspeccionar validando si cumple, no cumple o
no aplica para la seccion en cuestión. (Ver figura 19)
Se definió que estas inspecciones serán realizadas por el Grupo Admnistrativo de
Seguridad a los responsables de cada una las secciones, de acuerdo al esquema
establecido al inicio del año, y se acordó que son resonsables de entregar
información obtenida de la inspección, digitalizada y enviarla por correo electrónico
a la Asistente de Superintendencia, para que sea incluida en este medio, junto con
la evidencia fisica, es decir, las fotografias; posteriormente el líder de la sección a
quien le realizan la inspección debe efectuar las mejoras y correcciones y enviar
una respuesta de la gestión que se ejecutó y se publicará, para que quede
oficializada y quede el regisitro de las mejoras.
93
Figura 19. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de Inspecciones Planeadas (∗)
Fuente: El autor
(∗) Se determino que se llevaría un historial del año anterior y del año vigente: mes a mes, se hará seguimiento sobre la respuesta del ejecutor, para una vez corregidos los hallazgos quede publicada la gestión de corrección.
94
En el Cuadro 7, se muestra el formato de la inspección planeada, el cual consta
de dos pestañas, en la primera esta el formato sobre el cual se realiza y se
registra la consignación de las anomalías encontradas y en la segunda aparece el
plan de acción a desarrollar para corregir las anomalías. Este formato ha sido
establecido y diseñado por el departamento de Seguridad industrial de la empresa,
de acuerdo a la norma 1295, que establece las inspecciones planeadas en
conjunto con el COPASO donde contempla los riesgos, este formato es una fusión
de ellos (Ver Cuadro 8).
Cuadro 7. Listado formato de Inspecciones Planeadas.
Fuente: Formato suministrado Corporativamente por el departamento de Seguridad Industrial - 2008
95
En el cuadro 8, Esta el complemento del formato de inspección planeada, es el
plan de acción.
Cuadro 8. Listado formato Plan de acción - de Inspecciones Planeadas
Fuente: Formato suministrado Corporativamente por el departamento de Seguridad Industrial -
2009.
8.4.7.7 Procedimientos operativos normalizados llamados también PON. Al
seleccionar esta opción encontrará el diseño que se elaboró, donde están
consignados los procedimientos que fueron diseñados y elaborados como el
protocolo del como reaccionar y manejar una emergencia, y se determino que
serán actualizados en el sistema y en caso de modificación serán evaluados por el
ingeniero de procesos. (Ver figura 20).
96
Figura 20. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de Procedimientos
operativos normalizados PON.17
Fuente: El autor
17 Se elaboraron 21 PON Procedimientos Operativos Normalizados para Fábrica de Empaques, con la ayuda del ingeniero de Procesos.
97
8.4.7.8 Hoja de Químicos continuando la línea en la opción del “Informativo”, se
encuentra consignado un índice que contiene 142 productos químicos y cada uno
de ellos contiene su hoja de presentación con sus datos, su respectivo código
incluyendo todas sus especificaciones, de acuerdo al tipo de material al que
pertenece, se direcciona o asigna un consecutivo. (Ver figura 21).
Figura 21. Listado de químicos
Fuente: El autor
8.4.7.9 Listado con la Relación del Material Concer niente a los Videos de
Seguridad al seleccionar esta opción desde el “Informativo”, se visualizará el
material del cual dispone el Departamento de Seguridad Industrial de la
Organización, este material sirve de ayuda audiovisual para las capacitaciones de
seguridad y que debía ser centralizada y socializada. (Ver cuadro 9).
98
Cuadro 9. Listado de videos de seguridad industrial
Fuente : Listado circulado por parte del departamento de Seguridad Industrial
corporativo por medio del correo electrónico. Base de datos de Seguridad
Industrial-sección de audiovisuales - 2008
99
8.4.7.10 Índices de Seguridad: Aquí se incluye el desarrollo y desempeño de
tres índices determinados de acuerdo a una nota de auditoria, que se obtuvo como
resultado de la revisión, por parte del SGC Sistema de Gestión de Calidad, y se
considero importante que fuera manejado. Estos tres índices son: Índice de
Capacitación, Índice de Mejoramiento Continuo e Índice de Seguridad. (Ver figura
22).
Figura 22. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de índices de seguridad
Fuente: El autor � Capacitaciones , existe un esquema con el cual al finalizar el año 2008 y 2009
se creó para tener un estimado de capacitaciones programadas con temas
específicos para que los operarios reciban esa información. Aunque esta sujeto a
modificaciones, es solo un esquema sugerido y no una imposición.
� Mejoramiento continuo: donde están incluidas las propuestas del plan de
participación que corresponde a las ideas de mejora de los trabajadores para
mejorar la planta tanto en producción como en seguridad.
100
� Seguridad : este indicador es generado por la frecuencia, severidad
(individualmente) y el ILI que es la multiplicación de la frecuencia por la severidad,
para obtener el indicador mensualmente de acuerdo a los accidentes
incapacitantes comparado con el objetivo del año.
8.4.7.11 Material para capacitación de charlas de c inco minutos , Estando en el
aplicativo “Informativo” y al seleccionar ésta opción, el acceso lo llevará al listado
con el material que se determinó idóneo para capacitar el grupo operativo por
parte de los lideres. (Ver figura 23)
Figura 23. Listado de material para charlas de cinco minutos (∗)
Fuente: El autor
(∗) El material de las charlas de cinco minutos han sido tomadas de las revistas de Supervisores, de Internet y de plegables de Suratep
101
8.4.7.12 Programa de capacitación anual Para finalizar la sección de
“Informativo”, en la creación de esta opción fue necesario enfatizar y determinar el
diseño de un esquema a manera de cronograma para el presente año (2010), y
que permita ser ajustado. Se acordó que aquí quedaría registrada la información
del programa de capacitación: el tiempo en horas, se considerara un objetivo del
total de empleados que requieran específicamente capacitación y un objetivo real
del cubrimiento, para así obtener un porcentaje de cumplimiento. (Ver figura 24)
Con esta opción se da por terminada la sección del “informativo”.
102
Figura 24. Listado maestro del programa de capacitación anual
Fuente: El autor.
103
Desde el menú principal, y continuando con las opciones del panel izquierdo
encontramos la opción de:
8.4.8 Matriz estando en el menú principal, al optar por esta opción, se encuentra
determinada la matriz que al interior de la planta se trabajará con las matrices de
riesgos y de vulnerabilidad. (Ver figura 25).
Figura 25. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de Matrices
Fuente: El autor
La matriz de riesgo es un requerimiento para todas las empresas, donde esta
contemplado el análisis de riesgos en conjunto con las amenazas relacionadas
con el personal, el recurso, el sistema y procesos, medio ambiente. En el diseño
de esta herramienta, participó personal idóneo de Suratep. (Ver cuadro 10).
104
Cuadro 10. Matriz de riesgos
Fuente: Formato suministrado corporativamente por el depto de seguridad
Industrial - 2009. Formato fucionado de acuerdo con la norma GTC-45 y OSHAS
18001.
La segunda matriz, corresponde a la matriz de vulnerabilidad, en la cual se
determinan los factores de riesgos: riesgos ergonómicos (movimientos
repetitivos), mecánicos (caidas de altura), eléctricos, Físicos-Químicos (incendios),
locativos (orden y aseo), entre otros. Cada una de esta seciones con estos
riesgos tiene una estimación de los mismos y se han determinado tres a saber:
riesgos importantes, moderados y aceptables, los cuales deben dar
recomendaciones o tratamientos de cómo se pueden mejorar o solucionar.
