curso herramientas avanzadas para la gestión de proyectos - sesión 01

TLS030- Curso Herramientas Avanzadas para la Gestión de Proyectos

Sesión 01 – Material de Lectura

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GENERALIDADES DEL WBS CHART PRO

¿Qué es el WBS Chart Pro?

WBS Chart Pro es una aplicación de software basada en Windows, que es usado para crear y

mostrar proyectos usando un diagrama Work Breakdown Structure (WBS).

WBS Chart Pro puede ser utilizado para la planificación de proyectos

Como una herramienta de planificación, el WBS Chart Pro esboza rápidamente el plan de

proyecto usando el enfoque Top-Down. Define las fases (Tareas Resumen) y subTareas con un

clic de un mouse. Se puede añadir información como Duración, Fecha de Inicio, Fecha de Fin,

Costo, Trabajo, etc.

WBS Chart Pro muestra automáticamente la información de las Tareas principales en cada

nivel resumen del proyecto.

Los diagramas WBS se pueden mostrar en muchos estilos y colores diferentes. Un ejemplo de

un diagrama WBS se muestra a continuación:

WBS CHART PRO

01 GENERALIDADES DEL WBS CHART PRO

USANDO WBS CHART PRO



2

Los planes creados en WBS Chart Pro pueden ser gestionados por separado o transferidos a

Microsoft Project o cualquier programa que pueda leer el formato de archivo MPX de

Microsoft Project.

WBS Chart Pro puede ser utilizado con Microsoft Project

WBS Chart Pro puede ser utilizado para generar diagramas WBS directamente desde los

archivos de Microsoft Project existentes. WBS Chart Pro utiliza el esquema creado en

Microsoft Project para generar una Vista jerárquica de los datos. Un botón de la barra de

herramientas del WBS se instala en Microsoft Project para una fácil transferencia de datos.

Cuando se crea un Diagrama WBS desde un plan de Microsoft Project existente, todos los

cambios hechos en el WBS Chart son reflejados inmediatamente en el plan de Microsoft

Project. Se puede añadir, borrar, reorganizar y actualizar el plan de Microsoft Project utilizando

el Diagrama WBS. WBS Chart Pro contiene una perfecta integración con Microsoft Project para

el intercambio de datos entre los dos programas. Adicionalmente, los Diagramas WBS son

creados primero en WBS Chart Pro y luego es transferido directamente a Microsoft Project.

Cuando un Diagrama WBS es transferido a Microsoft Project, toda la información de la Tarea y

los recursos es transferida automáticamente al Microsoft Project donde adicionalmente la

programación puede ser realizada.

¿Qué es un Diagrama WBS?

Un Diagrama Work Breakdown Structure (WBS) es una manera de organizar un proyecto en

varios niveles de detalle utilizando un diagrama jerárquico. El Diagrama WBS tradicional

muestra diferentes niveles de detalle comenzando con el más alto o amplio en la parte

superior. Luego, cada fase o componente del proyecto es definido en los niveles inferiores

hasta lograr un nivel apropiado de detalle.

Los códigos WBS se utilizan para etiquetar e identificar los diferentes niveles de jerarquía. Por

lo general, el nivel de Resumen más alto es enumerado con 1, el segundo nivel con 1.1, 1.2,

1.3, el tercer nivel con 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 y así sucesivamente. El diagrama siguiente es un

ejemplo de Código WBS:



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En Microsoft Project, este efecto es logrado mediante la creación de Tareas Resumen o

marcando las Tareas en el Diagrama de Gant para mostrar los diferentes niveles de detalle de

un proyecto. Mediante la creación de una Tarea Resumen se especifica que esta es el resumen

de las Tareas inferiores. La información es generalizada en este nivel resumen.

TERMINOLOGÍA Y CONCEPTOS BÁSICOS

Creando un Diagrama WBS

En el WBS Chart Pro, para crear tareas del Diagrama WBS se hace clic en el botón Insert New

Task de la Barra de Herramientas. Esto se muestra como sigue:

Insertar izquierda, Insertar derecha, insertar encima y debajo, en la barra de herramientas se

encuentran estos botones.

Tareas Resumen y Tareas

Para crear el Diagrama WBS se ubica las Tareas seguras sobre las otras Tareas para representar

que una es una subordinada de las otras. En WBS Chart Pro, cualquier Tarea que tiene mínimo

una Tarea por debajo de él se le conoce como Tarea Resumen. Cualquier Tarea sin un

subordinado se denomina Tarea. WBS Chart Pro reconoce automáticamente si un ítem es

Tarea Resumen o una Tarea. De hecho, si eliminamos o movemos todos los elementos

subordinados de una Tarea Resumen se convertirán en una Tarea.

Se puede realizar ciertas acciones sólo en la Tarea Resumen del Diagrama WBS y otras

acciones sólo en las Tareas del Diagrama. Por ejemplo, se puede mostrar sólo la Tarea

Resumen en el Diagrama WBS para mostrar todas las principales fases del proyecto

(Seleccionar el botón Show Only Summary). O también, se puede eliminar o mover todos los

ítems subordinados de una Tarea Resumen para convertirlos en una Tarea.

El WBS Chart Pro agrupa los datos principales de la Tarea automáticamente de cada Tarea

Resumen del proyecto. Esto significa que cada Tarea Resumen resumirá la información de las

Tareas inferiores. Los campos que son agrupados incluyen el Costo, el Trabajo, las Fechas de

Inicio y Fin, Horario y otros datos. Además, puede definir los campos personalizados y otros

campos de datos para ser presentados en el Cuadro de Diálogo Tools – Roll-Up.

Ingresar Información

Para ingresar el nombre de una Tarea Resumen o de una Tarea simplemente seleccione una

caja e ingrese el nombre. Para ingresar información adicional a la Tarea Resumen o Tareas,

haga doble clic.



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Vistas

Una Vista es una colección definida de opciones de formato para mostrar un Diagrama WBS.

Hay varias Vistas predefinidas en WBS Chart Pro para elegir y poder a través de estas listas,

encontrar una que muestre el diagrama en la forma que prefieras.

La Vista actual se muestra en la ventana de la barra de herramientas. Usar la Vista siguiente

(flecha derecha) y de la Vista anterior (flecha izquierda). Los botones en la barra de Vistas para

cambiar las diferentes Vistas. Para modificar una Vista, basta con que en la pantalla se

seleccione View – muchas opciones de formato en el menú Format.

Organizar Tareas debajo de la Tarea de Resumen

Las Tareas Resumen controlan como las Tareas que están debajo de esta deben estar

ordenadas. Las Tareas pueden ser ordenadas debajo de la Tarea Resumen horizontalmente

como se ve en el ejemplo:

O verticalmente como se ve en el siguiente ejemplo:

Las Tareas Resumen también pueden tener otras Tareas Resumen debajo de ellas como

subTareas, como por ejemplo:



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Este arreglo de Tareas y Tareas Resumen lista todos los ítems que están debajo de una Tarea

Resumen horizontalmente. Un arreglo alternativo podría ser listar los ítems, sin embargo, si se

ha listado todo verticalmente, esto podría mostrarse así:

Listar todas las Tareas y Tareas Resumen verticalmente hace un Diagrama muy alto. Por esta

razón, el WBS Chart Pro usa un estilo especial llamado WBS Chart Style. El WBS Style lista todas

las Tareas debajo de la Tarea Resumen verticalmente pero las otras Tareas Resumen son

listadas horizontalmente. El WBS Chart Style se presenta de esta manera:



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El arreglo de ítems debajo de la Tarea Resumen es ubicado en un Chart-Wide usando el menú

Format-Chart. También se puede cambiar individualmente la forma en que una Tarea ordena

sus subordinados mediante la selección de una Tarea Resumen y eligiendo una de las

disposiciones de los botones de la barra de herramienta. Como por ejemplo:

USANDO WBS CHART PRO

Crear un nuevo Diagrama WBS

Aquí son los básicos pasos para crear un nuevo Diagrama WBS usando WBS Chart Pro:

Abrir el WBS Chart Pro (un nuevo Diagrama es creado para empezar la planeación).

Hacer clic en los botones de Insert Task con el mouse para ingresar

las Tareas.

