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PROCESO GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CÓDIGO STPD04

PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE LAS INSPECCIONES DE SEGURIDAD VERSIÓN 7

ELABORÓ: Profesional Grupo de Talento HumanoResponsable Seguridad y Salud en el TrabajoProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ: Coordinador Grupo de Talento HumanoJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ: Secretaria General

FECHA:27/08/2014

FECHA:02/09/2014

FECHA:25/09/2014

OBJETIVODar lineamientos y orientar el desarrollo de las inspecciones de seguridad, mediante la planeación y ejecución de éstas, de tal manera que sean una herramienta estratégica para la identificación, control y seguimiento de las situaciones y/o condiciones de riesgo presentes en el ambiente de trabajo que puedan llegar a afectar tanto la seguridad como la salud de los servidores, y/o los bienes de la Entidad.

ALCANCEInicia con la identificación de áreas a inspeccionar, determinación de responsables, elaboración del cronograma de inspecciones; continúa con la realización de las inspecciones, la entrega de los resultados y condiciones inseguras, el establecimiento de las recomendaciones y la planeación de las acciones correctivas que incluyan los diferentes recursos y concluye con la verificación de la implementación de los controles y su efectividad

ÁMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión

DEFINICIONESAcción Correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad u otra situación potencial no deseable.Áreas y partes críticas. Áreas de la empresa y componentes de las máquinas, equipos, materiales, o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar pérdidas, si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada. Condiciones Subestándar. Toda circunstancia física que presente una desviación de lo estándar o establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente. Inspección planeada. Recorrido sistemático por un área, esto es con una periodicidad, instrumentos y responsables determinados previamente a

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su realización, durante el cual se pretende identificar condiciones subestándares.COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.Efectividad. Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.Potencial de pérdida. Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden ocasionar un accidente.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

Capítulo 6. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el TrabajoArtículo 2.2.4.6.12. Documentación. El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST:(…) 12. 14. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas; (…)Artículo 2.2.4.6.21. Indicadores que evalúan el proceso del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Para la definición y construcción de los indicadores que evalúan el proceso, el empleador debe considerar entre otros:(…)6. Ejecución de las diferentes acciones preventivas, correctivas Y de mejora. incluidas las acciones generadas en las investigaciones de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales, así como de las acciones generadas en las inspecciones de seguridad; (…)Artículo 2.2.4.6.22. Indicadores que evalúan el resultado del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Para la definición y construcción de los indicadores que evalúan el resultado, el empleador debe considerar entre otros:(…) 5. La evaluación de las acciones preventivas, correctivas y de

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mejora, incluidas las acciones generadas en las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de las acciones generadas en las inspecciones de seguridad; (…)Artículo 2.2.4.6.23. Gestión de los peligros y riesgos: El empleador o contratante debe adoptar métodos para la identificación, prevención, evaluación, valoración y control de los peligros y riesgos en la empresa.Artículo 2.2.4.6.24. Medidas de prevención y control. Las medidas de

prevención y control deben adoptarse con base en el análisis de pertinencia, teniendo en cuenta el siguiente esquema de jerarquización:

(…) Parágrafo 2°. El empleador o contratante debe realizar el mantenimiento de las instalaciones, equipos y herramientas de acuerdo con los informes de inspecciones y con sujeción a los manuales de uso. (…)Artículo 2.2.4.6.25. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias. El empleador o contratante debe implementar y mantener las disposiciones necesarias en materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, con cobertura a todos los centros y turnos de trabajo y todos los trabajadores, independiente de su forma de contratación o vinculación, incluidos contratistas y subcontratistas, así como proveedores y visitantes.Para ello debe implementar un plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias que considere como mínimo, los siguientes aspectos:

(…) 12. Inspeccionar con la periodicidad que sea definida en el SG-SST, todos los equipos relacionados con la prevención y atención de emergencias incluyendo sistemas de alerta, señalización y alarma, con

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el fin de garantizar su disponibilidad y buen funcionamiento; y (…)

RESOLUCIÓN NÚMERO 0312 DE 2019 (13 FEB 2019), Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

