diseÑo organizacional - corpei sa

Trabajo de Proyecto de Investigación Fecha: 12.Jun.2012

ÍNDICE

RESUMEN EJECUTIVO

1. Objetivo del Trabajo2. Descripción de la Empresa a Investigar

2.1.Planeamiento2.1.1. Historia2.1.2. Modelo de Negocio2.1.3. Misión2.1.4. Visión2.1.5. Política de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y salud.2.1.6. Valores2.1.7. Objetivos2.1.8. Organigrama

2.2.Organización y Diseño2.2.1. Descripción de la Matriz FODA2.2.2. Descripción de Estrategias2.2.3. Análisis Organizacional

2.3.Departamentalización y Configuraciones Organizacionales2.3.1. Enfoque2.3.2. Rediseño – Tamaño2.3.3. Ciclo de vida2.3.4. Nuevo Organigrama y/o Rediseño Organizacional2.3.5. Configuración de Mintzberg

2.4.Normalización y Perfil del Puesto2.4.1. Identificación del puesto2.4.2. Funciones y Responsabilidades2.4.3. Relaciones de Trabajo2.4.4. Información para el Perfil

2.5.Dirección y Motivación2.6.Visión Procesal

2.6.1. Jerarquía de Procesos2.6.2. Mapa de Procesos2.6.3. Características del Proceso2.6.4. Procedimiento del Proceso de Recepción2.6.5. Flujograma2.6.6. Rediseño de Procesos

2.7.Diseño de Mejora de Procesos3. Conclusiones y Recomendaciones4. Bibliografía

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RESUMEN EJECUTIVO

ACRUTA & TAPIA INGENIEROS S.A.C. inicia actividades el 27 de Enero de 1995 y desde entonces ha logrado tener una actividad continua en la industria de la construcción.

Tiene por misión ser la empresa líder en el rubro de consultoría para la construcción, equipándose de una infraestructura y tecnología de vanguardia, contado con una fuerza laboral proactiva e innovadora.

El desarrollo del trabajo de investigación, está enfocado en estudiar a la empresa consultora en mención, describiendo su planificación, organización y diseño, departamentalización, configuración organizacional, normalización. También, luego de estudiar su organigrama, se ve la necesidad de definir el área de Recursos Humanos, dentro de la Gerencia de Administración y Finanzas. Se describe el perfil del puesto del área de RR.HH. Asimismo, se hace mención sobre la dirección y motivación de la empresa, sobre sus procesos y el rediseño, a fin de permitir que se imponga en el mercado nacional, como empresa líder en el rubro de la consultoría de ingeniería.

En lo que respecta a la organización y diseño de la empresa, se elaboro una matriz FODA, describiendo las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, en base a ello se indicó las estrategias para cada caso, de los cuales se eligió dos (02) estrategias, relacionadas con la Debilidad y Amenaza (D1.A3) y otra con D4.A4. La empresa tiene una División de Trabajo mixta, Organigrama del tipo mixto, y Estructura alta. En lo que respecta a la integración, el tipo de Organización es FORMAL, y modelo MECÁNICO.

En cuanto la Departamentalización y Configuración, tiene un enfoque del tipo funcional y por procesos; en lo que respecta al CICLO de vida, se encuentra en la Industria de la Construcción que en la fecha está en crecimiento, y como empresa en una etapa de MADUREZ. Según la configuración de Mintzberg, el tipo de configuración es “Organización Profesional”, el mecanismo de coordinación es del tipo “Normalización de Habilidades” y su parte fundamental es su “Nucleo de Operaciones”.

De la jerarquía de procesos de la empresa, se identifico los macroprocesos, procesos, subprocesos, procedimientos y tareas, elaborando un flujograma para el proceso de RECEPCIÓN que se encuentra dentro del Macro Proceso de Servicios.

A partir del mapa de proceso se identificaron los problemas de cada área de trabajo, esto nos permitió elaborar la “Matrix de Priorización de Procesos”.

Finalmente, se llega a la conclusión, que la parte más débil de la empresa, está en su área de Recursos Humanos.

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1. OBJETIVO DEL TRABAJO

Objetivos Específicos: Seleccionar una empresa dedicada al rubro de la construcción, con la

finalidad de analizar su estructura organizacional, sus procesos, misión,

visión, valores, etc.

Al finalizar el trabajo de investigación, proponer mejoras en sus procesos

de la empresa seleccionada, que le permitan ser más competitivas en el

mercado.

Identificar un proceso, en la que se pueda aplicar un REDISEÑO

ORGANIZACIONAL.

Objetivos Generales: Fortalecer los temas aprendidos durante el desarrollo del curso de

“ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS”, en lo que respecta a

la Planificación, Diseño de una Estructura Organizacional, Estrategias,

Optimización de Procesos y aplicación de Técnicas de Dirección de

Empresas.

