diseño del programa de control de riesgos locativos al
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Encabezado: DISEÑO DEL PROGRAMA DE CONTROL DE RIESGOS LOCATIVOS
Diseño del programa de control de riesgos locativos al interior del archivo del instituto
de extensión de universidad distrital IDEXUD
Dallana Stefany Enciso Guerrero y Sandra del Socorro Pacheco1
Proyecto de Grado para optar al título
Especialización en Higiene, Seguridad y Salud en el Trabajo
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Diciembre de 2018.
Notas del Autor
Dallana Stefany Enciso Guerrero y Sandra del Socorro Pacheco, Facultad de Ingeniería,
Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Este Proyecto ha sido financiado por los propios alumnos
1 La correspondencia relacionada con esta investigación debe ser dirigida a Dallana Enciso- Contacto: [email protected]
ii
Dedicatoria
Sandra Pacheco
Dedico este proyecto ante todo a Dios porque sin su voluntad no lo hubiera podido sacar
adelante y poder cumplir este sueño, en segundo lugar a cada una de las personas de mi familia
a mis Hijos CARLOS ANDRES MORENO , DIANA ROMERO Y DAVID ROMERO a mi madre
DUVIS MONSALVO y a mi compañero FERNANDO ROMERO por su apoyo incondicional en
todo momento y por levantarme y darme la fuerza para lograr este objetivo y a mi compañera
de proyecto DALLANA ENCISO por su ayuda y apoyo en todo momento a todos MUCHAS
GRACIAS
Dallana Stefany Enciso Guerrero
Siendo éste, un peldaño más en mi proceso de adquisición de conocimientos, no sólo
educativos, sino también personales, familiares y sociales, dedico este proyecto a todos aquellos
que han estado inmersos en mi vida de alguna manera, brindándome su apoyo, confianza y
conocimientos como parte de mi proceso profesional, a mi hija VERONICA HARRY ENCISO,
quien me apoya y acompaña en todo momento, a mis padres HEBER ENCISO Y JEANETHE
GUERRERO, quienes siempre me han brindado su mano, apoyo y experticia a cada paso,
finalmente a mis hermanos GUSTAVO Y DUVAN ENCISO, quienes me han brindado su ayuda y
acompañamiento, entregándome siempre sinceridad y una mano amiga.
iii Agradecimientos
Agradecemos a la Universidad FRANCISCO DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS
por brindarnos la oportunidad de capacitarnos en tan prestigioso plantel, a nuestros
compañeros por el apoyo prestado en el momento que lo necesitamos y a los docentes que nos
formaron hasta obtener los mejores conocimientos y cumplir este objetivo.
A nuestro director de tesis GERMAN CASTELLANOS, quien creyó en nosotras y nos brindó
su confianza, apoyo y conocimientos para realizar este proyecto.
Muchas gracias de corazón por todo lo recibido y esperamos dejar en alto el nombre de
nuestra gran Universidad.
Sandra Pacheco
Dallana Enciso
iv Resumen
La prevención de riesgos laborales debe estar integrada en todas las actividades que se
realicen en una empresa, se debe tener en cuenta los efectos que tienen sobre la salud de los
trabajadores, las decisiones que tomen los directivos. Es importante que todos los directivos de la
compañía encargados de la toma de decisiones, estén en la capacidad de identificar y evaluar los
riesgos, con el fin de adoptar medidas preventivas que ayuden a corregir las situaciones de riesgo
que puedan afectar las condiciones de trabajo y la salud en general.
Con el presente proyecto de grado para optar al título de Especialista en Higiene Seguridad y
salud en el trabajo se busca analizar y prevenir los riesgos locativos en el Archivo de IDEXUD,
se realizara un diagnóstico completo en esta área con un programa de riesgo locativo.
La prevención y control de los factores de riesgo locativos, Las características de diseño,
construcción, mantenimiento y deterioro de las instalaciones, pueden ocasionar lesiones a los
trabajadores, para identificar los distintos factores del riesgo locativo existentes utilizaremos una
lista de chequeo, después de realizar una evaluación y valoración de los mismos con una matriz
de riesgos y luego de esto se proporcionarán medidas de prevención con base en los resultados
obtenidos por medio de las inspecciones planeadas. Posteriormente se aportan las conclusiones
obtenidas sobre el análisis y las recomendaciones necesarias para mitigar o eliminar dicho riesgo
y así mejorar el ambiente de trabajo.
v Abstract
The prevention of occupational risks must be integrated in all the activities carried out in a
company, it must take into account the effects they have on the health of workers, the decisions
made by managers. It is important that all managers of the company responsible for decision-
making, are able to identify and assess the risks, in order to take preventive measures to help
correct situations of risk that may affect working conditions and health in general.
With the present project of degree to opt for the title of Specialist in Hygiene, Safety and
health in the workplace, it is sought to analyze and prevent the locative risks in the INDEXUD
Archive, a complete diagnosis in this area is made with a program of locative risk,
The prevention and control of locative risk factors, the characteristics of design, construction,
maintenance and deterioration of the facilities, can cause injuries to workers, to identify the
various sub factors of the existing locative risk we will use a checklist, after perform an
evaluation and assessment of them with a risk matrix and then preventive measures will be
provided based on the results obtained from the assessment of the locative risk. Subsequently,
the conclusions obtained on the analysis and the recommendations necessary to mitigate or
eliminate said risk and thus improve the work environment are given.
vi Tabla de Contenido
Dedicatoria ................................................................................................................................. ii
Agradecimientos ....................................................................................................................... iii
Resumen .................................................................................................................................... iv
Abstract ...................................................................................................................................... v
Tabla de Contenido ................................................................................................................... vi
Introducción e información general ........................................................................................... 9
Planteamiento del problema ..................................................................................................... 10
Formulación del problema ....................................................................................................... 11
Justificación .............................................................................................................................. 12
Objetivos generales y específicos ............................................................................................ 13
Marco referencial ..................................................................................................................... 14
Marco Teórico .......................................................................................................................... 19
Marco Legal ............................................................................................................................. 23
Marco conceptual ..................................................................................................................... 28
Diseño metodológico ............................................................................................................... 34
Técnicas de aplicación ............................................................................................................. 34
Etapas ....................................................................................................................................... 35
Técnicas de Recolección .......................................................................................................... 37
Matriz de Análisis de Riesgo ................................................................................................... 38
Programa de Riesgo Locativo .................................................................................................. 39
Conclusión ................................................................................................................................ 51
Recomendaciones ..................................................................................................................... 53
Bibliografía .............................................................................................................................. 56
Anexos ...................................................................................................................................... 60
vii
Lista de tablas
Tabla 1 Guía de Inspecciones Planeadas - ARL POSITIVA,Tabla tomada de Documento guía de
inspecciones planeadas –ARL POSITIVA ........................................................................... 41
Tabla 2 Orden y Aseo ................................................................................................................... 42
Tabla 3. Lista de chequeo con Escala de Valoración Aplicada ................................................... 45
Tabla 4. Lista de chequeo inicial sin Escala de Valoración .......................................................... 49
viii Lista de Ilustraciones
Ilustración 1Organigrama. ............................................................................................................ 61
Ilustración 2. Flujograma Proceso Productivo Archivo IDEXUD. .............................................. 62
Ilustración 3. Metodología. .......................................................................................................... 63
Ilustración 4. Orden y Aseo…………………………………………………………………...…63
Ilustración 5. Condición Emergencia y Puerta de Salida………………………………………..63
Ilustración 6. Condición de almacenamiento……………………………………………………64
Lista de Fotografías
Anexo Fotografía 1 ...................................................................................................................... 66
9
Introducción e información general
Tomando como base los protocolos de prevención de accidentes y enfermedad laboral en la
seguridad y salud en el trabajo, los cuales son necesariamente aplicables a todos los empleadores
y trabajadores, independientemente de la actividad económica que cada uno realice. Así como
teniendo en cuenta la normatividad vigente en Colombia en materia de higiene y seguridad
laboral, y aquellos que aplican a los procesos que sean desarrollados en las áreas de archivos,
independientemente de si se refiera a uno de tipo histórico, central o de gestión , debido a que
para el presente caso se deben custodiar los documentos que proceden del ejercicio de su
actividad jurídica, en los términos y condiciones establecidos por los entes reguladores y
vigilantes, debido a la importancia de los mismos como parte fundamental de la memoria y
gestión legal de cada uno de los procesos que realizan las entidades. (Presidencia de la
República, 2012) Y (República de Colombia, 2000)
Es por ello que el IDEXUD, siendo una de las unidades de extensión de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas, debe regirse bajo la normatividad, por ende da origen al
archivo de gestión, siendo un producto temporal de todos los procesos contractuales al prestar
sus servicios de Interventoría, Consultoría, Asesoría técnica, Veeduría y Peritazgo como parte de
su política de calidad, enmarcado en la misión de ejecución de proyectos interinstitucionales y
programas de proyección y responsabilidad social universitaria.
