curso de aplicaciÓns informÁticas de follas de …

CURSO APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO:CURSO APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO: MICROSOFT EXCEL´2010MICROSOFT EXCEL´2010

EQUIPO DOCENTE

• Roberto Domínguez Vázquez. Enxeñeiro Técnico Superior en Telecomunicacións. Xefe de Estudos de Postal Escuela de Negocios. Formador do Plan AFD e do FEDAP.

DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE ASISTENCIA

Outorgaráselles o correspondente diploma de aproveitamento aos alumnos que asistan e participen con regularidade no desenvolvemento do curso e que superen satisfactoriamente as probas de avaliación do curso. Aqueles alumnos, que tendo asistido con regularidade e participado no curso, non superen satis-factoriamente as probas de avaliación, obterán un certificado que acreditará a súa asistencia á acción formativa. É obrigatoria a asistencia e a puntualidade a todas as sesións do curso. Toda inasistencia a clase deberá ser debidamente xustificada polo interesado sen exceder endexamais o 10% das horas lectivas do curso; unha inasistencia supe-rior ao 10% da duración da acción formativa, aínda que sexa xustificada, im-pedirá a expedición do certificado de asistencia ou do diploma de aproveita-mento correspondente.

INFORMACIÓN E INSCRICIÓNS

Deputación Provincial de Ourense Área de Secretaría Xeral

Servizo de Recursos Humanos NEGOCIADO DE FORMACIÓN

Rúa do Progreso, 30-2º· 32003 Ourense Teléfono: 988 385 142 Fax: 988 385 215

E-mail: [email protected] Web: www.depourense.es

CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS

DE FOLLAS DE CÁLCULO:DE FOLLAS DE CÁLCULO:

MICROSOFT EXCEL’2010MICROSOFT EXCEL’2010

PROGRAMA DE FORMACIÓN CONTINUA – 2013

Ourense, do 14 de outubro ao 6 de novembro de 2013

Aulas de Postal Escuela de Negocios Rúa Reza, 3. Ourense

Programa Provincial de Formación Continua Programa Provincial de Formación Continua -- 20132013

PRESENTACIÓN

A Deputación Provincial de Ourense, no marco do Acordo de Formación para o Emprego das Administracións Públicas, deseñou para o ano 2013 un novo Programa provincial de formación continua, de carácter agrupado, destinado á realización de accións formativas dirixidas ao persoal da Administración local. No citado plan de formación profesional aprobado pola Comisión de Formación para o Emprego da Administración Local (CFDAL) na súa sesión do 13 de marzo de 2013 e subvencionado polo Ministerio de Facenda e Administracións Públicas, segundo a Resolución do 10 de xuño de 2013 do Instituto Nacional de Administracións Públicas, contemplouse un ano máis a Área de Informática e Novas Tecnoloxías. Dentro das actividades de formación continua programadas nesta área convocouse o “CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO: EXCEL ´ 2010”, publicado no BOP n.º 190, do 20 de agosto de 2013, e realizado no marco do Convenio de Colaboración asinado pola Deputación de Ourense coa Escola Galega de Administración Pública (EGAP) o 30 de xaneiro de 2013 para o desenvolvemento de actividades de formación dirixidas aos traballadores das entidades locais da provincia. DESTINATARIOS DO CURSO

• Persoal ao servizo da Administración local que teña que empregar o ordenador para incrementar a eficacia e a produtividade do seu traballo.

• Persoal das entidades locais que teña que empregar o ordenador para a xestión de datos numéricos.

• Persoal das corporacións locais que realice labores administrativas con mecanización informática e que deba manexar follas de cálculo no seu posto de traballo.

OBXECTIVOS DO CURSO

• Empregar follas de cálculo con habilidade empregando as funcións habituais en todas aquelas actividades que requiran tabulación e tratamento aritmético-lóxico e/ou estatístico de datos e información, así como a súa presentación en gráficos.

• Identificar as prestacións, procedementos e asistentes da folla de cálculo describindo as súas características, as características de protección e seguridade en follas de cálculo.

• Aprender a usar a aplicación informática Ms-Excel como ferramenta para realizar traballos administrativos e contables, así como a utilización das súas funcións de edición e manexo de datos, inserción de fórmulas e outras prestacións.

• Adquirir os coñecementos básicos para saber traballar correctamente cunha folla de cálculo, co fin de simplificar algunhas operacións contables e poder resolver problemas de cálculos que normalmente resultan complexos.

• Fomentar o uso nas entidades locais das novas ferramentas microinformáticas co obxecto de automatizar as tarefas administrativas e de mellorar a calidade dos servizos tipo, así como en relación con criterios medioambientais definidos.

CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO:CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS DE FOLLAS DE CÁLCULO: MICROSOFT EXCEL´2010MICROSOFT EXCEL´2010

DESENVOLVEMENTO DO CURSO

Duración do curso: 50 horas lectivas. Datas de realización: do 14 de outubro ao 6 de novembro de 2013. Horario das clases: de 17:00 a 20:35 horas; de luns a xoves. Lugar: aulas de Postal Escuela de Negocios. Rúa Reza, 3. Ourense.

PROGRAMA

1. CONCEPTOS XERAIS E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA APLICACIÓN

DE FOLLA DE CÁLCULO.

2. DESPRAZAMENTO POLA FOLLA DE CÁLCULO.

3. INTRODUCIÓN DE DATOS NA FOLLA DE CÁLCULO.

4. EDICIÓN E MODIFICACIÓN DA FOLLA DE CÁLCULO.

5. ALMACENAMENTO E RECUPERACIÓN DUN LIBRO.

6. OPERACIÓNS CON RANGOS.

7. MODIFICACIÓN DA APARIENCIA DUNHA FOLLA DE CÁLCULO.

8. FÓRMULAS.

9. FUNCIÓNS.

10. INSERCIÓN DE GRÁFICOS, PARA REPRESENTAR A INFORMACIÓN CONTI-

DA NAS FOLLAS DE CÁLCULO.

11. INSERCIÓN DE OUTROS ELEMENTOS DENTRO DUNHA FOLLA DE CÁLCULO.

12. IMPRESIÓN.

13. TRABALLO CON DATOS.

14. EMPREGO DAS FERRAMENTAS DE REVISIÓN E TRABALLO CON LIBROS

COMPARTIDOS.

15. IMPORTACIÓN DENDE OUTRAS APLICACIÓNS DO PAQUETE OFIMÁTICO.

16. PLANTILLAS E MACROS.

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EQUIPO DOCENTE

• Roberto Domínguez Vázquez. Enxeñeiro Técnico Superior en Telecomunicacións. Xefe de Estudos de Postal Escuela de Negocios. Formador do Plan AFD e do FEDAP.

DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE ASISTENCIA

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MICROSOFT EXCEL’2010MICROSOFT EXCEL’2010

PROGRAMA DE FORMACIÓN CONTINUA – 2013

Ourense, do 14 de outubro ao 6 de novembro de 2013

Aulas de Postal Escuela de Negocios Rúa Reza, 3. Ourense

COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA

APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE CÁLCULO

Ourense ‐ Vigo ‐ Santiago ‐ A Coruña ‐ Lugo ‐ Pontevedra ‐ Ferrol ‐ Valladolid – Madrid

Dirección de la Editorial:

Francisco Nóvoa Rodríguez Javier Nóvoa de Manuel

http://formacion.academiapostal.es

© 2012 Servipost Editores Servipost EDITORES Rúa Progreso, 85 Local 55 – Ourense- tel: 988 254 426 www.academiapostal.es [email protected]

ISBN: 978-84-92566-30-3

Dep. Legal: OU 147-2012 Septiembre 2012

IMPRESO EN GALICIA (ESPAÑA) - PRINTED IN GALICIAN (SPAIN)

IMPRIME: Tórculo Artes Gráficas, S.A.

Será perseguida de acuerdo con la legislación vigente la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio, existente o de próxima invención, incluido el tratamiento informático, transformación, plagio, distribución, fotocopia o comunicación de cualquier forma, ya sea por método electrónico, mecánico o por registro, sin el permiso previo y por escrito de los editores y titulares del ©. No está permitida cualquier otra forma de cesión de uso del ejemplar.

© Servipost Editores

Anagrama LUCHA

CONTRA LA PIRATERÍA

Propiedad de Unión

Internacional de Escritores

CONCEJO DE REDACCIÓN Y COORDINACIÓN

Francisco NÓVOA RODRÍGUEZ

Javier NÓVOA DE MANUEL

Marta María NOVOA DE MANUEL

Ángeles FERNÁNDEZ NIETO

Esther MÉNDEZ CID

Manuel Ángel FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ

María José BORRAJO PAZOS

René LÓPEZ FERNÁNDEZ

Ricardo RODRÍGUEZ VELOSO

PRESENTACIÓN

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el

ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del

Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de

procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral

y de vías no formales de formación.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas

productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de

competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia

General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten

el ejercicio de una actividad profesional determinada. En concreto, la normativa

vigente establece:

“En el caso de la Administración, este sistema permitirá simplificar

el acceso y promoción a la función pública, eliminado pruebas para

comprobar los conocimientos en esta materia, tanto de funcionarios

como de OPOSITORES. Además, contribuirá a fomentar el uso

eficiente y eficaz de las tecnologías de información y de las

comunicaciones en la ciudadanía y en el personal de las

administraciones públicas”

“La Certificación podrá valorarse como mérito o establecerse como

requisito de participación en los procesos de provisión de puestos

de trabajo y en la selección de personal y como base objetiva para

la promoción profesional, en los términos que establece la

normativa reguladora de la función pública. El desarrollo normativo

abre la posibilidad de establecer pruebas de acceso libres a la

ciudadanía para obtener el certificado”

Preparación completa de las aplicaciones de Microsoft Office 2007 (Word,

Excel, Access, PowerPoint, Internet/Intranet y correo-e). El alumno-opositor

dispondrá de una preparación completa de las cinco Unidades formativas, para

obtener los conocimientos teórico-prácticos necesarios para superar con éxito

las pruebas exigidas para la obtención del Certificado de Competencias

digitales de “Ofimática”, o de los exámenes del ejercicio práctico de informática,

en la respectiva oposición de acceso a la Administración.

La certificación de Competencias Digitales en Ofimática podrá eximir a los

opositores de la realización del examen práctico de informática, exigido

tradicionalmente por las Administraciones, para los exámenes de acceso a

determinadas oposiciones.

Igualmente se puede acceder a formación complementaria a través de

Internet, en modalidad on-line desde nuestro Portal de Formación Virtual:

http://formacion.academiapostal.es

Nos gustaría finalizar esta presentación haciendo referencia a nuestros

deseos iniciales: "haber cumplido con el objetivo propuesto". Mientras tanto

expresamos al alumno nuestros mejores deseos de éxito.

ServiPost EDITORES

PRÓLOGO

"Pregunta quien puede, responde quien sabe", afirmaba el profesor Álvaro D´Ors.

Al publicar este temario cumplimos el deber básico de un profesor, RESPONDER.

Servipost- Editores - que publica este nuevo temario, lo hace con la seguridad de que la experiencia acumulada por nuestro equipo de profesores, en los más de 40 años que llevamos dedicados a la preparación de opositores para ingreso en el Sector Público, responde, no sólo a las dudas o consultas de nuestros alumnos, sino, lo que es más importante, a las ilusiones y experiencias, de los más de veintiún mil funcionarios formados en nuestras aulas.

El presente manual desarrolla la Unidad formativa UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo.

Actualmente, en el mundo empresarial, el software empresarial de mayor relevancia es Microsoft Office y dentro de este encontramos Excel como una potente hoja de cálculo. Los/as alumnos/as profundizarán en el conocimiento de las técnicas de Excel y podrán elaborar hojas de cálculo profesionales muy completas utilizando todas las funciones desde las más básicas hasta las más complejas de esta aplicación.

Para finalizar, queremos poner a tu disposición este manual, elaborado, con el apoyo y el MÉTODO del centro líder, para que, sumado a tu esfuerzo y dedicación, permita que tus ilusiones y esperanzas también se hagan realidad.

Con nuestros mejores deseos de éxito

Francisco Nóvoa Rodríguez,

Director

ÍNDICE

TEMA 1 CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LA APLICACIÓN DE

HOJA DE CÁLCULO

TEMA 2 DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO

TEMA 3 INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

TEMA 4 EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

TEMA 5 ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN LIBRO

TEMA 6 OPERACIONES CON RANGO

TEMA 7 MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

TEMA 8 FÓRMULAS

TEMA 9 FUNCIONES

TEMA 10 INSERCIÓN DE GRÁFICOS PARA REPRESENTAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS

HOJAS DE CÁLCULO

TEMA 11 INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO

TEMA 12 IMPRESIÓN

TEMA 13 TRABAJO CON DATOS

TEMA 14 UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE REVISIÓN Y TRABAJO CON LIBROS

COMPARTIDOS

TEMA 15 IMPORTACIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES DEL PAQUETE OFIMÁTICO

TEMA 16 PLANTILLAS Y MACROS

CCCD01EXCEL.12T1

120510 TEMA 1CONCEPTOS GENERALES Y

CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LA APLICACIÓN DE

HOJA DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

2. INSTALACIÓN E INICIO DE LA APLICACIÓN

3. CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN

4. ENTRADA Y SALIDA DEL PROGRAMA

5. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO

6. AYUDA DE LA APLICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

7. OPCIONES DE VISUALIZACIÓN (ZOOM, VISTAS, INMOVILIZACIÓN DE ZONAS DE LA HOJA DE CÁLCULO, ETC.)

8. RESUMEN

TEMA 1: EXCEL

CCCD01EXCEL.12T1 © Servipost - Editores

13

TEMA 1

CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS

FUNDAMENTALES DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE

CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos

dispuestos en forma de tablas (unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar

cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer

pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros

usos.

En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting

Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del

crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número

4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de

patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron el caso en los

tribunales estableciéndose que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la

novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de software.

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la

historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en un tablero. Cuando el

profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma

muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un ordenador,

CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA

© Servipost - Editores CCCD01EXCEL.12T1 14

usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que

intervenían en el proceso.

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la aplicación fundamental que

hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser solo un hobby para

entusiastas del computador para convertirse también una herramienta en los negocios y en las

empresas.

2. INSTALACIÓN E INICIO DE LA APLICACIÓN

A pesar de que en el mercado existen soluciones para manejar hojas de cálculo muy

interesantes como Sun StarOffice Calc, paquete StarOffice, Calc del paquete OpenOffice,

IBM/Lotus 1-2-3 del paquete SmartSuite, Corel Quattro Pro del paquete WordPerfect, KSpread

del paquete KOffice, paquete gratuito de Linux, etc., pero es sin duda Microsoft Office Excel

incluido en el paquete Microsoft Office el líder mundial en uso de estos elementos. En los

próximos capítulos se aprenderá a usarlo de una forma sencilla. La versión usada es la 2007

desarrollada para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac.

Excel posee una serie de características propias que lo diferencian de sus competidores:

Grandes dimensiones de sus hojas de cálculo. Office 2007 ha ampliado el número de celdas disponibles, admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo, en concreto tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV.

Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo.

Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla.

Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.

TEMA 1: EXCEL


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Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.

Trabaja con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Bases de Datos como Access.

Aunque se puede adquirir Excel 2007 de una forma independiente, la mayoría de usuarios lo

maneja como una aplicación dentro del paquete Office 2007.

2.1. INSTALACIÓN DE LA APLICACIÓN

Para instalar el programa Excel el primer paso es insertar en el equipo el CD de

instalación de Microsoft Office 2007. Si el equipo tiene activada la reproducción automática, la

instalación comenzará instantáneamente, y se instalará todo el paquete Microsoft Office 2007,

solo con seguir los pasos que se indican en el disco.

En caso de que no se active la instalación automática habrá que realizar los siguientes

pasos:

1. Cerrar todos los programas en ejecución.

2. Insertar el CD-ROM de Microsoft Office 2007 en la unidad correspondiente.

3. Seguir la ruta: Botón Inicio -> Ejecutar.

4. Hacer clic sobre el botón Examinar y localizar el archivo "Setup.exe" en la unidad de

CD-ROM (normalmente dicha unidad es la D:).

5. Seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Aceptar.

Se podrá comprobar que la instalación está guiada en todo momento por un asistente que

presenta una serie de pantallas en las cuales se irán introduciendo los datos requeridos para la

instalación correcta del programa.