Fomentar el trabajo en equipo, con la finalidad de que cada uno de los

integrantes participe y contribuya aportando sus ideas desde su punto de

vista y lo aprendido en clase.

2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA A INVESTIGARPara el trabajo de Investigación, se eligió la empresa ACRUTA & TAPIA INGENIEROS S.A.C, .dedicada a la consultoría de supervisión de obras viales,

edificaciones, muelles, eléctricas, saneamientos, etc.

2.1. PLANEAMIENTO

2.1.1.HISTORIAEl 27 de Enero del 1995, inicia sus actividades en la Industria de la

Construcción, habiendo tenido desde entonces, una actividad continua que

el día de hoy permite ubicarla entre las mejores empresas del país.

ACRUTA & TAPIA INGENIEROS S.A.C., es una empresa Consultora de

Ingeniería establecida en el Perú, con amplia experiencia en estudios de pre

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inversión, inversión y supervisión de obras en los rubros de hidráulica,

saneamiento, edificaciones, energía y viales.

2.1.2.MODELO DE NEGOCIOLa empresa ACRUTA & TAPIA INGENIEROS S.A.C. se encuentra dentro de

la industria de la construcción, brindando servicios de consultoría en obras

de saneamiento, viales, hidráulicas, edificaciones, energéticas, entre otras.

Optimiza eficientemente sus recursos planificando sus tareas, ejecutándolas

en campo y gabinete, verificando resultados y, corrigiendo incidentes

negativos de manera que no vuelvan a ocurrir (retroalimentación).

2.1.3.MISIÓNSeñalan que son una empresa líder que brinda servicios de consultoría de

obras multidisciplinarias, cubriendo eficientemente las expectativas de sus

clientes, contando con una fuerza laboral proactiva e innovadora y con una

infraestructura y tecnología de vanguardia acorde con las exigencias del

mercado.

2.1.4.VISIÓNEs ser una empresa consultora de obras multidisciplinarias de prestigio

mundial, con espíritu solidario, comprometido con el desarrollo social.

2.1.5.POLITICA DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE, SEGURIDAD Y SALUD

Es una empresa con una filosofía basada en valores fundamentales de

perseverancia, competitividad, trabajo en equipo y sensibilidad social.

Los lineamientos principales de sus compromisos son:

1. Considerar a los clientes como el centro del sistema, hacia quienes

deben estar orientados todos los esfuerzos y un excelente nivel de

servicios.

2. Mantener un equipo de trabajo altamente capacitado y comprometido con

los objetivos de la empresa.

3. Poseer una organización eficiente, dinámica y con capacidad de reacción

inmediata ante los cambios globales y exigencias de sus clientes

respetando el medio ambiente, seguridad y la salud ocupacional.

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4. Mejorar continuamente su sistema de gestión de calidad, ambiental,

seguridad y salud ocupacional en los diferentes procesos de la empresa.

5. Cumplir con la legislación ambiental, seguridad y salud ocupacional

vigente; comprometiéndose a la protección y mejoramiento del medio

ambiente, contribuyendo al desarrollo sostenible de éste.

6. Mantener su compromiso de colaboración con el desarrollo social.

2.1.6.VALORES Competitividad:Se orientan hacia el futuro, inspirándose en la mejora y enfrentando el

desafío del cambio con espíritu agresivo e innovador, actuando

oportunamente ante los cambios del entorno, anticipando necesidades y

encontrando soluciones. Están comprometidos con los resultados y con la

mejora y actualización continua de sus procesos de trabajo en búsqueda de

la satisfacción y calidad del servicio al cliente, orientado al logro de

resultados eficientes y eficaces.

Trabajo en Equipo:Tienen un compromiso individual y de integración de equipos determinado

por el sentido de pertenencia a su empresa con el propósito de alcanzar

metas comunes y el desarrollo de sus colaboradores.

Perseverancia:Persistir ante las dificultades para brindar al cliente una adecuada solución,

trabajando con desvelo para brindar servicios de calidad, ganando así la

credibilidad de sus clientes y colaboradores.

Apoyo Solidario:Exhibir una actitud proactiva, ética, honesta, responsable, equitativa

contribuyendo con el desarrollo social del País.

2.1.7.OBJETIVOSImponerse en el mercado nacional como empresa líder en el rubro de

consultoría integral de ingeniería y, con la participación en los proyectos

públicos, mejorar la calidad de vida de las personas y el desarrollo

tecnológico del país.

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2.1.8.ORGANIGRAMA

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2.2. ORGANIZACIÓN Y DISEÑO2.2.1. DESCRIPCIÓN DE LA MATRIZ FODA

Interno

A. Externo

Fortalezas: Debilidades:F1: Plantel de ingenieros sénior con amplia

experiencia, siendo la mayoría ex - servidores de empresas públicas estratégicas y, vasto curriculum en obras.