10
Planteamiento del problema
Pre evaluación del problema
A partir de lo expuesto, se evidencia que no son idóneas las instalaciones en las cuales se
encuentra ubicado a la fecha el archivo de gestión de IDEXUD, debido a que se localiza en el
edificio UGI piso octavo y su crecimiento en volumen y peso es constante, presentando de esta
manera disminución de espacio, apilamiento de cajas, obstrucción de pasillos y salidas de
emergencia, entre otros, lo cual conlleva a la exposición de riesgos y peligros constantes al
personal que se encuentra ejecutando las actividades propias contractuales dentro o alrededor del
mismo; por ello, se pretende evaluar y presentar una opción para controlar los riesgos locativos a
los cuales están expuestos los funcionarios, de acuerdo a la estructura, altura, espacio,
archivadores, cajas, apilamientos, personal empleado, y todos aquellos factores que puedan
alterar la seguridad de las personas que allí se encuentran realizando a diario el desempeño de
sus funciones contractuales.
Definición y delimitación del problema
Este surge en el año 2015, a partir del traslado de archivo de gestión por decisiones
administrativas, lo anterior debido a que se encontraba en otra sede, retirada de las áreas
administrativas y al ser éste un archivo de consulta, no era eficiente ni eficaz la entrega de la
información requerida por los funcionarios, ahora, lo que no se tuvo en cuenta fue el hecho de
que no se contaba en el momento con los elementos ni insumos necesarios establecidos para
11
implementar un archivo de gestión y consulta con las características del mismo y del espacio que
ahora se le asignaría.
Formulación del problema
¿Cuáles son las instalaciones idóneas para la ubicación de un archivo de gestión, teniendo en
cuenta la normatividad vigente aplicable a todas las entidades tanto públicas como privadas, con
el fin de velar por la seguridad y salud laboral de todos los empleados?
12
Justificación
Según la normatividad vigente del archivo General de la Nación, toda entidad pública y
privada debe custodiar los documentos que proceden del ejercicio de su actividad jurídica, en los
términos y condiciones establecidos por este ente regulador y vigilante, debido a la importancia
de los mismos como parte fundamental de la memoria y gestión legal de cada uno de los
procesos que realizan las entidades. (República de Colombia, 2000)
Es por ello que el IDEXUD, siendo una de las unidades de extensión de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas, debe regirse bajo esta reglamentación, resultado de ello se
creó el archivo de gestión.
No obstante en el desarrollo de su ejercicio, ha dejado de lado la normatividad vigente en
materia de seguridad y salud en el trabajo (SST), para llevar a cabo el desarrollo de las funciones
laborales de los empleados que se encuentran vinculados al área de archivo de gestión,
generando con ello un constante riesgo locativo evidenciado en la limitación del espacio, la
ausencia de recursos físicos tales como; estantería adecuada, iluminación, espacio de puestos de
trabajo y otros, presentando así un riesgo constante tanto para el personal que se encuentra
ejerciendo labores contractuales como para aquellos que se encuentren de paso, haciendo a un
proceso de consulta documental.
13
Objetivos generales y específicos
Objetivo general
Diseñar el programa para control de riesgos locativos al interior del archivo del Instituto de
Extensión de la Universidad Distrital –IDEXUD.
Objetivos específicos
1. Identificar y evaluar mediante la metodología adecuada, los riesgos locativos presentes
al interior del archivo de IDEXUD.
2. Realizar con base en los resultados obtenidos un diagnóstico y una valoración de los
riesgos locativos identificados mediante una inspección planeada, basadas en la lista de
chequeo elaborada.
3. Redactar un informe donde se presenten los hallazgos identificados y con ello las
acciones correctivas y recomendaciones para el control, prevención y mejoramiento del
riesgo identificado.
14
Marco referencial
La determinación del tema de este trabajo como un asunto de riesgo dentro de los aspectos de
seguridad locativa al interior del archivo de IDEXUD, se puntualiza a partir de la evidente falta
de prevención y conciencia en la adecuación del espacio asignado para las instalaciones de
archivo, siendo parte del área de coordinación Administrativa e identificada en el organigrama
como Gestión Documental y Archivo articulada con los procesos de la Universidad Distrital.
Siendo el IDEXUD un Instituto de Extensión que articula el conocimiento académico,
cultural, técnico, tecnológico, científico e investigativo, para el bienestar de la sociedad y la
comunidad académica en general, a través de proyectos interinstitucionales y programas de
proyección y responsabilidad social universitaria. Constituido por 10 áreas, claramente definidas
e identificadas como se muestran en la ilustración 1 e ilustración 2
Ver Ilustración 1
Definiendo en su alcance la prestación de servicios de asesoría técnica, consultoría e
interventoría a nivel nacional e internacional, de acuerdo con su pertinencia y experiencia
curricular en las áreas ingenieril, educacional, medio ambiental, tecnológica y artística.
El archivo de gestión de IDEXUD está compuesto básicamente por 3 líneas principales de
trabajo.
1. Recepción de expedientes contractuales
Un empleado es el encargado de:
Recibir todos los documentos contractuales entregados por el área de digitalización,
correspondientes a los diferentes Convenios que están siendo ejecutados por el
15
IDEXUD, esta entrega es validada con base en el Formato EPS-FR-062 “formato de
traslado y recibo de documentos internos dependencias IDEXUD” establecido por el
Sistema de Gestión.
Posteriormente son ingresados al formato “EPS-FR 008-FR-031 matriz control de
inventario recibo de documentos archivo 2018.”
como lo establece el manual de procesos y procedimientos del área.
Por último, son entregados a la segunda persona en la línea de trabajo.
2. Recepción de documentos varios:
El mismo empleado de la primera línea, es el encargado de recibir todos los
documentos varios (acta de inicio, póliza, otro si, acta de liquidación etc.) entregados
por el área de digitalización, correspondientes a los diferentes Convenios que están
siendo ejecutados por el IDEXUD, esta entrega es validada con base en el formato
EPS-FR-062 “formato de traslado y recibo de documentos internos dependencias
IDEXUD”
Posteriormente son ingresados uno a uno a la “EPS-FR 008-FR-031 matriz control de
inventario recibo de documentos archivo 2018.” como lo establece el manual de
procesos y procedimientos del área.
