diciembre 2018 - compensar · 2018-12-13 · • la propuesta es de libre preparación, entregando...

Modelo de Gestión Logística de Activos

1

ANEXO TÉCNICO

GESTIÓN LOGÍSTICA DE ACTIVOS

DICIEMBRE 2018


2

OBJETO: Contratar servicio de manejo logístico de activos para la Caja de

Compensación Familiar Compensar, que se compone de: Recepción de activos

comprados o en devolución, Almacenamiento, custodia, etiquetado con estándares de

la caja, alistamiento, inventario periódico de Bodega, Transporte, entrega a

responsable en sitio mediante acta, logística inversa, Elaboración anual de inventario

de Activos en Sedes y entrega de información de estado de activos.

1. SERVICIOS REQUERIDOS

• Recepción y descargue

• Ingreso información a SAP

• Ubicación WMS

• Almacenamiento

• Custodia

• Control Inventario de almacén.

• Preparación Pedido para entrega en sitios

• Colocación Plaquetas en bodega de operación y bodega alterna de activos

tecnológicos.

• Coordinación de entrega con los involucrados

• Despacho

• Distribución – Transporte

• Firma de actas

• Entrega de informes

• Aceptación de recibo con presentación de remisión y factura

• Elaboración de Inventarios en Sedes

• Logística Inversa

• Recepción y almacenamiento de devoluciones para reubicación o baja

2. ALCANCE GEOGRÁFICO

• Destino Bogotá - Operación de despacho Permanente 90%

• Destino Girardot – Operación Permanente 5% • Destino Cundinamarca - Nacional Operación Esporádica 5%

3. TIPO DE PRODUCTOS ACTIVOS DE COMPENSAR


3

• Maquinaria y Equipo

• Maquinaria y Equipo de deporte

• Equipo Agrícola

• Equipo de recreación

• Juegos Electrónicos

• Muebles y enseres

• Equipos de oficina

• Equipos de Cómputo

• Equipos de Comunicación

• Equipos de audio video

• Equipo Médico

• Equipo Médico Odontológico

• Equipo laboratorio

• Instrumental Odontológico

• Instrumental Quirúrgico

• Equipo Médico Tutelas

• Equipo alojamiento

• Restaurante y cafetería

• Flota y equipo de transporte

4. HORARIOS DE ATENCIÓN

• Origen y Destino Lunes a viernes. 7am – 7 pm

• Origen y Destino Sábados 7 am – 12 m 5. OPERACIÓN LOGÍSTICA


4

5.1. RECEPCIÓN

• Mercancía como carga suelta, que incluyen muebles y enceres y dotación de consultorios médicos, o equipos de bienestar personal.

• Cantidad promedio de cajas a recibir por evento 1 a 5. Recibo de mercancía sobre camión. Debe cotizar costo de descargue. (Mercancía de gran tamaño se coordina con el proveedor para entrega y se debe coordinar la marcación en sitio definitivo)

• Numero promedio de facturas por evento 1 a 5.

• Número de referencias promedio por factura 1 a 10.

• Número de unidades promedio por referencia por factura 1 a 5. Número de unidades promedio mes 1000.

• Frecuencia de ingreso de embarques. Diaria

• Porcentaje de unidades que ingresan con serialización. 50%

• Etiquetado o marcado de unidades 100% en instalaciones del oferente

• Ingreso del 100% de las unidades a SAP al recibo, en la frecuencia y forma definida Y con las características del producto. Asignación de responsable en SAP

• Recepción y envió de Facturación. El ANS es 100% de recepción material comprado o devuelto.

5.2. ALMACENAMIENTO

• Bodega propia o en responsabilidad del oferente

• Área requerida es variable dependiendo de la programación de pedidos.

• El área contemplada debe incluir, zona de recepción y alistamiento.

• Compensar estima un área de uso de mínimo 500 m2 y /o 72 m3 Volumen

• En la tabla de costo debe describir el valor unitario de m2 y m3.

• Cantidad promedio mes de referencias a almacenar 1000 en tránsito.

• Cantidad de unidades a almacenar promedio mes 500 a fin de mes.

• Valor promedio mes del inventario almacenado $ 27.000.000.000

• Periodicidad de conteos físicos Aleatorios Mensual, priorizando por el de mayor valor y el de más alta rotación, la programación la hace el oferente y es validada por Compensar

• Entrega de Información mensual de Kardex de Inventario

• Conteo físico Total anual.


