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Curso de Gestión Ambiental en la Empresa Unidad Didáctica Nº 9

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AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL


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9.1 LA AUDITORÍA AMBIENTAL COMO HERRAMIENTA IMPRESCINDIBLE EN EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

La auditoría ambiental es “una herramienta de gestión que comprende una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la organización de una empresa y la gestión de sus operaciones y procesos con la finalidad de minimizar los efectos ambientales, así como la minimización de recursos y energía, con criterios de desarrollo sostenible”.

La auditoría ambiental es un instrumento de gestión que evalúa el funcionamiento de instalaciones existentes con el fin de conocer el grado de: cumplimiento de la legislación ambiental vigente y medir la efectividad y el grado de cumplimiento de las medidas de mitigación y control incluidas en el plan de gestión ambiental.

Permite: Identificar, evaluar, corregir y controlar los riesgos y deterioros

ambientales. Desde el punto de vista normativo, existe la Norma ISO 19011 en cuyo

contenido se describen los principios generales para la realización de Auditorías de Sistemas de Gestión Ambiental y los criterios para la calificación de Auditores.

Por lo tanto, la auditoría ambiental se ha convertido en una herramienta de

gestión que garantiza el correcto funcionamiento de las políticas ambientales, proporcionando ventajas, tanto para la propia empresa como para el medio natural que la rodea.

Completado este panorama, cabe señalar que la actividad de Auditoría de Gestión Ambiental, es interdisciplinaria ya que abarca todos los aspectos de un proceso en una organización, ya sea se estén brindando servicios, comercializando o produciendo bienes.

Esto resulta así porque se requiere (entre otros requisitos):

• Formación en auditoría.

• Conocimientos de legislación. • Experiencia en la práctica para auditar.

• Capacidades especiales para analizar un proceso, producto o efluente.

• Conocimientos técnicos para analizar y determinar grado de contaminación.

• Conocimientos para determinar el impacto social, socio-económico, cultural.

• Conocimientos para precisar daños al medio ambiente, al hábitat, al paisaje, a

la salud, a los alimentos, a los cultivos, al agua, al aire, al suelo.


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Esto nos lleva a que todas las profesiones participan, la única diferencia está en quien lidera el equipo y ello está dado por la capacitación específica adquirida.

La aplicación de la Auditoría de Gestión Ambiental requiere de habilidades,

conocimiento y práctica.

Como toda actividad en la que entra en juego la responsabilidad profesional es necesario ser consciente de lo que ello involucra ya que la responsabilidad social frente a los temas medioambientales es muy relevante.

Los profesionales deben formar un equipo de trabajo que permita el estudio del impacto ambiental, que la empresa provoca, con objeto de que su organización y funcionamiento se ajusten a la normativa ambiental vigente. Siguiendo la Normas ISO 19011 podemos diferenciar cuatro etapas principales en el Desarrollo de la Auditoría:

1. Iniciación de la Auditoría- Alcance –Análisis preliminar de los documentos.

2. Preparación de la Auditoría-Plan de Auditoría-Objetivo y alcance- criterio- identificación de sectores.

3. Realización de la Auditoría: Reunión inicial-recolección de evidencia- hallazgos de auditoría-reunión de cierre.

4. Informe de Auditoría y Retención de Documentos-contenido-distribución del informe.

Esto debería reforzarse con la aplicación de un procedimiento sistemático aplicable en toda auditoría y que consta de las siguientes etapas:

1. Obtención del conocimiento.

2. Registración del conocimiento.

3. Confirmación del conocimiento.

4. Planificación de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría a aplicar.

5. Diagnóstico o búsqueda de fallas.

6. Discusión previa con el equipo.

7. Informe Preliminar.

8. Informe final.

9. Seguimiento


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9.2 PRINCIPIOS Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL En la norma ISO 14001 se ha desarrollado un documento en que se especifican todas las líneas a seguir durante la auditoría ambiental. Aunque este documento no sea de obligado cumplimiento, sí que genera muchos principios útiles para la auditoría ambiental. De forma específica estos incluyen: • Objetivo y alcance: la auditoría tiene que estar basada en los objetivos

definidos por el cliente.

• Objetividad, independencia y competencia: los miembros del equipo de auditores deberían ser independientes y dispones de la adecuada combinación de conocimientos, habilidades y experiencia para poder realizar la auditoria de forma satisfactoria.

• Cuidado profesional conveniente: la persona que lleve a cabo la auditoría tiene

que proceder con cuidado, diligencia, habilidad y juicio.

• Procedimientos sistemáticos: las metodologías documentadas y bien definidas tiene que usarse para proporcionar consistencia y fiabilidad.

• Criterios de auditoría, evidencias y recomendaciones: los criterios utilizados

durante la auditoría deben estar consensuados entre el auditor jefe y el cliente, y además deben recoger, analizar e interpretar toda la información adecuada, la cual debe quedar registrada. Todas las evidencias tienen que ser de una alta calidad y cantidad de tal forma que diferentes auditores puedan trabajar independiente unos de otros y llevar a conclusiones similares.

• Fiabilidad de las recomendaciones y conclusiones de la auditoría: se debe

obtener y suministrar el nivel deseado de confidencialidad y fiabilidad en las recomendaciones y conclusiones obtenidas de la auditoría.

• Informe de auditoría: al finalizar la auditoría se debe entregar una copia al

cliente en la que se incluyan todos los puntos consensuados entre él y auditor jefe.