D1: Inadecuado trato del personal profesional y falta de comunicación hacia sus trabajadores.

F2: Sistemas de gestión implementados, tales como ISO 9000, 14000 y OHSAS 18000.

D2: Falta de capacitación y/o actualización de conocimientos integral para sus trabajadores.

F3: Plantel de ingenieros junior conformada por jóvenes profesionales proactivos, con dominio de ingeniería y con amplia experi_ encia en estudios y supervisión de obras.

D3: Inadecuado acceso a información de procedimientos técnicos de ejecución de obra y normas técnicas vigentes.

F4: Amplio sentido de responsabilidad social y preservación de la calidad del medio ambiente.

D4: Insuficiente personal profesional que puede atender las diversas obras ganadas en el país.

Oportunidades:O1: Dentro de la planificación de

Sedapal, esta previsto ejecutar obras de agua y desagüe-Lima.

F1O1 Estrategia Funcional, enfocada en:Calidad Gerencia de Ingenieria.Eficiencia Gerencia Comercial.

D1O1 Estrategia Funcional, enfocada en:Satisfacción Gerencia de Administración y Finanzas: RRHH.Calidad Gerencia de Ingeniería.

O2: Escases de medios de comunicación y transporte (carreteras, puertos, muelles, etc.)

F2O2 Estrategia Funcional, enfocada en:Innovación Gerencia de Ingeniería.Calidad Gerencia de Administración y finanzas: RRHH.

D4O3 Estrategia Funcional, enfocada en:Eficiencia Gerencia de Administración y Finanzas: RRHH (Reclutamiento)

O3: Escases de servicios básicos a nivel nacional (agua, desagüe, luz, etc.).

F4O3 Estrategia Funcional, enfocada en:Satisfacción Gerencia de Ingeniería.Compromiso Gerencia de Logística, Ingeniería y Administración y Finanzas.Fin Común Gerencia General.

Estrategia Corporativa Horizontal

O4: Zona sísmica que hace que las construcciones se ejecuten con un alto factor de seguridad y con personal calificado en el control y monitoreo.

D2O4 Estrategia Funcional, enfocada en: Calidad Gerencia de Ingeniería.Eficiencia Gerencia de Ingeniería.

Amenazas:A1: Cambio de políticas de gobierno

que hacen que sean inestables las inversiones exteriores en proyectos sociales.

F1A1 Estrategia Funcional, enfocada en:Calidad Gerencia de Ingeniería.Eficiencia Gerencia Comercial.

D1A3 Estrategia Funcional, enfocada en:Eficiencia Gerencia Comercial y de Administración y Finanzas.Calidad Gerencia de Ingeniería y de Administración y Finanzas.

A2: Cambio en la legislación y la normatividad vigente.

F2A2 Estrategia Funcional, enfocada en: Eficiencia Gerencia de Ingeniería. Calidad Gerencia de Ingeniería.

D1A4 Estrategia Funcional, enfocada en:Eficiencia Gerencia de Administración y Finanzas.Calidad Gerencia Comercial.

A3: Alta competencia en el mercado en razón al rubro de consultoría de obras.

F3A4 Estrategia Funcional, enfocada en: Eficiencia Gerencia de Ingeniería y Finanzas.

D4A4 Estrategia Corporativa Horizontal

A4: Demora en el pago de las valorizaciones, por parte de la Entidad.

2.2.2. DESCRIPCIÓN DE ESTRATEGIAS:

ESTRATEGIAS: D1A3= ESTRATEGIA FUNCIONAL: EFICIENCIA Y CALIDADDescripción del problema: Ante la demanda de oportunidades laborales,

existe la posibilidad que el personal migre hacia otras empresas, con

mayores remuneraciones y mejores ambientes de trabajo.

Soluciones de problemas: consideramos que es tarea de la Gerencia

Comercial y Gerencia de Administración y Finanzas dar solución a este

problema, debiendo aplicar las siguientes actividades:

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a) Ganar la mayor parte de Licitaciones para reducir la competencia en el

mercado con el gran staff de profesionales, a través de la eficiencia.

b) Enfatizar los procesos en el área de RRHH, para que los trabajadores se

encuentren satisfechos, empeñosos y a gusto en el ámbito laboral, a

través de la calidad en cuanto al trato y compromiso con la empresa.

c) Seguir y mejorar los programas de recreamiento como concurso de

talento (festidanzas), almuerzos de confraternidad, entre otros, para los

colaboradores de la empresa, siendo el objetivo principal el de fortalecer

los valores de unión y confraternidad entre el personal de todas las áreas.

d) Programar, cursos de capacitación, a fin de que el personal no se sienta

que todo es una rutina en el trabajo. Además, programar la rotación del

personal, con la finalidad de intercambiar experiencias, en las distintas

actividades, dentro del área de Ingeniería.

