curso de auditorÍa para pymes

7/23/2019 CURSO DE AUDITORA PARA PyMEs

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CCUURRSSOODDEEAAUUDDIITTOORRAAPPAARRAAPPyyMMEEss

DDIISSCCEERRTTAANNTTEE::DDRR..MMAARRTTIINNGGHHIIRRAARRDDOOTTTTII


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CCCuuurrrsssooodddeeeAAAuuudddiii tttooorrraaapppaaarrraaaPPPyyyMMMEEEsss---DDDrrr... MMMaaarrrttt iiinnnGGGhhhiiirrraaarrrdddooottt ttt iii --- 2

IINNDDIICCEE

Papeles De Trabajo ........................................................................................................................ 3

Archivo De Documentacion Magnetica De Clientes...................................................................... 17

Control Interno.............................................................................................................................. 20

Revisin Analtica ......................................................................................................................... 26

Caso Prctico ............................................................................................................................... 33

AACCTTIIVVOO

Caja Y Bancos.............................................................................................................................. 36

Circuito De Tesoreria.................................................................................................................... 36

Inversiones Transitorias................................................................................................................ 49

Crditos Por Ventas...................................................................................................................... 53

Procedimientos Bsicos................................................................................................................ 60

Bienes De Cambio........................................................................................................................ 70

Cuadros De Resumen Complementarios..................................................................................... 74

Pruebas De Validacin ................................................................................................................. 77

Bienes De Uso.............................................................................................................................. 87

PPAASSIIVVOOCuentas Por Pagar .......................................................................................................................92

Procedimientos Bsicos................................................................................................................ 96

Test De Pasivos Omitidos........................................................................................................... 100

Deudas Sociales......................................................................................................................... 105

Leyes Laborales ......................................................................................................................... 112

Contrato De Trabajo ................................................................................................................... 112

Pruebas Globales ....................................................................................................................... 114

Prestamos .................................................................................................................................. 116

PPAATTRRIIMMOONNIIOONNEETTOO

Patrimonio Neto.......................................................................................................................... 120

AANNEEXXOOSS

Planillas De Trabajo De Auditoria ............................................................................................... 125

Contenido Y Ejemplos De Las Actas Societarias Ms Comunes. ............................................... 133


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PPAAPPEELLEESSDDEETTRRAABBAAJJOO


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FFUUNNCCIIOONNDDEELLOOSSPPAAPPEELLEESSDDEETTRRAABBAAJJOO

Los papeles de trabajo tienen importancia fundamental en auditoria, por cuanto:

1) Reflejan en forma metdica y ordenada toda la informacin que se ha obtenido sobre losestados contables que se examinan.

2) Constituyen el historial del trabajo realizado.

3) Permiten a quienes supervisan las tareas, formarse una opinin, tanto sobre los estadosexaminados como sobre el trabajo realizado.

4) Proporcionan evidencia para sustentar los informes, los estados contables y las opiniones osugerencias, suministradas a los clientes.

5) Constituyen un registro permanente de la forma en que los estados contables fueronexaminados.

6) Brindan un registro al cual se puede remitir fcilmente, con respecto a auditorias futuras.

7) Dan una base para revisin a fin de:

a) determinar lo adecuado y la efectividad del trabajo realizado y la razonabilidad de lasconclusiones.

b) analizar los procedimientos de auditoria, en revisiones subsiguientes, respecto a:

eliminacin de detalles innecesarios empleo de tiempos de auditoria presentacin de material y forma de cdulas de trabajo

la tcnica de auditoria empleadaSintticamente, los papeles de trabajo tienentres objetivos principales:

A)Servir de base para la preparacin de los informes y cartas de recomendaciones.

B)Servir, eventualmente, como elemento de prueba, si la conducta del auditorcertificarte fuera cuestionada, tanto en lo que hiciera a su responsabilidad civil, penal,profesional, administrativa o laboral.

C) Ahorrar tiempos y ser ms productivos en las labores diarias.


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CCUUSSTTOODDIIAAYYCCOONNSSEERRVVAACCIIOONNDDEELLOOSSPPAAPPEELLEESSDDEETTRRAABBAAJJOO

Antecedentes

El auditor externodebe adoptar los recaudos necesarios para la custodia de sus papelesde trabajo, estando obligado a conservarlos por el tiempo requerido por lasdisposiciones profesionales vigentes:

1) Resolucin C 26/76 sobre la conservacin de los papeles de trabajo del ConsejoProfesional de Ciencias Econmicas de la Capital Federal:

El contador pblico que emita un dictamen sobre estados contables deber conservar porel trmino de tres aos. Contados a partir de la fecha del dictamen, papeles de trabajo quecontengan la constancia escrita del cumplimiento de las normas de auditoria generalmenteaceptadas.

2) Resolucin Tcnica N 3del CECYT (Centro de Estudios Cientficos y Tcnicos)

El auditor debe conservar por el plazo de seis aos los papeles de trabajo, los que

constituirn la prueba del desarrollo de su tarea.

3) La R.T. N 7reemplaz a la R.T. N 3y habla de conservar los P.T. por seis aos o elque fijen las normas legales, el mayor.

Consideraciones generales

1) Los papeles de trabajo han de ser claros y concisos. Una persona ajena al trabajoha de poder revisarlos sin demoras innecesarias, pero tambin sin tener que observar lafalta de informacin importante.

2) No debe haber papeles de tamao superior o inferior al de nuestras planillas detrabajo. Los ms pequeos se pegarn en tales planillas y los grandes se doblarnadecuadamente.

3) Las anotaciones se harn en lpiz negro. Los cdigos, tanto al pie de lasplanillas(margen inferior derecho) como en las referencias y en los textos, debenser hechos en rojo.

4) Todo importe que tenga una relacin o est explicado en otra planilla de lospapeles, estar referenciado con la misma y viceversa.

5) Debe hacerse una planilla para cada cuenta que se explica o analiza.

6) Se tratar de utilizar al mximo el trabajo del cliente, ya sea

a) utilizando planillas, ya preparadas por su personal; y

b) pidiendo su colaboracin, en todos los casos posibles

Al presentarse el legajo de P.T., debe incluirse en el mismo, en primer lugar, unndice de los puntos que corresponda con las posiciones del balance auditando. Elndice temtico debe figurar en todos los casos, incluyendo los distintos temas analizados.

Cuando los captulos del estado de situacin deban dividirse en corrientes y nocorrientes, esta situacin debe describirse en el rubro NOTAS.


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Consideraciones especiales

1) Cada papel de trabajo estar:

a) Encabezado con el nombre del cliente (si es posible mediante el sellado delas hojas, con sello de la empresa auditada), fecha de cierre del ejercicio,ttulo descriptivo del contenido de la misma y O.T. respectiva

b) Inicializado por quin lo confecciona, con aclaracin de nombre y apellido

c) Fecha del da de su terminacin.

Los papeles de trabajo contendrn los ttulos que se indican seguidamente y en lasecuencia descripta:

2) Concepto

Para los casos en que el nombre de la cuenta no refleje adecuadamente su concepto, seexplicar brevemente su funcionamiento (cuando se debita, cuando se acredita y con

que cuentas juega).

3) Trabajo Hecho

a) Cada paso del trabajo hecho debe ordenarse segn la secuenciaque corresponda;

b) Para el ordenamiento se utilizar numeracin arbiga. La indicacin deltrabajo hecho deber ser concisa y clara, detallando al mximo losprocedimientos de auditoria aplicados, an aquellos que puedan parecerelementales e innecesarios.

c) Las tildes que se utilicen en la comparacin y/o verificacin durante el

procedimiento debern aclararse en este ttulo.

d) Al margen derecho de cada explicacin del trabajo hecho, se dejarn doscolumnas libres para observaciones del encargado de trabajo, gerente y/osocio.

e) Para el caso que el trabajo realizado sea aplicable a varias cuentas, seresumir en un papel de trabajo.

4) Observaciones

a) Nuestras observaciones deben ser claras y concretas;

b) Cada observacin estar fundada en por lo menos un ejemplo prctico, parasustentar los comentarioscontenidos en nuestros informes,

c) Los rumores no tienen cabida en nuestros papeles de trabajo, salvo que ellos:

sean indicativos de una situacin de malestar existente en la empresa,

haya sido el fundamento de trabajo extraordinario realizado;

en opinin del encargado, debera dar lugar a trabajo adicional, en nuestroprximo examen.

d) En todos los casos de anotaciones de observaciones, se dejarn doscolumnas de margen a la derecha de las mismas. Estas son necesarias paraque el encargado de trabajo, gerente y/o socio anoten:


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suscomentarios

destino dado a las observaciones

e) Los ayudantes anotarn sus observaciones en todos los casos en lasplanillas correspondientes a cada cuenta. Si se trata de observaciones sobreprocedimientos que afecten a varias cuentas, las anotarn en las planillasespeciales que se colocar a continuacin de la planilla llave, del rubroafectado.

f) El encargado del trabajo deber anotar su opinin al margen de cadaobservacin de los ayudantes. A las que considere importantes las anotar en laseccin de las que requieran la atencin del socio y/o gerente, y las referenciar conlas de los ayudantes.

g) El encargado deber diferenciar claramente las observaciones sobre lascuentas, de las relativas a procedimientos y control interno, para anotarlasen la seccin que corresponda en cada caso.

h) Si una observacin dio origen a un asiento de ajuste, el mismo debe ser

confeccionado como observacin, con referencia al papel de trabajo donde est elanlisis de donde surge el mismo, y posteriormente debe ser volcado en la Planillaresumen de Asientos de Ajuste, la cual consiste en un papel de trabajo de 9columnas con la siguiente diagramacin:

Patrimonial ResultadosCdigoCuenta

NombreDebe Haber Debe Haber

Ref. Hechopor

Comentarios

Esta Planilla Resumen de Asientos de Ajuste se ubicar en el file de Auditoria a continuacin del Balance de Saldos yantes del borrador del Balance de Publicacin.

5) Notas:

En este captulo se anotarn aclaraciones que, por su naturaleza, nocorrespondan ser incluidas en Trabajo hecho y/o Observaciones.

