direcciÓn de planeamiento -...

DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO

DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN

INSTITUCIONAL

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES

DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Septiembre de 2011

DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO -DIPLAN- Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional| GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1

ÍNDICE

DESCCRIPCIÓN CÓDIGO Página

Introducción 3

Presentación 5

Reseña Histórica del Departamento de Fortalecimiento y

Modernización Institucional

6

Objetivo General de la Guía 7

Objetivos Específicos 7

Campo de Aplicación 7

CAPÍTULO I.

1. Elementos que integran el Manual de Normas y Procedimientos

9

1.1. Formato de Carátula o Portada

1.2. Índice

1.3. Introducción

1.4. Antecedentes

1.5. Misión

1.6. Visión

1.7. Objetivo del Manual

1.8. Base Legal

1.9. Objetivo del Procedimiento

1.10. Desarrollo de los Procedimientos

1.11. Diagrama de Flujo

1.12. Anexos

1.13. Glosario de Siglas

1.14. Glosario de Términos

1.15. Glosario de Símbolos

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CAPITULO II.

2. Lineamientos Generales para elaborar Manuales de Normas y

Procedimientos

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2.1 Normas Generales del Manual

2.2 Normas Específicas

2.2.1 Marco Jurídico o Reglamentario

2.2.2 Trabajo Participativo

2.2.3 Formularios Específicos para elaborar el Manual

2.2.4 Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos

2.2.5 Elaboración de Procedimientos

2.2.5.1 Objetivo del Procedimiento

2.2.5.2 Marco de Aplicación

2.2.5.3 Normas Específicas del Proceso

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2

2.2.5.4 Proceso

2.2.6 Análisis de los Procedimientos

2.2.7 Diagrama de Flujo

2.2.8 Anexos

2.2.9 Revisión

2.2.10 Autorización de Manuales

2.2.11 Implementación

2.2.12 Seguimiento y Evaluación

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24

ANEXOS

1. Formato de Portada o Carátula 26

2. Glosario de Siglas 27

3. Glosario de Términos 28

4. Glosario de Símbolos 29

5. Verbos en Infinitivo 30

6. Verbos en tercera persona 31

ACUERDO MINISTERIAL 231-2011

Aprobación Guía para elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos del

Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, -MAGA-

32


3

INTRODUCCIÓN

La Dirección e Planeamiento fue creada dentro de la nueva estructura del Ministerio

de Agricultura, Ganadería y Alimentación -MAGA- por medio de Acuerdo

Gubernativo No. 338-2010 y dentro de sus actividades, tiene el fortalecimiento y

modernización institucional; es por ello, que para apoyar estas actividades, la

Dirección de Planeamiento instruyó al Departamento de Fortalecimiento y

Modernización Institucional para verificar y establecer las bases para la elaboración

de Manuales de Normas y Procedimientos de acuerdo a la nueva estructura.

En este contexto, el Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional

tiene entre sus funciones proporcionar asesoría a las dependencias que conforman el

Ministerio, sobre aspectos metodológicos y técnicos para elaborar estos Manuales de

manera uniforme; para la elaboración se presenta la guía técnica, conformada de dos

capítulos y anexos.

Para ello, establecen generalidades, antecedentes, objetivos y alcances que se

pretenden cumplir con el establecimiento de Manuales de Normas y Procedimientos

para la institución.

El primer capitulo: “Elementos que Integran el Manual de Normas y Procedimientos”

indica el orden secuencial en que se debe conformar esta herramienta administrativa,

proporcionando una breve descripción de las partes que lo conforman.

El segundo capítulo “Lineamientos Generales para Elaborar Manuales de Normas y

Procedimientos”, contiene la parte medular de la guía; la cual consiste en brindar los

lineamientos para que el analista del Departamento de Fortalecimiento y

Modernización Institucional tome en cuenta para elaborar Manuales de Normas y


4

Procedimientos, así como también, servirá para instruir al personal de las

dependencias del MAGA, con las cuales se elaboraran estos instrumentos.