D4A4= ESTRATEGIA CORPORATIVO HORIZONTAL Y FUNCIONAL.Descripción del problema: Como resultado de la eficiencia de la Gerencia

Comercial, se tiene varias obras o contratos ganados, ante ello se presenta

los problemas de escases de personal. También se presenta problemas de

pago (valorizaciones) con algunas Entidades.

Soluciones de problemas: Consideramos que es tarea de la Gerencia

Comercial, Gerencia Logística, Gerencia de Ingeniería, Gerencia de

Administración y Finanzas, aplicando las siguientes actividades.

a) Al existir una demora en el pago e insuficiencia personal, se deberá hacer

fusión con otra empresa para optimizar costos y recursos.

b) La Gerencia de Administración y Finanzas, debe identificar a las

Entidades que presentan demoras y/o retrasos en los pagos, a fin de

descartarlas como clientes y evitar la dilatación de los pagos.

c) La Gerencia Comercial, es importante que tome la decisión con que

entidades trabajar, y cuales son los márgenes de utilidad de los contratos.

Dado que muchas veces, los precios son bajos, y los requerimientos de

personal y recursos son altos.

d) En lo que respecta a la labor de la Gerencia de Logística, este debe

optimizar los recursos con aquella Entidades que tienen problemas de

demora en los pagos.

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2.2.3. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL:

DIFERENCIACÓN:La empresa busca una división del Trabajo para distribuir eficientemente las

funciones o actividades entre las unidades orgánicas y las personas de la

organización, esto lo logra siguiendo una cadena de mandos y

responsabilidades, lo cual da como resultado la búsqueda de una mayor

eficiencia y productividad.

Responsabilidades: Las responsabilidades están distribuidas entre las

gerencias de cada área y el presidente del directorio.

División del Trabajo: Es MIXTA, ya que está dada en base a jerarquías,

áreas de trabajo y líneas de apoyo.

Tipo de Organigrama: La empresa presenta un organigrama MIXTO,

debido a que presenta una parte HORIZONTAL en las áreas principales

de trabajo, según la especialización, con un mismo nivel jerárquico y,

VERTICAL por que dentro de cada área se presenta una estructura

jerárquica, específicamente en el Área de Ingeniería.

Estructura: Tiene una estructura alta.

INTEGRACIÓN:

a. Tipo de Organización: Es FORMAL, toda vez que se rige por sus

procedimientos estandarizados y normalizados. No obstante, existen

circunstancias dentro de las actividades de consultoría (supervisión),

que obligan a que no se siga el procedimiento protocolar, debido a la

respuesta inmediata que se necesita en ese momento (decisiones

técnicas en obra); por lo que, es parcialmente INFORMAL.

b. Modelo de Organización: Es del tipo MECÁNICO por que tiene

estandarizados sus procesos y los procedimientos de control (ISO

9001, 14001 y OHSAS 18001).

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2.3. DEPARTAMENTALIZACIÓN Y CONFIGURACIONES ORGANIZACIONALES:

2.3.1.ENFOQUE:La estructura organizacional de la empresa es del TIPO FUNCIONAL Y

POR PROCESOS, toda vez que el ordenamiento de sus actividades es en

base a pasos y procesos para la obtención de un producto final (servicio de

consultoría), los mismos que se inician en el área comercial con las

licitaciones y obtención de buena pro del servicio, continuando con el área

de ingeniería en donde se lleva a cabo la ejecución del servicio de

consultoría de obras y el área de administración y logística donde se

distribuye eficiente y racionalmente los recursos, para lo cual también, cada

personal es asignado a un área específica según su perfil profesional,

siendo por tanto y de acuerdo a lo expuesto, su ENFOQUE INTERNO.

2.3.2.REDISEÑO – TAMAÑO:

Estrategia OperacionalTomando en cuenta la Estrategia Funcional de Eficiencia y Calidad que

se determinó mediante el análisis de la Matriz FODA (Tarea Nº 02), se ha

llegado a la conclusión de realizar un rediseño organizacional del Tipo

Rightsizing, con el objetivo de mantener la misma cantidad de personal,

pero con el lineamiento de reforzar y mejorar los servicios.

TecnologíaLa empresa tiene una tecnología basada en la Normalización, ya que

cuenta con procesos y procedimientos de control de supervisión de

proyectos, tanto en obra como a nivel administrativo, de forma

estandarizada, las cuales se encuentran avaladas por las Certificaciones

ISO 9001 (Calidad), ISO 14001 (Medio Ambiente) y OHSAS 18001

(Seguridad y Salud Ocupacional).

CapacidadCuenta con un staff profesional, entre ingenieros sénior y junior y

personal administrativo, de 287 colaboradores.

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MercadoLa empresa tiene como principales clientes a entidades públicas del

Estado como el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento,

Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Ministerio de Salud,

Ministerio de Educación, entre otros y, por tanto el entorno laboral de la

empresa es en todo lo largo y ancho del país. A la fecha trata de

consolidar los servicios de consultoría de obras en Latinoamérica.