Ingresar el nombre de la Tarea.

Hacer doble clic en la Tarea para ingresar información adicional sobre la Tarea.

Cambiar Vistas para mostrar los diferentes Diagramas WBS.

Hacer clic y arrastrar para reorganizar las Tareas.

Imprimir el Diagrama WBS.

Guardar el Diagrama WBS.

Estos son los básicos pasos para crear un Diagrama WBS. Hay muchas opciones

adicionales disponibles para trabajar con Diagramas WBS.

Agregar Nuevas Tareas

Para agregar Tareas en un Diagrama WBS, use el botón Insert task de la barra de

herramientas, para agregar una Tarea a la izquierda, derecha, arriba o debajo de la

Tarea seleccionada.

Los botones insertar izquierda, insertar derecha, insertar arriba o insertar abajo de la

barra de herramientas.



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Estos son algunos consejos para añadir Tareas en el WBS Chart Pro:

Si no hay otras Tareas en el Diagrama WBS o si sólo se muestra la Tarea

Resumen del proyecto.

Se puede agregar una Tarea debajo usando el botón

Dependiendo de la orientación de las Tareas en el Diagrama WBS, los botones

Insert Task desplazan las Tareas en diferentes posiciones con respecto a la

Tarea seleccionada.

Por ejemplo:

En el segundo ejemplo, si se desea colocar una Tarea por encima o por debajo de la

Tarea 2 debería seleccionar Insert Task Above (la flecha arriba) o Insert Task Below (la

flecha abajo).

Tips:

También puede hacer clic derecho sobre una Tarea y elegir uno de los

comandos Insert.

Con las Tareas listadas de izquierda a

derecha, si tu seleccionas la Tarea 2 y

elijes Insert Task Left…

… la nueva Tarea será insertada a la

izquierda de la Tarea 2.

Con las Tareas listadas verticalmente,

seleccionando la Tarea 2 y eligiendo

Insert Task Left…

… insertar la nueva Tarea como una

Tarea Resumen para la Tarea 2.



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También puede hacer clic y arrastrar para crear las Tareas pero para hacer esto

debería activar esta opción, seleccione el botón de la barra de herramientas

“Switch Drag Mode” para cambiarlo de “Clic y arrastrar para mover Tareas” a

modo “Clic y arrastrar para crear Tareas”.

Botón Mouse de la barra de Herramientas

Ingresar información

Hay dos formas de ingresar información para una Tarea en el Diagrama WBS. Una es ingresar

la información de la Tarea directamente en la caja de Tarea pero seleccionando la Tarea e

ingresando la información directamente. La otra forma de ingresar información es usando el

formulario de Task Information (Información de la Tarea). Haciendo doble clic en la caja de la

Tarea se mostrará el formulario de Información de la Tarea. Ambas opciones se explican a

continuación:

Ingresar información usando la caja de Tarea en la pantalla

Puede introducir información sobre una Tarea seleccionando una Tarea e ingresando la

información directamente en el campo seleccionado para esta Tarea. La información que usted

pueda ingresar depende de qué campos sean mostrados en la pantalla.

Por ejemplo, en el siguiente Diagrama WBS, sólo el nombre de la Tarea se muestra por lo que

sólo puede cambiar el nombre de la Tarea directamente en la pantalla:

Sin embargo, con este Diagrama WBS hay muchos campos que se muestran en la gráfica. Haga

clic en el campo que desea cambiar y escriba la nueva información.



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La barra Edit (Edición) muestra los contenidos del campo que actualmente está siendo editado.

Clic en el botón para aceptar el campo (o presionar Enter) o clic en el botón para

rechazar la información ingresada dentro del campo (o presionar Esc).

Editor de la barra de herramientas

Tips:

Si la caja de Tarea seleccionada en la pantalla contiene múltiples campos usted puede

usar el botón Tab para moverse alrededor de los diferentes campos.

Cuando usted seleccione un campo en una caja de Tarea, seleccione la barra de editar

(o presione F2) para modificar el texto existente en el campo.

Para visualizar un Diagrama WBS que contiene diferentes arreglos de campos, intente

cambiar las Vistas usando los botones Next View (Siguiente Vista) y Previous View

(Vista anterior) que están en la parte superior de la pantalla.

Para añadir, borrar o modificar los campos que se muestran actualmente en las cajas

de Tarea, deberá seleccionar el menú Format y elija Summary Boxes ó Task Boxes.

Ingresar información usando el cuadro de dialogo Información de la Tarea

El cuadro de diálogo Información de la Tarea se muestra haciendo doble clic en una Tarea,

haciendo click en el botón de la barra de herramientas – Task Information (Información de la

Tarea), o seleccionando una Tarea y el elemento del menú Edit – Task Information

(Información de la Tarea).

Botón Información de la Tarea de la barra de herramientas

El cuadro de Diálogo Información de la Tarea le permite introducir los datos para la Tareas o

Tareas Resumen seleccionada como se muestra a continuación:



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Ingrese información en los distintos campos y haga clic en OK cuando haya terminado.

PROGRAMACIÓN

WBS Chart Pro programa Tareas basadas en la información que es ingresada. Utiliza la Fecha

de Inicio del Proyecto (o la Fecha de Fin del Proyecto cuando se programa a partir de la Fecha

de Fin del Proyecto), la Duración, las Dependencias y las Restricciones para calcular cuando

debe comenzar y finalizar cada Tarea. WBS Chart Pro también calcula la Ruta Crítica. A

continuación se muestra una explicación de cómo se programan las Tareas.

Las Tareas son programadas en base a lo siguiente:

1. Por Fecha de Inicio del Proyecto .- Si una Tarea no tiene una dependencia, una fecha

de restricción o un Comienzo Real entonces la Tarea es programada para empezar en

la Fecha de Inicio del Proyecto y el fin es determinado por la Duración de la Tarea.

2. Por Duración .- Cada Fecha de Fin de la Tarea es determinada por la Fecha de Inicio

más la Duración ingresada, tomando en cuenta el calendario (periodos laborables y

periodos no laborables, las horas por días, etc.)



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3. Por Dependencias .- Si una Tarea tiene una dependencia pero no tiene una Fecha

Restrictiva o un Comienzo Real entonces la Tarea es programada en base a la

Dependencia.

4. Por Fecha Restrictiva .- Si una Tarea tiene una Fecha Restrictiva entonces esta

programación de la Tarea se basará en la Fecha Restrictiva y en el Tipo de Restricción.

5. Por Comienzo Real / Fin .- Si una Tarea tiene un Comienzo Real o un Fin Real está

programada en base a estas fechas.

Cada uno de estos conceptos se explica a continuación:

Fecha de Inicio del Proyecto y Fecha de Fin del Proyecto

La Fecha de Inicio del Proyecto en WBS Chart Pro es algo más que la fecha en que el proyecto

empieza. La Fecha de Inicio del Proyecto se utiliza para definir la Fecha de Inicio de todas las

Tareas que no tienen dependencias, Fechas Restrictivas o un Comienzo Real.

Por defecto, la Fecha de Inicio del Proyecto es ajustada a la Fecha Actual cuando abre un

nuevo archivo. Para cambiar la Fecha de Inicio del Proyecto use el cuadro de diálogo

Propiedades:

1. Seleccione en el menú Tools – Chart Settings.

2. Seleccione Schedule from Project Start date.

3. Ingresar una fecha de Inicio del proyecto en el campo.



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Para programar desde el Fin del Proyecto, anule la selección Schedule from Project Start date

e ingrese una fecha en la fecha de Fin de Proyecto.

Duración

La duración es la cantidad de tiempo que toma en completar una Tarea. La duración de una

Tarea puede ser ingresada en minutos, horas, días, semanas o meses. La duración puede

introducirse utilizando el siguiente formato:

M = Minutos

H = Horas

D = Días

W = Semanas (Weeks)

MO = Meses (Months)



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Por ejemplo, para una Tarea de 10 días se puede ingresar 10d en el campo de la Duración, o

una Tarea de 2 semanas sería 2w.

Cuando programamos desde el Inicio del Proyecto (marque en la opción “Schedule from

Project Start Date” en Tools – Chart Settings), la duración será usada para calcular la fecha de

Fin de una Tarea.

