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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

INFORME DE INSPECCIÓN N° II-14-2015

AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS

REALIZADO POR: LUIS CARLO ROJAS MORA

FEBRERO 2016

2Informe de Inspección Nº 014-2015Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

INFORME DE INSPECCIÓN N° II-14-2015AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS

JUSTIFICACIÓN

El presente informe se realiza con el fin de cumplir las disposiciones de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos (artículos 23, inciso j y 51), y su Reglamento (artículos 156, 157 y 158).

Se realizó una visita de inspección a las instalaciones de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), ubicada en el cantón de Escazú, distrito Guachipelín, 100 metros al Norte de Construplaza, en el Edificio Multipark

ALCANCE

El presente informe se circunscribe únicamente al Archivo Central de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos.

FUENTES UTILIZADAS

Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento N° 24023-C. Ley General de Control Interno N° 8292. Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos

N° 8220. Ley dela Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos N° 7593. Entrevista a los funcionarios: señora Melissa Díaz Valverde, jefe del Departamento

de Gestión Documental y María Elizabeth Villalta Arroyo, funcionaria de dicha unidad.

Correspondencia, informes archivísticos, transferencias, correspondientes a la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional.

Expediente de selección de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, custodiado en el archivo de gestión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

METODOLOGÍA

Se analizaron las fuentes antes mencionadas. Se revisaron los expedientes de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos,

que se encuentran en los archivos de gestión del DSAE, para determinar los antecedentes de la relación entre estas instituciones en materia archivística.

Se realizó una visita de inspección a la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos el día 24 de noviembre de 2015, así como a las bodegas de la empresa Retrievex el 11 de diciembre de 2015 y se entrevistó a la funcionarias Melissa Díaz Valverde, jefe del Departamento de Gestión Documental y María Elizabeth Villalta Arroyo, funcionaria de dicha unidad.

Se visitó las instalaciones de la Unidad de Gestión Documental, Secretaría de la Junta Directiva y las bodegas de Retrievex en Lagunilla de Heredia, donde la


Institución custodia parte de su fondo documental declarado con valor científico cultural.

Se tomaron fotografías del estado actual de los documentos de la entidad.

I. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

1. Acerca de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

1.1 Reseña Histórica1

La regulación en el Estado costarricense es un proceso que inició en 1928 cuando el Estado otorgó concesiones a compañías extranjeras y pudo concretar importantes obras como acueductos, alumbrado, electrificación, vías de comunicación y saneamiento. En este periodo se nacionalizaron las fuerzas hidráulicas, por la presión de movimientos populares que cuestionaron la calidad del servicio y el manejo arbitrario de los recursos por parte de las compañías extranjeras.

Es así como se emitió la ley que creó el Servicio Nacional de Electricidad (SNE), el 31 de julio de 1928, bajo la filosofía de “servicio al costo” y empezó a controlar a las compañías eléctricas privadas para que mantuvieran tarifas bajas para los abonados. El SNE recibió una nueva facultad: intervenir en los diferendos que se suscitaran entre la Compañía y los usuarios del servicio. Esta intervención significó rebajas en el servicio eléctrico y una reducción significativa en las ganancias de la Compañía. Luego esta empresa se convirtió en la Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A., la cual se nacionalizó en 1968.

En este periodo el SNE reguló instituciones descentralizadas recién creadas como el Instituto Costarricense de Electricidad, Acueductos y Alcantarillados, Juntas Administradoras de Servicio Eléctrico (Alajuela, Cartago, Heredia) y cooperativas eléctricas de San Carlos, Nicoya, Alfaro Ruiz y en la zona de los Santos. Posteriormente, el SNE adquirió la mayoría de las acciones del sistema telefónico y la creación del sistema nacional interconectado que pertenecían a la CNFL.

Las inconsistencias en materia tarifaria que tuvo el gobierno entre 1978 y 1982, hizo que se buscara en el SNE un apoyo técnico más eficiente para la fijación de precios de los productos derivados del petróleo, distribución y del transporte remunerado de personas.

Durante la década de 1990, los organismos internacionales exigieron la modernización de los entes controladores del Estado y fomentaron la creación de órganos reguladores, de esta forma se desarrolló un nuevo concepto de regulación que se concretó con la ley 7593 que transformó al SNE en la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos de Costa Rica (ARESEP).

1 Tomada del sitio web de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos: http://aresep.go.cr/aresep/antecedentes-e-historia Consultado el 10 de noviembre de 2015


1.2 Misión2

Asegurar que servicios públicos regulados se presten en condiciones óptimas de acceso, costo, calidad y variedad para los usuarios.

1.3 Visión3

Ser reconocida como una Autoridad Reguladora comprometida con los usuarios de los servicios; independiente en la toma de sus decisiones, innovadora y especializada en las materias de su competencia; con un equipo de trabajo competente, motivado y comprometido con los objetivos institucionales de alta credibilidad en la sociedad costarricense y ante la comunidad internacional.

1.4 Marco Legal

El fundamento jurídico que regula el quehacer institucional se encuentra establecido en la Ley 7593 de 9 de agosto de 1996. Las funciones y atribuciones de la entidad se encuentran detalladas en los artículos 5 y 6, que estipulan:

Artículo 5. Funciones:

En los servicios públicos definidos en este artículo, la Autoridad Reguladora fijará precios y tarifas; además, velará por el cumplimiento de las normas de calidad, cantidad, confiabilidad, continuidad, oportunidad y prestación óptima, según el artículo 25 de esta ley. Los servicios públicos antes mencionados son:

a) Suministro de energía eléctrica en las etapas de generación, trasmisión, distribución y comercialización.b) (Así derogado este inciso por el artículo 42 de la Ley N° 8660 del 8 de agosto de 2008)c) Suministro del servicio de acueducto y alcantarillado, incluso el agua potable, la recolección, el tratamiento y la evacuación de las aguas negras, las aguas residuales y pluviales, así como la instalación, la operación y el mantenimiento del servicio de hidrantes.(Así reformado el inciso anterior por el artículo 5° de la Ley N° 8641 del 11 de junio del 2008)d) Suministro de combustibles derivados de hidrocarburos, dentro de los que se incluyen: 1) los derivados del petróleo, asfaltos, gas y naftas destinados a abastecer la demanda nacional en planteles de distribución y 2) los derivados del petróleo, asfaltos, gas y naftas destinados al consumidor final. La Autoridad Reguladora deberá fijar las tarifas del transporte que se emplea para el abastecimiento nacional.e) Riego y avenamiento, cuando el servicio se presta por medio de una empresa pública o por concesión o permiso.f) Cualquier medio de transporte público remunerado de personas, salvo el aéreo.g) Los servicios marítimos y aéreos en los puertos nacionales.h) Transporte de carga por ferrocarril.i) Recolección y tratamiento de desechos sólidos e industriales.

La autorización para prestar el servicio público será otorgada por los entes citados a continuación:

Inciso a): Ministerio del Ambiente y Energía.Inciso c): Ministerio del Ambiente y Energía.Inciso d.2): Ministerio del Ambiente y Energía.

2 Tomada del sitio web de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos http://aresep.go.cr/aresep Consultado el 10 de noviembre de 2015. 3 Ibíd.

http://aresep.go.cr/aresep


Inciso e): Ministerio del Ambiente y Energía.Inciso f): Ministerio de Obras Públicas y TransportesInciso g): Ministerio de Obras Públicas y Transportes; Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica e Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, respectivamente.Inciso h): Ministerio de Obras Públicas y Transportes.Inciso i): Las municipalidades.

