dictamen del revisor fiscal · dictamen del revisor fiscal ... funciones de revisor fiscal y lleve...

JAVIER MAURICIO MANCILLA CONTADOR PUBLICO–ESPECIALISTA EN ADMON Y AUDITORIA TRIBUTARIA

Universidad Santo Tomas de Aquino – Universidad Jorge Tadeo Lozano

Callé 99ª No 42F-211 Bloque 6 Apto 1103 Celular 301-2782729 [email protected]

Barranquilla

DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL

A los miembros de la Asamblea General de Copropietarios CONJUNTO RESIDENCIAL MULTIFAMILIAR MIRADOR DEL MAR I He auditado los estados financieros adjuntos del CONJUNTO RESIDENCIAL MULTIFAMILIAR

MIRADOR DEL MAR I que comprenden el estado de situación financiera al 31 de diciembre de 2017 y 2016, el estado de resultados, por los años terminados en esas fechas, incluyendo las políticas contables adoptadas significativas y las notas complementarias adjuntas de la 1 a la 24, que han sido preparadas como lo establece las Normas de Información Financiera, NIF así como las orientaciones emitidas, por parte del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS La preparación y presentación de los estados financieros que se acompañan, de acuerdo con normas de contabilidad y de información financiera aceptadas en Colombia, según se describe en la nota 2, son responsabilidad de la administración de la Copropiedad, puesto que reflejan su gestión; dicha responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación de los estados financieros para garantizar que estén libres de errores de importancia relativa, ya sea por fraude o por error, seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas y hacer estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias. RESPONSABILIDAD DEL REVISOR FISCAL Mi responsabilidad es la de expresar una opinión sobre los mencionados estados financieros fundamentada en mi auditoria. Obtuve las informaciones necesarias para cumplir con mis funciones de Revisor Fiscal y lleve a cabo mi trabajo de acuerdo con normas de auditoria generalmente aceptadas en Colombia. Estas normas requieren que cumpla con los requisitos éticos, que planee y efectué una revisión para cerciorarme que los procedimientos y controles internos son adecuados, que la Copropiedad cumple satisfactoriamente con las normas legales y estatutarias que le aplican y que los estados financieros están libres de errores de importancia material y reflejan razonablemente la situación financiera y los resultados de las operaciones del ejercicio. El examen de los estados financieros requirió entre otros procedimientos, realizar un examen con base en pruebas selectivas de la evidencia que respalda las cifras y las revelaciones en dichos estados. Además, incluyo una evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones contables significativas realizadas por la administración de la copropiedad y los estados financieros en conjunto. Con base en el resultado de los procedimientos de revisión y evaluación aplicados, considero que estos me



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proporcionan una base razonable para fundamentar la opinión calificada que expreso más adelante. BASES PARA CALIFICAR MI OPINIÓN

1. AUDITORIA DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO: Los dineros que se muestran en caja y bancos están para su inmediata utilización sin ninguna restricción y todas las cifras consignadas en los estados financieros se verificaron mediante arqueos y los bancos se encuentran conciliados.

2. Se están solicitando reembolsos de caja menor cuando se han realizado gastos cuya sumatoria supera el 90% del fondo, lo que tiene como consecuencia dejar sin recursos para gastos menores a la copropiedad, mientras se surte el trámite del giro del cheque para cancelar el reembolso solicitado.

Así como también, se evidencia que se hacen varios reembolsos de caja menor en el mes, lo que genera mayores costos en la elaboración de cheques

3. Se continúa reflejando en el extracto bancario del Banco AV VILLAS débitos por Rete ICA, Rete Fuente por transacciones con tarjetas cuando el Conjunto Residencial No es contribuyente de Impuestos Nacionales y Distritales.

4. En el informe de Revisoria Fiscal del mes de septiembre/2017 se dejó consignado que

“Por los hallazgos detectados en las partidas conciliatorias, es una señal que la conciliación no se está realizando de forma adecuada y que por consiguiente pueden existir valores significativos que no han sido registrados en los estados financieros en forma correcta”. Situación irregular que se puso en conocimiento de la administración y del consejo de administración. En virtud de lo anterior se requirió formalmente al contador para que se hicieran las correcciones respectivas.