Una vez completada la instalación con éxito, habrá que reiniciar el ordenador. Finalizado el

proceso se observará cómo el paquete de aplicaciones que incluye según versiones el

procesador de textos Microsoft Office Word 2007, la hoja de cálculo Microsoft Office Excel 2007 y

la herramienta de creación de bases de datos Microsoft Office Access 2007, etc., para arrancar la

aplicación se deberá seguir la siguiente secuencia de clics de ratón: Botón Inicio -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007.

TEMA 1: EXCEL


17

3. CONFIGURACIÓN DE LA APLICACIÓN

Como se ha comentado anteriormente al instalarse el programa se crea una entrada a

Microsoft Excel 2007 en el menú Todos los programas del botón Inicio (abajo a la izquierda de

la pantalla) de la barra de tareas.

Es recomendable para mayor comodidad, crear un acceso directo a Microsoft Excel en su

escritorio a fin de hacer el programa más accesible.

Para ello habrá que seguir la ruta: Botón Inicio -> Todos los programas.

Acceder al grupo de programas denominado Microsoft Office, y dentro de este grupo situarse

sobre el icono de Microsoft Office Excel 2007. Sobre él hacer clic con el botón derecho del ratón.

En el menú contextual que le aparece elegir la opción Crear acceso directo.

De esta manera aparecerá una nueva entrada de la aplicación Excel 2007, bajo la original.



Para que este acceso directo aparezca en el escritorio, habrá que seleccionarlo con

el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta el escritorio.

También es posible arrastrar hacia el escritorio el elemento Microsoft Excel (acceso directo)

que se encuentra en menú Inicio -> Todos los Programas. De hacerlo por esta vía, habrá que

mantener pulsada la tecla [Control] mientras se arrastra porque de no hacerlo así se movería el

elemento en vez de copiarlo (duplicarlo).

4. ENTRADA Y SALIDA DEL PROGRAMA

Ya se ha visto anteriormente cómo ejecutar la aplicación mediante la ruta: Botón Inicio ->

Todos los programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007.

TEMA 1: EXCEL


19

Habrá que recordar que también se ha creado un acceso directo en el escritorio que

permitirá, haciendo doble clic de ratón sobre él, acceder al programa.

Una vez hecho esto el programa se habrá ejecutado y habrá conseguido en pantalla una

imagen semejante a la siguiente:

Arriba a la izquierda se encontrará un botón con un tamaño mayor al resto de objetos en

pantalla, es el botón Office, mediante este botón se puede acceder a operaciones básicas como

cerrar, salir, imprimir, etc.

Para cerrar el programa hacer clic sobre él, siguiendo la secuencia: Botón Office -> Salir de Excel.



Realizando esta operación se podrá apreciar como el programa se cierra completamente.

5. DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO

Se hará un breve repaso a los diferentes elementos que aparecen al abrir el programa:

Botón MS Office: abre el menú de acceso a los comandos básicos de la aplicación (crear un

nuevo documento, abrir, guardar, salir e imprimir un documento...) y también a otras

funciones como compartir un archivo o incluso personalizar la aplicación.

Barra de títulos e iconos: en el centro aparece el nombre del documento activo (en

nuestro caso Libro 1, pues se trata de un nuevo documento), seguido del nombre de la

aplicación.

Cinta de opciones: contiene la mayoría de los comandos de la aplicación y sustituye a

los menús y barras de herramientas de las versiones precedentes de Excel. Estos

comandos se agrupan por Fichas. Al seleccionar un objeto, como una imagen, un gráfico,

etc., aparecen fichas adicionales, llamadas Fichas contextuales.

TEMA 1: EXCEL


21

Barras y flechas de desplazamiento: las flechas que aparecen en las barras de

desplazamiento indican la posición que ocupa el cursor en el documento. Además

permiten que el usuario pueda visualizar la parte de texto que no aparece en pantalla.

Barra de pestañas: que permite desplegar los distintos grupos de opciones que

aparecen en la Cinta de opciones.

Vistas: los tres botones corresponden a las posibles visualizaciones del documento

(Normal, Diseño de página, Vista previa de salto de página); la visualización Normal es la que aparece por defecto.

Zoom: el control deslizante Zoom permite acercar o alejar la vista del libro activo.

Desplácese con el ratón por la Cinta de Opciones y relacione cada grupo de opciones con la pestaña en la que se encuentra.

Grupo Pestaña

Ventana Revisar

Comentarios Inicio

Opciones de la hoja Insertar

Gráficos Diseño de página

Estilos Vista

SOLUCIÓN Ventana Vista

Comentarios Revisar

Opciones de la hoja Diseño de página

Gráficos Insertar

Estilos Inicio

6. AYUDA DE LA APLICACIÓN DE HOJA DE CÁLCULO

Existen varios métodos para obtener la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.

Un método consiste en hacer clic en el botón cuyo icono es un interrogante, que encontrará

en la Banda de opciones.



En ambos casos aparecerá el cuadro de diálogo de la Ayuda como el que se muestra en la

imagen.

Se pueden hacer búsquedas del contenido deseado sin más que escribir las palabras clave

en el cuadro superior en blanco y hacer clic en Buscar.

El programa cuenta además con una ayuda online completa y actualizada que es realmente

recomendable usar, para lo que se debe evidentemente poseer una conexión a internet.

TEMA 1: EXCEL


23

7. OPCIONES DE VISUALIZACIÓN (ZOOM, VISTAS, INMOVILIZACIÓN DE ZONAS DE LA HOJA DE CÁLCULO, ETC.)

7.1. ZOOM

En la ficha Vista se encontrará le grupo Zoom donde se encuentran las herramientas que le

facilitan la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño del texto en pantalla con el fin de

percibir con más detalle el texto que se escribe.

También a partir de la versión 2007 MS Office incorporó una barra deslizable en la barra de

estado que le permite la modificación del tamaño de la zona de trabajo si más que desplazar el

botón presente en ella.

7.2. VISTAS

Microsoft Office Excel 2007 propone tres tipos de vistas principales: la Vista normal, Vista diseño de página y Vista previa salto de página.

La Vista normal es el tipo activado y usado de forma predeterminada. Para activarla hay que

dirigirse a la ficha Vista y haga clic en el botón normal del grupo de Vistas de libro.



Para obtener este tipo de vista, también se puede hacer clic en la herramienta situada a la

derecha de la barra de estado.

La siguiente vista disponible es la Vista diseño de página. Para activarla hay que hacer clic

en el botón Diseño de página del grupo Vistas del libro.

En la Vista diseño de página, Excel muestra la disposición general de la hoja de cálculo tal y

como se imprimirá en una hoja de papel. Se podrán apreciar la parte superior de dos páginas,

las reglas horizontal y vertical que se observan permiten también posicionar correctamente los

objetos y ver o modificar directamente los márgenes de página en la hoja de cálculo.

También se puede hacer clic en la herramienta situada a la derecha de la barra de estado.

Puede además activar la Vista previa de salto de página que muestra una vista preliminar

donde se interrumpen las páginas al imprimir el documento. Para activarla es necesario hacer clic

en el botón Vista previa de salto de página del grupo Vistas del libro.

TEMA 1: EXCEL


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También se encontrará un botón en la barra de estado que permitirá activar esta vista.

Las dos últimas vistas que el programa propone son: la Vista personalizada, que guarda un

conjunto de valores de configuración de presentación e impresión como una lista personalizada

y que una vez seleccionada la vista actual se puede aplicar al documento seleccionado

eligiéndola de la lista de vistas personalizadas y la Vista de pantalla completa. Ambas pueden

ser activadas mediante el uso de los botones que con su nombre se sitúan en la ficha Vistas.

7.3. DIVISIÓN DE UNA HOJA EN PANELES

Excel 2007 le ofrece la posibilidad de dividir una hoja en dos o cuatro paneles a fin de

trabajar con una única ventana.

Para ello hay que hacer clic en el botón Dividir en la pestaña Vista y automáticamente le

aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal que se pueden usar para ajustar el tamaño

de las porciones de ventana.

7.4. INMOVILIZAR PANELES

Si lo que interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarse únicamente

sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, puede utilizar la opción de

inmovilizar los paneles.

Para realizar esto, simplemente se despliega el menú Inmovilizar paneles que se encuentra

en la pestaña Vista. Si se está interesado en mantener la primera fila (como cabecera) o la

primera columna (para que ejerza la misma función) se selecciona la opción correspondiente

Para desactivar la inmovilización de los paneles se vuelve a seleccionar esta opción y hacer

clic sobre Movilizar paneles.

8. RESUMEN

En este capítulo se ha aprendido qué es una hoja de cálculo y qué utilidades tiene en la vida

empresarial y doméstica. Se han dado también los primeros pasos para el uso a nivel de usuario

del programa por excelencia en el manejo de hojas de cálculo: Microsoft Office Excel.

CCCD02EXCEL.12T1

120511 TEMA 2DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

2. MEDIANTE TECLADO

3. MEDIANTE RATÓN

4. GRANDES DESPLAZAMIENTOS

5. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

6. RESUMEN

TEMA 2: EXCEL


29

TEMA 2

DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

Un libro de trabajo es el archivo que crea con Excel, es decir, todo lo que hace con este

programa se almacena en formato ".xls" formando un libro de trabajo.

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de

trabajo. Es una herramienta muy útil para trabajar con gran cantidad de datos alfanuméricos con

los que se necesite realizar operaciones. Básicamente se trata de una gran hoja cuadriculada

formada por gran cantidad de filas y columnas.

Por ello es necesario conocer cómo desplazarse de una manera eficiente por esta

inmensidad de casillas.

2. MEDIANTE TECLADO

Una hoja de Microsoft Excel 2007 trabaja con 16384 columnas y 1048576 filas por lo que tan

solo una pequeña parte de ella es visible en pantalla. Además se podrá comprobar que en la

mayoría de las ocasiones la hoja de trabajo ocupará un mayor número de celdas que las

visibles en el área de pantalla por lo que es necesario aprender a desplazarse por ella.



La primera forma para desplazarse por las celdas que componen la hoja activa de cálculo es

el uso del teclado. Se pueden usar las siguientes teclas o combinaciones de ellas para

desplazarse:

Movimiento Teclado Celda abajo [Flecha abajo]

Celda arriba [Flecha arriba]

Celda derecha [Flecha derecha]

Celda izquierda [Flecha izquierda]

Pantalla abajo [Avpág]

Pantalla arriba [Repág]

Celda Al [Ctrl] + [Inicio]

Primera celda de la columna [Fin] + [Flecha arriba]

Última celda de la columna activa [Fin] + [Flecha abajo]

Primera celda de la fila activa [Fin] + [Flecha izquierda]

Última celda de la fila activa [Fin] + [Flecha derecha]

3. MEDIANTE RATÓN

Si lo que tiene que se quiere hacer es un desplazamiento corto en su hoja de cálculo puede

usar es ratón como medio de desplazamiento. Para ello basta hacer clic en la celda que desee

para que esta quede activa.

También puede darse el caso de que la casilla a la que se desea acudir no esté presente en

pantalla, para lo que se podrán usar las barras de desplazamiento para poder llegar a la celda

de destino. En los siguientes apartados aprenderá a usar esta utilidad.

4. GRANDES DESPLAZAMIENTOS

Si es necesario moverse de forma rápida por la hoja y se conoce la celda de destino, se

puede escribir su nombre, su posición de fila y columna, en el cuadro de texto que se encuentra

a la izquierda de la barra de fórmulas y pulsar la tecla Untrol.

TEMA 2: EXCEL


31

Indique los pasos a seguir para acceder por el método rápido de desplazamiento, mediante el uso del cuadro de texto oportuno, para situarse en la celda de posición:

Fila: 8888

Columna: HE

SOLUCIÓN

Abra un libro en blanco de Excel

Situarse en la posición de la casilla del cuadro de diálogo que se

encontrará arriba a la izquierda.



Y pulsar [Intro].

Se podrá observar cómo la hoja se ha desplazado hasta situar en pantalla la

celda deseada.

5. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

Un método muy usado para desplazarse en un libro activo es mediante el uso de las barras

de desplazamiento.

Éstas permiten moverse a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla, para

ello simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón.

También se puede hacer clic en los triángulos que se encuentran situados al principio y al

final de cada una de las barras.

TEMA 2: EXCEL


33

6. RESUMEN

En este capítulo se ha aprendido cómo está conformada una hoja de cálculo y cómo

desplazarse por sus celdas de forma rápida, tanto mediante teclado como mediante ratón.

Además se ha mostrado la necesidad de poseer métodos de desplazamiento rápido debido a la

gran cantidad de filas y columnas que una hoja de Microsoft Excel 2007 contiene.

CCCD03EXCEL.12T1

120511 TEMA 3INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE

CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

2. TIPOS DE DATOS

3. RESUMEN

TEMA 3: EXCEL


37

TEMA 3

INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

Ha llegado el momento de conocer cómo introducir los datos en las hojas de cálculo con los

que posteriormente se realizarán las operaciones. Se comprobará la gran cantidad de tipos de

datos con los que se puede trabajar. No hay que pensar que solo se puede trabajar con datos

numéricos, Excel trabaja también con datos alfabéticos, fechas, horas, etc.

2. TIPOS DE DATOS

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En

todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda en la que se van a introducir los datos y teclear los datos

que se deseen introducir. Se observará que estos datos aparecen simultáneamente en

dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas.

Ahora se debe introducir el valor en la celda para lo que se puede usar cualquiera de los

tres métodos que se describen a continuación:

Tecla [Intro]: al pulsarla se conseguirá que los datos queden validados y que la celda

activa pase a ser la que se encuentra justo por debajo.



Teclas de movimiento: al pulsar cualquiera de ellas se valida el valor introducido en

la celda y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si se

pulsa [flecha derecha] será la celda contigua hacia la derecha.

Cuadro de aceptación: es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se

valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la

misma.

Si antes de introducir la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido

de la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla [Esc] del teclado o hacer clic sobre el

botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el

valor que tenía.

Si se ha introducido mal una fórmula posiblemente aparezca un recuadro dando información

sobre el posible error cometido, en este caso es necesario leerlo detenidamente para

comprender lo que le dice y aceptar la corrección o no.

2.1. TIPOS DE DATOS

En este apartado se va a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que se

pueden introducir en las celdas de una hoja de cálculo.

NÚMEROS

Para introducir números se puede incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos

especiales +, 0, 1, %, €.

En cuanto a la introducción de caracteres numéricos se debe tener en cuenta lo siguiente:

Los signos + delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste

tiene que ir precedido por el signo -.

Al escribir un número entre paréntesis Excel lo interpreta como un número negativo.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo 3E5 equivale a

300000 (3 x 10^5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

TEMA 3: EXCEL


39

Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se

verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si se introduce el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de

porcentaje.

Si se introducen fracciones tales como 114, 6/89, se debe escribir primero un cero para

que no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasará automáticamente a

anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

ALFANUMÉRICO

Para introducir texto como una-constante se selecciona una celda y se escribe el texto.

En cuanto a la escritura de texto es importante tener en cuenta lo siguiente:

El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan

reproducir en la impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar todas las adyacentes que están en

blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la

primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

FECHA/HORA

Para introducir una fecha u hora, no basta con escribirla de la forma en que desea que

aparezca. Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineadas a la

derecha en la celda.



Cuando se introduzca una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, solo será

necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no

estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente se deberá introducir el año completo.

FÓRMULAS

Se trata de una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,

nombres, funciones u operadores.

Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones

con los datos de las hojas de cálculo como: sumar, restar, multiplicar, dividir, hallar senos

y cosenos, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,

operadores y funciones.

La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,

realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel mostrará un

mensaje de error. Para insertar funciones hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se pueden dejar

espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas o funciones.

Los argumentos deben separarse por un punto y coma [;] o dos puntos [I, si indica un

rango.

TEMA 3: EXCEL


41

=SUMA(Al:C2) esta función equivale a =Al+A2+131+B2+C1-i-C2

La función MAX devuelve el valor máximo de entre un conjunto de

valores. Rellene las celdas Al, Bl, Cl, 01 con las cantidades 32, 33, 54, 52

respectivamente. A continuación sitúe en la casilla A2 la fórmula que calcule

el valor máximo de los cuatro valores introducidos.

SOLUCIÓN

Para ello inicialmente se escribirán los valores en las casillas

correspondientes.