En el otorgamiento de la concesión para el aprovechamiento de aguas para riego deberá incluirse la obligación del usuario de aplicar las técnicas adecuadas de manejo de agua, a fin de evitar la degradación del recurso suelo, ya sea por erosión, revenimiento, salinización, hidromorfismo y otros efectos perjudiciales. (Así adicionado este párrafo final por el artículo 63 de la Ley de Uso y Conservación de Suelos No.7779 de 30 de abril de 1998)

Artículo 6. Obligaciones de la Autoridad Reguladora:

Corresponden a la Autoridad Reguladora las siguientes obligaciones:

a) Regular y fiscalizar contable, financiera y técnicamente, a los prestadores de servicios públicos, para comprobar el correcto manejo de los factores que afectan el costo del servicio, ya sean las inversiones realizadas, el endeudamiento en que han incurrido, los niveles de ingresos percibidos, los costos y gastos efectuados o los ingresos percibidos y la rentabilidad o utilidad obtenida.

b) Realizar inspecciones técnicas de las propiedades, plantas y equipos destinados a prestar el servicio público, cuando lo estime conveniente para verificar la calidad, confiabilidad, continuidad, los costos, precios y las tarifas del servicio público.

c) Velar por el cumplimiento, por parte de las empresas reguladas, de las obligaciones en materia tributaria, el pago de las cargas sociales, y el cumplimiento de las leyes laborales.

d) Fijar las tarifas y los precios de conformidad con los estudios técnicos.

e) Investigar las quejas y resolver lo que corresponda dentro del ámbito de su competencia.

f) Cualquiera otra obligación que las leyes le asignen.

Toda disposición que se emita en relación con las materias a que se refiere este artículo, será de acatamiento obligatorio.(Así reformado por el artículo 41 aparte a) y c) de la Ley N° 8660 del 8 de agosto de 2008).

II. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS4

1. ANTECEDENTES DE LA RELACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL.

De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes a la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se evidencia que a partir del año 1995

4 En adelante ARESEP


existe relación entre ambas instituciones. A continuación se presenta un resumen con los principales antecedentes de dicha relación:

1.1 Correspondencia.

Principalmente comprende recordatorios del Archivo Nacional sobre la obligatoriedad e importancia del cumplimiento del marco legal vigente en materia archivística. Además, incluye consultas sobre la aplicación de la Ley 7202 y su Reglamento, así como diversas directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la Comisión Nacional de Selección Y Eliminación de Documentos. Asimismo, comprende aclaraciones sobre la aplicación de la normativa interna para el funcionamiento del Archivo Central de la Institución.

1.2 Transferencias.

La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos ha realizado un trámite de transferencia al Archivo Nacional que se detalla a continuación:

Tabla 1Transferencias realizadas por la ARESEP al Archivo Nacional

Número de Transferenci

a

Fondo Subfondo Serie Cantidad de documentos

20-2012 Servicio Nacional de Electricidad

Junta Directiva Actas y expedientes de actas

783 unidades


1.3 Selección.

En materia de selección y valoración documental, la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos ha presentado los siguientes trámites ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos desde 1995:

Tabla 2Trámites de Valoración Documental presentados por la ARESEP

Trámite Resolución Documentos declarados con valor científico cultural

Informe de selección N° 7-1995

Conocido en sesión CNSED 11-1995 de 17 de agosto de 1995

Se declaró parcialmente con valor científico cultural la documentación producida por las siguientes unidades del Servicio Nacional de Electricidad:

Auditoría Interna. Departamento Técnico. Departamento de Aguas. Inspectores Cantonales. Departamento de Estudios Económicos y

Financieros. Departamento Administrativo. Departamento Financiero.

Además, se declararon con valor científico cultural las siguientes series:

Departamento Técnico.

o Sección Control Telefónico.

Planos de diseño de instalaciones telefónicas.

o Oficina de Control Eléctrico.

Expediente de los casos de contrabandos eléctrico.

Expediente del Comité Técnico de Normalización Sobre el Uso Eficiente y Ahorro de Energía.

o Secretaría.

Expediente de remodelaciones del edificio del Servicio Nacional de Electricidad.

Departamento de Aguas.

Expediente de acuerdos y autorizaciones otorgadas al Departamento de Aguas para su funcionamiento.

Expediente de la Comisión Asesora y de Apoyo para la Transformación y Actualización del Organismo Regulador.

Expediente del Comité Interno de Coordinación del Departamento de Aguas.



Expediente de la Comisión Gubernamental de Control y Evaluación del Impacto Ambiental.

Proyectos y anteproyectos de obras civiles. Expediente de la Comisión Técnica de Ley de

Aguas. Informes anuales de aforos sobre estudios de

caudales de fuentes Resoluciones de problemas de contaminación. Expedientes de controversias de aguas

resueltas. Informe de desecación de lagunas y

humedades. Expediente sobre controversias sobre drenajes

agrícolas. Expediente de controversias sobre drenajes

urbanos.

Inspectores Cantonales

Pronunciamiento sobre inundaciones por problemas pluviales.

Solicitudes de permisos para realizar obras en cauce de dominio público.

o Pozos

Correspondencia sobre construcción de pozos. Permisos para perforación de pozos. Registro de perforación de pozos resueltos. Registro de inscripción de empresas

perforadoras. Solicitudes de permisos para sembrar en cauces

de dominio público. Registro de inscripción de constituciones de

sociedades de agua. Registro de inscripción de modificaciones de

sociedades de usuarios para todo el país. Registro de testimonio de escrituras de

constitución y modificación de las sociedades de usuarios para utilizar aguas de dominio público.

Expedientes de concesiones de aguas. Expedientes de concesiones hidráulicas

otorgadas. Expedientes de concesiones eléctricas

otorgadas. Solicitudes de permisos de trasvases por

empresas.

Departamento de Estudios Económicos-Financieros

Leyes y reglamentos del Sistema Nacional de Electricidad (SNE)

Departamento Administrativo

Informes de Auditoría



Informe de Selección N° 37-1996

Conocido en sesión CNSED 02-1998 de 18 de marzo de 1998

Se declaró parcialmente con valor científico cultural la documentación producida por las siguientes unidades de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos:

Oficina de Administración de Recursos Humanos

Expedientes de personal de funcionarios y ex funcionarios


Conocido en sesión CNSED 06-1998 de 8 de julio de 1998


Conocido en sesión CNSED 05-1999 de 9 de junio de 1999

Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

Expedientes de estudios tarifarios


Conocido por la CNSED en sesión 12-2005 de 14 de setiembre de 2005

Junta Directiva del Sistema Nacional de Energía

Actas de sesiones

Informe de valoración IV-43-2012-TP

Conocido por la CNSED en la sesión 52-2012 de 21 de noviembre de 2012

Regulador General

Correspondencia interna

Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria

Correspondencia Externa Consecutivos Resoluciones emitidas por el

Regulador General. Copia Consecutivo resoluciones emitidas por el

Comité de Regulación


Expedientes OT (Otros trámites)

Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación



Expedientes OT (Otros trámites) de Modelos de Ajustes tarifarios

Departamento de Recursos Humanos

Expedientes de personal activos Expedientes de personal inactivos

Dirección de Servicios de Aguas y Ambiente

Expedientes ET (Estudios Tarifarios) Expedientes OT (Otros trámites) sobre ajustes

tarifarios, disposición y tratamiento de desechos sólidos

Expedientes OT (Otros trámites) sobre concesiones de obra pública para la construcción y operación del alcantarillado sanitario y tratamiento de aguas

Expedientes OT (Otros trámites) sobre propuestas de normativa técnica para la operación de hidrómetros

Dirección de Servicios de Transporte

Expedientes ET (Estudios Tarifarios)

Dirección General de Estrategia y Evaluación

Expedientes OT (Otros trámites) sobre propuestas de normativa técnica para la operación de hidrómetros.

Dirección de Servicios de Energía

Expedientes ET (Estudios Tarifarios) Expedientes OT (Otros trámites) sobre

contratos de concesiones, órganos con administrativos contra la presentación de servicios públicos no autorizados, entre otros.

Expediente CE

Dirección Administrativa Financiera

Modificaciones presupuestarias, administrativas, externas

Planos constructivos

o Departamento de finanzas

Contratos

o Oficina de Proveeduría

Contrataciones directas Licitaciones abreviadas y públicas


Asimismo, en el anexo 1 de este informe de inspección se encuentra un cuadro resumen de las series y los tipos documentales que fueron declarados con valor científico cultural de los trámites mencionados en párrafos anteriores.

2. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL.

El Archivo Central de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos se encuentra en el Cantón de Escazú, Distrito Guachipelín, en el edificio Multipark. Está adscrito a la Dirección General de Operaciones, que a su vez depende del despacho del Regulador General Adjunto.

En primera instancia es necesario aclarar que el Archivo Central funciona como parte de la Unidad de Gestión Documental, que funge como ventanilla única para la recepción de los documentos que ingresan a la ARESEP, de manera que en dicha Unidad coexisten un Archivo Central y un Archivo Especializado de Expedientes de diversos trámites.

El Archivo Central alberga aproximadamente 300 metros de documentación en dos depósitos. El primero está ubicado en la oficina del Departamento de Gestión Documental con un área total de 57m2 equipado con estantería compacta. El segundo se localiza en las instalaciones de Retrievex en Lagunilla de Heredia, donde la ARESEP ha almacenado aproximadamente 41.7 metros de documentos, principalmente aquellas series declaradas con valor científico cultural que, según lo indicado por la encargada del Archivo Central, fueron reubicados por su antigüedad y poca consulta. Cabe mencionar que este inmueble ha sido provisto de estantería metálica convencional. Durante la inspección se observó que la mayor parte del acervo documental se conserva en el depósito del Archivo Central.

Es necesario destacar que al momento de la visita se observaron cajas con documentación en el suelo de las oficinas de la Unidad de Gestión Documental, en un área de tránsito; así como en las oficinas de la jefatura de esta dependencia. Las señoras Melissa Díaz Valverde, jefe del Departamento de Gestión Documental y María Elizabeth Villalta Arroyo, funcionaria de dicha unidad, manifestaron que se trataba de transferencias recién recibidas.

Además, pudo comprobarse que existe espacio disponible en la estantería. En promedio las fechas extremas de los documentos rondan los 10 años de antigüedad, salvo algunos documentos pertenecientes al Servicio Nacional de Electricidad. Sobre este aspecto la señora Villalta Arroyo señaló que la ausencia de documentación antigua en la organización es producto de la aplicación de las tablas de plazos de conservación y el traslado de parte del fondo documental a las bodegas de Retrievex.

Como se mencionó anteriormente, la Unidad de Gestión Documental incluye un Archivo Especializado de diversos trámites, por lo que parte de la estantería ubicada en esta unidad es empleada para la conservación de estos expedientes.

Los documentos que se conservan en la estantería de la Unidad de Gestión Documental se almacenan en cajas de archivo, sin embargo, debido a sus dimensiones, se apilan unas sobre otras en los estantes. Además, los expedientes pertenecientes al Archivo de Gestión Especializado se conservan en carpetas dispuestas sobre su lomo en la esta estantería.


Durante la visita de inspección, se observaron 3 cajas con documentos sobre uno de los vagones de dicha estantería, la señora Villalta Arroyo revisó las cajas y constató que se trataba de boletas de registro de documentos del año 2012. La funcionaria aclaró que estos documentos estaban pendientes de eliminarse de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de la entidad.

La Unidad de Gestión Documental se encuentra a cargo de la señora Melissa Díaz Valverde, quién es Bachiller en Archivística de la Universidad de Costa Rica y posee una Licenciatura en Administración y Sistemas de Información de la Universidad San Juan de la Cruz. La funcionaria es responsable tanto de las labores del Archivo Central, como de la Unidad de Gestión Documental, que incluye el Archivo Especializado de Expedientes de diversos trámites. Para realizar estas tareas cuenta con la colaboración de 7 colaboradores, sin embargo, la señora María Elizabeth Villalta Arroyo, funcionaria de dicha unidad, señaló que solamente ella y la señora Díaz Valverde ejecutan las labores propias del Archivo Central, mientras que el resto del personal de la Unidad de Gestión Documental se encarga de las labores de recepción, digitalización e inclusión en el sistema Epower4 de todos los documentos que ingresan a la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos.

Por otra parte, es importante señalar que actualmente la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos lleva a cabo un proyecto para la digitalización de los expedientes de diversos trámites que custodia la organización, este trabajo se realiza bajo la supervisión de la Unidad de Gestión Documental y se encuentra a cargo de la empresa GSI.

Cabe mencionar que dicha unidad se encuentra incluida en el organigrama institucional como una dependencia adscrita a la Dirección General de Operaciones, que se encuentra bajo la supervisión del despacho del Regulador Adjunto.

2.1 El fondo documental.

Los principales tipos documentales encontrados fueron: correspondencia, estados financieros, actas de Junta Directiva, expedientes de estudios tarifarios, expedientes de otros trámites, requisiciones, informes de labores, entre otros.

Este fondo documental presenta las siguientes características:

• Clase documental: Textual, Gráfico, Audiovisual• Forma: originales y copias.• Unidades de almacenamiento: carpetas, cartapacios tipo AMPO, cajas de archivo• Cantidad y fechas extremas: 200 metros con fechas extremas entre 1980 y 2013.

Al respecto la encargada del Archivo Central indicó que existía documentación más antigua, sin embargo ésta se encontraba custodiada en las bodegas de Retrievex. Durante la visita de inspección a las instalaciones de dicha empresa se comprobó que existen documentos desde la década de 1960 aproximadamente.

3. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO.

3.1 Clasificación y ordenación.

La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos cuenta con un cuadro de clasificación orgánico que se implementa en los archivos de gestión de la entidad. El


manual para la ejecución de dicho sistema de clasificación se encuentra incluido en el documento GD-ES-03 Especificación para el Cuadro de Clasificación, que fue oficializado en la organización mediante el oficio 441-DEGD-2015 de 15 de Julio de 2015. Este manual contempla la organización orgánica de los archivos de gestión y la utilización de un método de ordenación alfabética para los cartapacios, así como cronológico en su interior.

Por otra parte, la señora Melissa Díaz Valverde, encargada del Archivo Central, señaló que no existe un cuadro de clasificación para esta unidad. Sin embargo, se utiliza un método de ordenación numérico por transferencia para las cajas y cronológico al interior de las carpetas.

3.2 Descripción

A nivel institucional, la descripción de los documentos se realiza a partir de lo estipulado en el documento GD-ES-03 Especificación para el Cuadro de Clasificación, que incluye algunos lineamientos basados en la norma de descripción Archivística ISAD-G. Además, el documento denominado Marco Procedimental para el manejo de la gestión documental y Expedientes Administrativos del Archivo Central incluye directrices para la identificación normalizada de expedientes administrativos a través de su agrupación en tres categorías en función del asunto al que se refieren. Cabe mencionar que este documento fue oficializado en la Institución mediante el oficio 5004 de 30 de julio de 2002, suscrito por la señora Magally Porras Porras, Directora Administrativa de la ARESEP

Por otra parte, toda la documentación producida y gestionada por la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos es controlada a través del sistema informático denominado Epower, cuya plantilla se basa en la norma de descripción Archivística ISAD-G.

En el Archivo Central, la información se localiza a partir de las listas de remisión de la documentación que se recibe.

3.3 Normalización

La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos cuenta con un reglamento para el Archivo Central que fue publicado en la Gaceta 153 de 17 de agosto de 1998. Sin embargo, actualmente se encuentra desactualizado en cuanto a las funciones que se llevan a cabo en la Unidad de Gestión Documental. Al respecto la señora Melissa Díaz Valverde, jefe de dicha unidad, señaló que se está llevando a cabo una actualización de este reglamento ya que tiene más de 15 años de haberse emitido.

Asimismo, existen varios manuales para la realización de los procedimientos archivísticos institucionales. Como se mencionó anteriormente, el documento denominado Marco Procedimental para el manejo de la gestión documental y Expedientes Administrativos del Archivo Central, elaborado en el 2002, incluye referencias sobre las tareas básicas en materia de clasificación, ordenación y descripción que deben realizarse en los archivos de las diferentes unidades administrativas así como conceptos básicos de archivística, y las funciones que le competen al Archivo Central de la institución.