5. A nivel presupuestal, se presenta un DÉFICIT NETO de ($ 11.715.888,95) en razón a que los gastos fueron la suma de $ 556.562.026,90 y los ingresos la suma de $ 544.846.147,95. Se hace la salvedad que el presupuesto es por el sistema de causación, los ingresos no significan necesariamente entradas de efectivo. Los rubros que presentan una ejecución presupuestal superior al 100% con respecto al presupuesto aprobado por la Asamblea General de Copropietarios para el año 2017 son los siguientes:

RUBRO PRESUPUESTO

APROBADO ANUAL

PRESUPUESTO

EJECUTADO A

DICIEMBRE/2017

DIFERENCIA

PPTO APROBADO

ANUAL –PPTO

EJECUTADO

PORCENTAJE DE

CUMPLIMIENTO

SEGUROS 12.000.000 13.784.938 (1.784.938) 114,87 %

SERVICIO DE VIGILANCIA 170.673.600 175.810.552 (5.136.952) 103,01 %

MTTO CUARTO DE BASURAS (REJAS, PUERTAS Y PORTONES)

1.000.000 1.720.000 (720.000) 172,00 %

MTTO ÁREAS COMUNES 18.000.000 80.694.168 (62.694.168) 448,30 %

MTTO EQUIPOS E INSUMOS PISCINA 9.000.000 15.004.915 (6.004.915) 166,72 %




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MTTO MOTOBOMAS Y OTROS 2.500.000 7.053.703 (4.553.703) 282,15 %

REPARACIONES Y SUMINISTROS

ELÉCTRICOS 5.000.000 26.350.762 (21.350.762) 527,02 %

ASEO Y CAFETERÍA 960.000 1.392.630 (432.630) 145,07 %

PAPELERÍA, FOTOCOPIAS, IMPRESIONES, TINTA

2.000.000 4.562.799 (2.562.799) 228,14 %

SOCORRISTA 12.000.000 12.300.000 (300.000) 102,50 %

TRANSPORTE Y MENSAJERÍA 1.800.000 2.130.500 (330.500) 118,36 %

GASTOS BANCARIOS 6.000.000 9.189.461 (3.189.461) 153,16 %

Los rubros que presentan una ejecución presupuestal y que no fueron aprobados en el presupuesto por la Asamblea General de Copropietarios para el año 2017 son los siguientes:

RUBRO PRESUPUESTO EJECUTADO

MTTO CÁMARAS DE SEGURIDAD 610.000

AMORTIZACIONES 526.332

DEPRECIACIONES 2.590.272

DESCUENTO INTERESES DE MORA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA 6.265.552

COSTOS Y GASTOS PERIODOS ANTERIORES 3.037.780

Recomienda la Revisoría Fiscal que es indispensable que, exista toda la información detallada posible, mediante notas explicativas y/o una adecuada exposición ante la Asamblea General de Copropietarios, que conlleve a justificar el valor propuesto de ingresos y gastos reflejados en el proyecto de presupuesto 2018, que presentan un comportamiento especialmente relevante, con respecto a lo establecido en el presupuesto del año 2017.

6. Al corte del 31 diciembre de 2017, la Copropiedad presentaba un saldo de deudores de $

237.437.910,88 presentándose un incremento de $ 9.150.707,00 con relación al año 2016 del 4,01 % cuyo saldo era de $ 228.287.203,88.

La cartera está concentrada a DICIEMBRE/2017 de la siguiente forma:

CARTERA EXPENSAS COMUNES

SALDO

NUMERO

APTOS PARTICIPACIÓN

DEUDA PARTICIPACIÓN

APARTAMENTOS

Saldo a Favor (184.200) 2 (0,08 %) 0,84 % Sin deuda 0 67 0,00 % 28,27 % Deudas de $ 1 a $ 500.000 15.438.287 120 6,41 % 50,63 % Deudas de $ 500.0001 a $ 1.000.000 8.455.583 12 3,51 % 5,06 % Deudas de $ 1.000.001 a $ 2.000.000 14.218.664 10 5,90 % 4,22 % Deudas de $ 2.000.001 a $ 4.000.000 24.622.167 9 10,22 % 3,80 % Deudas de $ 4.000.001 a $ 6.000.000 19.026.180 4 7,90 % 1,69 % Deudas Superior a $ 6.000.000 159.308.027 13 66,13 % 5,49 %

TOTAL DEUDORES COPROPIETARIOS 240.884.708 237 (*) 100,00 % 100,00 %




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[]

$259.106.508

$228.287.204

$270.316.492

$232.512.203

020.000.00040.000.00060.000.00080.000.000

100.000.000120.000.000140.000.000160.000.000180.000.000200.000.000220.000.000240.000.000260.000.000280.000.000300.000.000

en

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COMPORTAMIENTO SALDO DEUDORES

7. CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR: Se observa que existen consignaciones no identificadas a diciembre/2017 por valor de $ 3.946.797. Imposibilidad para determinar con exactitud depósitos recibidos, antigüedad y saldos. Dificulta la verificación y soporte de la información presentada en los estados financieros y el cruce de información con la cartera.