Artículo 16. Estándares Mínimos para empresas de más de cincuenta (50) trabajadores. Las empresas de más de cincuenta (50) trabajadores clasificadas con riesgo I, II, III, IV ó V y las de cincuenta (50) o menos trabajadores con riesgo IV ó V, deben cumplir con los siguientes Estándares Mínimos, con el fin de proteger la seguridad y salud de los trabajadores: (ver tabla en la Norma)

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. El proceso de inspección se realiza en una o varias áreas específicas donde se desarrollen labores por parte de los funcionarios directos o

contratistas, estas inspecciones son registradas en los Formatos aplicables, de acuerdo con las características del área a inspeccionar.2. La inspección se debe realizar en lo posible, en compañía de la persona responsable del área o proceso o a quien este delegue y se deben

hacer recomendaciones de acuerdo con los hallazgos encontrados, así como realizar el seguimiento del mejoramiento de las condiciones encontradas.

3. De toda condición Subestándar detectada se debe generar una acción correctiva. 4. De manera semestral se entregará a la Alta Dirección el informe de las Inspecciones Planeadas, que deberá contener un resumen de los

hallazgos encontrados en las inspecciones y el seguimiento de las recomendaciones y medidas correctivas.5. En la Superintendencia Nacional de Salud, la responsabilidad de ejecutar las Inspecciones Planeadas está a cargo de las áreas relacionadas en

la siguiente tabla:

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6. El funcionario del Grupo de Talento Humano, Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo asesora, acompaña, realiza y valida el desarrollo de las inspecciones planeadas y realiza el seguimiento correspondiente.

7. Las inspecciones planeadas serán tres (3) al año, de acuerdo con el cronograma determinado para tal fin.8. Las Inspecciones No Planeadas no tendrán un máximo de veces para su desarrollo. Se podrán realizar inspecciones no planeadas en el

momento de observar áreas con condiciones inseguras sin reportar y de manera permanente, en áreas con accidentalidad recurrente, áreas con más de tres reportes de actos y/o condiciones inseguras. Estas inspecciones se desarrollarán por parte del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo, el COPASST y/o Brigadistas

9. Para el reporte de actos o condiciones inseguras se deben adelantar acciones dirigidas a los funcionarios buscando que sean estos los que reporten las diferentes condiciones y/o actos que se presenten y que puedan generar lesiones en las personas o daños en la infraestructura.

10. La Norma Técnica Colombiana NCT 4114 Seguridad Industrial - Realización de Inspecciones Planeadas, en su versión actualizada, es la guía para valorar el potencial de pérdida de las condiciones inseguras; por lo tanto, para la calificación de las condiciones subestándar se aplicará la siguiente tabla:

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IDENTIFICACIÓN: NOMBRE DE LA INSPECCIÓN RESPONSABLE PERIODICIDAD O FRECUENCIA

Gerencial Alta Dirección – Secretaria General. SemestralInspección a equipos para control de incendios y emergencias incluido kit

de derrames COPASST – Brigada – SST Trimestral

Inspección General SST y COPASST Trimestral

Inspección a los EPP, uso y estado SST y COPASST Trimestral

General NO planeada – Tarjeta Cuéntame (actos y condiciones inseguras) COPASST – Brigada – SST Indefinido



11. Para control del Kit de derrames se tiene establecido el formato INSPECCIÓN Y CONTROL KIT DE DERRAMES STFT35, esta inspección se realizará tres veces al año y/o después de haber sido utilizado en una emergencia de tipo ambiental que haya considerado su uso.

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CLASE POTENCIAL DE LA CONDICION O ACTO SUBESTANDAR IDENTIFICADO TIEMPO DE ACCION

A Podría ocasionar la muerte, una incapacidad permanente o perdida de alguna parte del cuerpo, o daños de considerable valor. Inmediata, MAXIMO UNA SEMANA, detener labores

BPodría ocasionar una lesión o enfermedad grave, con una incapacidad

permanente o temporal grave, o daño a la propiedad menor al de la clase A.

Aplazable, POSTERIOR, 3 a 6 MESES, seguimiento a estándares de trabajo seguro

C Podría ocasionar lesiones menores incapacitantes, enfermedad leve o daños menores.