105
Siendo los riesgos importantes sobre los cuales se debe hacer mayor énfasis para
que los tiempos de respuesta sean minimos, debido a que potencialmente pueden
ocasionar accidentalidad.
Para la corrección de estos riesgos se definió, acordó y determinó que para cada
una de las secciones el lider de cada una de ellas está en capacidad de realizar
las acciones necesarias para que sea corregido.
Cuadro 11. Matriz de vulnerabilidad
Fuente: Formato suministrado por el departamento de seguridad industrial 2009.
106
8.4.9 Plan de seguridad en esta opción, se diseñó y elaboró la presentación en
donde se han establecido con el grupo SAG, las estrategias de cómo se trabajará
al interior de la planta de empaques, al seleccionarla, se ingresa a un archivo que
contiene una relación que incluye una presentación con el plan de seguridad de
los años 2009 y 2010, describiendo la estrategia acordada y definida con la cual
se trabajará durante el año. (Ver figura 26).
Figura 26. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de Plan de seguridad
Fuente: El autor
8.4.10 Gestión operativa para terminar, la opción de la Gestión Operativa
incluye: Las opciones mostradas en la figura 27.
107
Figura 27. Diseño de pantallazo de acceso a la opción de gestión operativa
Fuente: El autor
8.4.10.1 Análisis secuencial de un actividad de tra bajo (AST´s), es un
esquema en la cual se describe la secuencia en que se debe realizar una
actividad de trabajo e indica los riesgos, peligros o accidentes que podrían ocurrir
en cada paso; identifica además los comportamientos seguros que deben
tomarse en cada actividad; el trabajador con la ayuda de su líder se encarga de la
elaboración, revisión y actualización de estos documentos, que posteriormente se
utilizan como material para capacitación. Este material es consignado de acuerdo
con la distribución de las secciones de la planta (Ver cuadro 3) para la que fue
elaborada al cual se asigna la respectiva codificación.
Al realizar la recolección de documentación, se encontraron alrededor de 900
AST, en distintos formatos, algunas en formato Word, otras en formatos de Excel
(se encontró que había dos modelos de AST) motivo por el cual se realizo una
mejora en el diseño del formato, las 536 AST, que quedaron fueron ajustadas en
108
el nuevo modelo. Se revisaron y depuraron alrededor de 364 unidades de AST,
por no estar vigentes, y otras estaban duplicadas; esta revisión se llevó a cabo
con la ayuda de cada uno de los líderes de sección.
Además de la modificación del formato, se vio la necesidad de organizar el
almacenamiento en una carpeta común que contiene todas las AST´s. Al mismo
tiempo se debió crear otra herramienta en Excel con el siguiente esquema: AST
para sacos, corrugado y soportes (es decir tres archivos independientes) en cada
uno de ellos se elaboro y diseño un boceto donde se plasma el índice (en cada
hoja o pestaña del archivo se crea un índice que agrupa las AST perteneciente a
cada sección) en este archivo se registran la identificación de cada una de las
AST, a las cuales se les creó y asignó una codificación y tiene un acceso sobre
esta sección que al presionar o al seleccionar la opción “carga”, muestra o
visualiza el formato de la AST especifica.
Vale la pena mencionar también que dentro de este índice de la misma manera se
han adicionado dos herramientas más:
Una relacionada con la elaboración y diseño de los formatos para consignar
información respecto a los comportamientos seguros de cada una de las
secciones y otra para el panorama de riesgo en cada sección. El levantamiento
de la información en estas herramientas contó con la ayuda del ingeniero de
procesos.
Al acceder por la opción AST´s, se despliega las opciones mostradas en la figura
28.
109
Figura 28. Diseño de pantallazo de acceso a la sección de AST
Fuente: El autor Al acceder por las opciones de AST´s de Corrugado, sacos y equipo de soportes,
encontrará el índice (Ver figura 29) de acuerdo a la distribución de las secciones
de la planta (Ver cuadro 3)
110
Figura 29. Listado del modelo de índices para relacionar AST por sección (∗)
Fuente: El autor Se determinó, estableció y socializó que estando en el índice de cada una de las
máquinas aparecen unas actividades resaltadas en amarillo, esto representa una
ayuda visual que advierte de que se trata de una actividad crítica: identificando
como “críticas” las actividades que ocasionan muerte o pérdida de extremidades.
Se revisaron y seleccionaron las AST críticas para cada una de las máquinas
quedando conformadas como se muestra en el cuadro 12.
(∗) Para cada una de las máquinas, hay elaborada un índice correspondiente a una pestaña, dentro del archivo de Excel.
111
Cuadro 12. Relación de AST existentes
Fuente: El autor
112
Se definió y procedió a realizar en compañía de cada uno de los líderes una
depuración de los índices de cada una de sus secciones, dejando solo las AST
que están vigentes. La forma de reportar estas AST, es el trabajador y/o e líder de
cualquier sección están en la capacidad de realizar una AST, una vez diligencian
una nueva se le entrega al supervisor o ingeniero líder de la sección para que la
evalúe y se proceda a ser entregada en superintendencia para que se incluya en
el índice de la sección, en caso de que sea una modificación, debe
obligatoriamente incluir el visto buenos del líder de la sección.
Estando en el índice de cada una de las AST, se definió que sería incluida la
sección de comportamientos seguros de esa sección así:
� Comportamientos Seguros de Cada Sección se elaboro este esquema,
donde se consignan de acuerdo a las necesidades de cada una de las secciones
las formas seguras de comportarse dentro de la planta en su sitio de trabajo, para
eliminar todo riesgo:
Esta herramienta considera como se debe comportar el trabajador respecto a:
a. El equipo de protección personal
b. Manejo y ubicación del cuerpo
c. Herramientas
d. Procedimientos y
e. Otros
Cada vez que ocurra innovación de la tecnología o modificación en
procedimientos en cualquiera de las 19 secciones, se procederá a realizar la
actualización por parte del líder, y se encargará físicamente la actualización para
que el Asistente de Producción, realice la actualización y envíe el correo
113
electrónico al grupo administrativo (siendo este material necesario para la reunión
diaria), socializando la información para que sea transmitida al grupo operativo.
La Figura 30, muestra un modelo de formato de Comportamientos Seguros, uno
para cada sección de la planta, donde esta registrada la forma más segura con el
uso de protección personal y de comportamientos seguros que debe realizar, para
disminuir riesgos potenciales.
Figura 30. Formato inventario de comportamientos seguros
Fuente: El autor
114
Cuadro 13. Listado formato panorama de riesgos
Fuente: Formato suministrado corporativamente por el departamento de seguridad Industrial
115
En el cuadro 13, aparece el formato de Panorama de Riesgos, existe uno para
cada sección de la planta, aquí esta consignada la recolección de información de
acuerdo a la ubicación, tiempo de exposición, factores de riesgos, efectos sobre la
salud, necesidades de monitoreo, controles hallados y controles a implementar,
buscando priorizar los factores de riesgos, analizando sus datos para encontrar un
tratamiento y medidas de control para ofrecer condiciones seguras en el sitio de
trabajo al recurso humano.
