DISEÑO DE SALIDA DE UN SISTEMA.

Ciencia de Información, documentación, bibliotecología y archivística.Universidad de Quindío.

DISEÑO DE SALIDAS DE UN SISTEMA

Elaborado por:Eliana Roció Mayorga Bohórquez

Miguel Ángel Ruiz BarreraIngrid Johana Santos MuñozEdy Ruth Vallejo SantamaríaJhon Alexander Zarate Vera

Docente: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOIngeniero de Sistemas Especialista en Desarrollo de Software

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Análisis y diseño de Sistemas de Información II2015

Diseñar las salidas de un sistema es una tarea ardua y compleja en la cual se debe tener aspectos importantes y detallados que van desde su contenido, la calidad de información, el diseño de visualización, ya sea este en pantalla o impreso, y sus soportes.

Es por eso que es importante comprender la información que a continuación presentamos a ustedes ya que los orientará en el diseño de salidas y sus especificaciones para satisfacer las necesidades de los usuarios.

Comprender el diseño de las salidas de un sistema de información.

Determinar el propósito y los diferentes tipos de salidas del sistema.

Conocer las diferentes formas de presentar la información, ya sean en formatos impresos o pantalla.

Objetivos

TEMA 1:

Objetivos del diseño de salida de un sistema

Responsable: Eliana Mayorga

¿Que es un Sistema?

Elementos relacionados entre que realizan una actividad para alcanzar un objetivo, por medio de una generación de entradas y como resultados una salidas por medio de la ejecución de un proceso; existen clases de sistemas: sistemas abiertos y sistemas cerrados.

¿Que es una Salida?

Cuando se habla o menciona la salida de un sistema se hace referencia al resultado que se obtuvo luego de realizar el debido proceso a las entradas y es el propósito del diseño de cada sistema.

Salida de un sistema

Es decir cuando se habla del termino salida se refiere al objetivo por el cual se creo el sistema y la base fundamental de la ejecución.

Se deben analizar aspectos importantes como los que se mencionan a continuación para diseñar cualquier salida:

•Determinar qué información presentar.•Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresa y seleccionar el medio de salida.•Disponer la presentación de la información en un formato aceptable.•Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Objetivos del diseño salida de un sistema

Satisfacer a los usuarios del sistema por medio de buenos resultados.

Cumplir con los objetivos planeados.

Identificar la mejor método de salida, ya sea salida impresa o de pantalla.

Distribución adecuada de las salida del sistema.

Mitigar demoras en las salidas de los resultados.

Emitir resultados de calidad.

Reducción de tiempo en labores realizadas.

Por medio de:

Identificar la salida especifica ya sea impresa o de pantalla según la necesidad del usuario que ejecuta el sistema.

Identificar cada una de las necesidades y objetivos con los que se creo el sistema y de esa manera evaluar y diseñar la salida de dichos objetivos.

Evaluar las diferentes formas de presentación de los resultados obtenidos a través del procesamiento de las entradas del sistema.

Diseñar de manera coherente no solo los resultados finales si no apoyarse en lo planeado, ejecutado, resultado y proyecciones.

TEMA 2:

Identificación de las Necesidades de Salida de un Sistema

Responsable: Ingrid Johana Santos Muñoz

Identificación de las Necesidades de Salida de un Sistema

Para este caso es importante resaltar que el éxito de un sistema de información depende en gran medida cuando se solventan a cabalidad las necesidades por las que fue creado.

Por esto, la función más importante en esta etapa es recopilar diversa información que permita determinar los diferentes requerimientos y necesidades que se buscan satisfacer en la Salida del Sistema.

Dicha recopilación puede llevarse a cabo mediante la implementación de distintos métodos que brindan confiabilidad y certeza en la recopilación de datos para identificar las necesidades del SI, las cuales se dirigen principalmente hacia la optimización de los procesos y operaciones que se realizan en la entidad:

ObservaciónEncuesta

EntrevistaCuestionario

Análisis de las Necesidades

A continuación se describe el ciclo de vida de los sistemas de información, haciendo énfasis de nuestro objeto en estudio:

ETAPA 1Identificación de Problemas, Oportunidades y Objetivos.

ETAPA 2Determinación de los

Requerimientos de Información.

ETAPA 3Análisis de las Necesidades

del Sistema.

Estructuración de una propuesta donde se exponga

el valor costo/beneficio sobre las posibles soluciones que se pueden emplear para las necesidades evidenciadas

en el SI

ETAPA 4Diseño del Sistema

Recomendado

ETAPA 5Desarrollo y Documentación

del Software

ETAPA 7Implementación y

Evaluación del Sistema

ETAPA 6Prueba y Mantenimiento del

Sistema

Tipos de Usuarios

Otro factor importante en este proceso son los diferentes tipos de usuarios, quienes intervienen en el sistema y lo evalúan de forma constante, por tanto también deben analizarse e identificar sus necesidades a fin de satisfacer los requerimientos de información.