6) Conclusiones:

a) Se dejar indicado la opinin que le merece al auditor la cuenta o rubro bajo

examen; si la considera aceptable o no, de acuerdo al trabajo efectuado.b) Si hubiese excepciones debern indicarse, enumerndolas claramente y

sugiriendo las medidas necesarias para su solucin.

Se aclara especialmenteque las alternativas viables a considerar en los papelesde trabajo son exclusivamente las siguientes:

6.1. Anlisis de cuentas

a) Saldo aceptableb) Saldo no aceptablec)Saldo no auditado

El caso b) implicara una salvedad en el dictamen del Contador, por lo quedebe ser aprobado previamente por un socio del Estudio.


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El caso c) debe limitarse al mnimo y se justificara verbigracia, alobtenerse detalles analticos de ciertas cuentas que, por falta material detiempo, o por no ser importantes, no fueron auditadas.

6.2. Otros trabajos, por ejemplo pruebas de cumplimiento

a) Resultado aceptableb)Resultado no aceptable

SSIISSTTEEMMAADDEECCOODDIIFFIICCAACCIIOONNPPAARRAA

PPAAPPEELLEESSDDEETTRRAABBAAJJOO::AAuuddiittoorriiaaddeeEEssttaaddoossCCoonnttaabblleess

1. La codificacinde los papeles de trabajo (Pts.) se basa en un sistema alfanumricode identificacin. El sistema consta de un sector rgido y un sector variable:

1.1. Sector rgido

Se utiliza para la codificacin de los captulos del Estado de SituacinPatrimonial y del Estado de Resultados, de la forma que se indica:

a) Estado de Situacin Patrimonial

A C T I V O

A DisponibilidadesB InversionesC Crditos

D Bienes de CambioE Bienes de UsoF Bienes InmaterialesG Cargos Diferidos

P A S I V O

AA DeudasBB PrevisionesCC Ganancias a RealizarDD Capital SuscriptoEE Reservas

FF Resultados Acumulados

b) Estado de Resultados

RR-1 Ventas netas y/o ingresos provenientes del objeto principal de lasociedad

RR-2 Costo de las mercaderas vendidasRR-3 EgresosRR-4 Ingresos (excepto los clasificados como RR-1)

Los cdigos alfabticos deben ser asignados en la forma descripta, en todos los casos.Por ejemplo, si no existiera en un Estado de Situacin Patrimonial el captuloInversiones, la letra B no debe ser asignada a Bienes de Uso, la que conservar laidentificacin E.


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1.2 Sector no rgido

Para el caso, se presenta como ejemplo, el captulo Disponibilidades

A - Disponibilidades

A -1 Caja A - 11 Caja fbrica

A - 12 Caja administracin

A - 2 Valores a depositar

A - 3 Bancos A - 31 Banco XX

A - 32 Banco ZZ

A - 4 Fondo fijo A - 41 Fondo fijo administracin

A - 4 Fondo fijo fbrica2

La parte numrica de la identificacin debe ser asignada, dentro de lo posible, en elorden determinado en el Balance, debiendo numerarse en rojo, exclusivamente, lascuentas analizadas.

A -1 Fondo Fijo

A - 2 Recaudacin a depositar

A - 3 Bancos, en otro caso

A - 1 Caja

A - 2 Fondo fijo

A - 3 Bancos

Tomamos por ejemplo el PT A-3 que en este supuesto corresponde a Bancos considerndosedentro de este rubro, al Banco XX y al Banco ZZ. Por anlisis del Banco XX, se elabora elPT A-3/1, de una sola hoja. En este caso se indicar la caracterstica A3/1-1.

Consideramos ahora el Banco ZZ surgiendo del anlisis efectuado, la elaboracin de 3 hojasde PT, codificados as:

Hoja N 1 A - 33 1

Hoja N 2 A 33 -2

Hoja N 3 A 33 - 3


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Si consideramos por ejemplo un PT codificado C1/2-2 que corresponde a la situacin

EESSTTAADDOODDEESSIITTUUAACCIIOONNPPAATTRRIIMMOONNIIAALL((eejjeemmpplliiffiiccaattiivvoo))

A C T I V O SActivos Corrientes

A - Disponibilidades

A - 1 Caja

A - 2 Valores a Depositar

A - 3 Bancos

B - Inversiones

B - 1 Valores Mobiliarios

C - Crditos

C - 1 Deudores por Ventas

C - 2 Deudores Morosos

C - 3 Deudores en Gestin Judicial

C - 4 Anticipos Proveedores

C - 5 Gastos Pagados por Adelantado

C - 6 Previsiones Incobrables

D - Bienes de Cambio

D - 1 Mercaderas de Reventa

D - 2 Productos Terminados

D - 3 Productos en Proceso

D - 4 Materias Primas y Materiales

C - Crditos

C - 1 Deudores por Ventas

Sub. 2, Deudores por Ventas en el Exterior; siendo Sub. 1, Deudores por

Ventas Mercado Interno

Sub. 2 - 2 Hoja N 2 de Deudores por Ventas en el Exterior; si esta hoja incluyerala conclusin del auditor, sera la segunda y ltima hoja del PTsealado.


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Activos no Corrientes

E - Bienes de Uso

E - 1 Maquinarias

E - 2 Rodados

E - 3 Amortizaciones Acumuladas

F - Bienes Inmateriales

F - 1 Marcas

G - Cargos diferidos

G - 1 Gastos de Organizacin

G - 2 Amortizaciones Acumuladas

P A S I V O S

Pasivos Corrientes

AA Deudas

AA - 1 Comerciales

AA - 2 Bancarias

AA - 3 Financieras

BB Previsiones

BB - 1 Indemnizaciones por Despidos

CC Ganancias a realizar

CC - 1 Rentas percibidas por adelantado

DD Capital suscripto

DD - 1 Acciones en circulacin

DD - 2 Acciones a distribuirEE Reservas

EE - 1 Reserva legal

FF Resultados Acumulados


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NORMAS PRACTICAS PARA REFERENCIACION

Desde el comienzo del trabajo es prctico ir indicando en cada papel la letra que porsu rubro le corresponde. (La numeracin en cada rubro es conveniente ponerla luego dehaber completado el trabajo del mismo). En muchos casos, a medida que se realiza el trabajose ven importes que deben ser referenciados, lo que no se puede por no estar la planillacorrespondiente numerada. Para paliar este inconveniente se recomienda efectuar la

referenciacin con letras nicamente y completar los nmeros a la terminacin del trabajo.Esto es fcil efectuarlo, por cuanto las letras de la referenciacin se indican en rojo,permitiendo su localizacin sin dificultades al revisar los papeles.

Papeles de cada Rubro

a) Hojas resumenCada rubro debe estar iniciado por una hoja resumen que estar codificada porla letra correspondiente. Todas las hojas resumen llevarn el siguienteencabezamiento:

Otras planillasLas cuentas importantes de la hoja resumen estarn respaldadas por unaplanilla. Si bien en muchos casos, por su poca significacin, no se comprueban ciertascuentas, deber averiguarse la composicin de las mismas, indicarse en los papeles y

dejar constancia de que no se ha aplicado ningn procedimiento de auditoria porconsiderarlas de escasa importancia.

Saldo ActualCuentas Saldo anterior Balance Saldos Ajustes Balance General


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ORDEN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Las carpetas o legajos que resultan de la suma de todos los papeles de trabajo, deberncontener aquellas hojas que sean principales; es decir los detalles de cuentas muynumerosos (por ejemplo: arqueos, deudores por ventas, bienes de cambio, etc.) debernser archivados por separado. Si el trabajo fuese muy voluminoso deber separarse en doslegajos, uno de Activo, otro de Pasivo, Prdidas y Ganancias, como ejemplo.

En aquellos casos que se confeccionen varios legajos se le dar nmero a cada uno,indicando a su vez en todo el nmero total que compone el trabajo (por ejemplo:suponiendo que sean cuatro legajos se indicar en la cartula - Legajo - y assucesivamente en todos). Esto permite conocer en cualquier momento, si se tienen todoslos legajos que componen el trabajo.

COSAS QUE SE DEBEN HACER

1) Mientras el trabajo se est desarrollando, preparar una relacin de los puntos que Ud.no pueda resolver, a fin de que la mayora de los problemas puedan ser aclarados con

el encargado del trabajo, antes de que la auditoria sea finalizada.

2) Sea prolijo

a) Escriba en forma legible

b) Use lpiz tipo medio

c) Utilice lapiceras rojas, para marcas de chequeos y smbolos;

d) Emplee regla (una lnea para sub.-totales; doble lnea para totales);

e) Mantenga las cifras, en la seccin correspondiente a la columna;

f) No coloque mucha informacin en una sola pgina;

3) Sea exacto

Asegrese de que las cantidades usadas y los totales estn correctos.

4) Ponga ttulo a cada papel de trabajo.

a) Nombre del cliente (preferible sello de goma);

b) Nombre del asunto;

c) Breve descripcin del contenido (anlisis, resumen, reconciliacin, etc.);

d) Perodo cubierto;

5) Firmar y fechar cada hoja (esto lo debe efectuar cada miembro del personal que realizaalgn trabajo en la hoja, debiendo indicar que parte del trabajo ha realizado).

6) Si la cdula fue preparada por la organizacin del cliente, indicar por escritopreparado por el cliente (PPC). Es conveniente dar el nombre del empleado delcliente que prepar la cdula, pero en muchos casos, esto no es importante.

7) Indicar claramente el origen de los datos.

Cuenta del mayor.


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Referencia a los libros, del asiento original, nmero de comprobante, etc.

Opiniones o informacin suministrada por parte de la organizacin del cliente.

8) Explicar todos los smbolos usados.

Leyenda o clave de los smbolos usados deber aparecer en el trabajohecho de la cdula. Si hay varias hojas, la explicacin de los smbolos debeconfiarse en una sola hoja.

9) Deletrear los nombres correctamente.

10) Emplear hojas de trabajo, de tamao adecuado.

11) Tratar de mantener un espacio en blanco, al final de la pgina para comentarios delrevisor (esto es aplicable en la ltima hoja cuando hay ms de una en el anlisis).