8.4.10.2 Investigación de Accidentes este es un formato distribuido
corporativamente por parte del departamento de Seguridad Industrial a sus
plantas, sobre el cual debe de consignar la información del trabajador accidentado,
aquí se analiza la causa raíz que originó el accidente para generar un plan de
acción, implementarlo y socializarlo en la reunión de seguridad semanal, buscando
que no se repita el suceso. Se cuenta con tres días hábiles, para la investigación,
documentación y elaborar una presentación como herramienta de ayuda visual
para socializarlo, aquí se proponen mejoras o mecanismos que garanticen que no
se repetirá el accidente. Como ejemplo se puede citar el accidente ocurrido el dos
de marzo del 2010, al señor Jesús Truyo en la montacargas, “ Se zafo la lona que
estaba puesta a manera de techo en la montacargas Stand By de Clamp, el señor
Truyo paró la montacargas y corto la lona con el bisturí en la mano derecha,
haciendo fuerza con la mano izquierda para desprender la tela cortada, como el
bisturí no tenia filo, hizo mayor fuerza para desprender la tela. Cuando se
desprendió, la inercia hizo que se golpeara la parte superior del codo izquierdo
con el brazo del montacargas, esto le ocasiono un fuerte dolor momentáneo. De
acuerdo a la investigación, los datos arrojados fueron: Comportamientos
inseguros: corto la lona en una posición incomoda, uso de herramientas que no
están en optimas condiciones- bisturí sin filo- forma insegura. Como condición
insegura: el techo de la montacargas esta improvisado con una lona, la cual no
estaba bien amarrada y por eso se zafó. Como correcciones o mecanismos para
que no se vuelva a repetir el mismo accidente: se retiro la lona que origino la
116
condición insegura, se socializo y se dio charla de cinco minutos sobre uso y
cuidado de las herramientas.
Conjuntamente a esta herramienta se elabora y crea un módulo, en donde se
centraliza toda la información pertinente a la investigación del accidente y a la
presentación y de acuerdo a la documentación suministrada y registrada,
generando los índices de seguridad respecto a accidentalidad mensualmente.
8.4.10.3 Investigación de Incidentes se utiliza el mismo formato que para la
Investigación de Accidentes, aunque la investigación de incidentes busca
identificar anticipadamente los riesgos potenciales y solucionarlos desde su causa
raíz para evitar que se convierta en un accidente. La investigación de los
incidentes, resulta de los reportes que hayan sido designados como tales, y como
con la investigación de accidentes, se cuenta con tres días hábiles para la
investigación, documentación y elaborar presentación como herramienta de ayuda
visual para socializarlo.
Simultáneamente a esta herramienta se elabora y crea un módulo, en donde se
centraliza toda la información pertinente a la investigación de incidentes y la
presentación y de acuerdo a la documentación suministrada y registrada, con este
material los lideres se encargan de realizar la socialización, para que este evento
no se convierta en accidente, y queda publicado para que sea consultado.
8.4.10.4 Observaciones su objetivo es la de muestrear comportamientos,
identificar comportamientos inadecuados y hallar oportunidades de mejora para
corregirlos. Para la realización de una observación el trabajador debe ayudarse de
una AST (debe imprimirla, leerla y entenderla, y de tener duda asesorarse con su
líder) una vez comprendida la AST, procede a observar la forma en la que otro
trabajador esta realizando la actividad y consigna o alimenta esta herramienta
donde se registra los datos de la cantidad de comportamientos que se cumplen y
117
no se cumplen. Además de darle la respectiva retroalimentación al trabajador
observado respecto a los puntos que no estaba realizando correctamente.
8.4.10.5 Reportes de incidentes (Ver sección 7.1.3, parte b) cuando un
trabajador le reporta a la administración estos sucesos permite que se creen
planes de contingencia, procedimientos o alternativas que impidan que estas
situaciones ocasionen lesiones.
Un reporte de incidente, es una herramienta prediseñada, un formato donde el
trabajador debe registrar y describir un suceso que potencialmente atente contra
la integridad del trabajador, los equipos e infraestructura de la planta, y lo entrega
a la Asistente de Superintendencia del departamento, indicando si es un incidente:
(informando el “casi me caigo”, “casi me golpeo” “casi…”) para este tipo de
reportes, se ha determinado que debe ser investigado, socializado y documentado
y quedará registrado en la sección “Investigación de Incidente”, además de que
puede ser un acto inseguro (que tiene que ver con el comportamiento de un
individuo) o una condición peligrosa (que tiene que ver con herramientas, equipos,
estructuras). Hasta aquí, esta consignada la forma de como se ejecuta un reporte
por parte de cualquier persona en Fábrica de Empaques, pero surgen otras
inquietudes, como que una vez reportado el incidente, quien, como y cuando será
corregido.
Dado lo anterior, se determino que dependiendo del argumento del reporte de
incidente y el sitio donde se produjo u ocasiono la situación, será responsabilidad
del líder de la sección a la cual se asignará el caso, (considerando que cada
sección tiene un líder, a este le corresponderá buscar los mecanismos de solución
para la corrección) también se acordó e informo al grupo de lideres, conformado
por ingenieros y supervisores que el tiempo para corregir un reporte no puede ser
superior a 60 días.
118
Al mismo tiempo, surgen algunas necesidades, en los trabajadores debido a que
necesitan retroalimentación de conocer el detalle o mecanismos que utilizo la
administración para la corrección del reporte, y para los lideres consignar el
argumento utilizado para la corrección de los mismos; por consiguiente fue
necesario crear, un módulo que permitió depositar información necesaria para
centralizar todos los reportes de incidentes de la siguiente forma:
� Se le asigna un consecutivo.
� Se identifica que tipo de reporte es: (incidente, condición peligrosa, o acto
inseguro).
� Fecha del reporte.
� Tiempo que lleva el reporte de incidente pendiente por corregir (esto lo
establece una formula para que genere el conteo de días pendiente por solucionar
y que solo de detendrá cuando se cambie el estado).
� Nombre del trabajador que realizo el reporte.
� Nombre del supervisor que recibió el reporte.
� Número de aviso que se realizo para identificar.
� Sección a la cual se cargo.
� Nombre del líder a la cual pertenece la sección a la que se asigno el
reporte.
� Estado del reporte (pendiente/corregido) fecha de corrección, descripción del
reporte y finalmente el argumento con el cual se soluciona el mismo.
A esta herramienta se le diseño y se le habilito una ayuda para facilitar la
manipulación, que consistió en facultarle la opción de filtros de esta forma, se
puede filtrar por sección, líder responsable de la solución, trabajador, cuales están
corregidos y cuales pendientes. (Ver figura 31). Donde se registra el esquema
elaborado.
119
Figura 31. Diseño del pantallazo para centralizar reportes de incidentes
Fuente: El autor
120
8.4.10.6 Líder y Tripulación, se definió el diseñó este esquema, que incluye un
listado con el total del grupo operativo con su líder y la sección que le fue
asignada, la cual puede acceder y seleccionar de acuerdo a los filtros
establecidos. Es un mecanismo que agiliza la ubicación del trabajador, del líder o
el grupo que conforma cada una de las secciones.
8.4.10.7 Reinducción e Inducción este esquema se crea para refrescar los
conocimientos y conceptos de seguridad, una vez regrese de su periodo de
vacaciones o de incapacidad (y en el caso de las inducciones cuando el trabajador
no esta familiarizado con una planta manufacturera) además de capacitar a los
trabajadores y darles a conocer las modificaciones en procedimientos o cambios
en la tecnología; por consiguiente, se definió que si el trabajador a estado ausente
de la planta por un periodo igual o superior a 20 días, será programado para esta
capacitación.