Por último, son entregados a la segunda persona en la línea de trabajo.
3. Identificación de expedientes
Un empleado se encarga de:
Identificar físicamente a lápiz cada uno de los expedientes recibidos.
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Posteriormente son clasificados por año y convenio para organizar de menor a mayor
para su orden cuando se la disposición final en el archivo.
Luego se realiza el registro de cada uno de los expedientes en la matriz de inventarios
Proyectos a Intervenir” como medio de control interno, también para verificación de
los expedientes intervenidos a la fecha, como parte del indicador que corresponde al
proceso de calidad interno de IDEXUD.
Seguido a ello se procede a organizar internamente cada uno de los expedientes de
acuerdo al tipo de contrato (cps, arriendo, alquiler, orden de compra, Resoluciones
Hora Catedra RHC, Servicio académico remunerado SAR) con base en los check list
establecidos por el Sistema de Gestión.
Por último se archiva cada uno de los expedientes en las unidades de conservación
correspondientes a cada convenio, según el orden y coherencia por normatividad
establecido.
4. Documentos varios:
Al ser recibidos por la primera línea de trabajo se procede a clasificar por año y
convenio.
Luego se organiza de menor a mayor dentro del mismo convenio.
Seguido a ello se realiza el registro de cada uno en la matriz de inventarios Proyectos
a Intervenir”, como medio de control interno, también para verificación de los
expedientes intervenidos a la fecha, como parte del indicador que corresponde al
proceso de calidad interno de IDEXUD.
17
Se retira material metálico, duplicidad y todo aquel elemento ajeno al documento.
Por último son validados y archivados en cada uno de los expedientes al que
corresponda, según el orden cronológico y check list establecido.
5. Órdenes de pago:
Un tercer empleado encargado de:
Recepción de las órdenes de pago emitidas para pago de nómina de cada uno de los
contratistas a nivel general de los convenios, estos se verifican físicamente en el
instante de la recepción, mediante el Formato EPS-FR-062 “formato de traslado y
recibo de documentos internos dependencias IDEXUD” establecidos por el Sistema de
Gestión.
Posteriormente se ingresan una a una a la matriz “EPS-PR-008-FR-032 matriz de
inventario órdenes de pago archivo IDEXUD 2018”, como parte del procedimiento
establecido por el sistema de gestión, para método de control y seguimiento.
Posteriormente se realiza clasificación por convenios para el proceso de archivo.
Luego el correspondiente proceso de gestión documental (retiro de ganchos, material
metálico, entre otros)
Por último son validados y archivados en cada uno de los expedientes al que
corresponda, según el orden cronológico.
Ahora, independientemente de que sean 3 líneas las establecidas, se cuenta de 3 a 4
empleados de más para apoyo en las líneas de trabajo, evitando así el represamiento involuntario
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de la información o demora de los mismos en el momento de requerimientos solicitados a nivel
interno, externo o por entes de vigilancia y control.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO
Ver Ilustración 2 Flujograma Proceso Productivo Archivo IDEXUD.
19
Marco Teórico
Las empresas sin importar su tamaño, requieren desarrollar un enfoque ordenado en la
administración de sus riesgos operacionales no solo como una obligación de cumplimiento de los
requisitos legales aplicables sino como una oportunidad de mejora a las condiciones de trabajo
de su personal y de reducción de accidentalidad.
Interesante reflexión sobre el hecho de que en la actualidad son muchas las organizaciones
que han decidido gestionar sus riesgos laborales mediante la implementación de un sistema de
gestión de la salud y la seguridad en el trabajo como parte de su estrategia de gestión de riesgos
para adaptarse a los cambios legislativos y proteger a sus colaboradores. (NUÑEZ, 2016) .Un
sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo fomenta los entornos de trabajos
seguros y saludables al ofrecer un marco que permite a la organización identificar y controlar
coherentemente sus riesgos de salud y seguridad como en esta oportunidad se realiza por medio
de la metodología GTC 45, reduciendo el potencial de accidentes, apoyando el cumplimiento de
las leyes, mejorar el rendimiento en general y en cada una de nuestras empresas empezamos a
implementar esta gestión con la Resolución 1111 de 2017 (República de Colombia, 2017)
derogada por la Resolución 0312 de 2019.
En relación con el marco teórico se quiere definir el manejo que se le debe dar al interior del
archivo del instituto de extensión de la universidad distrital IDEXUD, para que no genere un
riesgo en el personal que lo administra y poderle dar un buen manejo al mismo, (Guererro, 2006)
20
Señalando la normatividad vigente y las orientaciones impartidas por el Archivo General de la
Nación y demás normas aplicables para el buen funcionamiento de estos archivos y no generar
ningún riesgo
El Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la Nación, el cual
expresa que: "Archivo es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como
testimonio o información para la persona o Institución que los produce, para los ciudadanos o
para servir de fuente de historia
Después de entender el concepto y función de los archivos, se encuentra que estos centros
residen en edificaciones no siempre diseñadas para tal fin, lo cual reviste riesgos potenciales para
la documentación y el personal que los manipula, los archivistas y la edificación como tal. Como
se sugiere desde un principio en la investigación acerca de los riesgos en estas unidades, se hace
necesario conocer las áreas apoyados en la NTC 1461, la que establece los colores y señales de
seguridad, utilizados para la prevención de accidentes y riesgos contra la salud y situaciones de
emergencia, ya sea según su acceso o función. Esto para entender que procesos se llevan a cabo
y vislumbrar posibles peligros.
Actores que inciden en la conservación de archivos
Medio ambiente y almacenamiento
El Medio ambiente y los métodos de almacenamiento ejercen una gran influencia en la
preservación de documentos. Las condiciones de descuido, desorganización y amontonamiento
21
producen daños tanto al personal como a los documentos, por lo que el control ambiental y las
buenas condiciones de almacenamiento constituyen la primera de todas las medidas preventivas.
La primera medida, cuando los documentos se reciben en el área de admisión y registro, es
revisarlos, para comprobar su estado físico -buen estado o en estado de contaminación y
deterioro.
En caso de que los documentos se encuentren en buen estado, se procede al procesamiento
analítico sintético de la información (PAS), por el personal del área de procesamiento. Si los
documentos están en mal estado, se debe analizar el tipo de daño que muestran. Los daños
pueden producirse por la acción de la humedad, insectos, hongos, roedores, microorganismos,
bacterias y la incorrecta manipulación del mismo
En cuanto a la prevención de los riesgos locativos según (Plaza, 2004) en su libro como
implantar la cultura preventiva en la empresa, se debe trabajar “para el siguiente” no solo los
accidentes laborales si no también los errores operativos; por consiguiente, es importante
implantar esta cultura para conseguir el objetivo de cero accidentes. El Crear cultura de
prevención, planificación y erradicación de riesgos locativos dentro
de las empresas no es tan sencillo dado que para los colaboradores muchas veces consideran
de poco interés el aprendizaje de nuevas habilidades ajenas a su trabajo por esta razón las
empresas deben elaborar un plan de formación de seguridad que deberá tener como objetivo
general la capacitación para crear conciencia sobre la seguridad frente a los distintos factores de
riesgo en este caso sobre el riesgo locativo que se presenten en la organización, con un fin de
minimizar los riesgos propios del trabajo.
22
En conclusión, seguirá siendo el derecho a un trabajo libre de riesgos que impacten la calidad
de vida de los individuos y su familia un factor importante por encima de otro tipo de
justificaciones, pero se requiere el compromiso de todos, trabajadores y empresarios, para su
desarrollo y cumplimiento y de un conocimiento del contexto en los archivos y para que las
acciones de intervención de riesgos profesionales sean una respuesta acorde con su realidad.