El objetivo general de una auditoría ambiental es la identificación de cualquier problema existente relacionado con el medio ambiente, tomando siempre como base de partida la normativa ambiental vigente. Sin embargo, dependiendo de la situación de la empresa, los objetivos de la auditoría ambiental pueden ser más o menos precisos o pueden estar limitados con respecto a la política ambiental que se desee aplicar. Una auditoría ambiental se realiza generalmente para conseguir uno o varios de los siguientes objetivos:


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Determinar la idoneidad y efectividad ambiental de su organización, procesos e instalaciones.

Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema de gestión

ambiental y con ello contribuir a la mejora continua de su comportamiento medioambiental.

Verificar el cumplimiento de la normativa vigente. Dar transparencia a la gestión ambiental de la empresa y facilitar la

comunicación externa e interna a todos los niveles. Proporcionar ventajas frente a la competencia, tales como el prestigio y

una buena imagen. Evaluar inicialmente a una organización cuando se desee establecer con

ella una relación contractual. Incentivar a la innovación tecnológica, y proporcionar a la empresa una

base de datos disponibles. La amplitud de un programa de auditoría depende de los siguientes puntos:

a) El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría que se realice.

b) La frecuencia de las auditorías.

c) El número, la importancia, la complejidad y la ubicación de las actividades que se auditen.

d) Las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.

e) La necesidad de acreditación o de certificación/registro.

f) Las conclusiones de auditorías previas.

g) Los cambios significativos en las operaciones de la organización. No se puede olvidar que la auditoría ambiental debe abarcar desde aspectos meramente organizativos, hasta la gestión de los residuos finales, sin olvidar la calidad ambiental del medio. Por lo tanto, el alcance de una AA se puede contemplar desde tres puntos de vista complementarios:

1. Organizativo 2. Técnico, y 3. Ambiental.

A pesar de todo ello, el alcance real de la Auditoría Ambiental vendrá dado en función de las necesidades de cada empresa.


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9.3 VENTAJAS DE LAS AUDITORÍAS AMBIENTALES

La auditoria ambiental proporciona grandes ventajas y posibilidades a las empresas como:

− La mejora del rendimiento y la utilización de los recursos, con lo cual se produce un incremento en el ahorro.

− La posibilidad de utilizar una valiosa información ambiental en la toma de decisiones continua que permita, ante cualquier cambio, efectuar las mediciones de impacto ambiental que provocaría la nueva estrategia a poner en práctica.

− La facilidad que proporciona para obtener seguros que cubren riesgos ambientales, así como para la obtención de licencias, permisos, ayudas o subvenciones, contratos públicos, etc.

− Ayuda tanto a directivos como a empleados en el conocimiento de la situación y política ambiental de la empresa, facilitando además el intercambio de información entre los diversos sectores productivos.

− Aumento de la credibilidad externa, sobre todo ante sus clientes, socios, fuentes de financiamiento.

− Fiel cumplimiento de la legislación ambiental vigente que competa a la empresa y mayor información acerca de la legislación de aplicación.

− Establecer criterios de urgencia para el control de la contaminación.

− Reducciones en la generación de productos residuales.

− Ahorrar costos de producción y en la mejora de la planificación.

− Detectar y corregir inmediatamente malos hábitos de mantenimiento realizados en forma rutinaria.

− Prevenir consecuencias graves para el medio en caso de grandes accidentes y facilitar la toma de decisiones en materia de mitigación.

− Aumento del valor de las acciones de la empresa.

− Logro de una buena imagen pública y mejora del nivel de satisfacción de los

clientes preocupados por el respeto hacia el medio ambiente.


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9.4 PROTOCOLO PARA LAS AUDITORÍAS DE GESTIÓN AMBIENTAL

Todos los elementos que forman parte del protocolo de auditoría pueden variar ligeramente dependiendo del alcance de la auditoría y de la categoría que tenga dicha auditoria (1º, 2º o 3º parte). Lo normal es que la auditoría incluya lo siguiente:

Actividades de auditoría previa Las actividades que se realizan en las auditorías previas facilitan al auditor

la adquisición de las ideas clave de la organización, los requisitos legales y los reglamentos, además de la estructura de su Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001.

Los documentos que deben ser revisados antes de iniciar la auditoría son:

• Constatación de la misión de la organización

• Mapa de situación

• Política ambiental

• Requisitos legales y reglamentarios, permisos, etc.

• Manual del Sistema de Gestión Ambiental

• Procedimientos de operación

• Esquemas de la organización

Si el auditor lo cree conveniente, puede realizar una visita previa a las

instalaciones de la organización para revisar las actividades que se realizan, los productos y servicios, por lo que esto debe estar incluido como parte de las actividades de auditoría previa.

Planificación Planificar una auditoría es uno de los elementos esenciales en el ciclo de la

auditoría. Dentro de este elemento podemos incluir la selección del equipo auditor, planificar la agenda de la auditoría, ofrecer formación (en caso de que fuera necesario) e información al equipo auditor, realizar reuniones con el equipo auditor de forma que todas las personas que lo integran conozcan sus cometidos y desarrollen la metodología a seguir durante la auditoría.

Se debe realizar una agenda de auditoría, la cual debe ser aceptada por el

auditado antes de que dé comienzo la auditoría. Se tiene que identificar todos los requisitos especiales como pueden ser, utilización de gafas protectoras, calzado de seguridad, equipo de protección individual (EPI´s), necesidades especiales de dietética y otros requisitos.