Se estableció y enfatizo que esta capacitación será dictada el primer día de su
regreso o ingreso ineludiblemente, durante un turno equivalente a 8 horas y una
vez finalizado el día de capacitación se evaluará; la calificación debe ser superior
a 8.0, de lo contrario, el supervisor que recibió al trabajador el primer día es el
encargado de reforzar los puntos que impidieron alcanzar la calificación y
evaluarlo nuevamente, para que su desempeño sea satisfactorio y que todos los
temas queden completamente asimilados.
Para esta opción se elabora la creación y el diseño de este esquema donde se
centraliza toda la información suministrada del personal al cual se le dicto esta
capacitación y la calificación que obtuvo al momento de ser evaluado.
8.4.10.8 Seguimiento a la gestión de seguridad se definió que el líder medirá la
participación y cumplimiento del aporte realizado por cada uno de los trabajadores,
121
asignados a su tripulación, y se encargará de motivar e incentivar a que el
trabajador realice su aporte en seguridad.
Para ello, se instaló, se creó y diseñó una opción en el cual se ha registrado los
datos de todo el personal de la planta, sección a la que fue asignado y el nombre
de su líder, con la opción de registrar y alimentar las unidades de participación:
recordando el objetivo de la gestión anual del grupo operativo: que consiste en la
realización de 1 reporte de incidente trimestral, es decir 4 por año, 12
observaciones, es decir, una por mes, y 4 propuestas del plan de participación por
año, es decir una por trimestre, esta gestión (aporte que ha realizado cada uno de
los trabajadores) es depositada en esta herramienta mensualmente, obteniendo
un resultado en porcentaje por cada uno de los trabajadores, a esta opción se le
diseñó una ayuda visual donde determina si la participación del trabajador es
baja, media o alta. (Ver figura 32).
122
Figura 32. Listado gestión de seguridad
Fuente: El autor
123
8.5 DEPURACION DE INFORMACION OBSOLETA E INSERVIBLE
� Con la centralización de la documentación, se procedió a examinar las
variables del programa y se realizo los debidos ajustes del mismo.
� Se estructura el sistema de información, eliminando material erróneo y des-
actualizado, eliminando inconvenientes, promoviendo así que el sistema
desencadene calidad con la información consignada en las opciones garantizando
el buen funcionamiento; el total de archivos eliminados de toda la documentación
recolectada estuvo alrededor de los 550.
� Se redefinió contar con la participación de los líderes para compilar, sanear,
mejorar el material concerniente a las AST´s, que debían permanecer para el
conocimiento del grupo administrativo y operativo.
8.6 MONTAJE DE DOCUMENTACION E INFORMACION EN EL SI STEMA YA
DISEÑADO
� Una vez ejecutada la depuración se procedió de una forma experimental a
establecer los criterios para que el montaje fuera confiable y se determino la
necesidad de establecer parámetros como la veracidad y claridad; con esto se
orienta el proceso de validación.
� Para el montaje, una vez realizada la depuración, se procedió a organizar en
carpetas independientes la información de cada una de las opciones antes
mencionadas.
� En la implementación del modelo de gestión y ensayos, para el diseño se
elaboraron una serie de bosquejos experimentales, para la construcción y el
engranaje fue necesario la utilización de un equipo portátil personal, y en la
medida en que se iba implementando se establecía el funcionamiento práctico de
la herramienta, es decir, se puso en marcha un esquema con el cual se
realizaron gran cantidad de simulaciones hasta establecer el diseño y ejecutar la
124
navegación, ubicando, buscando, hallando información requerida seleccionada
por medio de opciones.
� Se implemento esta herramienta en dos equipos más: en el equipo del
superintendente y en el equipo del ingeniero de procesos; quienes ejecutaron la
manipulación individual e independiente (por consiguiente se realiza un manual de
usuario y queda publicado en el pantallazo principal de la herramienta al cual se
puede acceder seleccionando el signo de interrogación) de la herramienta por un
periodo de tiempo de dos semanas; obteniendo complacencia del resultado.
� Se enfatizó en la sensibilización transfiriendo al recurso humano, el objetivo,
del diseño elaboración y puesta en marcha del sistema de información y
documentación de seguridad en la planta, para que sea un recurso exitoso.
8.7 PRUEBA DE HERRAMIENTA, SOCIALIZACION Y CAPACI TACION DEL
USO DE LA HERRAMIENTA
� De acuerdo a lo consignado en el punto anterior se concluyo que el resultado
obtenido después de la validación de la herramienta, fue óptimo y se realizaron los
respectivos ajustes requeridos.
� Se definió que para la realización de la socialización de la manipulación del
nuevo recurso, fue necesario ejecutar una serie de reuniones buscando instruir a
la totalidad de la planta: iniciando por el grupo administrativo, el grupo de Lideres
(supervisores e ingenieros) y el grupo operativo; las reuniones fueron realizadas
diariamente durante dos semanas, en los distintos turnos de esta forma se
realizo una total cobertura es decir fueron capacitadas 200 personas. Adicional se
le asigno a la herramienta el manual de usuario (Ver anexo H).
� Se realizaron unos pequeños ajustes a la herramienta una vez puesta en
marcha de acuerdo a sugerencias de los usuarios.
125
8.8 AJUSTE DE HERRAMIENTA UNA VEZ PUESTA EN MARCHA , DE
ACUERDO CON LOS USUARIOS
� Se corrigieron las fallas iniciales y se procedió a realizar las respectivas
modificaciones.
� Se realizó la instalación en red de la información y se ejecuto desde el
escritorio de cada uno de los equipos de Fábrica de Empaques; un acceso directo
para el acceso a la presentación inicial de la herramienta, ver cuadro 14.
Cuadro 14. Distribución de equipos en la planta donde fue instalado el sistema.
Fuente: el autor
� Desde cada uno de los equipos se probaron cada una de las opciones,
encontrando normalidad en el acceso de la herramienta.
126
8.9 CONDICIONES ACTUALES DE LA HERAMIENTA
Al 15 de Marzo del año en curso la condición de la herramienta, radica que ha sido
instalada como acceso directo desde el escritorio de cada uno de los 29,
computadores de la planta, y esta siendo manipulada por 200 personas (entre
grupo administrativo y el grupo operativo) en el departamento de Fábrica de
Empaques. El personal ha manifestado que han obtenido:
� Disminución de tiempos para la ubicación de documentos como las AST,
PON y procedimientos.
� Que han encontrado orden, organización
� Que tienen la certeza que la información y documentación que aparece
centralizada esta vigente, de esta forma no pone en riesgo su integridad al
ejecutar erróneamente un procedimiento desactualizado.
� Se han mostrado complacidos
� Han encontrado que la herramienta tiene una interfaz visual amigable.
(Ver anexo G) Modelo de encuesta aplicada.
La encuesta se realizó en una proporción de 25 personas, de las cuales 5 eran
empleados indicando un porcentaje del 20% y el resto (20 personas)
trabajadores de planta, lo cual indica un porcentaje del 80%.
Figura 33. Resultados de la encuesta
Resultado de la Encuesta
Grupo Operativo;
20 personas; 80%
Grupo Admitivo;
5 personas; 20%
127
Cuadro 15. Resultados tabulados de la encuesta
128
9. CONCLUSIONES
� En la medida en que fue diseñada esta herramienta, paralelamente se
realizaba el montaje y se incorporaba la documentación y los datos de la gestión
realizada por parte del grupo operativo y administrativo, generando la información;
estas actividades se desarrollaron durante los meses de enero y febrero del año
en curso; finalizando en el mes de febrero, se entrega una copia de prueba piloto
al Superintendente de Fabricación y al Ingeniero de Procesos, quienes evaluaron
las condiciones de funcionamiento y dieron el visto bueno de aceptación para que
sea instalado en los diferentes equipos, instalándose así en 29 equipos
distribuidos en la planta de Fábrica de Empaques y procediendo a la socialización
de este proyecto, como resultado de la gestión anterior, el programa se entrega
oficialmente el 31 de marzo del año en curso por parte del autor al
superintendente de Fabrica de Empaques-Cali.