5

• Control de inventario

• El almacenamiento se puede realizar en Bodega multicliente. Con plena identificación del área asignada a Compensar.

• El inventario se debe manejar por unidad.

• Tamaño y Peso de las unidades a almacenar: o 30% entre (unidades de 10x10x10 cm y 50cmx50cmx50m) y entre (100gr y

25 kg). o 70% (unidades mayores a 50cmx50cmx50m) y (Unidades mayores a 25 kg)

• El 100% del inventario identificado con la definición entregada por Compensar. El ANS de almacenamiento se mide en la entrega mensual de informes de entradas y salidas con 100% cuadre de existencias.

5.3. PLAQUETEO E IDENTIFICACION.

• La identificación de los activos se realizará en la bodega del oferente, respondiendo a definiciones de identificación entregadas por compensar y ofertadas en este proceso.

• Compensar entregara la numeración de identificación con él envió de los pedidos llevando la identificación individualizada de los activos contra serial de compra

• CODIGO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS. Consecutivo universal de doce (12) dígitos asignados por el sistema de acuerdo con el ingreso del activo fijo. Este consecutivo se imprime (impresora Cebra) en una etiqueta o “placa” y se adhiere al activo para control e identificación.

ANS es la marcación del 100% de los elementos ingresados al almacén.

5.4. DESPACHO

• Cantidad promedio de despachos mes en temporada baja 80.

• Cantidad promedio de despachos temporada alta 160, 8 diarios x 5 días

• El 100% de los despachos se realizan como carga suelta.

• Número promedio de referencias a alistar por despacho 1 a 10

• Numero promedio de unidades por factura por despacho 1 a 5.


6

• Periodicidad de alistamiento de órdenes, Diario.

• Debe realizar la coordinación total del despacho para entrega, donde debe confirmar cliente receptor, parte técnica de ser requerido, seguridad compensar para ingreso.

• La hora corte de despacho es 4 pm, para definir la siguiente programación. El ANS de Despacho es 2 días después de realizada la recepción, ampliando hasta 10 días en caso de requerir alistamiento Biomédico o Metrológico del activo.

5.5. TRANSPORTE- DISTRIBUCIÓN:

1. Frecuencia diaria de lunes a sábado. Ocasionalmente Domingos y festivos. 2. Destino 80% Urbano para la ciudad de Bogotá. Destino Hoteles Girardot y zona

intermunicipal por demanda 20%. (Ver Estacionalidad) 3. El tiempo de entrega se debe dar durante el día hábil siguiente de programación

de despacho. (si le despacho se programa vienes se debe validar la factibilidad de entregar el sábado).

4. Tiempo de entrega prioritaria 4 horas de elementos almacenados en bodega, para zona urbana Bogotá contadas a partir de la confirmación de la solicitud por los canales establecidos.

5. Tamaño y peso de pedidos: 1) 30% entre (unidades de 10x10x10 cm y 50cmx50cmx50m) y entre (100gr y 25 kg). 2) 70% (unidades mayores a 50cmx50cmx50m) y (Unidades mayores a 25 kg)

6. Estacionalidad (Ver Estacionalidad Almacén y Transporte) 7. Programación Diaria. 8. Incluir servicio de cargue y descargue. 9. Destinos. (Ver Anexo portafolio) 10. El transporte es un sub-servicio de la cadena logística contratada, en la tabla de

precios se debe discriminar tarifas para conciliación de costos, pero se entiende como un servicio.

El ANS es de 100% entrega según despacho

ESTACIONALIDADES ALMACÉN Y TRANSPORTE


7

ENE FEB. MAR. ABR. MAY. JUN. JUL. AGO. SEP. OCT. NOV. DIC. TOTAL

0,03 0,06 0,04 0,04 0,15 0,17 0,08 0,06 0,05 0,08 0,09 0,15 100%

1ra Semana

10%

2da Semana 3ra Semana

Porcentajes del mes con respecto al año en unidades inbound

Porcentajes semanales con respecto al mes en unidades inbound

INBOUND

4ta Semana

15% 35% 40%

TOTAL

100%

ENE FEB. MAR. ABR. MAY. JUN. JUL. AGO. SEP. OCT. NOV. DIC. TOTAL

0,10 0,05 0,07 0,07 0,08 0,10 0,10 0,08 0,07 0,09 0,09 0,10 100%

Porcentajes semanales con respecto al mes en unidades outbound

OUTBOUND

Porcentajes del mes con respecto al año en unidades outbound

3ra Semana 4ta Semana TOTAL

15% 20% 30% 35% 100%

1ra Semana 2da Semana

5.6. ENTREGA.

1. Realizar la entrega en el sitio programado al responsable determinado. 2. Hacer firmar los registros de recepción formales que garanticen la trazabilidad de

la entrega y nueva custodia. 3. Entrega periódica de la información de recibo y entrega al responsable en

compensar. El ANS de Entrega es 100% firma de acta entrega por parte del asignado que recibe. 100% de entrega formatos al responsable de compensar.