Con el objeto de ser comprensible, cuenta con glosario de siglas, términos y símbolos,

así como también, anexos en los cuales se incluyen formatos y formularios con sus

respectivos instructivos, que servirán para la recopilación de la información.

Se recomienda la lectura completa de la presente guía, para la aplicación en la

elaboración de manuales de normas y procedimientos, en la cual se reglamentan

elementos básicos para orientar su elaboración.


5

PRESENTACIÓN

INSTRUCTIVO

GUÍA PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

La presente guía para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos del quehacer

del Ministerio, permitirá a la institución contar con elementos precisos para la dirección,

control y evaluación de la administración de la institución; facilitando a la vez, la adecuada

coordinación que debe de existir entre las diferentes direcciones que conforman el MAGA;

convirtiéndose por ello, en un valioso medio para la comunicación; es por ello que se

recomienda que su elaboración se realice de manera ordenada y sistemática.

Es importante hacer mención que para la elaboración de manuales de normas y

procedimientos es imprescindible contar con Manuales de Funciones aprobados por

autoridades superiores;, así mismo, la autorización de la presente guía.

Es necesario, dar importancia a las normativas de carácter obligatorio que se deben de

transmitir, ya que es un valioso apoyo para la dirección, en las diferentes tareas y trabajos

tanto individuales como participativos.


6

RESEÑA HISTÓRICA

DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL

En el año 2005 se estableció el Equipo de Trabajo de Sistemas y Procedimientos

Administrativos del Ministerio, debido a la necesidad de contar con instrumentos

administrativos que contasen con fundamento legal. Esto trajo como consecuencia que el

Ministerio contará con algunos de estos instrumentos, ya que los documentos se elaboraban

sin contar con aval de autoridad superior. Esta comisión ayudo a cumplir con instituciones

fiscalizadoras como la Contraloría General de Cuentas y evitar hallazgos, se le solicito a la

Unidad de Gestión para el Desarrollo orientar en esta actividad, ya que contaba con una

persona encargada de elaborar los manuales de esa Unidad.

A Gestión para el Desarrollo se le solicito asesorar a las dependencias del MAGA en la

elaboración y revisión del Manual de Normas y Procedimientos, previo a trasladarlos a la

comisión de manuales para determinar si llenaba los requisitos para luego diagramar y

conformar el Manual. Después se consideró crear el Área de Fortalecimiento y

Modernización Institucional, la cual dependía de la Administración del MAGA; pero, nunca

obtuvo su Base Legal. En el año 2010, se visualizó crear dicha unidad de manera formal

dentro de la Dirección de Planeamiento.

En el Acuerdo Ministerial No. 338-2010 “Reglamento Orgánico Interno del MAGA” se

aprobó crear la Unidad de Modernización y Fortalecimiento Institucional dentro de la

Dirección de Planeamiento con el propósito de apoyar la elaboración de Manuales

Administrativos, generar reestructuras, procesos de transición y desarrollo institucional.


7

Objetivo General de la Guía

Proporcionar lineamientos técnicos y administrativos uniformes que regulen la elaboración

de los Manuales de Normas y Procedimientos de las dependencias que conforman el

Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, con la finalidad de optimizar el

cumplimiento de las funciones.

Objetivos Específicos

Establecer continuidad y coherencia de las actividades que realiza cada dependencia

del MAGA;

Fijar objetivos y normas de carácter obligatorio;

Definir las responsabilidades de cada dependencia al analizar los manuales de

funciones;

Facilitar la labor de capacitación al personal;

Delimitar responsabilidades a cada Dirección y facilitar la supervisión de procesos de

cada cargo o dependencia del MAGA:

Reducir costos como consecuencia de eficiencia de recursos humanos, materiales,

financieros.

Campo de Aplicación

Dirigido a los funcionarios públicos de todas las dependencias del Ministerio de Agricultura,

Ganadería y Alimentación para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos y

para los analistas del departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional del

MAGA, para brindar asistencia a las dependencias en la elaboración de estos instrumentos.