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Notificación Se realiza un aviso por escrito con varias semanas de antelación, aunque

algunas agencias gubernamentales notifican la auditoria cuando llegan al lugar indicado. Durante la notificación, las personas que integran el equipo de auditoría son presentados, se establece una fecha y hora para la sesión de apertura y se comunica el alcance que tendrá la auditoría.

Sesión de apertura Durante la sesión de apertura, los auditores son presentados formalmente,

se establecen las partes auditadas o las líneas directrices y se presenta la agenda de la auditoría. Además, el auditor jefe vuelve a enfatizar el alcance de la auditoría y que ésta es solo un muestreo de todas las actividades generales, productos y servicios.

El auditor jefe establece todas las reglas de la auditoría durante esta sesión

y fija una fecha y tiempo aproximado que se tardará en clausurar la auditoría. Todas las reuniones informativas sobre las recomendaciones se programan durante la sesión de apertura. El auditor jefe mantiene un listado de todas las personas que deben acudir a esta reunión.

Conducción de la auditoría Es la parte más larga y tediosa de toda la auditoría, es la parte en las que se

detalla la información sobre la conducción y dirección de la auditoría para validar el ajuste del Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO-14001. Se debe incluir la metodología de la auditoría, preguntas y ejemplos de auditorías, además de todos los datos que pueden ser utilizados para llevar a cabo los test o pruebas de validación de la auditoría.

Sesión de clausura Durante la sesión de clausura se debe informar de los resultados de las

auditorias del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 al personal pertinente, incluyéndose a la gerencia de la organización. Durante esta reunión a la que acude la gerencia o alguna persona que represente a la dirección general, la cual se encuentra acredita su conformidad con las recomendaciones y pone en marcha las acciones preventivas o correctoras para eliminar cualquier disconformidad que haya sido detectada por los auditores. Además, el auditor líder establece el tiempo aproximado en el que el informe de auditoría será entregado.


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Informe de auditoría El auditor líder tiene que obtener información de todos los miembros del

equipo para poder realizar el informe de la auditoría. Se debe presentar un informe bastante detallado de auditora del Sistema de Gestión Ambiental y debe contener el alcance de la auditoría, se refiere a la metodología de auditoría, cualificaciones del auditor, agenda, formularios de no conformidad y notas de auditor describiendo las áreas y departamentos auditados. El informe escrito sigue una sinopsis de todos los hallazgos durante la realización de la auditoría, en los que se incluyen las observaciones de mejora continua.

Protagonistas en la Auditoría Ambiental El proceso de Auditoría Ambiental involucra básicamente tres actores:

− El interesado: Es quién solicita la Auditoría Ambiental. En el caso de las auditorías obligatorias el interesado es la autoridad competente, mientras que en las Auditorías Ambientales Voluntarias el interesado es la empresa interesada en presentar su Auditoría Ambiental.

− El auditado: Es la empresa objeto de la Auditoría Ambiental, bien sea ésta obligatoria o voluntaria.

− El auditor: Es el profesional o equipo de profesionales registrados y

debidamente habilitados para realizar Auditorías Ambientales. Cada uno de los actores tiene un rol definido en el proceso de Auditoría

Ambiental; es así como el interesado es quién decide los objetivos, alcances y criterios de la Auditoría Ambiental. El auditor revisa la información, realiza los hallazgos, acopia la evidencia, y llega a las conclusiones de la Auditoría Ambiental. El auditado permite la Auditoría Ambiental y conoce los resultados de la misma para tomar decisiones de mejora.


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9.5 SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL Las conclusiones de la auditoría, pueden indicar la necesidad de realizar acciones correctivas, preventivas o de mejora, según sea aplicable. Generalmente, estas acciones son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado por todas las partes interesadas, y no se consideran como parte de la auditoría. Deberá fijarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede formar parte de una auditoría posterior. El seguimiento de la acción correctiva es necesario para asegurarse de que:

• Las deficiencias encontradas se han solucionado, es decir, se ha aplicado a la corrección.

• Se ha eliminado la no conformidad, es decir:

La causa generadora del problema se ha identificado. Se ha implantado la acción correctiva adecuada y resulta eficaz para

evitar la reaparición del problema.

El auditado debe presentar evidencias de que las deficiencias han sido corregidas en el plazo estipulado y según consta en el informe final. Estas evidencias deberán ir acompañadas del informe de solicitud de acción correctiva/preventiva que en su día se acordó.

Durante las auditorías de seguimiento, se debe verificar, entre otras cosas, el estado de las acciones llevadas a cabo. Esta tarea debe llevarse a cabo de manera controlada y sistemática, siendo de gran utilidad el uso de hojas de seguimiento de la acción.

El auditor, una vez recibidas las evidencias, así como los formatos de solicitud,

debidamente cumplimentados, deberá:

• Verificar que la recepción está dentro del plazo establecido en el informe final. • Comprobar que cada no conformidad tiene asignados, una evidencia y el

formato de solicitud de acción correctiva acordado. • Evaluar la eficacia de la acción implantada. • En caso de duda, verificar in situ la realización de la acción, concertando una

auditoría extraordinaria.

En el caso de auditorías de certificación, una vez obtenida la certificación, y de manera periódica (cada 6 meses o cada año, según lo establezca cada Organismo Certificador) se establecerán auditorías de seguimiento continuadas, hasta la realización (antes de 3 años desde la obtención del certificado) de la auditoría de recertificación.