5.7. POLIZA DE SEGURO ALMACÉN Y TRANSPORTE

1. Pólizas de transporte de mercancías. 2. Póliza de cumplimiento de contrato. 3. Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales. 4. Póliza de calidad del servicio. 5. Póliza de responsabilidad civil Contractual. 6. Póliza de responsabilidad civil extracontractual.

5.8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN


8

5.8.1. ALMACEN:

1. Se requiere que el proveedor cuente con un sistema de gestión y control de

inventarios. WMS. 2. La integración de información a SAP se hará por Bathc en modelo desatendido de

actualización. 3. Periodicidad de reportes Diario, Mensual y Anual.

5.8.2. TRANSPORTE:

1. Aplicativo móvil para seguimiento y trazabilidad de servicios en equipos Smartphone o Android y/o disponibilidad de equipos de propiedad del proveedor para la instalación del aplicativo de Compensar. El dispositivo móvil debe cumplir mínimo con las siguientes especificaciones:

2. Vehículos con dispositivo GPS 3. Presentación mensual de indicador de gestión de acuerdo con ANS.


9

5.9. ELABORACIÓN DE INVENTARIOS EN SEDES

1. Se requiere que el proponente presente una solución de toma de inventarios física en las sedes donde Compensar ubique sus activos en sedes propias o de terceros apoyada en un modelo de captura y mantenimiento de la data de manera Tecnológica:

En ella debe describir:

• Forma de abordar la planeación por la geografía tipo de activos y tecnología a usar.

• Ejecución de inventario físico planeado con apoyo tecnológico en el segundo semestre de 2019.

• Descripción de la tecnología a implementar para la primera captura de inventario (cambio del modelo actual), que incluya dispositivos lectores y la tecnología de placa a leer.

• Tiempo de duración del primer inventario en 2019, con la adopción de la tecnología a introducir. (no superior a 4 meses)

• Tiempo de duración de los inventarios siguientes con la aplicación de la tecnología aplicadas. (no superior a 3 meses)

• Conexión para actualización 100% en linea al módulo de activos SAP compensar.

• Entrega de avance semanal de la ejecución.

• Toma de inventario en Sedes propias de Compensar y de terceros donde se ubiquen los activos dentro de la geografía entregada (ver tabla de ubicaciones y cantidad de activos).

• La propuesta es de libre preparación, entregando las mejores adopciones del mercado de cara a la optimización de la toma de inventario para Compensar.

• Debe hacerse una prueba piloto de la solución planteada en el primer semestre de 2019, para validación y acciones de mejora.

• Presentar propuesta económica discriminada de la actividad de inventario, que discrimine, valor de etiquetas, uso de dispositivos lectores, integración SAP, tiempo y recurso.

• Tener en cuenta un crecimiento promedio de número de activos de 20.000 por año en ubicación física.

La propuesta es de libre preparación, entregando las mejores adopciones del mercado de cara a la optimización de la toma de inventario para Compensar, y puede contener


10

diferentes alternativas de toma de inventario para las familias de activos entregadas en el listado (ejemplo, propuestas distintas para PC que para sillas). El ANS de inventario es:

• 100% de adopción tecnológica de inventario.

• 100% de toma de inventario y entrega de información con sustento. Ubicación y cantidad de Activos

6. LEGISLACIÓN:


11

1. Cumplimiento Legislación vigente para servicio de Almacén. 2. Cumplimiento Legislación vigente para servicio de Transporte. Específicamente

Decreto 1079 de 2015, el cual reglamenta la habilitación de las empresas de Transporte Público, Terrestre Automotor de Carga. Resolución 2273 de 2014, resolución 1565 de 2015 y resolución 1231 de 2016 por la cual se ajusta el Plan Nacional de Seguridad Vial 2011-2021 y se dictan otras disposiciones.

7. ANS

RECEPCION 100% de recepción material comprado o devuelto

ALMACENAMIENTOse mide en la entrega mensual de informes de entradas y salidas.

100% cuadre de existencias.