8

CAPITULO I

ELEMENTOS QUE INTEGRAN

EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


9

1. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1.1. Formato de la carátula o portada:

Esta deberá elaborarse en cartulina o papel bond tamaño carta (Anexo No. 1) y deberá

contener los siguientes elementos:

En la parte superior:

Logotipo del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación

Nombre del Ministerio;

Nombre de la Dirección, Departamento o Sección responsable del procedimiento.

En la parte Central:

Titulo del Manual de Normas y Procedimientos (centrado).

En la parte Inferior:

Fecha de elaboración mes y año colocado al extremo derecho.

1.2. Índice:

Con el propósito de orientar al lector acerca de los temas que incluye el Manual de Normas y

Procedimientos, es indispensable colocar los capítulos y subtítulos que forman parte de este

instrumento administrativo en forma sucesiva, incluyendo el número de página, descripción

de los títulos y subtítulos y página en donde se localiza la información.

1.3. Introducción:

Consistirá en dar a conocer a los lectores en forma breve y clara el propósito principal de la

elaboración del Manual de Normas y Procedimientos que se trabaje en cada dependencia del

MAGA, así como también el contenido que tiene cada capítulo que lo conforma, indicando


10

como se validaran e implementaran, así como cuando se realizaran revisiones o

actualizaciones.

1.4. Antecedentes

Es importante hacer una reseña histórica de cuando inicio cada dependencia y porque han

surgido cambios en el transcurso de los años.

1.5. Misión

La misión del MAGA es necesaria de incluirla en todos los manuales del Ministerio, ya que

es manifestación en la cual se resume la razón de ser, metas trazadas de la Institución.

1.6. Visión

Es importante que todo documento del MAGA tenga la visión, la cual da a conocer hacia

dónde pretende llegar este, para que cada funcionario sepa que es lo que se espera de él y

apoye a su construcción.

1.7. Objetivo del Manual

Este deberá responder a las necesidades de contar con un Manual de Normas y

Procedimientos sobre una dependencia del MAGA, un tema en particular, para resolver y

guiar a los usuarios en la forma cronológica.

El objetivo del manual deberá de fijarse en forma clara y precisa, en infinitivo; indicando el

propósito primordial del manual.

1.8. Base Legal

Deberá de indicar los documentos que regulan y fundamentan la creación del manual de

normas y procedimientos de cada unidad ejecutora, empezando cronológicamente por los más

importantes y luego podrá adjuntar copia de los mismos en el apartado de anexos.

De no contar con base legal una Dirección, Departamento o Sección a la que se ha solicitado

realizar un manual de normas y procedimientos será necesario documentarlo e iniciar con el


11

debido proceso para su legalización, ya que la falta de fundamento legal y el no contar con

los Manuales de Organización y Funciones, responsabilidad de Recursos Humanos, pero que

hasta el momento el Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional ha

apoyado en la elaboración de los manuales correspondientes a la nueva estructura los cuales

deben de ser autorizados por la Autoridad Superior.

1.9. Objetivo del Procedimiento

Este surge como resultado de una meta planteada e indica cómo se realizara, con qué

recursos: humanos, físicos y financieros y responde a una necesidad establecida y priorizada

por comunidades y técnicos del MAGA.

1.10. Desarrollo de los Procedimientos:

Estos se elaboraran en coordinación con el personal de las diferentes dependencias del

Ministerio, con el objeto, que la participación de quienes realizan la actividad sea resultado

real de su quehacer y responda a una necesidad especifica el cual parte de una meta

establecida en un objetivo.

1.11. Diagrama de Flujo

Es la representación grafica de un proceso en forma lógica paso a paso y que se elabora a

través de símbolos administrativos de simple comprensión del personal, no importando su

nivel académico.

1.12. Anexos

Tiene como objetivo que se incluyan los documentos que tienen relación legal o dan soporte

para la aplicación de las actividades que se enumeraron en los procesos. Ejemplo: Acuerdos,

formatos, facturas etc.