A continuación habrá que situarse en la casilla A2 y escribir

=MAX(A1:D1)

Al pulsar [Intro] se comprobará como en la casilla aparece el valor

máximo entre los contenidos desde Al a Dl.



3. RESUMEN

Arrancada la aplicación lo primero es saber introducir los datos en la hoja de cálculo a fin de

que se pueda trabajar con ellos. En este capítulo se ha aprendido este cometido, además de

descubrirse la gran variedad de tipos de datos con los que el programa es capaz de realizar

operaciones: alfabéticos, numéricos, fechas, horas, notación científica, etc.

CCCD04EXCEL.12T1

120511 TEMA 4EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE

CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

2. SELECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

3. MODIFICACIÓN DE DATOS

4. INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN

5. COPIADO O REUBICACIÓN

6. RESUMEN

TEMA 4: EXCEL


45

TEMA 4

EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

En el presente capítulo se repasarán los diferentes métodos de selección de celdas para

poder modificar el aspecto de éstas. Es necesario tener presente que el programa permite la

selección de uno o varios rangos de celdas mediante el uso del ratón o del teclado, lo que

acelerará el trabajo con la hoja.

2. SELECCIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

Antes de que se lleve a cabo una modificación en el contenido de una celda o rango de

celdas con el programa, es necesario seleccionar las celdas sobre las que se va a trabajar. Es

altamente recomendable que se hagan constantes pruebas a medida que se avanza en el

capítulo a fin de mejorar la experiencia.

Para trabajar en este capítulo -se debe tener presente la forma que toma el puntero del ratón

ya que a la hora de seleccionar las celdas este toma el siguiente aspecto:



2.1. RANGOS

SELECCIÓN DE UNA CELDA

Para seleccionar una única celda solo se tiene que hacer clic sobre la celda elegida con el

botón izquierdo del ratón.

SELECCIÓN DE UN RANGO DE CELDAS

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, se pulsa con el botón izquierdo del ratón

la primera celda a seleccionar y se mantiene pulsado el botón del ratón mientras se arrastra

hasta la última celda a seleccionar. Al soltarlo se podrá comprobar cómo las celdas

seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

2.2. COLUMNAS

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la

columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

También puede seleccionarse usando el teclado del equipo. Para ello hay que situarse en

cualquier celda de la columna a seleccionar y pulsar la tecla [Ctrl] y al mismo tiempo la [barra

espaciadora].

TEMA 4: EXCEL


47

2.3. FILAS

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo derecho de la fila a

seleccionar y hacer clic sobre éste.


cualquier celda de la fila a seleccionar y pulsar la tecla [Mayús] y al mismo tiempo la [barra

espaciadora].

2.4. HOJAS

Para seleccionar una hoja situar el cursor sobre el botón que se encuentra entre el indicativo

de la columna A y de la fila 1 y hacer clic sobre éste.


cualquier celda de la hoja a seleccionar y pulsar las teclas [Ctrl], [Mayús] y [barra espaciadora]

al mismo tiempo.



3. MODIFICACIÓN DE DATOS

3.1. EDICIÓN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA

Ya se ha visto cómo en cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,

números o fórmulas y los pasos a seguir para ello.

Si lo que se desea es modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está

escribiendo o posteriormente, después de la introducción, es también factible.

Para ello si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se

puede modificar utilizando la tecla [Retroceso] del teclado para borrar el carácter situado

a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. Debe tener presente que

no se puede utilizar la tecla [flecha izquierda] porque equivale a validar la entrada de

datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, hay que seleccionar la

celda adecuada, activar la barra de fórmulas pulsando la tecla [F2] o ir directamente a la

barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La barra de estado

cambiará de Listo a Modificar. En la barra de fórmulas aparecerá el punto de inserción o

cursor al final de la misma. Tras teclear la modificación pulsar [antro) o haga clic sobre el

botón Aceptar.

3.2. BORRADO DEL CONTENIDO DE UNA CELDA O RANGO DE CELDAS

Para borrar el contenido de una celda o rango de celdas, inicialmente se deben seleccionar

para que se activen según ya se ha visto en apartados anteriores.

Una vez señaladas, pulsar el botón [Supra del teclado, observar cómo es borrado el

contenido de éstas.

TEMA 4: EXCEL


49

3.3. USO DEL CORRECTOR ORTOGRÁFICO

Microsoft Office Excel 2007 dispone de un corrector ortográfico que le permitirá detectar

errores de ortografía en su hoja de cálculo.

Debe saber que Excel básicamente detecta si una palabra está o no en el diccionario así que

aunque el corrector ortográfico no detecte ningún error en su hoja, esto no le asegura que no

exista.

Para activar el corrector de ortografía debe situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.

A continuación seleccionar la opción Ortografía dentro de la pestaña Revisar.

En caso de encontrar algún posible error ortográfico durante el proceso, aparecerá el cuadro

de diálogo Ortografía.

En la parte superior aparece un mensaje que le advierte de la palabra que no ha encontrado

en el diccionario y por lo tanto puede ser errónea.

En el recuadro Sugerencias se encontrará una lista con posibles soluciones a su corrección.

Si la palabra es correcta, se puede utilizar cualquiera de los siguientes botones:

Omitir una vez para ignorar esta palabra.

Omitir todas para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de cálculo.

Agregar al diccionario para añadir la palabra al diccionario que aparece en el recuadro.

Si la palabra es errónea, y se encuentra en la lista de Sugerencias se pasaría a

seleccionarla; si no se encuentra en la lista de Sugerencias se escribiría directamente en el

recuadro No está en el diccionario, y a continuación se usa cualquiera de los siguientes

botones:

Cambiar para sustituir la palabra errónea por la que se ha escrito.

59



Cambiar todas para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea por la que se ha

escrito.

Autocorrección para que además de realizar la corrección en la hoja, la sustitución se

añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta el final,

si encuentra otro error volverá a avisar con un mensaje.

3.4. USO DE LAS UTILIDADES BÁSICAS DE BÚSQUEDA Y REEMPLAZO

Microsoft Office Excel 2007 posee en su ficha Inicio, dentro del grupo Modificar las

opciones de Búsqueda y Reemplazo que permitirán localizar de forma rápida el contenido de

una celda.

Pulsar la opción Buscar y Seleccionar y observar cómo aparecen las opciones Buscar y Reemplazar.

Al activar la opción Buscar, aparece un cuadro de diálogo que permite buscar una cadena

alfanumérica, de fechas, de hora, etc., sin más que situar parte de su contenido en la ventana

emergente y pulsar la opción Buscar siguiente (que muestra la siguiente coincidencia a partir

de dónde tiene situado el cursor) o Buscar todos (que hace una búsqueda rápida en todo el

documento activo).

Se puede observar cómo además en la misma ventana aparece una pestaña denominada

Reemplazar. Al activarla el anterior cuadro de diálogo cambia ya que junto a la opción Buscar aparece la de Reemplazar. Ésta le permite que siempre que el programa encuentre la cadena

de caracteres que usted ha escrito en el cuadro de búsqueda, sea remplazada

automáticamente por la que aparece en el cuadro de reemplazamiento.

TEMA 4: EXCEL


51

4. INSERCIÓN Y ELIMINACIÓN

A continuación se va a conocer cómo se puede llevar a cabo la inserción y eliminación de

filas, columnas, celdas y hojas de cálculo. Este apartado será muy útil para llevar a cabo un

diseño óptimo de la hoja de cálculo.

4.1. CELDAS

Para insertar celdas dentro de una hoja de cálculo, en primer lugar se deben seleccionar las

celdas sobre las que se quiere añadir las nuevas.

En la pestaña Inicio se encuentra el botón Insertar. Púlsar y elegir la opción Insertar celdas...

Ahora se debe señalar al programa si se quiere que las celdas seleccionadas se desplacen

hacia la derecha o hacia abajo de la selección. Por último hacer clic en el botón Aceptar.

Para eliminar celdas el procedimiento es muy parecido. Seleccionar en primer lugar las

celdas a eliminar.



Seleccionar el menú Eliminar ubicado en la pestaña Inicio. Púlsar y elegir la opción

Eliminar celdas.

Aparecerá un cuadro de diálogo para que se elija si se quiere desplazar las celdas a la

derecha o izquierda. Hacer clic en Aceptar.

4.2. FILAS

Para insertar una fila se debe señalar inicialmente la fila sobre la que desea añadir la nueva.

A continuación en el menú Insertar que se encuentra en la pestaña Inicio, elegir la opción

Insertar filas de hoja. Al seleccionar esta opción se podrá comprobar que todas las filas a

partir de la señalada bajarán una posición.

El proceso de inserción es muy similar al de eliminación, primero seleccionar la fila o filas

que se desea eliminar. En el menú Eliminar que se encontrará en la pestaña Inicio elegir la

opción Eliminar columnas de hoja.

TEMA 4: EXCEL


53

4.3. COLUMNAS

El proceso de inserción y eliminación de columnas es exactamente igual que el de filas.

Evidentemente la única diferencia es el botón a usar en el menú Insertar/Eliminar de la

pestaña Inicio, que es Insertar/Eliminar columnas de hoja.

4.4. HOJAS DE CÁLCULO

Se habrá observado como cada vez que se trabaja con un libro de Excel, éste está

compuesto por defecto por tres hojas.

Sin embargo, si se necesita trabajar con más de tres se pueden añadir las que se deseen

hasta un máximo de 255.

Para añadir una hoja, situarse en la hoja posterior a la que desea insertar. En el menú

Insertar de la pestaña Inicio elija la opción Insertar hoja.

Para eliminar una hoja hay que situarse inicialmente sobre la hoja a eliminar. Seleccionar en

el menú Eliminar, que encontrará en la pestaña Inicio, la opción Eliminar hoja.



5. COPIADO O REUBICACIÓN

5.1. CELDAS O RANGOS DE CELDAS

Para copiar celdas dentro de una hoja de cálculo, en primer lugar se deben seleccionar las

celdas a copiar.

En la pestaña Inicio se encuentra el botón Copiar, dentro del grupo Portapapeles.

Situarse en la celda de destino. Basta con situarse en el lugar donde se quiere copiar la

primera de las celdas, no teniendo obligatoriamente que seleccionar un rango de celdas tan

grade como el rango de celdas origen.

Pulsar el botón Pegar, de la pestaña Inicio, dentro del grupo Portapapeles.

5.2. HOJAS DE CÁLCULO

En ocasiones se sentirá la necesidad de copiar una hoja en otro libro o en el mismo con el

que está trabajando. Para copiar una hoja se ofrecen dos de los métodos más comunes.

El primero incluye el uso del menú contextual: situarse sobre la etiqueta de la hoja que desea

mover; pulsar el botón derecho del ratón a fin de que se despliegue el menú contextual.

Seleccionar la opción Mover o copiar...

TEMA 4: EXCEL


55

Observar que aparece una pequeña ventana para que se elija en qué libro se desea copiar

(opción Al libro) y en la que además seleccionado el libro se debe elegir dónde se quiere

copiar: antes de la Hoja 1, antes de la Hoja 2, etc. (opción Antes de la hora).

El segundo método es más rápido y cómodo si lo que se desea es copiar la hoja dentro del

mismo libro de trabajo.

Situarse en la hoja a copiar y pulsar la tecla [CtrI] del teclado. Mantener pulsada la tecla [CtrIl

y pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar. Arrastrarla hasta la posición

deseada.

Una vez situado en el lugar de destino, soltar el botón del ratón y soltar la tecla [CM].



Cree un libro de Excel y elimine las Hoja 2 y Hoja 3. A continuación introduzca los siguientes datos en pantalla.

SOLUCIÓN

Inicialmente se va a abrir un libro de Excel en el que se van a eliminar la

Hoja 2 y Hoja 3.

A continuación se introducirán los datos para que la tabla quede como la

requerida.

6. RESUMEN

Trabajar con celdas, filas y columnas es sin duda una de las rutinas más repetidas en el uso

del programa Microsoft Excel 2007, por eso en este capítulo se han estudiado las herramientas

básicas de selección y edición de estos elementos.

CCCD05EXCEL.12T1

120511 TEMA 5ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN

LIBRO

1. INTRODUCCIÓN

2. CREACIÓN DE UN LIBRO NUEVO

3. ABRIR UN LIBRO YA EXISTENTE

4. GUARDADO DE LOS CAMBIOS REALIZADOS EN UN LIBRO

5. CREACIÓN DE UNA DÚPLICA DE UN LIBRO

6. CERRADO DE UN LIBRO

7. RESUMEN

TEMA 5: EXCEL


59

TEMA 5

ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN DE UN LIBRO

1. INTRODUCCIÓN

En esta unidad se va a aprender el tratamiento básico de archivos de Excel 2007. Se trata de

crear, abrir, guardar, duplicar y cerrar libros con el programa de Microsoft.

2. CREACIÓN DE UN LIBRO NUEVO

Para crear un nuevo documento con el editor de hojas de cálculo, se abrirá el programa

siguiendo la secuencia: Botón Inicio -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007.

Una vez abierto el programa se tendrán varias opciones:

La primera pasa por seguir la ruta con el ratón: Botón Office -> Nuevo -> Libro en blanco.

La segunda pasa por usar el icono que encontrará en la barra de herramientas de acceso

rápido.



La diferencia básica entre ambas formas de hacerlo es que al realizar la apertura con la

primera opción se verá como se abre una ventana similar a la que aparece a continuación.

Desde este panel se puede empezar un libro con base en cualquier plantilla (si es que existe)

o si lo que se quiere es la forma estándar (libro en blanco) hay que tomar la opción Libro en blanco.

En el segundo caso, no se presenta ningún panel y directamente, la plantilla utilizada

siempre es la de defecto "Normal.xltx" (libro en blanco). Aparece el libro vacío y se puede

empezar a trabajar.

TEMA 5: EXCEL


61

3. ABRIR UN LIBRO YA EXISTENTE

Para abrir un libro ya existente hay que seguir la secuencia: Botón Office -> Abrir. También

se puede hacer pulsando simultáneamente [Ctril + [Al.

Ahora se debe indicar dónde se encuentra dicho documento. Para ello se hará clic en uno de

los accesos directos de la barra mis direcciones situada a la izquierda del cuadro de diálogo, o

abrir la lista desplegable Buscar en que permite acceder a otras unidades.

Se abrirá la lista de subcarpetas en la que aparecen los documentos que allí se encuentran.

De forma predeterminada se abrirá la carpeta Mis documentos. En caso de que el documento

se encuentre en una ubicación diferente habrá que desplazarse por las carpetas, mediante el

uso de los botones de desplazamiento y una vez encontrado hacer doble clic sobre él.

Se debe saber que el programa guarda un listado interno de los últimos documentos abiertos

a modo de enlace, de tal forma que para acceder a uno de éstos basta con pulsar en el nombre

del documento que aparece simplemente al hacer clic en el botón Office.



4. GUARDADO DE LOS CAMBIOS REALIZADOS EN UN LIBRO

Si ya se ha abierto algún documento mediante alguno de los métodos anteriormente vistos y

se realiza algún cambio sobre él (se escribe algún texto nuevo, se borra, se inserta una

imagen...) el documento nuevo ya no es exactamente al que se abrió con anterioridad.

Para guardar el documento con los cambios basta hacer clic en: Botón Office -> Guardar.

El programa sustituirá el documento anterior por el nuevo y lo guardará con el mismo nombre

y en la misma ubicación que el archivo inicial.

5. CREACIÓN DE UNA DÚPLICA DE UN LIBRO

La opción Guardar como se encontrará siguiendo la ruta: Botón Office -> Guardar como -> Libro de Excel.

Mediante el uso de esta opción se puede conseguir una copia exacta de un archivo de Excel

2007. A continuación se verá paso a paso cómo hacerlo.

En primer lugar se ha de abrir un libro de Excel, llamado en este caso "27893-tarea-

contabilidad".

Ahora se usa la opción Guardar como para crear una dúplica del archivo, para ello se

seguirá la secuencia arriba indicada.

TEMA 5: EXCEL


63

Se puede observar que por defecto el procesador de texto intenta guardar el documento con

el nombre del archivo que está abierto ("27893-tarea-contabilidad")

Para conseguir una copia exacta del original se ha de cambiar el nombre del archivo (en este

caso se pondrá "prueba") y pulse el botón Guardar.