� “El diseño es fresco y visualmente agradable” (∗) Superintendente de
Fabricación.
� “Nos ayudo muchísimo en la auditoria de seguimiento del Cesac, teníamos
facilidad en encontrar la gestión auditada (∗∗) Comentario del Superintendente de
Fábrica de Empaques.
� A esa fecha la planta tiene “cero” “0” accidentes incapacitantes.
� Se obtuvo la creación, actualización y modificación de 536 AST que pueden
ser consultadas en línea.
� Se ha centralizado, 100 reportes de incidentes elaborados por el personal de
la planta, de los cuales 53 han sido corregidos en un tiempo no mayor a 60 días,
y quedan pendiente por solucionar 47; el tiempo de espera esta en 40 días.
(∗) PABON, Sánchez Eduardo, Superintendente de Fabrica de Empaques Cali. comenta al observar por primera vez la herramienta funcionando (∗∗)PABON, Sánchez Eduardo, Superintendente de Fabrica de Empaques Cali. comenta después de la Auditoria de seguimiento del Cesac
129
� Las inspecciones programadas para los meses de Febrero y Marzo del año en
curso, fueron realizadas con su debido registro y presentación. Por consiguiente
el indicador obtenido par esta variable en los dos meses fue del 100%.
� Se publicaron dos auditorias y se les realizó seguimiento, al realizar las
correcciones en los hallazgos encontrados, una de ellas ha tenido un desarrollo
del 43% en cumplimiento y la gestión continua, y la otra se obtuvo un
cumplimiento del 100% de correcciones de hallazgos.
� Se ha recolectado material para las capacitaciones de charlas de cinco
minutos para un total de 60 secciones.
� Se obtuvieron 21 Procedimientos Operativos Normalizados ó PON y Pro
tocólogos del como reaccionar antes emergencias.
� Se establecieron 142 hojas de químicos, detallando su presentación y el
nombre del proveedor que lo distribuye.
� Las políticas publicadas, son las que la Organización ha establecido y están
en vigencia.
� Los procedimientos publicados están actualizados
� Queda evidencia de la labor del grupo administrativo mes a mes en las actas.
� Queda evidencia de las investigaciones de los incidentes y accidentes.
� El cumplimiento de los indicadores de gestión arrojo como resultado un 80% ,
por mencionar algunos:
• Nro de tareas críticas/Nro de tareas críticas identificadas * 100, 100%,
• Nro de inspecciones planeadas realizadas, 100%,
• Nro de accidentes investigados en el plazo establecido 3 días/ Nro total de
accidentes *100, 100%
• Nro de recomendaciones implementadas/Nro total de recomendaciones
emitidas por la CIA aseguradora 43%.
� Una vez finalizada la socialización, se procedió a la realización de “la encuesta
de satisfacción del sistema de documentación e información de seguridad
industrial en Fabrica de Empaques” donde se obtuvo el siguiente resultado:
130
• Era indispensable centralizar y documentar la información en el departamento,
para que el recurso humano de Fábrica de Empaques, se beneficia y
encuentra en un solo sitio toda información pertinente del departamento
referente a seguridad industrial.
• Ha proporcionado beneficios al recurso humano, gracias a que la herramienta
ya esta siendo utilizada por 200 personas entre el grupo administrativo y
operativo en la Fábrica de Empaques.
• La herramienta ha proporcionado la disminución de tiempos para la ubicación
de documentos como las AST´s (1 día), PONES (1 hora), charlas de cinco
minutos (1 hora) Procedimientos (0.5 horas), y se le ha garantizando al recurso
humano que este material centralizado es el que esta vigente corporativamente
y en el Departamento de Empaques, por consiguiente le da tranquilidad al
personal de perseverar su integridad al ejecutar procedimientos.
• Con la herramienta el personal ha encontrado orden y organización.
• El personal que maneja la herramienta se han mostrado complacido al acceder
con facilidad al sistema encontrando que tiene una interfaz amigable.
� El programa de reinducción e inducción, tiene como propósito que la
metodología utilizada con esta herramienta, garantice a futuro el fortalecimiento y
que perdure en el tiempo.
� Para finalizar las conclusiones, los anteriores argumentos con llevan a que
con estos datos, se le facilite a la alta gerencia la toma de decisiones.
131
10. RECOMENDACIONES
10.1 MANTENIMIENTO Y SOSTENIMIENTO DE LA HERAMIENT A para la
permanencia y supervivencia en el tiempo de esta herramienta, fue necesario
estipular un: PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS, (ver
Anexo I) donde se establece las personas que tienen autorización y privilegios
para definir y solicitar los cambios, modificaciones y actualizaciones y los tiempos
de permanencia, el material que debe permanecer y que debe ser eliminado, para
ello se publico en la herramienta en la siguiente sección de control de
documentos.
� Es necesario completar la sección de Observaciones en el módulo de
Gestión Operativa (cuyas opciones se etiquetan como “en construcción”), para lo
cual se requerirá de una formación avanzada en Excel de tal manera que la
persona que responsable de continuar con su desarrollo, pueda implementar
tablas dinámicas que faciliten la interpretación y gestión de la información
relacionada con las Observaciones en Corrugado, Sacos y Equipos de Soporte.
� Aplicar nuevamente la encuesta de satisfacción, evitando que las
respuestas queden limitadas a contestaciones de si y no, por consiguiente se
recomienda que el tipo de preguntas sea más especificas y sean calificativas de 1
a 5.
� Se recomienda que a futuro la aplicación tenga un permiso especial para
que los usuarios tengan acceso a digitar reportes de incidentes y AST´s, de esta
forma, evita que el asistente de producción se convierta en un digitador.
132
BIBLIOGRAFIA
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2006. 25 p.
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recursos humanos. duodécima ed. México D.F. 2002. 86 p.
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Mayo de 2010]. Disponible en Internet. www.scribd.com/.../CHARLAS-5-Minutos-
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RAMIREZ. Cavassa, Cesar, Seguridad Industrial. 1 ed. México D.F.: Limusa S.A.,
2000. 331 p.
134
Anexo A. Modelo de cartas entregadas, asignación de tripulación y objetivo
Fuente: El autor
135
Anexo B. La Política de Calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente18
18 Estándares [en línea]. Yumbo: Smurfit Kappa Cartón de Colombia, 2010 [Consultado 10 de Mayo de 2010]. Disponible en intranet: http://co-cal1-m016/estandares/pagina/index.htm
136
Anexo C. La Gestión Estratégica del Medio Ambiente19.
19 Estándares [en línea]. Yumbo: Smurfit Kappa Cartón de Colombia, 2010 [Consultado 10 de Mayo de 2010]. Disponible en intranet: http://co-cal1-m016/estandares/pagina/index.htm
137
Anexo D. El Reglamento de Higiene (∗)
(∗) Este reglamento esta publicado en las carteleras e la planta y documentado en el departamento médico.