Además, la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos cuenta con un procedimiento para el Control de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad, que incluye las siguientes tareas:

a. Creación o modificación de documentos.b. Eliminación de documentos.c. Actualización, Conservación y facilitación de documentos de apoyo de origen

externo.d. Control de cambios en los documentos.

Este procedimiento tiene la finalidad de controlar los requisitos de estructura y contenido de las series documentales que se producen en el ejercicio de las funciones de la institución.

Por otra parte, existe un procedimiento que regula la gestión documental institucional denominado: Procedimiento para el control de registros del sistema de gestión de la calidad, que abarca las siguientes materias:

a. Identificación de registrosb. Almacenamiento de registrosc. Protección de registrosd. Recuperación de registrose. Tiempo de retención de registrosf. Disposición de Registros

Además, existe un instructivo para la elaboración de documentos del sistema de Gestión de la Calidad, que incluye los requisitos en términos de los caracteres internos y externos que deben incorporarse en los tipos documentales producidos en el ejercicio de las funciones de la organización.

Por otra parte, la Unidad de Gestión Documental divulga la legislación archivística vigente principalmente a través de capacitaciones al personal. Además, la señora Díaz Valverde indicó que la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en La Gaceta No. 61 del 28 de marzo de 2008, y su Fe de Erratas en la Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008, son de conocimiento tanto de la Unidad de Tecnologías de la Información como de la empresa GSI, responsable de la digitalización de los expedientes.

Sin embargo, la señora Díaz Valverde indicó que solamente se aplica la Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015, para la compra del papel en la organización. Ante esta situación se visitó la secretaría de actas de la Junta Directiva de la ARESEP y se constató que los documentos se imprimen en impresoras láser. Asimismo, los funcionarios señalaron que este tipo de impresión es la que se implementa en toda la institución.

3.4 Préstamo de documentos

Existe un sistema para el control del préstamo de expedientes de la Unidad de Gestión Documental denominado FONDOC, este sistema recopila la siguiente


información: número de documento, cantidad de tomos, fechas tanto de préstamo como en la que debe ser regresado el documento, funcionario que solicita el préstamo, un apartado para incluir el detalle de los documentos que se facilitan y un espacio para consignar el día en que se reintegran, así como un campo para indicar cualquier observación adicional.

Además, existe un control en soporte papel que consigna la siguiente información: el número de identificación del documento, el tipo de usuario que realiza la solicitud, ya sea interno o externo, el nombre del solicitante y su cédula de identidad. Asimismo, se detalla la fecha y hora en que se realiza tanto el préstamo como la devolución de la documentación. Además, se incluyen las firmas del funcionario responsable de autorizar el préstamo y del solicitante, así como una casilla para observaciones.

Aunque existe un procedimiento para el préstamo de documentos incluido en reglamento para el Archivo Central que fue publicado en la Gaceta 153 de 17 de agosto de 1998, los instrumentos utilizados actualmente no se han oficializado en la institución. Al respecto la encargada del Archivo Central señaló que serán incorporados en la actualización del reglamento de la unidad, que se realizará durante el 2016.

Asimismo, es necesario señalar que el procedimiento para el control de registros del sistema de gestión de la calidad incluye un apartado para la recuperación de registros donde se detallan las acciones y los controles que involucran la facilitación de documentos en la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

3.5 Transferencias de documentos

La funcionaria encargada del Archivo Central manifestó que existe un calendario de transferencias y se realizan remisiones periódicas de documentos desde los archivos de gestión.

Para la realización de las transferencias las oficinas productoras elaboran una lista de remisión que contiene una casilla para consignar cada uno de los siguientes elementos: el número de caja, el número de orden del documento, el tipo documental, el soporte, si se trata de un original o una copia, el nombre de la oficina productora y el nombre de la oficina a la que se destinó el documento. Asimismo, existe un apartado para detallar el contenido de la unidad documental y las fechas extremas. Además, incluye un espacio para consignar la vigencia del documento en la oficina productora y el archivo central, así como para indicar si posee valor científico cultural.

Por otra parte, la funcionaria añadió que los lineamientos para la elaboración de transferencias al Archivo Central se encuentran incluidos en el reglamento de dicha unidad.

3.6 Valoración, selección y eliminación

Actualmente la ARESEP cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) y posee tablas de plazos vigentes; de manera que están autorizados para realizar eliminaciones.


Asimismo, la conformación del CISED fue ratificada en el acta de la sesión 01-2014, celebrada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos el 15 de octubre de 2014. Actualmente el CISED se encuentra integrado por la señora Melissa Díaz Valverde, Encargada del Archivo Central, Paola Araya Gamboa, Asesora Legal y Paola Varela Brenes, representante del Superior Administrativo.

Cabe señalar que el fondo documental de la ARESEP cuenta con varias declaratorias de valor científico cultural incluidas en las tablas de plazos de conservación de documentos que fueron conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en las sesiones: 11-95 de 17 de agosto de 1995, 02-1998 de 18 de marzo de 1998, 06-1998 de 8 de julio de 1998, 05-1999 de 9 de junio de 1999, 12-2005 de 14 de setiembre de 2005 y 52-2012 de 21 de noviembre de 2012.

Además, la institución ha realizado eliminaciones de documentos amparadas en las tablas de plazos de conservación presentadas en noviembre de 2012. Para cada eliminación del acervo documental se realiza un acta que detalla los tipos documentales eliminados, el contenido, fechas extremas y la cantidad de metros eliminados, así como la firma de profesional del Archivo Central responsable de la eliminación. Al respecto cabe señalar que, según lo indicado por la señora Melissa Díaz Valverde, jefe de la Unidad de Gestión Documental, los documentos desechados son convertidos en material ilegible en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 34 de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Los documentos declarados con valor científico cultural se conservan tanto en el Archivo Central como en las bodegas de Retrievex ubicadas en Lagunilla de Heredia, sin embargo, no fue posible corroborar la cantidad de cada una de estas por la forma en que fueron almacenadas. Es importante resaltar que las actas de la Junta Directiva se resguardan tanto en la estantería del Archivo Central como bajo llave en la Secretaría de Actas de la institución. En el caso de los planos, estos se conservan identificados en rollos sobre una de las bandejas de la estantería.

4. El Local

La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos destinó dos áreas para la conservación de sus documentos. La primera se encuentra en el edificio que actualmente ocupa la ARESEP, en las oficinas de la Unidad de Gestión Documental, donde se equipó un área de 13.4 x 4.27 metros con estantería compacta. Cabe señalar que este depósito comparte el espacio con los cubículos de los funcionarios de la unidad anteriormente mencionada, de manera que no hay divisiones entre el área de trabajo y el depósito. Este local está equipado con estanterías metálicas, que al momento de la visita no presentaban saturación. Al respecto la señora María Elizabeth Villalta Arroyo, funcionaria de la Unidad de Gestión Documental, señaló que esta situación se debía tanto a la aplicación de las tablas de plazos de conservación en la entidad, como al traslado de parte del fondo documental a las bodegas de la empresa Retrievex en Lagunilla de Heredia.


En general las condiciones del inmueble son buenas, está equipado con aire acondicionado, los cielorrasos son de poliestireno y no presentan marcas de humedad, las instalaciones eléctricas se encuentran entubadas y ocultas, además, el piso es de cerámica y las paredes están edificadas en concreto. Asimismo se instalaron equipos contra incendios como detectores de humo, alarmas y extintores.

No existen evidencias de plagas en el suelo o sobre la documentación, hay incidencia de la radiación solar indirecta sobre una parte del acervo documental a través de un ventanal, donde se instalaron cortinas para proteger los documentos. Sin embargo, es necesario mencionar que existe una pequeña cocina junto a la estantería, que podría convertirse en un foco de atracción de organismos bibliofágos.