Cuando programamos desde el Término del Proyecto (anule la selección de la opción

“Schedule from Project Start Date” en Tools – Chart Settings), la duración se utiliza para

calcular la fecha de Inicio de una Tarea.

Nota: Las anteriores unidades de duración toman en cuenta el calendario (periodo laborable y

periodo no laborable) que está ubicado en el menú Herramientas. Por defecto, el WBS Chart

Pro proporciona un calendario estándar de 5 días de semana laborable y 8 horas de trabajo

diario. La duración que se ingresa trabajará dentro de este calendario y según se cambia este

calendario también se cambiará el cronograma. Por ejemplo, si una Tarea comienza el

miércoles por la mañana y usted ingresa una duración de 5 días, la Tarea terminará el siguiente

martes en la noche (5 días laborables desde el miércoles).

Las Duraciones también se pueden ingresar en días transcurridos. Los días transcurridos

reemplazan al calendario, y son programados en base a 24 horas por día, 7 días a la semana

con días no laborables. Las unidades de duraciones transcurridas se definen ingresando una E

antes de las unidades de duración. Por ejemplo, 12eh para 12 horas transcurridas o 5ed para 5

días transcurridos. Una duración de 5 días transcurridos desde el miércoles hará que el fin de

una Tarea ocurra el domingo en la noche.

Para ingresar la Duración:

1. Si el campo Duración se muestra en las cajas de Tareas en la pantalla, haga clic en este

campo e ingrese la Duración.

O

2. Haga doble clic en la Tarea e ingrese la Duración en el campo Duración de la ventana

Task Information (Información de la Tarea).

Dependencias

Una dependencia es una relación entre las Tareas que específica que una Tarea depende del

comienzo o final de otra Tarea antes de que pueda empezar o terminar. En la planificación de

proyectos, muchas de las Tareas deben realizarse en un orden determinado. Creando

dependencias entre las Tareas o vinculando las Tareas. Por ejemplo, una dependencia puede

especificar que una tarea particular debe terminar antes que otra Tarea pueda empezar, o que

una Tarea sólo puede comenzar después que se ha trabajado 5 días, etc.



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Cuando haya una dependencia entre dos Tareas, la primera Tarea de la cadena es llamada la

predecesora y la segunda es la sucesora. La sucesora depende de la predecesora.

WBS Chart Pro establece las dependencias entre Tareas usando los campos del predecesor o el

sucesor del diálogo de Información de Tarea. Los números correspondientes de Identificación

de Tareas se introducen en estos campos. Si está creando su Diagrama WBS desde un plan

Microsoft Project, la totalidad de la información de las dependencias actuales serán incluidas

automáticamente.

Tenga en cuenta que WBS Chart Pro no representa gráficamente las dependencias en el

Diagrama WBS. Para crear y mostrar las dependencias, utilice el Diagrama PERT Chart Expert.

Usando PERT Chart Expert, puede hacer clic y arrastrar para crear las dependencias y los datos

pueden transferirse fácilmente entre PERT Chart Expert y WBS Chart Pro.

Existen varios tipos diferentes de dependencias. El tipo más común de dependencia es la

dependencia de Finish to Start. Esto significa que una Tarea debe terminar antes que inicie la

siguiente.

Para crear una dependencia de Fin – Inicio (Finish to Start) en WBS Chart Pro siga los siguientes

pasos:

1. Haga doble clic en una Tarea para mostrar el formulario de Información de la Tarea y

seleccione la pestaña Custom.

2. Seleccione el campo del predecesor o sucesor e introduzca el ID de la Tarea del

predecesor o sucesor de dicha Tarea. Si el campo del predecesor o del sucesor no se

muestra a continuación, seleccione Agregar Campo para añadirlo a la lista de campos.

Si usted ingresa en la ID de la Tarea sucesora, luego el ID de la predecesora

automáticamente se rellena para los sucesores de la Información de Tarea y viceversa.

3. Clic en OK.



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Existen varios tipos de dependencias que se pueden crear entre las Tareas. Cada uno de los

tipos de dependencia se describe a continuación:

Finish to Start (FS) – Una Tarea debe terminar antes que la siguiente Tarea empiece.

Start to Start (SS) – Una Tarea no puede comenzar hasta a la otra Tarea haya

comenzado.

Finish to Finish (FF) – Una Tarea no puede finalizar hasta que la otra Tarea haya

finalizado.

Start to Finish (SF) – Una Tarea no puede finalizar hasta que la otra no haya

comenzado.

Por defecto, el tipo de dependencia es Finish to Start. Cuando usted ingresa el ID de una Tarea

predecesora o de una Tarea sucesora no necesita especificar el FS para designar Finish to Start.

Sin embargo, si usted quiere una dependencia SS, FF o SF debe especificar este junto con el ID

de la predecesora o sucesora. Por ejemplo, si ingresa 10SS en el campo de la predecesora para

una Tarea significaría que hay una dependencia Start to Start de la Tarea con el ID 10 de esa

Tarea.



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Lag (Retraso)

La mayoría de las Tareas en un proyecto comienza inmediatamente después que uno ha

terminado, pero ocasionalmente se necesita ingresar una demora. Cuando hay una cantidad

de tiempo que debe transcurrir antes que la segunda Tarea pueda ocurrir, se puede usar una

demora (lag) para esto. Un Lag es la cantidad de tiempo que la segunda Tarea debe esperar

después de que la primera Tarea comience o termine.

Una dependencia Finish to Start con 5 días de demora significa que la Tarea sucesora no puede

comenzar hasta 5 días después que la Tarea predecesora haya terminado. Como un ejemplo,

supongamos que se desea vincular la Tarea A (ID # 1) a la Tarea B (ID # 2) con las siguientes

dependencias (introduzca la información en paréntesis en el campo predecesora de la Tarea

B):

Finish to Start con 5 días de demora (1FS+5d) – La Tarea B no puede comenzar hasta 5 días

después que termine la Tarea A.

Start to Start con 5 días de demora (1SS+5d) – La Tarea B no puede comenzar hasta 5 días

después que se inicie la Tarea A.

Finish to Finish con 5 días de demora (1FF+5d) – La Tarea B no puede finalizar hasta 5 días

después que la Tarea A haya finalizado.

Finish to Start con -5 días de demora (1FS-5d) – La Tarea B empieza 5 días antes de finalizar

la Tarea A.

Finish to Start con -50% de demora (1FS-50%) – La Tarea B empieza a mitad de camino de

finalizar la Tarea A.

Fechas Límite

Una Fecha Límite es una fecha específica que se asigna a una Tarea. Junto con esta fecha hay

un tipo de restricción que determina cómo se utiliza la fecha (Debe comenzar el, Debe terminar

el, No antes del inicio, etc.). Existen varios tipos de restricciones; todos requieren que se

introduzca una fecha, salvo lo antes posible y lo más tarde posible.

Para mostrar las Fechas Límite y el Tipo de Restricción para una Tarea, hacer doble click en la

Tarea para mostrar el formulario de Información de la Tarea.

Tipo de Restricción

El campo Tipo de Restricción en el cuadro de diálogo Información de Tarea le permite

introducir el Tipo de Restricción.

Elija entre uno de los siguientes:



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Lo antes posible (As soon as Possible).- Programa la Tarea para que suceda lo antes posible en

base a las dependencias que precede a la Tarea, la duración de la Tarea y la fecha de comienzo

del proyecto. La restricción “Lo antes posible” no limita realmente a una Tarea para una fecha

particular. Establece el tipo de restricción “Lo antes posible” si usted ya no desea tener una

Fecha de Limitación asociada a la Tarea. Esto se programará en base a las dependencias.

Lo más tarde posible.- Programa la Tarea para que termine lo más tarde posible en base a las

dependencias que precede a la Tarea, la duración de la Tarea y la fecha de Fin del Proyecto. La

restricción “Lo más tarde posible” no limita realmente una Tarea a una fecha particular.

No Finalizar antes de.- Programa la Tarea para que no termine antes de la fecha especificada

en el campo de la Fecha de Restricción.

No Finalizar después de.- Programa la Tarea para que termine después de la fecha

especificada en el campo de la Fecha de Restricción.