138
Anexo E. Política de NO fumar para Fabrica de empaques – Cali (∗
)
(∗) Esta política ha sido establecida al interior de Fábrica de Empaques, y se ha hecho pública en esta herramienta y se envío por medio electrónico a todo su recurso humano.
139
Anexo F. La política de Prevención del Uso de Alcohol20
20 Fuente: Seguridad Industrial en “Co-cal1-m011”(S:)/publicaciones/reglamento de higiene y seguridad industrial
140
Anexo G. Modelo de la encuesta de Satisfacción.
Fuente: el autor
141
Anexo H. Manual del Usuario
Fuente: El autor.
142
En el presente manual se describe nuestro sistema de Información y
Documentación de Seguridad Industrial, con el fin de que cualquier persona
interesada en conocer nuestro método comprenda como manejamos muestra
gestión y administramos la información para mejorar continuamente la eficacia y la
eficiencia de nuestro departamento en cuanto a la seguridad.
143
INTRODUCCION
Cada una de las plantas en Colombia, tiene autonomía para la administración y
el manejo de la información, documentación y programas, en este orden e ideas
surge la necesidad de “Diseñar, elaborar e implementar un sistema de gestión y
administración de documentos e información de Seguridad Industrial en Smurfit
Kappa Cartón de Colombia en el departamento de Fábrica de Empaques – Cali”,
una vez creada la necesidad, se plantea el desarrollo y elaboración de un
mecanismo que le permita:
� A la administración controlar, coordinar, dirigir, formular planes, de seguridad
de la planta de Fábrica de Empaques.
� Los trabajadores que puedan acceder, obtener información establecida,
conocer el desarrollo y cumplimiento del desempeño individual de su aporte y los
resultados de la planta de Empaques, bajo un esquema de control efectivo.
Para acceder a esta herramienta el usuario debe estar ubicado en el escritorio del
computador y desde ahí, seleccionar el icono del Sistema de Información y
documentación de Seguridad Industrial de Fábrica de Empaques, pulsando doble
clip sobre la opción y este lo llevará al pantallazo principal de la herramienta.
Se le recomienda especial atención al usuario al pasar el Mouse sobre cada una
de las opciones, ya que encontrara triángulos rojos en la parte superior derecha,
de cada una de las secciones y ellos contienen comentarios respecto a la
descripción de lo que encontrará una vez seleccione su opción, y esto ocurrirá a
través de todo el aplicativo.
144
Diseño del pantallazo de la presentación principal del sistema
145
Se sugiere al usuario que inicie el recorrido de navegación en la herramienta, de izquierda a derecha y de arriba
hacia abajo al seleccionar las opciones:
Estando en el pantallazo principal, encontrará un módulo frontal sobre el cual podrá elegir las opciones con las que
cuenta el programa:
146
1. Bienvenida : encontrará un breve saludo de cortesía donde se explica qué
es el sistema, cual es el objetivo y como se puede acceder a esta herramienta.
2. Navegación: aquí esta consignado esquemáticamente el contenido,
justificación y presentación de cada uno los componentes o elementos que
conforman la seguridad industrial en Smurfit Kappa Cartón de Colombia,
proporcionando información correspondiente a : la Misión, la Visión, la filosofía en
seguridad, los estándares de seguridad.
3. Control de documentos: encontrará consignado el procedimiento de la forma
en que se controla la documentación contenida en esta herramienta.
4. Procedimientos Corporativos: encontrará las presentaciones,
procedimientos y formatos que están siendo utilizados corporativamente en la
actualidad. Donde se diferencian los Procedimientos Corporativos (CP),
Procedimientos en Fabricación (PF), Presentaciones (P) y Formatos (F).
5. Políticas: son un instrumento que define los lineamientos de acuerdo a los
cuales se guía el funcionamiento y el comportamiento al interior de una
organización en un aspecto especifico como con las siguientes política:
o Política Integrada Corporativa
o Gestión Estratégica del Medio Ambiente
o Reglamento de Higiene
o Política de No Fumar
o Prevención del abuso del alcohol
147
En el modulo Izquierdo, encontrará:
148
6. Indicadores: Aquí se encuentra registrado el resultado mensual entregado a la
compañía, de acuerdo a los indicadores corporativos, los avances mensuales de
la labor desempeñada por el grupo Administrativo en conjunto con el operativo y la
estrategia co la cual se trabajara durante el año 2010, además que también
encontrar la estrategia del año pasado 2009.
7. Informativo: En esta sección esta consignada toda la información y temática
de seguridad industrial que se debe conocer en Fabrica de Empaques.
o Actas SAG: aquí encontrará el material realizada mes a mes de las
reuniones de seguridad
o Asignación de Charlas de cinco minutos : encontrará un calendario
donde esta asignado el líder responsable de la socialización de la charla
de cinco minutos.
o Auditorias : estas son las auditorias que fueron programadas por la
compañía durante el año 2009 y a la cual se le realiza seguimiento a
los hallazgos y se realiza gestión para hacer gestión sobre ella.
• Auditorias del Cesac y seguimiento Cesac
• Informe de Auditoria Generally y Seguimiento
o Cartas a trabajadores asignando objetivos y tripula ción: esta
registrada, la copia escaneada de la carta que se entregó iniciando el
año 2010, a cada uno de los trabajadores, donde se le indicaba la
sección a la cual había sido asignado, el nombre de su líder y la gestión
con la cual debe participar durante el año.
o Habilidades de trabajadores: en esa sección, encontrara un listado el
cual están las habilidades y destrezas que tiene el recurso humano
operativo para desempeñarse en diferentes puestos dentro de la planta.
o Inspecciones planeadas : Con el propósito buscar hallazgos al interior
de la planta, se ha programado una inspección mensual en diferentes
secciones o sitios de la planta, para hacer mejoras preventivas y
149
correctivas anticipándonos a una auditoria corporativa, es decir, de esta
forma, también se creara el habito de que planta permanezca en
perfecto estado y la creación de la cultura en seguridad.
o PON- Procedimientos Operativos Normalizados: aquí están
documentados los protocolos del cómo se debe reaccionar ante
diferentes eventos que generen emergencia en la planta, para poder
reaccionar.
o Hojas de Químicos: encontrara la carta de 142 hojas de químicos con
los productos que FEC maneja, y los proveedores han entregado.
o Índices de videos para capacitación en seguridad : esta el material
con el cual se cuenta disponible en el departamento de Seguridad
Industrial, como material para ayudas audiovisuales.
o Índices: aquí están consignados tres indicadores con los cuales
medirán la planta de acuerdo a una nota de auditoria del Sistema de
Gestión de Calidad, donde aparece el historial del año 2009 y los meses
que has avanzado del 2010. Estos indicadores son:
• Capacitaciones: esta consignada la información de las
capacitaciones mensuales que se dictan, aparece un historial que
contiene la información del año 2009 y 2010 de forma independiente,
y en cada uno de ellos aparece un consolidado mensual con su
respectiva gráfica evidenciando la gestión realizada.
• Mejoramiento continuo: aquí encontrará la estadística corporativa
de propuestas del plan de participación y los resultados en
mejoramiento continuo
• Seguridad: en esta opción, encontrará un comparativo del objetivo
respecto a la frecuencia, severidad e Ili, VS con el desempeño de la
planta.
o Material para charlas de cinco minutos: al seleccionar esta opción, se
encontrará con un índice, el cual tiene relacionada una serie de
150
presentaciones para que este material sea utilizado para charlas de
cinco minutos.
o Programa de Capacitación Anual: en esta opción, esta consignada
una aproximación del esquema sugerido con los temas para capacitar al
personal de la planta, es cual puede ser modificable de acuerdo a las
necesidades de la planta.
