“diseño de la arquitectura institucional para el soporte ... · relación con sus grupos de...

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN – DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL

“Diseño de la arquitectura institucional

para el soporte de la estrategia”

Claudia Lucia Velandia Vicerrectora Administrativa y Financiera

Universidad de los Andes


Objetivos del proyectoEste proyecto se enmarca dentro del Sistema de Aseguramiento de la Calidad – Uniandes:

Diseñar la estructura organizacional institucional (unidades, estructura ycargos) que soporte el cumplimiento de la misión y el desarrollo del PDI.

Alcance de esta fase: Decanaturas

Lograr efectividad institucional, que se refleje en economías de escala ysinergias facilitando así el seguimiento, evaluación y mejora continua

Generar estructuras organizacionales acordes con los procesos

Definir cargos y perfiles de acuerdo con los requerimientos de laestrategia institucional y de las facultades

DIAGNÓSTICO VALIDACIÓN PROPUESTA

• Levantamiento • Métricas• Entrevistas

• Propuesta • Validación y

consultas decanos

• Comité de rectoría • Consejo Académico


FACULTAD

MedioExterno :

CursosProgramasAsesorías

InvestigaciónBásica

Creación Artística

Docencia: PregradoMaestría

DoctoradoEspecializa

ESTRATEGIA

Relación con sus grupos de interés

PROCESOS

ORGANIZACIÓN INTERNA

ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL

Motivación del proyecto


UNIVERSIDADDOCENCIA, INVESTIGACIÓN, MEDIO EXTERNO

D E I

OFERTA DEMANDA

PI

DDI

DMatriz Facultades

Relación directa e inmediata

Relación indirecta e institucional

Servicios y soporte

Respuesta

UNIDADES ACADÉMICAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS

PROCESOS- ORGANIZACIÓN- CARGOS

PROCESOS- ORGANIZACIÓN- CARGOS

COHERENCIAARQUITECTURA INSTITUCIONAL: DISEÑO DE PROCESOS, RELACIONES , ESTRUCTURAS Y CARGOS

Motivación del proyecto


PROCESO

PROCESO

PROCESO

PROCEDIMIENTOS

MISIÓN

VISIÓN

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

PLANEACIÓN

EVALUACIÓN

REPRESENTACIÓNDIRECCIÓN

JEFATURA

PROFESIONAL

APOYO -SOPORTE

CARGO

COMPETENCIAS

PERFIL

JEFATURA

PROFESIONAL

APOYO -SOPORTE

PROCESOS ESTRUCTURA CARGOS

PLANTA DE PERSONAL

MODELO DE GOBIERNO

Definiciones


PRELIMINARESTRABAJO COLABORATIVO

IMPLEMENTACIÓN

INVENTARIO DE PROCESOS

MAPEO DE PROCESOS

PDI 2011-2015

INVENTARIO DE CARGOS Y ESTRUCTURA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO FACULTADES

Ineficiencias

Requerimientos

Mejoras

M E AProducto 1: Mejora

en Apoyo

Producto 2: Ajustes Misionales y Estratégicos

VALIDACIÓN CARGOS Y

ESTRUCTURA

Producto 4: Validación inventario Estructura

Producto 8: Propuesta estructura

DIAGNOSTICO VALORACIÓN

Producto 9: Propuesta cargos

Producto 3: Procesos documentados

Producto 7: requerimientos tecnológicos y documentales

Producto 5: Validación inventario Cargos

Producto 6: Matriz cargos y estructura

VALIDACIÓN DE PROPUESTA

Metodología de Trabajo


MIS

ION

ALES

ESTR

ATÉG

ICO

S

APOY

O

DECANO

SECRETARIAJEFE

PROF PROF

APOYO

VICE

APOYO

APOYO APOYO

DIR

ECC

IÓN

JEFA

TUR

APR

OFE

SIO

NAL

APO

YO

ESTRUCTURA: RELACIONES DE JERARQUÍA

PROCESOS: RELACIONES DE ACTIVIDADES

Dirección y estrategia

Táctica: coordinación

Aplicación Conocimientos

Aplicación procedimientos

PLAN

TILL

A DE

PER

SON

AL:

No

DE C

ARGO

S, T

IPO,

CO

MPE

NSA

CIÓ

N

TRAN

SACC

ION

ES

ESTR

ATEG

IA

><

> <

Metodología del diagnóstico HALLAZGOS

¿Todos los procesos se soportan en estructura y

funciones ?

