“AÑO DE LA PROMOCIÒN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y EL COMPROMISO CLIMATICO”

IESTP “ALMIRANTE MIGUEL GRAU”

ALUMNA : ANYI LISET MOGOLLON BAYONA

ESPECIALIDAD : SECRETARIADO EJECUTIVO

PROFESOR : VICTOR HUGO RUMICHE CORREA

ÀREA : TÒPICOS INFORMATICOS DE GESTION

DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA

EN AUSENCIA DEL JEFE

TEMAS

¿QUÉ HAGO?

DEBERES FUNCIONALES

Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro

Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo

Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA

1º

2º

3º

4º.-Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales.

5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a

la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe.

6º.-Deberá descargar a su superior todo

aquello que no sea de su competencia.

DEBERES FUNCIONALES

DEBERES FUNCIONALES

Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades).

Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia).

Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto

8º

9º

7º

10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior.

11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a:

Leer o analizar todos los documentos. Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con

el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.

DEBERES FUNCIONALES

Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada.

Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario).

Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe

13º

14º

12º

Preparar y organizar junto al Jefelas reuniones, seminarios, clasesu otras actividades del Departamento

15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a

a) Atención a llamadas y horarios de su recepción.b) Días y horarios de atención a las visitas no programadas.

16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes.

17º.-Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc.

18º.-Confeccionar las actas de las reuniones. 19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.

DEBERES FUNCIONALES

Organizar las visitas, coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito.

Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida

21º

22º

20º

Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos.

1. Reuniones

2. Vacaciones,

3. Enfermedad,

4. Otros problemas personales,

5. Viajes

6. Eventos

7. Clases

8. Compromisos sociales

El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas:

Siempre es responsabilidad de la Secretaria que el trabajo continúe con su ritmo habitual

(pone a prueba su capacidad ejecutora)

La Secretaria Ejecutiva para desempeñarse correctamente en estas ocasiones, deberá cumplimentar sus tareas habituales y otras que más adelante se relacionan:

S. A. P

Ubicación del Jefe

Crear un sistema de atención y prevención (SAP) de emergencias en cuanto a:

a) Cartas, memos, notas, etc., que hayan sido remitidos a otros y que demanden respuesta.

b) Llamadas

EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES FUNCIONALES

Despachar cada día al concluir el Jefe

sus labores a fin de determinar que es prioritario para su cumplimiento en la

próxima jornada

Conocer la ubicación exacta de

su Jefe Esta información

sólo debe ser manejada por la

secretaria

Representar a su Jefe

c) Respuestas a dar por el superior a terceros antes de una fecha determinada.d) Compromisos que conlleven una previa preparación.e) Acuerdos de las reuniones

ESTÉ O NO EL

JEFE

CRECIMIENTO

SEGURIDAD

DECISIÓN

AUTOCRÍTICA

DISCRESIÓNTACTO

NATURALIDADTOLERANCIA

EFICIENCIA

INICIATIVA

INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos cuya respuesta o solución sea conocida por Usted.

CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motívese para hacerlo.

SEGURIDAD: Siéntase segura de lo que es y de lo que sabe.

DECISIÓN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como resolver.

AUTOCRÍTICA: Conózcase a sí misma. Y ¡Corríjase!

CUALIDADES QUE DEBEN PREVALECER EN LA SECRETARIA CUANDO EL JEFE SE AUSENTA

EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y calidad.

NATURALIDAD: No aparente lo que no es.

TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas con las que se relaciona en sus labores y con las circunstancias en que se vea envuelta.

DISCRESIÓN: Secretaria y Secreto son sinónimos. Téngalo en cuenta.

TACTO: Sea diplomática en todo momento. No lo olvide.

Cont.

TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ

PRESENTE

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Utilice palabras y maneras no agresivas.

Aprenda a identificar la gravedad de los

asuntos

Enfrente con diplomacia y tacto las situaciones difíciles

Resuelva el mayor número de ellas, siempre que sea

posible y apropiadoComprométase a solucionar la situación siempre que se pueda y hágalo con posterioridad

Técnicas

Si sabe que no hay solución inmediata, no se comprometa, explique lo mejor que

pueda e intente ganar la comprensión de su interlocutor.

Que no queden asuntos

pendientes

Todo lo que requiera

verificación en detalles.

Técnicas

Emplee Listas de Chequeo para :

Son una excelente

manera para poder verificar

el trabajo a realizar

Asuma las actividades que no

requieran la presencia

imprescindible del Jefe o que pueden

reducirse a su Visto Bueno o

aprobación.

Presente soluciones, no

problemas.

Ofrezca su ayuda y evite hacer que las personas esperen por su superior.

Evite malos entendidos e incomprensiones.

Si es imprescindible sugiera otro momento más propicio para solventar la situación.

TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont)

Logre un clima de cooperación adecuado

intercalando con otros jefes las situaciones de trabajo.

TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ

PRESENTE

Si aprende lo básico del trabajo de su Jefe y llega a dominar el

vocabulario de su campo, los principios generales y sus aspectos éticos y sociales, sus posibilidades serán mayores y solucionará un sin

número de dificultades sin su presencia.

ALUMNA: ANYI LISET MOGOLLON BAYONASECRETARIADO EJECUTIVO

IESTP”ALMIRANTE MIGUEL GRAU”