Marco LegalEs una Sociedad Anónima Cerrada, con una junta de accionistas, siendo

su actividad comercial de arquitectura e ingeniería, se rige para el

desenvolvimiento de sus funciones por la Ley de Contrataciones del

Estado (D.L. Nº 1017) y su Reglamento (D.S. Nº 184-2008-EF).

Distribución de PersonalSu personal administrativo cuenta con 47 personas y 240 personas en su

personal operativo.

2.3.3.CICLO DE VIDA Industria:

La industria de la construcción, tanto en los sectores de saneamiento,

vial, edificaciones, entre otros, se encuentran en constante crecimiento

en el país; por lo que, es indispensable el servicio de CONSULTORÍA DE

OBRAS para la supervisión de la elaboración de los proyectos y la

ejecución de las obras, el mismo rubro en el que se ubica ACRUTA &

TAPIA INGENIEROS SAC.

Empresa:Se encuentra en la etapa de MADUREZ, toda vez que cuenta con una

estructura organizacional formalizada con procesos y procedimientos de

control estandarizados y, con responsabilidades definidas según las

áreas de trabajo y el perfil profesional de cada colaborador.

Producto y/o servicio:Es el de consultoría de obras, el mismo que se va especializando y

tecnificando dependiendo las características y dificultades de las obras.

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2.3.4. NUEVO ORGANIGRAMA Y/O REDISEÑO:

2.3.5.CONFIGURACIÓN DE MINTZBERG: Tipo de configuración: Es del tipo ORGANIZACIÓN PROFESIONAL, por

cuanto una de las principales fuerzas son sus profesionales

especializados y capacitados, según el tipo de obra que tenga que

supervisar (hidráulicas, viales, energéticas, etc.), y ello, les permite ser

también independientes y autónomos para la toma de decisiones en obra.

Mecanismo de coordinación: Es del tipo NORMALIZACIÓN DE

HABILIDADES, dado que los profesionales son especializados y

capacitados, la toma de decisiones son descentralizadas, prima las

competencias y habilidades de cada profesional.

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Parte fundamental: Es su NUCLEO DE OPERACIONES, tal como

aparece dentro de las fortalezas del Análisis FODA, es en esta área

donde se realiza el servicio, contando con jefes de supervisión,

especialistas y técnicos de campo, que en suma son la producción.

2.4. NORMALIZACIÓN Y PERFIL DEL PUESTO:La estructura organizacional de la empresa, es del TIPO FUNCIONAL Y

POR PROCESOS, estando divido por cuatro gerencias: Gerencia

Comercial, Gerencia de Ingeniería, Gerencia de Administración y Finanzas,

y Gerencia de Logística.

El perfil a desarrollar, corresponde a la Gerencia de Administración y

Finanzas.

La Gerencia de Administración y Finanzas, depende de la Gerencia General.

El Objetivo de esta gerencia, es de Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar y

Controlar las actividades de tesorería, contabilidad, recursos humanos y

apoyo administrativo, brindar apoyo necesario en el planeamiento

estratégico de optimización de recursos.

Dentro de la Gerencia de Administración y Finanzas, estan los equipos de:

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En la actualidad, dentro de la Gerencia de Administración y Finanzas, están

en actividad el Equipo de Contabilidad y el Equipo de Tesorería; en lo que

respecta al Equipo de RR.HH., sólo aparece en el ORGANIGRAMA.

Para la NORMALIZACIÓN, se ha elegido el “Equipo de RR HH y Apoyo

Administrativo”, a continuación se va efectuar la “Descripción del Puesto”:

2.4.1.Identificación del puesto: Nombre del Puesto: Equipo de RR HH y Apoyo Administrativo

Número de Plazas: 3; Jefe, Asistente y Secretaria

Ubicación: Oficina Central; Av. Javier Prado Este N° 3092, distrito de

San Borja, Prov. y Dpto. de Lima. La Gerencia de Administración y

Finanzas, se encuentra en el 5to. Nivel.

2.4.2.Funciones y responsabilidades: Desarrollar la cultura organizacional en base al Manual de Organización y

Funciones de la empresa.

Supervisar los planes de desarrollo del personal de la empresa, de tal

manera que permita conformar cuadros de personal y ejecutivo.

Propiciar la armonía y un buen clima interno de todos los trabajadores.

Programar y aplicar las políticas de recursos humanos orientadas a una

administración eficiente y eficaz de este recurso en la empresa.

Brindar asesoramiento a todas las dependencias de la empresa, en todos

los asuntos relacionados con la administración de personal, proponiendo

normas y procedimientos para su correcta aplicación en concordancia con

las normas legales vigentes.

Proponer y desarrollar programas de capacitación y/o entrenamiento para

los trabajadores de la empresa, identificando las necesidades de

capacitación del personal.