¿Las relaciones respondan a la

estrategia?

¿Correspondencia de la plantilla con la estrategia

y la carga?


ESTR

ATEG

ICO

S DIVERSIFICACIÓN

DE INGRESOS INTERNACIONAL

IZACION

RELACIONES EXTERNAS E INTERNAS

GESTIÓN Y GOBIERNO

EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL

RESPONSABILIDAD SOCIAL

Consecución Vínculos Medios D. Organizacional Estrategia Ambiental

Vínculos donantes Convenios Promoción Seguimiento Implementación Social

Gestión donantes Movilidad Eventos Gestión Consejos Evaluación Económica

Productividad Divulgación Delegaciones Seguimiento Vínculos

Posicionamiento Acreditación y RegistrosA. Documental

MIS

ION

ALES

PROGRAMAS CONDUCENTES A TITULO INVESTIGACIÓN PROGRAMAS NO CONDUCENTES A

TITULO Selección y Admisión Producción Diseño Diseño y Seguimiento Curricular Asesoría Financiera Promoción Gestión cursos Apoyo Operativo Realización de programas Titulación Seguimiento a Proyectos

Consultoría Publicaciones

APO

YO

TALENTO HUMANO

GESTIÓN DE ESTUDIANTES

SOST DE PROFESORES

GESTIÓN DE ESPACIOS GESTIÓN TICS RECURSOS

FINANCIEROSOTROS

RECURSOS

Gestión estr. P. disciplinarios Vinculación Adm. Espacios Soporte técnico Presupuesto Jurídica

Planeación TH Ret.Estudiantes Desarrollo S. Industrial Licenciamiento Ejecución BienestarGestionar TH Evaluación Mantenimiento Páginas Web Distribución BibliotecaAdministrar TH Remuneración Activos Des. software AprovisionamientoGest. cultura org A. Graduados Laboratorios


MISIONAL

ESTRATÉGICO

PROGRAMAS • Las características de los estudiantes de posgrados einternacionales son distintas

• Los procesos tienen condiciones distintas (registro, pago,carnet)

INVESTIGACIÓN • Alta demanda operativa en la gestión de lasinvestigaciones y consultoría (presupuesto, G. Humana,jurídica, registro de investigadores)

• Gestión institucional para conseguir recursos

MEDIO EXTERNO • Algunos beneficios para asistentes a cursos de E.C

POSICIONAMIENTO Y CONSECUSIÓN DE RECURSOS

• Definición de criterios para eventos , noticias ycomunicación institucional

• Falta de entendimiento de la importancia de procesosmisionales

• Falta claridad en el manejo de la información deegresados, empresas

• Acompañamiento institucional• Alta carga operativa para gestión de comunicación

(WEB)

INTERNACIONALIZACIÓN • Se requiere clara diferenciación entre la estrategia y laoperación

• Precisión de expectativas para los próximos años• Definición de oferta de servicios a invitados

internacionales (GH, vivienda, tramites)

PLANEACIÓN • Demanda creciente de actividades para el seguimiento alPlan

• Garantizar la calidad de los programas (acreditación,evaluación aprendizaje


APOYO

ESTUDIANTES • Alta demanda de gestión de información de estudiantes• Alta demanda operativa de procesos de estudiantes

(monitorias, consejería, A. Graduadas)

PROFESORES • Alta demanda de gestión de información del profesor• Para ROSTER• CEVELAC• EVALUACIIÓN

RECURSOS • Financieros• Oportunidad de la información• Seguimiento detallado a los procesos misionales y

estratégicos• Información para toma de decisiones (planeación )

• Tecnología• Tecnología más articulada a los procesos de

aprendizaje• Soporte a la operación propia de los procesos

misionales• Tiempos de respuesta no acorde con la expectativa• Desarrollos propios

• Planta física• Alta demanda de espacio, asignación de espacios• Laboratorios alta carga operativa• Seguridad industrial

GESTIÓNHUMANA

• Decisiones particulares en cambios de estructura y cargos• Solicitudes diversas para atender problemáticas comunes• Tiempo de respuesta


Hallazgos estructuras MISIONAL ESTRATEGICO APOYO

PRO

GRA

MAS

INVE

STIG

ACIÓ

N

MED

IO E

XTER

NO

CON

SECU

SIÓ

N $

INTE

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REL.