23
Marco Legal
Garantizar el cumplimiento a las normas establecidas en cada actividad nos permite tener
conciencia de las responsabilidades de nuestros cargos y así poder cumplir con las disposiciones
que nos aplica cada una de ellas
Para garantizar el mejoramiento de las condiciones de trabajo de la población Laboral
colombiana. Al igual que manifestar su compromiso de estar actualizados en la normatividad
vigente que nos aplique.
A continuación, se presenta una síntesis de las Leyes, Decretos, Resoluciones y normas que
reglamentan todo lo relacionado con el riesgo locativo
A. Gestión Documental
a. Ley 80 de 1989: Creación del Archivo General de la Nación. (República de Colombia,
1989)
b. Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
Otras Disposiciones” (República de Colombia, 2000)
Normatividad archivística La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos en Colombia, es
la pieza jurídica fundamental del marco regulatorio de la archivística pública en
Colombia, esta ley contiene un capítulo importante que regula lo relacionado con la
administración de los archivos. La norma define asuntos claves como son la
obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, la responsabilidad de la
gestión documental, la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, la
responsabilidad de los funcionarios frente a los documentos de archivo y a los archivos
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como un todo, la obligatoriedad de las entidades de brindar capacitación archivística y la
posibilidad de introducir nuevas tecnologías en la gestión documental
Art. 13. Instalaciones para los Archivos: La administración pública deberá garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los
casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo,
deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
(República de Colombia, 2000)
Art. 19. Soporte Documental: Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de
avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos: (República de Colombia, 2000)
Organización archivística de los documentos.
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como
la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el
funcionamiento razonable del sistema.
B. Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
a. Norma técnica colombiana 18001 del 2000-11-22 Sistema de gestión en seguridad y salud
ocupacional. (ICONTEC, 2007)
b. Ley 9ª de 1979 o ley marco de salud ocupacional, cuyo objetivo básico es
25
“preservar y mejorar la salud de los trabajadores, protegiéndolos de los factores de riesgo
derivados de las condiciones laborales, ubicándolos en una labor de Acuerdo con sus
aptitudes psico-fisiológicas, es decir adaptando el trabajo al hombre y cada hombre a su
trabajo”. (Republica de Colombia, 1979)
c. Resolución 2400 de 1979 del Ministerio del trabajo y seguridad social, que establece el
reglamento general de seguridad e higiene industrial. (Republica de Colombia, 1979)
d. Decreto 614 de 1984, por el que se determinan las bases para la organización y
administración de la salud ocupacional en el país, contiene entre otros aspectos el campo
de aplicación y los elementos constitutivos del programa, así como las responsabilidades a
diferentes niveles. (Republica de Colombia, 1984)
e. Resolución 2013 de 1996 que reglamenta la organización y funcionamiento de los comités
paritarios de salud ocupacional: elección, funciones y obligaciones, entre otros aspectos.
( Republica de Colombia, 1984)
f. Resolución 1016 de 1989, determina la obligatoriedad legal y ejecución permanente de los
programas, reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los programas de
salud ocupacional que deben desarrollar los empleadores. (República de Colombia , 1984)
g. Ley 100 de 1993 y decretos 1295, 1771 y 1772 de 1994, organizan el sistema general de
riesgos profesionales como parte de la reforma de la seguridad social, a fin de fortalecer y
promover las condiciones de trabajo y de salud de los trabajadores en los sitios donde
laboran. El sistema aplica a todas las áreas laborales incluyendo las áreas de archivo.
(Republica de Colombia, 1993)
26
h. Decretos 1832 de 1994 y 2100 de 1995, que determinan las tablas de Clasificación de
actividades económicas y de enfermedades profesionales. (Republica de Colombia, 1994)
i. RESOLUCIÓN 1111 DE 2017 (Marzo 27) Por la cual se definen los Estándares Mínimos
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y contratante
(República de Colombia, 2017)
j. Decreto 1443 de 2014 (31 Julio)
Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). ( República de Colombia, 2014)
k. Decreto 1072 de 2015 capitulo 6
“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”
Sistema de gestión y Seguridad laboral. (República de Colombia, 2015)
l. Decreto 472 de 17 de 2015
Por el cual se reglamenta los criterios de graduación de las multas por infracción a las
normas de seguridad y salud en el trabajo y riesgos laborales, se señalan normas para la
aplicación de la orden de clausura del lugar de trabajo o cierre definitivo de la empresa y
paralización o prohibición inmediata de trabajos o tareas. (República de Colombia, 2015)
m. GTC 45 DE 2012
Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y
salud ocupacional.
n. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 1700: Higiene y seguridad. Medios de
seguridad en edificaciones, medios de evacuación.
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Tiene como objeto establecer los requisitos mínimos que deben cumplir los medios de
salida para facilitar la evacuación de los ocupantes de una edificación en caso de fuego u
otra emergencia. (ICONTEC, 1982)
28
Marco conceptual
Del área de Salud Ocupacional
I. Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga
por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión
orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes
del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún
fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de
los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de
la función sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que
el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución
de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en
representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores
de empresas de servidos temporales que se encuentren en misión. (Presidencia de la
República, 2012)
II. Accidente: Suceso no planeado y no deseado que provoca un daño, lesión u otra
incidencia negativa sobre un objeto o sujeto. (Guererro, 2006)
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III. Actos Inseguros: Surgen por omisión o por acción y suponen la violación de las
prácticas, las reglas o los procesos que están considerados como seguros por el
empleador o por el estado, pueden causar una situación insegura o incidente, con
consecuencias para el trabajador, la producción, el medio ambiente y otras personas.
También el comportamiento inseguro incluye la falta de acciones para informar o
corregir condiciones inseguras. (Guererro, 2006)
IV. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.
V. Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SGSST, para lograr mejoras en el desempeño de la organización
en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política
VI. Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
VII. Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o
inducido por la acción humana de manera accidental, se presente con una severidad
suficiente para causar pérdida de vidas, lesiones u otros impactos en la salud, así como
también daños y pérdidas en los bienes, la infraestructura, los medios de sustento, la
prestación de servicios y los recursos ambientales.
VIII. Factores de Riesgo: Se refiere a los, fenómenos, elementos ambiente y acciones
humanas que recopilan un alto índice de ocasionar lesiones y/o daños materiales
dependiendo su probabilidad de ocurrencia de la eliminación o control de elementos
30
que lo ocasionan; son clasificados en: Físicos, químicos, mecánicos, locativos,
eléctricos, ergonómicos, psicosociales y biológicos. Realizando una identificación
acertada y oportuna, se podrá contar con la experiencia del observador. (Guererro,
2006)
IX. Inspección de Seguridad: La inspección de seguridad es una técnica analítica de
seguridad que consiste en un análisis, realizado mediante observación directa de las
instalaciones, equipos y procesos productivos (condiciones, características,
metodología del trabajo, actitudes, aptitudes, comportamiento humano…) para
identificar los peligros existentes y evaluar los riesgos en los diferentes puestos de
trabajo.
X. Incidente: Es un acontecimiento no deseado, que bajo circunstancias diferentes,
podría haber resultado en lesiones a las personas o a las instalaciones.
XI. Normas de seguridad: Se refieren al conjunto de reglas e instrucciones detalladas a
seguir para la realización de una labor segura, las precauciones a tomar y las defensas
a utilizar de modo que las operaciones se realicen sin riesgo, o al menos con el mínimo
posible, para el trabajador que la ejecuta o para la comunidad laboral en general.
XII. Peligro: Situación en la que existe la posibilidad, amenaza u ocasión de que ocurra
una desgracia o un contratiempo.