12) Dejar suficiente espacio en cada hoja, a fin de contabilizar los asientos de ajuste o dereclasificacin.

13) Hacer referencia cruzada a otros papeles de trabajo, cuando fuera apropiado.

14) Ver que la cifra final concuerde con la cifra en el resumen del papel de trabajo obalance de comprobacin y hacer referencia cruzada al respecto.

15) Indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas.

16) Escribir las observaciones teniendo cuidado de diferenciar, entre otras cosas,opiniones y explicaciones recibidas por parte de la organizacin del cliente.Estas ltimas figurarn en NOTAS.

17) Verificar con el auditor encargado del trabajo en cuanto a la forma de la cdula a ser

preparada, alcance del trabajo, etc.

18) Siempre tenga una razn para todo lo que Ud. haga.

COSAS QUE NO SE DEBEN HACER

1) No seguir ciegamente los papeles de trabajo de auditorias anteriores; sin embargoevite efectuar cambios, a menos que exista una razn definida para ello.

2) No prepare un anlisis separado de la cuenta de ganancias y prdidas, cuando ya hansido cubiertas en el anlisis de cuenta del balance general.

3) No prepare cdulas que puedan ser hechas por la organizacin del cliente.

4) Por principio no se debe escribir en el reverso de una hoja de trabajo.

5) No retenga cuadros reemplazados o cintas de mquinas sumadoras, que no tenganvalor posteriormente.

6) No deje puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos que stosrepresenten partidas que haya Ud. preparado para la disposicin del auditorencargado.

7) No tache puntos o preguntas, simplemente por el hecho de hacerlo. Explique lasrazones.


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8) No deje smbolo alguno sin identificar, excepto los de verificaciones aritmticas.

9) No haga una trascripcin o anlisis detallado de una cuenta, donde sea suficiente unresumen de transacciones.

10)Nunca disponga de los papeles de trabajo para personal fuera de nuestraorganizacin. Este es un asunto que debe ser decidido por el socio o gerente.

11) Nunca deje sus papeles de trabajo en su escritorio, a menos que est presente otromiembro de nuestra organizacin. Cuando vaya a almorzar o salga por la noche, todossus papeles de trabajo deben guardarse bajo llave.

EXHIBICIN DE PAPELES DE TRABAJO

El auditor es propietario de los papeles de trabajo que realiza. Por lo tanto su conservacin,custodia y exhibicin debe estar a cargo del mismo. En tal sentido es conveniente aclarar losiguiente:

Durante el desarrollo de la auditoria es conveniente solicitar una oficina o escritorio con sus

llaves.

Mantener la oficina cerrada en ausencia del auditor.

Guardar los papeles de trabajo en lugares seguros.

No exhibir los papeles de trabajo al cliente de forma tan amplia que el permita conocer endetalle la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas que se efectuarn.

Mantener el principio de secreto profesional y exhibir los papeles de trabajo slo conautorizacin del cliente o en el caso de ser imprescindible para la defensa en juicio.

Casos comunes de exhibicin de papeles de trabajo a terceros: (con expreso consentimientodel cliente)

Nuevas auditorias.

Auditorias de estados consolidados.

Auditorias de casas matrices.

Fusin con otros estudios.

Organismos oficiales.

Revisiones de prcticas (control de calidad).


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ENTES AUTORIZADOS A RECLAMAR PAPELES DE TRABAJO:

Tribunales y o fiscalas, AFIP, DGR, mediante resolucin de juez administrativo, IGJ e IPJ (en laProvincia de Buenos Aires) y los organismos que ejercen la Superintendencia de: BancoCentral, IANES, Seguros, Comisin Nacional de Valores etc.

Estos papeles, que fueron desarrollados para el trabajo encomendado, son el respaldo de lalabor realizada y de la manifestacin u opinin vertida, y pueden ser cedidos en forma

voluntaria y siempre a criterio del profesional mediante fotocopias selectivas, generalmenteante el requerimiento de la auditoria de empresas para verificar aspectos contables, cuando losolicite un nuevo auditor del ex cliente; cuando lo requiera personal autorizado del ente paraanalizar alguna informacin relacionada con la auditoria o ante algn litigio para presentarloscomo elemento probatorio.

En estos casos, el profesional deber contar con la previa autorizacin escrita del responsablede la empresa. La consulta o revisin de estos papeles de trabajo, realizada por tercerosautorizados, se llevara a cabo en el estudio del auditor y en su presencia o ante personal de suconfianza. En todos los casos debe tenerse en cuenta que la confidencialidad de la informacines obligatoria y solo puede ser vulnerada cuando ella sea necesaria para la propia defensa en

juicio del matriculado.

RT 7: Papeles de trabajo

Deben contener lo siguiente:

Descripcin de la tarea realizada Datos y antecedentes recogidos durante el desarrollo de la tarea, preparados por el auditor

o reunidos de terceros. Conclusiones sobre el examen de cada rubro o rea y las conclusiones finales o generales

del trabajo.

AARRCCHHIIVVOOSSDDEEDDOOCCUUMMEENNTTAACCIINN

Por lo general en una auditoria existen files (archivos de trabajo) en los cuales seconserva la labor realizada y sirven de sustento al dictamen del auditor:

- File de activo.- File de pasivo y patrimonio neto.- File de armado.- File permanente.

Los primeros tres (activo, pasivo y PN y armado) son informacin que correspondenal cierre auditado, el cuarto es un archivo en el cual se vuelca toda la informacinpermanente de un cliente y debe ser mantenido a mano ante cualquier consulta.

DDOOCCUUMMEENNTTAACCIIOONNQQUUEESSEEDDEEBBEEAADDJJUUNNTTAARRAALLFFIILLEEPPEERRMMAANNEENNTTEE

En este archivo se debe adjuntar todo el material de consulta permanente. El mismo serutilizado en la auditoria del ejercicio y en auditorias posteriores.

Contenido de un legajo permanente:- Actas constitutivas de las Compaas

- Modificaciones de los estatutos- Contratos y acuerdos importantes- Planes a largo plazo de la Compaa- Respuestas de los abogados (siempre que aporten informacin con implicancias

importantes)


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--- Puntos para consideracin de los socios (son los puntos importantes de la auditoria que

debern ser definidos por los socios)- Toda informacin adicional de alta relevancia y de consulta permanente.

Es recomendable que este file se encuentre en un lugar de fcil acceso y junto al resto de losfiles permanentes del resto de los clientes. Por lo cual recomendamos utilizar un archivoespecial para los legajos permanentes.

ARCHIVO DE DOCUMENTACION MAGNETICA DE CLIENTES

IMPRESIN PANTALLA N 1


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CCOONNTTRROOLLIINNTTEERRNNOO


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CCOONNTTRROOLLEESSAARREEAALLIIZZAARRYYPPUUNNTTOOSSAAVVEERRIIFFIICCAARR

Seguridad de datos y controles de acceso

Cuando los datos residen en archivos computarizados, la manera en que se aplican loscontroles que tienen como propsito impedir cambios no autorizados a dichos datos es de granimportancia. Estos controles de acceso incluyen el uso de palabras claves, inscripcin de datos,

y definir y limitar las rutas de acceso al sistema.

Controles de integridad

Los controles sobre el diseo, seguridad y uso de programas computarizados, y la seguridadde archivos de datos, se conocen con el nombre de controles de integridad. Estos controlesconsisten en una combinacin de procedimientos manuales y del software de sistemas ynormalmente cubren todas las aplicaciones. Los controles de integridad pueden ser divididosen cinco reas principales, diseadas para asegurar que los procedimientos correspondientesson ejecutados:

1. Controles de implantacin: los procedimientos apropiados son ms efectivos cuandoestn incluidos en un programa, tanto cuando el sistema es originalmente puesto enoperacin como cuando se hacen cambios posteriores.

2. Controles sobre seguridad de programas: para impedir cambios no autorizados a losprogramas computacionales.

3. Operacin del computador o controles administrativos: para asegurar que todos losprocedimientos en la operacin del computador son aplicados consistentemente.

4. Seguridad sobre archivos de datos: para impedir accesos no autorizados o cambios aarchivos de datos. Estos protegen a los datos contra destruccin, robo o divulgacin.

Tambin pueden proteger activos, ya que es posible el robo de activos a travs de lamanipulacin de registros.

5. Controles sobre el software de sistemas: el software de sistemas, que comprendeprogramas que no son especficamente diseados para ningn sistema de aplicacin enparticular, debe ser controlado, ya que stos se usan en el diseo, proceso, y control detodas las aplicaciones procesadas en un computador. Incluye sistemas operativos,compiladores, software administrador de bibliotecas y programas utilitarios. Por ejemplo,los programas puede estar protegidos contra cambios no autorizados por un programaadministrador de biblioteca; el uso de los archivos correctos puede estar asegurado porverificaciones de rtulos de archivos efectuados por el sistema operativo; la correctaconversin de instrucciones de programa fuente a cdigo ejecutable por el computador es

asegurado por programas compiladores. Obviamente, se requieren controles sobre laimplantacin y seguridad del software de sistemas.

Disciplinas sobre los controles bsicos

Los controles disciplinarios son aquellas partes del sistema diseadas para asegurar: que loscontroles bsicos continan operando apropiadamente y que los activos estn salvaguardados.

Las disciplinas sobre los controles bsicos vigilan y hacen cumplir los pasos de los controlesbsicos en el departamento de PED y en todos los dems. Un sistema sin controlesdisciplinarios es concebible, pero estara sujeto a la posibilidad de errores. Las disciplinas son

importantes, debido a que su presencia da a una organizacin, seguridad razonable de que loscontroles bsicos de PED y los controles de operacin estn funcionando tal como fuerondiseados. Ellos permiten que los procedimientos continen operando eficientemente a diario yayudar a asegurar que cualquier error que pueda ocurrir sea detectado oportunamente.