Debe finalizar el.- Programa la Tarea para que termine en la fecha especificada en el campo de

la Fecha de Restricción.

Debe Comenzar el.- Programa la Tarea para que empiece en la fecha especificada en el campo

de la Fecha de Restricción.

No comenzar antes de.- Programa la Tarea para que no empiece antes de la fecha especificada

en el campo de la Fecha de Restricción.

No comenzar después de.- Programa la Tarea para que no empiece después de la fecha

especificada en el campo de la Fecha de Restricción.

Nota: Para eliminar una Fecha Límite, asigne la restricción “Lo antes posible” a la Tarea. Esto

eliminará la Fecha Límite y permitirá la programación de la Tarea en base a las dependencias.

Inicio Real y Fin Real

Ingresar un Inicio Real y/o un Fin Real en el formulario de Información de Tarea en la pestaña

personalizar y programar la Tarea en una fecha específica, priorizando cualquiera de las

opciones de programación usadas anteriormente.

Transferir un Diagrama WBS a PERT Chart EXPERT

PERT Chart EXPERT, permite planificar y visualizar los proyectos usando un Diagrama de

Dependencia (Diagrama de Red). Este tipo de Diagrama muestra las Tareas del proyecto y las

dependencias entre estas Tareas. Se puede transferir perfectamente los proyectos de WBS

Chart Pro a PERT Chart EXPERT y viceversa.



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Para transferir el Diagrama de WBS actual a PERT Chart EXPERT, seleccione el botón Go To

PERT Chart EXPERT de la barra de herramientas.

Botón Go to PERT Chart EXPERT en la barra de herramientas

Cuando se transfiere un Diagrama WBS a PERT Chart EXPERT, el Diagrama WBS es guardado en

formato PERT Chart EXPERT (a .PCE archivo) y luego inmediatamente se abrirá en PERT Chart

EXPERT. Todos los datos del proyecto y formato WBS serán incluidos en el nuevo archivo de

PERT Chart EXPERT. Para crear el archivo del Diagrama WBS de nuevo, presione el botón Go to

WBS Chart Pro en el PERT Chart EXPERT para transferirlo de nuevo al WBS Chart Pro.

El botón Go to PERT Chart EXPERT no está disponible si:

1. No se tiene PERT Chart EXPERT.

2. No se tiene una versión de PERT Chart EXPERT que trabaje con WBS Chart Pro. Usted

deberá tener la versión 2.0 del PERT Chart EXPERT o superior, para que esto funcione.

Seleccione el menú Ayuda – Acerca de para ver que versión tiene.

3. Si se está trabajando con un Diagrama WBS que está vinculado a un archivo Microsoft

Project, para crear un Diagrama PERT desde un archivo vinculado, primero vaya a

Microsoft Project usando el botón Go to Project, luego desde el Microsoft Project use

el botón Go to PERT Chart EXPERT. Los archivos vinculados requieren que se vaya

primero al Microsoft Project para poder intercambiar información entre el WBS Chart

Pro y PERT Chart EXPERT, ya que todos los datos del proyecto están almacenados en el

Microsoft Project.

Transferir un Diagrama WBS a Microsoft Project

Se puede usar WBS Chart Pro para crear sus primeros proyectos con un Diagrama WBS y luego

transferir estos Diagramas a Microsoft Project para programaciones futuras.

Si se crea un nuevo Diagrama WBS en WBS Chart Pro, configure este Diagrama y guárdelo, esto

es considerado un Diagrama WBS standalone. Esto significa que el archivo del Diagrama WBS

es un archivo que contiene en sí mismo con todos los datos y las opciones de formato dentro

de este archivo.

En WBS Chart Pro se puede ingresar varios campos de información sobre las Tareas del

proyecto incluyendo Nombre, Duración, Inicio, Fin, y mucho más. La cierta Información de la

Tarea es acumulada en cada nivel resumen del Diagrama WBS (ir al Menú Tools – Rollup para

definir con mayor precisión que campos son acumulados.). También se puede realizar una

programación simple en el WBS Chart Pro. Para una programación más elaborada, gestión de

recursos, etc. Se puede transferir el Diagrama WBS al MS Project.



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Para transferir el actual Diagrama WBS a Microsoft Project, seleccionando el botón Go to

Project de la barra de herramientas.

Botón Go to Project de la barra de herramientas

Transferir un Diagrama WBS independiente a Microsoft Project significa que los datos que

existen en el Diagrama WBS serán transferidos del Diagrama WBS y se coloca en un plan de

Microsoft Project.

El Diagrama WBS entonces se vincula al plan Microsoft Project. Se le pedirá que guarde el plan

de Microsoft Project y debe introducir un nombre al archivo del plan de Microsoft Project para

continuar transfiriendo del Diagrama WBS a Microsoft Project. Usted tendrá dos archivos; el

archivo de Microsoft Project que contiene los datos (información como Nombres, fechas de

Inicio, fechas de Término, Costos, etc.), y el archivo del Diagrama WBS contiene las opciones

de formato que son especificadas del Diagrama WBS (tal como costumbres de colores

personalizados, caja de colocación, etc.).

Después de transferir los datos a Microsoft Project, la próxima vez que abra el Diagrama WBS

no sólo se abrirá el Diagrama WBS, también se abrirá el archivo de Microsoft Project

correspondiente, ya que ahora están vinculados.

También puede abrir primero el plan Microsoft Project y seleccionar el botón Go to WBS Chart

para abrir el correspondiente Diagrama WBS guardado para el plan Microsoft Project.

Crear Diagramas WBS desde los planes Microsoft Project

Para crear un Diagrama WBS desde un plan existente de Microsoft Project:

1. Inicie Microsoft Project y abra el plan de Microsoft Project deseado.

2. Haga clic en el botón WBS Chart de la barra de herramientas.

Botón WBS Chart Pro de la barra de herramientas

WBS Chart Pro es iniciado y el plan de proyecto actual de Microsoft Project se mostrará en el

Diagrama WBS.

Cuando usted crea un Diagrama WBS desde un plan Microsoft Project existente, el Diagrama

WBS es dinámicamente vinculado al plan de Microsoft Project. Si se agrega, modifica o elimina

las Tareas en el Diagrama WBS, esta información será inmediatamente enviada a Microsoft

Project.



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Tip: Cuando un Diagrama WBS es dinámicamente vinculado a un plan de Microsoft Project la

palabra VINCULADO aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Guardar un Diagrama WBS vinculado a un plan Microsoft Project

Después de modificar el Diagrama WBS vinculado, cuando llegue el momento de guardar y

cerrar el Diagrama WBS, recuerde que los datos se almacenan en Microsoft Project (un archivo

.MPP) y el formato del Diagrama WBS se almacena en el archivo Diagrama WBS (un archivo

.WBS).

Cuando guarde un Diagrama WBS que esté vinculado a un plan MS Project, guardará ambos, el

archivo del Diagrama WBS (.wbs) y el plan de MS Project correspondiente (.mpp).

El Diagrama WBS guardado contiene el formato de la gráfica y un enlace al plan de Microsoft

Project, donde están almacenados los datos.

Para guardar el Diagrama WBS, seleccione el menú – File y elija Save (or Save as). Especifique

el nombre del archivo y clic en OK.

Abrir un Diagrama WBS vinculado a un plan de Microsoft Project

Hay dos maneras de abrir un Diagrama WBS que esté vinculado a un plan Microsoft Project.

Estos son:

1. Desde Microsoft Project, haga clic en el botón de WBS Chart Pro en la barra de

herramientas. Si usted ya ha creado un Diagrama WBS desde un plan de Microsoft

Project y guardado en el Diagrama WBS, recuerde esto para abrir automáticamente el

Diagrama para que pueda seguir trabajando. Si no se abre el Diagrama previamente

guardado, entonces vea la nota a continuación.

2. Desde WBS Chart Pro, si usted abre el Diagrama WBS (archivo .WBS) que está

vinculado al plan de Microsoft Project se abrirá automáticamente Microsoft Project y

el plan de Microsoft Project correspondiente.