1.13. Glosario de Siglas

Aquí deberá de incluir todas las siglas que fueron utilizadas en el documento, con el objeto de

facilitar la comprensión del lector, sin tener que leer de nuevo todo el documento para revisar

el significado. (Anexo No.2)


12

Las siglas pueden ser utilizadas por si solas en un documento, solo si antes ya se ha incluido

el nombre completo de lo que significa.

1.14 Glosario de Términos:

Refleja la terminología técnica incluida en el documento y que facilita la comprensión del

lector, el cual debe de proporcionarse en forma cronológica. (Anexo No. 3)

1.15 Glosario de Símbolos:

En este apartado se deberán incluir los significados de los símbolos utilizados en la

diagramación de flujo de cada procedimiento. (Anexo No.4)


13

CAPITULO II

LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


14

2. LINEAMIENTOS GENERALES PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS:

En el presente capitulo se brindan lineamientos para facilitar la elaboración de manuales

de normas y procedimientos,

2.1. Normas Generales del Manual de Normas y Procedimientos

Elaborar el manual conforme a lineamientos y formatos establecidos en la

presente guía.

Tomar en cuenta todos los documentos legales, políticas públicas, planes

estratégicos o institucionales y operativos; así como, normativos establecidos

por el MAGA, dan soporte al servicio de la dependencia que elaborará su

manual;

Cada Dirección o Unidad será la responsable de generar la información para

la elaboración de sus propios Manuales. En el Acuerdo Gubernativo No. 338-

2010, establece que las unidades de Administración Interna, Administración

Financiera y Recursos Humanos elaborarán, implementarán y actualizarán sus

propios manuales de normas y procedimientos. Sin embargo, la Unidad de

Fortalecimiento y Modernización Institucional podrá colaborar en la

elaboración de una propuesta, si le fuera requerido;

Cada Dirección o Unidad realizará la definición de sus procesos o

procedimientos con la participación de personal directamente responsable de

las mismas;

Las normas se deberán elaborar en tiempo futuro.

En los objetivos de los Procedimientos deberá utilizar los verbos en infinitivo

(Ver anexo 5).

En la descripción de procedimientos deberá utilizar verbos en tercera persona.


15

Al elaborar el objetivos, tomar en cuenta que estos deberán de elaborarse de

manera ambiciosa, pero, sus resultados deberán de ser realistas y medibles,

susceptibles de verificarse física o financieramente;

Deberán contar con un manual de organización y funciones previamente

autorizado, para confrontar las atribuciones, estructura y funciones de la

dependencia, para analizar la vinculación, grados de autoridad,

responsabilidad y canales de comunicación.

El Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional analizará

toda la información generada por cada Dirección o Dependencia y a partir de

ello, elaborará una propuesta de Manual de Normas y Procedimientos.

Cada Dirección o Unidad recibirá del Departamento de Fortalecimiento y

Modernización Institucional la propuesta elaborada para su revisión; y, la

devolverá, autorizando mediante oficio su conformidad, para que se remita al

Despacho Superior para su aprobación final, adjuntando 4 discos magnéticos

para generar las copias del mismo;

La Dirección de Planeamiento deberá enviar a las Direcciones o Unidades su

respectivo Manual de Normas y Procedimientos aprobado por el Despacho

Superior para que el mismo sea sujeto de socialización entre el personal de

cada una de las mismas;

La Dirección de Planeamiento coordinará para que las copias de los Manuales

sean distribuidas estratégicamente para que exista una disponibilidad física y

virtual dentro del Ministerio;

Cada Dirección o Unidad será responsable ante la Contraloría General de

Cuentas de disponer de su manual de normas y procedimientos aprobado por

el Despacho Superior;

Los Manuales de Normas y Procedimientos SON PROPIEDAD DE LA

INSTITUCIÓN y deberán ser cargados en la tarjeta de responsabilidad al

máximo responsable de cada dependencia. Este funcionario está


16

comprometido en dar a conocer el manual aprobado a cada funcionario o

empleado público que esté en su dependencia y supervisara su cumplimiento.