PLAQUETEO marcación del 100% de los elementos ingresados al almacén.

DESPACHOEl ANS de Despacho es 2 días después de realizada la recepción, ampliando hasta 10 días en

caso de requerir alistamiento Biomédico o Metrológico del activo.

TRANSPORTE 100% entrega según despacho

ENTREGA100% firma de acta entrega por parte del asignado que recibe.

100% de entrega formatos al responsable de compensar

INVENTARIO• 100% de adopción tecnológica de inventario.

• 100% de toma de inventario y entrega de información con sustento

ANS


12

PORTAFOLIO – TARIFAS A COTIZAR:


13

ALMACEN:

SERVICIO CONCEPTO ALCANCE TARIFA MES

POSICION PALLET

M2 MÍNIMA 2m2

M3 MÍNIMA 3m3

Procesamiento Orden INBOUND

INBOUND Unidad menor a 25 kg

INBOUND Unidad mayor a 25 kg

Procesamiento Orden AUTBOUND

AUTBOUND Unidad menor a 25 kg

AUTBOUND Unidad mayor a 25 kg

ETIQUETADO

PROTECCIÓN DE LA CARGA

DEDUCIBLE

COSTO TOTAL SEGÚN INFORMACIÓN RFP Tarifa Integral Todo Costo

TARIFAS A COTIZAR

ALMACEN

ADMINISTRACIÓN

INVENTARIO

SEGURO

por unidad incluye descargue,

recepción, revisión cosmética por

unidad, reporte de ingreso y

ubicación final

por unidad incluye pick, traslado

interno y cargue

TRANSPORTE.


14

TARIFAS SERVICIO DE TRANSPORTE DE CARGA

DESCRIPCION SERVICIO TIPO DE VEHICULO TARIFA TARIFA AYUDANTE 8 horas

TARIFA AYUDANTE 4

horas

%

Operación

1 día (8 horas) de transporte de carga para traslados de mercancía en Bogotá.

CARRY

80%

DOBLE CABINA NHR 600

CAMION

4 horas de transporte de carga para traslados de mercancía en Bogotá.

CARRY DOBLE CABINA

NHR 600

CAMION

Hora adicional de transporte de carga para traslados de mercancía en Bogotá.

CARRY DOBLE CABINA

NHR 600

CAMION

1 trayecto/viaje de transporte de carga para traslados de mercancía en

Melgar/Girardot/Tunja/Duitama/Sogamoso/Villavicencio

CARRY

20%

DOBLE CABINA

NHR 600

CAMION

1 trayecto/viaje de transporte de carga para traslados de mercancía en Zipaquirá.

CARRY DOBLE CABINA

NHR 600

CAMION

1 trayecto/viaje de transporte de carga para traslados de mercancía en lugares

aledaños a Bogotá (Sabana, chía, Cota, Cajicá Funza, La Calera, Madrid, Facatativá)

CARRY DOBLE CABINA

NHR 600

CAMION

1 trayecto/viaje de transporte de carga para traslados de mercancía en Ubaté/Villeta/Chocontá

CARRY DOBLE CABINA

NHR 600

CAMION

Costo por unidad en Bogota Unidad menor a 25 kg NA NA

Unidad mayor a 25 kg NA NA


15

INVENTARIO.

TARIFAS POR COTIZAR SERVICIO CONCEPTO ALCANCE TARIFA

PLAQUETAS PLAQUETAS CODIGO DE BARRAS PLAQUETAS RF OTRAS TECNOLOGIAS DE PLAQUETA

LECTORAS CONEXIÓN SAP SOFTWARE /App CAPTURA

INTEGRACION INTEGRACION SAP DESPLAZAMIENTO MOVILIDAD

RECURSO HUMANO

GERENTE DE INVENTARIO SUPERVISOR AUXILIARES HORA EXTRA

OTROS

COSTO TOTAL SEGÚN INFORMACIÓN RFP Tarifa Integral Todo Costo

ANEXOS: / DOCUMENTOS QUE SE APORTAN EN CASO DE GENERAR CONTRATACION

1. Manual de Procesos. 2. Certificación ISO 9001. 3. Radicado del PESV ante autoridad competente y cronograma de implementación. 4. Soportes cumplimiento legislación vigente. 5. Pólizas de Seguro. 6. Portafolio formato EXCEL. / OK. Aportar para Estudio de Mercado

diciembre 2018 - compensar · 2018-12-13 · • la propuesta es de libre preparación, entregando...

Documents