direcciÓn de formaciÓn profesional integral...
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DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
EQUIPO SOFIA PLUS
BOLETÍN No. 11 27 de Julio de 2012
En el presente boletín se describen los cambios y el paso a paso en la herramienta de gestión académico administrativa SENA, denominada SOFIA Plus, los cuales quedarán habilitados a partir del 25 de Julio de 2012, los cuales están encaminados a garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
Contenido
1. DISEÑO CURRICULAR - AMBIENTE REQUERIDO PARA PROGRAMAS DE
FORMACIÓN DE NIVEL TITULADO. ..................................................................................... 2
2. DISEÑO CURRICULAR “SECTORES DE CLASE MUNDIAL” ................................... 6
3. DISEÑO CURRICULAR - Reportes - .............................................................................. 9
4. RECORDAR CONTRASEÑA ......................................................................................... 11
5. ¿USUARIO BLOQUEADO O INACTIVO? ................................................................... 14
6. POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD ............................................................................ 15
7. GESTIONAR SEGUNDA CLAVE .................................................................................. 17
8. INGRESAR SEGUNDA CLAVE ..................................................................................... 20
9. RESTABLECER SEGUNDA CLAVE ............................................................................ 23
10. MODIFICAR PREGUNTA DE SEGURIDAD ............................................................ 25
11. SELECCIÓN - ACTIVAR PRUEBA ........................................................................... 27
12. ADMINISTRADOR DE CENTRO - AGREGAR EL ROL BIENESTAR DE
CENTRO .................................................................................................................................... 29
13. OFERTA EDUCATIVA ................................................................................................. 30
14. CONSULTAR REPORTE DE INSCRITOS .............................................................. 31
15. ESPECIFICAR LA MODALIDAD DURANTE LA CREACIÓN DE FICHAS DE
CARACTERIZACIÓN DE NIVEL TITULADO....................................................................... 33
16. GESTIONAR REGISTROS DUPLICADOS .............................................................. 35
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1. DISEÑO CURRICULAR - AMBIENTE REQUERIDO PARA
PROGRAMAS DE FORMACIÓN DE NIVEL TITULADO.
A partir de la fecha durante la creación o actualización de programas de formación titulada se habilita la opción “Ambiente requerido”, el cual permitirá especificar información del espacio físico, equipos, maquinaria, muebles, software entre otros que son requeridos para el desarrollo de las actividades de los aprendices para ese programa de formación. Módulo: Diseño curricular Rol: Equipo de diseño curricular Actividad: Asignación de ambientes requeridos Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Equipo de diseño curricular, entrar al paquete Diseño curricular y seleccionar la opción “Administración de programas”.
Consultar el programa de formación seleccionando uno o varios de los filtros de consulta disponibles (tipo de programa, línea tecnológica, red tecnológica, versión del programa, estado, nombre del programa, código del programa, programa a la medida).
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Seleccionar programas de formación tipo titulada.
Seleccionar programas de formación en estado “En elaboración”.
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Hacer clic en el botón “Buscar” para consultar el programa de formación.
El sistema mostrará el listado de programas de formación encontrados de acuerdo al filtro de consulta seleccionado habilitando para cada programa las opciones:
Consulta de programa
Modificar programa. Haga clic en el ícono “Modificar programa”.
El sistema traerá la información básica del programa de formación permitiendo la edición o actualización de:
Datos básicos
Perfil técnico del instructor
Sectores locomotora
Ocupaciones
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Adicionalmente, se habilita el botón “Ambiente requerido” cuyo propósito es garantizar el aprovechamiento adecuado de los ambientes de formación en el desarrollo de las actividades de los aprendices.
Ingresar la información solicitada para el ambiente requerido del programa de formación y hacer clic en el botón “Guardar”.
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2. DISEÑO CURRICULAR “SECTORES DE CLASE MUNDIAL” A partir de la fecha durante la creación de programas de formación de nivel titulado se debe especificar el sector de clase mundial y el sector locomotora asociados al programa. Módulo: Diseño curricular Rol: Equipo de diseño curricular Actividad: Administración de programas Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Equipo de diseño curricular, entrar al paquete Diseño curricular y seleccionar la opción “Administración de programas”.
Hacer clic en el botón “Crear programa de formación”.
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Ingresar la información básica del programa de formación.
Ingresar la información del perfil técnico del instructor.
