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DIRECTIVA 003 DE 2013 DIRECTRICES PARA PREVENIR CONDUCTAS IRREGULARES RELACIONADAS CON INCUMPLIMIENTO DE LOS MANUALES DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS Y

LA PÉRDIDA DE ELEMENTOS Y DOCUMENTOS PÚBLICOS

VIGENCIA 2018

Bogotá D.C. de 10 mayo de 2018

FUNDAMENTO LEGAL: La Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., de acuerdo con el Decreto Distrital 284 de 2004, implementó el Sistema Distrital de Información Disciplinaria, para los organismos y entidades distritales en los que es aplicable el Código Disciplinario Único. Así mismo, el Decreto Distrital 284 de 2004, dispone la conformación de una Comisión Distrital de Control Disciplinario, para que analice la información estadística, relacionada con procesos disciplinarios por incumplimiento a los manuales de funciones y procedimientos, así como por la pérdida o daño de documentos y elementos, conductas con incidencia reiteradas en la Administración Distrital. La Directiva 003 de 2013, establece las directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos, determina que: “Las oficinas de control interno disciplinario coordinarán con las oficinas de control interno de gestión de cada uno de los sectores y sus entidades adscritas o vinculadas, para que en los planes de auditoría integral se incluya lo pertinente para verificar el cumplimiento de los lineamientos contenidos en esta Directiva. Asimismo, las oficinas de control interno disciplinario elaborarán informe acerca de los resultados de la misma para ser enviados a la Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios”.

Cabe resaltar, que en pleno cumplimiento de lo ordenado en la Directiva 003 de 2013, el Comité Coordinador de Control Interno, aprobó dentro del programa Anual de Auditorias para la vigencia 2018 y a solicitud de la Oficina de Control Interno, el respectivo seguimiento y monitoreo de los lineamientos señalados en la misma, respecto al manejo y protección de los elementos, de los documentos y la aplicación de manuales y funciones y procedimientos, cuya evidencia está documentada en el presente informe.

Por lo anterior, y en concordancia con las funciones legales contempladas en la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, la cual en su artículo 2, establece: “Objetivos del sistema de Control Interno.”:

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a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten

b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional

c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad

d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones

que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos g. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de

verificación y evaluación h. Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados

para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

METODOLOGIA:

Para dar cumplimiento a la Directiva 003 de 2013, respecto a las directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con el incumplimiento de los manuales de funciones, de procedimientos y la perdida de elementos y documentos públicos, la Oficina de Control Interno, efectuó en el mes de abril de 2018, una encuesta diagnostica, dirigida a todas las dependencias de la entidad, con el fin de evidenciar el grado de conocimiento y cumplimiento de dicha directiva.

Este cuestionario diagnostico se estructuró de acuerdo con los siguientes módulos:

1) Pérdida de Elementos 2) Pérdida de Documentos 3) Incumplimiento de Manuales Específicos de Funciones y Competencias

Laborales El cuadro con el análisis de la información se anexa a este documento. (ANEXO 1)

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Los días 4 y 7 de mayo de 2018, la Oficina de Control Interno realizó visita de seguimiento a la Dirección de Gestión Corporativa para verificar la información suministrada en el cuestionario, evidenciando lo siguiente:

1.FRENTE A LA PERDIDA DE ELEMENTOS:

En estas visitas se pudo evidenciar lo siguiente:

1. Se verificó el cumplimiento dispuesto en el procedimiento 40-P-03 “Asignación y Entrega de Bienes Devolutivos”, evidenciando que se cumple con las actividades y tiempos estipulados, sin embargo, hay actividades que se realizan y no están documentadas como la elaboración del “ticket” para dar inicio al procedimiento. Así mismo, no es claro la identificación del responsable de hacer las actividades.

2. El contrato de vigilancia, en el Pliego de Condiciones de la Licitación Pública N.º SDH-LP-02-2017 que hacen parte integrante del Contrato No. 170181-0-201, se observaron las siguientes estipulaciones concernientes a las obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades del contratista:

En el numeral 5.13. PROTECCIÓN DE LOS BIENES, establece en el artículo “2.2.1.2.3.2.11 del Decreto 1082 de 2015, la entidad contratante efectuó el análisis sobre la existencia de riesgo de daño para sus bienes, por lo cual se requiere solicitar dentro del contrato el amparo respectivo, el cual se encuentra incluido como un sub-amparo en la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, denominada protección de bienes y su porcentaje de cobertura es de Mínimo 20% del valor de PLO evento y 30% del valor de PLO vigencia”. Y en el numeral 5.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA, Numeral 14 establece lo siguiente: “responder por la conservación, el uso adecuado, deterioro o pérdida de los elementos que le sean entregados por la entidad para la ejecución del contrato (si es del caso)” En el documento de estudios previos que también hace parte integrante del contrato en el numeral 9.4 se establece la Garantía de protección de los bienes: “con ocasión de la ejecución del contrato, la Entidad efectuó el análisis sobre la existencia de riesgo de daño para sus bienes, por lo cual se requiere solicitar dentro del contrato de amparo respectivo, el cual se encuentra incluido como un subamparo en la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, denominada protección de bienes y su porcentaje de cobertura es de Mínimo 20% del valor de PLO evento y 30% del valor de PLO vigencia”.