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R Y

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GOBI

Y G

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DAD

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SOST

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ÓN

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U

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NTO

HU

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O

BIEN

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R

GEST

IÓN

REC

URS

OS

JURI

DICA

DIRE

CTIV

OS DECANO

VICEDIRECT. PROOTRO DIRC

JEFE

S

SECRETARIAJEFE ADMÓNTECNOLOGIAP. ESTRATEG

PRO

FESI

ON

AL

ADMÓNSEG.ACACEDITORIALEVENTOSCOMUNICACIONESTIC´SPROYECTOS

APOY

O

ADMÓNTECNICOMENSAJEROSECRETARIA

• Cargos directivos asociados a planeación, relaciones, administración

• Alta concentración de funciones en los secretarios generales

• Jefes para procesos estratégicos y de apoyo

• Carga profesional en procesos administrativos

• Carga profesional en procesos estratégicos

• Secretarias con delegaciones en actividades directivas

• Mensajeros cumpliendo funciones múltiples


ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS GRUPOS OCUPACIONALES

• Caracterizar las funciones de cada uno de loscargos asociados con los diferentes gruposocupacionales, identificando así lasparticularidades de cada cargo y las accionestransversales en cargos de la mismadenominación o alcance.


1Tomado de “Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI”

Grupo Ocupacional, Cargo y Características de las funciones relacionadas con el cargo1


0

1020

30

4050

60

70

8090

100

110120

130

140150

160

170

180190

200

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 220 240

Frecuencia: puede ser interpretada tanto como el número de individuos que realizan la acción, como la cantidad de veces que es realizada.

Afinidad: correspondencia entre la acción que se realiza y el GO que la caracteriza.

Un IA ≥ 100 manifiesta una alta relación entre la acción y el GO analizado. Entre más alto sea este índice, mayor diferenciación entre las acciones de dicho GO respecto a las de los otros y en consecuencia, una mayor caracterización del GO. Un IA ≤ a 100 expresa una baja relación entre la acción y el GO analizado y, por consiguiente, las acciones no son características de el GO indicando mayor transversalidad entre las acciones de cada GO.

Acciones que NO caracterizan al GO y que se realizan

frecuentemente o por varias personas

Acciones que NO caracterizan al GO y que se realizan con

baja frecuencia o por pocas personas

Acciones que SI caracterizan al GO y que se realizan

frecuentemente o por varias personas

Acciones que SI caracterizan al GO y que se realizan con baja

frecuencia o por pocas personas

Acciones características

En A

LTO

gra

doEn

BAJ

O g

rado

Afinidad

Acciones no características


Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional1




Analizar

ArchivarAsesorar

Asignar

Brindar

Brindar información

Controlar

Coordinar

Definir

Distribuir

Ejecutar

Evaluar

Garantizar

Implementar

Organizar

Proponer

Realizar

Recibir

Solicitar

Tramitar

0

1020

30

4050

60

70

8090

100

110120

130

140150

160

170

180190

200

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 220 240

Afinidad

Frec

uenc

ia


Acción - Verbo Descripción

Controlar hacer cumplir el reglamento interno en la sala ycontrolar el ingreso de estudiantes.