Ahora se podrá comprobar que se dispone de dos archivos idénticos con dos nombres

distintos "27893-tarea-contabilidad.xlsx" y "Prueba.xlsx".

6. CERRADO DE UN LIBRO

Si se tiene un libro abierto y se desea cerrar, se puede acceder mediante clics de ratón a la

ruta: Botón Office -> Cerrar.

Si se han guardado previamente los cambios que se han realizado al documento que se va a

cerrar, el libro en curso se cerrará aunque el programa quedará abierto.



En caso de que no se hayan guardado las modificaciones últimas del libro en curso

aparecerá un cuadro de diálogo advirtiendo de este hecho.

Si se pulsa Sí se abrirá el cuadro de diálogo para Guardar el archivo; si se pulsa No, el libro

se cierra sin guardar los últimos cambios realizados en él. En el caso de que se opte por

Cancelar, el libro no se cerrará.

Cree un libro que simule el horario de clases de un estudiante. Guárdelo con el nombre "HORARIO". A continuación cree una dúplica del archivo guardándolo como "HORARI01". Cierre ambos documentos.

SOLUCIÓN

Inicialmente se crea el libro que

representa el horario:

TEMA 5: EXCEL


65

Mediante la ruta correspondiente se guarda el archivo con el nombre

"HORARIO":

A continuación se crea una dúplica de este archivo, guardándolo con el

nombre "HORARI01".

Por último se cierran los archivos:



7. RESUMEN

El presente capítulo se puede resumir en como el cambio de interfaz que ha experimentado

Office a partir de su versión 2007 pasa porque la mayoría de los comandos relacionados con

apertura, cierre, guardado, impresión, etc., hayan quedados agrupados en el menú desplegable

que aparece al pulsar el novedoso botón Office.

CCCD06EXCEL.12T1

120511 TEMA 6OPERACIONES CON RANGO

1. INTRODUCCIÓN

2. RELLENO RÁPIDO DE UN RANGO

3. SELECCIÓN DE VARIOS RANGOS

4. NOMBRES DE RANGOS

5. RESUMEN

TEMA 6: EXCEL


69

TEMA 6

OPERACIONES CON RANGOS

1. INTRODUCCIÓN

Un rango de una hoja de cálculo no es más que un conjunto de celdas contiguas que son

seleccionadas para realizar una misma operación. El uso de rangos es muy útil para llevar a

cabo una operación conjunta sobre un grupo de celdas.

En este capítulo se aprenderá a seleccionar, nombrar y realizar operaciones con ellos.

2. RELLENO RÁPIDO DE UN RANGO

Con Microsoft Excel 2007 se pueden rellenar de forma automática celdas de un hoja de

cálculo. Es posible además configurar el programa para que siga una serie de números,

combinaciones de texto y número, fechas, etc.

Para llevar a cabo el Relleno automático, se seleccionarán las celdas iniciales y se

arrastrará el controlador de relleno.



Tras arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno para

elegir el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar solo los formatos de

celda, se hará clic en Rellenar formatos solo y para rellenar solo el contenido de la celda, se

hará clic en Rellenar sin formato.

2.1. RELLENAR FÓRMULAS EN CELDAS ADYACENTES

Si se desea copiar una fórmula para que ésta se aplique en las celdas contiguas a la que

está definida se seleccionará la celda que contiene la fórmula y se arrastrará el controlador de

relleno por las celdas de destino. Si lo que se desea es elegir la forma de relleno, se puede

hacer clic en Opciones de autorrelleno.

Construir una tabla con dos columnas: una primera columna que contenga las cantidades 10, 15, 12 y 14, y una segunda columna que contenga las cantidades 2, 23, 35 y 19.

En una tercera columna establezca la suma de ambas. Para ello use la función Suma y copie la fórmula al resto de la columna mediante el uso del controlador de relleno.

SOLUCIÓN

Se construirá la tabla introduciendo los datos:

TEMA 6: EXCEL


71

Se establecerá la columna C como columna de A y B. Para ello se usará

la función Suma en la celda Cl.

A continuación se pulsará [Intro].

Como paso siguiente se copiará la fórmula al resto de la columna

mediante el controlador de relleno.

El resultado es el deseado, como se podrá comprobar.

2.2. RELLENAR SERIES DE NÚMERO O FECHAS

Aunque todas las opciones de relleno sean muy interesantes el relleno automático de series

de números o fechas es sin duda una de las tareas que más trabajo simplifica en el uso diario

con hojas de cálculo.



Para llevar a cabo esta acción, se seleccionará la primera celda del rango que se desea

rellenar y se escribirá el valor inicial de la serie. A continuación se establecerá, en la celda

contigua el valor siguiente de la serie, a fin de que el programa interprete la secuencia de

generación de la sucesión.

De esta forma, si se desea situar la serie 3, 6, 9, 12, 15..., se escribirá 3 y 6 en las primeras

dos celdas y se arrastrará el controlador de relleno.

Se podrá comprobar cómo el programa interpreta correctamente la serie y genera el resto de

términos.

93

TEMA 6: EXCEL


73

3. SELECCIÓN DE VARIOS RANGOS

A continuación se verán los diferentes métodos que existen para llevar a cabo la selección

de un rango.

3.1. MEDIANTE TECLADO

El primer paso será activar una de las celdas situadas en la esquina del rango que se quiere

seleccionar.

A continuación se pulsa la tecla [Mayús] y, sin soltarla, se señala mediante las teclas de

dirección del teclado la celda de la esquina contraria del rango deseado. Se podrá observar

cómo el rango seleccionado queda resaltado.

Si lo que se desea es cancelar la selección, se puede pulsar cualquier tecla de movimiento, o

bien hacer clic con el ratón sobre cualquier otra celda dentro o fuera de la selección.

3.2. MEDIANTE EL RATÓN

Para realizar la selección se hará clic con el ratón sobre una de las celdas de la esquina del

rango a seleccionar.

A continuación se pulsará el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, se arrastrará el ratón

hasta la celda situada en la esquina opuesta del rango.

Tras soltar el botón la selección estará realizada, quedando resaltado el rango seleccionado.

Se podrá observar que el rango seleccionado queda oscurecido exceptuando la celda desde

donde inició la selección. Aunque es evidente que ésta también esa celda está seleccionada.



3.3. SELECCIÓN DE VARIOS RANGOS

En este apartado se verá la selección de rangos múltiples y rangos tridimensionales.

RANGOS MÚLTIPLES

Es muy frecuente que se necesite llevar a cabo operaciones con varios grupos de celdas

(varios rangos) por ejemplo para aplicarles un formato determinado. Se podrá observar que si

tras seleccionar un rango de celdas se realiza otra selección en otro lugar de la hoja, la primera

de las selecciones se deselecciona. Para realizar la selección de varios rangos en primer lugar

se puede realizar la selección de un rango como ya se ha indicado anteriormente. Para después

pulsar la tecla [Ctrl] y, manteniéndola pulsada, realizar una nueva selección con el ratón.

Manteniendo la tecla [Ctrl] pulsada se pueden realizar tantas selecciones como sea necesario.

RANGOS TRIDIMENSIONALES

Es posible además realizar operaciones con celdas o rangos que se encuentren en distintas

hojas de cálculo o incluso libros distintos.

Para hacer referencia a celdas o a rangos de otras hojas debe indicar el nombre de la hoja

seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda o dirección del rango (A2:B4 indica el

rango de celdas que va desde la celda A2 a la celda B4)

Hoja2!A2 esta referencia está señalando a la celda A2 de la Hoja 2.

Hoja2!A2:B4 está haciendo referencia al rango de celdas entre las

celdas A2 y B4 de la Hoja 2.

TEMA 6: EXCEL


75

Suponga que en una casilla determinada de su hoja de cálculo encuentra

la siguiente fórmula:

=SUMA(Hoja 1 12:B4;11oja213:115:Hoja3W4:G5) ¿Qué resultado se

obtendrá de ella?

SOLUCIÓN

Esta fórmula devolverá la suma de todos los valores que se encuentran

en la Hoja 1 en el rango de celdas entre A2 y B4, todos los valores que se

encuentran en la Hoja 2 en el rango de celdas entre A3 y B5 y en la Hoja 3

en el rango de celdas entre F4 y G5.

Es necesario saber también que se pueden sumar datos de hojas externas, si bien la

notación cambia. Por ejemplo: [presupuesto 2006]Hoja1'!B2 indica que la celda se encuentra

en el libro "Presupuesto 2006", en la Hoja 1 y en la celda B2.

Es muy importante prestar atención a la introducción de comillas y corchetes.

4. NOMBRES DE RANGOS

Es muy útil a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos,

establecer y nombrar rangos de celdas.

Para verlo con mayor claridad se va a seguir un ejemplo, para lo que se supone que se

posee el siguiente grupo de datos en el que se representa el consumo de litros de agua de un

grifo a lo largo de la semana.

Inicialmente se seleccionará el rango de datos correspondiente a la Mañana mediante uno

de los métodos vistos anteriormente.

En el Cuadro de nombres, que se encuentra situado junto a la barra de fórmulas, se

escribirá el nombre que desee asignar al rango, por ejemplo Mañana.



Posteriormente se pulsará [Enter] en el teclado y se habrá conseguido nombrar a ese rango.

Se podrá repetir esta operación por filas y columnas para nombrar los rangos que se desee.

Existe otra forma de realizar esta función de una manera más sencilla mediante el uso de la

barra de herramientas.

Para ello habrá que ubicarse en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas.

Se seleccionará el ícono Asignar nombre a un rango, y se podrá observar cómo se abre un

cuadro de controles donde debe nombrar el rango que se desee, así como establecer el

conjunto de datos que lo formarán sobreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes.

TEMA 6: EXCEL


77

A continuación se seleccionará el nombre del rango.

Y si se desea se podrá realizar una descripción de los datos que contiene el rango.

Tras pulsar el botón que posee una flecha roja Excel le permitirá la selección del rango a

nombrar.

Cuando se haya terminado esta operación se podrá pulsar el botón Aceptar y quedará

finalizada la operación.



5. RESUMEN

En este capítulo se han aprendido a desarrollar múltiples tareas con rangos de celdas de

Excel 2007, tales como definirlos, nombrarlos, trabajar con rangos múltiples y tridimensionales,

etc.

Todas estas tareas permitirán operar con grupos de celdas en lugar de operar con celdas

aisladas lo que repercutirá directamente en la eficiencia y rapidez del trabajo con hojas de

cálculo, sobre todo en un ámbito profesional en el que se manejen gran cantidad de datos.

CCCD07EXCEL.12T1

120512 TEMA 7MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA

DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

2. FORMATO DE CELDA

3. ANCHURA Y ALTURA DE LAS COLUMNAS Y FILAS

4. OCULTANDO Y MOSTRANDO COLUMNAS, FILAS U HOJAS DE CÁLCULO

5. FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO

6. CAMBIO DE NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO

7. FORMATOS CONDICIONALES

8. AUTOFORMATOS O ESTILOS PREDEFINIDOS

9. RESUMEN

TEMA 7: EXCEL


81

TEMA 7

MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

Además de eficiente, es de agradecer que la hoja de cálculo sea visual, lo que mejorará el

tratamiento masivo de datos y ayudará a la ubicación en un determinado lugar. El uso de

colores, fuentes, bordes, formatos condicionales, etc., conseguirá dar un aspecto más

profesional a los libros de Excel 2007.

2. FORMATO DE CELDA

A continuación se verá como dar formatos a los diferentes elementos de Excel.

2.1. NÚMERO

Excel permite la modificación de la visualización del tipo de datos (categorías) que van a

ocupar una celda o un grupo de ellas.

Para conseguir estas modificaciones se comenzará por seleccionar inicialmente el rango de

celdas en las que quiere modificar el aspecto de los números. En la pestaña Inicio hacer clic

sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número. Se elegirá la categoría deseada en la

pestaña Número del cuadro de diálogo que aparece.



Las categorías más utilizadas son:

General: visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza

Excel por defecto. Este formato admite números enteros, decimales, números en forma

exponencial, etc.

Número: contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de

decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar

los números negativos.

Moneda: es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales,

se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los

números negativos.

Contabilidad: difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las

comas decimales en una columna.

Fecha: contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede

escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre

diferentes formatos de hora.

Porcentaje: visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda

por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales

muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.

Fracción: permite escoger entre nueve formatos de fracción.

Científica: muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Se puede escoger

también el número de decimales.

TEMA 7: EXCEL


83

Texto: las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se

encuentre algún número en la celda.

Especial: contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el

número de teléfono, etc.

Personalizada: aquí se podrá crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

Con Excel se puede fácilmente modificar la visualización de los números en la celda. Para

ello habrá que seguir una serie de pasos:

Inicialmente se llevará a cabo la selección del rango de celdas al que desea modificar el

aspecto numérico.

En la pestaña Inicio hacer clic en la sección Número, concretamente en la ficha de la

derecha.

Elegir la opción deseada del recuadro Categoría, en este caso Número.



Ahora verá cómo se ofrece la posibilidad de elegir las posiciones decimales por defecto

de los números señalados, la opción punto o coma de elemento separador y la opción de

poder representar números negativos.

2.2. ALINEACIÓN

En la banda de opciones se encontrarán una serie de botones que permitirán modificar la

alineación de la/las celda/celdas previamente seleccionadas.

Se destacará del grupo Alineación el primer grupo de botones de Alineación vertical:

Un segundo de Alineación horizontal:

Y el botón Combinar y centrar que permite la fusión de celdas previamente seleccionadas y

el centrado automático del texto.

TEMA 7: EXCEL


85

2.3. FUENTE

En la banda de Opciones también se encontrará el grupo Fuente que aglutina la mayoría de

opciones referentes a la fuente que incluye la hoja de cálculo.

Los botones de su parte superior permitirán (de izquierda a derecha):

Cambiar el tipo de tipografía.

Modificar el tamaño de la tipografía.

Aumentar o disminuir el tamaño de la tipografía punto a punto.

En su parte inferior se encontrarán los siguientes botones:

Mediante su uso se conseguirá que el texto señalado pase a Negrita, Cursiva o Subrayado

respectivamente.

2.4. BORDES

En el grupo Fuente se encontrará el botón Bordes que permitirá establecer bordes a una

celda o grupo de ellas. Se pueden establecer bordes superiores, inferiores, laterales y centrales.



Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere

incorporar el borde.

2.5. RELLENO

Se puede dar un color destacado a las celdas mediante el Relleno de color. Se encontrará

esta opción en el grupo Formato de la pestaña Inicio.

2.6. PROTECCIÓN

La protección de celdas permitirá bloquear el contenido de alguna de éstas a fin de que no

puedan ser modificadas. Para llevar a cabo la protección se deben realizar dos operaciones. La

primera consiste en proteger las celdas que no se quiere que sufran variaciones y la segunda

en proteger la hoja.

Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran

cambios, pero es inapreciable ya que la hoja no está protegida.

Para desbloquear las celdas se debe seleccionar el rango de celdas que se quiere

desbloquear y llevar a cabo los siguientes pasos en la pestaña Inicio:

1.- Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

2.- Después hacer clic en la pestaña Proteger.

TEMA 7: EXCEL


87

3.- Desactivar la casilla Bloqueada y haga clic en Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, el

valor de la celda no se visualizará en la barra de fórmulas.

Las operaciones incluidas en la ficha Proteger no tienen efecto alguno si no se protege la

hoja de cálculo. Para ello Habrá que seleccionar la pestaña Revisar. En ella haga clic en el

botón Proteger hoja, situado en la sección Cambios. Aparecerá el cuadro de diálogo Proteger hoja.



Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el

contenido de las celdas de la hoja activa.

Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo

para que no tenga efecto la protección para la modificación seleccionada y desactívela para

tener en cuenta la protección.

3. ANCHURA Y ALTURA DE LAS COLUMNAS Y FILAS

Es posible en Excel modificar el aspecto de filas y columnas de una hoja de cálculo para que

su tamaño se adapte a sus necesidades. A continuación se verá cómo llevar a cabo esta tarea.

3.1. ALTO DE FILA

Es necesario saber que Microsoft Excel 2007 ajusta automáticamente la altura de una fila en

función de la elección de letra que haya adoptado por defecto.

Aún así si se desea modificar la altura es necesario seguir estas instrucciones:

La primera forma de llevar a cabo esta tarea consiste en seleccionar la fila o filas a modificar.

A continuación en el menú Formato de la pestaña Inicio elegir la opción Alto de fila.

Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. Se indicará en éste el alto de fila

deseado, usando la coma como separador y se hará clic en Aceptar.

El segundo método consiste el colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del

número de la fila a modificar, en la cabecera de la fila y redimensionar la altura hasta el valor

deseado, posteriormente se soltará el botón del ratón.

TEMA 7: EXCEL


89

3.2. ANCHO DE COLUMNA

De igual forma, para llevar a cabo la modificación de la anchura de las columnas de la hoja

se debe seleccionar la columna o columnas que se desea modificar. En caso de no seleccionar

ninguna, la operación se realizará a la columna en la que se esté situado en ese momento.

Desplegar el menú Formato situado en la pestaña Inicio. Elegir la opción Ancho de columna y aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre. Indicar en éste el ancho de

columna deseado, usando la coma como separador y hacer clic en Aceptar.

También es posible llevar a cabo esta operación redimensionando con el ratón el ancho de la

columna o columnas seleccionadas. Para ello se debe operar, al igual que en el caso de las

filas, sobre la cabecera de éstas.

4. OCULTANDO Y MOSTRANDO COLUMNAS, FILAS U HOJAS DE CÁLCULO

Al trabajar con la aplicación se puede simplificar la visualización de la hoja de trabajo

ocultando filas o columnas que sean prescindibles en un momento determinado, todo ello claro,

sin perder su contenido.

4.1. OCULTACIÓN DE COLUMNAS

Para ocultar las columnas se deberá seleccionar la columna o columnas que se desee

ocultar.



A continuación en la pestaña Inicio se pulsará Formato, y se elegirá la opción Ocultar y

mostrar, tras esta operación se debe elegir la opción Ocultar columnas.

El resultado será el siguiente:

TEMA 7: EXCEL


91

4.2. OCULTACIÓN DE FILAS

La ocultación de filas exige un procedimiento similar al visto para las columnas.

Se seleccionará la fila o filas que se desee ocultar. En la pestaña Inicio se pulsará Formato.

A continuación se elegirá la opción Ocultar y mostrar, y por último se elegirá Ocultar filas.

4.3. OCULTACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

En el libro activo de trabajo se pueden ocultar las hojas de cálculo que no se necesite tener

presentes a fin de que el interfaz quede más claro. Para ello sobre la pestaña que en la parte

inferior del libro da nombre a la hoja de cálculo en uso se hará clic con el botón derecho del

ratón y se pulsará Ocultar.

5. FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO

El formato de una hoja de cálculo se refiere al conjunto de características (tipo de letra, color

de la tipografía, color de fondo, etc.) que afectan a una celda o conjunto de ellas.



Office incorpora una serie de formatos preestablecidos de celda que se pueden aplicar de

forma grupa! para dar un aspecto singular a las hojas de cálculo. Para ello habrá que

seleccionar la parte o partes a las que desea aplicar uno de los formatos predeterminados que

incluye el programa.

A continuación en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos se hará clic sobre el botón

Estilos de celda.

Se observará cómo se despliega una lista de iconos que representan formatos

predeterminados de hojas de cálculo celdas.

Se hará clic en el que sea más adecuado para aplicarlo a las celdas previamente señaladas

y se verá cómo éstas adquieren el formato seleccionado.

6. CAMBIO DE NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Por defecto cuando se abre la aplicación e inicia el trabajo en un libro nuevo, éste contiene

tres hojas de cálculo donde se pueden introducir datos.

Evidentemente es muy fácil añadir alguna más y eliminar la/las que no sean necesarias.

TEMA 7: EXCEL


93

En este capítulo se va a renombrarlas a fin de otorgarle una etiqueta que ayude a identificar

claramente el contenido de la misma.

Para ello sobre las pestañas que identifican a cada una de las hojas de cálculo de cada libro,

nombradas inicialmente por defecto Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3, se hará clic con el botón derecho.

En el menú que aparece se elegirá la opción Cambiar Nombre. Se podrá comprobar que

ahora se puede cambiar el nombre de la pestaña y poner el nombre deseado.



7. FORMATOS CONDICIONALES

El formato condicional se usa para aplicar un formato u otro predeterminado en función del

valor de la celda.

Para aplicar un formato condicional a una celda se llevarán a cabo los siguientes pasos:

1.- Seleccionar la celda o celdas a la que se desea aplicar el formato condicional.

2.- En la pestaña Inicio acceda al menú Formato condicional.

3.- Se observará que por defecto posee varias opciones como Resaltar celdas dependiendo de su relación con otras, Resaltar aquellas que tengan un valor mayor o menor que otro, etc.

4.- Por último resaltar que también se puede aplicar una regla personalizada accediendo a

la opción Nueva regla.

TEMA 7: EXCEL


95

8. AUTOFORMATOS O ESTILOS PREDEFINIDOS

Si no se encuentra un diseño que sea satisfactorio se puede aplicar un formato

predeterminado a cualquier parte de una hoja de cálculo o a la hoja completa.

En primer lugar se debe seleccionar la parte o partes a las que se desea aplicar uno de los

formatos predeterminados que incluye el programa.

A continuación en la pestaña Inicio, dentro del grupo Estilos se hará clic sobre el botón Dar formato como tabla.

Se observará cómo se despliega una lista de iconos que representan formatos

predeterminados de hojas de cálculo.

A continuación se hará clic en el que sea más adecuado para aplicarlo en la hoja.

Por último se verá cómo el conjunto de características de este formato predeterminado se

aplican sobre la región previamente seleccionada.



Elaborar una hoja de cálculo para clasificar los siguientes datos acerca de las horas de trabajo de los departamentos de una empresa:

Departamento de RRHH: Lunes 6 horas, Martes 4 horas, Miércoles 5

horas, Jueves 5 horas, Viernes 1 hora.

Departamento de Producción: Lunes 8 horas, Martes 8 horas, Miércoles

8 horas, Jueves 2 horas, Viernes 1 hora.

Aplicar a las celdas que conforman los días de la semana el Estilo de celda: azul Énfasis 60%. Para el resto se aplicará un formato de libre elección.

SOLUCIÓN

Inicialmente se creará la hoja de cálculo que resuma los datos:

A continuación mediante el uso de los estilos de celda se dará el formato

adecuado a los días de la semana:

Por último se asignará el formato al resto de celdas, Para ello también se

usarán los formatos predeterminados de celda:

TEMA 7: EXCEL


97

9. RESUMEN

La facilidad del programa Excel para utilizar gran cantidad de datos, hace necesario la

incorporación de múltiples herramientas de formato que ayuden a identificar, buscar, clasificar,

ordenar, etc., el contenido de las hojas de cálculo.

Por eso es necesario conocer las herramientas que se han trabajado a lo largo del capítulo,

cómo se usan y cuándo se pueden aplicar, éste ha sido el cometido de esta unidad 7.

CCCD08EXCEL.12T1

120512 TEMA 8FÓRMULAS

1. INTRODUCCIÓN

2. OPERADORES Y PRIORIDAD

3. ESCRITURA DE FÓRMULAS

4. COPIA DE FÓRMULAS

5. REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

6. REFERENCIAS EXTERNAS Y VÍNCULOS

7. RESOLUCIÓN DE ERRORES EN LAS FÓRMULAS

8. RESUMEN

TEMA 8: EXCEL


101

TEMA 8

FÓRMULAS

1. INTRODUCCIÓN

Las fórmulas y las funciones son sin duda el alma de Microsoft Excel 2007. Por ello se

podrán considerar esta unidad y la siguiente como las más importantes de este manual.

La función principal de Excel es la realización de cálculos con los datos introducidos en las

hojas. Para llevar a cabo éstos son necesarias el uso de fórmulas y funciones.

2. OPERADORES Y PRIORIDAD

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,

nombres, funciones y operadores.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

Operadores aritméticos, que se emplean para producir resultados numéricos.

Por ejemplo los operadores aritméticos pueden ser: + - * / % ^

Operadores de tipo texto, que se emplean para concatenar celdas que contengan texto.

Un operador tipo texto es &



Operadores relacionales, que se emplean para comparar valores y proporcionar un

valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación.

Operadores relacionales son: < > = <= >= <>

Operadores de referencia, que indican que el valor producido en la celda

referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), que se emplea para indicar un rango

de celdas. Por ejemplo Al:G5.

Operador de unión indicado por una coma (,) que une los valores de dos o más

celdas. Como por ejemplo Al ,G5.

2.1. PRIORIDAD EN LAS OPERACIONES

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa

y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de

algunas partes de una expresión antes que otras.

Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del

paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los

operadores.

Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve

antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de

comparación y por último las de operadores lógicos.

Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir, son

resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son los siguientes:

Comparación

Igualdad [=]

Desigualdad [<>]

Menor que [<]

Mayor que [>]

Menor o igual que [<=]

Mayor o igual que [>=]

TEMA 8: EXCEL


103

Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de

mayor a menor):

Aritméticos Lógicos Exponenciación [A] Not

Negación [-] And

Multiplicación [*] y División [fi Or

Adición [+] y Sustracción [-]

Concatenación de caracteres [&]

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a

medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones

y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que

aparece, de izquierda a derecha.

El operador de concatenación de cadenas de caracteres [8,d no es realmente un operador

aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.

3. ESCRITURA DE FÓRMULAS

Las fórmulas en Excel deben ser introducidas en la Barra de fórmulas, situada en la parte

superior de la hoja. Siempre deben comenzar por el símbolo =

Como ejemplo se van a situar dos columnas A y B de números y en la columna C se va a

situar la suma de estos números.

Para ello inicialmente se señalará la celda C2 en la que se situará el resultado de la

operación haciendo clic en ella.

En la barra de fórmulas, señalada en la ilustración anterior, se insertará la fórmula

correspondiente. En este caso será =A2+B2



Para finalizar se ha de pulsar [Intro] y se observará cómo en C2 aparece el resultado de la

operación solicitada.

4. COPIA DE FÓRMULAS

Siguiendo el ejemplo del apartado anterior, si se requiere que en la columna C de la hoja de

cálculo se recoja la suma de los elementos que conforman la columna A y la columna B, tal y

como se muestra en la siguiente imagen:

Indudablemente queda descartado señalar una a una cada una de las celdas de la columna

C y escribir manualmente la fórmula que la define, ya que ante una gran cantidad de datos

resultaría muy tedioso. En su lugar se usará el Cuadrado de llenado. El Cuadrado de llenado

es una herramienta que copia la fórmula de una casilla aplicándola a las celdas de su alrededor

de forma inteligente.

Para realizar un ejemplo inicialmente se introducirá la fórmula en C2 siguiendo lo visto en el

apartado anterior.

TEMA 8: EXCEL


105

Al situarse en el extremo inferior derecho de la casilla C2 se podrá apreciar que aparecerá un

pequeño cuadrado que es el Cuadrado de llenado.

A continuación se hará clic en él y sin soltar el botón derecho del ratón se arrastrará hacia

abajo, sobre las casillas de la columna C.



Al soltarlo se comprobará cómo la fórmula =A2+B2 de la celda C2 se ha transformado en

=A3+B3 en la celda C3, =A4+B4 en la celda C4, etc.

TEMA 8: EXCEL


107

Elaborar una hoja de cálculo con seis columnas. En las columnas tercera, cuarta, quinta y sexta se colocará la suma, resta, producto y cociente sucesivamente de los números que se encuentran en las columnas primera y segunda respectivamente. Las A y B contendrán la serie de números del 1 al 10.

SOLUCIÓN

Inicialmente se crearán las dos primeras columnas con los números del 1

al 10.

A continuación se situará el cursor en la celda C2 y se escribirá =A24-

132. Posteriormente se pulsará [Intro].

Se arrastrará el Cuadro de llenado hacia abajo para copiar la fórmula a

todas las celdas situadas por debajo.

Y se obtendrá el siguiente resultado:

Se repite el proceso situándose en la celda D2 y escribiendo =A2-B2. Se

pulsará [Intro].



En la celda E2 se escribirá en la barra de fórmulas =A2*B2, a

continuación se pulsa [Intro]. De igual forma se situará el cursor en la celda

F2 y se escribirá =A2/B2. Tras esto se pulsa [Intro].

Posteriormente para todos los casos se arrastrará el Cuadro de llenado

hacia abajo para copiar la fórmula a todas las celdas situadas por debajo.

Como resultado se obtendrán los siguientes resultados:

5. REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

Al desarrollar el trabajo con Excel 2007 y fundamentalmente al trabajar con fórmulas y

funciones es seguro que se usarán referencias a una celda o un conjunto de ellas que no son

propiamente la misma celda donde se sitúa la fórmula.

Una referencia es un enlace a un lugar, cuando se escribe =A1+A2 se está refiriendo a la

suma del contenido de la celda Al con la del contenido de la celda A2. Se trata pues de una

referencia.

Existen 3 tipos de referencias:

Referencias relativas: las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula

en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias se hacen con

respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de la fórmula. Esta

es la opción que ofrece Excel por defecto.

TEMA 8: EXCEL


109

Si ahora se copia la celda A2 en B3, como se está copiando una

columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará

por: =B2+2. Lo que variará es la referencia a la celda Al, al copiarla una

columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en

uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en

vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2. Para mantener en la fórmula

sumar 2 al contenido de la celda superior.

Referencia absoluta: las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la

formula a otra celda, las referencias a las celdas de la fórmula son fijas.

Si ahora se copia la celda A2 en B3, aunque se copie una columna

hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y

delante de la fila se encuentra el signo $ no variará la fórmula y en B3

pondrá =$A$1+2.



Referencia mixta: se puede hacer una combinación de ambas referencias, se puede

hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Si ahora se copia la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de

la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no

variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila

hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2.

Si ahora se copia la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de

la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no

tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la

derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será

=B$1+2.

6. REFERENCIAS EXTERNAS Y VÍNCULOS

Se puede presuponer que se está trabajando con un libro que tiene varias hojas de datos,

con Excel 2007 es posible hacer referencia a datos que se encuentren en otras hojas del libro

en uso o incluso a datos incluidos en otros libros.

TEMA 8: EXCEL


111

6.1. REFERENCIA A OTRAS HOJAS

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debe indicar el nombre de la hoja seguido del

signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo Hoja3!B5, esta referencia está

haciendo alusión a la celda 85 de la hoja Hoja3.

Hay que tener en cuenta que si la hoja tuviese un nombre personalizado con espacios

incluidos, como por ejemplo Mi facturación la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja external´!B5, esto es habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples["],

en el caso del ejemplo 'Mi facturación'!B5.

6.2. REFERENCIA A OTROS LIBROS

Para hacer referencia a celdas de otros libros debe indicar el nombre del libro entre

corchetes y el resto como acabamos de ver.

Por ejemplo '[Financiación 2011]Hoja3´!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra

en el libro "Financiación 2011", en la Hoja3 y en la celda B2.

7. RESOLUCIÓN DE ERRORES EN LAS FÓRMULAS

Es muy usual cometer errores a la hora de introducir fórmulas en las hojas de cálculo. Por

ello el programa incorpora una serle de herramientas a fin de detectar el tipo de error cometido

para poder subsanarlo.

7.1. TIPOS DE ERRORES

En Excel existen siete resultados diferentes de error, que son los siguientes:

#¡N/A!

#¡REF!

#¡NUM!

#¿NOMBRE?

#¡DIV/0!

#¡VALOR!

#¡NULO!

A continuación se verá que significa cada uno de ellos, de esta manera se podrá depurar y

corregir fácilmente.



#¡N/A!

Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o referencia no encuentra ninguna

coincidencia exacta en la correspondiente matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado

no existe en la matriz de búsqueda.

#¡REF!

Este tipo de error surge cuando se tiene una referencia de celda inválida en la fórmula. Por

ejemplo, en la fórmula: =BUSCARV("mi_string",A2:B8,3,FALSO), se obtendrá #iREF! ya que

no se podrá buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas.

En esta otra =DESREF(Hojal!A1, -1,0,1,1), también se obtiene #iREF! ya que no hay

ninguna fila encima de la celda Al. Siguiendo con esta fórmula, si se elimina la primera fila de la

hoja "Hojal", o si se elimina la Hojal, la fórmula mostrará #iREF!, ya que se ha perdido la

referencia a la celda Hojal!Al.

#¡NUMERO!

Este error se produce cuando se ingresa algún valor no numérico como un argumento de

función que Excel espera que sea argumento numérico (o una referencia a un valor numérico).