Por otra parte, la institución arrienda un espacio en las bodegas de la empresa Retrievex en Lagunilla de Heredia para la custodia de parte de su acervo documental. En la visita a estas instalaciones pudo observarse que los documentos se encuentran en cajas de archivo selladas y debidamente rotuladas, dispuestas en estantería convencional metálica.

Es necesario acotar que aunque no existen mecanismos que regulen la humedad y la temperatura de la bodega, se percibió una buena ventilación natural y poca humedad. De manera que al revisar algunas de las cajas no se apreció deterioro de los documentos, que en su mayoría pertenecen al Servicio Nacional de Electricidad, según lo indicado por la señora María Elizabeth Villalta Arroyo, funcionaria de la Unidad de Gestión Documental.

Cuadro N°1Condiciones Ambientales de las bodegas en donde se custodian los documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

Depósitos Limpieza Iluminación Natural

Iluminación Artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación y contaminación ambiental

Unidad de Gestión Documental

Las condiciones de limpieza del local son buenas, se realiza limpieza de la estantería, de manera que en la visita de inspección no se observó polvo acumulado sobre ésta y en las

La luz incide indirectamente en los documentos a través de un ventanal junto a la estantería

Cuenta con bombillos fluorescentes en buen estado

Oculto, entubado y en muy buenas condiciones.

Existen tomacorrientes al interior del depósito

Ventilación: Artificial a través de equipos de aire acondicionado

Ruido: No

Plagas: No.

Fumigación: Si, la encargada del Archivo Central indicó que se realiza 2 veces por año

Humedad: No


Depósitos Limpieza Iluminación Natural

Iluminación Artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación y contaminación ambiental

cajas.

Se realiza limpieza del área una vez por semana

Bodega Retievex

Buenas condiciones de limpieza, el personal de la empresa indicó que se realizaban limpiezas diarias

La luz incide indirectamente a través de láminas de policarbonato del techo

Cuenta con un bombillos fluorescentes

Oculto, entubado y en muy buenas condiciones.

Existen tomacorrientes al interior del depósito

Ventilación: Natural, hay buena circulación de aire

Ruido: No

Plagas: No

Fumigación: Sí, dos veces por año

Humedad: No

Cuadro N°2Condiciones de Seguridad de los depósitos en el que se custodian los documentos de la Municipalidad de Desamparados

Vigilancia Prevención contra incendios

Salidas de emergencias del depósito

Unidad de Gestión Documental

Se cuenta con vigilancia. Se observó un oficial en la entrada del Edificio y sólo el personal de la Unidad de Gestión Documental puede acceder a las oficinas de dicha unidad.

No existe una división entre el depósito y el área administrativa.

El local permanece bajo llave, los funcionarios deben utilizar su identificación para ingresar a las instalaciones.

Materiales de construcción:

Piso: cerámicaParedes: Concreto

Techo: Láminas de poliestireno.

Extintores: si

Alarmas contra incendios y detectores de humo: si

Salidas de emergencia: si

Plan de emergencia: No


Vigilancia Prevención contra incendios

Salidas de emergencias del depósito

Bodega Retievex

Solamente pueden ingresar los funcionarios de la empresa y el acceso a la documentación está restringido solamente a los funcionarios autorizados del Archivo Central de la ARESEP

Solamente el Encargado del Archivo Central de ARESEP ingresa al Depósito

El local permanece bajo llave.

Materiales de construcción:

Piso: concretoParedes: concreto,

Techo: láminas de hierro galvanizado

Extintores: siAlarmas contra incendios y detectores de humo: si

Salidas de emergencia: Si

Plan de emergencia: No

5. Mobiliario y equipo

La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos cuenta con 13 vagones de estantería compacta, cada uno de ellos provistos de dos cuerpos de estantería de doble faz de 5 bandejas con capacidad para albergar un metro de documentación en cada una de ellas.

Además, se instalaron 7 estantes metálicos de 6 bandejas con capacidad para 1.80 metros de documentos en cada una de ellas; finalmente, existen dos estantes metálicos cada uno de ellos con 5 bandejas que pueden almacenar un metro de documentos por bandeja.

Asimismo, la Unidad de Gestión Documental posee 10 estaciones de trabajo provistas de equipos de cómputo y los materiales necesarios para que los funcionarios lleven a cabo sus labores diarias. Adicionalmente, la Unidad de Gestión Documental cuenta con una fotocopiadora, impresoras, una destructora de papel y un escáner.

Es importante destacar que aunque existe espacio disponible en la estantería, las cajas se encontraban dispuestas sobre un costado y apiladas unas sobre otras en las bandejas, lo que puede atentar contra la adecuada conservación de los expedientes que se conservan en la Unidad de Gestión Documental.

6. Recurso humano

El Archivo Central de Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos forma parte de la Unidad de Gestión Documental, que está dirigida por la señora Melissa Díaz Valverde, quién es bachiller en Archivística de la Universidad de Costa Rica y posee una licenciatura en Administración y Sistemas de Información de la Universidad San Juan de la Cruz. La funcionaria está a cargo tanto del Archivo Central como del Archivo Especializado de Expedientes, además de los otros procesos relacionados con la gestión documental institucional.


Además, la Unidad de Gestión Documental cuenta con los siguientes funcionarios: Jorge Aguilar Jiménez (Gestor de apoyo 2), Alexander Moreno Robles (Gestor de apoyo 2), Patricia Vega Sánchez (Secretaria ejecutiva 2), Elia Ceciliano Jiménez (Gestor de apoyo 2), Luciano Unfried Rovelo (profesional 1), Irene Zuñiga Bermúdez (profesional 2), y Elizabeth Villalta Arroyo (profesional 3). Tanto la señora Zúñiga Bermúdez como la señora Villalta Arroyo poseen formación en Bibliotecología, mientras que el señor Unfried Rovelo posee un Bachillerato en Archivística de la Universidad de Costa Rica.

Cabe mencionar que, según lo indicado por la señora Villalta Arroyo, las labores del Archivo Central recaen solamente en ella y la señora Díaz Valverde, mientras que el resto de funcionarios se encargan de otras de las labores de recepción, digitalización e inclusión en el sistema Epower4 de todos los documentos que ingresan a la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos.

7. Sistemas de información

La unidad de Gestión Documental cuenta con el sistema Epower4, que permite la consulta en línea de los diferentes expedientes tramitados en el ejercicio de las funciones de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos. Este sistema de consulta incluye una copia digitalizada de los documentos que ingresan en soporte papel a la Institución, así como los adjuntos que contienen los expedientes en soporte electrónico. Cabe mencionar que, según lo señalado por el señor Rodolfo Zamora Chaves, Director de la Unidad de Tecnologías de Información, se está trabajando en la implementación del sistema Laserfiche para su sustitución.

Asimismo, debe resaltarse que parte del proceso de digitalización de los expedientes ha sido encomendada a la empresa GSI, quienes también son responsables del almacenamiento de los documentos digitalizados en sus servidores. Al respecto la señora Díaz Valverde indicó que esta situación es temporal mientras la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos finaliza la implementación del sistema Laserfiche, prevista para diciembre de 2016.

Por otra parte, el funcionario Zamora Chaves señaló que se realizan respaldos de los sistemas de información de la entidad de forma diaria y semanal. De la misma forma, mediante correo electrónico de 19 de enero de 2016, agregó que en cumplimiento de lo estipulado en el apartado 4.3 de las Normas Técnicas para la Gestión y Control de las Tecnologías de la Información (N-2-2007-CO-DFOE) se emplea el almacenamiento de datos redundante y se realizan respaldos diarios en cintas, que son conservadas fuera de la institución. Además se lleva a cabo un mantenimiento proactivo de la infraestructura tecnológica y se realizan mantenimientos y revisiones periódicas para asegurar el acceso de los datos a través de las carpetas y aplicaciones.

Asimismo, la institución posee políticas sobre la producción de documentos en soporte electrónico y lineamientos sobre los respaldos de la información producida en este soporte. Estos se encuentran incluidos en el Procedimiento para el control de registros del sistema de gestión de calidad, así como en el Procedimiento para el control de documentos del sistema de gestión de calidad y en el Instructivo para la elaboración de documentos del sistema de gestión de calidad.