Asesorar Asesorar y brindar información, telefónica,personal y virtual

Coordinar

Coordinar y administrar el área de informáticade la Facultad para garantizar el correctofuncionamiento, soporte y uso adecuado de lasherramientas

AnalizarAnalizar y hacer seguimiento a los diferentesgrupos de interés, a través de los medios decomunicación impresos y virtuales

Definir definir un consecutivo de muestras

Proponer proponer, consolidar y organizar el diseño,diagramación e impresión de afiches

Evaluar Evaluar técnicamente las piezas decomunicación

ImplementarEvaluar el estado de los equipos del sistema debibliotecas, para implementar el cambio,actualización y/o descarte de los mismos

Las acciones de este grupo se caracterizan por la operatividad y el desarrollo de actividades específicas de la unidad o del cargo, sin involucrar procesos de toma de decisiones, análisis calificado (especializado) de la información, ni las consecuencias e impacto sobre las funciones de otras personas en cargos afines




TramitarRecibir

Planificar

Implementar

Ejecutar

Divulgar

Diseñar

Coordinar

Controlar

Brindar

Asesorar

Archivar

Analizar

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

110

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 220 240 260 280

Afinidad

Frec

uenc

ia




Acción - Verbo Descripción

Archivar

Cumplimiento de las directrices técnicasemanadas por el Comité de GestiónDocumental sobre la forma en que sedeben archivar los documentos paragarantizar su preservación

RecibirRecibir y revisar el compromisopresupuestal de las facturas deOutsourcing (Panamericana y Ofiexpress)

Tramitar Tramitar y hacer seguimiento a lasgarantías, cambios de mercancías oreclamaciones y reposiciones de bienes

BrindarBrindar información sobre el análisis demateriales bibliográficos en trámite en elárea

Implementar Implementar procesos y actividades degestión del equipo humano

Las acciones de este grupo se caracterizan por sus consecuencias sobre las funciones de otras personas (en cargos del mismo alcance o diferentes) y por el impacto de las mismas sobre el desempeño de su unidad




Proponer

Planear

Implementar opciones

Implementar estrategias

Implementar

Establecer

Desarrollar

Definir

0

5

10

15

20

25

30

0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500 550 600 650 700

Afinidad

Frec

uenc

ia




Conclusiones

Jefatura

Profesional

Soporte

Necesidad de diferenciar claramente las funciones propiasde cada grupo ocupacional

Buscar unos mínimos comunes en las descripciones de loscargos que facilite la diferenciación entre los mismos.

No hay una clara separación de responsabilidades yfunciones entre los grupos ocupacionales, especialmenteentre los niveles de Soporte y Profesional

Los cargos asumen funciones muy diversas y lasdescripciones de cargo son poco concretas

Se evidencia mayor cantidad de personal de Soporte

No hay una asociación clara entre las funciones y losprocesos

Existen procesos que no están cubiertos

Las estructuras no soportan la estrategia


3. PROPUESTASProyecto de Optimización de Procesos y Estructuras - Decanaturas


Definición de Modelos

Modelo Operativo

Modelo de Información

Modelo de Servicios

• Actividades a desarrollar para soportar elmodelo de negocio y/o de servicios

• Servicios que apoyan y brindan soporte almodelo de negocio. Un servicio “se definecomo cualquier acción o cometidoesencialmente intangible que una parte ofrecea otra, sin que exista transmisión de propiedad.La prestación de los servicios puede estarvinculada o no con productos físicos”[1].

• Representación de la estructura y manejode la información de forma confiable, eficazy oportuna que facilita la toma dedecisiones y da cuenta del estado de laUniversidad en todas sus dimensiones

[1] Kotler, Phillip y Keller, Kevin. Dirección de Marketing, pág. 402, Pearson Prentice Hall, 2006, Duodécima edición.