8. FONDO DE IMPREVISTOS: Se dio cumplimiento parcialmente al trasladar a la cuenta de ahorros con destinación específica de ahorros del Banco AV Villas No. 812878812 la suma de $ 3.687.648,37 correspondiente al fondo de imprevistos, pendiente el traslado de $ 19.646.430,37 para dar cumplimiento a la Ley y al Reglamento con lo contabilizado en la Reserva Legal, teniendo en cuenta para la contabilización la orientación profesional denominada EJERCICIO PROFESIONAL DE LA CONTADURÍA PÚBLICA EN ENTIDADES DE

PROPIEDAD HORIZONTAL emitida por el CTCP.

9. Al corte del 31 de diciembre de 2017, la Copropiedad presentaba un saldo de pasivos equivalente a $ 107.295.901,66 presentándose un incremento de $ 22.875.749,66 con relación al año 2016 del 27,10 % cuyo saldo era de $ 84.420.152,00. Como consecuencia de la cartera morosa, la cual impacta negativamente en el pago oportuno de los compromisos con terceros.

10. El Conjunto no cuenta con un anexo detallado de los activos fijos que conforma el saldo contable a DICIEMBRE 31 de 2017. Teniendo como efecto imposibilitar la identificación de Activos totalmente depreciados, lo cual puede afectar el resultado del ejercicio por depreciaciones en exceso. Se recomienda realizar el inventario de los Activos Fijos de la Copropiedad y conciliarlos con la información contable.




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11. Pendiente dar cumplimiento a lo establecido en el Art 2° de la Ley 1314 de 2009, el cual exige aplicar los nuevos marcos técnicos normativos, en adelante MTN, a todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con la normatividad vigente, estén obligadas a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento; igualmente el cumplimiento de la Ley y de las normas que se expidan con base en ella, por quienes sin estar obligados a observarla pretendan hacer valer su información financiera como medio prueba. La copropiedad está obligada a llevar contabilidad, aplicando los nuevos MTN, esto es el marco de principios contenido en y los Decretos 2706 de 2012 y 3019 de 2013 para las copropiedades clasificadas en el Grupo 3, y otras normas posteriores que los modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan.

12. De la auditoria a los comprobantes de egresos correspondientes al periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2017, se evidencia, en resumen:

a. Comprobantes de egreso en donde se cancelan servicios públicos de energía de

las zonas comunes y servicio de teléfono de la oficina de administración, en algunos periodos en forma extemporánea. (VER COMPROBANTES DE EGRESO NO. 2807-3035-3036-3084-3151)

b. Se evidencian algunos comprobantes de egreso en donde se realizan pagos a

terceros sin adjuntar copia de la planilla única de aportes debidamente cancelada. (VER COMPROBANTES DE EGRESO NO. 2808-2812-2818-2827-2839-2840-2845-2854-2861-2862-2866-2872-2877-2878-2885-2954-2958-2965-3159-3182-3194)

c. Se observan algunos pagos realizados sin el lleno de los requisitos de los documentos

soportes de la transacción. (VER COMPROBANTES DE EGRESO NO. 2846-2861-2867-2874-2875-3006-3009-3010-3066-3080-3081-3161-3162-3187)

13. Se dio cumplimiento a la ley 675/2001 a constituir póliza de seguros que ampare las áreas

y bienes comunes, al contratar la póliza con CHUBB SEGUROS COLOMBIA S.A vigente desde 04/0672017 hasta 24/06/2018 con un valor total asegurado de $ 17.770.436.392 y una prima total de $ 11.799.669. A la fecha de elaboración del informe no existe ninguna solicitud de indemnización a la aseguradora.

14. No se ha dado cumplimiento a lo establecido en el Decreto Ley 1443 del 31 de Julio de

2014 del Ministerio del Trabajo, por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), en su artículo 38 estableció el plazo para culminar la totalidad del proceso de implementar su SG-SST, en donde se establece que independientemente de la forma de contratación, es responsabilidad del empleador cumplir con el proceso de implementar su SG-SST, así mismo realizar las respectivas Matrices de Riesgo por cada puesto o centro de trabajo para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, así como la capacitación, promoción, prevención, preparación y respuesta ante emergencias.




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No se ha efectuado ningún avance en la implementación del SG-SST, adicionalmente en el proyecto de presupuesto de la vigencia 2016-2017 no se contempló rubro alguno para su implementación.