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El valor de los controles disciplinarios ha sido implcitamente reconocido por muchos aos. Sinembargo ellos merecen una consideracin mucho ms explcita de la que han recibido. Comoen el caso de los controles bsicos, los controles disciplinarios son pasos que deben sercumplidos si se quiere lograr los objetivos de control. Estos pasos pueden ser llevados a cabode muchas maneras.

Un sistema adecuado de control necesita tres disciplinas:

1) Segregacin de funciones: permite que el trabajo de una persona controle el trabajo deotra.

2) Controles de custodia: impiden el acceso a datos y programas que no son requeridosespecficamente para hacer un trabajo en particular. Son necesarios para prevenir todaclase de actos no autorizados de prdida o malversacin de activos o prdida o mal uso dellibro mayor.

3) Controles de supervisin: podran ser considerados como el grupo ms importante decontroles, puesto que permiten la deteccin y correccin de los errores causados por lasdebilidades en los otros controles bsicos. Los controles de supervisin pueden ser parte delos procedimientos programados de un sistema. Puesto que el sistema de cmputo puede

ser un supervisor consistente y justo, estos pueden ser muy efectivos. Las revisiones son,y deberan ser, conducidas regularmente para asegurar que todo funciona tan bien como seespera.

(1) Segregacin de Funciones

La separacin de una actividad de otra sirve varios propsitos. Adems de otros objetivos decontrol, normalmente es ms eficiente especializar tareas y personal para hacerlas, toda vezque el volumen de la actividad sea suficiente. Por ejemplo, normalmente es mejor entrenar auna persona para manejar efectivo exclusivamente y otra para llevar los registros de dichoarchivo. Tratar de encontrar, entrenar, y supervisar a una persona lo suficientemente verstil

para manejar los activos y guardar los registros consume innecesariamente demasiado tiempo,Al evaluar los costos y beneficios de la segregacin de funciones, la gerencia debera reconocerque los beneficios pueden a menudo incluir eficiencias operacionales.

(a) Segregacin de Funciones y Eficiencia Administrativa

La segregacin de funciones, como caractersticas de control, puede ser tan importante queeste control disciplinario debera ser adoptado sin tener en cuenta si realmente crea eficienciaadministrativa. De hecho, normalmente vale la pena an cuando resulte en ineficiencia. Unanlisis del riesgo potencial de errores incluyendo posibles fraudes puede justificar lasegregacin de funciones, an cuando sea ineficiente. Por ejemplo, la cantidad de dinero que

pasa por los sistemas de transferencia electrnica de fondos (TEF) en los bancos, puedeJustificar que haya una persona que prepare e ingrese los datos de transferencia, incluyendolos cdigos de autorizacin, y otra que ingrese los cdigos de autorizacin o una pantalladuplicada que tenga el campo del cdigo en blanco.

Si dos partes de una misma transaccin son manejadas por personas diferentes, cada personasirve como un verificador de la otra. Por ejemplo, una persona puede procesar los pagos de unda para las cuentas de tarjetas de crditos recibidos a travs del correo, mientras que otrapuede digitar el impone de dichos recibos en el sistema computarizado de proceso de pagos.La verificacin del total de la digitacin contra el total de los recibos de la seguridad que cadaoperacin fue ejecutada apropiada y exactamente.

(b) Segregacin de Funciones como Barrera para el Fraude

La segregacin de funciones puede tambin servir como una barrera para el fraude o elencubrimiento de incompetencia, puesto que es necesario tener cooperacin de otro individuo.Cuando una persona acta sola, la colusin puede ser menos probable que la posibilidad de


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Fraude. La separacin de responsabilidad de la seguridad fsica de los activos y elmantenimiento de los registros respectivos, es en s un control de custodia muy significante.Un funcionario que firma cheques, tal como el contralor, no puede esconder un pago noautorizado haciendo una entrada falsa en los registros de pagos si l o ella no tienen acceso alos registros computarizados correspondientes. Solamente la persona autorizada de mantenerlos registros debera tener acceso a los mismos. Los controles de custodia se realizan an mssi ni el tesorero ni la persona que mantiene los registros, por ejemplo, son responsables de,peridicamente, comparar el dinero en mano y en el banco, con los registros de efectivo. Untercero debera hacer dicha comparacin y tomar la accin apropiada si existen diferencias.

Puesto que el computador puede realizar muchas de estas tareas, es siempre importante queel sistema sea diseado para asegurar que es posible crear una segregacin de funciones quetenga sentido y sea apropiada.

(2) Controles de Custodia

Para prevenir transacciones no autorizadas, ya sea que constituyan robo o simplemente unaactividad bien intencionada pero inconsistente con el sistema, es necesario restringir el accesoa la informacin que puede ser utilizada para iniciar o procesar una transaccin. Talescontroles estn ms comnmente relacionados en conexin con la seguridad fsica de los

activos negociables. Efectivo, certificados de depsito o acciones, inventario y otros elementosque son fcilmente convertibles en efectivo o de uso personal, son los que probablementeestn protegidos. La necesidad de medidas de proteccin aplica igualmente al acceso a losdatos, archivos del computador, libros de registros, y a los medios que se pueden utilizar paraalterarlos -formularios sin utilizar, cheques sin emitir, placas para firmar cheques, archivos,cintas magnticas, programas del computador, libros auxiliares- es decir, todo lo que seaimportante para el proceso.

(a) Controles de Custodia en un Sistema Contable Interno

Un sistema de control contable interno debera contemplar dos tipos de situaciones:

1. La separacin de responsabilidades de la seguridad fsica de los activos, datos y elmantenimiento de los registros correspondientes.

2. Arreglos fsicos que impidan el acceso no autorizado a activos, datos, y registros contables.

No todas las salvaguardas fsicas estn relacionadas con los controles contables. Si la ausenciade un control de custodia no puede causar errores contables, el control es administrativo, enlugar de tener naturaleza contable. Por ejemplo, la gerencia puede conscientemente arriesgarun cierto grado de desperdicio de suministros relacionados con el computador en lugar dedisear e instalar procedimientos para el depsito de suministros. Mientras que cualquierprdida sea explicada honesta y responsablemente, los libros y estados financieros pueden

reflejar exactamente lo que ha ocurrido.

(b) Controles de Seguridad Fsica

En su forma ms simple, los controles de seguridad fsica consisten de cosas tales como unacaja fuerte, una puerta cerrada, un depsito con una custodia, o una cerca protegida. Sinembargo, la salvaguarda fsica es totalmente intil sin disciplinas que prevengan a personal noautorizado ir y venir libremente. La disciplina puede estar automatizada en cierto grado. Elotorgar tarjetas especiales que permiten la apertura de puertas y que pueden a menudoidentificar al poseedor de la tarjeta al sistema de seguridad fsica, es una forma elemental deautorizacin automatizada para entrar a un rea bajo llave. Las medidas de seguridad fsicatambin protegen activos y registros contra daos fsicos, tales como destruccin accidental,deterioro, o el resultado de un simple descuido.


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(3) Supervisin

Los procedimientos utilizados para ejecutar las tareas de los controles bsicos son muyimportantes. La amalgama que mantiene la unidad del sistema es un control disciplinario:Supervisin. La efectiva supervisin del personal ejecutando el trabajo tiene numerososbeneficios. Conlleva modificaciones necesarias del sistema cuando ocurren nuevos tipos detransacciones, acciones correctivas cuando el sistema revela algn tipo de error, y acciones deseguimiento cuando las debilidades del sistema se hacen evidentes. Un control no puede sercontemplado como efectivo en ausencia de supervisin adecuada. La supervisin es cualquierotro control que verifica la ejecucin de un control bsico.

(a) Debilidades del Control de Supervisin

Junto con la sistematizacin, la supervisin es esencial para el control de las operaciones. Siexiste, la supervisin provee los medios para corregir otras debilidades. Sin supervisinadecuada, el mejor de los sistemas y control de operaciones corre el riesgo de ser errtico opoco confiable en muy corto tiempo. Bajo presin, los sistemas y las disciplinas pueden serrecortadas o ignoradas, pueden omitirse reconciliaciones, errores y excepciones pueden ser nocorregidos, y pueden perderse documentos, desubicarse, o simplemente no ser jornalizados a

los auxiliares correspondientes. El personal administrativo y de supervisin puede serabsorbido dentro del trabajo diario del proceso de informacin y correccin de errores. Cuandoesto sucede, ellos sern menos capaces de realizar sus tareas de control y supervisin.

An en un sistema bien diseado, problemas con las cuentas pueden sealar una falta decontroles de supervisin. Si existe un nmero de errores fuera de lo comn, rdenespendientes, cuellos de botella, e instancias en la que no se obedecen los procedimientosprescritos, dichas situaciones deberan considerarse como un llamado de atencin. Si existeproliferacin de problemas y parece que los supervisores estn ocupados con detalles o tienenconocimientos no adecuados de sus responsabilidades, la gerencia debera estar conscienteque no puede confiar en otros procedimientos de control no obstante lo bien que dichosprocedimientos hayan sido diseados.

(b) Rutinas del Control de Supervisin

Muchos de estos controles son rutinas especficas y observarles. Estn diseadas paraasegurar a los supervisores que se mantienen las condiciones especficas y las operacionesbsicas de control, La ejecucin de estas rutinas administrativas debe ser documentada por:

Listas de control.

Informes de excepcin.

Iniciales que evidencien la revisin de los controles.Procedimientos de reconciliacin.

Comprobantes y otras autorizaciones de gastos.

Bitcoras para revisar rutinas.

Informes escritos.

Cuando existe este tipo de documentacin, se puede utilizar para determinar la calidad de loscontroles de supervisin.

Controles Administrativos

Los controles administrativos u operacionales se ocupan de la perspectiva global del negociode acuerdo a la gerencia: aumento de eficiencia, aumento de utilidades, y efectividad del


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proceso de la gerencia para la toma de decisiones. Las preocupaciones sobre los controlesadministrativos incluyen:

Confiabilidad de la informacin gerencial -sta es una preocupacin ms alta que laconfiabilidad de informacin financiera.

Oportunidad de la informacin gerencial.

Velocidad con la cual los errores y las excepciones son detectados y corregidos.

Eficiencia de la administracin en los procedimientos de controles generales.