PROGRAMAS CONDUCENTES A TÍTULO

INVESTIGACIÓN

SELECCIÓN Y ADMISIÓN DISEÑO Y SEGUIMIENTO CURRICULAR

ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE SEGUIMIENTO A EGRESADOS

APOYO AL SECTOR EXTERNOPROGRAMAS NO CONDUCENTES A TITULO

Consolidación

BIENESTARRETENCIÓN DE ESTUDIANTES RECURSOS

TALENTO HUMANO

SOSTENIBILIDAD DE PROFESORES JURÍDICA

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

ENTRADAS SALIDAS

GESTIÓN - EFICIENCIA INSTITUCIONAL

RELACIONES EXTERNAS E

INTERNASINTER-

NACIONALIZACIÓNCONSECUCIÓN DE RECURSOS


PROCESOS ESTRATÉGICOSCadena de Valor de la Universidad

Posicionamiento

PLANEACIÓN, ASEGURAMIENTO

Y EVALUACIÓN

BACHILLERES

CAMBIOS TECNOLÓGICOS

PROBLEMAS DE INTERÉS

REQUERIMIENTOS SECTOR PUBLICO

O PRIVADO

EXIGENCIAS DE LA

GLOBALIZACIÓN

PROFESIONALES

PROFESIONALES ADAPTABLES

MAGÍSTERES

DOCTORADOS

PUBLICACIONES Y PATENTES

PRODUCTOS DE ASESORÍA

PROFESIONALES ACTUALIZADOS

CONSOLIDACIÓN PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTO VISIBILIDAD

PosicionamientoPROPUESTASOLUCIÓN -PRESENCIA

POSICIONAMIENTOCURSOS

RECURSOSTIC

INFRAESTRUCTURALABORATORIOS

BIBLIOTECAFINANCIEROS

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

IMPACTOBÁSICO APLICADO INNOVACIÓN

GOBIERNO Y GESTIÓN


Modelos en la Cadena de Valor Uniandes

Modelo de Negocio

SERVICIOSINFORMACIÓNOPERATIVO

APOYO

MISIONALES

ESTRATEGICOSRELACIONES EXTERNAS E

INTERNAS

INTER-NACIONALIZACIÓN

CONSECUCIÓN DE RECURSOS


PLANEACIÓN, ASEGURAMIENTO

Y EVALUACIÓN

GOBIERNO Y GESTIÓN

PROGRAMAS CONDUCENTES A TÍTULO

INVESTIGACIÓN

SELECCIÓN Y ADMISIÓN DISEÑO Y SEGUIMIENTO CURRICULAR

ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE SEGUIMIENTO A EGRESADOS

APOYO AL SECTOR EXTERNOPROGRAMAS NO CONDUCENTES A TITULO

Consolidación

PosicionamientoCONSOLIDACIÓN PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTO VISIBILIDAD

PosicionamientoPROPUESTASOLUCIÓN -PRESENCIA

POSICIONAMIENTOCURSOS

IMPACTOBÁSICO APLICADO INNOVACIÓN

BIENESTARRETENCIÓN DE ESTUDIANTES RECURSOSTALENTO

HUMANO SOSTENIBILIDAD DE PROFESORES JURÍDICA


Federalista

• Operación Independiente

• Definición Políticas Sectorizada

DescentralizaciónFuncional

• Operación Independiente

• Definición Políticas Centralizada

Centralista

• Operación Centralizada

• Definición Políticas Centralizada

MODELO DE NEGOCIO

MODELO DE SERVICIO

MODELO DE INFORMACIÓN

MODELO OPERATIVO

Modelo de Gestión en Uniandes


PERSONAL RECURSOTECNOLÓGICO COSTOS

PERSONALIZADO + - Lineales

AUTOSERVICIO - + Marginales Decrecientes

Modelo de Servicio

SERVICIOINFORMACIÓNOPERATIVO

ESTRATEGICOS

APOYO

MISIONALES




ESTRATEGICOS

APOYO

MISIONALES

IMPLICACIONES

INSTITUCIONALPlataformaTecnológica

(Ej: SAP)

Definiciones y Políticas

Protocolos de Seguridad

Procesos Definidos

PRIVADOEspacio

Almacena-miento

Detalle yEspecificidad

Responsables de la

información claramente

identificados

Procesos variables


Modelo Operativo


ESTRATEGICOS

APOYO

MISIONALES

IMPLICACIONES

FEDERALEficiencia en el

Modelo de Negocio

Atención a necesidades particulares

Heterogeneidad en Estructuras

Organizacionales

CENTRALEfectividad en la Estrategia Institucional

Economías de Escala

Homogeneidad en Estructuras

Organizacionales


Modelos Vs. Objetivos PDI 2011-2015

Objetivos PDI 2011-2015 Modelo Operativo

Modelo de

Servicio


Calidad y Diferenciación

1. Ofrecer programas académicos que cumplan estándares internacionales X X X

2. Contar con un cuerpo profesoral consolidado y de calidad X X X

3. Atraer y retener estudiantes de calidad X X X

4. Producir investigación de calidad X X X

Efectividad administrativa

5. Fortalecer el gobierno y la gestión institucional X X X

6. Facilitar la sostenibilidad financiera del largo plazo X X X7. Optimizar los recursos y servicios con criterios de eficiencia y eficacia X X X