8. Apoyo institucional

La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos ha llevado a cabo un proceso coordinado para la consolidación del Archivo Central institucional y la normalización de la gestión documental de la organización. Estas acciones se ven reflejadas en la participación de la Unidad de Gestión Documental en todos los procesos relacionados con el manejo de la información generada en el desarrollo de todas las funciones de la entidad.

Asimismo, se han generado políticas institucionales relacionadas con la seguridad del acervo documental y se han formalizado e implementan controles sobre la producción, custodia y el préstamo de los documentos.

Por otra parte, realizan divulgaciones periódicas sobre las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional que incluyen: la directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº de 28 de marzo de 2008, así como de las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-02-2014, CNSED-03-2014.

Sin embargo, la Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015, es sólo de conocimiento del área de proveeduría para la compra de papel.

La labor que lleva a cabo en la Unidad de Gestión Documental se ve reflejada en las condiciones en que se gestionan y conservan los documentos en la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos y demuestra el interés de la institución por el cumplimiento del marco jurídico vigente, así como la eficiencia, la eficacia y la transparencia en la función pública.

III. CONCLUSIONES

La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos posee un Archivo Central conformado que funge como parte de una Unidad de Gestión Documental, que centraliza la gestión de la información, además cuenta con mobiliario adecuado y suficiente para albergar su acervo documental, así como de personal especializado para la realización de las labores archivísticas de la institución; de manera que se promueve la transparencia, la eficiencia y la eficacia de la gestión administrativa de la organización.

La institución cuenta con sistemas de clasificación y métodos de ordenación normalizados, de manera que se facilita la recuperación de la información de manera eficiente y eficaz.

Existen varios manuales dirigidos a normalizar las adecuadas prácticas archivísticas en la institución y se encuentran formalmente aprobados. Sin embargo, el Reglamento del Archivo Central se encuentra desactualizado.


La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos implementa de controles de préstamo de la documentación, por lo que existen mecanismos que permiten sentar responsabilidades en caso de extravío de documentos.

Se determinó que la institución cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y tablas de plazos de conservación de documentos vigentes, de manera que posee autorización para eliminar las series documentales que han sido incluidas en dichos instrumentos.

El acervo documental de la institución se mantiene en buenas condiciones de conservación tanto en la Unidad de Gestión de la Información, como en las bodegas de la empresa Retrievex.

Además, las áreas utilizadas actualmente poseen mobiliario suficiente para albergar nuevas transferencias desde los archivos de gestión y ofrecen posibilidades de realizar un control efectivo sobre las condiciones de humedad y temperatura.

Sin embargo, no existen planes de emergencia que permitan dar continuidad de los servicios institucionales en caso de que se produzca un desastre y aseguren la integridad del patrimonio documental y el personal ante un evento de esta categoría.

A nivel institucional existe conocimiento en todos los niveles de la administración sobre la normativa vigente en materia archivística y las responsabilidades de los funcionarios sobre los documentos. Se han divulgado las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, que incluye: la directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº de 28 de marzo de 2008. Sin embargo, la directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 226 del 22 de noviembre de 2010, actualizada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015 es de conocimiento sólo del área de Proveeduría.

Por otra parte la institución cuenta con procedimientos y reglamentos institucionales formalmente aprobados para las distintas labores archivísticas de la organización. Asimismo, debe señalarse que el Reglamento del Archivo Central, publicado en la Gaceta 153 de 17 de agosto de 1998, se encuentra actualmente en proceso de actualización.

La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos posee sistemas de información automatizados que agilizan el préstamo y acceso a los documentos. Asimismo, la institución realiza un esfuerzo coordinado entre la Unidad de Gestión Documental y la Unidad de Tecnologías de la Información para la implementación del software Laserfiche, en sustitución del programa Epower 4 como parte del proceso de modernización de sus plataformas tecnológicas, al respecto cabe señalar que los profesionales a cargo del proceso conocen la normativa vigente sobre la producción de documentos en soporte electrónico a saber: la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su reglamento Nº33010 publicado en la Gaceta No. 77 de 21 de abril de 2006; así como con la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios


automáticos, publicada en La Gaceta No. 61 del 28 de marzo de 2008, y su Fe de Erratas en la Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008. Así como las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información. (N-2-2007-CO-DFOE).

En el organigrama institucional de la ARESEP se contempló la unidad de Gestión Documental como una dependencia adscrita a la Dirección de Operaciones, lo cual no concuerda con las recomendaciones emitidas en los Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, de enero de 2013. No obstante, se ha dotado a ésta del personal capacitado, espacio físico, mobiliario y equipo suficiente para dar cumplimiento de las funciones que le corresponden según la normativa vigente en materia archivística.

IV. DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO

La Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos deberá continuar con los esfuerzos que ha realizado hasta ahora para el buen funcionamiento de su sistema archivístico institucional, a través del cumplimiento de las siguientes disposiciones:

1. La ARESEP debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno No. 8292, específicamente los artículos 10 y 16:

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico”.


Al respecto, es necesario que el Archivo Central siga contando con sistemas de información que permitan el control sobre los documentos y faciliten la gestión documental de la institución. Igualmente, es necesario que la administración garantice los recursos humanos y materiales necesarios para que tanto el Archivo Central como los archivos de gestión, desempeñen sus funciones correctamente. Además, debe garantizar que los sistemas informáticos cumplan con la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su reglamento Nº33010 publicado en la Gaceta No. 77 de 21 de abril de 2006; así como con la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en La Gaceta No. 61 del 28 de marzo de 2008, y su Fe de Erratas en la Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008. De igual forma, debe contemplar las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información. (N-2-2007-CO-DFOE).

2. Los jerarcas de la entidad deben mantener la plaza de archivista, esto con el fin de que la entidad cumpla con lo establecido en el artículo N° 43 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

Artículo 43. - “Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.”

3. En relación con las funciones del Archivo Central, es importante que exista continuidad con la labor realizada hasta ahora, en concordancia con lo estipulado en el artículo 42 la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, que indica:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.


j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”

4. En cuanto a la conservación y preservación de los documentos, tanto el Archivo Central como en los archivos de gestión, deberá darse continuidad al cumplimiento de las disposiciones establecidas en los artículos Nº 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley Nº 7202:

“Artículo 69 – Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 70 – La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.p. Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.”

Además, los planos que se conservan en la estantería deberán ser reubicados en contenedores adecuados.


5. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), deberá seguir cumpliendo con las siguientes funciones, según el artículo 33 de la Ley 7202.

Artículo 33 “ Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.” (El subrayado no es del original)

Además, debe acatarse lo dictado en el artículo Nº 35 de la supracitada Ley:

Artículo 35. - “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.”

Así como, lo estipulado en los artículos N° 131 y 139 de su reglamento:

Artículo 131: “Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:a) La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural”.

Artículo 139 “Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Igualmente, se le recuerda que el artículo 36 de la Ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36: “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor”.

Se le recuerda a la Autoridad Reguladora de los Servicios que su fondo documental cuenta con varias declaratorias de valor científico cultural incluidas en las tablas de plazos de conservación de documentos que fueron conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en las sesiones: 11-95 de 17 de agosto de 1995, 02-1998 de 18 de marzo de 1998, 06-1998 de 8 de julio de 1998, 05-1999 de 9 de junio de 1999, 12-2005 de 14 de setiembre de 2005 y 52-2012 de 21 de noviembre de 2012.


Además, existen varias declaratorias generales de valor científico cultural contempladas en las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-03-2014 y CNSED-05-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015.

Una vez sea necesario actualizar las tablas de plazos de conservación de documentos de la institución, debe tomarse en cuenta lo establecido la Resolución CNSED-01-2011, publicada en La Gaceta Nº 184 de septiembre de 2011 y la Resolución CNSED-01-2012, publicada en el Alcance Digital 216 de La Gaceta Nº 244 de 18 de diciembre de 2012.