Tipo y naturaleza de informacin disponible a la gerencia.

Respuestas de las unidades operativas y determinacin de si las intenciones de la gerenciason llevadas a cabo.

Propiedad de decisiones hechas por la gerencia o decisiones por las cuales la gerencia esresponsable.

Los controles administrativos representan amplias preocupaciones para la gerencia. Comoresultado de ello, no estn sujetos a los mismos lmites que los controles internos contables.

Para establecer procedimientos administrativos y operacionales efectivos y eficientes,normalmente se requiere un alto nivel tcnico. Para poder juzgar qu opinin es la mseficiente o apropiada se requiere estar actualizado, tener un conocimiento de mtodos deoperacin alternativos, y un slido conocimiento del negocio.


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RREEVVIISSIINNAANNAALLTTIICCAA


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RREEVVIISSIINNAANNAALLTTIICCAA

La revisin analtica consiste en pruebas sustantivas o de validez aplicadas sobre lainformacin contable o extracontable y comprende el anlisis y comparacin de datos. Lapremisa bsica subyacente en la aplicacin de los procedimientos de revisin analtica es queciertas relaciones pueden razonablemente esperarse que existan y continen en el tiempo afalta de condiciones conocidas que indiquen lo contrario.

Este procedimiento permite bsicamente que el auditor se forme una opinin sobre laconsistencia lgica de la informacin contable, profundizando en aquellas relaciones inusualesque surjan del anlisis.

Es de destacar que a efectos de la realizacin de las revisiones analticas la herramienta clavea ser utilizada es la tecnologa informtica. En este sentido las empresas deberan suministrarla mayor cantidad de informacin en archivos magnticos (balances de sumas y saldos,informes de ventas, estadsticas, etc.). Con la utilizacin de la computadora como principalherramienta de procesamiento de datos se logra un ahorro de tiempos estriles (Vg. controlesde clculos) y brindar una mayor seguridad sobre los resultados de la misma.

Este tipo de pruebas se realizan en las siguientes etapas del proceso de auditoria:

Planificacin Realizacin deProcedimientos

Etapa final del proceso

Posibilita un conocimiento del negocio.Ayuda a detectar los puntos crticosdonde el auditor debe poner mayor

nfasis en los procedimientos. Ayuda adelimitar los alcances de losprocedimientos de auditoria.

Se utiliza comoprocedimiento sustantivo y

aporta cierto grado deevidencia (dependiendo defactores que ms abajo se

detallan).

El auditor puede evaluar laconsistencia y razonabilidadde los estados contables.

Etapas del proceso de revisin analtica

Diseo del Anlisis Realizacin de la Prueba Interpretacin de los Rdos.

Estructurar la pruebay definir los alcances.

Obtener los datos, efectuar losclculos y exponer losresultados.

Determinar si la relacin es previsible yrazonable. Analizar los resultados de laprueba

La revisin analtica implica comparar una variable dependiente en relacin con otraindependiente y determinar si dicha relacin es lgica y responde a algn criterio vlido. Parallevar a cabo dicho anlisis hay que satisfacerse sobre la independencia de la variable,determinar si es confiable y si la relacin es vlida.

Para poder satisfacernos de que la relacin sea vlida se debe analizar los siguientes factores:


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Factores Implicancia Concepto

Credibilidad Aquella que se cree que exista basado enel conocimiento del negocio.

RelevanteSi la aplicacin de la prueba aportaevidencia significativa.

ConsistenciaGrado en que una variable histrica

puede darse en el futuro.

Calidad de la

Relacin

Independencia de la Variable

Considerar cuan independiente es dichavariable (Vg. no debe provenir de lamisma fuente de informacin que ladependiente)

Calidad de los datos de laIndustria

En general los datos obtenidos fuera dela org. Son ms confiables que losinternos.

Sistemas de control interno

Analizar si los datos usados songenerados por sistemas de informacinen los cuales el auditor no depositaconfianza.

Informacin no contable

Se refiere a la confiabilidad en lainformacin no contable y los sistemasde control y generacin de la misma(cantidades compradas, producidas,horas estndar, etc.)

Calidad de los

Datos

PoblacinLa poblacin bajo anlisis debe sercompleta.

Tcnicas de Alta Seguridad

Son pruebas que brindan alta seguridadsobre sus resultados (vg. anlisis globalde amortizaciones, ingresos por ventasglobales, etc.)

Tcnicas de Limitada Seguridad

Son pruebas que brindan limitada

seguridad sobre sus resultados (vg.anlisis de tendencias, comparaciones yrelaciones frecuentes, etc.)

Frecuencia de las medicionesMejores estimaciones a mayor perodocon datos disponibles y mayorfrecuencia.

Desagregacin de la Prueba

A mayor grado de desagregacin de laprueba (detalle en que la poblacin essegmentada) el anlisis ser mspreciso.

Precisin de la

Prueba

Grado de ComplejidadConsiderar la complejidad en el anlisisde los resultados.

11..PPrruueebbaassddeeRReevviissiinnAAnnaallttiiccaaeennllaaEEttaappaaddeePPllaanniiffiiccaacciinn

El objetivo principal es proporcionar elementos que permitan la planificacin de la naturaleza,tiempo y alcance de los procedimientos de auditoria. Asimismo aumentan el conocimiento delnegocio y permiten detectar a grandes rasgos diferencias con los supuestos o relaciones quese venan registrando con anterioridad (reas donde pueden registrarse ciertos riesgospotenciales).

A. Anlisis Horizontales: consiste en analizar los datos del perodo en cuestin a travs dela comparacin con otros de perodos anteriores que se toman como vlidos (vg. cierre deejercicio actual con uno anterior ya auditado con dictamen limpio).


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RubroEstado deRdos 2003

Estado deRdos 2002

Variacin Relativa% 03/02

Ventas 100 110 10 %

C.M.V. -50 -60 20 %

Margen Bruto 50 50 -

B. Anlisis Verticales: consiste en analizar la estructura, relacionando cada rubro respectodel total, y comparar dicha relacin respecto del ejercicio o perodo anterior (vg.disponibilidades sobre total del activo corriente)

Rubro Resultados1996

AnlisisVertical

Resultados1997

AnlisisVertical

Ventas 100 100 % 110 100 %

C.M.V. -50 50 % -60 55 %

Margen Bruto 50 50 % 50 45 %

C. ndices patrimoniales, financieros y econmicos:

ndice Frmula Anlisis

Solvencia(Total P.N.+ participacin de 3ros. Ensoc. controladas) / Total del Pasivo

A mayor ndice mayor solvencia

Endeudamiento Total del Pasivo / (Total P.N.+participacin en 3ros. En soc.controladas)

A mayor ndice menos solvencia

Liquidez Activo Corriente / Pasivo Corriente A mayor ndice mayor solvencia

Liquidez Acida(Activo Corriente Bienes de Cambio) /Pasivo Corriente A mayor ndice mayor solvencia

InmovilizacinTotal del Activo No Corriente / Total delActivo

A mayor ndice mayor activoinmovilizado que no se puedeafectar a la cancelacin de deudas.

Rotacin del PasivoCorriente (enveces)

Compras de bienes y servicios (IVAincluido y costos de financiacin) / Saldopromedio del pasivo corriente

A mayor ndice menores son losplazos para su cancelacin

Rotacin del PasivoCorriente (en das)

365 (perodo base) x promedio delpasivo corriente / Compras de bienes yservicios (IVA incluido y costos definanciacin)

A menores das se le paga mslentamente.

Das de Ventas enla Calle

365 (perodo base) x promedio delactivo corriente / Flujo de ventas delperodo (ms IVA)

A ms bajo menos tiempo enformarse el saldo de ds. Porventas.

Das de conversinde la mercaderaen efectivo

365 (perodo base) x saldo promedio deexistencias finales / Costo de lo vendidodurante el perodo base

A ms bajo menor el tiempo enconvertirse en dinero.

Rentabilidad Totalde la Inversin

Resultado Total del Perodo / Promediodel Patrimonio (antes de cargar este

resultado)

A mayor ndice, mayor rentabilidad


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D. Otros Anlisis: son adicionales a los anteriores y dependen de la confianza depositada enlas fuentes de informacin.

Relaciones entre saldos de cuentas patrimoniales o de resultados y datos operativos (vg.ventas / unidades vendidas, costo / unidades producidas, Bienes de Cambio /existencias en inventario, etc.)

Anlisis comparativos de informacin extracontable o de datos operativos (vg. produccin

de un ejercicio / Ejercicio anterior, etc.).

22..RReevviissiinnAAnnaallttiiccaaccoommooPPrruueebbaaddeeVVaalliiddeezzoo SSuussttaannttiivvaa

La aplicacin de ciertos procedimientos especficos sirven como pruebas sustantivasrelacionado con una afirmacin particular. Consiste, en general, en determinar un valor segnauditoria y compararlo con los registros contables.

A. Pruebas de Global de Amortizaciones

Amortizaciones del Ejercicio AnteriorMenos (-): - amortizacin del ejercicio anterior de bienes dados de baja en esteejercicio

-Amortizacin del ejercicio anterior de bienes que completaron su vida tilel Ej. anterior

(=) Subtotal

Ms (+): Amortizacin actualizada de las altas del Ejercicio

Igual (=): Amortizaciones del Ejercicio

Objetivo Valuacin

Prueba Revisar el clculo de amortizaciones

Grado de Seguridad que Proporciona Elevada

Este procedimiento es aplicable tambin a cotejar los valores residuales al cierre del ejercicio.

B. Prueba de ingresos o ventas

Unidades vendidas en base a informacin no contable (vg. estadsticas de ventas)

Por (x): precio unitario de los productos vendidos

(=) Total

Objetivo Subvaluacin de Ventas

PruebaQue se hayan registrado todas las ventas y alos valores correspondientes

Grado de Seguridad que Proporciona Depende del tipo de empresa


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C. Anlisis de mrgenes de utilidad

Margen de utilidad del perodo: (Ventas Costo de Ventas) / Ventas

Comparar con el margen estndar de la sociedad

Objetivo Determinar errores en ventas y costos.