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9.6 EL MANUAL DE AUDITORÍA

Para llevar a cabo una Auditoría Ambiental, es necesario conocer, manejar y analizar una gran cantidad de datos. Existen muchas opciones para recopilar estos datos, pero lo más aconsejable es la elaboración de un cuestionario, adaptado a la auditoría que se va a realizar y diseñado para detectar:

- Los datos necesarios, para llevar a cabo el diagnóstico y proponer las

medidas correctoras, que incluyen los datos de la instalación auditada, de la actividad auditada y de la legislación aplicable.

- Los datos existentes (registros, listados, planos, permisos,

reglamentos, directivas, política de empresa, objetivos, etc.) y,

- Las lagunas de datos que el auditor debe recabar del auditado o conseguir mediante consultas, muestreos y/o análisis.

Para esta recopilación de información, se hace necesario elaborar un Manual de Auditoría que contiene un sinnúmero de fichas y cuadros de recopilación de datos que le ayudarán al auditor en su tarea de recabar datos. Estas fichas deberán ser adaptadas a las necesidades concretas del sistema auditado.

¿Qué son los Protocolos? Son formatos, estándares, matrices o fichas de recopilación de datos modelos que se aplican para especificar en detalle una formalidad de un asunto referente a una gestión documental (Cuestionarios). En las Auditorías Ambientales los protocolos se utilizan para determinar el cumplimiento de normativas, medidas aplicadas, límites permisibles, estándares ambientales, etc. de una EIA o de un Plan de Manejo Ambiental.


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¿Qué es una No Conformidad? Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito.

Si no hay evidencia – no hay no conformidad.

Si hay evidencia – esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.). Es importante documentar una no conformidad, que es el escribir una declaración. El enunciado de la no conformidad debería: − Ser autoexplicable y relacionado con el punto del sistema. − No ser ambiguo con una correcta lingüística y tan concisa como sea posible. − El enunciado de la no conformidad no debe ser una repetición de la

evidencia de la auditoría o usado en lugar de la evidencia de auditoría. Una no conformidad bien documentada tendrá tres partes:

1. La evidencia de la auditoría, 2. El requisito y 3. El enunciado de la no conformidad.

Las no conformidades pueden ser: No conformidad mayor (NC+). - Esta calificación implica una falta grave frente al Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables. Una calificación de NC+ puede ser aplicada también cuando se produzcan repeticiones periódicas de no conformidades menores. Los criterios de calificación son los siguientes:

− Corrección o remediación de carácter difícil. − Corrección o remediación que requiere mayor tiempo y recursos,

humanos y económicos. − El evento es de magnitud moderada a grande − Los accidentes potenciales pueden ser graves o fatales. − Evidente despreocupación, falta de recursos o negligencia en la

corrección de un problema menor. No conformidad menor (nc-). - Esta calificación implica una falta leve frente al Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables, dentro de los siguientes criterios:

− Fácil corrección o remediación. − Rápida corrección o remediación. − Bajo costo de corrección o remediación.


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− Evento de Magnitud Pequeña, Extensión puntual, Poco Riesgo e Impactos menores, sean directos y/o indirectos.

El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas, pero sí, en la redacción de la misma, se debe dejar claro lo siguiente:

• El problema (reportar lo que está mal).

• El área (donde está lo que está mal).

• El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditoría aplicable).

Si todas estas tres partes de la no conformidad están bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podrá ser capaz de leer y entender la no conformidad. Esto servirá también como un registro útil para futuras referencias. (Ver más abajo hoja de informe de una No Conformidad)

En general existen tres categorías distintas de no cumplimiento:

1) No conformidades 2) Desviaciones 3) Observaciones

• No conformidades: Incumplimiento sistemático de un requisito de

la norma, del Sistema de Gestión Ambiental o del PMA. Debe ser solucionado inmediatamente.

• Desviaciones: Incumplimiento puntual de un requisito, bien sea de la norma, del SGA, del PMA, de la legislación u otro tipo de reglamentos. Deben ser solucionados, pero no requieren que se haga inmediatamente.

• Observaciones: Situaciones que, no incumpliendo ningún punto

del SGA, del PMA o de la norma de referencia, pueden llevar, en el futuro, a incumplimientos.

Revisión y cierre de no conformidades El valor que puede proporcionarse a una organización puede ser aumentado o disminuido por la respuesta de la organización a una no conformidad. Asegurando que la organización ha realizado satisfactoriamente la corrección y análisis de las causas y acción correctiva se incrementará la probabilidad de que la organización logre la satisfacción del cliente.


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INFORME DE NO CONFORMIDAD/DESVIACIÓN

EMPRESA:

DEPARTAMENTO:

NO CONFORMIDAD DESVIACIÓN

FECHA: CÓDIGO:

NORMA DE REFERENCIA:

DESCRIPCIÓN:

APARTADO NORMA FECHA Y FIRMA AUDITOR FIRMA DE LA EMPRESA

ACCIÓN CORRECTIVA (a rellenar por la empresa)

ANÁLISIS DE CAUSA:

DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN:

APROBADA POR: RESPONSABLE/S DE EJECUCIÓN PLAZO DE EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y COMPROBACIÓN DE LA EFICACIA (Adjuntar las evidencias de la implantación de la acción) VALORACIÓN DEL AUDITOR: ACEPTABLE NO ACEPTABLE EVIDENCIAS APORTADAS:

CERRADA PENDIENTE DE EVIDENCIAR

FIRMA AUDITOR


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NOTA DE HALLAZGO

AUDITORÍA INTERNA CERTIFICACIÓN SEGUIMIENTO RENOVACIÓN

EMPRESA:

DEPARTAMENTO AUDITADO: FECHA: NOTA Nº:

NORMA DE APLICACIÓN:

Deficiencias encontradas:

Categorización: No conformidad Desviación Observación

Firma del Auditor: Firma del Auditado:


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9.7 AUDITORÍA PARA LA CERTIFICACIÓN DEL SGA La Norma ISO 14001:2015, en el item 9.2 hace referencia a la realización

de Auditorías internas del Sistema de Gestión Ambiental. Según la norma, la organización debe llevar a cabo, a intervalos planificados,

auditorías internas para determinar si el Sistema de Gestión Ambiental:

• Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma internacional y con los requisitos de gestión ambiental establecidos por la organización.

• Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Las auditorías se realizan de acuerdo a un Programa de Auditoría

previamente elaborado, y en las áreas de la organización que tienen prioridad a la hora de auditarse. Dicho programa se debe planificar tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos, así como los resultados de las auditorías previas. En él se definirán criterios, alcance, frecuencia y metodología empleada en el proceso de auditoría.

La selección de los auditores, y la realización de las auditorías, deben

asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

Así mismo, la norma exige un procedimiento donde se definan las

responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y mantener los registros.

La dirección responsable del área que está siendo auditada, debe

asegurarse de que se toman acciones, sin demora injustificada, para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento, deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.

Resultados que pretende una auditoría interna

• Determinar en qué medida se cumple el Sistema de Gestión Ambiental, si

está realmente implantado y si se corresponde con los requisitos exigidos por la Norma.

• Determinar el grado de cumplimiento de los procedimientos documentados. • Determinar si el sistema de gestión ambiental alcanza los objetivos previstos.


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Informada la Dirección del área auditada, de los resultados de la auditoría, debe:

• Tomar medidas para eliminar las deficiencias y sus causas.

• Realizar acciones de seguimiento de la corrección de las no conformidades

• Verificar su eliminación.

• Informar de los resultados.

Ventajas de una auditoría interna

• Mejora de los procesos y de los procedimientos. No pretende detectar

defectos, sino que se trata de un sistema de mejora.

• Los problemas que sufre la organización salen a la luz y se intentan resolver. • Aporta una mayor fuerza al sistema de gestión, ya que da confianza en las

instrucciones de los procesos y proporciona el sistema adecuado para mejorarlo.

Una auditoría ambiental se realiza sobre el Sistema de Gestión Ambiental y

sobre los procesos de la organización, de un modo programado, para garantizar que son conformes con la norma, que han sido implantados en la organización y respetados por la misma.

La Norma 14001 especifica los requisitos para un Sistema de Gestión

Ambiental que le permita a una organización desarrollar e implementar una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y la información sobre los aspectos ambientales significativos. Es su intención que sea aplicable a todos los tipos y tamaños de organizaciones y para ajustarse a diversas condiciones geográficas, culturales y sociales.

La Norma ISO 14001 contiene solamente aquellos requisitos que pueden ser

auditados objetivamente y no incluye requisitos específicos para otros sistemas de gestión, tales como los relativos a gestión de la calidad, gestión de seguridad y salud ocupacional, gestión financiera o gestión de riesgos, aunque sus elementos pueden alinearse o integrarse con los de otros sistemas de gestión.

Para definir los requisitos a auditar en la Norma ISO 14001:2015, se requiere

analizar su estructura:


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Estructura de la Norma ISO 14001: 2015 0 INTRODUCCIÓN 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 2 REFERENCIAS NORMATIVAS 3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 Conocimiento de la organización y de su contexto 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión Ambiental 4.4 Sistema de Gestión Ambiental 5 LIDERAZGO 5.1 Liderazgo y compromiso 5.2 Política ambiental 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 6 PLANIFICACIÓN 6.1 Acciones para tratar riesgos con amenazas y oportunidades 6.1.1 Generalidades 6.1.2 Aspectos ambientales significativos 6.1.3 Obligaciones de cumplimiento 6.1.4 Riesgo asociado con amenazas y oportunidades 6.1.5 Planificación de acciones 6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos 6.2.1 Objetivos ambientales 6.2.2 Planificación de acciones para cumplir los objetivos ambientales 7 SOPORTE 7.1 Recursos 7.2 Competencia 7.3 Toma de conciencia 7.4 Comunicación 7.4.1 Generalidades 7.4.2 Comunicación interna 7.4.3 Comunicación externa 7.5 Información documentada 7.5.1 Generalidades 7.5.2 Creación y actualización 7.5.3 Control de la información documentada 8 OPERACIÓN 8.1 Planificación y control operacional 8.2 Preparación y respuesta ante emergencias 9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 9.1.1 Generalidades 9.1.2 Evaluación del cumplimiento 9.2 Auditoría interna 9.3 Revisión de la dirección 10 MEJORA 10.1 No conformidades y acciones correctivas 10.2 Mejora continua ANEXOS


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AUDITORÍA DE LA NUEVA NORMA ISO 14001: 2015

Toda organización que decida implementar un Sistema de Gestión Ambiental certificado bajo los requisitos de la Norma ISO 14001:2015, necesitará

pasar previamente por una Auditoría Interna bajo este estándar.