3. La oficina de Control Interno realizó visitas a las bodegas ubicadas en los sótanos de la sede Centro Administrativo Distrital-CAD, con el fin de verificar que estas cuenten con los medios de conservación y seguridad para la salvaguarda de los bienes y elementos que forman parte del mobiliario de la Secretaria Distrital de Hacienda.

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En el sótano 1 y 2, se ubican cinco (5) lugares utilizados como bodegas y un (1) almacén, de los cuales ninguno cuenta con identificación.

Los bienes que están almacenados en estas bodegas no están clasificados (malo, regular, bueno), es decir, se encontraron bienes, nuevos, usados, en deterioro, desechos en el mismo espacio Estas bodegas no cuentan con las condiciones mínimas para la conservación de los bienes y elementos, se observa un inadecuado sistema de iluminación y ventilación presenta humedad. Así mismo, en el sótano 1, existe un espacio, que se encuentra señalado como “PELIGRO ALTO VOLTAJE”, sin embargo, en este lugar, se almacena diferentes elementos y bienes que tiene la entidad (escaleras, estantería, tablas, residuos, recogedor, entre otros). (ver imagen 1,2,3)

Imagen.1 Imagen.2 Imagen.3

Bo

Al momento de realizar la inspección por parte de la OCI dos de las tres bodegas del primer sótano estaban con las puertas abiertas. En la bodega en que se realiza el mantenimiento de sillas, se evidenció deficiencia en los controles debido a que no llevan un registro de los bienes entran y salen de este espacio, así mismo, no hay un puesto de trabajo para el encargado de mantenimiento de estos bienes. (ver imagen 4,5,6)

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En el sótano dos (2), ubicado en el costado oriental, se encontró que una de las bodegas no cuenta con la seguridad adecuada, ya que la puerta no tiene sistema de control de acceso (carnet de autorización, llaves, candado) y cualquier persona puede entrar solamente con empujarla; al interior de esta bodega se evidencia, el deterioro del lugar, pisos de madera rotos, humedad en las paredes, elementos dañados, sin placas los bienes, extintores rechazados, sillas amontonadas, entre otros. (ver imagen 7,8,9)


El almacén se ubica en el costado norte oriental del sótano del CAD, a diez (10) metros de la caseta de ingreso vehicular, en la zona de ingreso se tienen instaladas dos cámaras de seguridad, la puerta de ingreso cuenta con un sistema de control por tarjeta, cerraduras y candados. El almacén cuenta con estanterías fijas de acero y entrepaños de madera y está dividida en tres naves, dos de ellas tiene una entrada con puerta metálica. En la nave principal y la bodega lateral se guardan elementos de cómputo, impresoras, teléfonos nuevos o en proceso de dar de baja, papelería especialmente cajas con carpetas de archivo papelería y elementos de escritorio de la Secretaria Distrital de Hacienda y del Concejo de Bogotá. (ver imagen 10,11)

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Imagen.10 Imagen.11

Se encontró equipos de cómputo dados de baja, que se encuentran en proceso de donación. (ver imagen 12,13)

Imagen.12 Imagen.13

Al interior del almacén se tienen cinco extintores, dos (2) de agua a presión ubicados a la entrada del almacén y tres (3) multipropósito ABC, de polvo químico seco PQS en las entradas de cada una de las naves. Los extintores están en el piso y bloqueados por diferentes elementos que dificultarían su uso en caso de emergencia. (ver imagen 14,15)

Imagen.14 Imagen.15

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La entidad cuenta con un control de inventarios, que son registrados en una matriz excel, en la cual se relaciona los elementos y bienes, con su respectiva placa, descripción, serial, marca modelo, responsable y ubicación. Para verificar que el inventario que se registra en esta matriz, este asignado a los funcionarios SDH, se realizó una muestra aleatoria, sin embargo, al consultar el aplicativo “Tu inventario”, este presentó una falla recurrente, razón por la cual no se pudo comprobar la asignación de bienes y elementos a los responsables de cada área.

2.FRENTE A LA PERDIDA DE DOCUMENTOS

La Oficina de Control Interno realizó un seguimiento al cumplimiento de la normatividad de gestión documental, en donde se encontró lo siguiente:

1. Se verificó la primera versión del documento de “Plan de Emergencia de los

documentos de Archivo en situaciones de riesgo”, en el cual cuenta con un capítulo de Plan de emergencia y reacción en caso de siniestro

2. Para la fecha de seguimiento por parte de la OCI, se verificó la primera versión del banco terminológico, el cual está estructurado por dos categorías, una misional con 77 términos generales y 110 específicos y otra transversal con 64 términos generales y 157 específicos.

3. Se verificó la mejora realizada a los documentos del proceso en el Sistema de

Gestión de Calidad, puntualmente en el procedimiento 43-P-13 Organización Documental, se incluyó en el capítulo de operación, una política para el manejo y uso de la hoja de ruta y/o control que se debe aplicar a todos los expedientes en etapa de gestión.

4. LA SDH a través de la Subdirección de Gestión Documental, se encuentra

implementando el modelo de requisitos de gestión de documentos electrónicos, con base en Ia herramienta WCC – Oracle y los procesos SDH-SMINC-042-2017 y SDH-SMINC-170262-0-2017 para los certificados digitales de los procesos tecnológicos que requieran firmas digitales en la Secretaría Distrital de Hacienda.