Nota: Si cambia el nombre o mueve el plan de Microsoft Project que está vinculada a un

archivo Diagrama WBS de Microsoft Project pueda no ser capaz de localizar el archivo

Diagrama WBS. Si usted mueve o cambia el nombre de Microsoft Project que está vinculado a

un archivo particular Diagrama WBS, a volver a realizar los siguientes vínculos de un plan de

Microsoft Project a un archivo Diagrama WBS:

1. Abrir el WBS Chart Pro.

2. Seleccionar File – Open.

3. Clic en el archivo del Diagrama WBS (archivo .WBS) que fue vinculado al plan de

Microsoft Project.



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4. Seleccionar Link to another datasource y clic en Open.

5. Localizar el plan de Microsoft Project y seleccionar Open.

Cuando usted guarda un Diagrama WBS debe recordar el nuevo nombre y la locación del

Microsoft Project donde lo vincula.

Copiar, Mover y Reposicionamiento de Tareas

Las Tareas en el Diagrama WBS pueden ser reorganizados mediante copiar, mover o

reposicionamiento de ellos.

Puede mover o copiar una Tarea o un conjunto de Tareas de una parte del Diagrama WBS y

pegarlos en otra área del Diagrama WBS. Esto cambia la estructura del Diagrama WBS. Usted

puede lograr esto haciendo clic y arrastrando una Tarea o Tareas, o seleccionando los

comandos correspondientes de Cortar / Copiar y Pegar en el menú Edit.

También puede ordenar un Diagrama WBS por reposicionamiento de Tareas o una serie de

Tareas en el Diagrama. Esto no cambia la estructura del Diagrama WBS sólo desplaza las cajas

en diferentes áreas para tener una Vista personalizada. Usted puede reposicionar las Tareas en

el Diagrama WBS haciendo clic en el borde de un cuadro y arrastrarlo a una nueva posición en

la tabla.



22

Las diferencias entre los dos procesos son demostrados con los siguientes ejemplos:

Cortar o Copiar la Tarea consiste en colocar en una parte diferente del Diagrama WBS

cambiando así la estructura.

Cortar y Copiar Tarea 2

Tarea 2 puede ser Cortada

y pegada en la Tarea 3

o Tarea 2 puede ser Copiada y

Pegada en la Tarea 3

Reposicionamiento implica mover una Tarea o un conjunto de Tareas sin cambiar la estructura

del Diagrama WBS.

Reposicionamiento para mover Tareas

… a una nueva ubicación arrastrando al

borde de la caja

Cortar / Copiar y Pegar Tareas en WBS Chart Pro

Cuando se trabaja con un Diagrama WBS desvinculado (independiente) puede seleccionar una

sola Tarea, Tarea Resumen o múltiples Tareas que son cortadas o copiadas. Los Diagramas

WBS están vinculados a los planes de Microsoft Project que se limitan a copiar y cortar

acciones en una única Tarea o en una sola Tarea Resumen solamente.

Realizar una acción de Cortar o Copiar en una Tarea Resumen también incluye todas las

subTareas debajo de la Tarea Resumen. Hay varias maneras de cortar y copiar Tareas:



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Menú Edit.- Seleccione una Tarea Resumen o Tarea haciendo clic sobre ella, seleccione

el menú Edit y seleccione Cortar o Copiar (o utilice las teclas CTRL-X o CTRL-C). Pegar la

Tarea o Tareas, seleccione otra Tarea, seleccione el menú Edit y seleccione Paste

Before ( o CTRL-V) para pegar a la izquierda de la Tarea seleccionada, Paste After para

pegar a la derecha de la Tarea seleccionada, o Paste Subtask para pegar como una

subTarea de la Tarea seleccionada.

Clic Derecho.- Coloca el cursor en una Tarea Resumen o Tarea y haga clic en el botón

derecho del ratón. Esto mostrará un Menú que le permite Cortar o Copiar la Tarea

seleccionada.

Clic Derecho y Arrastrar.- Coloque el cursor en una Tarea Resumen o Tarea, haga clic

en el botón derecho del mouse, arrastre y coloque sobre el cuadro de destino de la

Tarea. Esto muestra el siguiente menú, que indica que para Copiar o Mover la Tarea

seleccionada en relación con la Tarea destino (antes, después, o como una subTarea).

También tiene la opción de copiar el Custom Box Settings desde una Tarea a otra

casilla. El Custom Box Settings define el estilo del cuadro y del color.

Nota.- Para realizar esta operación de arrastrar el cursor del mouse debe estar en el modo

“Drag to Move Task”. Para cambiar el modo del cursor del mouse, haga clic en el botón del

mouse de la barra de herramientas.



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Clic Izquierdo y Arrastra.- Sitúe el cursor en una Tarea Resumen o Tarea, haga clic en

el botón izquierdo del mouse, arrastre y coloque sobre otra Tarea Resumen o Tarea.

Esto cortará a la Tarea Resumen o Tareas seleccionadas y lo desplazará a la Tarea

destino en base a la flecha direccional roja. Arrastre el corte de la Tarea sobre la Tarea

destino hasta que vea la flecha de dirección deseada (abajo, derecha o izquierda).

Nota: Para realizar esta operación de arrastrar el cursor del mouse deberá estar en el modo

“Drag to Move Task”. Para cambiar el modo del cursor del mouse, haga clic en el botón del

mouse en la barra de herramientas.

Clic Izquierdo y arrastrar flecha direccional roja

Reposicionando Tareas en WBS Chart Pro

Puede hacer clic y arrastrar al borde de un cuadro de Tarea para reposicionarla. Esto le

permite realizar una Tarea Resumen o Tarea a otra zona del Diagrama sin modificar la

estructura del Diagrama.

Para reposicionar una Tarea Resumen o una Tarea en el Diagrama WBS, coloque el mouse

sobre el borde de la caja con el fin de obtener la flecha arriba-abajo o de izquierda a derecha,

entonces:

Haga clic y arrastre sobre el borde superior o inferior de una Tarea Resumen o de una

caja de Tareas para mover esta posición hacia arriba o hacia abajo en el Diagrama.



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Haga clic y arrastre hacia la izquierda o en el borde derecho de una Tarea Resumen o

de una caja de Tarea para mover esa posición a la izquierda o derecha del Diagrama.

Nota: Las Tareas Resumen o Tareas son reposicionadas en relación con otras Tareas que los

rodea por Aumento / Disminución de las distancias a estas otras Tareas. Por lo tanto, algunas

Tareas no pueden ser recolocadas debido a que no podría haber una Tarea apropiada para la

reposición.

Vistas

Una Vista es una colección de opciones de formato que componen la forma en que su

Diagrama se muestra. Una Vista define las cosas tal como cual los campos se muestran en las

cajas de las Tareas y en las cajas de la Tarea Resumen, la caja de colores y estilos y el color de

las líneas conectadas entre las cajas. El programa WBS Chart Pro viene con varias Vistas pre-

definidas que se pueden utilizar y modificar, o bien puede definir el suyo propio.

¿Cómo trabaja las Vistas?

Hay varias Vistas pre-definidas almacenados en la carpeta donde WBS Chart Pro está instalado.

Estas Vistas tienen una extensión .WBV y son llamadas Planning View, Critical Path View, etc.

Cuando usted crea un nuevo Diagrama WBS o crea un Diagrama WBS desde un plan de

Microsoft Project para la primera vez estas Vistas se copiarán en el Diagrama actual. Cuando

usted cambia de Vista en el Diagrama y modifica el formato del Diagrama, esta información es

guardada de dos maneras:

1. Si usted guarda un Diagrama WBS, todos los cambios hechos en las Vistas serán

guardadas dentro de ese Diagrama. La siguiente vez que usted abra el Diagrama WBS

guardado, todas las Vistas se habrán guardado.

2. Por defecto, cuando usted cierra un Diagrama WBS todas las Vistas modificadas en ese

Diagrama son automáticamente guardados en la Vista por defecto en la carpeta

donde se almacenan las Vistas. Esto significa que cuando se abre otro nuevo Diagrama

o se crea otro Diagrama WBS desde un plan de Microsoft Project, su Diagrama se

mostrará basado en las modificaciones de las Vistas desde el último Diagrama.