TEMA 3:

Presentación de la Información

Responsable: Edy Ruth Vallejo

Presentación de la información en las salidas de un sistema

La capa de presentación de un sistema es la encargada de interactuar con el usuario de la aplicación mediante una interfaz de usuario (ya sea una interfaz web, una interfaz Windows o una interfaz en línea de comandos)La presentación del recurso informativo mediante esta capa de presentación determina la eficiencia de comunicación usuario/servidor, y es por tal motivo que esta presentación debe mostrarse de forma comprensible, separándola de la lógica interna de la aplicación, con el fin de facilitar los objetivos del sistema como fuente de recursos informativos y servicios específicos.

Interfaz: La voz inglesa interface, que significa, en informática, ‘conexión física y funcional entre dos aparatos o sistemas independientes’, se ha adaptado al español en la forma interfaz. Se puede afirmar que es la superficie de contacto que puede transmitir instrucciones de uso reales o virtuales por medio de formas, colores etc. http://buscon.rae.es/dpd/?key=interfaz&origen=REDPD

Presentación de la información.El formato tabular.

Una de las formas para la presentación de la información es mediante columnas y renglones a manera de tablas, que facilitan el uso efectivo de la información contenida en el sistema. Un ejemplo de ello lo podemos tomar de la interfaz de la página de nuestra universidad, que en el área de programas se nos muestra así:

El formato tabular.

Como podemos apreciar en el ejemplo anterior, el formato mediante tablas, columnas o renglones se puede usar en casos en que la información se desee jerarquizar, diferenciar, enumerar, ordenar alfabéticamente o etiquetar de alguna manera inequívoca desde el sistema hacía el usuario.El método para dar uso a esta forma de presentar la información será entonces la aplicación de un lenguaje claro y muy concreto en los datos, para dar una categoría solida a cada etiqueta de nuestra presentación tabular en cualquier tipo de información mediante la salida del sistema.

Presentación de la información.El formato gráfico.

El uso de herramientas gráficas es otra de las formas de presentar la información en la salida de un sistema. Una gráfica es la exhibición de datos, generalmente numéricos, que enriquecen, complementan y facilitan la interpretación y establecimiento de valores. Se utilizan para facilitar la comprensión del usuario y dar manejo a grandes volúmenes de información. Al igual que en el formato tabular, al usar el formato gráfico debemos usar datos muy concisos, que sinteticen y expongan los objetivos y la información de la gráfica con alta precisión.

El formato gráfico. Gráfica de columnas

Este tipo de gráfica es una forma de representar

conjuntos de datos o valores. Están conformadas por columnas (verticales u

horizontales)  proporcionales a los valores representados. Son gráficas usadas para

realizar comparaciones especialmente cuando los datos están en forma de

porcentaje.

El formato gráfico. Gráfica de Sectores

En las gráficas de área o sector, los datos se representan en un círculo, de modo que el ángulo de cada sector es proporcional a la frecuencia absoluta correspondiente. En este ejemplo podemos observar en cada sector el porcentaje de consultas de información parlamentaria y el lugar donde estás se realizan.

El formato gráfico. Mapas

Los mapas como forma de presentación de información en las salidas de un sistema son una herramienta de gran utilidad para detallar datos de diversa índole sobre zonas geográficas. Este mapa, por ejemplo, nos muestra la ubicación de los Centro de Tutoría de nuestra Uniquindio en territorio nacional.

Presentación de la información.Iconos

Presentar la información de salida de un sistema mediante iconos significa representar con imágenes las entidades descriptas por los datos. Así, universalmente cuando vemos un sobre de carta sabemos que es un correo. En la página principal de nuestra universidad también podemos identificar iconos de salida. Estos nos comunican de forma casi inmediata significados con los que estamos familiarizados por su universalidad.

Presentación de la información.El color.

En la presentación de información mediante el diseño de salidas de un sistema la cromática tiene una función esencial; Y es que la visualidad y el color forma parte de nuestra percepción del universo. En la presentación del sistema , tanto iconos como gráficas requieren de una adecuada combinación de color.Se recomienda en general no abusar de la mezcla de colores en el montaje de las salidas y seguir un patrón de intensidad cromática continua.