La planificación de esta primera auditoría interna a realizar al SGA de una

organización, supone todo un gran reto a llevar a cabo. Esto es debido a que se

requiere conocer en profundidad los requisitos de la Norma ISO 14001:2015, así

como de todos los procesos internos desarrollados en el seno de la organización.

Además, debemos tener en consideración la necesidad de emitir el oportuno

informe una vez realizada la misma, que sea preciso y que recoja los detalles

considerados durante la realización de la Auditoría Interna en ISO 14001:2015.

Igualmente, las organizaciones pueden obtener la Certificación de su

Sistema de Gestión Ambiental a través de un proceso de auditoría de medio

ambiente, llevada a cabo por una entidad de certificación acreditada.

AUDITORÍAS Y CERTIFICACIÓN DE LA NORMA ISO 14001 Certificación Ambiental

Una vez implantado el Sistema de Gestión Ambiental, el siguiente paso es que la propia organización se asegure, y pueda asegurar de cara al exterior, que dicho sistema funciona eficazmente en el marco de una política ambiental prefijada. La auditoría y la certificación ambiental surgen, de este modo, como herramientas vitales para cubrir estas necesidades.

La Certificación Ambiental es la manera de asegurar, ante posibles clientes,

y en general, las buenas prácticas ambientales de la misma. Se trata de un certificado expedido por un organismo reconocido oficialmente, en el que se identifica la conformidad del Sistema de Gestión Ambiental de una empresa respecto a la normativa en la que se basó dicho sistema.


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La actividad de certificación se ha desarrollado enormemente en los últimos años siendo un instrumento imprescindible para elevar el nivel de calidad de los productos, los servicios, la seguridad y la protección del medio ambiente.

Es decir, la certificación, tras las auditorías de comprobación, identifica la conformidad de un producto o de un sistema con los requisitos contenidos en una Norma. La certificación del sistema es de carácter voluntario y la realiza una entidad privada que debe estar acreditada.

Certificación es una actividad consistente en la emisión de marcas y certificados. Por tanto, la certificación tiene el valor de un aval que permite confirmar una ventaja diferencial de un producto, proceso o servicio. En este contexto, la certificación del SGA por parte de un organismo independiente acreditado, contribuye a las siguientes ventajas:

Ventajas de la certificación

• Permite demostrar a terceros:

- El cumplimiento de la legislación y los reglamentos en materia ambiental. - El compromiso con el medio ambiente. - El enfoque innovador y vanguardista de la empresa.

• Potencia:

- El acceso de nuevos clientes y socios empresariales. - La mejora en la gestión de riesgos medioambientales presentes y futuros. - La reducción de costos de los seguros de responsabilidad civil.

• Obtención de subvenciones.

• Herramienta de mejora continua y de reporte director a la dirección.


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PROCESO DE CERTIFICACIÓN NORMA ISO 17021: 2011 una nueva norma para mejorar los procesos de auditoría para organismos de certificación

El sector de certificación ha alcanzado cierta madurez y ha habido una necesidad de mejorar la estructura y procesos existentes con el propósito de entregar más beneficios a los clientes. Los cambios en la acreditación implementada por ISO 17021 están diseñados para tratar los tres principales temas de preocupación particular para los gobiernos y autoridades reglamentarias a nivel internacional: imparcialidad, competencia y proceso.

Este es el objetivo de la Norma ISO 17021, en la cual se especifica las auditorías de los Sistemas de Gestión para la certificación, la misma que se lleva a cabo mediante dos fases.

¿Porqué auditorías de dos fases? ISO 17021 será una auditoría de dos fases para la certificación inicial. El objetivo es ser capaz de evaluar el estado del sistema de gestión existente en la primera auditoría y, en caso que el cliente no esté listo para ser certificado, se pospone la segunda auditoría. Fase 1 – Auditoría Inicial

• Auditar la documentación del Sistema de Gestión. • Evaluar el grado de preparación para la auditoría de Fase 2. • Revisión de la evaluación de aspectos ambientales significativos y el

comportamiento. • Validar el alcance del SGA y reglamentación relacionada, así como

su cumplimiento. • Planificar y asignar recursos para la auditoría Fase 2.

Solicitud Revisión de contrato • Alcance • Plazo • Equipo de auditoría

Seguimiento

Auditoría Fase 1

Auditoría Fase 2

Certificación


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• Proporcionar el enfoque para la auditoría Fase 2, comprendiendo:

- El sistema de gestión del cliente. - Operaciones realizadas y aspectos significativos.

• Evaluar auditorías internas y revisión del sistema.

Fase 2 – Auditoría de Certificación

• Evaluar la eficacia del sistema “in situ”. • La auditoría debe incluir al menos:

- Evidencia de conformidad con todos los requisitos. - Rendimiento respecto a objetivos y metas clave. - Desempeño en cuanto al cumplimiento de la legislación. - Control operacional de los procesos. - Auditorías internas y revisión por la dirección. - Gestión de la dirección en cuanto a las políticas de los clientes. - Relaciones entre política, desempeño, objetivos y metas.

La auditoría completa del Sistema cubre cada requisito de la Norma ISO 14001

respecto a: intención, implementación y eficacia, y las relaciones entre los elementos del SGA.

Una vez que la entidad otorga el certificado, éste tiene una validez limitada, que

por lo general es de tres años. Durante este período de tiempo, se realizan auditorías de seguimiento anualmente. Al finalizar ese período de tiempo es necesario realizar otra auditoría para su renovación, de este modo se comprueba el mantenimiento de las condiciones de concesión del certificado.