Evaluar las capacitaciones realizadas.

Recomendar y administrar el control de las asignaciones y movimiento de

personal, en concordancia con las necesidades de la empresa.

Promover y desarrollar programas de bienestar social para el personal.

Otras actividades similares que estime la Gerencia para el cumplimiento de

los objetivos del proceso.

Cumplir y participar en las reuniones QHSE del proceso y de la empresa.

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Cumplir con las disposiciones de la Guía de buenas prácticas ambientales

y seguridad y salud ocupacional en oficina.

Participar en los simulacros de emergencias.

Realizar el control de las actividades de su proceso que puedan tener

Peligros y Riesgos de incidentes en los trabajos específicos de su

especialidad.

2.4.3.Relaciones de trabajo: Jefe inmediato: Gerente de Administración y Finanzas.

Subordinados directos: Asistente y Secretaria

Coordinación: Gerente de Administración y Finanzas, Equipo de

Contabilidad y Equipo de Logística.

2.4.4.Manejo de información: De quien recibe información: Del Equipo de Contabilidad, Equipo de

Logística y demás gerencias de la empresa, por medio de su Gerente de

Administración y Finanzas.

A quien entrega información: A su Gerente de Administración y

Finanzas, Equipo de Contabilidad y Equipo de Logística.

Documentos de trabajo: Formato de entrevista. Anexar en aplicación un

formato de entrevista que se llene conforme se está entrevistando al

candidato y que permita tener un historial de la persona.

Manual de Bienvenida

Formato de Comprobación

Evaluaciones Técnicas y Psicológicas

2.4.5.Información para el perfil: Requerimientos generales:

Bachiller en contabilidad/Administración o ramas afines con dos (02) años

de experiencia en puestos similares, que acredite capacitación en:

Manejo de sistema administrativo, control de planillas, selección y

reclutamiento de personal, leyes laborales, en identificación y control de

aspectos e impacto ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional. Las

habilidades de este perfil son: Trabajo en equipo, análisis y dinamismo.

Competencias:

Credibilidad Personal: ser un “activista creíble”, alguien que es

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respetado y escuchado porque mantiene un punto de vista determinado, y hace propuestas específicas.

Gestión del Talento y Diseño Organizativo (combinación de los dos elementos): conocer la teoría, investigación y práctica de cómo las personas evolucionan en la organización (cómo entran, promocionan…) pero también cómo las capacidades de la empresa se reflejan en unas determinadas estructuras funcionales y procesos.

Cultura y Cambio (de nuevo las dos áreas combinadas): respetar y valorar la cultura existente en la compañía pero también saber cómo hacerla evolucionar.

Socio del Negocio: entender el negocio y el contexto general de la industria.

Arquitecto de la Estrategia: contribuir a desarrollar estrategias que combinen personas y prácticas empresariales de tal forma que se transformen en diferencias competitivas.

Ejecución Operativa: saber administrar bien el día a día, los procesos básicos de la función.

2.5. DIRECCIÓN Y MOTIVACIÓN :Dirección: Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia

del administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta

positiva de sus empleados mediante la comunicación, el liderazgo y la

motivación.

Motivación: La motivación es la labor más importante de la DIRECCIÓN, a

la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del

trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los

estándares o patrones esperados.

La empresa, cuenta con un staff de 287 profesional, entre ingenieros sénior,

junior y personal administrativo, de los cuales están 47 (16.4%) asignados a

la parte administrativa y 240 (83.6%) a la parte operativa.

Sobre la dirección y motivación en la empresa, debemos indicar lo siguiente:

Existe poca dirección, por parte de la empresa y sus respectivas gerencias, al no tener un área de Recursos Humanos, la selección del personal, no siempre tiene las características de dirección, liderazgo, comunicación, motivación, etc.

La empresa no tiene un programa de capacitación, sobre temas de Gestión de empresa, dirección, motivación, liderazgo, etc.; y el personal que tiene dicha preparación, fue por sus propios medios.

En lo que respecta a la capacitación en general, la empresa pocas veces los ha llevado a cabo, sólo con algunas gerencias, siendo casi nulo en el área operativa que representa más del 80% del recurso humano.

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En cuanto a la MOTIVACIÓN, no tiene área o programación alguna. No existe premio o incentivo por cumplimiento de metas y objetivos.

Existe poca comunicación entre los equipos operativos y las demás áreas.

Las reuniones y talleres, únicamente son realizadas para el aniversario de la empresa.

Existen grupos definidos según la gerencia que pertenecen, no existiendo mucha comunicación entre ellos.

2.6. VISIÓN PROCESALDe acuerdo al organigrama y su funcionamiento de la empresa, se tiene

macro-procesos, procesos, sub-procesos, procedimientos y tareas.

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PROCESOS F. Contrato, E. Proyecto, E. Obra, Recepción y Liquidación.