XIII. Prevención: Medida o disposición que se toma de manera anticipada para evitar que
suceda una cosa considerada negativa.
31
XIV. Riesgo: Posibilidad de que se produzca un contratiempo o una desgracia, de que
alguien o algo sufra perjuicio o daño.
XV. Riesgo Locativo: Hace referencia a las condiciones físicas del lugar de trabajo que
pueden ocasionar accidentes dentro del desarrollo de las actividades normales de
cualquier empresa.
Los riesgos locativos pueden estar condicionados por las características geográficas, la
construcción de las instalaciones e inclusive por la distribución de los espacios en el
lugar de trabajo.
XVI. Salud: Es un estado de bienestar físico, mental y social. No solo en la ausencia de
enfermedad.
XVII. Trabajo: Es todo tipo de acción realizada por el hombre independientemente de sus
características o circunstancias; significa toda la actividad humana que se puede o se
debe reconocer como trabajo entre las múltiples actividades de las que el hombre es
capaz y a las que está predispuesto por la naturaleza misma en virtud de su
humanidad.
Del área de archivo
I. Archivo: Un archivo es un registro contemporáneo creado por individuos y
organizaciones durante el desarrollo de sus actividades.
II. Archivador: Mueble metálico o de madera de una o más gavetas para archivar
documentos.
32
III. Acervo Documental: Conjunto de documentos que son custodiados en una
institución.
Almacenamiento de Documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de
archivo en espacio, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
IV. Apilar: Poner unas cosas sobre otras de manera que formen una pila.
V. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación producida o recibida por
una oficina o dependencia, que es sometida a continua utilización y
consultaadministrativa por las oficinas productoras u otras oficinas que la soliciten.De
nominado también Archivo de las unidades administrativas o unidades degestión acad
émicas productoras de documentos en el cual se reúne ladocumentación en trámite en
busca de solución a los asuntos iniciados,
sometidaa continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidadesadm
inistrativas o unidades de gestión académicas u otras que la soliciten. El Archivo de
Gestión se transfiere al Archivo Central según períodos e indicaciones definidos en
las Tablas de Retención Documental de la unidades administrativas o unidades de
gestión académicas.
VI. Ciclo Vital Del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.
VII. Caja: Unidad de almacenamiento que se utiliza para guardar documentos, con la
finalidad de conservarlos en buen estado físico.
33
VIII. Capacidad de almacenamiento: Indicativo de la cantidad de documentos que
pueden almacenarse en un depósito, se expresa en metros lineales o cúbicos.
IX. Conservación Documental:
Conjunto de medidas preventivas ocorrectivas, adoptadas para garantizar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
X. Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte
deuna institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en laadministrac
ión y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
XI. Gaveta: Caja de metal o madera que forma parte de los archivadores y ficheros.
XII. Gestión Documental: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
XIII. Organización de archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
34
Diseño metodológico
El tipo de investigación empleada fue un diseño de estudio Descriptivo, “este comprende la
descripción, análisis, interpretación e identificación actual de los riesgos en los archivos y sus
peligros. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes acerca de la prevención en material
de archivo y se extiende en su intersección con la salud humana.8”. (Tamayo, 2002)
Su preocupación primordial radica en describir algunas características fundamentales de los
riesgos, utilizando criterios sistemáticos para destacar los elementos esenciales de su naturaleza.
(Carlos Sabino, 1992)
Técnicas de aplicación
Para esta investigación se aplicó la Observación, que “hace referencia explícitamente a la
percepción visual y se emplea para indicar todas las formas de percepción y la vivencia en los
archivos”. (Sabino, 1996)
Al ser realizada la revisión de los riesgos en el área de archivo, se logra identificar plenamente
las falencias de la dependencia, teniendo en cuenta los cargos que allí se desempeñan, el espacio
para ello y los factores diarios que implican constante movimiento y actividad de carga.
Principalmente se realizó la Observación Directa Participante, debido al contacto primario
con el área de archivo, que tiene una de los participantes del presente programa, a raíz de ello la
decisión del mismo, teniendo en cuenta los factores y variables que son evidentes en el ejercicio
diario identificando de esta forma las falencias y con posibles cambios para dar respuesta
satisfactoria, dentro del margen de la ley.
35
También fue implementada, la Observación Directa no Participante debido a que una parte de
la base del programa es basada en investigación bibliográfica de acuerdo a los factores de riesgo
generalizados que fueron identificados en el área.
Se consultó bibliografía en salud ocupacional y archivos.
Compilando los factores de riesgos para los empleados que se encuentran en el área de
archivo, basando el desarrollo de sus funciones y aprobación de espacio para este ejercicio y
espacio aplicable según la normatividad legal vigente.
Ver Ilustración 2
Etapas
Teniendo como base que se habló de la ejecución de un estudio descriptivo, con técnica
observacional Directa participante y no participante se definieron las etapas del mismo en:
(República Oriental del Uruguay, 2007)
1. Identificación de la población en estudio.
Personal empleado únicamente en el archivo de gestión de la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas- IDEXUD. Edificio UGI piso 8
2. Formulación de los objetivos del estudio.
Siendo los objetivos de estudio el realizar diagnósticos, concientizar a la Dirección de
IDEXUD, complementar la cultura organizacional y presentar el programa, todo lo anterior
acorde a los riesgos latentes y las respectivas medidas de prevención que se deben instaurar en
este espacio.
3. Definición del fenómeno objeto de estudio
36
Riesgo locativo en las instalaciones o áreas de trabajo, que bajo circunstancias no adecuadas
pueden ocasionar accidentes de trabajo o pérdidas para la empresa. Se incluye las diferentes
condiciones de orden y aseo, la falta de dotación, señalización o ubicación adecuada de
extintores, la carencia de señalización de vías de evacuación, estado de vías de tránsito, techos,
puestas y paredes.
4. Selección de las fuentes de información: Bibliografías, Monografías, Normatividad
vigente
5. Diseño e implementación de check list.
6. Clasificación de condiciones sub estándar.
7. Planteamiento de sugerencias y recomendaciones para disminuir la probabilidad de
riesgo.
8. Seguimiento de las acciones correctivas
9. Medición de la efectividad de la inspección locativa.
10. Comparación de estos resultados
11. Entrega de informe a la Dirección de IDEXUD.
37
Técnicas de Recolección
Se generó un check list basados en la observación directa, identificando de esta manera las
falencias, riesgos y peligros latentes que se encuentran en el archivo, con ello logrando de
primera mano la información veraz y real.
Ver Anexo Matriz de Peligros UD Descripción Factor De Riesgo Locativo
Para el área de archivo de IDEXUD, fueron identificados factores intra laborales
concernientes a factores de riesgo locativo como:
# de trabajadores en el área, de acuerdo al espacio. (8)
Área total del espacio asignado para el desarrollo de la actividad.
Espacios reducidos para movilidad de los empleados y/o visitantes.
No cumplimiento a la normatividad vigente de archivo en cuanto a espacios de pasillos y
entre estantería.
Ausencia de señalización.
Obstrucción de área de circulación.
Pasillos bloqueados por cajas
Ausencia de estantería.
Estantería óptima de acuerdo a la normatividad vigente para el área de archivo.