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9.8 NORMA ISO 19011. Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión

La Norma ISO 19011 constituyó el primer esfuerzo de colaboración entre

dos “comunidades” de ISO, la de Calidad y la de Medioambiente con su propia

historia, su cultura y sus formas de interacción.

La norma Internacional, ISO 19011, fue preparada conjuntamente por el

Comité Técnico ISO/TC176/SC3 (Gestión y aseguramiento de la calidad, subcomité

de tecnología de apoyo) y el Comité Técnico ISO/TC207/SC2 (Gestión Ambiental,

subcomité de Auditorias e investigaciones ambientales)

Esta norma nos proporciona orientación sobre la gestión de los programas

de auditoría, la realización de auditorías internas o externas del Sistema de Gestión

de Calidad (SGC) o del Sistema de Gestión Medioambiental (SGMA), así como de

la competencia y la evaluación de los auditores.

Según la misma norma el concepto de auditoría es “Un proceso sistemático,

independiente y documentado destinado a obtener pruebas de auditoría y

evaluarlas de forma objetiva con el fin de determinar la medida en que se satisfacen

los criterios de auditoría”.

El propósito de la norma ISO 19011 es que pueda aplicarse a auditorias de

sistemas de gestión, tanto internas como externas. Así pues, los destinatarios son:

• Alta Dirección y Gerentes.

• Acreditadores.

• Auditados.

• Consultores.

• Los que hacen Normas.

• Los que forman auditores.

• Auditores.

• Certificadores.


RECAI 305

Entre las novedades que introdujo la norma, está el requisito de

establecimiento de un programa de auditoría, por parte de una organización, que

contribuya determinar la eficacia del sistema. Según la norma ISO 19011, un

programa de auditoría es Una serie de una o más auditorias previstas para un

periodo de tiempo específico y dirigidas a un fin específico.

Para el establecimiento del programa de auditoría hay que tener presente:

• Desarrollo de los objetivos del programa.

• Funciones y responsabilidades de las personas que gestionan el programa

de auditoría.

• Competencia de las personas responsables de gestionar el programa de

auditoría.

• Determinación de la amplitud de un programa de auditoría.

• Evaluación de riesgos del programa de auditorías.

• Establecimiento de procedimientos de programa de auditorías.

• Identificación de recursos del programa de auditoría.

La gestión de un programa de auditoría abarca todas las actividades pertinentes

que son necesarias para facilitar la realización de las auditorias individuales, como

efectuar una planificación adecuada, proporcionar recursos (económicos y

humanos) y establecer procedimientos. En definitiva, en la implantación del

programa de auditoría se deben considerar los siguientes puntos:

• Generalidades.

• Definición de objetivos, alcance y criterios de auditoría de forma individual.

• Determinación del método de auditoría.

• Selección del equipo auditor.

• Asignación de responsabilidades al líder del equipo auditor para las

auditorías individuales.

• Gestión y mantenimiento de los registros del programa de auditoría.


RECAI 306

ISO 19011:2011

Desde la publicación de la primera edición de esta Norma Internacional en 2002,

se han publicado varias normas nuevas de sistemas de gestión. Como resultado,

ahora existe la necesidad de considerar un alcance más amplio de la auditoría de

los sistemas de gestión, así como de proporcionar una orientación más genérica.

La Norma ISO 19011:2011 ha sido preparada por el Comité Técnico ISO/TC 176,

Gestión y aseguramiento de la calidad, Subcomité SC 3, Tecnologías de apoyo.

Esta segunda edición anula y sustituye a la primera edición (ISO 19011:2002), que

ha sido revisada técnicamente.

Las principales diferencias entre las versiones de 2002 y 2011 de la Norma ISO

19011 son las siguientes:

− El objeto y campo de aplicación se ha ampliado de la auditoría de los

sistemas de gestión de la calidad y del medio ambiente a las auditorías de

todos los sistemas de gestión;

− Se ha aclarado la relación entre las Normas ISO 19011 e ISO/IEC 17021;

− Se han introducido los métodos de auditoría a distancia y el concepto de

riesgo;

− Se ha añadido la confidencialidad como un nuevo principio de auditoría;

− Se han reorganizado los capítulos 5, 6 y 7;

− Se ha incluido un nuevo Anexo B con información adicional, dando como

resultado la eliminación de los recuadros de ayuda;

− Se ha fortalecido el proceso de determinación y evaluación de las

competencias;

− Se han incluido en un nuevo Anexo A ejemplos ilustrativos de los

conocimientos y habilidades específicos de la disciplina;


RECAI 307

Esta Norma Internacional proporciona orientación sobre la auditoría de los sistemas

de gestión, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de

auditoría y la realización de auditorías de sistemas de gestión, así como orientación

sobre la evaluación de la competencia de los individuos que participan en el

proceso de auditoría, incluyendo a la persona que gestiona el programa de

auditoría, los auditores y los equipos auditores.

Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar auditorías internas o

externas de sistemas de gestión, o gestionar un programa de auditoría.

La aplicación de esta Norma Internacional a otros tipos de auditorías es posible,

siempre que se preste especial atención a la competencia específica necesaria.

ISO 19011:2018

Esta tercera edición cancela y reemplaza la segunda edición (ISO 19011: 2011),

que ha sido revisada técnicamente.

La nueva versión de la guía ISO 19011:2018 fue publicada en julio del 2018 y a

continuación presentamos un resumen de los principales cambios con respecto a

la versión anterior del 2011:

Cambios ISO 19011:2011 vs ISO 19011:2018

• Integración del pensamiento basado en riesgos a los principios de auditoría.