MACRO PROCESOS Directorio, Gerencia General, Comercial, Servicios, RR.HH. Contabilidad, Tesorería y Logística.

SUB-PROCESOS Solicitud, Comité, Revisión y Acta.

Procedimientos

Tareas / Paso

2.6.1 J E R A R Q U I A D E P R O C E S O S

Firma de Contrato

E. Proyecto

E. Obra

E Liquidación

Recepción

P R O C E S O S D E S E R V I C I O

OLHumanos (1

)

CTUD

COMTÉ

REVISIÓN

ATA

S U B - P R O C E S O S D E R E C E P C I Ó N


1 Recursos Humanos 2 Servicio 3 Comercial 4 Contabilidad 5 Asesoría Legal- Inadecuado trato al personal y falta de

comunicación hacía sus trabajadores.- Falta de capacitación, actualización integral

para sus trabajadores.- Insuficiente personal profesional que pueda

atender las diversas obras en el país.- Falta de fomento de integración entre los

trabajadores.- Inadecuada selección de personal, de

acuerdo al perfil profesional.

- Inadecuado acceso a la información de procedimientos técnicos de ejecución de obra y normas técnicas vigentes.

- Falta de asesoría legal, para problemas de adicionales, ampliaciones de plazo, y manejo de contrato.

- Limitación de recursos (camioneta, caja chica, etc.)

- Inadecuada selección de clientes.

- Demora en el pago de las valorizaciones por parte de cliente.

- Cambio de políticas de gobierno que se reflejan en el constante cambio de normas legales.

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Procesos de Apoyo

Gestión de QHSE

Asesoría de Marketing

Procesos EstratégicosPlaneación

Procesos Operativos Comercial (3) Servicio (2)

RecursosHumanos (1)

Contabilidad (4) Tesorería Logística

Asesoría Legal (5)

CLIENTE

Redes Internas y Externas: Sistemas SistemasC

LIENTE

2.6.2 M A P A D E P R O C E S O S


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2.6.3 caracterización del proceso recepción


2.6.4 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE OBRA

SOLICITUD COMITÉ REVISIÓN ACTA / PLIEGO

1. Al concluir la obra, el contratista, solicitarse la Recepción de la Obra.

2. Dentro de los 05 días siguientes, supervisión verifica culminación de obra, y emite pronunciamiento.

3. De ser positivo pronunciamiento, se informa a la Entidad, caso contrario se comunica al contratista, para que culmine la obra.

4. Contratista prepara planos post construcción y memoria descriptiva, luego que cuente con el pronunciamiento positivo de la supervisión.

1. Entidad toma conocimiento del informe de la supervisión, sobre la solicitud de recepción de obra.

2. El coordinador comunica a las áreas involucradas con la obra, a fin de que le remitan a un titular y suplente, para la conformación del Comité de Recepción.

3. Se prepara proyecto de resolución.4. Entidad emite resolución de nombramiento del Comité

de Recepción, dentro de los siete (07) días siguientes, de recibido el informe de la Supervisión.

5. El Presidente del Comité, convocar a los miembros que conforman el Comité de Recepción, para que quede instalada.

6. Comité solicita a la Supervisión, Planos de Replanteo y Memoria Descriptiva.

7. Presidente del Comité hace de conocimiento de los miembros la documentación técnica.

8. Luego, el Comité se traslada a obra, previa comunicación al contratista, para iniciar con la revisión de los trabajos. El comité cuenta con 20 días, desde que fue nombrado, para efectuar la verificación de los trabajos.

1. Se reúnen en obra, los miembros del comité, supervisión y contratista, la fecha y hora pactada por el presidente le la comisión.

2. En reunión de trabajo, se define la dinámica de trabajo, y los días que van a reunirse con cada miembro del comité, a fin de proceder a realizar algunas pruebas de funcionamiento.

3. El Presidente conjuntamente con los demás miembros, antes del 20vo día, elaboran el Acta de Observaciones o Acta de Recepción de Obra.

4. De encontrarse la obra no conforme, se suscribe el Acta de Observaciones, dentro de los 20 días que tiene el comité de recepción; para luego comunicar al contratista para que subsane.

5. El Contratista, tiene un decimo (1/10) del Plazo Contractual, para subsanar las observaciones.

6. De encontrarse conforme la ejecución de la obra, se suscribe el Acta de Recepción de Obra.

Suscripción del Acta de Recepción de Obra.

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SOLICITUD COMITÉ REVISIÓN ACTA

2.6.5 flujo grama del proceso de recepción

NO

SI

NO

SI

Inicio

Cuad. Obra:SolicitudRecepción

Inspección de Obra

Obra Culmina

da

Se comunica al Contratista, que falta concluir la Obra.

Se informa a la Entidad para que nombre el Comité de Recepción

Coordinación con las áreas involucradas.

Cada área propone a sus representantes.