15. CHEQUE COBRADO EN EXTRACTO SIN CONTABILIZAR (HALLAZGO REPORTADO EN INFORME

ENERO/2015: La Revisoría Fiscal desconoce el avance de la investigación por la reclamación ante el Banco Bogotá y proceso penal con radicado No. 080016001257201402974 en la fiscalía por el presunto hecho punible al haberse cobrado el cheque No. 4751800 por la suma de $ 3.000.000 en el año 2015, como es de conocimiento de la mayoría de copropietarios. Valor cancelado en su totalidad según mandato del Consejo por la administración de IVETTE DEL SOCORRO VILLAMIZAR DE

MANJARRES.

16. REVISIÓN ACTAS DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA: A la fecha no reposan las actas del Comité de Convivencia firmadas en la oficina de la Admón.

17. AUDITORIA CONTRATACIÓN

Se suscribió contrato con HSTS TECHNOLOGY establecimiento de comercio representado por ÁNGELA PATRICIA VALDÉS SANDOVAL un contrato general de servicios IVOX con vigencia desde 1 abril/2017 hasta 31 de marzo/2018.

El valor del servicio es la suma de $ 4.800.000 por un periodo de un año contados a partir de la entrega del sistema funcionando, incluye comodato el teléfono IP. Todo el mantenimiento, reparaciones y/o cambios del equipo son a cargo del contratista. El contrato no contempla pólizas que amparen los posibles riesgos en la ejecución del mismo.

Se suscribió contrato con AXIS SECURITY CONSULTING SERVICES LTDA para la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada con vigencia desde veinticuatro (24) meses contados a partir del día 01 de febrero de 2017.

Se modificó el contrato suscrito, mediante otrosí No. 1 en donde el contratista se compromete a proveer las siguientes ayudas tecnológicas a) Cercado eléctrico b) Circuito cerrado de televisión c) Control de acceso al parqueadero valoradas en $ 52.512.320 los equipos serán entregados en propiedad al contratante una vez se cumplan treinta y seis (36) meses de prestación del servicio, siempre y cuando se haya cumplido con los pagos del servicio de vigilancia y crédito establecidas durante todo el transcurso del contrato.

Se suscribió contrato con SUSERCO S.A.S. para la prestación del servicio de aseo con vigencia de seis (6) meses contados a partir del 10 de diciembre de 2012. El contrato se ha renovado automáticamente.

La compañía cambio de nombre a INTEGRASEO S.A.S.




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18. Finalmente, en relación con la situación jurídica, manifiesto que no ha sido notificada la Revisoría Fiscal de ninguna demanda en contra de la Copropiedad.

OPINIÓN CALIFICADA En mi opinión, excepto por los posibles efectos de los asuntos descritos en Bases para Calificar mi Opinión, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros y adjuntos a este informe, presentan razonablemente en todos los aspectos de importancia material la situación financiera del CONJUNTO RESIDENCIAL MULTIFAMILIAR MIRADOR DEL MAR I al 31 de diciembre de 2017, los resultados de sus operaciones por el periodo terminado en esa fecha, de acuerdo con Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia aplicadas uniformemente. OTROS ASUNTOS LEGALES Y REGULATORIOS a) Durante el año en mención, la contabilidad de la Copropiedad se llevó de acuerdo con las

normas legales y la técnica contable; las operaciones registradas en los libros de contabilidad y los de los administradores se ajustaron a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea General de Copropietarios. La correspondencia y los comprobantes de las cuentas se llevaron y se conservaron debidamente y se observaron las medidas adecuadas de control interno, de conservación y custodia de sus bienes y de los terceros que estaban en su poder. A EXCEPCIÓN DE LO DESCRITO EN BASES PARA CALIFICAR MI

OPINIÓN. b) El informe de gestión, correspondiente al año terminado el 31 de diciembre de 2017 ha

sido preparado por la administración de la Copropiedad para dar cumplimiento a disposiciones legales y no forma parte integral de los estados financieros auditados por mí. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, he verificado que la información financiera que contiene el citado informe concuerda con la de los estados financieros correspondientes al periodo mencionado. Mi trabajo como Revisor Fiscal se limitó a verificar que dicho informe de gestión contenga las informaciones exigidas por la Ley u constatar su concordancia con los estados financieros.

c) De acuerdo con el Decreto 1670 de 2007, informo que la Copropiedad no está obligada a

presentar y pagar las declaraciones de autoliquidación de los recursos correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral.

d) El software utilizado por la Administración se encuentra debidamente licenciado y por lo

tanto la entidad cumple con las normas relacionadas con los derechos de autor, previstos en el artículo 1° ley 603 de 2000.




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Efectué seguimiento a las respuestas sobre las recomendaciones dirigidas a la administración del CONJUNTO RESIDENCIAL MULTIFAMILIAR MIRADOR DEL MAR I y no hay asuntos de importancia material pendientes que puedan afectar mi opinión.

Barranquilla, 13 de febrero de 2017

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