Otra posibilidad es ingresar un número inválido, como uno negativo cuando se espera uno

positivo, o un 2 cuando el argumento solo admite O ó 1. La fórmula =COINCIDIR(123,

B1:B10,3) devuelve #NUM!, ya que el último argumento de COINCIDIR solo puede ser -1, 0 ó 1.

#¡NOMBRE!

Este error se obtiene cuando se escribe mal el nombre de alguna función. También puede

surgir cuando se utiliza alguna función personalizada y se tienen deshabilitadas las macros o el

complemento correspondiente. Otra situación que dispara este error es el escribir mal el nombre

de algún rango nombrado. La fórmula =SUMARSI(A2:A10,"criterio",C2:C10) devuelve

#¡NOMBRE! porque la función SUMARSI no existe (más bien está mal escrita. Lo correcto es

SUMAR.SI). Finalmente puede suceder también que se usen comillas al ingresar un argumento

de texto.

#¡DIV/0!

Este error se produce al hacer una división por cero, o bien, por una referencia a un cero.

#¡VALOR!

Este error es similar a #¡NUMERO!, se obtendrá cuando el tipo de argumento solicitado por

la función, es distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lógico

cuando la función requiere un rango, o un número cuando la función espera texto.

#¡NULO!

Este error es muy poco frecuente. Una fórmula devolverá #¡NULO! cuando la celda de

intersección de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de intersección es un espacio en

blanco. Por tanto, la fórmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #¡NULO! ya que los rangos A2:D2 y

TEMA 8: EXCEL


113

J1J10 no se intersecan en ningún punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda

común a ambos rangos.

A menudo sucede que una celda de error está correctamente escrita pero, al hacer

referencia a un resultado de error, refleja este resultado. Para saber cuál es la celda exacta que

está generando el error, se puede ejecutar (previa selección de la celda con error)

Herramientas -> Auditoría de fórmulas -> Rastrear error, Excel señalará con una línea roja la

celda que está produciendo el error.

Otro error común es cuando la celda aparece llena de símbolos #. Esto se debe a que la

celda no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado, o bien, cuando contiene una

fecha inválida.

7.2. HERRAMIENTAS DE AYUDA EN LA RESOLUCIÓN DE ERRORES

Se supone que al introducir una fórmula le aparece en la celda la siguiente notación

#¿NOMBRE?, este es sin duda uno de los avisos que aparece de forma más usual al tratar con

fórmulas.

Para resolverlo se acudirá a la pestaña Fórmulas y se hará clic en el botón Comprobación de errores...

Aparecerá el cuadro de diálogo Comprobación de errores en el que se informa de qué tipo

de error se trata, ofreciéndose incluso a veces una corrección.

Si se pulsa en Ayuda sobre este error aparece una ventana de ayuda sobre este tipo de

error. El botón Mostrar pasos de cálculo... abre un cuadro de diálogo donde se evalúa la

fórmula y se informa de dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está

en los parámetros de la fórmula.

El botón Omitir error salta el error actual y pasa al siguiente que encuentre en la hoja de

trabajo. El botón Modificar en la barra de fórmulas remite a la barra de fórmulas para editar la

fórmula que contiene el error.

8. RESUMEN

La potencia real del programa queda patente con el uso de fórmulas y funciones en las hojas

de cálculo.



La introducción de estas fórmulas de una forma correcta es vital para un perfecto

funcionamiento. Sin embargo si se cometen errores de definición, Microsoft Office Excel 2007

está preparado con herramientas que permiten identificar el/los errores cometidos y propone

soluciones a éstos.

CCCD09EXCEL.12T1

120514 TEMA 9FUNCIONES

1. INTRODUCCIÓN

2. FUNCIONES MATEMÁTICAS PREDEFINIDAS EN LA APLICACIÓN DE LA HOJA DE

CÁLCULO

3. REGLAS PARA UTILIZAR LAS FUNCIONES PREDETERMINADAS

4. UTILIZACIÓN DE LAS FUNCIONES MÁS USUALES

5. USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES

9. RESUMEN

TEMA 9: EXCEL


117

TEMA 9

FUNCIONES

1. INTRODUCCIÓN

A lo largo de este capítulo se verá el uso que Excel se puede realizar para el cálculo de las

diferentes funciones.

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera con uno o más valores y

devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la

fórmula que la contiene.

2. FUNCIONES MATEMÁTICAS PREDEFINIDAS EN LA APLICACIÓN DE LA HOJA DE CÁLCULO

Excel 2007 contiene 327 funciones agrupadas en doce categorías, que son:

Funciones de complementos y automatización.

Funciones de cubo.

Funciones de base de datos.



Funciones de fecha y hora.

Funciones de ingeniería.

Funciones financieras.

Funciones de información.

Funciones lógicas.

Funciones de búsqueda y referencia.

Funciones matemáticas y trigonométricas.

Funciones estadísticas.

Funciones de texto.

Las funciones matemáticas permiten realizar cálculos de muy diversa índole, entre se pueden encontrar las siguientes:

TEMA 9: EXCEL


119

Funciones Matemáticas Operación que realiza

ABS Devuelve el valor absoluto de un número

ACOS Devuelve el arcocoseno de un número.

ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

ASENO Devuelve el arcoseno de un número.

ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.

ATAN Devuelve la arcotangente de un número.

ATAN2 Devuelve la arcotangente de las coordenadas "x" e "y".

ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.

MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número al entero más próximo o al múltiplo significativo más cercano.

COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de objetos.

COS Devuelve el coseno de un número.

COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

GRADOS Convierte radianes en grados.

REDONDEA.PAR Redondea un número hasta el número entero par más próximo.

EXP Devuelve e elevado a la potencia de un número dado. FACT

Devuelve el factorial de un número. FACT.DOBLE

Devuelve el factorial doble de un número.

MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, en dirección hacia cero,

M.C.D Devuelve el máximo común divisor.

ENTERO Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo. M.C.M

Devuelve el mínimo común múltiplo. LN

Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número. LOG

Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada. LOG1O

Devuelve el logaritmo en base 10 de un número. MDETERM

Devuelve la determinante matricial de una matriz.

MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz.



Funciones Matemáticas Operación que rea liza

MMULT Devuelve el producto de mat riz de dos m atrices.

RESIDUO Devuelve el resto de la división.

REDOND.MULT Devuelve un número redondeado al m últiplo d eseado.

MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números.

REDONDEA .IMPAR Redondea un número hacía arriba hasta

el entero im par más próximo.

PI Devuelve el valor de pi.

POTENCIA Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.

PRODUCTO M ultiplica sus a rgumentos.

COCIE NTE Devuelve la parte entera de una división.

RADIANES Convierte grados en radianes.

ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre O y 1 .

ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los núm eros que especifique.

NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en número

romano, con f orma to de texto.

REDONDEA R Redondea un número al núm ero de decimales especificado.

REDONDEA R.MENOS Redondea un número hacia abajo, en d irección hacia cero.

REDONDEA R.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero .

SUMA.SERIES Devuelve la suma de una serie de potencias

en función de la fórmula.

SIGNO Devuelve el signo de un número.

SENO Devuelve el seno d e un ángu lo det erminado .

SENOH Devuelve el seno h iperbólico de un número.

RAIZ Devuelve la raíz cuadrada positiva de un núm ero. RAIZ2P1 Devuelve la raíz cuadrada de un núm ero

multiplicado por PI (número * pi).

SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos.

TEMA 9: EXCEL


121

En la siguiente actividad se va a hacer uso de tres funciones matemáticas

básicas. Para ello inicialmente se construirá una hoja de cálculo que recoja en

las columnas A y B la siguiente información:

Realice los siguientes cálculos:

En la columna C se va a situar el Máximo común divisor de los números

situados en las columnas A y B.

En la columna O, el Signo de los números de la columna A.

En la columna E, se escribirán en Notación Romana los números

arábigos ubicados en la columna B.

Funciones Matemáticas Operación que realiza

SUMA Suma sus argumentos.

SUMAR.S1 Suma las celdas especificadas que cumplen

unos criterios determinados.

SUMAR.S.CONJUNTO Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios.

SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los

correspondientes componentes de matriz.

SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.

SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices.

SUMAX2MASY2 Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices.

TAN Devuelve la tangente de un número.

TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número.

TRUNCAR Trunca un número a un entero.



SOLUCIÓN

En primer lugar se deberán conocer cómo se usan las funciones Máximo común divisor, Signo y Números Romanos.

Para el cálculo del Máximo común divisor la notación será

=M.C.1)(argumento1 ;argumento2;...).

Esta función va a devolver Máximo común divisor de los argumentos. Habrá

que situarse pues en la celda C2 y escribir =M.C.D(A2;62).

Tras esto se habrá de pulsar [Intro].

Se podrá observar cómo en la casilla C2 ha aparecido 17 que es Máximo Común Divisor de 34 y 51.

Para completar el objetivo, se arrastrará el cuadro de llenado desde C2

hasta C6 para copiar la fórmula a todos los elementos de la columna C.

TEMA 9: EXCEL


123

Se podrá comprobar que en la casilla C4 aparece un error de tipo #iNUM!, este error indica que los argumentos usados en la función son incorrectos. En

este caso la función M.C.D. no admite argumentos negativos.

Seguidamente se pasará a realizar los cálculos para la función Signo. Su

notación es =Signo(número), esta función devolverá 1 si el número es positivo,

-1 si es negativo y O si es cero.

Para la realización de los cálculos habrá que situarse en la celda D2 y

escribir =Signo(A2).

A continuación se pulsará la tecla [Intro].



Se observará cómo en la casilla D2 ha aparecido 1 que es el valor que

devuelve la función Signo al ser 34 un número positivo.

Para completar el objetivo, se arrastrará el cuadro de llenado desde D2

hasta D6 para copiar la fórmula a todos los elementos de la columna D.

Por último se calculará la función NUMERO.ROMANO cuya notación es

=NUMERO. ROMANO(argumento). Con esta función se conseguirá convertir a

un número arábigo en romano con formato de texto.

Para ello el primer paso consistirá en sitúese en la celda E2 y escribir

=NUMERO.ROMANO(B2).

Seguidamente se pulsará la tecla [Intro].

TEMA 9: EXCEL


125

En la casilla E2 ha aparecido U que es el número romano correspondiente al

valor 51 de la casilla B2.

Por último se arrastra el cuadro de llenado desde E2 hasta E6 para copiar

la fórmula a todos los elementos de la columna E

3. REGLAS PARA UTILIZAR LAS FUNCIONES PREDEFINIDAS

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores,

realiza unos cálculos y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y de no ser respetada, el programa

mostrará un mensaje de error:

1. Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar

espacios antes o después de cada paréntesis.

3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

4. Los argumentos deben de separarse por [;].

En resumen la sintaxis de cualquier función es: =nombre Junción(argumento 1 ;argumento 1

;...;argumento N).

• =SUMA(A1;A3).

• =PROMEDIO(B1:C4).



4. UTILIZACIÓN DE LAS FUNCIONES MÁS USUALES

SUMA. Suma todos los números de un rango. S in tax is : SUMA(número 1 ;número2; ...).

PROMEDIO. Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis:

PROMEDIO(número 1 ;número2;...).

MAX. Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis:

MAX(númerol;número2; ...).

MIN. Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis: MIN(número1 ;número2; ...).

CONTAR. Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los

números incluidos dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el

número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de

números. Sintaxis: CONTAR(valor 1 ;valor2;...).

SUMAR.SI. Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma).

Rango: es el rango de celdas que se desea evaluar según los

criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números,

o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los

valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que

determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios

pueden expresarse como 32, "32" ">32" o "manzanas".

TEMA 9: EXCEL


127

1 Rango_suma: son las celdas reales que se deben sumar si las

correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen los criterios. Si

se omite el argumento rango_suma, las celdas del rango se evaluarán

según los criterios y se sumarán si cumplen los criterios.

• CONTAR.SI. Cuenta las celdas, dentro del rango, que no

están en blanco y que cumplen los criterios especificados. Sintaxis:

CONTAR. Sl(rango;criterío)..

Rango: es la celda o las celdas que se van a contar; deben contener

números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.

Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

Criterio: es el criterio en forma de número, expresión, referencia a

celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por

ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32",

"manzanas" o B4.

• CONCATENAR. Concatena dos o más cadenas en una cadena de texto. Sintaxis:

CONCATENAR (texto 1 ;texto2; ...).

Texto1, texto2..., son de 2 a 255 elementos de texto que se unirán en un

elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto,

números o referencias a celdas únicas.

• SUMAPRODUCTO. Multiplica los componentes correspondientes de las matrices

suministradas y devuelve la suma de esos productos. Sintaxis:

SUMAPRODUCTO(matriz1;matriz2;matriz3; ...).

Matriz1, matriz2, matriz3,... son de 2 a 255 matrices cuyos componentes

desea multiplicar y después sumar.



• HOY. Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de

fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era

General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis: HOYO.

5. USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES

Excel cuenta con un excelente asistente que ayudará a la hora de usar fórmulas. Para usarlo

es necesario situarse en la celda en que se quiere introducir la función. Hacer clic en la pestaña

Fórmulas, en el botón Insertar Función.

También se puede acceder haciendo clic en el botón situado en la barra de fórmulas.

Al hacer clic aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función:

TEMA 9: EXCEL


129

El programa permite buscar la función que se necesite escribiendo una breve descripción de

la función necesitada en el recuadro Buscar una función. Al pulsar el botón Ir, se mostrará una

selección de funciones relacionadas con la descripción que se ha insertado.

A fin de que la lista de funciones no sea tan grande se puede seleccionar previamente una

categoría de funciones, aunque si se desconoce la ubicación de la función que se necesita se

puede seleccionar la opción Todas.

Se puede observar que cuando se selecciona una función, en la parte inferior aparecen los

distintos argumentos necesarios para su uso, así como una breve descripción de ésta. Además se

encuentra el enlace Ayuda sobre esta función seleccionada en el que se puede obtener una

descripción más detallada de su uso.



En la parte inferior de la barra de fórmulas aparece el cuadro de diálogo Argumentos de función que invita a introducir los argumentos necesarios para su uso correcto. Es evidente que

este cuadro variará según la función que se haya seleccionado.

A modo de ejemplo se usará la función PRODUCTO( ).

En el recuadro Número 1 se tiene que indicar el primer argumento que generalmente será

una celda o rango de celdas tipo A2:B5. Para ello, se hará clic sobre el botón:

El cuadro se hará entonces más pequeño y se podrá ver toda la hoja de cálculo.

Se seleccionará el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento, para

seleccionar un rango de celdas se hará clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera

celda del rango y sin soltar el botón se arrastrará hasta la última celda del rango. A continuación

se pulsará la tecla [Intro] para volver al cuadro diálogo.

TEMA 9: EXCEL


131

En el r e c ua d r o Número2 se tendrá que indicar, en el caso de que existiese, el segundo

argumento.

6. RESUMEN

Microsoft Office Excel es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software más

potente, más flexible y más utilizado del mundo. Ningún otro programa puede competir con él en

cuanto a funciones o flexibilidad. Su ámbito de aplicabilidad va de la economía a la psicología, de

la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos.

Las fórmulas y funciones son sin duda las dos grandes herramientas que han definido el avance

y versatilidad de este software. Las ayudas con las que el programa cuenta acercan al usuario

su funcionamiento y le abren un inmenso campo de posibilidades de trabajo.

CCCD10EXCEL.12T1

120514 TEMA 10INSERCIÓN DE GRÁFICOS PARA REPRESENTAR LA

INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS HOJAS DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

2. ELEMENTOS DE UN GRÁFICO

3. CREACIÓN DE UN GRÁFICO

4. RESUMEN

TEMA 10: EXCEL


135

TEMA 10

INSERCIÓN DE GRÁFICOS PARA REPRESENTAR LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS HOJAS DE

CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

En este capítulo se aprenderá a crear gráficos con Excel 2007.

Excel 2007 permite crear gráficos de forma profesional de forma rápida y sencilla. Estos

gráficos facilitarán la comparación y el análisis de datos al presentarlos en un formato visual.

2. ELEMENTOS DE UN GRÁFICO

Antes de comenzar se podrá observar la

siguiente viñeta que resume de forma visual las

partes que componen un gráfico realizado con el

programa.

Gráfico: el gráfico es la representación

gráfica de los datos de la hoja de cálculo.