2.2. Normas Específicas

Toda elaboración de manual deberá tomar en cuenta lo siguiente:

Marco Jurídico;

Trabajo Participativo;

Formularios y Formatos Específicos;

Elaboración;

Anexos;

Revisión;

Autorización de Manuales;

Implementación;

Seguimiento y Evaluación.

2.2.1. Marco Jurídico o Reglamentario:

Los manuales de normas y procedimientos del Ministerio de

Agricultura, Ganadería y Alimentación deberán estar respaldados de

acuerdo al ordenamiento legal y jerárquico. Por ejemplo:

Acuerdo Gubernativo del Reglamento Orgánico interno de la

Institución;

Leyes fiscales, convenios nacionales e internacionales;

Acuerdos Ministeriales;

Normativos (manual de funciones autorizados);

Circulares;

Otros documentos legales que sustenten cada manual,

dependiendo de su accionar.

2.2.2. Trabajo Participativo:


17

Para que estos manuales respondan a las actividades que se realizan en

cada dependencia del MAGA, será necesario trabajar con la

participación de los funcionarios que desarrollaran y están

involucrados en cumplir con el objetivo de una labor acorde a su

objetivo y normativas.

La obtención de la información requiere la utilización de fuentes

primarias y secundarias,

La utilización de fuentes primarias, estarán basadas en documentos, por

lo que es necesaria la localización de documentos jurídicos como

acuerdos gubernativos, y administrativos, formularios, formatos,

manuales, etc. que respaldan su creación y funcionamiento. Se utilizara

dentro de las fuentes secundarias la entrevista directa, con funcionarios

y jefes inmediatos para alimentar la información de los procesos, siendo

básicamente la forma más importante de contar con información del

ejecutor de cada actividad; sin embargo, para realizar la entrevista, es

importante conocer el área a trabajar, sus objetivos, solicitar una cita y

ser un buen emisor y receptor de la información.

2.2.3. Formularios Específicos para elaborar el Manual:

El Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional

facilitará los formularios y formatos uniformes, con su respectivo

instructivo, para la recopilación de la información de los manuales de

normas y procedimientos.

Formatos e Instructivos propios de Cada Manual:

Es importante que cada Dirección proporcione copia con instructivo de

todos los formatos y formularios que utiliza para ejercer su actividad y

colocarlos en los anexos de su manual.


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2.2.4. Elaboración del Manual de Normas y Procedimientos:

Se recomienda tomar en cuenta que la redacción de formatos,

formularios y el manual en si, sigan los siguientes puntos:

Claridad y lenguaje comprensible evitando el uso de

tecnicismos;

Al utilizar palabras técnicas deberán de incluirlas en el glosario

de términos;

Al utilizar siglas, verificar que antes haya colocado el nombre

completo de la sigla a la que hace referencia, Ejemplo:

Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación –MAGA-;

Los márgenes a utilizar son los siguientes: superior y derecho

2.5cm, inferior e izquierdo 3 cm.

Los párrafos deberán estar a renglón 1.5.

2.2.5. Elaboración de Procedimientos:

Es importante que el funcionario previo al desarrollo de un proceso,

establezca el objetivo o la razón por la cual se establecerá un

procedimiento, para ello se sugiere analizar y cuestionarse sobre lo

siguiente:

¿Porque se hace? Esta pregunta pretende establecer el objetivo o

razón de un proceso y para que servirá. (La meta

que deseamos cumplir).

¿Dónde inicia? Se refiere a la dependencia, cargos o área

geográfica, que intervienen en cada actividad

donde se inicia el proceso.

¿Dónde termina? Indicar el cargo, área geográfica o dependencia

donde finaliza el procedimiento para el

cumplimiento de un trabajo preciso


19

¿Qué trabajo o

proceso se hace?

Este indica la necesidad de responder a una meta o

a una actividad precisa.

¿Qué necesita para

realizarlo?

Se refiere documentos como por ejemplo:

expedientes actuales o anteriores, normativas

legales o institucionales, equipo, herramientas, etc.