PruebaQue se hayan registrado todas las ventasy todos los costos de ventas.

Grado de Seguridad que ProporcionaLimitada. No debe usarse como nicaprueba.

D. Relaciones lgicas entre cuentas contables

- Comisiones / Ventas

- Ingresos Brutos / Ventas

- Cargas Sociales / Remuneraciones

- IVA Dbito Fiscal / Ventas

- Devoluciones / Ventas

- Intereses / Cuentas Patrimoniales (a pagar/cobrar)

- Diferencia de Cambio / Cuentas Patrimoniales

ObjetivoValidacin de cuentas cuyos saldosguardan alguna relacin lgica.

Prueba Realizar las relaciones arriba indicadas.

Grado de Seguridad que ProporcionaSeguras en la medida en que la relacinesperada no est sujeta a varios factores.

E. Anlisis de la evolucin de los sueldos y jornales

Sueldos de un mes base

Por (x): cantidad de meses del perodo bajo anlisis

Ms (+) Menos (-): variaciones registradas en el perodo

(=) Igual: Sueldos del Ejercicio

Cuando la cantidad de personal es elevada conviene efectuar esta relacin en valoresunitarios (monto de sueldos del mes base / cantidad de personal de ese mes)


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Objetivo Validar el cargo de sueldos del ejercicio

Prueba

Calcular globalmente el cargo de sueldosdel ejercicio partiendo de un mes base yteniendo en cuenta las variacionesproducidas.

Grado de Seguridad que Proporciona

Seguras en la medida en que: no existanvariaciones importantes en la nmina y losaumentos y disminuciones de sueldos sonpor montos fijos y a todo el personal o porsecciones.

F. Prueba de Seguros a Devengar

Vigencia Devengados A devengarNro. de

Pliza Ca.

Riesgo

que Cubre Desde Hasta

Cierre de

Balance

Total

dedas

Neto

Gravado Das Pesos Das Pesos

Totaless/ Con-tab.Diferen.

Consiste en confeccionar la planilla estndar en Excel y completar los datos con las plizasvigentes a la fecha de cierre (o anlisis). Comparar luego con los saldos contables ydeterminar los ajustes.Este tipo de pruebas son aplicables para casos como: intereses devengados por prstamos,ttulos pblicos y su valor de cotizacin al cierre, etc.

3. Revisin Analtica en la etapa final de la auditoria

Se aplica en el momento en que los estados contables estn preparados y consiste en analizarcomparativamente los saldos expuestos en los estados contables del ejercicio en cuestin conlos del anterior, permitiendo detectar:

Inconsistencias o errores Errores de clasificacin de saldos (vg. omisin de aperturas de saldos en corrientes y no

corrientes) Errores de preparacin (vg. no reclasificar los saldos acreedores de bancos en pasivos)


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CCAASSOOPPRRCCTTIICCOO

AANNLLIISSIISSHHOORRIIZZOONNTTAALLDDEESSAALLDDOOSS

AADDIISSTTIINNTTAASSFFEECCHHAASSDDEETTRRMMIINNAANNDDOO

VVAARRIIAACCIIOONNEESSAABBSSOOLLUUTTAASSYYRREELLAATTIIVVAASS


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EEJJEEMMPPLLOODDEERREEVVIISSIINNAANNAALLIITTIICCAA

ANALISIS HORIZANTAL DE VARIACIONES DE CUENTAS PATRIMONIALES DEL 30.09.99 VS 31.03.99

Cdigo

Cta.

Concepto de la cuentaSaldo al

30-09-99

Saldo al

31-03-99

Variacin 09-99vs

03-99 en $

Variacin 09-99vs

03-99 en %

11010100 F.F.ADMINISTRACION 6,000.00 6,000.00 0.00 0.00%

11010300 F.F. CAJA/RECEPCION 4,500.00 4,500.00 0.00 0.00%

11010400 F.F. COMPRAS 2,700.00 2,700.00 0.00 0.00%

11010600 F.F. LA LUCIERNAGA 100.00 100.00 0.00 0.00%

11010700 F.F. ESTACIONAMIENTO 450.00 450.00 0.00 0.00%

11010800 F.F. PISO 23 200.00 (200.00) 100.00%

11020100 F.F. TESORERIA 3,000.00 3,000.00 0.00 0.00%

11020300 F.F. CAJA PRINCIPAL 3,000.00 3,000.00 0.00 0.00%

11030100 RECAUD. A DEPOSITAR FRONT DESK 0.00 0.00 0.00 n/a

11030200 RECAUD. A DEPOSITAR CTA. CTE. 0.00 0.00 0.00 n/a

11030300 RECAUD. A DEPOSITAR COCHERA 0.00 (0.00) (0.00) 100.00%11030400 VALORES A DEPOSITAR 68,244.00 81,996.41 13,752.41 16.77%

11030700 CAJA 55,044.18 55,044.18 0.00 0.00%

11040100 RECAUD. A DEPOSITAR FRONT DESK 0.00 3,300.00 3,300.00 100.00%

11040200 RECAUD. A DEPOSITAR CTA. CTE. (31,317.61) 0.00 31,317.61 100.00%

11040300 VALORES A DEPOSITAR BRC 12,856.10 4,275.10 (8,581.00) -200.72%

11050100 BCO.VELOX CTA.U$S 1625/6C.A. 154,974.84 201,153.44 46,178.60 22.96%

11050300 BCO. LAVORO 34-20-472353/7 (46,906.97) (33,706.26) 13,200.71 -39.16%

11050400 BCO. CREDITO 10907/8 15,036.59 67,379.36 52,342.77 77.68%

11050500 BCO. CREDITO 10908/5 1,790.42 18,894.60 17,104.18 90.52%

11050600 BCO. CREDITO 400025/4 42,372.86 83,852.17 41,479.31 49.47%

11050800 BCO CREDITO CTA 10905/4 2,477.85 9,944.87 7,467.02 75.08%

11051000 BCO. CREDITO CTA 1693/4 (100,667.88) 22,162.21 122,830.09 554.23%

11051100 BCO. CREDITO CTA.U$S 400024/7 5,421.54 1,648.97 (3,772.57) -228.78%

11051400 BCO.ROBERTS CTA.1213-20067-6 2,997.88 1,368.08 (1,629.80) -119.13%

11051500 DEP.PEND.DE CONCILIACION 102,711.36 109,041.90 6,330.54 5.81%

11051600 BCO. GALICIA CTA 2754/024/3 46.14 (46.14) 100.00%

12010000 DEPOSITOS A PLAZO FIJO 0.00 0.00 0.00 n/a

12020000 TITULOS PUBLICOS 168,101.68 166,499.44 (1,602.24) -0.96%

13010100 DEUDORES CUENTA HOTEL 194,153.40 24,798.72 (169,354.68) -682.92%

13010200 DEUDORES EN CUENTA CORRIENTE 762,378.80 369,257.80 (393,121.00) -106.46%

13010300 DEUDORES EN GESTION JUDICIAL 121,374.85 121,374.85 0.00 0.00%

13010400 CUPONES A FACTURAR 29,482.57 27,760.32 (1,722.25) -6.20%

13010500 PASES A CUENTAS CORRIENTES 471,089.90 47,898.93 (423,190.97) -883.51%

13010600 DEPOSITOS PENDIENTES DE CONCIL 0.00 (6,309.60) (6,309.60) 100.00%

13010700 DEUDORES MOROSOS 66,493.15 66,493.15 0.00 0.00%

13020100 DEUDORES CUENTA HOTEL (136,964.09) 18,012.35 154,976.44 860.39%

13020200 DEUDORES EN CUENTA CORRIENTE 248,218.29 236,177.09 (12,041.20) -5.10%

13020300 DEUDORES EN GESTION JUDICIAL 23,074.57 23,074.57 0.00 0.00%

13020400 CUPONES A FACTURAR 2,216.72 6,520.49 4,303.77 66.00%

13020500 PASES A CUENTAS CORRIENTES 22,872.48 3,375.84 (19,496.64) -577.53%

13020600 DEUDORES MOROSOS BCHE. 16,510.99 (16,510.99) 100.00%

16,510.99 16,510.99 100.00%


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ANALISIS HORIZONTAL DE VARIACIONES DE CUENTAS PATRIMONIALES DEL 30.09.99 VS 31.03.99

Cdigo

Cta.Concepto de la cuenta

Saldo al

30-09-99

Saldo al

31-03-99

Variacin 09-99vs

03-99 en $

Variacin 09-99vs

03-99 en %

14010100 IVA-CREDITO FISCAL (15,633.77) 15,646.19 31,279.96 199.92%

14010300 RETENCIONES IVA RES. 3125 2,217.60 0.00 (2,217.60) 100.00%14010400 PERCEPCIONES IVA RES. 3337 0.00 763.57 763.57 100.00%

14010500 RETENCIONES IVA TARJETAS 0.00 0.00 0.00 n/a

14010600 ANTICIPOS IMP. A LAS GANANCIAS 27,673.55 40,781.02 13,107.47 32.14%

14010700 RETENCION IMP. A LAS GANANCIAS 9,361.66 26,869.59 17,507.93 65.16%

14010800 RETENCION INGRESOS BRUTOS 10,646.85 11,754.68 1,107.83 9.42%

14010900 AHORRO OBLIGATORIO 2,108.79 2,108.79 0.00 0.00%

14011200 ANTIC.IMP.ACTIVOS 180.83 180.83 0.00 0.00%

14011300 DGR RIO NEGRO 26,068.45 26,068.45 0.00 0.00%

14011400 PERCEPCION INGRESOS BRUTOS 1,322.65 318.31 (1,004.34) -315.52%

14011500 IVA CRED.FISCAL ANTICIPOS 120,496.41 145,846.60 25,350.19 17.38%

14011600 IMP.GCIA.MINIMA PRESUNTA (0.02) 54,947.10 54,947.12 100.00%

14020700 RENTA TITULOS A COBRAR 2,304.93 2,189.16 (115.77) -5.29%14020900 TARJ.CHEQ.RECHAZAD. 8,069.80 6,714.80 (1,355.00) -20.18%