Existen distintos tipos de gráficos, como

se verá en el siguiente apartado.

Título del gráfico: el título del gráfico es

el texto que lo encabeza.



Marcas de datos: es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en

un gráfico de columnas las marcas de datos son las columnas o barras verticales, es

decir, hay una columna por cada número representado.

Líneas de división o trazado: son unas líneas horizontales y/o verticales que aparecen

al fondo del gráfico y que sirven para apreciar con más facilidad los valores que alcanzan

las marcas de datos.

Texto: el texto puede ser cualquier palabra o frase que aparezca en el gráfico. El texto

asignado está unido indefectiblemente a un objeto del gráfico (como el título del gráfico),

mientras que el texto no asignado es libre.

Leyenda: la leyenda es un recuadro en el que se identifican las marcas de datos.

Ejes: los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico.

Normalmente hay dos ejes (en los gráficos tridimensionales hay tres): el eje de abcisas,

eje x o eje de categorías, y el eje de ordenadas, eje y o eje de valores. En el eje de

abcisas se representan las distintas categorías de los datos. En el eje de ordenadas se

representan los valores de los datos.

Marcas: las marcas de graduación son marcas que aparecen en los ejes graduación y

que sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo.

Área de trazado: es la zona del gráfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes.

Series de datos: son los conjuntos de datos que se representan en un gráfico.

3. CREACIÓN DE UN GRÁFICO

Las herramientas iniciales de inserción de gráficos están ubicadas en la sección Gráficos de

la pestaña Insertar.

Para comenzar a generar el gráfico deseado es conveniente que se tenga seleccionado el

rango de celdas que participarán en él, aunque a posteriori este paso también puede realizarse.

La única diferencia visual es que si no lo selecciona el gráfico se creará inicialmente en blanco.

TEMA 10: EXCEL


137

En la sección Gráficos se puede observar cómo Excel 2007 posee una gran cantidad de

tipos de gráficos. Además dentro de cada tipo general de gráfico se encontrará un enlace

situado en su parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráficos...

Si se hace clic en esta opción se obtendría un resultado similar que si despliega el cuadro de

diálogo Insertar gráfico que se muestra el hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de

la sección Gráficos.

Se puede ver una lista de todos los gráficos disponibles. Se seleccionará uno y se pulsará

Aceptar para comenzar la creación.

Si se selecciona un rango de celdas al comienzo se comprobará que aparece el nuevo

gráfico inmediatamente insertado en la hoja de cálculo. Si por el contrario no se hizo así o no es

correcto, se debe modificar el gráfico obtenido.



4. MODIFICACIÓN DE UN GRÁFICO

Si el resultado obtenido no ha sido satisfactorio o se desea modificar la apariencia del gráfico

se tendrá en cuenta que el paso más importante a la hora de modificar un gráfico o iniciar su

elaboración consiste en Añadir una serie de datos. Mediante este paso se definirá qué datos

se desea que aparezcan en modo gráfico.

En la pestaña Diseño, una vez que se ha elaborado el gráfico inicial se encontrarán dos

botones muy útiles para esta tarea: Cambiar entre filas y columnas y Seleccionar datos.

Si se pulsa el botón Seleccionar datos aparecerá un cuadro de diálogo similar al siguiente:

En él se encontrará un campo llamado Rango de datos del gráfico donde se puede

seleccionar el rango de celdas que se tendrán en consideración para su creación.

Se pulsará el botón azulado situado a la derecha de la opción y se seleccionarán las celdas.

Al hacerlo Excel asociará unos datos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).

Se debe tener en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse

(por ejemplo los gráficos de superficie), sin embargo otros necesitan solo una o dos.

Mediante el botón Cambiar fila/columna se pueden permutar los datos de las series y

pasarlas a categoría o viceversa.

4.1. MODIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL GRÁFICO

Las opciones relativas al aspecto del gráfico están reunidas en la pestaña Presentación. Se

puede fácilmente incluir una cuadrícula de fondo, mostrar o no los ejes, insertar/modificar las

etiquetas del gráfico, etc.

TEMA 10: EXCEL


139

Además agrupadas en la sección Fondo se encontrarán una serie de botones: Área de trazado, Cuadro gráfico, Plano inferior del gráfico, Giro 3D, que modifican el aspecto visual

de una forma fácil, obteniendo rápidamente resultados muy profesionales. Y es que el programa

ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas.

Para conseguir por último un aspecto adecuado del gráfico, se puede acudir a la sección

Estilos de diseño, en la pestaña Diseño, donde se pueden seleccionar diferentes

configuraciones predefinidas de estilos y colores para cada una de las partes (áreas, barras,

leyendas, etc.) que componen el gráfico.

En el apartado 2 de este capítulo se ha trabajado con una tabla de datos sobre Número de hijos/Número de familias. Estos datos se han recogido en forma gráfica en un diagrama de barras que ha sido generado al final del capítulo 2. Modifique al menos tres características del gráfico para obtener un resultado más atractivo visualmente.

SOLUCIÓN

Siguiendo las directrices establecidas en el apartado Modificación de un

gráfico, se ha de acudir a la pestañas Diseño y Presentación para modificar

algunos parámetros. Un posible resultado puede ser:



4.2. BORRADO DE UN GRÁFICO

Para llevar a cabo el borrado de un gráfico se hará doble clic con el ratón sobre él y se ha de

pulsar la tecla suprimir del teclado. Se comprobará cómo el gráfico es eliminado de su zona de

trabajo.

5. RESUMEN

En este capítulo se ha aprendido a manejar las herramientas relacionadas con los gráficos

de Excel 2007. Se habrá podido comprobar la sencillez y variedad de posibilidades que el

programa le ofrece para realzar el diseño de estos elementos visuales.

CCCD11EXCEL.12T1

120514 TEMA 11INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE

UNA HOJA DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

2. IMÁGENES

3. AUTOFORMAS

4. TEXTO ARTÍSTICO

5. OTROS ELEMENTOS

6. RESUMEN

TEMA 11: EXCEL


143

TEMA 11

INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO

1. INTRODUCCIÓN

Además de gráficos el programa incluye herramientas para mejorar el aspecto visual de la

hoja de cálculo mediante la inserción de otros elementos gráficos como por ejemplo imágenes,

autoformas, textos artísticos, gráficos de flujo, etc.

2. IMÁGENES

Para insertar una imagen procedente de un archivo de imagen en un libro de trabajo se ha

de hacer clic inicialmente en el lugar de la hoja donde se desee insertar la imagen.

Posteriormente dentro de la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones se encontrará el botón

Imagen.



Tras hacer clic en él aparecerá un cuadro de diálogo para situar la ubicación del archivo a

insertar en la hoja de cálculo:

A continuación será posible desplazarse por el árbol de carpetas y una vez encontrada la

imagen, señalarla y pulsar el botón Insertar. Tras esta acción la imagen quedará insertada en la

hoja de cálculo.

Otra opción para insertar imágenes en la hoja de cálculo es el uso de la Galería de imágenes prediseñadas del programa.

Office 2007 incorpora una biblioteca de imágenes vectoriales agrupadas por temas, que

podrán ser incluidas fácilmente en los libros que se creen, llamadas Imágenes prediseñadas.

El hecho de que sean imágenes construidas con vectores favorece que puedan hacerse más

grandes o pequeñas sin pérdida alguna de resolución.

Para insertar una imagen prediseñada se ha de hacer clic en el botón Imágenes prediseñadas dentro de la ficha Insertar, en el grupo ilustraciones.

TEMA 11: EXCEL


145

A la derecha de la pantalla aparecerá el panel lateral de Imágenes prediseñadas.

Para buscar una imagen relacionada con algún tema en concreto se ha de introducir la/las

palabra/as que describan lo que se busca en el apartado Buscar.

Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que se inserte el disco de

Excel 2007 para copiar la imagen a su disco duro.

La biblioteca se completa con una colección de estos gráficos ubicada en el sitio de internet

de Office Online.

3. AUTOFORMAS

Como alternativa a la inserción de imágenes, en Excel 2007 se pueden crear e insertar

dibujos usando autoformas, también llamadas en Excel 2007, formas. Una autoforma es una

figura predefinida de forma (una línea, óvalo, cubo, símbolo de diagrama de flujo, titular o un

dibujo a mano alzada) que puede insertar rápidamente en una hoja y personalizar después.



Para insertar una autoforma se tendrá que ir a la pestaña Insertar, dentro del grupo

Ilustraciones y a continuación hacer clic en Formas.

Hacer clic en el botón de la forma que se desea insertar. Se podrá observar como si se

mantiene el cursor del mouse (ratón) sobre un botón, una información de pantalla muestra una

descripción de la forma.

Para dar a la autoforma un tamaño y forma específicos, se activará haciendo clic sobre ella y

arrastrando una de las esquinas con el ratón.

4. TEXTO ARTÍSTICO

WordArt es una galería de estilos de texto que se pueden agregar a los documentos de

Microsoft Office 2007 para crear efectos decorativos, por ejemplo, texto sombreado o reflejado.

Para insertar WordArt en un libro, en el grupo Texto de la ficha Insertar, se hará clic en el

botón WordArt y luego se elegirá el estilo de WordArt que se desee.

TEMA 11: EXCEL


147

A continuación se escribirá el texto en el Cuadro texto que aparece.

También se puede elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto en las pestañas Inicio y

Formato.

5. OTROS ELEMENTOS

En Excel 2007 se pueden insertar además de una forma sencilla, gráficos SmartArt. Un

gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede crear eligiendo

entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente.

Para insertar un gráfico, en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, se hará clic en

SmartArt.



A continuación se elegirá un gráfico SmartArt y se hará clic en el tipo y en el diseño que se

desea.

A continuación se escribirá el texto mediante uno de estos procedimientos:

Haciendo clic en una forma del gráfico SmartArt y, a continuación, escribir el texto.

Hacer clic en [Texto] en el panel de texto y escribir o pegar el texto.

Copiar texto desde otro programa, hacer clic en [Texto] y pegarlo en el panel de texto.

Además se pueden cambiar los colores de todo un gráfico SmartArt. Para ello tras hacer clic

en el gráfico SmartArt, vaya al grupo Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el

grupo Estilos SmartArt, hacer clic en Cambiar colores.

TEMA 11: EXCEL


149

Con las herramientas que se han visto anteriormente elegir un gráfico que se considere adecuado para la siguiente situación: un entrenador está intentado convencer a sus jugadores que un equipo está formado por el trabajo conjunto de todos los jugadores y del cuerpo técnico.

SOLUCIONES

Se elegirá un gráfico SmartArt situado en el grupo Relación:

Concretamente el siguiente:

A continuación se rellenará el gráfico SmartArt con los detalles a fin de

que resuma la situación:



Se puede observar como además se han modificado los colores

originales.

6. RESUMEN

En esta sociedad en la que el papel de la información visual es tan relevante, es necesario el

uso de elementos que complementen y hagan atractivas a las hojas de cálculo. SmartArt, WordArt, la Galería de imágenes de Office, etc., permiten dar un toque distintivo rápido y

profesional a los libros.

CCCD12EXCEL.12T1

120514 TEMA 12IMPRESIÓN

1. INTRODUCCIÓN

2. ZONAS DE IMPRESIÓN

3. ESPECIFICACIONES DE IMPRESIÓN

4. CONFIGURACIÓN DE PÁGINA

5. VISTA PRELIMINAR

6. RESUMEN

TEMA 12: EXCEL


153

TEMA 12

IMPRESIÓN

1. INTRODUCCIÓN

Como cualquier documento de Office 2007 se puede obtener una copia de su documento en

papel mediante el uso de una impresora. En los siguientes apartados se aprenderá a configurar

los parámetros básicos de ajuste de esta función tan importante del programa Microsoft Office

Excel 2007.

2. ZONAS DE IMPRESIÓN

Teniendo presente que una hoja de cálculo puede tener una extensión variable, conforme a

las necesidades, a la hora de llevar a cabo la impresión de un trabajo en Excel se debe definir

qué región es la que se desea que aparezca y la que no.

Aunque existen varios métodos de realizar esta operación la más sencilla pasa por señalar

las celdas que conforman la región a imprimir.



A continuación en la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página pulsar el

botón Área de impresión. En las opciones que aparecen hacer clic en Establecer el área de impresión.

En caso de llevar a cabo una impresión, la/las zona/as señaladas son las que se imprimirán

exclusivamente.

3. ESPECIFICACIONES DE IMPRESIÓN

Excel 2007 tiene tres funcionalidades básicas de impresión a las que puede acceder

siguiendo la ruta: Botón Office -> Imprimir.

TEMA 12: EXCEL


155

Éstas son:

Imprimir: que permite seleccionar una impresora, un número de copias y otras opciones

de impresión antes de imprimir.

Impresión rápida: que realiza la configuración de impresión definida por defecto en el

momento de uso, no permitiendo la selección de ninguna opción, lo que implica tanto una

impresión rápida a cambio de una pérdida de control del proceso de impresión.

Vista preliminar: que ofrece una previsualización del documento antes de su impresión,

permitiendo, si fuese necesario, cambios en éste.

211



4. CONFIGURACIÓN DE PÁGINA

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 permite llevar a cabo modificaciones en

factores que afecta a la presentación de las páginas impresas entre las que se encuentran:

orientación, encabezados y pies de página, tamaño de papel, márgenes, etc.

Todas estas modificaciones se pueden conseguir mediante los botones del grupo

Configuración de página situado en la pestaña Diseño de página.

4.1. MÁRGENES

El primer botón del grupo es el llamado Márgenes, si se hace clic sobre él se le plantean tres

opciones predefinidas (Normal, Ancho y Estrecho) y la opción Márgenes personalizados que

permite configurar a su gusto de forma exacta los márgenes del libro.

Al hacer clic sobre esta última opción, aparecerá una ventana como la siguiente:

TEMA 12: EXCEL


157

Se podrá observar cómo se da la posibilidad de modificar los márgenes superior, inferior,

derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, incluso se encuentran dos botones con los que se

puede establecer el espacio e reservar para un Encabezado o un Pie de página.

Puede además que el texto a imprimir se ajuste al centro de la página automáticamente tanto

horizontalmente como verticalmente con la opción Centrar la página.

4.2. ORIENTACIÓN

Al desplegar el botón Orientación usted tiene la posibilidad de seleccionar la Orientación de la impresión: horizontal o vertical.

4.3. ENCABEZADOS Y PIES Y NUMERACIÓN DE PÁGINA

Para establecer un encabezado y/o pie de página hay que hacer clic en la opción Márgenes personalizados del botón Márgenes (al igual que antes). A continuación activar la pestaña

Encabezado y pie de página en la ventana que aparece:



Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las páginas, y un pie

de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página.

En esta ficha se encontrarán dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no

hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a la hoja de cálculo.

En el recuadro Encabezado, aparece el tipo de encabezado que se haya elegido. Pulsando

la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar. Para modificar el

encabezado, se hará clic sobre el botón Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de página, aparece el tipo de pie de página elegido. Pulsando la flecha

de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar. Para modificar el pie de página, se

hará clic sobre el botón Personalizar pie de página...

Se va a ver ahora cómo añadir un encabezado o un pie de página a cada una de las páginas

a imprimir. Para ello se tendrá presente que si pulsa Personalizar pie de página o

Personalizar encabezado de página aparece un cuadro de diálogo similar al que a

continuación se describe.

TEMA 12: EXCEL


159

Excel divide el encabezado y el pie de página en tres secciones, dependiendo de dónde se

desee que aparezca el contenido del encabezado o pie de página: a la izquierda, en la zona

central o a la derecha.

Se usará la barra de botones para modificar el aspecto del encabezado o pie de página. A

continuación se estudiará de forma más detenida la utilidad de cada uno de ellos.

Usando este botón se abrirá el cuadro de diálogo Fuente con el que se pueden realizar

modificaciones de formato al texto insertado.

Pulsando este otro botón se realizará la inserción automática del número de la página.

Este otro realizará la inserción del número total de páginas a imprimir del libro de trabajo.

Este botón introduce la fecha de impresión del documento.

Pulsando este botón se introduce la hora de impresión del documento.

Esta opción permite poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es decir

su posición en el disco).

Esta otra introduce el nombre del libro de trabajo.

Introduce el nombre de la hoja.



Esta opción permite la inserción de una imagen.

Con esta opción se permite la modificación del aspecto de la imagen seleccionada. Este

botón solamente estará activo en caso de haber añadido una imagen en el encabezado o

pie de página.