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Seleccionar el sector de clase mundial y locomotora asociados al programa de formación.
Seleccionar del listado un sector de clase mundial para el programa de formación.
Seleccionar del listado un sector locomotora para el programa de formación.
Agregar las ocupaciones y hacer clic en el botón “Guardar”.
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3. DISEÑO CURRICULAR - Reportes - A partir de la fecha se incluye una nueva opción en la generación de reportes para programas de formación que incluye sectores de clase mundial y locomotoras. Este nuevo reporte estará disponible para usuarios con rol Equipo de diseño curricular y Diseño y desarrollo dirección general. Módulo: Diseño curricular Rol: Equipo de diseño curricular Actividad: Consultar reportes Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Equipo de diseño curricular, entrar al paquete Diseño curricular y seleccionar la opción “Consultar reportes”.
Seleccionar el tipo de reporte que desea generar.
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Al seleccionar el reporte “Diseños con sectores mundiales y locomotoras” el sistema preguntará el nivel del reporte. Podrá generar reportes de nivel nacional de tipo:
Nacional
Centro
Regional Seleccione el tipo de reporte y haga clic en el botón “Generar”.
El sistema generará el reporte en formato Excel incluyendo la información de los sectores de clase mundial y locomotoras asociados al programa de formación.
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4. RECORDAR CONTRASEÑA Para el restablecimiento de la contraseña de ingreso a SOFIA Plus, el sistema solicitará la siguiente información:
1. Fecha de expedición del documento. 2. Fecha de nacimiento. 3. Correo electrónico.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Hacer clic en el enlace “¿Olvidó su clave?”.
Ingresar el documento de identidad y hacer clic en el botón “Siguiente”.
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Seleccionar la fecha de expedición del documento de identidad y hacer clic en el botón “Siguiente”.
Seleccionar la fecha de nacimiento y hacer clic en el botón “Siguiente”.
Seleccionar el correo electrónico y hacer clic en el botón “Siguiente”.
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El sistema enviará un correo electrónico al usuario suministrando la información de acceso a SOFIA Plus.
El cuerpo del mensaje enviado por el sistema tendrá la siguiente estructura:
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5. ¿USUARIO BLOQUEADO O INACTIVO? En caso de bloqueo tenga en cuenta las recomendaciones establecidas en el portal SOFIA Plus. http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=239&Itemid=254
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6. POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD Al realizar el registro de un usuario en SOFIA Plus éste deberá aceptar la política de confidencialidad definida para el uso de la herramienta. Si desea conocer los términos, condiciones de uso y la política de confidencialidad podrá hacerlo a través del portal SOFIA Plus. http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=237&Itemid=252 Para garantizar que los usuarios reciban toda la información, notificaciones y actualizaciones referentes a SOFIA Plus, se recomienda agregar la dirección de correo electrónico de SOFIA Plus a la libreta de contactos. Este proceso asegura que la correspondencia será entregada directamente en su bandeja de entrada y no será interpretada como Spam o correo basura. Para realizar este proceso seleccione su proveedor de correo electrónico y siga los pasos indicados en el portal SOFIA Plus para agregar el correo de SOFIA Plus a la libreta de direcciones. http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=234&Itemid=252 Para realizar el registro en SOFIA Plus debe:
1. Ingresar la información básica
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2. Ingresar la información de lugar de residencia, datos de contacto y especificar la contraseña para ingresar a SOFIA Plus.
3. Aceptar los términos de uso y la política de confidencialidad e ingresar la imagen de control para realizar el registro.
La aceptación de los términos de uso y la política de confidencialidad de la herramienta de Gestión Académica del SENA, lo hace responsable en relación con:
La información que registra es verídica, real y corresponde a sus datos personales.
El usuario y la contraseña asignados son de carácter intransferible, personal y modificable únicamente por su titular.
La suplantación o ingreso de información falsa constituye un fraude el cual puede conllevar sanciones e inhabilidades.
Como usuario hará un buen uso de la información a la que tenga acceso.
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7. GESTIONAR SEGUNDA CLAVE Con el propósito de asegurar que la información y los procesos efectuados en SOFIA Plus se realicen de manera segura y cumpliendo con las políticas de seguridad el ingreso de segunda clave será implementado en SOFIA Plus para ejecutar acciones y procedimientos de alta complejidad y nivel crítico. Módulo: Registro Rol: Usuario Actividad: Gestionar segunda clave Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Usuario, entrar al paquete Registro y seleccionar la opción “Gestionar segunda clave”.