Nota: Si usted no quiere guardar automáticamente los cambios en las Vistas, seleccione Tools

– Option y cambie el “When closing a chart” por la opción “Prompt to sabe changed Views” o

“Do Not sabe changed Views”. La elección “Do Not sabe changed Views” todavía guardará las

Vistas del Diagrama, pero no afectara a la Vista por defecto.

Mostrando diferentes Vistas

Usted puede utilizar la Vista de la barra de herramientas, situado en la esquina superior

derecha de la pantalla para cambiar de Vista y crear su propia Vista.



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Clic en las flechas para mostrar diferentes Vistas del Diagrama WBS, los puntos suspensivos es para abrir el diálogo de Vistas donde se puede copiar y crear Vistas.

Crear y Modificar Vistas

Para modificar o cambiar una Vista usaremos las flechas de la barra de herramientas Vistas o desplegaremos la flecha hacia abajo y seleccionaremos una Vista específica. Cuando se muestra una Vista, cualquier cambio en el Diagrama WBS que no incluya información o una programación específica será guardad dentro de esta Vista puede cambiar en el Diagrama WBS que no sea datos o un programa específico que se guarda dentro de Vista. Los elementos en el menú Format (excepto por Custom Box Settings) y los ítems seleccionados en el menú View, hacer la mayor parte de las opciones de formato que se guardan en una Vista.

Para modificar una Vista, lo mejor es seleccionar una Vista que es similar a lo que usted quiere y hacer cambios adicionales a partir de ahí.

También usted puede crear nuevas Vistas. Para crear una nueva Vista, seleccione en el menú View – Views o el botón de los puntos suspensivos (…) de la barra de herramientas.

El cuadro de diálogo Vistas le permite crear nuevas Vistas, copiar, renombrar, eliminar, importar y exportar Vistas. Seleccionando una Vista desde la lista y hacer clic en OK se aplicará esta Vista al Diagrama WBS. Las otras opciones se describen a continuación:



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New: Crea un nueva Vista con un mínimo de opciones de formato. Una vez creado, haga clic en OK para aplicar estas Vistas al actual Diagrama WBS y, a continuación modificar esta Vista utilizando en el menú Format y View.

Copy: Hacer una copia de la Vista seleccionada.

Rename: Le permite cambiar el nombre de la Vista seleccionada. También puede pulsar el botón F2 para editar o cambiar el nombre de la Vista.

Delete: Elimina la Vista seleccionada del archivo actual del Diagrama WBS. Esto no borra la Vista desde el directorio donde se almacenan las Vistas sólo se elimina la Vista seleccionada del actual Diagrama WBS.

Import: Le permite importar una Vista dentro del actual Diagrama WBS. Esta es la forma de transferencia de una Vista dentro de un Diagrama WBS existente.

Export: Le permite exportar una Vista seleccionada desde un actual Diagrama WBS. Esta es la manera como se transfiere una Vista desde un archivo WBS existente por lo que está a disposición de otros Diagramas WBS.

Mostrar Campos en Cajas de Tareas

Usted puede mostrar una variedad de campos en la Tarea Resumen y en las cajas de Tareas como el nombre, costo, inicio, final, etc. Si usted está usando Microsoft Project, todos los campos de las Tareas de Microsoft Project, excepto los campos de Notas, se pueden visualizar en la Tarea Resumen y en las cajas de Tarea en la pantalla.

Por ejemplo, usted puede simplemente tener el nombre del campo mostrado en las cajas de esta manera:

O bien, puede mostrar la fecha de Inicio y Fin de todas las Tareas en su Diagrama como esta:

O bien, puede mostrar las fechas de Inicio y Fin para la Tarea Resumen en el Diagrama y los nombres de los Recursos de todas las Tareas en el Diagrama, de esta forma:



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El número de campos y disposición de los campos dentro de una caja es completamente configurable. No hay límites para el número de campos que pueda colocar en una caja. Usted puede incluso colocar campos fuera de la caja.

Muchas de las Vista en WBS Chart Pro contienen diferentes arreglos de los campos en las cajas. Intente cambiar la Vista usando los botones de Next View y Previous View de la barra de herramientas para ver estas.

Los campos dentro de las cajas de la Tarea Resumen son configurados separadamente. Desde la misma técnica que se utiliza para modificar los campos en ambos, Tarea Resumen y Cajas de Tarea, ellos están cubiertos en un Tema de Ayuda.

Guardar Diagramas WBS

Para guardar un Diagrama WBS:

1. Seleccione File-Save (o File-Save As).

2. Seleccione una ubicación para guardar el archivo y escriba un nombre para este archivo en el campo del nombre de archivo.

3. Asegúrese de que la opción “Save as type” este ajustado en el Diagrama WBS y haga clic en OK para guardar este archivo.

Los archivos WBS chart creados en WBS Chart Pro y tienen una extensión de .WBS.

Un Diagrama WBS será guardado independiente o vinculado a una fuente de datos (por ejemplo, un plan de Microsoft Project, un archivo MPX o un archivo de texto).

Guardar un Diagrama WBS (independiente)

Guardar un Diagrama WBS independiente quiere decir que, guarda todos los datos del proyecto, cuadro de los colores, las opiniones y opciones de formato en un solo archivo. Esto es lo que sucede cuando se abre WBS Chart Pro, crea un Diagrama WBS y lo guarda. Si usted sólo utiliza el WBS Chart Pro para crear sus Diagramas WBS luego sus Diagramas siempre se guardaran independientemente y este archivo WBS es completamente un archivo auto-contenido.

Guardar un Diagrama WBS (enlazado)



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Guardar un Diagrama WBS que esta enlazado a una fuente de datos guarda todos los formatos del Diagrama WBS dentro del archivo WBS pero la información restante en la fuente de datos.

Por ejemplo, si usted está usando el WBS Chart Pro con Microsoft Project y usted crea un Diagrama WBS de un plan Microsoft Project, los datos son guardados en Microsoft Project pero el Diagrama WBS formateado es guardado en un archivo WBS. El archivo WBS es enlazado al plan de Microsoft Project. Los datos que usted ve en el Diagrama WBS no son en realidad en WBS Chart Pro, sino un reflejo de lo que se mantiene en Microsoft Project. Si usted realiza cambios a estos datos en WBS Chart Pro, como la adición de nuevas Tareas, moviendo Tareas o borrando Tareas, esto está actualmente hecho dinámicamente en Microsoft Project.

Cuando usted guarda y cierra un enlace Diagrama WBS y luego lo vuelve abrir este archivo del Diagrama WBS, también abrirá el plan de Microsoft Project al que está vinculado.

Nota: Cuando usted guarda un Diagrama WBS que esta enlazado a un plan de Microsoft Project esto sólo guardara el plan en Microsoft Project.

Abrir Diagramas WBS

Abrir un independiente Diagrama WBS

Para abrir un Diagrama WBS independiente, elija en el menú File – Open y localice el archivo Diagrama WBS apropiado. Seleccione el archivo del Diagrama WBS y elija Open.

Abrir un Diagrama WBS enlazado a un plan Microsoft Project

Hay dos maneras de abrir un Diagrama WBS que esta enlazada a un plan de Microsoft Project. Ellos son:

1. Desde dentro de Microsoft Project, haga clic en el botón WBS Chart Pro de la barra de herramientas. Si usted ya ha creado previamente un Diagrama WBS desde un plan de Microsoft Project y guardado en el Diagrama WBS, recuerde esto y automáticamente se abrirá el Diagrama para continuar trabajando. Si no se abre lo guardado previamente el Diagrama WBS, vea la Nota a continuación.

2. Desde WBS Chart Pro, si usted abre el Diagrama WBS (archivo *.WBS) que esta enlazado a un plan de Microsoft Project que se abrirá automáticamente Microsoft Project y el plan de Microsoft Project correspondiente.

Nota: Si usted cambia o mueve el plan de Microsoft Project que esta enlazado a un archivo Diagrama WBS puede no ser capaz de localizar este archivo Diagrama WBS la próxima vez que cree un nuevo Diagrama WBS desde un plan de Microsoft Project. Si usted mueve o cambia el plan de Microsoft Project que esta enlazado a un archivo particular WBS, realice el siguiente enlace a este nuevo plan de Microsoft Project para el archivo Diagrama WBS:

1. Abra el WBS Chart Pro.

2. Seleccione File – Open.

3. Seleccione el archivo del Diagrama WBS (archivo .WBS) que fue enlazado al plan de Microsoft Project.



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4. Haga check en “Link to another datasource” y clic en Open.