3. FRENTE AL INCUMPLIMIENTO DE MANUALES DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

1. Se verificó el manual de funciones y competencias laborales, publicado en la página

oficial de la SDH, donde establece para la planta permanente y temporal de la Secretaría Distrital de Hacienda, así como el Decreto Distrital No. 367 de 2014 que actualiza el Manual General de Requisitos para los empleos públicos de los organismos del Sector Central de la Administración Distrital.

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2. Se verificó en la Subdirección de Talento Humano, el Plan Institucional de Capacitación PIC 2017-2018 Secretaria Distrital de Hacienda, así mismo fue verificado el contenido de las presentaciones realizadas en la inducción de este primer trimestre 2018, evidenciando que los temas relacionados con pérdida de elementos y documentos no está directamente relacionados con la Directiva 003 de 2013.

3. Se realizó verificación a quince (15) carpetas de hojas de vida de funcionarios que

se han retirado o cambiaron de cargo en el primer trimestre del año 2018, encontrando lo siguiente:

Cedula funcionario

Observación

52848384 No se encuentra dentro de la carpeta el examen médico de retiro. El formato 85-F-10 “constancia de entrega “no se encuentra debidamente diligenciado.






19494770 No se encuentra dentro de la carpeta el examen médico de retiro. El formato 85-F-10 “constancia de entrega “no se encuentra debidamente diligenciado. No se observó que reposara dentro de la carpeta de historia laboral: acta de informe y acuerdos de gestión.







79844582 No reposa dentro de la carpeta de historia laboral el formato 85-F-10 “constancia de entrega. La declaración de bienes y rentas no se encuentra debidamente diligenciado.


4. Se evidencia que el formato 85-F-10 “Constancia de Entrega” exigido para

formalizar y dar cumplimiento a lo establecido en el procedimiento 85-P-03 “Retiro del Servicio”, con respecto a la desvinculación de los funcionarios de la entidad, se encontró la respectiva resolución de retiro junto con la comunicación firmada de recibida, el carné, formulario único declaración juramentada de bienes y rentas; sin embargo no se incluye el examen médico de retiro ni el formato 42 -F.03 “Autorización de movimientos de elementos devolutivos, consumo y otros”. Adicionalmente, se encontró que el formato 85-F-10 “Constancia de Entrega” no está debidamente diligenciado, ya que no se marca el estado del trámite, la

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información del jefe inmediato o interventor y lo consignado en el formato no concuerda con lo que reposa en la carpeta hoja de vida.

CONCLUSIONES

La Secretaria Distrital de Hacienda, cuenta con manuales de procedimientos, formatos de control de entrada y salida de elementos, definición de riesgos, sistemas de actualización y control de inventarios, medios de conservación y seguridad para la salvaguarda de estos bienes, sin embargo, en el momento de realizar la verificación física en las bodegas, se evidenció ausencia de controles respecto de los bienes y elementos que ingresan y salen de estas áreas.

En cuanto al inventario de los bienes y elementos que se encuentran ubicados en las bodegas de los sótanos uno (1) y dos (2), no se identifica en la matriz excel de inventario, la ubicación especifica de estos, ya que en las bodegas no existe diferenciación del estado en que se encuentran.

Los medios de conservación y seguridad indispensables para salvaguarda de los bienes que forman parte del mobiliario de la SDH no cuentan con sistema de control de acceso.

En general la infraestructura física de las bodegas presenta acabados defectuosos y en mal estado, así como irregularidades en los pisos ya sea por ruptura o desgaste, así como la falta de continuidad de estos materiales. El lugar está sin asepsia

En el contrato de vigilancia, queda claramente establecido las obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades del contratista, en caso de pérdida de elementos.

Igualmente, en los contratos que se suscriban con la Entidad, esta propende por la conservación de los elementos y documentos, estableciendo para ello, cláusulas relacionadas con la conservación y uso adecuado de los mismos, así como de la obligación de responder por su deterioro o pérdida.

Se verificó que dentro del Plan Institucional de Capacitación (PIC), aprobado para la vigencia 2017-2018, los temas relacionados con pérdida de elementos y documentos no está directamente relacionado con el propósito de la Directiva 003 de 2013.

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RECOMENDACIONES

Se sugiere que las bodegas de los sótanos 1 y 2, sean identificadas con nombre y número, con el fin de tener un control en cuanto a su ubicación, así como la identificación de los bienes y elementos que se encuentran al interior de estas.

Realizar adecuaciones físicas a la infraestructura de las bodegas, con el fin de mejorar los sistemas de iluminación, ventilación, acabados de muros y pisos.

Se recomienda diseñar y emitir piezas comunicativas, circulares, comunicaciones electrónicas relativas al cuidado y salvaguarda de elementos y documentos, orden y aseo de puestos de trabajo, manuales de funciones y demás mecanismos que estime necesarios para fortalecer los lineamientos de la Directiva 003 de 2013.

Difundir entre directivos, funcionarios y contratistas las políticas de seguridad de la información que permitan su aplicación en los procesos.

Incluir en el Plan de Capacitación PIC actividades relacionadas con el buen manejo de bienes, elementos y documentos de la entidad.

Se requiere una jordana de orden y aseo en las bodegas del Centro Administrativo Distrital-CAD.

