DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

¿Quienes somos ?CESOFT nace de la iniciativa de un grupo de profesionales en el área de la informática y la capacitación en tecnología con más de quince años de experiencia en el campo.

Nuestro objetivo es convertirnos en un socio tecnológico de su empresa, brindando los servicios en asesoría informática, sistemas de información y capacitación, ponemos a su disposición una herramienta que le permite manejar fácilmente la información, CEPOS

¿Qué es CEPOS ?

CEPOS, es una herramienta gráfica, fácil de usar y agradable al usuario, que permite facturar los productos administrados por el negocio.

Brindando un ambiente flexible en cuanto a la manipulación de los datos, para obtener así la información en forma oportuna.

CEPOS permite• Facturación de los productos

• Control de Inventario

• Control pagos a proveedores

• Control de Crédito a Cliente

• Modulo de seguridad

• Generación de reportes contables

Generalidades de CEPOS v10

Agregar Registro

Botones Estándar

Borrar Registro

Modificar Registro

Buscar Registro

Ver Registro

Refrescar Datos

Aplicar proceso

Agregar Detalle

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Salir de pantalla

INVENTARIOENTRADAS SALIDAS

CEPOS, trabaja sobre el inventario de productos, bajo dos procesos fundamentales, ENTRADAS (compras) y SALIDAS (Ventas)

Iniciamos sesión

Digitando nombre de usuario y la respectiva contraseña

CEPOS; está formado por un menú principal que presenta las opciones de: Configuración, Entradas, Salidas, Inventario, Reportes y Acerca de…

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ConfiguraciónEs una opción del menú que agrupa las siguientes

Parámetros, se registrar parámetros generales del Sistema

Cambio de Clave Esta opción permite cambiar la clave personal de acceso al sistema.

SalirEsta opción permite finalizar la ejecución del Sistema y terminar la comunicación con la Base Datos

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Entradas agrupa Compras : Registro de las Entradas al inventario, por medio de compras.Movimientos a Casas Comerciales : Registro de los movimientos de pago a proveedores.Casas Comerciales: Registro de proveedores.

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Entradas Compras : Registro de las Entradas al inventario, por medio de comprasAl incluir una nueva entrada se registran los siguientes datos: Documento No.factura) Fecha de registro (Fecha del

Sistema) Proveedor (asignado del

Catálogo de proveedores) Fecha de Vencimiento Forma de pago ( (Contado,

Crédito) Estado (DIGITADO) Subtotal de la factura Descuento aplicado Impuesto de Ventas Total de la Factura

Detalle de compras :

Al registrar una compra, se nos permite agregar detalle de la facturaSe registra:Número y descripción de la entrada (es asignado por el sistema)Número y descripción de la línea (es asignado por el sistema) Código y descripción del producto (seleccionado del catálogo de productos)Precio de compra,Cantidad de entrada del producto%Descuento /valor del descuentoIndicador (Grabado, Exento). Porcentaje de utilidad, el sistema muestra el porcentaje que fue asignado, pero

puede ser modificado. Nuevo precio de venta de acuerdo al % de utilidad

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Entradas Movimientos a Casas Comerciales :

Esta opción permite registrar pagos a los proveedores de las entradas efectuadas a crédito, actualizando los saldos y emitiendo el comprobante respectivo. Se muestra el total general de la deuda con el proveedor.

Para realizar el proceso de abono, se debe seleccionar al proveedor a quien se le realizará el abono y automáticamente se indicará la información correspondiente a las facturas a crédito.

Se puede realizar abonos a las facturas o cancelar el documento completo.

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Entradas Casas Comerciales : Esta opción presenta un listado de los diferentes proveedores del negocio, nos permite acceder las opciones de mantenimiento básicas que el usuario puede seleccionarEl sistema permite agregar los siguientes datos: Datos Generales (Casa comercial, Número(s) de teléfono, documento legal o cedula física o jurídica, sitio web, observaciones) Contactos (nombre, teléfonos, Correo electrónico de diferentes contactos de la casa comercial) Otros Datos (Cuentas bancarias)

SalidasAgrupa las opciones Facturación : Facturación de los productos del negocio Anulación de Facturas: Anulación de las facturas del díaReimprimir Facturas: Reimpresión de las facturas generadasProformas: Genera proformas o cotizaciones a los clientesReimprimir Proformas: Opción permite la reimpresión de las proformas Movimientos a Crédito: Registro de los abonos a las facturas de créditoClientes: Registro de los clientes Tipos de Clientes: Registro de los diferentes tipos de clientesAgentes: Registro de los agentes de negocioVendedores: Registro de los vendedores del negocio

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FacturaciónEsta opción permite registrar las salidas (ventas disminuyendo la cantidad en inventario) a los productos y emitiendo la factura respectiva. Los datos correspondientes a las salidas de productos son los siguientes: Cliente: Se puede seleccionar por medio de la Ventana de consulta de registros . Al seleccionar el cliente el

sistema determina acciones a seguir dependiendo de los atributos asignados, es decir, si este tiene asociado una clasificación de Tipo Cliente que contemple un descuento, se despliega en pantalla el indicador respectivo, además en caso de ser exento del impuesto de ventas este no le será cobrado, además de la autorización para comprar a crédito. En caso de no existir el cliente en el sistema se puede agregar a la cartera de clientes.

FacturaciónExiste además otra opción para ventas de contado a clientes esporádicos, y es de digitar CC en el espacio para el código del cliente, este opción habilita una pequeña ventana para digitar el nombre del cliente. Indicador para aplicar descuento por tipo de cliente, se activa y desactiva con clic del mouse. Tipo Pago Existe la opción de selección por medio de la Ventana de consulta de registros. Para el caso del tipo de

pago a crédito, se calcula la fecha de vencimiento de la factura, según los días de crédito asignados al cliente

Facturación

Producto: Existe la opción de selección del producto por medio de la Ventana de consulta de registros, así a través de la ventana de búsqueda ubicar y seleccionar el producto a facturar

Al igual que con el cliente el sistema determinará algunas acciones a realizar dependiendo de los atributos del producto como si es Exento de Impuesto de Ventas. Además verifica la cantidad en existencia para compararla con la cantidad solicitada.

Facturación

Indicador para aplicar descuento general, si activa el indicador se desplegará una cajita de texto para que indique de cuanto será el descuento general.

Cantidad de compra, si es mayor a la existencia del inventario se enviará un mensaje y no será aceptada. Si la cantidad es aceptada los datos del producto pasan a constituir una línea en el cuerpo de la factura. Esto permite

incluir la descripción de otro producto, si fuera necesario, de no ser así, se debe posicionar en el espacio de paga con por medio del mouse o presionando la tecla F7.

Para borrar una línea(s) del detalle de salida, seleccione los datos a borrar y oprima dos veces el botón izquierdo del ratón o la tecla Supr (Suprimir.)