5. Localice el plan de Microsoft Project y seleccione Open.

Cuando usted guarde el Diagrama WBS recuerde el nombre y la ubicación del nuevo Microsoft Project a la que está vinculado.

Imprimiendo

El proceso recomendado para imprimir es el siguiente:

1. Seleccione una Vista – En el Diagrama WBS, antes de imprimir ó seleccionar Print

Preview, deberá seleccionar una Vista que contenga el formato que desee. Puede

cambiar la Vista y seleccionar la que prefiera o cambiar la Vista hasta que encuentre

una que es similar a la que desea y modificarla. Para cambiar la Vista, seleccione en la

barra de herramientas el botón Next View en la esquina superior derecha de la

pantalla:

Seleccione el botón Next View (la flecha derecha) para cambiar de Vista



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2. Seleccione Print Preview – Es la forma más rápida para ver cómo su Diagrama WBS se

imprimirá antes de enviar el Diagrama WBS a la impresora. Seleccione en la barra de

herramientas el botón Print Preview ó seleccione Print Preview en el menú Archivo.

Botón Print Preview de la barra de herramientas

El Diagrama WBS y los datos que lo rodean en la copia mostrada en Print Preview se basan en

varias opciones configurables. Ellos son:

a) Summary Info – Su Diagrama WBS puede mostrar los campos de información en torno

al Diagrama como el Título, Manager, ó la Empresa. Esta información puede ser

ingresada dentro de Print Preview. Seleccione el botón Summary Info para ingresar

información sobre su proyecto que también puede aparecer en la impresión gráfica del

Diagrama WBS. Para ver como estos campos son organizados en la página, vea la

siguiente sección sobre Diseño de Página (Page Layout).

b) De la impresora actual y el tamaño del papel – Seleccione el botón Page Setup

(dentro de Print Preview) para ver que tamaño de papel y otras opciones de impresión

están configuradas actualmente. Se puede cambiar algunas configuraciones básicas

para la impresión en el cuadro de diálogo Page Setup como Scaling, Paper Size,

Margins, etc. Para cambiar o modificar la configuración de la impresora, seleccione el

botón de la impresora dentro de Page Setup.



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Cuadro de Diálogo Page Setup

c) Page Layout – En la opción Print Preview se puede observar un borde alrededor del

Diagrama WBS tal vez la numeración de las páginas y quizás algunos campos de datos

alrededor del Diagrama WBS. Page Layout determina el diseño general del Diagrama

WBS en la página. Cada Vista en el Diagrama WBS usa una Page Layout específica. En

el cuadro de diálogo Page Setup, el campo Page Layout muestra la Page Layout actual

que está siendo utilizada. Para ver cómo una diferente Page Layout se vería con un

Diagrama WBS, seleccione una Page Layout diferente de la lista y haga click en el

botón Preview para volver a Print Preview.

También se puede modificar el Page Layout existente seleccionando el botón Edit en

Page Setup. Si desea modificar un Page Layout , utilice el diálogo Page Setup para

seleccionar uno que este cerca de lo que está buscando y luego elija el botón Edit con

Page Layout que aparece en el campo de Page Layout.



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Cuadro Diálogo Page Layout

3. Imprimir el Diagrama WBS – Cuando esté satisfecho con el Diagrama WBS actual

mostrado en Print Preview, pulse el botón Print para enviar el Diagrama WBS a la

impresora.

Campos en WBS Chart Pro

Hay muchos campos de datos diferentes en WBS Chart Pro para introducir información,

incluyendo campos como Nombre, Duración, Inicio, Fin, Costo, Trabajo, etc. Estos campos son

similares a los campos de tareas que se encuentran en Microsoft Project.

Nota: El WBS Chart Pro no utiliza todos los campos de Microsoft Project. WBS Chart Pro accede

a la mayoría de los datos en la tabla de tareas de Microsoft Project. WBS Chart Pro no importa

el campo Notas de Microsoft Project y no tiene acceso a determinados datos de recursos ni de

asignación de recursos.

Algunos campos son específicos para diferentes versiones de Microsoft Project que son

apoyados por WBS Chart Pro.



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Si tuviera que utilizar un campo en WBS Chart Pro que no es compatible con la versión de

Microsoft Project que está utilizando, esta información se almacenará en el archivo del

Diagrama WBS, ya que no puede ser transferido al Microsoft Project.

Tip: Puede cambiar el nombre de cualquier campo en WBS Chart Pro usando el campo Names

que es una opción del menú Herramientas. Esto renombrará permanentemente los campos en

el WBS Chart Pro de modo que el nuevo nombre aparecerá en todas las formas, cuadro de

diálogos y las impresiones. Por ejemplo, se podría cambiar el nombre del campo Flag 1 como

Departamento de Ingeniería, el campo Flag 2 como Departamento de Ventas.

Campos de Tareas

A continuación se muestra una breve descripción de cada uno de los campos de tareas

apoyado en WBS Chart Pro.

% Complete - Porcentaje de duración de la tarea que se ha completado.

% Work Complete - Porcentaje de trabajo de la tarea que se ha completado.

Actual Cost - Costo del trabajo real realizado hasta la fecha por todos los recursos en una

tarea, además de los costos fijos.

Actual Duration - El lapso de tiempo de trabajo real de una tarea hasta ahora, basado en la

duración prevista y el trabajo restante en curso o porcentaje completado.

Actual Finish - La fecha y hora de una tarea actualmente terminada.

Actual Overtime Cost – El costo por las horas extras ya realizadas en una tarea por todos los

recursos asignados.

Actual Overtime Work – La cantidad real de trabajo de horas extras ya realizadas por todos los

recursos asignados a una tarea.

Actual Start – La fecha y hora de una tarea iniciada actualmente.

Actual Work – La cantidad de trabajo que ya se ha hecho por los recursos asignados a la tarea.

ACWP – Costo del trabajo real realizado hasta la fecha en el proyecto, además de los costos

fijos.

Assignment – Un campo calculado por MS Project para indicar si un ítem es una asignación. El campo Assignment para tareas es siempre No. Assignment Delay – La cantidad de tiempo que un recurso debe esperar antes de empezar a

trabajar en una asignación.

Assignment Units – El porcentaje o número que representa la asignación del recurso asignado

para una tarea.



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Baseline Cost – El costo total planeado para una tarea antes de que los gastos hayan sido

realizados.

Baseline Duration – El tiempo de duración planeado para una tarea a completar.

Baseline Finish – La fecha planificada de finalización de una tarea.

Baseline Start – La fecha planificada de inicio de una tarea.

Baseline Work – La cantidad de trabajo planificado para ser realizado por todos los recursos

para una tarea.

BCWP – El costo presupuestado del trabajo realizado, también conocido como el valor del

trabajo. Se refiere al valor de la obra terminada.

BCWS – El costo presupuestado del trabajo programado es el porcentaje de finalización

multiplicada por el costo planificado.

Confirmed – Indica si todos los recursos asignados a una tarea han aceptado la asignación de

tareas.

Constraint Date – La fecha específica asociada a determinados tipos de restricciones, tales como Must Start On, Must Finish On, Start No Earlier Than, Start No Later Than, Finish No Earlier Than, y Finish No Later Than. Constraint Type - El tipo de restricción aplicadas al programar una tarea (As Soon As Possible, As Late As Possible, Must Start On, Must Finish On, Start No Earlier Than, Start No Later Than, Finish No Earlier Than, and Finish No Later Than). Contact – El nombre de la persona de contacto para una tarea. Cost – El costo de una tarea basado en el trabajo realizado por todos los recursos asignados a la tarea, así como los costos fijos. Cost1-10 – Campos de Costo del 1-10 pueden ser usadas para mostrar cualquier información personalizada del costo para una tarea. Cost Rate Table - La tabla de tasas del costo se usa para asignar recursos a una tarea.