8. Matrices: al seleccionar este menú, encontrará un mecanismo el cual permite
registrar e identificar las amenazas en la planta de Fábrica de Empaques.
o Matriz de Riesgos: esta contemplado el análisis de riesgos con las
amenazas relacionadas con el personal, el recurso, el medio ambiente,
el sistema y el proceso.
o Matriz de Vulnerabilidad: esta matriz contiene los riesgos
ergonómicos, mecánicos, físicos, químicos, locativos entre otros.
9. Plan de seguridad 2010: en esta opción esta consignada la estrategia con la
cual se trabajo durante el año 2009 y con la que se determino que se trabajaría
durante el 2010.
10. Gestión operativa: este menú comprende la gestión realizada por el grupo
administrativo y operativo de la siguiente manera:
o AST: son las actividades secuenciales de trabajo y al seleccionar esta
opción, encontrará información muy útil respecto a:
• ¿Qué es una AST?
• ¿Cómo se hace una AST?
• ¿Cuál es el formato de AST
Adicional en esta sección, cuenta con
• AST´s Corrugado
• AST´s Sacos
151
• AST´s Equipo de Soporte, en estas tres secciones están definidos
un índice por máquina o secciones donde aparece cada una de las
AST de las máquinas identificadas con un consecutivo de acuerdo a
las iniciales de la máquina o sección.
o Investigación de Accidentes: al seleccionar esta opción de
encontrará, un esquema donde relaciona la investigación del accidente
y la presentación de la misma, para proceder después a ser la
socialización.
o Investigación de Incidentes : en este menú, aparece un esquema
donde se relacionan las investigaciones de incidentes con su respectiva
presentación, para ser socializada posteriormente y evitar que a futuro
pueda convertirse en accidente.
o Observaciones: aquí encontrará, el concepto de observación, que es
un mecanismo que permite observar los comportamientos seguros de
los inseguros de acuerdo a las actividades secuénciales de trabajo, para
hacer una observación es necesario, que el trabajador observador, lea
con anticipación la AST y luego procesa a evaluar al trabajador
observado. Estando en este menú, puede acceder a información como
• ¿Qué es y como de hace una observación?
• Instructivo para elaborar una observación
• Formato de observación
Adicional encontrará las siguiente opciones, las cuales hacen parte de
un proyecto adicional y se deja pendiente porque a futuro se van a
requerir el uso y el manejo, motivo por el cual el asistente de producción
debe capacitarse en tablas dinámicas para la elaboración de la
tabulación de estas opciones.
• Observaciones de Corrugado (sección en construcción)
• Observaciones de Sacos (sección en construcción)
• Observaciones de Equipos de Soporte (sección en construcción)
152
o Reportes de Incidentes: al seleccionar esta opción encontrará, un
listado donde aparecen relacionados todos los reportes de incidentes
reportados por el personal operativo, donde se le ha asignado un líder
responsable para la solución, el tiempo de corrección debe ser inferior a
60 días, el usuario puede filtrar por la opción que desee y así se
retroalimentará para saber el estad en que se encuentra el reporte de
incidente que ha entregado, en caso que desee saber que solución se le
dio a los reportes de incidentes elaborados por el usuario.
o Líder y tripulación: en este menú, aparece un listado donde esta
relacionado el nombre del personal operativo, y se le ha asignado un
líder y una sección a la cual pertenece, este listado ayuda al líder para
conocer el grupo de personas que tiene asignadas y sobre quienes
debe realizar seguimiento.
o Inducción y reinducción : aparece un listado que relaciona el personal
que ha recibido, inducción y reinducción, la fecha en que recibió dicha
capacitación y la calificación obtenida de la evaluación.
o Porcentaje de gestión operativa : Al seleccionar esta opción, aparece
un listado con e nombre de trabajador, nombre del líder, sección al
actual pertenece, además del esquema donde debe hacer la cobertura
de 4 reportes de incidentes (1 trimestral), 12 Observaciones (1 mensual)
y 4 propuestas del plan de participación (1 trimestral).
153
Anexo I. Procedimiento de Control de Documentos en SKCC
En Smurfit Kappa Cartón de Colombia el procedimiento de control de documentos
de la división de Molinos, código 100-CO-P Versión 5, incluye la manipulación y
maneja tres grupos de documentos:
� Documentos Ambientales
� Documentos de Seguridad Industrial
� Documentos y registros elaborados por cada una de las dependencias, en
cumplimiento de sus objetivos y funciones.
Y la administración de sus documentos se realizará de acuerdo a la siguiente
cuadro:
154
Cuadro de Responsabilidades documentales en Smurfit Kappa Cartón de Colombia. Fuente: Tomado del Procedimiento de control de Documentos División Molinos 100-CO-P
155
En cuanto a los documentos de seguridad industrial, Smurfit Kappa Cartón de Colombia establece algunos
documentos de manejo corporativos como se indica a continuación:
Fuente: Tomado del Procedimiento de control de Documentos División Molinos 100-CO-P
El uso y manejo de estos documentos son para todas la plantas, aunque como se mencionaba con anterioridad
cada una de las plantas tiene autonomía para el manejo y obtención de su gestión, al implementar el sistema de
información y documentación en Fábrica de Empaques-Cali, se toma como base la tabla de responsabilidades
corporativa y se diseña el control de documentos en el departamento de FEC de la siguiente forma:
156
INTRODUCCION Este procedimiento define las condiciones necesarias para que el Sistema de
Información y Documentación de Seguridad Industrial de Fabrica de Empaques-
Cali, establezca directrices para obtener un control de acuerdo a la estructura
interna de la Compañía y por consiguiente al mantenimiento y sostenimiento de la
herramienta.
Establece que para que el sistema perdure, será necesaria que todas las
actualizaciones sean centralizadas por el Asistente de Superintendencia de
Fabrica de Empaques, con los vistos buenos del Superintendente y el
Representante del Comité Operativo de Seguridad (Ingeniero de Procesos en
Fábrica de Empaques).
1. ALCANCE
Este procedimiento aplica al personal que labora dentro de Fábrica de Empaques
Cali, incluyendo Empleados y trabajadores (Incrementos de Producción y
Estudiantes del SENA).
157
2. DEFINICIONES Y DETERMINACIONES.
3.1 Políticas y Estándares: Describen los lineamientos corporativos y normas
generales, que serán actualizados cada vez que se registren cambios,
modificaciones y/o actualizaciones por parte del departamento de seguridad
Industrial de la Compañía y los socialice al Superintendente de Fabrica de
Empaques y ellos otorguen documentación al Asistente de Fabricación para que
actualice el icono y sea socializado en la reunión semanal de Seguridad a todo el
personal de la Planta, quedando como evidencia de esta información el registro de
asistencia a la socialización de dicha actualización, almacenado en carpeta
físicamente y será el asistente de producción quien maneje esta carpeta. (formato
F 32-00-EC, el modelo de este formato aparece al finalizar este documento. Solo
como informativo).
3.2 Procedimientos Corporativos: Toda modificación, actualización y adición;
será entregada por el departamento de seguridad Industrial Corporativo al
Superintendente de Fabrica de Empaques, quien a su vez suministrará la
documentación al Asistente de Producción para que sea incluido en la herramienta
de seguridad.