Para gestionar la segunda clave tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. El sistema presentará al usuario cinco imágenes. Seleccione la imagen de su preferencia y continúe con el proceso.
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2. Seleccionar la pregunta de seguridad de su preferencia. Para ilustrar la situación se utilizarán los siguientes datos de ejemplo:
Nombre de su primera mascota
Nombre de su equipo favorito
Nombre de su abuelo paterno
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3. Ingresar la respuesta de acuerdo a la pregunta de seguridad seleccionada y haga clic en el botón “Guardar segunda clave”.
4. El sistema informará que la segunda clave ha sido guardada exitosamente.
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8. INGRESAR SEGUNDA CLAVE
La segunda clave será implementada en SOFIA Plus para ejecutar acciones y procedimientos de alta complejidad y nivel crítico. Si al realizar un proceso en SOFIA Plus el sistema solicita ingresar la segunda clave tenga en cuenta las siguientes indicaciones. Con el siguiente ejemplo se explicará el proceso a seguir Módulo: Ejecución de la formación Rol: Instructor Actividad: Consultar ruta del aprendiz Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Instructor, entrar al paquete Ejecución de la formación y seleccionar la opción “Consultar ruta del aprendiz”.
Para consultar la ruta del aprendiz el sistema solicitará ingresar la segunda clave.
1. Seleccionar la imagen de seguridad.
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2. Seleccionar la pregunta de seguridad, ingresar la respuesta y hacer clic en el botón “Ingresar”.
3. Si la respuesta es correcta el sistema permitirá continuar con la consulta de la ruta del aprendiz.
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Tenga en cuenta que el usuario dispone de tres intentos para ingresar la segunda clave, de lo contrario será bloqueado automáticamente. El sistema informará que la clave ingresada es incorrecta durante el primer intento. Si nuevamente es ingresada una respuesta errónea el sistema informará que dispone de una oportunidad más antes de que su usuario sea bloqueado.
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9. RESTABLECER SEGUNDA CLAVE
Para evitar que su usuario sea bloqueado por haber excedido el número de intentos disponibles ingresando la segunda clave haga clic en el enlace “¿Olvidó su segunda clave?”.
Para restablecer la segunda clave debe:
1. Ingresar la primera clave (contraseña).
2. Al hacer clic sobre el enlace “¿Olvidó su segunda clave?” el sistema
enviará automáticamente un correo electrónico con el código de verificación.
Ingrese el código de verificación suministrado y haga clic en el botón Siguiente“.
3. Seleccione la imagen de seguridad de su preferencia y haga clic en el botón “Guardar segunda clave”.
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4. El sistema informará que la segunda clave ha sido guarda exitosamente.
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10. MODIFICAR PREGUNTA DE SEGURIDAD
Si el usuario desea cambiar la pregunta de seguridad seleccionada podrá actualizar la pregunta y la respuesta ingresada en SOFIA Plus, a continuación se especifica el proceso a seguir: Módulo: Registro Rol: Usuario Actividad: Modificar pregunta de seguridad Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Usuario, entrar al paquete Registro y seleccionar la opción “Gestionar segunda clave”.
Para modificar la pregunta de seguridad debe:
1. Ingresar la primera clave (contraseña).
2. Al hacer clic sobre la opción Modificar pregunta de seguridad” el
sistema enviará automáticamente un correo electrónico con el código de verificación.
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Ingrese el código de verificación suministrado y haga clic en el botón Siguiente“.
3. Seleccionar la pregunta de seguridad
4. Ingresar la respuesta a la pregunta seleccionada y hacer clic en el botón “Guardar”.
5. El sistema informará que la pregunta de seguridad ha sido guardada exitosamente.
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11. SELECCIÓN - ACTIVAR PRUEBA Consultar asignación de pruebas Durante la activación de la prueba de selección el sistema mostrará al usuario un mensaje de confirmación que permitirá activar la prueba para los aspirantes seleccionados. Módulo: Selección Rol: Usuario SENA Actividad: Consultar asignación de pruebas Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol usuario SENA, entrar al paquete Selección y seleccionar la opción “Consultar asignación de pruebas”.
El sistema traerá el listado de pruebas a ejecutar. Ubique la prueba seleccionada y haga clic en el ícono “Ejecutar prueba”.