Impacto y Presencia en

el Entorno

8. Reconocer al egresado como un medio para generar impacto X X X

9. Lograr reconocimiento e impacto en la sociedad X X X


Modelos Vs. Grupos Ocupacionales

Modelo de Servicio

Modelo Operativo

Modelo de información

Modelo de Negocio

Directivo

Jefatura*

Profesional

Soporte

MENOR MAYOR

Incidencia de los Grupos en los Modelos

* Jefatura de Servicio


Áreas funcionales intransferibles de las decanaturas• Selección y Admisión• Diseño y Seguimiento

Curricular• Titulación• Procesos Disciplinarios• Retención de Estudiantes

1. Programas Conducentes a Título

• Pertinencia• Asesoría Financiera• Apoyo Operativo• Seguimiento a Proyectos• Consultoría• Publicaciones

2. Investigación

• Vinculación• Capacitación• Permanencia (Bienestar)• Evaluación• Procesos Disciplinarios

3. Profesores

• Comunicaciones• Promoción• Eventos• Egresados• Consecución de Recursos• Publicaciones

4. Medio Externo

• Divulgación• Información de Facultad• Información Institucional

5. Comunicaciones Internas

• Plan de Desarrollo• Seguimiento• Planes de Acción y

Mejoramiento• Benchmarking

6. Planeación y Evaluación

• Operación• Pertinencia• Seguimiento• Registro Calificado

7. Acreditaciones

• Administración de Convenios

• Intercambios• Operación• Asociaciones

Internacionales

8. Internacionalización


Áreas funcionales transferibles de las decanaturas

• Pertinencia• Selección• Capacitaciones• Manejo de contratos• Reconocimientos• Reglamento interno de trabajo• Clima y cultura laboral

9. Talento Humano

• Administración de Espacios• Seguridad Industrial• Mantenimiento• Activos• Laboratorios

10. Recursos Físicos

• Proyección Presupuesto• Ejecución de Presupuesto• Distribución de Ingresos

11. Recursos Financieros

• Infraestructura y Sistemas de Información

• Software• Bases de Datos• Páginas Web• Gestión de Proyectos

12. Soporte Tecnológico

• Adquisiciones• Jurídica• Administración Documental• Bienestar

13. Otros Recursos

• Convenios• Proyectos

14. Responsabilidad Social


Procesos en los que participan las decanaturas (DEBER SER)

Nivel Macroproceso Directivo Jefatura Profesional Soporte

MISIONAL

1. Programas Conducentes aTítulo X X X X

2. Investigación X X X3. Apoyo al Sector Externo X X X X

APOYO

4. Sostenibilidad de Profesores X X6. Talento Humano X X7. Bienestar X X X X8. Procesos de Soporte X X X X

ESTRATÉGICO

10. Consecución de Recursos X X X X11. Internacionalización X X X12. Relaciones Internas yExternas X X

13. Gobierno y Gestión X X X15. Planeación y Evaluación X X X


MODELO DE INFORMACIÓN

MODELO DE SERVICIO

MODELO OPERATIVO

MODELO DE NEGOCIO

MODELO OPERATIVO

MODELO DE NEGOCIO

Implicaciones de los Modelos en las Estructuras

Decano

Departamento o Programa

Decano

Vicedecano Vicedecano

Secretaría General Departamento

o ProgramaSecretaría General GHOTIC Financiero

MODELO DE SERVICIO

Soporte Servicio

Soporte Servicio

Soporte Servicio

Soporte Servicio

Soporte Servicio

Soporte Servicio

Soporte Servicio Soporte

ServicioSoporte Servicio


Propuesta – Entendimiento compartido

MODELO:

COMPONENTES

RELACIONES

RESULTADOS

ADMINISTRACIÓN CENTRAL

FAC

ULT

AD

ES

CALIDAD Y DIFERENCIACIÓN

DISMINUCIÓN DE COSTOS

OPERATIVOS: Eficiencia

Cargos necesarios Estructuras articuladas

METRICAS MINIMAS

MEJORA EN EL SERVICIO :

Tiempo de respuestaCalidad

Efectividad METRICAS MINIMAS

Negocio: Forma de generar diferencia en lo

misional

Operativo: Relación de organización, procesos,

tecnología

Servicios: Entrega de un servicio a los grupos de

interés

NEGOCIO OPERATIVO SERVICION

EGO

CIO

O

PERA

TIVO

SERV

ICIO

REGLAS DE

JUEGO

POLÍ

ITC

AS

ESTR

ATEG

IA

POLITÍCAS

ESTRATEGIA

COORDINACIÓNES

TAN

DA

RIZ

AC

IÓN

INTE

GR

ACIÓ

N

ESTANDARIZACIÓN

INTEGRACIÓN

ACUERDOS TI

EMPO

CO

STO

TIEMPO

COSTO


¿SOBRE QUÉ HAY QUE DECIDIR ?

1. MISIONAL2. INTERNACIONALIZACIÓN 3. FINANCIERA4. TIC´S5. COMUNICACIONES 6. EVENTOS7. ADMÓN DOCUMENTAL 8. MENSAJERIA


DECISIONES CLAVES (MISIONAL)M

ision

al

Fortalecer la investigación La calidad de pregrado en los posgrados Reconocimiento e impacto en el entorno

¿Qué se encontró?

¿Qué se busca en lo misional?

¿Cuál es la propuesta?

Existen cargos de Vicedecanos relacionados al tamaño de la Facultad

Hay concentración de apoyo administrativo en las Facultades para soportar los departamentos

Hay cargos directivos con un perfil más administrativo que académico

Evaluar el apoyo Institucional en el cumplimiento de los objetivos definidos y en la operación de las Facultades/Centros

Creación de Vicedecano a partir de algunas métricas de referencia: Estudiantes de Pregrado, Posgrado, Proyectos, etc.

Directivo

Jefatura

Prof. y Soporte

Vice Acad.Decano

Facultades Adm. Central

Escenario 1

Profesional Soporte TICsProcesos

Vice/Dir

Vice Adm. Vice Inv.

Tamaño:>3000 Est. PR1000 Est. MAXX Proyectos>5 programas


DECISIONES CLAVES (MISIONAL)M

ision

al



Existen cargos de Vicedecanos relacionados al tamaño de la Facultad

Hay concentración de apoyo administrativo en las Facultades para soportar los departamentos

Hay cargos directivos con un perfil más administrativo que académico

Directivo

Jefatura

Prof. y Soporte

Vice Acad.Decano


Escenario 2


Vice Adm. Vice Inv.

Mayor articulación con la Adm. Central


DECISIONES CLAVES (INTERNACIONALIZACIÓN)In

tern

acio

naliz

ació

n

Posicionar a la Universidad en Latinoamérica (movilidad efectiva)

Desarrollar investigación en redes Acreditación


¿Qué se busca con Internacionalización?


Hay unidades con cargos enfocados a Internacionalización

Apoyo Central es para labores Operativas Se tiene una mayor expectativa del apoyo

institucional

Definir por Facultad cómo se va a desarrollar la estrategia de Internacionalización para establecer el apoyo requerido a nivel de procesos y estructuraPlan Facultad→ Plan Universidad → Organización


DECISIONES CLAVES (FIN&ADM)Fi

nanc

iero

y A

dmin

istra

tivo

Articular el Plan de Desarrollo con recursos financieros Esquemas de gestión que promuevan la optimización de

procesos y economías de escala


¿Qué se busca con la función financiera y administrativa?


Hay división de las funciones de los Secretarios Generales de las Facultades, generando un cargo adicional con un enfoqué más financiero.

Generar un cargo de Secretaría Administrativa y Financiera y otro de Secretaría Académica

Establecer una relación con la Vicerrectoría Administrativa y Financiera que genere un mayor entendimiento de las necesidades de las Facultades/Centros /coordinación procesos

Definir el perfil del cargo del Secretario académico dependiento del nivel de madurez de la Facultad/Centro

Directivo

Jefatura

Prof. y Soporte

Vicer

Direc.