• Ampliación sobre la gestión de un programa de auditoría, incluido el riesgo

del programa de auditoría.

• Ampliación sobre la realización de una auditoría, en particular el apartado

sobre planificación de la auditoría.

• Ampliación de los requisitos genéricos de competencia para los auditores.

• Ajuste de la terminología para reflejar el proceso y no el objeto (“cosa”).


RECAI 308

• Eliminación del anexo que contiene los requisitos de competencia para

auditar un sistema de gestión especifico debido a la cantidad de estándares

que aplica esta norma.

• Ampliación del Anexo A para proporcionar orientación sobre los conceptos

de auditoría (nuevos), como el contexto de la organización, liderazgo y

compromiso, auditorías virtuales, cumplimiento y cadena de suministro.

• Ampliación y reforzamiento de términos y definiciones.

• Cambios en el ciclo PHVA, en relación al flujo del proceso para la gestión de

un programa de auditoría y la ejecución de la auditoría.

¿Qué debemos considerar a la hora de trabajar con ISO 19011:2018?

• Lo primero es comprar la norma para conocer todos sus requisitos.

• Debemos formar al personal que vaya a trabajar con la norma.

• Tener actualizado el equipo de auditoría.

• Encontrar los cambios dentro de nuestro sistema de gestión.

• Realizar una auditoría interna para asegurarse de que los cambios se

realizaron correctamente identificando si hay algo que no se cumple con

respecto a la nueva versión de la norma.

• Actualizar los documentos y registros que hagan falta del sistema de gestión.

ISO 19011:2018 adopta el enfoque de auditoría combinado cuando dos o más

sistemas de gestión de diferentes disciplinas son auditados juntos. Cuando estos

sistemas están integrados en un único sistema de gestión, los principios y

procesos de auditoría son los mismos que para una auditoría combinado (a veces

conocida como una auditoría integrado).


RECAI 309

ESTRUCTURA DE LA NORMA ISO 19011:2018

1. Introducción 2. Objeto y campo de aplicación

3. Referencias normativas 4. Términos y definiciones

5. Principios de auditoría

6. Gestión de un programa de auditoría

5.1 Generalidades 5.2 Establecimiento de los objetivos del programa de auditoría 5.3 Determinar y evaluar los riesgos y oportunidades del programa de auditoria 5.4 Establecimiento del programa de auditoría 5.4.1 Roles y responsabilidades de las personas que gestionan el programa de auditoría 5.4.2 Competencia de los individuos que gestionan el programa de auditoría 5.4.3 Establecer el alcance del programa de auditoría 5.4.4 Determinar los recursos del programa de auditoría 5.5 Implementación del programa de auditoría 5.5.1 Generalidades 5.5.2 Definir los objetivos, el alcance y los criterios para una auditoria individual 5.5.3 Selección y determinación de los métodos de auditoría 5.5.4 Selección de miembros del equipo de auditoría 5.5.5 Asignación de la responsabilidad de una auditoría individual al líder del equipo de auditoría 5.5.6 Gestión de los resultados del programa de auditoría 5.5.7 Gestión y mantenimiento de los registros del programa de auditoría 5.6 Monitoreo del programa de auditoría

5.7 Revisión y mejora del programa de auditoría

6. Realización de una auditoría 6.1 Generalidades 6.2 Inicio de la auditoría 6.2.1 Generalidades 6.2.2 Establecer contacto con el auditado 6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoría 6.3 Preparación de actividades de auditoría 6.3.1 Realizar revisión de información documentada 6.3.2 Planificación de auditoría 6.3.3 Asignación de trabajos al equipo de auditoría


RECAI 310

6.3.4 Preparación de la información documentada para auditoría 6.4 Realización de actividades de auditoría 6.4.1 Generalidades 6.4.2 Asignación de funciones y responsabilidades de guías y observadores 6.4.3 Realización de la reunión de apertura 6.4.4 Comunicación durante la auditoría 6.4.5 Disponibilidad y acceso a la información de auditoría 6.4.6 Revisión de información documentada durante la realización de la auditoría 6.4.7 Recopilación y verificación de información 6.4.8 Generación de hallazgos de auditoría 6.4.9 Determinación de conclusiones de auditoría 6.4.10 Realización de la reunión de cierre 6.5 Preparación y distribución del informe de auditoría 6.5.1 Preparación del informe de auditoría 6.5.2 Distribución del informe de auditoría 6.6 Completando la auditoría

6.7. Realización de seguimiento de la auditoría 7. Competencia y evaluación de los auditores

7.1. Generalidades 7.2. Determinación de la competencia del auditor

7.2.1 Generalidades 7.2.2 Comportamiento personal 7.2.3 Conocimiento y habilidades 7.2.4 Lograr la competencia del auditor 7.2.5 Lograr la competencia del líder del equipo de auditoria

7.3. Establecimiento de criterios de evaluación del auditor 7.4. Selección del método apropiado de evaluación del auditor 7.5. Realización de la evaluación del auditor 7.6. Mantenimiento y mejora de la competencia del auditor

7.6.1 Realizar revisión de información documentada ANEXOS Anexo A (informativo) Orientación adicional para los auditores que planifican y realizan auditorías Bibliografía

NOTA: Revisar el contenido de la norma en los archivos de apoyo

curso de gestión ambiental en la empresa unidad didáctica nº...

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