Adicionalmente, se debe acatar la Resolución CNSED-01-2013, publicada en la Gaceta Digital N° 179 del 18 de setiembre de 2013 y la actualización de la Guía de Trámites y Servicios de la Dirección General del Archivo Nacional. “Servicio Valoración Documental”, publicada en el Alcance Digital de la Gaceta N° 43 de 11 de junio de 2015, y el Instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos (2013), que se encuentran en el sitio web del Archivo Nacional. También la circular CNSED-01-2014 referente a la presentación de tablas de plazos para las unidades de staff. Así mismo se deben tener presentes las resoluciones CNSED-01-2014 y CNSED-02-2014, publicadas en el diario oficial La Gaceta de N°05 del día jueves 08 de enero de 2015.

Por otra parte, la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos deberá iniciar con el proceso de transferencia de aquellos documentos que hayan sido generados hace más de 20 años y cuenten con una declaratoria de valor científico cultural, para esto deben utilizar el decreto N° 38961-C que contiene la guía de trámites y requisitos de los servicios que brinda la Dirección General del Archivo Nacional, publicada en el Alcance 43 de la Gaceta de 11 de junio de 2015.

6. Sobre la producción de documentos electrónicos, se recuerda a la institución que debe cumplir con lo estipulado en la Ley Nº 8454 “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”, y la “Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013; así como la Directriz “Masificación de la implementación y el uso de la forma digital en el Sector Público costarricense”, publicada en la Gaceta No. 79 de 25 de abril de 2014. 7. Deben implementarse las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en La Gaceta No. 61 de 28 de marzo 2008 y su fe de erratas publicada en La Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008, así como la relacionada con la producción de documentos de conservación permanente en soporte papel, publicada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015.

Estos documentos están disponibles en la página web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr .

http://www.archivonacional.go.cr/


V. RECOMENDACIONES TÉCNICAS

1. Debe darse seguimiento al proceso de sensibilización de parte de todos los funcionarios de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos, sobre su responsabilidad legal y profesional en cuanto al manejo de la documentación en cualquier soporte, en procura de la transparencia en los actos administrativos y resguardo de los intereses de los usuarios.

2. En cuanto al proceso de descripción documental se recomienda que siga con la utilización de la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, en el Archivo Central. Para agilizar el control y localización de documentos se puede utilizar una base de datos referencial, siempre tomando en cuenta los elementos de la norma citada. Si se crea la base de datos se deben establecer políticas que garanticen el mantenimiento de respaldos, ello con el fin de evitar la pérdida o extravío de la información. De igual forma, se puede implementar el sistema Ica AtoM del Consejo Internacional de Archivos, que está disponible gratuitamente.

En relación con la distribución del espacio físico dentro del local, se recomienda que el de depósito se encuentre expresamente separado del resto del lugar por una puerta, cuya entrada debe ser restringida. No es conveniente colocar el área administrativa del Archivo Central dentro del depósito, ya que puede significar un riesgo para la seguridad del patrimonio documental de la institución y del personal5. Por otra parte, debe reubicarse la cocina ubicada al interior de las oficinas de la Unidad de Gestión Documental para prevenir la proliferación de plagas que puedan afectar el acervo documental de la institución.

Sobre los planos, estos deben colocarse en muebles que permitan su adecuada preservación. Este mobiliario deberá ubicarse en un área con acceso restringido. Además, es importante que se elabore un inventario de los planos para facilitar su localización y funja como instrumento de control sobre la documentación.

3. Debe finalizarse el proceso de actualización del Reglamento del Archivo Central, con la finalidad de que responda a la complejidad y a las funciones que actualmente desempeña la Unidad de Gestión Documental.

4. Es importante, comunicar el resultado de esta inspección a los siguientes funcionarios de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos: señor Dennis Meléndez Howel, Regulador General; señora Grettel López Castro, Reguladora Adjunta; señor Rodolfo González Blanco, Director de Operaciones; señora Melissa Díaz Valverde, jefe del Departamento de Gestión Documental; señora Anayansi Herrera Araya, Auditora Interna. Además a la señora Amelia Jiménez Rueda, Gerente de División a.i. de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República.

Finalmente, se comunica que el Departamento Servicios Archivísticos Externos continuará verificando el cumplimiento de las recomendaciones realizadas a la ARESEP, a partir del sexto mes de la fecha de emisión de este informe.5 Tomado de: Godínez Mora, Guiselle. “Archiveconomía”. Revista del Archivo Nacional. San José, enero a diciembre de 1991,pp 31-56.


DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Luis Carlo Rojas MoraProfesional asignado


ANEXOS

I. Detalle de los documentos declarados con Valor Científico Cultural en la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

Tabla 3 Documentos declarados con valor científico cultural en la ARESEP

Fondo Subfondo

Nivel 1

Subfondo

Nivel 2

Subfondo Nivel

3

Subfondo Nivel

4

Series Declaradas

Fechas Extrema

s

Cantidad (ml)

Observaciones

Servicio Nacional de Electricidad

Departamento Técnico

Sección de Control Telefónico

Planos de diseño de instalaciones telefónicas

No indica No indica VCC

Oficina de Control Eléctrico

Expediente de los casos de contrabandos eléctricos


Expediente del Comité Técnico de Normalización Sobre el Uso Eficiente y Ahorro de Energía


Secretaría

Expediente de remodelaciones del edificio del Servicio Nacional de Electricidad


Departamento de Aguas

Expediente de acuerdos y autorizaciones otorgadas al Departamento de Aguas para su funcionamiento


Expediente de la Comisión Asesora y de Apoyo para la Transformación y Actualización del Organismo Regulador


Expediente del Comité Interno de Coordinación del Departamento de Aguas



Fondo Subfondo

Nivel 1

Subfondo

Nivel 2

Subfondo Nivel

3

Subfondo Nivel

4

Series Declaradas

Fechas Extrema

s

Cantidad (ml)

Observaciones

Expediente de la Comisión Gubernamental de Control y Evaluación del Impacto Ambiental


Proyectos y anteproyectos de obras civiles

No indica No indica VCC, parcial. Se conservarán los proyectos que permiten analizar la evolución geográfica e histórica de algunos Sectores del casco urbano central

Expediente de la Comisión Técnica de Ley de Aguas


Informes anuales de aforos sobre estudios de caudales de fuentes


Resoluciones de problemas de contaminación


Expedientes de controversias de aguas resueltas


Informe de desecación de lagunas y humedades


Expediente sobre controversias sobre drenajes agrícolas


Expediente de controversias sobre drenajes urbanos


Estudios e informes especiales sobre la labor del Departamento


Estudios de zonas específicas por disminución de aguas en fuentes



Fondo Subfondo

Nivel 1

Subfondo

Nivel 2

Subfondo Nivel

3

Subfondo Nivel

4

Series Declaradas

Fechas Extrema

s

Cantidad (ml)

Observaciones

Inspectores Cantonales

Pronunciamiento sobre inundaciones por problemas pluviales


Solicitudes de permisos para realizar obras en cauce de dominio público


Pozos Correspondencia sobre construcción de pozos


Permisos para perforación de pozos


Registro de perforación de pozos resueltos


Registro de inscripción de empresas perforadoras


Solicitudes de permisos para sembrar en cauces de dominio público


Solicitudes de Usuarios de Agua

Registro de inscripción de constituciones de sociedades de agua


Registro de inscripción de modificaciones de sociedades de usuarios para todo el país


Registro de testimonio de escrituras de constitución y modificación de las sociedades de usuarios para utilizar aguas de dominio público


Solicitudes de Concesión

Expedientes de concesiones de aguas



Fondo Subfondo

Nivel 1

Subfondo

Nivel 2

Subfondo Nivel

3

Subfondo Nivel

4

Series Declaradas

Fechas Extrema

s

Cantidad (ml)