Una vez incluida esta documentación, por medio de correo electrónico el Asistente
de Producción informara al grupo Administrativo la modificación, actualización o
adición, para que proporcionen esta información a cada una de sus tripulaciones y
de esta forma hacer la cobertura de capacitación.
Se determinó que sólo quedará registrado información vigente, es decir, la ultima
versión.
3.3 Indicadores: Toda modificación, actualización y adición de la estructura a
medir; será entregada por el departamento de seguridad Industrial Corporativo al
Superintendente, quien a su vez suministrará la documentación al Asistente de
Producción para que sea incluido en la herramienta de gestión de seguridad.
158
Una vez incluida esta documentación, por medio de correo electrónico el Asistente
de Producción, informara al grupo Administrativo la modificación, actualización o
adición, para que proporcionen esta información a cada una de sus tripulaciones y
de esta forma hacer la cobertura de capacitación.
Se determinó que quedará registrada la gestión del año anterior, y la gestión del
año en curso, mes a mes.
3.4 Informativo: La estructura de la administración de cada uno de los elementos
incluidos en esta sección, corresponde al Ingeniero de Procesos (Representante
del COS).
Toda la documentación aquí consignada, será revisada una vez por semestre por
el Ingeniero de Procesos y le entregará las modificaciones, actualizaciones y
eliminaciones al Asistente de producción por medio de correo electrónico para que
realice los cambios pertinentes en la herramienta de gestión de seguridad.
Una vez incluida esta documentación, por medio de correo electrónico el Asistente
de Producción informara al grupo Administrativo los cambios, para que
proporcionen esta información a cada una de sus tripulaciones y de esta forma
hacer la cobertura de capacitación.
Se determinó que sólo quedará registrado información vigente, es decir, la última
versión.
3.5 Matriz de Vulnerabilidad: La estructura de la administración de la matriz de
vulnerabilidad y de la matriz de riesgos, corresponde al Ingeniero de Procesos
(Representante del COS). Quien deberá revisar esta herramienta una vez por año
y se entregará las modificaciones, actualizaciones y eliminaciones al Asistente de
producción por medio de correo electrónico para que realice los cambios
pertinentes en la herramienta de gestión de seguridad.
Una vez incluida esta documentación, por medio de correo electrónico el Asistente
de Producción informara al grupo Administrativo los cambios, para que
proporcionen esta informaron a cada una de sus tripulaciones y de esta forma
159
hacer la cobertura de capacitación.
Se determinó que sólo quedará registrado información vigente, es decir, la última
versión.
3.6 Plan de Seguridad La estrategia de trabajo de este plan es elaborado una vez
por año, Por parte del Superintendente de Fabrica de Empaques, de acuerdo a las
necesidades de la planta y a los objetivos corporativos; asignando planes y
compromisos a liderar por parte del Grupo Administrativo de Seguridad. SAG.
En la reunión mensual del grupo SAG, el Superintendente comunicará
formalmente las asignaciones del esquema de trabajo y el Asistente de
Producción incluirá este plan en la herramienta para que toda la planta la conozca
Se determino que quedará registrada la información de los cinco últimos años de
este plan.
3.7 Gestión Operativa para esta gestión se debe tener en cuenta las
siguientes reuniones para las divulgaciones:
3.7.1 AST´s. Actividad Secuencial de Trabajo: Todo trabajador dentro de la
planta podrá proponer la necesidad de una modificación, actualización o creación
de una ast, en cada uno de las secciones de trabajo establecidas. Cada
modificación, actualización o creación debe contar con el Vo. Bo. Visto Bueno del
160
líder de la sección implicada, quien debe firmar el formato físico, de la ast a
modificar y/o enviar por medio de correo electrónico al Asistente de Producción
para que registre este suceso en la herramienta de gestión de seguridad.
Se estableció que se podrán elaborar cada vez que sea necesario.
Se estableció que solo se guardará la última versión y se definió que deberá ser
socializada en la reunión semanal se seguridad.
3.7.2 Investigación de Accidentes: El líder que estuvo en el turno en cual
sucedió el evento, deberá realizar el diligenciamiento del formato de Investigación
de accidentes y realizar la documentación de la presentación (en el formato
corporativo para presentaciones) en un tiempo no mayor a tres (3) días y enviarlo
por medio de correo electrónico al Grupo Administrativo de Seguridad. En la
reunión diaria de supervisores; el superintendente y su grupo administrativo y
líderes, discutirán y socializarán los mecanismos para evitar que este accidente
se repita. Posterior al aval del grupo; el superintendente entregará esta
actualización al Asistente de Producción para que lo publique en la herramienta.
El líder que realizo la investigación, deberá realizar la socialización del accidente
en la reunión de seguridad semanal.
3.7.3 Investigación de Incidentes, el manejo de este punto será igual al de la
Investigación de Accidentes, determinado… véase el numeral 3.7.2… del
procedimiento de sistema de Información y documentación de seguridad Industrial
de Fabrica de Empaques.
3.7.4 Reportes de Incidentes: Todo trabajador, empleado o visitante podrá
elaborar un Reporte de Incidente, y entregarlo a algún miembro de la
administración quien se encargará de la asignación del responsable para la
corrección de acuerdo al argumento y sitio involucrado del suceso; este
documento es centralizado y publicado por la Asistente de Producción en la
161
herramienta de gestión (cuenta con dos días hábiles para incluirlo en la
herramienta) de esta forma el responsable por la corrección se dará por enterado
de los reportes asignados, una vez corregidos por el líder, enviará por correo
electrónico el argumento de la corrección a la Asistente de Producción para que
realice la actualización (la recepción de estas correcciones son permanentes, es
decir, a diario).Para llevar un historial de estos reportes de guarda los reportes del
año anterior y los del año presente.
3.7.5 Lideres y tripulación: El superintendente de Fabrica de Empaques, es
quien realizará las asignaciones de un trabajador nuevo (durante el año) y
determina la sección a la que será cargado y quien será su líder de acuerdo a la
distribución de la planta, y se le informará el objetivo con el cual la planta esta
laborando, el asistente de producción dará esta información por correo electrónico
al líder a quien se le ha asignado el nuevo trabajador.
3.7.6 Porcentaje de Participación de la Gestión De acuerdo a la gestión
consignada en las secciones de la elaboración de reportes de incidentes,
observaciones ( consignada en los indicadores) y propuestas del plan de
participación (información suministrada por cada uno de los lideres por medio de
correo electrónico a la Asistente de Producción ) de cada uno de los trabajadores;
la Asistente de producción será la encargada de realizar la actualización mensual
de esta herramienta para que cada uno de los lideres y personal operativo para
que conozca la evolución de su trabajo y el cumplimiento del objetivo asignado al
iniciar el año.
4 FASES DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
Se determina la siguiente estructura para la administración del manejo de
documentos e información, en Fábrica de Empaques-Cali.
162
4.1 Socialización de los Documentos e Información La socialización de
toda modificación, actualización y adición de documentos e información, será en
primera instancia por medio del correo electrónico por parte de la Asistente de
Producción, de acuerdo a una instrucción recibida directa o escrita por correo
electrónico por parte del superintendente de Fábrica de Empaques. Una vez
circulado el correo electrónico será material para las diferentes reuniones así:
163
4.2 Consulta de Información y Documentos: Todos los documentos
electrónicos estarán protegidos contra escritura al ser consultados por los
usuarios.
4.3 Protección de Información y documentación: Diariamente, la Asistente de
Producción realizará un backup en una memory, con el fin de garantizar la
supervivencia de la información y documentación en medio electrónica.
164
Formato de asistencia a capacitación.