Con el propósito de cumplir a cabalidad con lo estipulado en la Directiva 003 de 2013, se recomienda a las dependencias que no contestaron el cuestionario diagnóstico enviado por esta oficina, mayor compromiso, debido a que el incumplimiento de esta Directiva conlleva a sanciones disciplinarias.

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ANEXO 1

Cuadro No. 1 FRENTE A LA PÉRDIDA DE ELEMENTOS

No. Acción OBSERVACIONES Y EVIDENCIAS

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Verificar que los manuales de procedimientos relacionados con el manejo de bienes propendan, no solamente por su eficiente y oportuna utilización, sino también por su efectiva salvaguarda. ¿Conoce los procesos, procedimientos y/o instructivos, relacionados con la eficiente y oportuna utilización de los bienes? Si los conoce indique cuales

La Secretaria Distrital de Hacienda adopta e implementa la Resolución 001 de 2001” Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital”.

Los procesos y procedimientos que se manejan al interior de la entidad se encuentran en el Sistema de Gestión de la Calidad-SGC, en este se puede encontrar el proceso CPR-40 “Gestión de bienes”, cuyo objetivo es administrar y controlar eficientemente los bienes devolutivos y de consumo de la Secretaria Distrital de Hacienda y los bienes devolutivos del Concejo de Bogotá. Para cumplir con la eficiente y oportuna utilización de los bienes, la SDH elaboró los siguientes procedimientos y una guía: 40-P-01 :Recepción e ingreso de bienes devolutivos y de consumo. 40-P-02 :Retiro de bienes del inventario 40-P-03 :Asignación y entrega de bienes devolutivos 40–P–04: Administración del Plan de Consumo 40–G–01: Ingreso de bienes devolutivos y de consumo http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-40_12_20180223_112652.pdf

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Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen los riesgos sobre los activos de la entidad.

¿En su dependencia, tienen definidos controles orientados a minimizar los riesgos sobre los bienes a su cargo?

Se evidenció en la Matriz de Riesgos Operacional, CPR-40 “Gestión de bienes”, que se ha identificado cinco (5) riesgos relacionados a este proceso, que después de aplicar los controles que están documentados en el proceso objeto de análisis y generar la valoración del riesgo residual bajo. Los riesgos identificados son: 1. Asignar de manera errada la placa de inventario. 2. Dar de baja o trasladar un bien de manera equivocada. 3. Deterioro, desactualización o pérdida de garantía, sobre los

bienes antes de su uso. 4. Entregar bienes de manera equivocada 5. Entregar o recibir bienes que no coinciden con los pactados

o contratados. Así mismo, se definió en la matriz del riesgo de corrupción la “pérdida de bienes”, con tres (3) causas, y después de controles el riesgo residual se ubica en una zona baja.

http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/40-P-01_7_20160425_102643.pdf




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Adicionalmente, cada una de las áreas definen y mencionan controles de carácter particular y específico, para minimizar los riesgos sobre los bienes que están a su cargo.

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Establecer sistemas efectivos de actualización y control de inventarios. ¿Sabe cuáles son los sistemas de actualización y control de inventarios administrados en su dependencia con relación a: a) Documentos contenidos en las hojas de vida del personal de la entidad; b) Manejo de inventarios y demás servicios que se requieran en la SDH para un apoyo logístico; c) Centro de contratistas elementos públicos, ¿existen clausulas relacionadas con la conservación y uso adecuado de los mismos y la obligación de responder por su deterioro o perdida?

En cuanto a los sistemas de actualización y control están establecidos en los procedimientos y se realizan de acuerdo con los requerimientos que realizan las dependencias por medio de la mesa de ayuda y cuando se realizan los levantamientos de inventarios. El aplicativo Tu Inventario actualiza las novedades en los Sistemas: SAI (sistema de administración de inventarios) /SAE (sistema de administración de elementos), en donde están registrados los funcionarios de la SDH. La Subdirección de Gestión Corporativa, indica que no se maneja nada del tema en las hojas de vida del personal. El manejo de inventarios está establecido en los procedimientos y las resoluciones mencionados en el ítem 1. Se presta apoyo logístico siempre y cuando guarde relación con bienes devolutivos y de consumo que se tengan en la Entidad. En cuanto a los contratistas se les asignan elementos cuando los supervisores del contrato los requieren para el cumplimiento del objeto del contrato, para lo cual se crea el tercero y se le carga el inventario en el aplicativo SAE/SAI, el contratista los devuelve cuando termina el tiempo establecido para la ejecución del contrato. De acuerdo con lo establecido en las resoluciones 001 de 2001 y la 734 de 2002. El Procedimiento relacionado a la actualización y control de inventarios es el 40-P-01 “Recepción e ingreso de bienes devolutivos y de consumo”, el cual dispone los parámetros para recibir y registrar de manera oportuna y eficaz el aplicativo SAE el ingreso de bienes devolutivos y de consumo adquiridos por la Secretaría de Hacienda.

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Asegurar que se disponga de los medios de conservación y seguridad indispensables para la salvaguarda de los bienes que forman parte del mobiliario de las oficinas y puestos de trabajo, con especial énfasis en los sitios donde se almacenan elementos. ¿Conoce si existen cláusulas relacionadas con la conservación, uso adecuado de elementos y la obligación de responder por su

La resolución 001 de 2001 y la 734 de 2002 establecen lo relacionado a la asignación de bienes a los contratistas y establecen el procedimiento en caso de pérdida o daño al igual que en los procedimientos establecidos en el SGC. De conformidad con la resolución 001 de 2001, es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente.