38
Matriz de Análisis de Riesgo
Se pretendió inicialmente tomar como base la Matriz de Riesgo de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas, la cual se halló en la página de la misma, en esta se pudo identificar
que no se relaciona o tiene en cuenta la unidad de Extensión de la Universidad -IDEXUD, ya que
ésta se refiere a las sedes de tecnología, Artes, Medio Ambiente, Ingeniería, Ciencias y
Educación, así como la Gestión de la Docencia y de infraestructura física en las mismas,
Bienestar Institucional y parte administrativa, en la cual podría estar inmersa de alguna manera,
pero en esta se evalúan solamente los riesgos Biomecánicos y Psicosocial, concluyendo así que
no es adecuada para tomar como base del presente programa. (Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y Certificación, 2010)
Ver Anexo Matriz de Peligros UD
Posteriormente se verificó con el área de Calidad de IDEXUD que aún éste no cuenta con
matriz de Riesgos, debido a que se encuentra en un proceso de transición y articulación con los
procesos de la universidad y el sistema de SIGUD.
Teniendo en cuenta todo lo anterior se realizó un levantamiento de la matriz de Riesgos
Locativos del área de archivo basados en la GTC 45 de 2012 (Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y Certificación, 2010), la cual es la base del proyecto para diseñar el programa de
prevención de riesgos locativos de esta área y se presenta a continuación
Ver Anexo Matriz de Riesgos Locativos IDEXUD
39
Programa de Riesgo Locativo
Objetivo
Establecer un Programa de riesgo locativo que permita identificar los peligros y evaluar los
riesgos al interior del Archivo de IDEXUD identificando así, por medio de un análisis basado en
la seguridad y normatividad vigente aplicable a l caso, las acciones preventivas y correctivas que
fortalezcan un ambiente de trabajo seguro. (ICONTEC, 1997)
Alcance
El presente programa tiene como alcance analizar los riesgos locativos que están presentando
al interior del archivo de IDEXUD, para salvaguardar la integridad del personal que labora y
visita esta área.
Requisitos Legales
Norma técnica colombiana NTC 4114 –Seguridad Industrial, realización de Inspecciones
Planeadas (ICONTEC, 1997)
Respaldo Gerencial
Para lograr un óptimo resultado del presente programa, éste debe contar con el respaldo de
quien encabeza la Dirección IDEXUD, para con ello poder establecer algunos puntos
importantes como lo son:
40
1. Divulgar a los empleados el inicio y proceso del mismo.
2. Proporcionar los recursos físicos y financieros que haya a lugar.
3. Revisar los informes que sean generados en el desarrollo e implementación del mismo, para
con ello emitir aspectos importantes como lo son; el aval, sugerencias y/aprobaciones.
Responsables de aplicación del programa
El programa será aplicado por medio del Check list, el cual fue diseñado y estructurado por
las responsables del diseño del presente programa, así como aprobado por el Director de tesis.
Clasificaciones Subestándar identificadas
El sistema de cuantificación de los actos y condiciones sub-estándar para su calificación se
utilizará como parámetro guía la norma NTC 4114 (ICONTEC, 1997), la asignación de la
calificación se asignará con las letras A – M – B y N/A, según el potencial de pérdida de la
misma, a cada letra le corresponde un período determinado de DOCUMENTO GUÍA
INSPECCIONES PLANEADAS tiempo para ejecutar la acción correctiva o preventiva
correspondiente según deba ser: inmediata (A), pronta (M) o posterior (B), como se muestra en
la siguiente tabla:12.SO-GO4 guía de inspecciones planeadas (6.4) registro e informe a la
inspecciones.
41
CLASE
POTENCIAL DE PÉRDIDA DE LA
CONDICIÓN O ACTO
GRADO DE
ACCIÓN
A
Podría ocasionar la muerte, una incapacidad
permanente, pérdida de alguna parte del
cuerpo o daños de considerable valor
INMEDIATA
M
Podría ocasionar una lesión o enfermedad
grave con incapacidad temporal, o daño a la
propiedad de consideración media
PRONTA
B
Podría ocasionar lesiones menores
incapacitantes, enfermedad leve o daños
menores. Calificar bajo cuando el factor de
riesgo está controlado
POSTERIOR
N/A
No existe el factor de riesgo en el proceso
área o sección.
N/A
Tabla 1 Guía de Inspecciones Planeadas - ARL POSITIVA, Tabla tomada de Documento guía
de inspecciones planeadas –ARL POSITIVA
42
Sugerencia de las acciones correctivas
1. Orden y Aseo
Tabla 2 Orden y Aseo
CLASE GRADO DE ACCIÓN POTENCIAL DE PÉRDIDA DE LA
CONDICIÓN O ACTO
Apilamiento
de cajas que
puedan
presentar
inestabilidad.
PRONTA Se encuentran cajas apiladas y amontonadas en
gran parte del área de tránsito de personal.
Señalización y
demarcación.
POSTERIOR Es escasa la señalización, hasta el momento se
está iniciando la implementación de éstas.
Estado de
pasillos y
corredores
PRONTA Estos se encuentran obstruidos por mesas, cajas y
carpetas.
Fuente: Elaboración Propia
Ilustración 4 orden y aseo
Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de
humedad en el ambiente.
Establecer planes de aseo que incluyan fumigación y permitan controlar la
proliferación de roedores, insectos, cucarachas y demás en las áreas de depósito.
Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el
efecto se deben emplear brochas o aspiradoras
Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y
la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad. La
inspección debe confirmar entre otras que los extintores, si los hay, estén en
43
condiciones de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente
trazados y que los instrumentos de medición estén funcionando correctamente.
Establecer planes de aseo que incluyan fumigación y permitan controlar la
proliferación de roedores, insectos, cucarachas y demás en las áreas de depósito.
Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el
efecto se deben emplear brochas o aspiradoras.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellos.
Proveer la señalización necesaria que permita decidir en caso de riesgo; a prevenir
conductas indebidas (fumar, La ventilación desaseo, uso de agua en caso de desastre),
y a fomentar conductas debidas (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las
unidades documentales, etc.)
Se recomienda que las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios
estén fuera de las de almacenamiento, garantizando así tanto la seguridad como la
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
Se recomienda regirse por la normatividad archivística y no realizar apilamiento de
cajas, tanto por seguridad del personal como por conservación documental.
Seguir con el proceso de señalización en el área.
Realizar jornadas de traslados a la otra sede para liberar espacio de tránsito en el
pasillo y corredor.
44
2. Condición Emergencia y Puerta de Salida (ICONTEC, 1982). Numeral 4.2.2
CLASE GRADO
DE ACCIÓN
POTENCIAL DE PÉRDIDA DE LA CONDICIÓN
O ACTO
Cuentan con
extintores
solkaflam
PRONTA Los extintores son rojos, para clase de fuego B o C, debe
ser blanco para clase de fuego A solkaflan (gas) color
blanco.
Se encuentran
Splinkers
instalados.
INMEDIATA No hay sistema de Splinkers instalado.
El pasillo se
encuentra libre
de obstáculos.
INMEDIATA Estos se encuentran obstruidos por mesas, cajas y carpetas.
El pasillo de
transito cumple
con las
especificaciones
de acuerdo a la
normatividad
vigente.
PRONTA El pasillo cumple en cuanto a las medidas, pero este se
encuentra obstaculizado con diferentes materiales.
Fuente: Elaboración Propia
Ilustración 5 Evidencias Condición Emergencia y Puerta de Salida
La seguridad para los depósitos de Archivo comprende lo referente a su accesibilidad para
evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la documentación. Para cumplir con esto se
debe tener en cuenta:
Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflan o
Multipropósito y extractores de acuerdo con el tipo material a conservar. (Alcaldia
Mayor de Bogotá, 2010)
Las especificaciones técnicas de los extintores, el número de unidades y su ubicación
deberá estar acorde con las dimensiones del depósito de archivo, su capacidad de
almacenamiento y ser de fácil visualización y manejo.