¿Quién o quiénes son

los responsables?

Aquí es importante establecer a las personas o

dependencias del MAGA que intervienen en el

procedimiento y el orden lógico en que intervienen

(pueden establecerse como cargos o unidades

administrativas) y además pueden establecerse a

instituciones con las que tiene vinculación la

institución.

¿Cómo se hace?

Es necesario que se analice la forma en que se

realiza el procedimiento paso a paso, que

elementos intervienen en el.

¿Cuando se hace? Se refiere a la periodicidad en que se realizan las

actividades, (días, semanas, quincena mes,

horarios etc.)

Con base al análisis anterior, se puede plantear el objetivo.

2.2.5.1. Objetivo del Procedimiento:

Será el resultado del análisis de las interrogantes anteriores, ya que

reflejara no solo el propósito de su aplicación, sino los resultados que

se pretenden alcanzar.

Para su redacción tome en cuenta las siguientes recomendaciones:

Iniciar con un verbo en infinitivo;


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Evitar el uso de adjetivos calificativos y gerundios;

No subrayar;

Especificar claramente para qué y para quines se ha elaborado

el proceso.

2.2.5.2. Marco de Aplicación:

En este sitio tendrá que indicar en forma breve a quién o quiénes serán

beneficiados con este proceso.

2.2.5.3. Normas Específicas del Proceso:

Es el conjunto de lineamientos impuestos por los directivos y de

carácter obligatorio, que permitirán a los subalternos contar con una

guía a cumplir para desarrollar determinado trabajo;

Las normas deberán de redactarse en tiempo futuro.

Si las normas responden a ordenamientos legales, es importante

hacer referencia al marco jurídico que las sustenta.

2.2.5.4. Proceso:

El elaborar procedimientos conlleva el narrar paso a paso, en forma

lógica y secuencial la descripción de actividades vinculadas al trabajo

que se debe realizar.

Sugerencias para su elaboración:

Establecer claramente; quién o quiénes realizan cada actividad o

sea los responsables en cada paso, por lo que es importante,

especificar el nombre de la dependencia o el puesto específico;

asimismo, es importante que realicen los cuestionamientos: cómo,

cuándo y dónde se realizará cada actividad.


21

Es básico tomar nota de lo siguiente: al elaborar cada actividad se

deberá utilizar con el verbo en tercera persona del singular, (Ver

Anexo No.6).

Lista de verbos usualmente utilizados para la Descripción de

Procedimientos”. Esta narración debe realizarla en forma clara y

precisa, siempre respondiendo a los cuestionamientos Qué, Cómo,

Cuándo y Con Qué se realizara; si la actividad lo amerita

preguntarse al mismo tiempo, A Quién se canaliza el trabajo y/o

Para Qué.

Todas las actividades deberán enumerarse con números arábigos;

Es necesario tomar en cuenta, que algunas actividades requieren

decisión, colocando las alternativas existentes;

Si la actividad se hace conforme a lo establecido a un anexo,

indicar el número de anexo;

No se deberá de colocar nombres de personas; deberán utilizar el

nombre del puesto;

Para ser más entendible cada proceso, se sugiere no sobrepasar 25

actividades; de considerar que el proceso será muy largo, analizar

si pueden dividirse de acuerdo a la actividad, ejemplo; proceso de

compras: lo dividen en cotización, análisis, adquisición, o todas las

variables que considere pertinentes.

2.2.6. Análisis de los Procedimientos:

El Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional,

integrara la información suministrada en los formatos por cada una

de las dependencias que conforman el Ministerio, para conformar los

manuales que deben de cumplir con lineamientos homogéneos y claros

para ello verificara lo siguiente:


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Confrontar los resultados de la información recabada en los

formularios contra los resultados obtenidos verbalmente y la

observación realizada en algunos casos de los procesos;

Si se establece que el procedimiento conlleva duplicidad de

funciones con otra unidad, el encargado de analizar procesos,

tendrá que revisar muy bien a quién le competen las funciones

acordes al Reglamento Orgánico Interno o Acuerdo Ministerial,

debiendo anular el proceso a quién no le corresponda y

notificando de esto a jefes inmediatos, para no tener hallazgos

por parte de Contraloría General de Cuentas;

En caso de observar que existen actividades o procesos

innecesarios, el analista junto con la contraparte analizaran si

se tendrán que eliminar.