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deterioro o pérdida, en los diferentes tipos de contratación? ¿Su dependencia dispone de los medios de seguridad necesarios para la conservación de los bienes? Ej: Locker, cajas fuertes, puertas de seguridad, etc.

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Verificar que en los contratos de vigilancia que se suscriban queden claramente detalladas las obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades del contratista estableciendo su rigurosa aplicación en caso de pérdida de elementos. ¿Quedan claramente detalladas las obligaciones en los contratos de vigilancia, relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades de dicho contratista estableciendo su rigurosa aplicación en caso de pérdida de elementos?

Dentro del contrato se tienen las cláusulas que contemplan las responsabilidades del contratista en caso de pérdida de elementos. Contrato 170181-0-2017 con fecha de inicio 1 de agosto de 2017, por valor de $ 5,673,675,000.oo, suscrito entre la Unión Temporal Granadina – SERACIS y la Secretaria de Hacienda, cuyo objeto es: Prestar servicios de vigilancia y seguridad privada, para la permanente y adecuada protección de los funcionarios, contratistas, visitantes, contribuyentes y usuarios de la Secretaría Distrital de Hacienda y áreas comunes del Centro Administrativo Distrital - CAD y los bienes muebles e inmuebles objeto de esta contratación, de conformidad con lo dispuesto en el pliego de condiciones del proceso SDH-LP-02-2017. En el Pliego de Condiciones de la Licitación Pública Nº SDH-LP-02-2017 que hacen parte integrante del Contrato No. 170181-0-201, se observaron las siguientes estipulaciones concernientes a las obligaciones relacionadas con la custodia de bienes y las responsabilidades del contratista: 5.13. PROTECCIÓN DE LOS BIENES De conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.2.3.2.11 del Decreto 1082 de 2015, la entidad contratante efectuó el análisis sobre la existencia de riesgo de daño para sus bienes, por lo cual se requiere solicitar dentro del contrato el amparo respectivo, el cual se encuentra incluido como un sub-amparo en la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, denominada protección de bienes y su porcentaje de cobertura es de Mínimo 20% del valor de PLO evento y 30% del valor de PLO vigencia. Capítulo 5.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA Numeral 14. Responder por la conservación, el uso adecuado, deterioro o pérdida de los elementos que le sean entregados por la entidad para la ejecución del contrato (si es del caso) En el documento de Estudios Previos que también hace parte integrante del contrato en el numeral 9.4 se establece la Garantía de protección de los bienes: Con ocasión de la ejecución del contrato, la Entidad efectuó el análisis sobre la existencia de riesgo de daño para sus bienes, por lo cual se requiere solicitar dentro del contrato de amparo respectivo, el cual se

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encuentra incluido como un subamparo en la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual, denominada protección de bienes y su porcentaje de cobertura es de Mínimo 20% del valor de PLO evento y 30% del valor de PLO vigencia.

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Incorporar en los contratos, teniendo en cuenta su objeto y la necesidad de poner al servicio de los contratistas elementos públicos, cláusulas relacionadas con la conservación y uso adecuado de los mismos y la obligación de responder por su deterioro o pérdida. ¿El contratista de prestación de servicio al momento de la liquidación del contrato, efectúa la devolución de los bienes entregados? En caso de no realizar la devolución de sus bienes a cargo, ¿Se deja constancia, para efecto de tomar las medidas administrativas y jurídicas a que haya lugar?

Dentro del procedimiento está establecido que independiente del tipo de vinculación que tenga la persona debe existir un requerimiento por el jefe del mismo solicitando la devolución de los bienes que tiene a cargo y que, además, en el formato de entrega constancia de entrega legaliza la entrega de, entre otros, el inventario que tenía cargo. Cuando son contratistas en principio quien está pendiente de solicitar la entrega es el supervisor. El supervisor busca que la entrega de bienes se haga con el último informe que deben presentar. En el procedimiento 40-P-01 “Recepción e ingreso de bienes devolutivos y de consumo”, se tienen establecidos los siguientes puntos de control para el registro entradas y salidas de elementos a la entidad: Actividad 2. Revisar relación de bienes y enviar información a bodega. Actividad 4. Verificar bienes, factura y relación de bienes. Actividad 8. Aprobar comprobante de ingreso. Así mismo, se verificó que los funcionarios que requieran realizar el traslado o movimiento de elementos devolutivos y de consumo deben cumplir con lo establecido en el Instructivo 42-I-11, “Servicio de Vigilancia y Seguridad”; adicionalmente, diligenciar el formato 42-F.03 “Autorización de movimientos de bienes devolutivos, consumo y otros”, firmado por el jefe inmediato.

Los funcionarios o contratistas que se retiran de la Secretaría Distrital de Hacienda (de manera definitiva, temporal o por cambio en su cargo o contrato), diligencian el formato 85-F.10 “CONSTANCIA DE ENTREGA”, obtienen las firmas exigidas y hacen la respectiva entrega de los elementos a la Subdirección del Talento Humano o al Supervisor del contrato. El formato diligenciado debe ser entregado como mínimo dentro de los quince días hábiles posteriores al retiro.

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Con el propósito de disminuir el impacto originado en la pérdida de elementos se deberá hacer seguimiento a la constitución, vigencia y cobertura de las pólizas de seguros de los bienes de la entidad.