45
En caso de emergencia se debe evitar el empleo de polvo químico y de agua en el
depósito.
Realizar traslado o reubicación de los elementos que obstruyen el pasillo, debido que
cuenta con la medida, pero no es óptimo al encontrarse obstruido por cajas y otros.
3. Condiciones de Almacenamiento
Tabla 3. Lista de chequeo con Escala de Valoración Aplicada
ACCIÓN REACCIÓN CONCLUSIÓN
Se encuentra señalizado la áreas
donde está el almacenamiento de
cajas de archivo
PRONTA No tiene Señalización al
respecto
El mobiliario está diseñada para
capacidad de soportar un peso de 100
kg/mt lineal
INMEDIATA No, el 90% de la estantería
utilizada se identifica para otro
tipo de procesos, no óptimo
para el peso de las cajas y
movimiento que allí se
desempeña
EL mobiliario se encuentra anclada al
piso y cuenta con un espacio mínimo
entre el muro y el mobiliario de 20
cm
INMEDIATA No, el mobiliario está libre sin
ninguna clase de anclaje o
amarre al suelo para dar
estabilidad al mismo
En la parte inferior del mobiliario, se
cuenta con al menos 10 Cm retirados
del piso
POSTERIOR No, debido a que la altura del
piso no es suficiente, el espacio
inferior es de 5 cm
El mobiliario o estantería cuenta con
un sistema de identificación visual de
la documentación acorde con la
signatura topográfica
POSTERIOR No, se presume que uno de los
motivos es el constante
movimiento de las unidades de
conservación, lo que da un
orden diferente cada vez que se
hace el proceso
el espacio de circulación entre cada
módulo de estantes o mobiliario debe
tener mínimo 70 cm
PRONTA No se cumple con el espacio
mínimo según la normatividad,
éste es alrededor de 50-60 cm
46
El corredor central cuenta como
mínimo con una dimensión de 120
Cm
PRONTA El Corredor cumple con la
medida, pero recordemos que
cuenta con obstrucción de
cajas
Se recibe a tiempo material para
proceso de archivo (cajas x 200,
carpetas)
PRONTA No es recibido a tiempo, lo que
ocasiona apilamiento de
carpetas y cajas en el área de
tránsito y rincones del área
La estantería o mobiliario está
diseñado en estructura metálica
lamina resistente sólida y
anticorrosiva.
INMEDIATA Es estructura metálica, de
lámina, pero no diseñada para
este proceso y peso.
Fuente: Elaboración Propia
Ilustración 6 Evidencias Condición de almacenamiento.
El mobiliario para archivo, se puede definir como todo aquel conjunto de estrategias y
operaciones que tienen por objetivo instalar correctamente las unidades de conservación en los
depósitos a fin de garantizar que sus condiciones de preservación no se vean, de alguna manera,
afectadas por inducción humana. Por lo tanto, hablar, de estantería o mobiliario significa
evidentemente hablar de mobiliario para la conservación, control y orden de espacios de las
unidades de conservación.
Si el volumen manejado en las dependencias es superior a 400 metros lineales, es
recomendable el uso de estantería metálicas rodantes.
Estantería
El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
47
Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable.
Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio
mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
Se les recomienda que la estantería se encuentre anclada del piso y en el techo para
mayor seguridad
Se tendría que verificar el peso que soporte los entre paños para así poder darle la
carga necesaria
Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de 100kg/mt
lineal.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar
los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se
deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y
el acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser
mínimo de 4 cm.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
48
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70
cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación
acorde con la signatura topográfica.
Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el
empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación
de la documentación
Para el almacenamiento de las carpetas, se utilizan cajas referencia X-100, cuyas
medidas son: 12 x 26 x 42 cms. Las cajas son suministradas por el Grupo de Gestión
Documental únicamente para las transferencias documentales. (Ver M-GD-01 Manual
del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales)
Las unidades de conservación y almacenamiento deben obedecer a las condiciones y
el tamaño de los documentos; para lo cual, se utilizarán cajas elaboradas en cartón
canalado. Las referencias comúnmente utilizadas en los archivos Central e Histórico
son: X200, X300 y X500. La utilización de este tipo de caja debe corresponder al
volumen documental que produce una dependencia y al mobiliario que se dispone para
su ubicación.
Mobiliario
B- Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales
estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción
documental. (República de Colombia, 2000)
49
Condiciones del piso, paredes y Distribución
Tabla 4. Lista de Chequeo Inicial sin Escala de Valoración
ACCIÓN REACCIÓN CONCLUSIÓN
Fácil acceso para realizar limpieza PRONTA Cuando los espacios no están
obstaculizados, es fácil el proceso.
las áreas destinadas para el transporte
de material se encuentran libres de
obstáculos
PRONTA Se encuentran obstaculizadas por cajas o
apilamiento de carpetas.
las áreas destinadas para transporte de
material se encuentran delimitadas
con franjas Amarillas
POSTERIOR No se encuentra delimitación en ninguna
parte del área.
Cumplen con las características de
seguridad para impedir los efectos de
acción de los fenómenos
meteorológicos.
POSTERIOR Teniendo en cuenta que la mitad de cada
muro es vidrio por la ventana de
iluminación.
Puestos de trabajo distribuidos según
la NTC 1700
POSTERIOR No cumple la normatividad (2m2 X h).tiene
1.50 m 2
Se tienen instaladas la cantidad de
luminarias que se requiere. 1.500 lux
PRONTA No se cuenta con la cantidad de luminarias
necesarias de acuerdo a la distribución de
espacio.
Las luminarias existentes son las
óptimas.
PRONTA Algunas no son óptimas debido a que son
de luz amarilla que afecta al ojo humano y
provoca más fatiga visual.
Los convenios liquidados se trasladan
a otra sede.
PRONTA No se han realizado los traslados a otra sede
lo que ocasiona reducción de espacio y
exceso de peso en el piso (piso 8).
Fuente: Elaboración Propia
C- El Grupo de Gestión Documental, vela porque los depósitos de la documentación en los
Archivos de Gestión y Archivo Central, cumplan con las condiciones mínimas de
ventilación, iluminación y demás condiciones que garanticen su integridad física y
funcional, sin que se altere su contenido. Cualquier necesidad de mantenimiento o
adecuación de las instalaciones de archivo se debe tramitar de acuerdo con lo definido en
el Proceso Gestión Administrativa-C-GA-06.
50
D- En Archivos considerados especiales se debe controlar las condiciones ambientales tales
como humedad relativa y temperatura, para lo cual deben contar con instrumentos de
medición como termo higrómetros y registrar las mediciones en el formato FGD.33
“Control de Temperatura y Humedad Relativa en los Depósitos de Archivo”. Asimismo,
se debe cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de ventilación,
contaminantes atmosféricos e iluminación, así:
E- Material Documental:
Soporte en papel:
En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C con
una fluctuación diaria de 4°C.
Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad relativa entre
45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%
F- El área en la cual se ubique un puesto de trabajo, debe garantizar un espacio de
movilización mínimo de 2 m2 independiente de mobiliario y equipos de trabajo
(Republica de Colombia, 1979). La altura mínima del techo debe ser de 2.40 m,
cualquiera que sea el sistema de cubierta siendo la altura ideal 3 m.
Iluminación
G- Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando
no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las
ventanas.
51
H- Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y
deben estar en perfectas condiciones.
I- Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica
J- Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la conservación de
los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux.
K- En los depósitos en los que se requiera iluminación artificial se podrá emplear luz
fluorescente de baja intensidad.
L- Se deben instalar las luminarias necesarias de acuerdo al espacio y zonas de trabajo de los
empleados.