TEMA 4:

Diseño de la salida impresa

Responsable: Jhon Zarate

La salida impresa se requiere cuando es imprescindible el soporte físico de la información, ya sea remitir un documento para clientes que así lo exigen, para hacer llegar un gran volumen de información a varios destinatarios (entregas masivas) o para notificar con cierta información.Las salidas impresas deben presentarse únicamente cuando sea necesario, ya que el desarrollo de un sistema de información busca (entre otras) disminuir el número de impresiones en una entidad.

En los reportes impresos se debe tener en cuenta que no todos los tamaños son los mismos ya que varían dependiendo las necesidades y exigencias que se puedan presentar; entre los mas utilizados encontramos los de 9 ½ * 11 pulgadas, 8 * 14 7/8 pulgadas y 11 * 7/8 pulgadas.

Un dato importante

USO DE CONVENCIONES EN SALIDA IMPRESA

Se incluye en las convenciones:

El tamaño de los formularios y la forma de indicar la continuación de datos y de los formularios

El tipo de dato, ya sea numérico, alfabético, especial, etc.

La información que permanece intacta cuando se imprimen varias copias, se le conoce como información fija o constante

La información variable, que es la que varia cada vez que se imprime un formulario o registro

ATRIBUTOS DE LA SALIDA IMPRESA

Dentro de los atributos que se contemplan al momento de la impresión se debe tener en cuenta:Encabezado y / o títuloFecha de elaboraciónAgrupación de elementosTítulos de columnasNúmeros de páginaQue se pueda leer de izquierda a derecha y de arriba a

abajo

METODOS PARA LA SALIDA IMPRESAMETODOS PARA LA SALIDA IMPRESA

TEMA 5:

Diseño de la salida de pantalla

Responsable: Miguel Ángel Ruiz

Diseño de Salida de un SistemaLas salidas de pantalla se diferencia de las salidas impresas ya que estas presenta la información de una manera inmediata e interactiva, por tal motivo estas son utilizadas principalmente para acceder a información contenida en el sistema en tiempo real y por un lapso determinado.

En el momento de diseñar la salida de un sistema de pantalla debemos tener en cuenta algunos aspectos importantes que le permitirán al usuario aprovechar todo el potencial del sistema.

Estas áreas son:

• Encabezados y títulos.• Contenido de Pantalla.• Mensaje e Instrucciones.• Explicación • Sobre la información que se presenta.

Estándar de Diseño de Pantalla.

El sistema de diseño de salida de pantalla, esta compuesto por una serie de Plantillas, unas para el ingreso de información por parte del usuario (Entradas), y otras para enviar información solicitada (Salidas), todas ellas trabajaran con un diseño definido.A continuación se muestra la estructura y distribución de las secciones que forman parte de las pantallas del sistema.

A. Barra de Titulo.B. Barra de Navegación.C. Área de trabajo.D. Pie de pagina

Diseño de Pantallas Múltiples.Los diseñadores con frecuencia utilizan varias pantallas para dar a los usuarios la información que ellos necesitan. La primera pantalla proporciona información general y al presionar una tecla especifica, el usuario recupera una segunda pantalla que contiene los detalles.Esta técnica, permite que los usuarios tengan mayor facilidad y rapidez para acceder a la información que necesiten e identifiquen los detalles que requieran, al mismo tiempo la gran cantidad de detalles para un articulo en particular se puede trabajar en una segunda o tercera pantalla, manteniendo la facilidad de lectura de la primera pantalla al requerir la información con los detalles suficientes para identificar el articulo deseado.

Diseño de VentanasLas ventanas son subdivisiones de la pantalla que permiten presentar simultáneamente diferentes grupos de salida.Criterios de las ventanas:Que estas puedan ser capaces de reposicionarse dentro de la pantalla , de acuerdo con los detalles del sistema, su uso debe considerarse cuando la aplicación lo requiera o deba ser mejorada con facilidades para:

• Presentar datos o reportes en diferentes ventanas al mismo tiempo.• Cambiar entre varios programas.• Mover información de una ventana a otra.• Permitir al usuario reposicionar las ventanas dentro de la pantalla, para

facilitar su acceso y necesidades al momento de utilizarlas

CONCLUSIONES

La elaboración de este trabajo nos permitió conceptualizar de manera independiente el proceso de Salida de un Sistema desde diferentes aspectos, con lo cual pudimos evidenciar el papel tan importante que este proceso tiene durante el ciclo, pues a partir de las salidas se puede llegar al éxito o fracaso del todo el SI.

De esta forma, consideramos que es indispensable adquirir habilidades analíticas y técnicas, como hacer uso de diversas herramientas tecnológicas e informáticas que aseguren salidas de calidad, con el fin de satisfacer las necesidades expuestas y que contribuyan al mejoramiento continuo de las operaciones de la entidad, para alcanzar así los objetivos trazados desde el diseño del SI.

WEBGRAFÍA

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