La entidad, independientemente de las coberturas de las pólizas de seguros, cuenta en sus procedimientos con los controles que permiten mitigar el riesgo de pérdida de elementos. El Contrato 170356-0-2017 de fecha 21 de diciembre de 2017, suscrito con la Unión Temporal Axa Colpatria Seguros S.A; Allianz Seguros S.A; La previsora S.A.; Compañía de Seguros Mapfre Seguros Generales de Colombia S.A. (seguros generales) – Axa Colpatria seguros S.A. (seguro vida grupo),

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¿El impacto originado en la pérdida de elementos es disminuido con la constitución, vigencia y cobertura de las pólizas de seguros para cada uno de los tipos de bienes de la entidad?

cuyo objeto es: Contratar los seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros, así como los bienes de propiedad de la Secretaría Distrital de Hacienda, que estén bajo su responsabilidad y custodia y aquellos que sean adquiridos para desarrollar las funciones inherentes a su actividad, y cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su actividad, de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones de la Selección Abreviada de Menor Cuantía Nº SDH-SAMC-12-2017 y la propuesta presentada por el contratista.

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Diseñar y aplicar una estrategia de capacitación en la cual se haga especial énfasis en esta temática. ¿Los servidores públicos y contratistas de su dependencia han participado en capacitaciones en las cuales se haga especial énfasis en cuidado de bienes?

La Subdirección Gestión Corporativa, afirma que se en las inducciones se incluye el tema sobre el cuidado de bienes, sin embargo, las demás áreas de la SDH indican no haber participado en ninguna capacitación relacionada a este tema. Se observó en la programación de capacitaciones PIC 2017-2018 Secretaria Distrital de Hacienda, no se incluyó ninguna capacitación frente al tema de la pérdida de los elementos y bienes. Este aplicativo puede ser consultado en el siguiente link: http://intranet.shd.gov.co/sites/default/files/files/dgc/sth/capacitacion/2018/20180221-plan-institucional-capacitacion-2017-2018(1).pdf

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Identificar los elementos que se pierden con mayor frecuencia en cada una de las dependencias, con el fin de especializar la estrategia que prevenga la perdida de estos. ¿Ha identificado cuáles son los elementos que se pierden con mayor frecuencia en su dependencia y que controles o estrategias ha implementado para la prevención de éstos?

No se han presentado perdidas en las Instalaciones del CAD debido a los controles que se tienen establecidos para el manejo de bienes y elementos.

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Es necesario que se organice una estrategia en el almacén de cada una de las entidades del Distrito Capital en la que, a la finalización de cada uno de los contratos, el funcionario entregue a esta dependencia, a través de un comprobante de reintegro, los elementos que tenía a su cargo, en el mismo orden de ideas, el responsable del almacén expedirá un certificado de recibo a satisfacción que deberá anexarse

Cuando se presenta el retiro de un funcionario el jefe o supervisor deben abrir un ticket para la devolución de los bienes. De otra parte, debe diligenciar el formato de constancia de entrega en donde el funcionario debe cerrar los CORDIS que tenga abiertos, entregar el inventario, entregar carnés de funcionario y parqueadero en los casos que tenga asignado.

Los funcionarios o contratistas que se retiran de la Secretaría Distrital de Hacienda (de manera definitiva, temporal o por cambio en su cargo o contrato), diligencian el formato 85-F.10 “CONSTANCIA DE ENTREGA”, obtienen las firmas exigidas y

http://intranet.shd.gov.co/sites/default/files/files/dgc/sth/capacitacion/2018/20180221-plan-institucional-capacitacion-2017-2018(1).pdf



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al informe de finalización del contrato. ¿Qué controles se tienen implementados para el reintegro de los bienes en caso de desvinculación de un servidor público (planta-contratista)?

hacen la respectiva entrega de los elementos a la Subdirección del Talento Humano o al Supervisor del contrato. El formato diligenciado debe ser entregado como mínimo dentro de los quince días hábiles posteriores al retiro.

Además, el funcionario que se retira debe presentar el informe del jefe quien debe solicitar la desactivación de usuario y claves, etc. Todo lo anterior debe radicarlo en la Subdirección de Talento Humano con la firma y visto bueno de cada uno encargados de los ítems mencionados.

Cuadro No.2 FRENTE A LA PÉRDIDA DE DOCUMENTOS

No. Pregunta OBSERVACIONES Y EVIDENCIAS

1

Verificar la implementación y revisar el efectivo cumplimiento de las normas archivísticas y de conservación de documentos ¿Conoce las normas archivísticas y de conservación documental? Si los conoce indique cuales.

La Secretaria Distrital de Hacienda ha mejorado

significativamente en los procesos de gestión documental

y de los archivos, evidenciando un nivel sobresaliente de

cumplimiento de la normatividad archivística.

El cumplimiento archivístico de la SDH, esta con base al:

Decreto 106 de 2015, del 21 de enero, “Por el cual se

reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en

materia de inspección, vigilancia y control a los

archivos de las entidades del Estado y a los

documentos de carácter privado declarados de interés

cultural; y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 03 de 2015, del 17 de febrero, “Por el cual se

establecen lineamientos generales para las entidades del

Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos

generados como resultado del uso de medios electrónicos

de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la

Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley

594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.