Si el analista observa que es necesario mejorar un proceso, ya

sea variando actividades o sustituyendo un sistema por

completo, lo deberá coordinar con el o los responsables de el

procedimiento.

2.2.7. Diagrama de Flujo:

Consistirá en la representación grafica que el analista del

Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional, tendrá

que elaborar de cada uno de las actividades que conforman un manual,

con el objeto de que se visualice un trabajo determinado, sin tener que

leer todo el proceso.

Normas generales para elaboración de diagrama de flujo:

La diagramación se hace de arriba hacia abajo y/o de izquierda

a derecha iniciando por el primer paso hasta finalizar el

proceso;


23

Para unir símbolos debe utilizar flechas horizontales o

verticales, nunca diagonales;

Los símbolos pueden tener más de una flecha, a excepción de

inicio, fin y conectores de página;

El texto dentro de un símbolo debe ser claro y preciso;

No pueden quedar líneas de flujo sin conectar.

2.2.8. Anexos:

Es importante colocar en este apartado, todos aquellos documentos que

soporten y den validez al manual; por lo que pueden incluir: formatos,

oficios, reglamentos, acuerdos, leyes etc. Todo lo que considere que

facilitara la comprensión del lector.

2.2.9. Revisión:

Analizar el manual en su conjunto consistirá en verificar no solo la

información recabada, sino verificar el diseño establecido del manual de

normas y procedimientos

2.2.10. Autorización de Manuales:

Cuando la propuesta de manual ya esta revisada y autorizada por la

Dirección o dependencia interesada, se debe proseguir con la obtención

de la aprobación de las autoridades incluyéndole la codificación

respectiva que maneja el Departamento de Fortalecimiento y

Modernización Institucional la cual será trasladada al Despacho

Ministerial para su aprobación a través de Acuerdo Ministerial. Luego

se trasladará copia del Acuerdo al Departamento de Fortalecimiento

Institucional, para conocer la fecha de aprobación, adherirlo al manual y

generar las copias digitales y físicas necesarias para su publicación en

intranet y al mismo tiempo socializarlo por medio electrónico a las

Direcciones y dependencias responsables.


24

2.2.11. Implementación:

Esta etapa de la elaboración de manuales requiere capacitación del

personal que estará involucrado en los diferentes procesos que se

establezcan en el manual de normas y procedimientos y el manual de

funciones.

2.2.12. Seguimiento y Evaluación:

Debe de ser realizado por el Director o Jefe de cada Unidad ejecutora,

con el objeto de verificar si el personal a su cargo conoce la actividad

que debe realizar y si se esta guiando por las normas establecidas, para

cumplir con los objetivos trazados. El departamento de Fortalecimiento

y Modernización Institucional dentro de sus funciones tiene contemplado

dar seguimiento a la implementación de manuales, por lo que podrá

realizar consultas orales o escritas a los empleados y funcionarios para

establecer si conocen y tienen a su disposición el manual de normas y

procedimientos. Además los analistas realizaran consultas con el

personal ya que servirá para diagnosticar, si los procesos están, si es

necesario actualizar procesos, o si es necesario capacitar al personal en

procesos o en el uso del manual en si.


25

ANEXOS


26

ANEXO No. 1

Formato de Portada o Caratula

Departamento de Fortalecimiento Institucional

Guatemala, Mayo 2011

A continuación se enumeran los elementos más importantes que deben de conformar un

manual de organización y funciones

PORTADA O CARÁTULA

En la parte superior:

a. Nombre del Ministerio

Al Centro:

b. Titulo del Manual. Ejemplo

Parte Inferior:

c. Fecha de elaboración o

actualización del Manual

d. Logotipo del Ministerio

(Contiene la imagen institucional del

Gobierno, éste deberá integrarse sin

distorsión).