Aplazable, POSTERIOR, 6 MESES A UN AÑO, seguimiento y ajuste de estándares



DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1

Elaborar Cronograma de Inspecciones Planeadas

El responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo establecerá las áreas o puestos de trabajo que requieren una inspección planeada, de acuerdo con las siguientes fuentes: Plan de Emergencias de cada Sede y verificación del

estado de los equipos de control y atención a situaciones de emergencia

Matriz de Peligros Valoración de Riesgos y Determinación de Controles.

Accidentalidad Reportes de actos y condiciones insegurasTodas las áreas y sedes de la entidad se deben inspeccionar periódicamente, determinando en este punto adicional a las áreas, los responsables y recursos a utilizar.

Grupo de Talento Humano

Profesional responsable de SST

Cronograma de

Inspecciones, STFL01

2 Desarrollar el Cronograma de Inspecciones

El desarrollo del Cronograma de Inspecciones se realiza mediante la ejecución de recorridos detallados a las áreas determinadas y el diligenciamiento de los formatos establecidos para tal fin, ya que estos facilitan y agilizan la identificación de los principales aspectos que se requieren verificar, la recolección de información y el análisis de esta.


Integrantes del COPASST

Profesionales

asignados

Todas las dependencias de la entidad

Inspección General STFT02Inspección de equipos control de incendios

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TAREA¿QUÉ?




En los formatos soportes de la ejecución de las inspecciones es relevante consignar el área inspeccionada, fecha de realización y responsable de ejecutarla.

Si la inspección debe cubrir áreas con peligros potenciales para el equipo que realiza la investigación, se tendrá en cuenta el uso de los elementos de protección personal requeridos.

STFT15Inspección y Control de Botiquines y Elementos de Primeros Auxilios, STFT16Inspección EPP STFT26Inspección General No Planeada STFT27Inspección Gerencial STFT28Inspección y Control Kit de Derrames STFT 35

3 Entregar los Resultados de las Inspecciones

Los responsables de las inspecciones entregan al Funcionario del Grupo de Talento Humano Responsable de SST, los Formatos de las Inspecciones Realizadas junto con el informe de estas


Profesional Responsable de la Inspección y Profesional

Informe de Inspección STFT25

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TAREA¿QUÉ?




Toda condición subestándar identificada, genera una acción correctiva, para lo cual se deberá aplicar lo establecido en el procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Código PMPD02.

Responsable de SST

4 Determinar los Controles

El Responsable de SST, de acuerdo con el informe entregado por el inspector, establece y/o valida la acción o control que debe ser implementado para corregir la condición insegura, considerando la siguiente jerarquía:

Eliminación. Consiste en eliminar la condición insegura, suprimiendo la fuente.

Sustitución. Consiste en cambiar la fuente para eliminar la condición insegura.

Controles de Ingeniería. Consiste en la aplicación de medidas de ingeniería en la fuente o en el medio para controlar la condición insegura.

Señalización. Consiste en advertir mediante señales de la existencia de la condición insegura.

Igualmente, designa el responsable de la implementación de este y la fecha máxima para su implementación.

Grupo de Talento Humano Profesional


Seguimiento a Inspecciones de Seguridad y Salud en el TrabajoSTFT29

5 Comunicar las Enviar correo electrónico o memorando a los Grupo de Profesional Todas las Correo Pág. 9 de 13




TAREA¿QUÉ?




acciones o controles a

implementar.

responsables de realizar la intervención de los hallazgos identificados, adjuntando el registro del informe de la Inspección; para implementar las acciones correctivas en las fechas establecidas.

Talento Humano

Responsable de SST

dependencias de la entidad

electrónico o memorando

6

Realizar las acciones

pertinentes para corregir las

condiciones y/o actos inseguros

El Dueño del proceso donde se detectó la condición y/o acto inseguro junto con el responsable de Recursos Físicos y/o quien determine, realizará las actividades necesarias para corregir las condiciones y/o actos inseguros.