Decreto 1080 de 2015 del 26 de mayo, “Por medio del cual

se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Cultura”

Decreto 1083 de 2015 del 26 de mayo, “Por medio del cual

se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de

Función Pública”, Artículo 2.2.9.1. “Planes de

capacitación”.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#T.8

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41249#IV

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#21

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958#IV

17

Ley 1712 de 2014 del 6 de marzo, “Por medio de la cual

se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso

a la Información Pública Nacional y se dictan otras

disposiciones”

Acuerdo 06 de 2014, del 15 de octubre, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000”.

Decreto 2609 de 2012 Artículo 8°.” Instrumentos

archivísticos para la gestión documental. Literal i) Tablas

de Control de Acceso para el establecimiento de

categorías adecuadas de derechos y restricciones de

acceso y seguridad aplicables a los documentos”.

Acuerdo 050 de 2000, del 5 de mayo, "Por el cual se

desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de

documento", del Reglamento general de archivos sobre

"Prevención de deterioro de los documentos de archivo y

situaciones de riesgo".

Ley 594 de 2000 del 14 de julio, “Por medio de la cual se

dicta la ley general de archivos y se dictan otras

disposiciones”.

http://intranet.shd.gov.co/node/343

Adicionalmente, la entidad ha actualizado el proceso CPR-43 “gestión documental”, cuyo objetivo es llevar a cabo el tratamiento adecuado de los archivos de la SDH, mediante la administración, custodia y control de los documentos físicos y electrónicos en todas las etapas de su ciclo de vida, potenciando el uso de las tecnologías para aumentar la productividad y un adecuado equilibrio ambiental y normativo en consonancia con las disposiciones legales y buenas prácticas de gestión documental.

http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/CPR-43_18_20180412_105513.pdf

2

Verificar que los manuales de funciones y de procedimientos relacionados con el manejo de documentos garanticen no solamente su eficiente y oportuno trámite, sino también su efectiva salvaguarda.

La Entidad a la fecha no ha presentado perdida de documentos. Sin embargo, para prevenir estas situaciones, han generado como controles, los procedimientos que hacen parte del proceso CPR-43 “gestión documental”




http://intranet.shd.gov.co/node/343



18

¿Ha identificado cuáles son los documentos que se pierden con mayor frecuencia en sus dependencias? ¿Qué controles o estrategias ha implementado para la prevención de pérdida de éstos?

43-P-06 Planeación Gestión Documental 43-P-08 Digitalización 43-P-09 Gestión y trámite de documentos 43-P-10 Prestamos y consultas 43-P-11 Tablas de control de acceso 43-P-12 Interoperabilidad 43-P-13 Organización Documental 43-P-14 Transferencias primarias 43-P-15 Transferencias secundarias 43-P-16 Disposición final 43-P-17. Conservación documentos físicos 43-P-18 Conservación documentos electrónicos 43-P-19 Elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp?fs=01 Los manuales de funciones y de procedimientos si responde por el eficiente y oportuno trámite de documentos y su efectiva salvaguarda, ya que se cuenta con procedimientos que establecen lineamientos para el trámite de documentos y su salvaguarda.

3

Reforzar el sistema de control interno de tal manera que se definan y minimicen los riesgos de pérdida o destrucción de la documentación pública. ¿En su dependencia, tienen definidos controles orientados a minimizar los riesgos sobre los documentos a su cargo?

Se evidenció en la Matriz de Riesgos Operacional, CPR-43 “Gestión Documental”, que se ha identificado cinco (5) riesgos relacionados a este proceso, que después de aplicar aplicar los controles que están documentados en el proceso objeto de análisis y generar la valoración del riesgo residual bajo. Los riesgos identificados son:

1. Administrar en forma inadecuada el ciclo vital de los documentos.

2. Realizar aplicación inadecuada y/o tener desactualizadas las herramientas archivísticas.

3. Deterioro de expedientes 4. Radicar comunicaciones oficiales de manera

equivocada 5. Dificultad para conocer la ubicación de un

expediente.

Así mismo, se definió en la matriz del riesgo de corrupción la “Manipular de forma indebida el código fuente”, con una (1) causa, y después de controles el riesgo residual se ubica en una zona baja. Adicionalmente, cada una de las áreas definen y mencionan controles de carácter particular y específico,

http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp?fs=01

http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/documentos.asp?fs=01

19

para minimizar los riesgos sobre los bienes que están a su cargo. http://sharepoint/OACR/MRC/Forms/AllItems.aspx

4

Establecer los mecanismos de recepción y trámite de documentos que permitan realizar control, hacer seguimiento y determinar el responsable de los mismos.

¿Cuáles son los mecanismos de recepción y trámite de documentos que permiten realizar control, seguimiento y determinar el responsable de los mismos en su dependencia?

La Secretaria Distrital de Hacienda tiene implementado sistemas de información que soportan los procesos de gestión documental llamados: CORDIS, SISCO y WCC, los cuales permiten el trámite, trazabilidad, consulta y el manejo de la documentación que ingresa y salen de la entidad. Se aplica los controles establecidos en el proceso establecido en el procedimiento de administración de comunicaciones oficiales 43-P-07. http://aplinternas.shd.gov.co/calidad/archivos_adjuntos/43-P-07_3_20180412_100937.pdf

5

Incluir dentro de la estrategia de capacitación diseñada, esta temática. ¿Los servidores públicos y contratistas de su dependencia han participado en capacitaciones en las cuales se haga especial énfasis en el cuidado de la documentación?