Prepara proyecto de Resolución.

Mediante resolución, se nombra el Comité de Recepción.

Presidente del Comité, convoca a los miembros.

Da por instalada la comisión.

Solicita documentación Técnica (Planos y Memoria Descriptiva).

Cada área propone a sus representantes.

Prepara proyecto de Resolución.

Presidente comunica la

fecha de inicio de verificación al Contratista y a la

Supervisión

Traslado a Obra

Inicio de la verificación de los trabajos.

Revisión de los trabajos ejecutados, según planos aprobados.

Pruebas de funcionamiento.

Obra Conform

e

Se suscribe el Acta de Recepción de Obra

Se suscribe el Acta de Observaciones

Subsana_

ción de Observa

_ciones

Cuad.Obra:

SolicitudRecepción

Se informa al Comité de Recepción


MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE PROCESOS

TIPO DE PROCESO Impacto en el Cliente

Impacto en la Empresa

Factibilidad de Cambio

Nivel de Problemas Actuales

Total

Planeación 4 4 1 1 10Redes Internas y

Externas: Sistemas 3 4 4 1 12

Comercial 5 5 4 1 15Servicio 5 5 3 3 16

Recursos Humanos 3 5 4 5 17Contabilidad 1 4 4 2 11

Tesorería 1 1 4 1 7Logística 4 4 4 4 16

Asesoría Legal 3 4 4 1 12Asesoría de Marketing 3 3 4 1 11

Gestión de QHSE 4 5 1 3 13

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2.7 rediseño del proceso de recepción

Grupo: N° 03 Fecha de Presentación: 12.Jun.2012

3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Mediante la Matriz FODA y considerando su análisis de fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas del servicio de consultoría de la empresa ACRUTA & TAPIA INGENEIROS SAC, se determinó las estrategias para el cumplimiento de los objetivos, resaltando para el desarrollo del trabajo la Estrategia Funcional de Eficiencia (Área Comercial) y Calidad (Área de Ingeniería), por cuanto en las áreas operativas aplicadas son las más relevantes e importantes para la ejecución del servicio.

En relación al Análisis Organizacional, se ha establecido para la Diferenciación quecuenta con una estructura organizacional del tipo MIXTO, por cuanto presenta un sistema HORIZONTAL en las áreas principales de trabajo (comercial, ingeniería, administración y finanzas y, logística) y un sistema VERTICAL en cada área de trabajo de ordenamiento jerárquico. De otro lado, para la Integración se ha establecido que el tipo de organización es FORMAL debido a sus procedimientos estandarizados y normalizados; el modelo de organización es del tipo MECÁNICO, en razón a sus estándares de calidad alcanzados (ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001).

En relación a la Departamentalización y Configuración Organizacional, se ha establecido que la estructura organizacional es del tipo FUNCIONAL Y POR PROCESOS, toda vez que el ordenamiento de sus actividades es en base a pasos y procesos para la obtención de un producto final (servicio de consultoría), siendo por tanto, de ENFOQUE INTERNO. Asimismo, en relación a su configuración es del tipo ORGANIZACIÓN PROFESIONAL, por cuanto prima las fuerzas y capacidades de sus profesionales especializados y, siendo por tanto, de mecanismo de coordinación del tipo NORMALIZACIÓN DE HABILIDADES. Y, de parte fundamental el NUCLEO DE OPERACIONES, debido a que en el área de ingeniería es donde se fabrican los servicios.

En razón a la Normalización, considerando las distintas áreas de la empresa (comercial, ingeniería, administración y finanzas y logística), se ha determinado que el Equipo de Recursos Humanos correspondiente al Área de Administración, no cumple su función; por lo que, se ha tomado la decisión de establecer las condiciones del puesto (Equipo de RRHH) y describir sus funciones y responsabilidades. De otro lado, se ha identificado los procesos de la empresa según su tipo, siendo estos, ESTRATEGICOS para Directorio y Gerencia General, PROCESOS para Comercial y Servicios y, APOYO para Recursos Humanos, Contabilidad, Tesorería, Logística y Sistemas.

Finalmente, en la Visión Procesal se ha determinado una jerarquía de procesos, en razón a la cadena de valor, tomando como Macro Proceso el SERVICIO DE CONSULTORÍA y proceso el de RECEPCIÓN DE OBRA. Asimismo, se ha realizado la caracterización del PROCESO DE

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RECEPCIÓN.

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4. BIBLIOGRAFIA

HODGE, Billy J. (2003) Teoría de la organización: un enfoque estratégico.

FRANKLIN FINCOWSKY, Enrique Benjamín (2004) Organización de

empresas.

MINTZBERG, Henry (1988) La estructuración de las organizaciones

Libro de Robbins

http://www.acrutaytapia.com/

http://motivacionyliderazgo.wordpress.com/

http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml

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diseÑo organizacional - corpei sa

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