Observaciones

Expedientes de concesiones hidráulicas otorgadas


Expedientes de concesiones eléctricas otorgadas


Solicitudes para Proyectos de Drenaje de Fincas

Solicitudes de permisos de trasvases por empresas


Departamento de Estudios Económicos-Financieros

Leyes y reglamentos del Sistema Nacional de Electricidad (SNE)


Informe de Auditoría


Departamento Financiero

Sección de Finanzas

Presupuestos y cánones


Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

Oficina de Administración de Recursos Humanos

Expedientes de personal de funcionarios y ex funcionarios

No indica No indica VCC, parcial. Conservar permanentemente los expedientes de los funcionarios que hayan ocupado un cargo relevante o desempeñado un papel destacado en la entidad

Expedientes de estudios tarifarios

1996-1999

9,60 VCC, parcial. Conservar una muestra del 25% anual de los originales conservados en el Archivo Central, de un total de 9,6 m, representando a todos los Sectores cuyos servicios regula la ARESEP

Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (Servicio Nacional de Electricidad)

Junta Directiva del Sistema Nacional de Energía

Actas de sesiones

1928-1966

5,50 VCC


Fondo Subfondo

Nivel 1

Subfondo

Nivel 2

Subfondo Nivel

3

Subfondo Nivel

4

Series Declaradas

Fechas Extrema

s

Cantidad (ml)

Observaciones

Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP)

Regulador General

Correspondencia interna

1996-2011

6 ml, esta cantidad corresponde a la valorada pero no a la declarada

VCC, parcial. Conservar lo sustantivo.

Correspondencia Externa

1996-2011


VCC, parcialConservar lo sustantivo

Consecutivos Resoluciones emitidas por el Regulador General. Copia

1996-2011

5 ml VCC

Consecutivo resoluciones emitidas por el Comité de Regulación

2010-2011

1,50 ml VCC


Expedientes OT (Otros trámites)

2007-2011


VCC, parcial. Elegir los que reflejen las funciones sustantivas de la ARESEP y de mayor impacto social. A criterio del Encargado de Archivo Central, el Jefe la oficina productora y un funcionario de la Dirección General del Archivo Nacional

Dirección General del Centro de Desarrollo de la Regulación

Expedientes OT (Otros trámites) de Modelos de Ajustes tarifarios

2009-2011

0,2 ml, esta cantidad corresponde a la valorada pero no a la declarada

VCC, parcial. Elegir los que reflejan las funciones sustantivas de la ARESEP y de mayor impacto social. A criterio del Encargado de Archivo Central, el Jefe la oficina productora y un funcionario de la Dirección General del Archivo Nacional


Fondo Subfondo

Nivel 1

Subfondo

Nivel 2

Subfondo Nivel

3

Subfondo Nivel

4

Series Declaradas

Fechas Extrema

s

Cantidad (ml)

Observaciones

Departamento de Recursos Humanos

Expedientes de personal activos

1970-2011


VCC, parcial. Conservar una muestra máxima del 5% de expedientes de los funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de sus puestos. A criterio del Encargado de Archivo Central y el Jefe la Oficina productora.

Expedientes de personal inactivos

1970-2011


VCC, parcial. Conservar una muestra máxima del 5% de expedientes de los funcionarios que se han destacado por su influencia en el desarrollo institucional o por la jerarquía de sus puestos. A criterio del Encargado de Archivo Central y el Jefe la Oficina productora.

Dirección de Servicios de Aguas y Ambiente


1996-2011


VCC, parcial. Elegir una muestra del 25% anual de los originales, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

Expedientes OT (Otros trámites) sobre ajustes tarifarios, disposición y tratamiento de desechos sólidos

2005-2011


VCC, parcial. Elegir los que reflejen las funciones sustantivas de la ARESEP y de mayor impacto social. A criterio del Encargado de Archivo Central, el Jefe la oficina productora y un funcionario de la Dirección General del


Fondo Subfondo

Nivel 1

Subfondo

Nivel 2

Subfondo Nivel

3

Subfondo Nivel

4

Series Declaradas

Fechas Extrema

s

Cantidad (ml)

Observaciones

Archivo Nacional

Expedientes OT (Otros trámites) sobre concesiones de obra pública para la construcción y operación del alcantarillado sanitario y tratamiento de aguas

2005-2011




2005-2011



Dirección de Servicios de Transporte


2008-2011


VCC, parcial. Elegir una muestra del 25% anual de los originales, que comprendan la representatividad de todos los sectores que regula y conoce la ARESEP .A criterio del Encargado de Archivo Central y el Jefe la oficina productora.

Dirección General de Estrategia y Evaluación


2005-2011


VCC, parcial. Elegir los que reflejen las funciones sustantivas de la ARESEP y de mayor impacto social. A criterio


Fondo Subfondo

Nivel 1

Subfondo

Nivel 2

Subfondo Nivel

3

Subfondo Nivel

4

Series Declaradas

Fechas Extrema

s

Cantidad (ml)

Observaciones

del Encargado de Archivo Central, el Jefe la oficina productora y un funcionario de la Dirección General del Archivo Nacional

Dirección de Servicios de Energía


2005-2011


VCC, parcial. Elegir una muestra del 25% que comprendan la representatividad de todos los sectores que regula y conoce la ARESEP. A criterio del Encargado de Archivo Central y el Jefe la oficina productora.

Expedientes OT (Otros trámites) sobre contratos de concesiones, órganos con administrativos contra la presentación de servicios públicos no autorizados, etc.

2005-2011



Expediente CE 2005-2011




Fondo Subfondo

Nivel 1

Subfondo

Nivel 2

Subfondo Nivel

3

Subfondo Nivel

4

Series Declaradas

Fechas Extrema

s

Cantidad (ml)

Observaciones

Dirección Administrativa Financiera

Modificaciones presupuestarias, administrativas, externas

1996-2011

0,2 ml VCC

Planos constructivos

2006-2011


VCC, parcial. Conservar en soporte papel dos juegos (cuando existan) de los planos constructivos finales, a juicio del Jefe de la Oficina Productora y el Encargado del Archivo Central

Departamento de finanzas

Contratos 2006-2011


VCC, parcial. Elegir los más relevantes para la institución, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Encargado del Archivo Central

Oficina de Proveeduría

Contrataciones directas

2005-2011


VCC, parcial. Se debe conservar las contrataciones relacionadas con las obras más relevantes, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.

Licitaciones abreviadas y públicas

2005-2011


VCC, parcial. Se deben conservar las licitaciones relacionadas con las obras más relevantes, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.


II. Fotografías de las distintas áreas donde se almacenan documentos en la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

Fotografía 1Vista del Área Administrativa de la Unidad de Gestión Documental de la Autoridad Reguladora de los Servicios

Públicos

Fotografía 2Disposición de los documentos del Archivo Especializado de Expedientes en la estantería de la Unidad de

Gestión Documental.


Fotografía 3Disposición de las cajas del Archivo Central en la estantería de la Unidad de Gestión Documental

Fotografía 4Planos ubicados en la estantería de la Unidad de Gestión Documental


Fotografía 6Detalle de la estantería y salida de emergencia del depósito

Fotografía 7Impresora, destructora de papel y equipo de fotocopiado de la Unidad de Gestión Documental

Fotografía 5Equipos para la detección y combate de incendios instalados en el depósito dela Unidad de Gestión Documental


Fotografía 8Cocina ubicada al interior de las oficinas de la Unidad de Gestión Documental

Fotografía 9Ventanilla única de recepción de documentos de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

Fotografía 10Boleta de registro y digitalización de documentos utilizada en la Unidad de Gestión Documental


Fotografía 11Documentación ubicada en el suelo de la unidad de Gestión Documental

Fotografía 12Actas de la Junta Directiva de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos conservadas en la estantería

de la Unidad de Gestión Documental


Fotografía 13Documentos del Servicio Nacional de Electricidad conservados en el Archivo Central

Fotografía 14Actas de la Junta Directiva de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos conservadas en la

Secretaría de la Junta Directiva de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos

direcciÓn general del archivo nacional · web viewel presente informe se realiza con el fin de...

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