14021100 GASTOS FAVI 313,290.32 255,949.72 (57,340.60) -22.40%

34010400 IVA-DEBITO FISCAL (126,743.11) (6,856.23) 119,886.88 -1748.58%

34010600 SALDO DDJJ IVA (211,707.37) (105,666.09) 106,041.28 -100.36%

34011200 IMP.INGRESOS BRUTOS A PAGAR (35,564.55) (28,965.46) 6,599.09 -22.78%

34011400 DGR BARILOCHE (28,842.09) (28,842.09) 0.00 0.00%

34011500 PRES.ESP.RET.GCIAS.BENEF.EXT. (204,531.69) (239,824.31) (35,292.62) 14.72%

34011600 PLAN FAC.PAGO IMP.GCIAS. (155,113.71) (169,384.41) (14,270.70) 8.43%

34011700 PRESENT.ESPONT.IMP.GCIAS. (49,840.86) (57,259.14) (7,418.28) 12.96%

37010100 PREVISION DEUDORES INCOBRABLES (70,031.70) (70,031.70) 0.00 0.00%

37010300 PREVISION CONTINGENCIAS POR JU (14,002.84) (45,132.09) (31,129.25) 68.97%

37010500 PREV.IRRECUPERAB.DE GASTOS (19,841.39) (19,841.39) 0.00 0.00%37010600 PREVISION POR JUICIOS (517,500.00) (517,500.00) 0.00 0.00%

37020100 PROV.ROYALTIES HOLIDAY INN (191,987.97) (6,559.68) 185,428.29 -2826.79%

37020300 PROV.COM.ALOJAMIENTO (19,826.98) (161,207.64) (141,380.66) 87.70%

37020400 PROVISION GASTOS (150,429.94) (114,930.00) 35,499.94 -30.89%

37020500 PROV.IMPUESTOS A LAS GCIAS. 0.00 (334,353.74) (334,353.74) 100.00%

38010200 DEUDAS VARIAS (3,900.00) (714,000.00) (710,100.00) 99.45%

41010100 CAPITAL SOCIAL (8,340,000.00)

(8,340,000.00) 0.00 0.00%

41010300 APORTES IRREVOCABLES (6,578,913.04)

(6,578,913.04) 0.00 0.00%

42010100 RESERVA LEGAL (827,438.84) (827,438.84) 0.00 0.00%

42010200 RESERVA FACULTATIVA (12,590.24) (12,590.24) 0.00 0.00%

43010100 RESULT. NO ASIGNADOS DEL EJERC (257,063.25) (0.02) 257,063.23 -1285316148.80%

43010200 RESULT. NO ASIGNADOS DE EJERCI (1,669,654.82)

(1,669,654.82) 0.00 0.00%

CONTROLES DE INTEGRIDAD 0.00 0.00

Ntese que los totales de control deben dar cero (A=P+PN)


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CCAAJJAAYYBBAANNCCOOSS

CCIIRRCCUUIITTOODDEETTEESSOORREERRIIAA


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DDIISSPPOONNIIBBIILLIIDDAADDEESS//CCAAJJAAYYBBAANNCCOOSS

1. Descripcin General del Rubro

En el rubro Disponibilidades se incluyen el dinero en efectivo y cuentas corrientesbancarias de entidades del pas y del exterior, y adems valores con iguales caractersticas

de liquidez, certeza y efectividad. Estos activos tienen poder cancelatorio legal ilimitado yse utilizan en el giro habitual de las operaciones de la empresa.

Generalmente los saldos de este rubro no suelen ser significativos al cierre del ejercicio,pero en las cuentas que componen el rubro se realizan movimientos importantes ya que serelacionan con la obtencin y desembolso de fondos.

2. Cuentas Generalmente Involucradas

2.1 Patrimoniales

-Caja en Moneda Local-Caja en Moneda Extranjera-Fondo Fijo-Banco c/c en Moneda Local-Banco c/c en Moneda Extranjera-Valores a Depositar-Provisin por Gastos y Comisiones Bancarias

2.2 Resultados

-Gastos y Comisiones Bancarias-Intereses por Adelantos en Cuentas Corrientes-Diferencias de Cambio Generadas por Activos-Diferencias de Cambio Generadas por Pasivos-Otros gastos bancarios

3. Objetivos de la Auditoria

Objetivos de la Auditoria Pruebas de Validacin

Integridad: Todo el efectivo en caja y enBancos ha sido registrado por la compaa.

- Asegurarse que toda la cuenta bancaria yfondos fijos estn incluidos en los registros

contables.Exactitud: Las transacciones y los saldos dedisponibilidades son matemticamente exactos,estn basados en importes correctos y han sidoexactamente resumidos y registrados en elmayor general.

- Verificar que los saldos registrados seanmatemticamente correctos y estn basados enmontos correctos.

- Verificar la razonabilidad de las conciliacionesbancarias.

Existencia: Todo el efectivo en caja y en Bancosexiste a la fecha del balance.

- Tomar arqueo de caja- Confirmar con entidades bancarias saldos encuenta corriente

- Realizar arqueos de valores a depositar.

Corte: Todos los movimientos de fondos estnregistrados en el perodo al que corresponden.

- Tomar y verificar corte de ingresos (recibos yfacturas de contado) y pagos (rdenes depago), incluyendo el corte de chequeras.


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Objetivos de la Auditoria Pruebas de Validacin

Valuacin: Los saldos de disponibilidades seencuentran correctamente valuados de acuerdocon normas contables vigentes.

- Verificar que todos los tems incluidos comoparte de las disponibilidades son realizables enlos montos registrados. En el caso de monedaextranjera verificar que se encuentra valuada alos tipos de cambio vigentes a la fecha delbalance.

Derechos y Obligaciones: Los saldosregistrados de disponibilidades son propiedad de

la Compaa.Toda restriccin sobre los fondos ha sidodebidamente identificada.

- Verificar que las cuentas bancarias registradasestn a nombre de la Compaa.

- Examinar convenios de prstamos a efectos deconfirmar la existencia de restricciones sobre lautilizacin de fondos.

Presentacin/Revelacin: Los componentesdel rubro estn apropiadamente clasificados ydescriptos, y se expone la informacin quecorresponde de acuerdo con las normascontables vigentes. Toda restriccin sobre losfondos ha sido debidamente revelada.

- Identificar saldos acreedores en bancos yreclasificarlos en el rubro de deudas bancarias.

- Reclasificar los valores a depositar condiferimiento importantes con respecto a lafecha de cierre.

- Verificar adecuada relevacin de posiblesrestricciones sobre fondos.

VALUACION Y EXPOSICION

Si bien la valuacin de este rubro no presenta grandes dificultades, efectuaremos algunasconsideraciones a tener en cuenta:

1. Caja:En funcin al arqueo realizado al cierre, separando la moneda local de las divisas para sucorrecta valuacin. En caso de existir diferencias se le informan a la Compaa, pero no seajustan. Esto se debe a que pueden esconderse fraudes detrs de diferencias de Caja yajustndolo no se persigue el anlisis de la diferencia.

2. Saldos en cuentas corrientes:

De acuerdo a las conciliaciones bancarias, sin perder de vista el concepto de la conciliacin,mediante la cual se compara la contabilidad y la informacin brindada por el extracto.Como consecuencia de este cotejo podemos detectar dos tipos de partidas conciliatorias:

Transitorias: Son aquellas que se solucionan con el mero paso del tiempo, por ejemplo:los depsitos pendientes de acreditacin en extracto.

Definitivas: Son aquellas que no van a cambiar por el paso del tiempo.

Las partidas de tipo transitorias no se ajustan, ya que naturalmente se compensarn conel paso de los das, slo se deben a una diferencia que surge producto del corte a unafecha determinada. En tanto que las partidas de tipo definitivas siempre se ajustan, ya

que no hay motivos para que se cancelen con el mero paso del tiempo, por lo que es laempresa quien se tiene que proponer no dejarlas pendientes, mediante el constanteanlisis y seguimiento de las mismas. Como ejemplo de stas ltimas podemosmencionar:Notas de dbito bancarias no registradas,Cheques rechazados,Depsitos segn extracto no contabilizados por la Ca.,Cheques emitidos por la Sociedad y an no entregados a proveedores (los que se

debern arquear al cierre para proceder a su reclasificacin).Cheques vencidos, emitidos y no retirados por el proveedor, los que deben mostrarse

nuevamente como deuda, etc.

Es importante que las conciliaciones sean efectuadas por personal independiente a quienesmanejan los valores y las cuentas bancarias, de modo de efectuar control por oposicin deintereses.


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Cabe recordar que los saldos acreedores en cuentas corrientes bancarias deben ser incluidosen un rubro del Pasivo como un Prstamo. Hay que reclasificar a Proveedores aquellos valoresque al cierre no se han entregado, por lo cual tambin deben arquearse al cierre.

3. Fondos fijos:No debern incluirse en estos saldos los gastos ya efectuados y no rendidos. A fin deevitar estas demoras al momento del arqueo se debe recomendar a los clientes que losfondos se repongan antes del procedimiento de cierre. En caso de no realizarlo, estaspartidas deben reclasificarse de modo que el saldo contable cruce con el total arqueado oprovisionarlos si se tiene el concepto de mantener fijo el importe de la cuenta.

4. Valores a depositar:Se destaca que no se incluyen los valores posdatados, pues stos representan un crditopor tratarse de valores con menor grado de liquidez. De modo que slo se exponen comotales aquellos correspondientes a los primeros das hbiles (mximo la primera semana).Adems de haber efectuado el arqueo de los valores al cierre, al momento de la auditoriadebemos verificar la acreditacin de los valores, as validaremos la cobrabilidad de losmismos.

