ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

1. ¿Cómo surgió la APO?La APO surgió en la década de 1950, como

método de evaluación y control del desempeño de área y organizaciones en rápido crecimiento. Inicialmente, constituyó un criterio financiero de evaluación y control.

Como criterio financiero fue válido, pero al ampliarlo al conjunto de la empresa originó una distorsión , profesional, pues los criterios de costo o ganancia no son suficientes para explicar la organización social y humana. La respuesta de los niveles medios e inferiores de la organización a ese criterio fue de descontento y apatía, lo cual ocasionó conflictos entre los empleados de nivel medio e inferior y la alta dirección.

Fue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralización y administración por resultados.

2. ¿Cuáles son las principales características de la APO?

Establecimiento conjunto de objetivos entre el gerente general y el gerente de área.

Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición.

Interrelación de los objetivos departamentales.Énfasis en la medición y el control de los

resultados.Evaluación, revisión y modificación continuas de

los planes.Participación activa de los ejecutivos.Apoyo constante del staff.

3. ¿Cuáles son los criteriospara la selección de objetivos?

La expresión objetivo de la empresa es impropia. La empresa es inanimada y, en consecuencia, no tiene objetivos, metas o planes. Los objetivos de una empresa representan los propósitos de los individuos que ejercen liderazgo allí.

Los objetivos de la empresa pueden representar exclusivamente las necesidades percibidas por el líder, o pueden tener bases más amplias y representar los intereses de los accionistas.

Los empleados tienen una serie muy grande de necesidades personales, las cuales constan de objetivos y metas personales que pueden estar visibles u ocultos.

Los objetivos y las metas personales no son siempre idénticos a los objetivos y las metas de la empresa, aunque no deben estar en conflicto.

4. ¿Qué es un objetivo? Un objetivo es un enunciado escrito de los

resultados que se pretenden alcanzar en un periodo determinado.

El objetivo debe ser cuantificable, un poco difícil de alcanzar, pertinente y compatible.

5. Explique lo que significa jerarquías de objetivos

La jerarquía de objetivos de una organización puede experimentar innumerables cambios, ya sea en la ubicación relativa de los objetivos o en la sustitución de ciertos objetivos por otros diferentes.

Los objetivos deben escalonarse en una jerarquía de objetivos, según la importancia, prioridad de su contribución a la organización como totalidad.

6. Defina estrategia y tácticaEstrategia: el antiguo concepto militar

define a la estrategia como aplicación de fuerzas en gran escala contra algún enemigo.

En términos empresariales, podemos definirla como la movilización de todos los recursos de la empresa en conjunto para tratar de alcanzar objetivos a largo plazo.

Táctica: es un esquema específico que determina el empleo de los recursos dentro de la estrategia general.

En el plano militar, la movilización de tropas es una táctica dentro de una estrategia más amplia; en el plano gerencial el presupuesto anual de inversiones son planes tácticos dentro de una estrategia global a largo plazo.

7. ¿Qué son la planeación estratégica, táctica y los planes

operacionales?Planeación estratégica: es la planeación

más amplia de la organización. Está proyectada a largo plazo, con sus efectos y consecuencias.

Planeación táctica: está proyectada a mediano plazo, generalmente para el ejercicio anual. Se define en el nivel intermedio, en cada departamento de la empresa.

Planeación operacional: está proyectada a corto plazo, para lo inmediato. Está definida para cada tare o actividad.

8. Explique en qué consiste el análisis interno de la empresa

Es un análisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y debilidades de la empresa.

Este análisis implica:Análisis de los recursos(máquinas,

tecnología, equipos , etc.) de que puede disponer la empresa para operaciones actuales.

Análisis de la estructura organizacional de la empresa, sus aspectos positivos y negativos, la división del trabajo entre los departamentos y unidades.

Evaluación del desempeño actual de la empresa, con respecto a los años anteriores, en función de utilidades, producción, productividad, etc.

9. ¿Qué son fuerzas propulsoras y fuerzas restrictivas?

Fuerzas propulsoras: facilitan la consecución de los objetivos organizacionales.

Fuerzas restrictivas: dificultan o impiden el logro de los objetivos trazados de la empresa.

10. Explique en qué consiste el análisis del entorno.

Son análisis de las condiciones externas que rodean la empresa y le imponen retos y oportunidades.

Este análisis abarca:1. Mercados atendidos por la empresa, sus

características actuales y tendencias futuras, oportunidades.

2. La competencia, es decir, las empresas que actúan en el mismo mercado, disputándose los mismo clientes o consumidores.

3. Factores externos, como coyuntura económica, tendencias políticas, sociales, culturales, etc.., que afecten la sociedad y las empresas establecidas.

11. Explique en qué consiste la formulación de alternativas

estratégicas.

Se busca formular las diversas y posibles alternativas estratégicas o medios que la empresa puede adoptar para lograr los objetivos organizacionales propuestos, teniendo en cuenta las condiciones internas y las condiciones externas de la empresa.

Las alternativas estratégicas constituyen los cursos de acción futura que la empresa puede adoptar para alcanzar sus objetivos globales.

12. Desarrollo de los planes tácticos.

Planeación

estratégica

Planeación de nuevos procesos

Planeación y desarrollo del

producto/mercado

Planeación y desarrollo de

recursos

Planeación de operaciones

Planes detallados

Objetivos de cada

gerente de departamen

to

Planes tácticosPlanes

operacionales

13.Describa el modelo de APO, según Humble.

Define la APO como sistema dinámico que busca integrar las necesidades de la empresa, definir y alcanzar sus propósitos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo de gerencia exigente.