Cost Variance – La diferencia entre la línea base del costo y el costo total para una tarea. Created – La fecha y hora en la que se agregó una tarea al proyecto. Critical – Indica si una tarea está en la ruta crítica. CV – La variación del costo de valor ganado muestra la diferencia entre el costo planeado (línea base del costo), y el costo actual basado en el costo real hasta la fecha junto con el resto de los gastos estimados (Costos Programados). La diferencia entre estos dos valores se



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produce ya sea variación del costo positivo (por encima del presupuesto) o variación del costo negativo (debajo del presupuesto). Date 1-10 – Los campos Fecha del 1-10 muestran cualquier información personalizada de la fecha para una tarea. Deadline – Fecha límite especificando cuando quiere que una tarea se complete. Delay – La cantidad de tiempo para retrasar una tarea. Duration – La cantidad de tiempo para completar una tarea. Duration 1-10 – Los campos Duración del 1-10 puede ser utilizado para mostrar información personalizada de la duración para una tarea. Duration Variance – La variación entre la duración planeada de una tarea (Línea Base) y la duración actual estimada, basado en el trabajo completado hasta la fecha y el trabajo pendiente a realizar. Early Finish – La fecha más temprana que una tarea podría terminar, basados en las predecesoras, sucesoras de las tareas y otras limitaciones. Early Start – La fecha más temprana que una tarea podría empezar, en base a las predecesoras, sucesoras de las tareas y otras limitaciones. Effort Driven - Indica si la programación de la tarea es un esfuerzo guiado.

External Task – Una tarea que está vinculada desde un proyecto externo en el proyecto actual.

Finish - La fecha y hora de una tarea que está programada para completarse.

Finish 1-10 – Los campos Finish del 1-10 muestra cualquier información personalizada para

una tarea.

Finish Variance – La diferencia de tiempo entre la fecha de fin de la línea base de una tarea y

su fecha de fin actual.

Fixed Cost – Un costo que no incrementa o reduce en base a la cantidad de tiempo que un

recurso trabaja en una tarea.

Fixed Cost Accrual – Cómo y cuando los costos fijos son percibidos ó acumulados para el costo

de la tarea (inicio, prorrateado, ó al final).

Flag 1-20 – Los campos Flag del 1-20 son Flags Yes/No que muestran alguna información

personalizada para una tarea.

Free Slack – La cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes que retrase a otra

tarea.



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Hide Bar – El campo de Microsoft Project Si/No indica si las barras de Gantt y las barras de

Calendario están ocultas.

Hyperlink – El título para un hipervínculo asociado con una tarea.

Hyperlink Address – La dirección de un hiperenlace asociado a una tarea.

Hyperlink Href - La concatenación de la dirección de hipervínculo y los campos de

Subdirecciones de hipervínculo asociados con una tarea.

Hyperlink SubAddress - La ubicación específica dentro de una página Hyperlink asociada con

una tarea.

ID – El número de identificación asignada a una tarea. Este no es un número estático, y puede

cambiar con la secuencia de la tarea dentro del cronograma.

Late Finish – La última fecha que una tarea puede finalizar sin retrasar la finalización del

proyecto.

Late Start – La última fecha que una tarea puede empezar sin retrasar la finalización del

proyecto.

Level Assignments – Indica si la función de nivelación de recursos puede retrasarse y posponer

las asignaciones de recursos dentro de una tarea para resolver las sobre asignaciones.

Leveling can Split - Indica si la función de nivelación de recursos puede dividir recursos

asignados en el trabajo restante de la tarea.

Linked Fields - Indica si hay una tarea vinculada a esta tarea.

Marked – Un campo Yes/No para información.

Milestone – Indica si una tarea es un Hito. Si una tarea tiene una duración cero, es un hito.

Name – El nombre de la tarea.

Number 1-20 – Los campos Number 1-20 muestran alguna información numérica

personalizada de la tarea.

Objects - El número de objetos conectados a una tarea.

Outline Level - El número de nivel de la tarea en la jerarquía del esquema.

Outline Number - El número de esquema de la tarea en la jerarquía.

Overallocated - Indica si alguno de los recursos asignados a la tarea son asignados más allá de

la capacidad normal de trabajo.

Overtime Cost - El costo total de horas extras para una tarea.



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Overtime Work – Es el total de horas extras de trabajo para una tarea.

Predecessors – Es el número de identificación de la tarea que precede a esta tarea. Es la tarea

que depende de otra tarea antes de que pueda empezar o terminar.

Preleveled Finish – Es la fecha de finalización de la tarea antes que se lleve a cabo la

redistribución de recursos.

Preleveled Start - La fecha de inicio de la tarea antes que se lleve a cabo la redistribución de

recursos.

Priority - El nivel de importancia que se asigna a una tarea. Esta prioridad se utiliza para

determinar los retrasos y las divisiones durante la redistribución de recursos.

Project - El nombre del proyecto al que pertenece la tarea.

Recurring - Una tarea que se repite durante la vida de un proyecto.

Regular Work – La cantidad total de horas de trabajo programadas para ser realizadas por todos los recursos asignados a cada tarea. Remaining Cost - El costo restante programado de una tarea que se incurrirá al finalizar las

tareas.

Remaining Duration – Es la cantidad programada restante de tiempo requerido para completar una tarea. Remaining Overtime Cost - El resto de gastos de horas extraordinarias programadas para la

tarea.

Remaining Overtime Work– La cantidad de horas extras programadas restantes requeridas para completar la tarea por todos los recursos. Remaining Work - La cantidad de trabajo programadas restantes para ser realizadas por todos los recursos asignados. Resource Group – La lista de grupos de recursos para lo cual los recursos asignados pertenecen a una tarea. Resource Initials – Son las abreviaciones para los nombres de los recursos asignados a una tarea.

Response Pending - Un campo de MS Project que indica si la respuesta se ha recibido de la

los recursos asignados a una tarea.

Resume - La fecha de la porción restante de una tarea está programada para reanudar

después de un nuevo valor es ingresado para el campo % completado.



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Resume No Earlier Than - La fecha más temprana en la parte restante de una tarea es

programada para continuar después de un nuevo valor que es ingresado para el campo %

completado.

Rollup – Indica si se muestran los valores de las subtareas y si son parte de una tarea resumen.

Start - La fecha y hora en que la tarea está programada para comenzar.

Start 1-10 – Los campos de Start 1-10 muestran alguna información de fechas de inicio

personalizadas para una tarea.

Start Variance – La variación del tiempo entre la fecha de inicio de la línea base de una tarea y

su fecha de inicio actualmente programada.

Stop - La fecha de la finalización real de una parte de una tarea.

SubProject – El nombre de un proyecto insertado en el proyecto.

Subproject Read Only - Indica si el subproyecto es de sólo lectura.

Successors - Es el número de identificación de las tareas dependientes que están programadas

después que inicie o termine esta tarea.

Summary - Indica si una tarea es una tarea resumen.

SV – La variación del cronograma muestra la diferencia entre términos de costo y el progreso actual y el plan de la línea base de la tarea (SV = BCWP-BCWS). TeamStatus Pending – Un indicador de MS Project es si se ha recibido una respuesta desde los recursos asignados. Text 1-30 – Los campos Text 1-30 muestra alguna información de texto personalizado para una tarea. Total Slack - La cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar la fecha de

finalización del proyecto.

Type – Efectos del trabajo, unidades de asignación de recursos y los cálculos de duraciones

(Trabajo Fijo, Unidades Fijas, Duración Fija).

Unique ID – El único número de identificación de una tarea.

Unique ID Predecessors – Los únicos números de identificación de las tareas predecesoras. Unique ID Successors - Los únicos números de identificación de las tareas sucesoras. Update Needed - Indica si un mensaje de actualización debe ser enviada a los recursos

asignados para la tarea.



40

WBS – El código de la estructura de desglose de trabajo que representa la posición jerárquica

dentro de la tarea de la estructura del proyecto.

WBS Predecessors – Los números de identificación de las tareas predecesoras del WBS.

WBS Successors - Los números de identificación de las tareas sucesoras del WBS.

Work - La cantidad total de tiempo programado en una tarea para todos los recursos

asignados.

Work Contour - Determina cómo el trabajo para una misión se distribuye a través de la

duración de la asignación.

Work Variance - La diferencia entre la línea base del trabajo de una tarea y el trabajo

actualmente programado.

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