5. Moneda Extranjera:

Dentro de cada cuenta de acuerdo al origen de la misma, valuada al cambio vigente alcierre. Para ello tomamos el publicado en el diario del primer da hbil siguiente al cierredel ejercicio tipo comprador. No debemos olvidar su exposicin en el Anexo de MonedaExtranjera.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:

Procedimientos generales para la toma de arqueos:

1. El procedimiento bsico del rubro es el arqueo, mediante el cual nos satisfacemos de laexistencia de los valores. Debemos arquear todos los valores existentes en la Compaa y

en caso de existir ms de un tipo de valores en mano de un mismo responsable, deberarealizarse simultneamente el arqueo de todos de modo de evitar posibles ocultamientos eirregularidades. Al efectuar el arqueo no debemos olvidarnos de:

- Averiguar antes del arqueo cuales son las cajas y fondos fijos existentes.- En la planilla de arqueo tomar nota con tinta, para que no pueda ser cambiado.- Evitar que nos dejen a solas con los valores, siempredebe haber un representante de la

empresa presente.- Preguntar si tiene algn otro valor de cualquier tipo, plazo fijo, documentos, etc.- Dejar asentada al pie del arqueo la leyenda correspondiente (la cual debe hacer referencia

a: que se han recontado la totalidad de los valores existentes, que el recuento se realiz enpresencia del personal de la Compaa y que los valores se han devuelto a la empresa deconformidad).

- De haber enmiendas o tachaduras en las planillas de arqueo las mismas deben sersalvadas.- Las planillas de arqueo deben ser firmadas por los responsables de los fondos y por los

auditores.

2. Reconciliaciones bancarias:

Se efecta la revisin de la conciliacin realizada por la empresa.

Al realizar las conciliaciones bancarias es importante tener en cuenta los siguientes puntos:

- Analizar el circuito de control interno y verificar que la persona que realiza lasconciliaciones bancarias no sea la misma que la que tiene acceso al manejo de los fondos.- Antigedad de las partidas (pueden indicar la existencia de falta de anlisis, falta de

profundizacin por parte de la administracin y/o fraudes).- Verificar siempre las conciliaciones con extractos originales.


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--- Verificar que las conciliaciones bancarias sumen correctamente.- Cruzar con la respuesta de circularizacin.

3. Verificacin del depsito de los valores arqueados al cierre.

- Ver la existencia de valores que si bien existen fsicamente estn vencidos para su cobro(de detectarse tales casos hacer un seguimiento y ver sus implicancias en trminos decontrol y financieros).

- Ver el depsito posterior.

CCOONNTTRROOLLIINNTTEERRNNOOEENNEELLAARREEAADDEETTEESSOORREERRIIAA

El rea de Tesorera presenta una sensibilidad muy especial ya que a travs de ella fluyen losfondos de la empresa. Si bien es cierto que a travs del control cruzado por oposicin deintereses se tiene cierto control sobre las operaciones, no por ello debemos evitar medidastendientes a reducir los riesgos en el sector mismo.

Principales medidas a adoptar:

Separacin de funciones: Las tareas de manejo de fondos son incompatibles con cualquierotra. En especial con las registraciones contables y las operaciones que en algn momentose reflejen a travs del flujo de fondos (compras-pagos, ventas-cobranzas).

Prohibicin del acceso del personal de Tesorera a los registros contables: Si acceden a lainformacin contable pueden conocer el modo en qu se efectan las registracionescontables, as como tambin las fortalezas y debilidades de los controles que ejerce el rea.De este modo pueden tener una ventaja a la hora de esconder informacin conteniendoerrores o situaciones anmalas. En el tipo de empresas ms pequeas dnde en generalexiste esta deficiencia, se tendr que hacer hincapi en un control ms estricto por partede la Gerencia.

Acceso fsico a la oficina de Tesorera: Este sector debe localizarse en un recinto cerrado,ya que en su interior se manejan los valores y la informacin financiera de la empresa(movimientos de fondos).

Anlisis de la conveniencia de contratar seguros sobre el dinero en caja y en trnsito:Anlisis de la relacin costo beneficio.

Apertura de correspondencia: La correspondencia debe ser abierta por funcionariosintegrantes de la Direccin Superior o en su defecto por sus secretarias, llevando unregistro de las mismas y a que sector fue desviada. No es recomendable que lo hagadirectamente el sector, ya que puede recibir correspondencia con informacin de otrossectores de la empresa que no deba manejar.

Depsito diario e ntegro de la cobranza: Las cobranzas deben depositarse diariamente yen forma ntegra, acudiendo a los fondos fijos o emisin de cheques en caso de necesitarse

dinero. Detalle en la boleta de depsito de los cheques incluidos: Se recomienda guardar detalleadjunto a la copia de la boleta de depsito para poder rearmarla en caso que seanecesario.

Control de talonarios de Recibos y Cheques que no estn en uso: La custodia de estosvalores no debe recaer en manos del sector. Esta funcin no les compete y debe recaer enun funcionario responsable ajeno al manejo de fondos.

Recuentos diarios de Caja por el sector: El personal afectado al manejo de fondos debeefectuar diariamente arqueos sobre los valores que se encuentran en su poder, de mododeconciliarlo con sus registros. De esta forma el sector ejerce un control efectivo sobre losfondos que maneja y se evitan tambin las diferencias de caja acumuladas, que dificultan suanlisis.

Firmantes dados de baja: El sector debe llevar un registro de firmas en instituciones bancariascon las que se opera, de modo de mantener altas, bajas o modificaciones de firmantes.Bsicamente es necesario llevar un control sobre las bajas de modo de evitar que personasque ya no estn autorizadas accedan al manejo de fondos.


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Correspondencia de los bancos (extractos bancarios y avisos de cheques rechazados): Estainformacin debe ser derivada a Contadura y luego de su contabilizacin debe serderivada a Tesorera.

Proyeccin de Cobranzas y Pagos para anlisis financiero Posicin financiera semanal

AARREEAASSDDEERRIIEESSGGOO

Cheques emitidos al portador y pagos en efectivo:

Se deben evitar los cheques al portador y/o pagos en efectivo ya que pueden ser retirados porcualquier persona, mxime cuando se acostumbra entregar los valores sin exigir el recibo delproveedor (lo que tambin debera evitarse).

Salidas no documentadas:

Bajo ningn concepto deben efectuarse pagos sin documentacin de respaldo. En caso de

entregarse fondos a rendir estos deben salir por:- Fondo Fijo con un vale prenumerado, fechado y firmado, en el que conste la fecha importey concepto a ser aplicado, el que ser retenido hasta su rendicin.

- Orden de Pago, la que ser imputada a una cuenta de Otros Crditos, esta cuenta debe serconstantemente analizada para que dichos gastos no sean abonados nuevamente.

En el segundo caso deben identificarse los motivos que admitan este tipo de transacciones(por ejemplo anticipos de viajes) y establecer las pautas que los regirn de modo que seconozcan por todo el personal. As no se podr aludir a desconocimiento o distraccin, porejemplo todas las rendiciones de este tipo se le harn a una misma persona quien ser laresponsable de analizar esa cuenta contable.

Anulacin de los comprobantes pagados:

Debemos verificar que los comprobantes ya abonados sean anulados mediante el selloFECHADOR DE PAGADO. Es recomendable que el firmante del cheque identifique en elmomento de la firma su autorizacin en el comprobante, evitando de este modo la posibilidadde reutilizarlo. Para esto se puede prever la utilizacin de un sello fechador con espacio paralas firmas de los empleados (emisor y autorizante).

Imposibilidad de pago de facturas mediante fotocopias y/o fax:

Una medida de control que no debe ser evitada bajo ningn concepto es la imposibilidad depagar mediante una fotocopia o fax, evitando de este modo la utilizacin fraudulenta. Si bienen general los sistemas de cuentas corrientes de proveedores no permiten el ingreso de dos

facturas con el mismo nmero, no debemos olvidar que el empleado puede conocer losartilugios para poder ingresarla, como por ejemplo cambiar un nmero en la factura o crearotro nmero de proveedor. Independientemente de estos mtodos hemos verificado casos enlos que el sistema no controla el nmero de factura o lo hace luego de un proceso que en tantoque no se corra se puede cargar infinitamente.

Adelantos de Sueldos:

Slo deben efectuarse a pedido del Sector de Personal, y se tratar de realizar el depsito enla cuenta de cada trabajador. En caso de no ser posible y manejar efectivo se le entregar eldinero a Personal quin se ocupar de distribuirlo a los empleados. El control del descuento delos mismos lo efectuar el Departamento Contable en el momento de registrar los sueldos del

mes.


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Boletas de depsito por Cajero Automtico:

Es conveniente recomendar que se eviten los depsitos efectuados por mquina debido a quees imposible en caso de discrepancia verificar como se gener el error.

Antigedad de las partidas conciliatorias:

Es importante tener en cuenta la antigedad de las partidas conciliatorias, ya que la empresadebe ocuparse de analizarlas para efectuar los ajustes correspondientes. Detrs de partidasantiguas sin solucionar se pueden esconder movimientos fraudulentos, por lo que nunca sesolucionarn y se apunta a que sean eliminados por antigedad. Esto se debe tenerbsicamente en cuenta con las partidas que representen egresos de fondos.

Das de pago a Proveedores:

El hecho de fijar das de pago hace ms fcil la labor de control por parte de la firmaautorizante quien tendr ms presente los pagos realizados en da, lo que sumado al sellofechador acota las posibilidades de fraude. Respecto a las firmas tambin es conveniente quese le preparen todos los pagos y se le entreguen una vez al da.

Consideraciones particulares sobre el arqueo de fondos fijos

Todo sistema de fondos fijos debe cumplir con las siguientes pautas para garantizar suadecuado funcionamiento:

- Responsable del fondo fijo.- Monto asignado.- Debe existir un monto mximo por operacin, con el objeto de evitar su pronto

agotamiento.- Documentacin de respaldo para todos los egresos de fondos.- Documentacin interna de gastos para aquellos gastos que no exista comprobantes

(ejemplo taxis, propinas, etc.) o que no tenga sentido guardar los comprobantes (ejemplo

boleto de colectivo o tren).- En todos los comprobantes internos (ej. Vales) debern figurar los importes en nmeros yen letras. Adems la documentacin interna deber estar prenumerada y fechada con elobjeto de detectar la antigedad de la misma.

- Cada comprobante interno deber incluir quin utiliz los fondos y quin autoriz suegreso.

- La documentacin de respaldo deber estar anulada con

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