La Subdirección de Gestión Corporativa, afirma que se han realizado capacitaciones a demanda, por inducción y programadas en el marco del PIC. No obstante, las áreas SDH, indicaron que: No haber participado en capacitaciones relacionadas al cuidado de la documentación. Los contratistas del área no se incluyeron en las capacitaciones programas Capacitación del aplicativo CORDIS. Es necesario orientar dichas capacitaciones a fortalecer el cuidado y la conservación de documentos. Así mismo, se verificó en la programación de capacitaciones PIC 2017-2018 Secretaria Distrital de Hacienda, está incluido en la inducción el tema de gestión documental. Puede ser consultado en el siguiente link: http://intranet.shd.gov.co/sites/default/files/files/dgc/sth/capacitacion/2018/20180221-plan-institucional-capacitacion-2017-2018(1).pdf

http://sharepoint/OACR/MRC/Forms/AllItems.aspx






20

Cuadro No. 3 FRENTE AL CUMPLIMIENTO DE MANUALES DE FUNCIONES Y DE PROCEDIMIENTOS

No. Pregunta OBSERVACIONES Y EVIDENCIAS

1

Revisar que los manuales de funciones y de procedimientos no sólo manifiesten las necesidades de cada entidad, sino que sean claros para los servidores responsables de su aplicación. ¿Los manuales de funciones y de procedimientos que aplican en sus dependencias, manifiestan las necesidades de la entidad, y son claros para los servidores responsables de su aplicación?

Se verifica el manual de funciones y competencias laborales, publicado en la página oficial de la SDH, donde establece para la planta permanente y temporal de la Secretaría Distrital de Hacienda, así como el Decreto Distrital No. 367 de 2014 que actualiza el Manual General de Requisitos para los empleos públicos de los organismos del Sector Central de la Administración Distrital. http://www.shd.gov.co/shd/manual-funciones Así mismo, los manuales de funciones son publicados en la página web de la entidad y comunicados en el momento de la posesión del funcionario mediante oficio, donde informan lo siguiente: “Las funciones del empleo pueden ser consultadas en la Resolución No. SDH-000101 del 15 de abril de 2015, por la cual se establece el Manual específico de Funciones y competencias laborales para los empleos de la Planta de cargos de la Secretaría Distrital de Hacienda, especificando los folios en los que se encuentran las funciones del cargo a desempeñar”. Los manuales de funciones y de procedimientos manifiestan las necesidades de la entidad, son coherentes y claros para los servidores responsables de su aplicación, no obstante, la Subdirección en el proceso de mejoramiento continuo, trabaja en la actualización de los mismos.

2

Realizar una estrategia comunicacional, a través de medios físicos o electrónicos, que garanticen el acceso de los servidores a sus manuales de funciones y de procedimientos, así como a sus actualizaciones. ¿Los manuales de funciones y de procedimientos que aplican en sus dependencias son coherentes con las actividades que desarrollan los servidores de su dependencia? ¿Los servidores de su dependencia tienen acceso a los manuales de funciones y de procedimientos que aplican en sus

Todos los Servidores tienen acceso al manual de funciones y con sus respectivas actualizaciones. No existe ningún protocolo ni mecanismo simplemente ingresar a la siguiente dirección: http://www.shd.gov.co/shd/manual-funciones Al momento de realizar la inducción a los funcionarios nuevos, se les da a conocer el Manual de Funciones y Procedimientos, indicando que las funciones asignadas al cargo a desempeñar. La entidad socializa los manuales de funciones y procedimientos al interior de cada área, para luego su publicación. De acuerdo con lo establecido en los

http://www.shd.gov.co/shd/manual-funciones

http://www.shd.gov.co/shd/manual-funciones

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dependencias, así como a sus actualizaciones? ¿Cuál es el protocolo o mecanismo?

procedimientos de documentación del Sistema de gestión de la Calidad por la Entidad, los manuales de procedimientos se revisan al menos una (1) vez cada dos (2) años En cuanto al diseño de estrategias comunicativas implementadas que utiliza la entidad, se encuentran el procedimiento 68-P-02 “comunicación organizacional” en cuanto a mejorar y orientar la comunicación ascendente, descendente y horizontal de la Secretaría Distrital de Hacienda. y el 68-P-03 “medios de comunicación” para optimizar y hacer más efectiva la difusión de directrices, políticas, resultados de gestión y servicios de la SDH a través de los medios de comunicación masivos, comunitarios, alternativos y/o institucionales.

3

Verificar que en la estrategia de capacitación diseñada se haga énfasis en la aplicación rigurosa de los manuales de funciones y de procedimientos. ¿Los servidores públicos y contratistas de su dependencia han participado en capacitaciones en las cuales se haga especial énfasis en la aplicación rigurosa de los Manuales de Procedimientos y Funciones?

Los servidores públicos participan en la inducción en las semanas siguientes a su incorporación. En la inducción se muestra cómo acceder a los documentos de manual de funciones y de procedimientos. (Evidencia en poder de la Subdirección del Talento Humano, listas de asistencia y agenda de inducciones). No obstante, es necesario que estas capacitaciones hagan énfasis en la aplicación detallada de los Manuales de Procedimientos y Funciones.

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