Grupo de Recursos Físicos

Dueños de Procesos

Profesionales

delegados


Planilla de mantenimien

to locativa SGFT10

7

Verificar la implementación

de los controles y su efectividad

Realizar la verificación y cierre de las actividades establecidas en los Formatos Inspección e Informes y consignar en el formato de seguimiento, el cumplimiento de estas


COPASSTResponsable

de cada proceso o quien éste

asigne

Profesional Responsabl

e de SST


Seguimiento a inspecciones de seguridad y salud en el trabajo STFT29

PUNTOS DE CONTROLID

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABL

E REGISTRO

2 Desarrollar el Cronograma de Inspecciones Aplicación del formato para la Identificación y Control de

Condiciones Inseguras al

Trimestral Grupo de Talento Humano

COPASST

Cronograma de Inspecciones, STFL01

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TAREA¿QUÉ?




100% de las áreas inspeccionadas

Brigada de Emergencias

7 Verificar la implementación de los controles y su efectividad.

Inspección Física y documental Trimestral


COPASST

Seguimiento a inspecciones de seguridad y salud en el trabajo STFT29

ANÁLISIS DE TIEMPO Las inspecciones se realizarán dentro de los tiempos establecidos en el Cronograma de Inspecciones. Los tiempos límites para la implementación de las acciones correctivas son los consignados en el registro Identificación y Control de

Condiciones Inseguras, Código STFT02.

DOCUMENTOS DE REFERENCIADecreto 1072 del 26 de mayo de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector TrabajoNorma Técnica Colombiana – NTC OHSAS 18001, Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacionalNorma Técnica Colombiana NTC 4114, Seguridad Industrial - Realización de Inspecciones Planeadas

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE

CAMBIARON DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOSRESPONSABLE

DE LA SOLICITUD

FECHA DEL CAMBIO VERSIÓ

N

Adopción del documento Mediante Resolución 2239 de 7 de octubre de 2014 se adoptan los procedimientos del Proceso Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo Secretario General 07/10/2014 1

Adopción del documentoMediante Resolución 4086 de 2014 se derogó Resolución 2239 de 2014 y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.

Secretario General 19/12/2014 1

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TAREA¿QUÉ?




Ajuste del documento.Se ajustan puntos de control y documentos de referencia ante Requerimiento NURC: 3-2015-014210 de 2015


Ajuste del documento

Se ajustan los componentes del Procedimiento (Objetivo, Alcance, Definiciones, Normas, Políticas de Operación, Descripción del Procedimiento, Puntos de Control, Análisis de Tiempo, Documentos de Referencia y Formatos) ante requerimiento NURC 3-2016-010478

Secretario General 02/06//2016 3


Mediante memorando NURC: 3-2017-008663 se solicita el ajuste de las Políticas de Operación 1 y 3, incluyendo las Sedes Regionales dentro de los Sitios de Inspección, con sus respectivos responsables de realizarlas, y, modificando la periodicidad en la ejecución de las inspecciones planeadas.Se aprueba ajuste mediante memorando NURC: 3-2017-008734



Mediante memorando NURC: 3-2019-6682 se solicita el ajuste de:El Objetivo y el Alcance del Procedimiento.Ajusta y actualización de la normatividad legal aplicableAjuste de las políticas de operación y se agregan las 6, 7, 8, 9 y 10.Los formatos de inspección, se agregan formatos de Inspección Gerencial, Inspección de EPP, Formato de Seguimiento de InspeccionesSe agrega el numeral 6 en la descripción del procedimientoSe cambia el nombre de Inspecciones Planeadas a Inspecciones de SeguridadAjustes aprobados mediante memorando NURC 3-2019-7091



Mediante memorando NURC: 3-2019-8230 se solicita el ajuste de:Se revisó y ajustó la redacción del objetivo,Se incluyó como registro en la actividad 2, el formato Inspección General No Planeada STFT27Modificaciones aprobadas con NURC 3-2019-8995


Ajuste del documento Mediante memorando NURC 3-2020-3129, se solicita: Secretaría General 06/03/2020 7

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TAREA¿QUÉ?




Modificar el número de inspecciones planeadas en la política 7 Fusionar las políticas de operación 8 y 9, lo que genera que la política 11 sea una nueva. Adicionar en la actividad 2 el formato STPD35 como registroModificaciones aprobadas con NURC 3-2020-3506

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