Humble afirma que el establecimiento de un programa de APO provee :

1. Revisión crítica de los planes estratégicos y tácticos de la empresa.

2. Comprensión, por parte de cada gerente, de los resultados claves y los estándares de desempeño que él necesita alcanzar.

3. Creación de un plan para mejorar las funciones, que permita medir su contribución a estos objetivos.

4. Establecimiento de condiciones que permitan alcanzar los resultados clave y plan de mejoramiento.

5. Uso sistemático de la evaluación del desempeño para ayudar a los gerentes a superar sus limitaciones, aprovechar sus fortalezas.

6. Aumento de la motivación de los gerentes como consecuencia de mayor responsabilidad.

14.Describa el modelo de APO, según Odiorne.

George Odiorne propone un modelo compuesto de un ciclo de siete etapas:

1. Establecimiento de medidas de desempeño de la organización y delineamiento de los objetivos organizacionales por alcanzar.

2. Revisión de la estructura de la organización, en función de los objetivos impuestos.

3. A partir de las dos etapas anteriores, cada gerente general establece propósitos y medidas de evaluación para sus gerentes de áreas.

4. El gerente general y cada uno de los gerentes llegan a un acuerdo sobre los propósitos y medidas de evaluación del trabajo del gerente, teniendo en cuenta los objetivos y las medias del desempeño de la organización.

5. Seguimientos continuo sobre resultados periódicos del trabajo de los gerentes frente a los plazos intermedios establecidos previamente en la etapa 4.

6. Evaluación periódica y acumulativa de los resultados del trabajo de los gerentes, de sus fortalezas y debilidades.

7. Evaluación del desempeño de la organización como un todo.

15.¿Cuáles son los diez pecados capitales de la APO?

Humble asegura que existen diez maneras seguras de fracasar con la APO:

1. No lograr la participación de la alta gerencia.2. Pregonar que la APO es una técnica

poderosa, capaz de resolver todos los problemas.

3. Adoptar la APO en un programa acelerado.4. Fijar solamente objetivos cuantificables.5. Simplificar al extremo todos los

procedimientos.6. Aplicar la APO en áreas aisladas, sin que la

compañía participe globalmente.

7. Delegar todo el proyecto de la APO a personal de nivel inferior.

8. Concentrarse en los individuos e ignorar los problemas de grupo.

9. Inaugurar el sistema con una fiesta y no hacerle seguimiento para verificar cómo marcha.

10. Ignorar las metas personales de los gerentes, concentrándose sólo en los objetivos de la empresa.

16. Explique el ciclo de la APOLa APO tiene comportamiento cíclico, de modo

que el resultado de un ciclo permite efectuar correcciones y ajustes en el ciclo siguiente a través de la retroalimentación proporcionada por la evaluación de los resultados.

Este ciclo corresponde comúnmente al ejercicio fiscal de la empresa(en general, un año) para facilitar la ejecución y control.

17.¿En qué consiste el programa de desarrollo de ejecutivos,

según la APO?La APO puede generar gran motivación, en

especial si los objetivos de un gerente se determinan conjuntamente con su jefe inmediato.

En general, el programa de desarrollo de ejecutivos sigue estas fases:

Análisis de los resultados clave del ciclo de actividades.

Plan de acción, en términos de prioridades preestablecidas.

Evaluación del desempeño de los gerentes.Elaboración del próximo plan de acción.Entrenamiento individual y en grupo, basado en el

análisis de necesidades del gerente y los resultados evaluados.

18. ¿Cuáles son las principales críticas hechas a la APO?

Crítica de LevinsonLevinson cree que la intención de la APO es

bastante sensata en cuanto a:1. Establecer las funciones de un cargo y medir el

desempeño con relación a las metas del empleado.

2. Hacer que tanto el gerente general como el gerente de área examinen los mismos aspectos.

3. Intentar que haya acuerdo mutuo en cuanto a las obligaciones del gerente de área.

Crítica de Lodi:1. Irritación , hostilidad y pérdida del cliente, pues un

gerente presionado y tenso transfiere al cliente presión.2. Crisis personales; el gerente desubicado que no ajustó

sus metas personales a los objetivos de la organización.3. Oportunismo y desprecio por los medios; el gerente

puede ignorar las actividades medio que le brindan apoyo y concentrarse exclusivamente en sus objetivos.

4. Individualismo y falta de colaboración; es el caso de la situación “sálvese quien pueda”.

5. En general la APO implica centralización de las metas y cierta descentralización de la ejecución.

6. El continuo desempeño en función de los resultados a corto plazo produce oportunismo y desprecio por los demás medios de trabajo.

El énfasis en los resultados a corto plazo lleva a los gerentes a pensar que los resultados menos tangibles y a largo plazo no son problemas suyos.

Puede presentarse falta de colaboración entre los departamentos.

La APO puede llevar al gerente a concentrarse exclusivamente en aquellos resultados a corto plazo que permitan su promoción.

19. Comparación entre algunos beneficios y algunas dificultades de la APO

Algunos beneficios de la APO Algunas dificultades de la APO

• Claridad en los objetivos. • Coerción sobre los gerentes de área.

• Perfeccionamiento de la planeación.

• Aprobación de objetivos incompatibles.

• Estándares claros para el control.

• Exceso de papeleo.

• Evaluación más objetiva. • Más énfasis en los resultados fácilmente cuantificables que en los más importantes.

• Aumento de la moral. • Obsesión ciega por conseguir objetivos que bien podrían desecharse.