El sistema traerá la información. Haga clic en el botón “Activar prueba”. El sistema mostrará un mensaje de advertencia que permitirá o no activar la prueba de selección.
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Hacer clic en el botón “Aceptar” para activar la prueba o “Cancelar” para que ésta no se active aún.
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12. ADMINISTRADOR DE CENTRO - AGREGAR EL ROL BIENESTAR DE CENTRO
A partir de la fecha el rol Administrador de centro y bienestar podrán asignar a los usuarios el rol “Bienestar de centro”. Módulo: Administración del sistema Rol: Bienestar de centro Actividad: Asignar roles Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Administrador de centro, entrar al paquete Administración del sistema y seleccionar la opción “Asignar roles”.
Consultar el usuario al cual desea asignar el rol y seleccionar los roles que serán asignados.
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13. OFERTA EDUCATIVA A partir de la fecha al consultar programas de formación de la oferta educativa el sistema mostrará la modalidad del programa ofertado. Para esto, se han establecido las siguientes modalidades:
Virtual
Presencial
A distancia
Desescolarizada
Combinada
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14. CONSULTAR REPORTE DE INSCRITOS A partir de la fecha el rol Encargado de administración educativa podrá consultar el reporte de inscritos en alta demanda de oferta por hora habilitándose la opción para exportar en formato Excel. Módulo: Inscripción Rol: Encargado de administración educativa Actividad: Consultar reporte de inscritos Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Encargado de administración educativa, entrar al paquete Inscripción y seleccionar la opción “Consultar reporte de inscritos”.
Al hacer clic en la opción “Consultar reporte de inscritos” el sistema mostrará el histórico del proceso de inscripción. Ubique el reporte deseado y haga clic en el ícono “Ver detalle”.
El sistema mostrará el reporte de inscritos habilitando la opción “Generar Excel”.
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Hacer clic en el botón “Generar Excel”.
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15. ESPECIFICAR LA MODALIDAD DURANTE LA CREACIÓN DE FICHAS DE CARACTERIZACIÓN DE NIVEL TITULADO
En la creación de fichas de caracterización de nivel titulado se debe especificar la modalidad del programa de formación. Las modalidades de programa disponibles son:
Presencial
A distancia
Virtual
Desescolarizada
Combinada Módulo: Planeación de la formación Rol: Gestión de desarrollo curricular Actividad: Crear ficha de caracterización titulada Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Gestión de desarrollo curricular, entrar al paquete Planeación de la formación y seleccionar la opción “Consultar programas sugeridos por la red”.
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Durante la creación de fichas de caracterización de nivel titulado se deberá especificar la modalidad del programa de formación.
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16. GESTIONAR REGISTROS DUPLICADOS La gestión de registros duplicados permitirá unificar la información de dos usuarios en un solo registro. Esta opción generalmente es usada para aquellos aprendices que se han registrado con documento de identificación tipo TI y al cumplir mayoría de edad se registran nuevamente con documento de identificación tipo CC. El objetivo de esta opción es unificar los registros para que exista una sola persona registrada en el sistema. Al realizar esta unificación toda la información del registro que será denominado como "Incorrecto" será cargada al registro "Correcto". Aplicado a la situación citada anteriormente, toda la información del registro con TI será cargada al registro con CC, y la toda la información de formación, certificaciones, etc. del registro con TI será eliminada del sistema. La ejecución de este procedimiento implica un alto grado de complejidad y responsabilidad. Por lo tanto, solamente debe ser ejecutado cuando se tenga total certeza que los dos registros corresponden a la misma persona. De lo contrario se sugiere abstenerse de ejecutar procedimiento porque es una operación irreversible y la información eliminada no podrá ser restaurada nuevamente. Módulo: SGS Rol: Administrador de centro Actividad: Gestionar registros duplicados Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”. Seleccionar el rol Administrador de centro, entrar al paquete SGS y seleccionar la opción “Gestionar registros duplicados”.
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Para gestionar registros duplicados debe:
1. Seleccionar el tipo de documento 2. Ingresar el documento de identificación 3. Hacer clic en el botón “Consultar datos generales”
El sistema traerá la información básica de los usuarios consultados en cada una de las instancias (Datos correctos y datos incorrectos). Hacer clic en el botón “Cambiar información” para unificar los registros seleccionados.
El sistema informará que la información se ha corregido satisfactoriamente.