Seguimiento Sugerencia de las acciones correctivas
Ver Anexo Fotografía – Grupo 1
Informe a la Dirección
Ver. Informe 1. Informe a la Dirección
Conclusión
De acuerdo a la normatividad legal vigente, en particular la Ley 594 de 2000 y el Reglamento
General de Archivos, así como el acuerdo 048 de 2000 del Archivo General de la Nación, todas
las instituciones públicas son responsables por la conservación de sus documentos.
Atendiendo a lo anterior se debe hacer énfasis en la conservación preventiva de los
documentos, “proceso mediante el cual se puede garantizar el adecuado mantenimiento
documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de
materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de
52
almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico
entre otros factores”
Con el fin de garantizar la conservación preventiva de los documentos, es necesario seguir
algunas pautas y medidas que permitan la conservación de los documentos, sobre todo aquellos
que por la información que contienen, poseen valores secundarios y los hacen ser considerados
de valor histórico para la Secretaría Distrital de Salud, el Distrito y la ciudadanía capitalina en
general.
La documentación que, por características archivísticas, técnicas, documentales que se
enmarcan dentro de los valores primarios o secundario y que potencialmente son de carácter
Histórico para la entidad, deben ser elaborados siguiendo parámetros que cumplan con
condiciones de conservación.
Una de las herramientas más utilizadas para identificar PELIGROS y evaluar RIESGOS en
las organizaciones son las inspecciones a sitios de trabajo. Esta herramienta determina el tipo de
peligro al que está expuesto el trabajador en su área y constituye una prueba real de las
condiciones laborales pues se basa en la verificación de las diferentes zonas de la compañía con
las cuales tiene contacto el trabajador; fue así como se realizó el diagnóstico de los peligros
presentes para con ello valorar los riesgos existentes en el archivo por medio de la generación de
la GTC45 (Matriz de peligros), detectando así oportunidades de mejora e identificando los
puntos críticos que permitieron tomar medidas preventivas y correctivas, logrando así un mejor
desempeño y una mejor calidad de vida para el trabajador.
53
Esta experiencia se llevó a cabo y podemos decir a ciencia cierta que la evaluación y
prevención del riego locativo en el área del Archivo de IDEXUD, juegan un papel fundamental
para mejorar el bienestar, la Salud y Seguridad de los colaboradores de esta área , se puede
evidenciar desde el inadecuado apilamiento de cajas y carpetas, hacinamientos, espacios
inadecuados, entre otros, el factor de riesgo que cualquier empresa que tenga una infraestructura
inadecuada y sin inspecciones de seguridad se ve sometida a incurrir en estos, accidentes,
lesiones, incapacidades, enfermedades por este tipo de riesgo y en el peor de los casos la muerte
de los colaboradores si no se cumplen los debidos procesos establecidos en la gestión de riesgo.
Esto expresaría como un simple factor de riesgo (locativo) puede generar efectos adversos y en
algunos casos irreversibles en el campo empresarial.
Finalmente se concluye que IDEXUD, siendo una unidad de extensión de la Universidad
Distrital, y como Institución responsable de procesos de contratación de obras y proyectos en
diferentes áreas tecnológicas, sociales, educativas, entre otros, se encuentra en un proceso de
constante mejora basados en su política de calidad y los procesos articulados con la Universidad,
demostrado así en las auditorías internas y externas que su periodo de transición es contante, que
acata las recomendaciones a que haya lugar y aquellas que se evidencian en beneficio de una
mejora constante para brindar así un servicio destacando por su excelencia y transparencia.
Recomendaciones
Después de realizar la evaluación de los riesgos locativos que presenta el área del archivo de
IDEXUD se presentan las siguientes recomendaciones principales:
54
El área de archivo en general, es de espacio reducido para la gestión documental que
se genera, por lo cual sería óptimo el traslado a otro espacio que cuente con las
dimensiones y la ventilación necesaria establecida por la normatividad para el
desarrollo de esta actividad.
El área del archivo es reducida con respecto al pasillo y los espacios que debería tener
entre estanterías.
Instalar la estantería anclada al piso para evitar accidentes por la caída de los mismos.
Los pasillos deben permanecer libres de obstáculos y cajas para evitar tropezones y
caídas al mismo nivel.
Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estén fuera de las
de almacenamiento, garantizando así tanto la seguridad como la regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
Realizar jornadas de limpieza y fumigación programadas para evitar la proliferación
de virus, debido a lo reducido del espacio.
Realizar periódicamente las inspecciones planeadas.
Realizar jornadas de limpieza para las unidades de conservación y estantería en
general, debido al material particulado que se genera.
Realizar las mediciones necesarias para el espacio, teniendo en cuenta el tamaño y
desarrollo de actividades diarias.
Realizar la verificación diaria de la ventilación constante para no generar humedad,
hongos y otros factores que se puedan generar.
55
Lo anterior sin dejar de lado, que todo aquel cambio, recomendación y/o proceso que sea
implementado será válido en pro de la seguridad laboral, personal y ambiental.
Por último se recomienda realizar un estudio topográfico para dimensionar el peso estructural
que soporta la placa donde se encuentra ubicada el área de archivo debido, a que evidenciamos
que se está sobrecargando con material de archivo, mueblería, estantería, entre otros.
Lo cual se considera podría ocasionar un accidente a futuro.
56
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los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo.
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Tamayo, M. (2002). El Proceso de la Investigación. Ciudad de México: Ed. Limusa.
60
Anexos
1. Matrices
Matriz de Peligros UD
Matriz de Peligros UD – archivo Anexo Archivo Microsoft Excel formato (.xsl)
Matriz de Peligros Locativos IDEXUD
Matriz de Peligros Locativos IDEXUD – archivo Anexo Archivo Microsoft Excel
formato (.xsl)
2. Informe
Informe a la Dirección – archivo Anexo Archivo Microsoft Excel formato .docx
61
3. Lista de Ilustraciones
Ilustración 1Organigrama.
Ilustración Recuperada de: http://idexud.udistrital.edu.co/idexud/organizacion.php?HrG=O
62
Descripción del Proceso Productivo
Ilustración 2. Flujograma Proceso Productivo Archivo IDEXUD.
Ilustración Elaboración propia
63
Metodología
Ilustración 3. Metodología.
Ilustración Elaboración propia
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Sugerencia de las acciones correctivas
Ilustración 4.Evidencia Orden y aseo
Ilustración Elaboración propia
Sugerencia de las acciones correctivas
Ilustración 5.Condición Emergencia y Puerta de Salida
Ilustración Elaboración propia
EVIDENCIA ORDEN Y ASEO
Descripcion: Apilamiento de cajas Descripcion: Obstrucción de pasillos
CONDICIÓN EMERGENCIA Y PUERTA DE SALIDA
Descripcion: Los extintores son rojos, para clase de fuego B o C,
debe ser blanco para clase de fuego A solkaflan (gas) color blancoDescripcion: Obstrucción de pasillos
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Sugerencia de las acciones correctivas
Ilustración 6.Condición de almacenamiento
Ilustración Elaboración propia
EVIDENCIA CONDICIÓN DE ALMACENAMIENTO
Descripcion: Espacio mínimo de 70 cm entre estantes Descripcion: Pasillo central 1,20 cm.
Descripcion: No hay señalización en área de archivo, No cumple con
la capacidad para soportar 10 kg lieal
Descripcion: Moviliario no se encuentra anclado, no cuenta con espacio
entre el techo y unidad de conservación
66
4. Fotografías
Anexo Fotografía 1
EVIDENCIA DE MEJORAMIENTO DURANTE EL PROCESO
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