Ministerio de Agricultura, Ganadería y

Alimentación

Manual de Organización y Funciones

Dirección de Planeamiento

Guatemala, Septiembre de 2011


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ANEXO No. 2

GLOSARIO DE SIGLAS



No. TÉRMINO SIGNIFICADO

1 MAGA Ministerio de Agricultura, Ganadería y

Alimentación.

2 DIPLAN Dirección de Planeamiento.

3 MINFIN Ministerio de Finanzas Públicas.

4 SEGEPLAN Secretaria General de Planificación.


28

ANEXO No. 3

GLOSARIO DE TERMINOS



No. TÉRMINO SIGNIFICADO

1 Actividad Grupo de operaciones sucesivas realizadas por

una unidad ejecutora para la realización de un

trabajo estipulado.

2 Codificación Este carácter identificara de forma única y

secuencial la información administrativa de

todas las dependencias del Ministerio de

Agricultura, Ganadería y Alimentación –

MAGA-, con el propósito de mejorar la

efectividad de controles internos de dicha

institución.

3 Diagrama de Flujo Representación grafica de un trabajo

determinado en la cual se muestra sus

actividades en forma secuencial indicando las

dependencias o puestos responsables.

Procedimientos descritos en forma grafica

4 Manual de Normas y

Procedimientos

Instrumento administrativo que reúne en forma

adecuada, secuencial y detallada las

actividades a cargo de las diferentes

dependencias que conforman la institución,

detallando los procesos y formatos que se

utilizan para llevar a cabo las funciones.

5 Procedimiento Serie de actividades que se relacionan y se

ordenan cronológicamente y deben de

responder a las interrogantes Quién?, Qué?,

Cuándo?, Dónde? y Con qué? se realiza cada

una de las actividades.


29

ANEXO No. 4

GLOSARIO DE SIMBOLOS



SIMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO

Inicio o terminal Se usa para indicar el inicio o termino

de un flujo.

Operación Representa la realización de una

actividad.

Conector Representa la unión entre actividades.

Decisión o

alternativa

Indica un punto en el proceso en el cual

se tienen que tomar alternativas o

decisiones.

Documento Utilizado para cualquier tipo de

documento al que se haga referencia en

el proceso.

Archivo

Utilizado para indicar archivos

Conector de

Pagina

Se utiliza para conectar paginas de un

mismo proceso


30

ANEXO No. 5

VERBOS EN INFINITIVO



Lista de verbos usualmente utilizados en infinitivo en los objetivos de Procedimientos

VERBOS EN INFINITIVO

Actualizar Analizar Anexar

Anotar Aprobar Archivar

Asignar Autorizar Cancelar

Clasificar Comparar Completar

Complementar Comprobar Confirmar

Controlar Coordinar Cotejar

Destruir Determinar Devolver

Diseñar Ejecutar Elaborar

Graficar Implantar Incorporar

Indicar Investigar Llenar

Obtener Preparar Presentar

Procesar Producir Programar

Proporcionar Recabar Recopilar

Registrar Remitir Sellar

Separar Etc. Capacitar


31

ANEXO No. 6

VERBOS EN TERCERA PERSONA



Lista de verbos usualmente utilizados en tercera persona en la descripción de procedimientos

Actualiza Analiza Anexa

Anota Aprueba Archiva

Asigna Autoriza Cancela

Clasifica Compara Completa

Complementa Comprueba Confirma

Controla Coordina Coteja

Destruye Determina Devuelve

Diseña Ejecuta Elabora

Grafica Implanta Incorpora

Indica Investiga Llena

Obtiene Prepara Presenta

Procesa Produce Programa

Proporciona Recaba Recopila

Registra Remite Sella

Separa Etc. Capacita


32

ACUERDO DE APROBACIÓN GUÍA PARA ELABORAR LOS MANUALES

DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL MAGA

direcciÓn de planeamiento -...

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