Decano

Secretario Gen.

Coord. Adm&Fin


Decano


Secretario Administrativo

PropuestaActual

Vicer

Direc.

Secretario Académico



DECISIONES CLAVES (TICs)TI

Cs

Tic´s como soporte a la estrategia Espacios colaborativos de trabajo Efectividad en los procesos


¿Qué se busca con las TICs?


Hay equipos desarrollando software en algunas Facultades Hay duplicidad de cargos para las funciones de soporte

técnicpo Se busca tener unos mejores tiempos de respuesta en los

servicios de soporte de la Adm. Central

Generar un Comité Institucional conformado por unidades académicas y DTI para fomentar un trabajo colaborativo y regule los desarrollos en Facultades

Evaluar el servicio de soporte, con el fin de identificar propuestas de mejoramiento

Centralizar en las decanaturas las necesidades de los departamentos

Directivo

Jefatura

Prof. y Soporte

Vicer

Direc.

Decano

Direct. Tec


Decano


PropuestaActual

Vicer

Direc.

Secretario Adm.

Comité TCIs



DECISIONES CLAVES (PROC. EDIT)Pr

oces

os e

dito

riale

s

Garantizar la calidad de los productos Uniandes Economías de escala


¿Qué se busca con los procesos editoriales?


Hay cargos en Facultades con funciones similares al editor de la Universidad

Hay dos niveles de cargos: el conceptual y operativo con énfasis en diseño

Fortalecer la política institucional de Ediciones Uniandes No deben existir cargos con funciones similares al Editor Institucional


DECISIONES CLAVES (Comunicaciones)Co

mun

icac

ione

s

Fortalecer vínculos Posicionar los procesos misionales Conseguir recursos


¿Qué se busca en comunicaciones?


Hay distintos cargos con la función de comunicaciones en las Facultades, pero con variedad de perfiles y salarios

No hay una claridad en el rol de la Of. de Comunicaciones como apoyo a las necesidades de las Facultades

No siempre hay una respuesta efectiva en el apoyo Inst. Hay dos niveles de cargos: el conceptual y el operativo de diseño

Generar un Comité Institucional conformado por unidades académicas y la adm. central para fomentar un trabajo colaborativo

Uniformidad en los cargos y salarios No tener apoyo operativo en las Facultades Centralizar en las decanaturas las necesidades de los departamentos

Directivo

Jefatura

Prof. y Soporte

Dir. DesDecano

Direct./jefe Com.


Decano


Propuesta Escenario 1

Dir. Des

Jefe Com.

Comité Com.

Profesional Soporte

Coord. Com.

Jefe Com.

TICsProcesos


DECISIONES CLAVES (Eventos)Ev

ento

s

Fortalecer vínculos Posicionar los procesos misionales Conseguir recursos


¿Qué se busca con la función de comunicar?


Necesidad de tener un mayor apoyo en la organización de eventos de las Facultades en cuanto a espacios y apoyo logístico

Ausencia de criterios de lo que es un evento Institucional y uno que no lo es

Evaluar el servicio de Relaciones Públicas con el fin de establecer puntos de mejoramiento

Definir políticas institucionales en cuanto al manejo de espacios para la realización de eventos

Directivo

Jefatura

Prof. y Soporte

Dir. DesDecano


Decano


Escenario 2Escenario 1

Dir. Des

Jefe Rel. Púb.

Profesional Soporte

Secretario Adm. Jefe Rel. Púb. Secretario Adm.

TICsProcesos


DECISIONES CLAVES (Mensajería)M

ensa

jería

Economías de escala Optimización de recursos


¿Qué se busca la mensajería?


Servicio replicado al de la Administración Central en las Facultades Los mensajeros hacer otras actividades aparte de la de mensajería

Separar en las facultades el rol de mensajero de las actividades varias dentro de las Facultades

Identificar necesidades no satisfechas en las Facultades y hacer una revisión interna de los procesos de mensajería de la Universidad

Centralizar el servicio en la Dirección Administrativa

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