Curva de Recursos (Curva S)

Qu es la curva de recursos?La curva de recursos es una herramienta que sirve de gua para la gestin del uso de los recursos en forma acumulativa (de ah su otro nombre de curva S), principalmente los financieros, pero puede tambin usarse para otro tipo de recursos materiales, a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esta herramienta es una aplicacin que sirve para determinar la correcta aplicacin y uso del presupuesto del proyecto, ya que indica perodo a perodo cmo se ha ejecutado el costo respectivo de cada actividad, lo cual comparado con el plan ideal nos puede indicar si nuestro proyecto puede terminarse dentro del presupuesto especificado.La curva S es una herramienta que es de gran uso para el seguimiento y monitoreo del proyecto, ya que sabemos por cada unidad de tiempo definida si lo que se aplica del gasto es lo que debera ser. Por otro lado es la base para aplicar la metodologa de gestin de valor ganado, para determinar atrasos o adelantos en el cronograma y en el presupuesto, adems de poder determinar tendencias y pronsticos de terminacin en tiempo y costo.Propsito e importancia de la curva de recursosEl propsito principal de la curva de recursos es describir en trminos especficos la forma en la que se van aplicando todos los bienes y servicios requeridos por el proyecto, siguiendo las normas internas de la organizacin, el orden de ejecucin de las actividades del proyecto y las clusulas del contrato con el financiador del proyecto. La importancia de utilizar una curva de recursos radica en que el proyecto se beneficia al tener informacin de fcil acceso que sirve para lograr un buen monitoreo del uso de los recursos y que al realizarlo ste cumpla con los requerimientos, las normas y las polticas establecidas tanto por la organizacin como por la entidad financiadora del proyecto. Adems de esto, la curva permite mantener un nivel de confianza y seguridad en el proceso de ejecucin y seguimiento del proyecto y notar cualquier uso indebido que permita evitar cualquier riesgo relacionado con el uso inadecuado de los recursos del proyecto.Cmo se construye una curva de recursos?Para desarrollar la curva de recursos es necesario que el lder y su equipo de trabajo definan las entradas que proporcionarn la informacin requerida y que ser procesada mediante las herramientas y tcnicas pertinentes para obtener la matriz. La figura 1 muestra este proceso de manera sencilla y concreta.

Figura 1. Proceso de la curva de recursosEntradasHerramientas y TcnicasSalidas

EDT Cronograma Informacin financiera Restricciones Documentos de aprobacin del proyecto Anlisis del presupuesto Estimacin de costos Curva de recursos

Es importante mencionar que antes de realizar la curva de recursos, el lder y equipo de proyecto deben tomar en cuenta lo siguiente: Tener documentada y clara la visin de proyecto, la justificacin, supuestos, restricciones. Haber definido el alcance, su descripcin, detalles, criterios de aceptacin. Documentar qu incluye y qu no incluye el proyecto (por qu cosas se consumen recursos y por cules no). Generar un estimado de costo y un estimado de tiempo.Una vez que tengan esta informacin, podrn empezar a realizar la Curva de Recursos, la cual debe contener las actividades consideradas en la EDT, para asegurar que todo el alcance est incluido y no se queden entregables sin considerar, as como el nmero de contratos o el nmero de especialidades, en la que van a dividir la contratacin para el proyecto, ya que ello tiene incidencia directa en el presupuesto.Finalmente, la curva de recursos elaborada a partir de las entradas y tcnicas utilizadas debe ser lo suficientemente detallada para identificar claramente los recursos asignados y aplicados desde el principio hasta el final de un proyecto. Figura 2. Ejemplo de una Curva S

ComponentesLa curva de recursos incluye entre sus elementos: Nombre del proyecto Cdigo del proyecto Fecha inicial del proyecto Fecha a reportar (fecha donde se hace el corte y hasta la cual se reporta el costo real). Fecha final del proyecto Valor del trabajo planificado (lo que se planific se generara de valor durante la ejecucin de los recursos ejercidos en las actividades de ese perodo, el plan usualmente un mes) Valor de trabajo planificado acumulado (la suma de los recursos ejercidos como gasto de acuerdo al plan) Costo real del trabajo realizado (lo que realmente cost la ejecucin de los recursos ejercidos en las actividades de ese perodo- usualmente proporcionado por el rea de finanzas) Costo real del trabajo realizado acumulado (la suma de los recursos ejercidos como gasto de acuerdo al gasto ejecutado usualmente proporcionado por el rea de finanzas)

La Curva SComnmente llamada Curva de Avance es un mtodo de representacin grfica de control y parte del hecho que todas las actividades de un Proyecto tienen un factor comn, las horas hombre.Es una curva que tiene su origen en una funcin de densidad (generalmente derivada de la distribucin normal campana de Gauss) y no es ms que su funcin de distribucin acumulada.La ejecucin de una actividad, habitualmente no depende solo de lasHorasHombre, tambin requiere de apoyo derecursos, suministro oportuno de materiales y as sucesivamente. De esta forma, a la hora de definir el peso relativo de cadaactividad,

se debern tomar en cuenta todas esas variables que giran a su alrededor.

En definitiva, en base a las consideraciones objetivas como el tipo deHoras Hombremayoritariamente presente en la ejecucin de laactividad, la importancia relativa que se le asigne, su criticidad junto con otras variables que la describen detalladamente, forjarn y justificarn elPeso Relativoque tendr cada una de ellas para los efectos del control y para no complicar, lo que ya de por s es complejo, se asumir que dicho peso se mantendr constante a todo lo largo de la ejecucin delProyecto.

Todo esto suena muy interesante peroCmo se elabora la Curva S?

Bien, todo est servido, tenemos el listado de lasactividades, los recursos a emplear, su duracin (Horas Hombre), en fin tenemos todo lo necesario, incluso disponemos de su peso relativo, no nos queda ms que elaborar laCurva de Avance Fsico(Curva S)planificada.

Solo a manera didctica elaboraremos primero la curva de densidad (curva derivada de lacampana de Gauss) y pasaremos a elaborar su curva de distribucin acumulada (Curva de Avance Curva S), para ello usaremos los siguientes datos:

Curva de Densidad(campana de Gauss)

Para generar esta curva, tomaremos la fecha de culminacin (Fin) de cada actividad y la graficaremos versus el peso de cada una.

Curva S(curva de avance)

Para generar esta curva, tomaremos la fecha de culminacin (Fin) de cada actividad y la graficaremos versus el peso acumulado de cada una. El punto de inflexin de esta curva es exactamente el punto mximo de la curva de densidad.