Con esta aplicación práctica se propone abrir una hoja de cálculo y establecer un encabezado de página con las siguientes características:

A la izquierda: la ruta de acceso.

A la derecha: la hora de impresión del documento.

En la parte central: el nombre del documento.

SOLUCIONES

En primer lugar se abrirá el documento en cuestión.

Siguiendo la ruta establecida en el capítulo, se abrirá el cuadro de

diálogo Encabezado de página:

A continuación habrá que situarse en la parte izquierda y pulsar el botón:

TEMA 12: EXCEL


161

Posteriormente situarse en la derecha y pulsar el botón:

Seguidamente habrá que situarse en la parte central y pulsar el botón:

El cuadro de diálogo Encabezado tendrá que tener una forma similar a

ésta:

Y el resultado se podrá ver en la vista preliminar:



5. VISTA PRELIMINAR

La vista preliminar es una herramienta que permite visualizar la hoja antes de imprimirla.

Para activar esta vista se hará clic en la ruta: Botón Office -> Imprimir -> Vista Preliminar.

La página se mostrará del siguiente modo:

En caso de tener más de una página, se podrá cambiar la página a visualizar utilizando los

botones Página anterior y página siguiente.

Evidentemente, en caso de que la página solo tenga una extensión de una hoja, estos

aparecerán desactivados.

Se podrá observa que si se sitúa el puntero del ratón a la hoja en este modo, éste se

transforma en una lupa que permite ampliar o reducir cualquier zona de la página.

TEMA 12: EXCEL


163

Si se sitúa en cualquier parte de la página y se hace clic, se ampliará la parte de la página en

la que se encuentre. Si se vuelve a hacer clic se volverá a visualizar la página completa. Esta

operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón Zoom.

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, haciendo clic sobre el botón

Imprimir se activará el cuadro de diálogo Impresión que permite definir las Formas de Impresión y la Configuración de la Impresora.

5.1. FORMAS DE IMPRESIÓN

Al hacer clic sobre el botón Imprimir aparecerán los siguientes controles de impresión

agrupados en grupos:



El grupo Impresora que permite seleccionar el tipo de impresora y las propiedades de ésta:

Nombre: que muestra la impresora que está usando por defecto el sistema operativo,

conocida como Impresora predeterminada. Si se despliega la lista se puede elegir otra

impresora para imprimir.

Propiedades: mediante este botón se pueden modificar las características de la

impresora seleccionada en la lista Nombre: el estilo y la calidad de impresión, el tipo de

papel, etc.

Imprimir a archivo: el documento se guardará en un archivo con el formato que utiliza

Windows para imprimir. Mediante esta opción se consigue imprimir el documento siempre

que se quiera sin tener que abrir Word.

El grupo Intervalo de páginas permite establecer qué parte del documento se va a imprimir:

Todas: imprime todas las páginas contenidas en el documento.

Páginas: permite especificar qué páginas del documento serán impresas.

TEMA 12: EXCEL


165

El grupo Imprimir permite seleccionar el rango de impresión de la hoja de cálculo, pudiendo

elegir entre la impresión de una Selección, de Todo el Libro o de las Hojas activas

exclusivamente.

El grupo Copias, permite especificar el número de copias que se van a imprimir del texto:

Número de copias: en el que se puede seleccionar cuántas copias se van a realizar.

Intercalar: esta opción determinará el orden en el que se imprimirán las páginas si se van

a imprimir varias copias.

5.2. CONFIGURACIÓN DE LA IMPRESORA

En este apartado se van a estudiar los pasos que se han de seguir para:

Buscar una impresora.

Configurar una nueva impresora.

Establecer una impresora como determinada.

BUSCAR UNA IMPRESORA

En el cuadro Nombre, seleccionar la impresora que se desee utilizar.

Si la impresora que se desea no aparece en la lista, pero está disponible el botón Buscar impresora, se puede buscar y agregar a la lista del cuadro Nombre y a la carpeta Impresoras del equipo.



CONFIGURAR UNA NUEVA IMPRESORA

En Windows XP, se ha de seguir la ruta: Inicio -> Panel de Control -> en Impresoras y faxes -> Archivo -> Agregar una impresora.

A continuación se seguirán las instrucciones del Asistente para agregar impresoras.

Una vez terminada la operación, se puede imprimir una página de prueba, para lo que

habrá que asegúrese de que la impresora esté encendida y preparada para imprimir.

ESTABLECER UNA IMPRESORA COMO PREDETERMINADA

En Windows XP, se seguirá la ruta: Inicio -> Panel de Control -> Impresoras y faxes

Con el botón secundario del mouse (ratón), se hará clic en el icono de la impresora que se

desee utilizar como predeterminada y, a continuación, se hará clic en Establecer como impresora predeterminada, en el menú contextual.

6. RESUMEN

Excel 2007 incluye una gran cantidad de funcionalidades relacionadas con la impresión de

hojas de cálculo. En este capítulo se han estudiado una gran cantidad de ellas que servirán de

ayuda para dar un aspecto profesional a la edición impresa de su trabajo con el programa.

CCCD13EXCEL.12T1

120514 TEMA 13TRABAJO CON DATOS

1. INTRODUCCIÓN

2. VALIDACIONES DE DATOS

3. ESQUEMAS

4. CREACIÓN DE TABLAS O LISTAS DE DATOS

5. ORDENACIÓN DE LISTAS DE DATOS, POR UNO O VARIOS CAMPOS

6. USO DE FILTROS

7. SUBTOTALES

8. RESUMEN

TEMA 13: EXCEL


169

TEMA 13

TRABAJO CON DATOS

1. INTRODUCCIÓN

En la siguiente unidad se va a profundizar un poco más en las herramientas que Excel 2007

ofrece.

La aplicación implementa herramientas que ayudarán a trabajar con gran cantidad de datos,

entre las que se verán la validación de datos que ayudará a detectar posibles errores

cometidos, los esquemas que ayudarán a obtener un resumen visual de la hoja, la ordenación

de datos, la creación de Tablas, etc.

2. VALIDACIONES DE DATOS

Si se está trabajando con una gran cantidad de datos, es muy probable que se cometan

errores al introducir éstos por pantalla o importarlos de otra instancia. La función para validar los

datos ayudará a detectar posibles errores cometidos mediante una serie de condiciones que se

establecerán previamente.



Básicamente, la validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta

característica tiene una función muy concreta: validar el contenido de una celda pudiendo

incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

Para aplicar una validación a una celda, seleccionar la/las celda/as que se desean validar.

Acceder a la pestaña Datos y pulsar en Validación de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Validación de datos similar al de la viñeta siguiente, donde

se puede elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación se indicará la condición para que el dato sea correcto.

Así en el desplegable Permitir se encontrará: Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y Personalizada.

En el caso de que se eligiera Número entero, solo permitirá que la/las celda/ as

seleccionadas contengan un número entero, en otro caso, se producirá un error.

Adicionalmente se pueden restringir más los valores permitidos en la celda con la opción

Datos. Así se puede elegir que el número entero esté comprendido entre 2 y 9.

TEMA 13: EXCEL


171

Una opción interesante pasa por elegir en el seleccionable Permitir, la opción Lista, gracias

a la que se pueden escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de

los disponibles en la lista.

Para ello en el recuadro Origen, se elegirán los distintos valores separados por [;] (punto y

coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada se puede introducir un mensaje que se muestre al

acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados

válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error se puede escribir el mensaje de error que desea se le

muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

3. ESQUEMAS

Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor

trascendencia de un documento esquematizado.

Antes de crear un esquema se deben tener en cuenta algunos aspectos.



Los datos para poder crear un esquema deben contener una jerarquía o disponer de una

estructura por niveles, por ejemplo si se tienen datos sobre el valor de las importaciones

a lo largo del año en toda Europa con las importaciones mensuales de todos los países,

se podría realizar un esquema fácilmente. Sin embargo, si únicamente se tienen datos

sobre los gastos - precios de los productos de un supermercado (producto -precio), no se

podrá llevar a cabo un esquema puesto que se carece de niveles suficientes.

En una hoja solo se puede incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los

mismos datos, se deben copiar los datos a otra hoja.

Para crear esquemas automáticamente se debe preparar lo hoja con un formato

adecuado.

Aunque existen dos formas de crear esquemas, manual y automática, se va a estudiar esta

última simplemente ya que la otra se sale de la competencia de este manual:

A fin de que Excel cree un esquema de forma automática se tiene que tener presente que:

Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca

entremezclados.

Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca

entremezclados.

A continuación se podrá observar una disposición válida de datos preparados para llevar a

cabo un esquema:

Se puede ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, Cll, D11, B20, C20, D20

y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las

celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales.

TEMA 13: EXCEL


173

En este ejemplo puede formar un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se

han organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se han calculado los

subtotales de cada trimestre (columnas).

Para realizar el esquema habrá que situarse sobre una celda cualquiera y seleccionar la

opción Autoesquema del menú Agrupar que se encuentra en la pestaña Datos.

Automáticamente, Excel genera los niveles del esquema como se puede ver a continuación:



Por columnas se observará que existen dos niveles:

La tabla desplegada por completo.

La tabla con los datos trimestrales.

Por filas se tienen tres niveles:

La tabla desplegada completamente.

Por autonomías.

Solo por España.

Para comprimir y expandir el esquema solo se tiene que hacer clic en los símbolos - y + de

cada nivel.

4. CREACIÓN DE TABLAS O LISTAS DE DATOS

Se puede decir que una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o

registros. En la primera fila de la tabla se encuentran las cabeceras de las columnas (los

nombres de los campos), en el resto se encuentran los datos.

La utilidad de éstas radica en que Excel incluye una serie de herramientas que permiten

analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre ellas se pueden destacar:

TEMA 13: EXCEL


175

Ordenar la los registros.

Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.

Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

Crear un resumen de los datos.

Aplicar formatos a todos los datos.

Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo

Las tablas de datos ya se usaban en versiones anteriores de Excel bajo el término Listas de

datos.

4.1. CREAR UNA TABLA

Para llevar a cabo la creación de una tabla es necesario seleccionar el rango de celdas (con

datos o vacías) que se quiere incluir en la lista.



A continuación se pulsará Tabla en la pestaña Insertar. En pantalla aparecerá el cuadro de

diálogo de Creación de tabla.

Si se ha obviado el paso anterior de selección de celdas para la tabla ahora se puede hacer.

Si en el rango seleccionado se ha incluido la fila de cabeceras lo que es altamente

recomendable, se activará la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. Al final hacer

clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, se comprobará como en la banda de opciones aparece la

pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla.

Y en la hoja de cálculo aparecerá en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla se pueden teclear directamente los

nuevos valores sobre la ella, o bien utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción es muy

apropiada en caso de que la lista sea muy grande.

5. ORDENACIÓN DE LISTAS DE DATOS, POR UNO O VARIOS CAMPOS

Excel puede llevar fácilmente la ordenación de una tabla atendiendo a un único criterio o

atendiendo a varios simultáneamente.

Si lo que se desea es ordenar por un único criterio, en este caso por ejemplo por el campo

Capital, habrá que posicionarse en la columna del mismo nombre. Acceder a la pestaña Datos

y pulse Ordenar.

TEMA 13: EXCEL


177

Escoger el criterio de ordenación o pulsar uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el

criterio Capital y posteriormente por Sede, en la pestaña Datos, pulsar sobre Ordenar...

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar donde se pueden seleccionar los campos por los

que se desea ordenar (pulsando Agregar nivel para añadir un campo).

Dentro de cada campo (columna), especificar si se desea Ordenar según valores, Colores de la celda, etc., así como el Criterio de ordenación (de menor a mayor, de menor a mayor,

de la A a la Z, de la Z a la A...)

Tener en cuenta que los datos se ordenarán primero por el primer nivel de la lista, y

sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

El resultado es el siguiente:



6. USO DE FILTROS

Al hablar del filtrado de una lista se está haciendo referencia a la selección exclusiva de los

registros de una tabla que cumplan un criterio prefijado.

Para utilizar el Filtro se hará uso de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de los

campos.

Así si hace clic en la flecha Sede aparece un menú desplegable como el siguiente, donde se

puede elegir entre una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si solo se marca Madrid, Excel filtrará todos los registros que tengan Madrid en

el campo Sede, desapareciendo el resto de filas de la lista.

TEMA 13: EXCEL


179

7. SUBTOTALES

La función de subtotales en Excel permite tener de manera casi inmediata filas con totales de

la información que se tiene en la hoja de cálculo.

Se supondrá que se tiene una hoja como la siguiente donde se hace un resumen del trabajo

de una serie de vendedores de seguros.

Se debe saber que para utilizar la función de subtotales en Excel se debe tener una hoja con

datos ordenados por columnas.

Se va a definir el resultado que se desee obtener, en este caso se definirán los subtotales de

recaudación por Región.

Lo primero que se tiene que hacer es ordenar su lista por el campo en que desea dar el corte

de subtotal, es decir por la columna Región.



Una vez ordenado este campo, se deben seleccionar todas las celdas dónde se tengan

datos. Un método abreviado para hacer esto es presionar las teclas [Ctrl]-[lnicio] con lo que

se colocarán en la primera celda de la hoja y luego se presionarán las teclas

[Shift]+[Ctrl]+[Inicio].

Al estar seleccionados los datos, se accederá a la pestaña Datos y se presionará el botón

Subtotal, con lo que aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

En este cuadro de diálogo, en el cuadro de opción Para cada cambio en: se seleccionará

Región.

En el cuadro de opción Usar función: se seleccionará Suma. En la lista de Agregar subtotal a: se marcará únicamente la opción Total.

Se revisará que estén seleccionadas las opciones Reemplazar subtotales actuales y

Resumen debajo de los datos y se hará clic en Aceptar.

TEMA 13: EXCEL


181

En la hoja de cálculo han aparecido ahora 3 cuadritos numerados del 1 al 3 en lado derecho.

Esto indica que se ha agrupado la información del archivo en 3 niveles.

Si se hace clic en el cuadrito marcado con el número 2 se podrá ver que se ocultan las líneas

con datos y quedan solo las de subtotales, es decir, la venta por Región, de igual manera se

puede hacer clic en el número 1 y se mostrará solo el total general de ventas.

Se propone la elaboración una tabla como la que se ha usado en este apartado. Siguiendo los pasos vistos, se establecerán los subtotales de la sección Vendedor.

SOLUCIÓN

En un primer paso se abrirá un libro en blanco de Excel y se elaborará

una tabla como la anterior.

A continuación se deberán ordenar los datos contenidos en ella

atendiendo a la columna Vendedor.



Seleccionar todos los datos que componen la tabla. Ir a la pestaña Datos

y presionar el botón Subtotal.

Al aparecer el cuadro de diálogo correspondiente, señalar:

En Para cada cambio en: seleccionar Vendedor.

En el cuadro de opción Usar función: seleccione Suma.

En la lista de Agregar subtotal a: marcar únicamente la opción Total.

A continuación se podrá observar cómo se obtiene el resultado deseado:

TEMA 13: EXCEL


183

8. RESUMEN

Aunque los controles de datos vistos en esta unidad están en el ámbito de un usuario

experto del programa es conveniente, debido al poder de las herramientas disponibles, que se

conozcan y usen a fin de sacar un mayor rendimiento del trabajo con el programa.

CCCD14EXCEL.12T1

120514 TEMA 14UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE

REVISIÓN Y TRABAJO CON LIBROS COMPARTIDOS

1. 1INTRODUCCIÓN

2. INSERCIÓN DE COMENTARIOS

3. CONTROL DE CAMBIOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

4. PROTECCIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

5. PROTECCIÓN DE UN LIBRO

6. LIBROS COMPARTIDOS

7. RESUMEN

TEMA 14: EXCEL


187

TEMA 14

UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE REVISIÓN Y TRABAJO CON LIBROS COMPARTIDOS

1. INTRODUCCIÓN

Suponiendo que las personas de un grupo de trabajo administran varios proyectos cada una

y se desea conocer el estado de los proyectos de todos los compañeros. Excel posee una

herramienta destinada a facilitar el trabajo colaborativo: el uso de libros compartidos, mediante

el cual todas las personas implicadas podrían especificar la información sobre sus proyectos en

el mismo libro.

El propietario del libro compartido, podrá administrarlo quitando usuarios del mismo y

resolviendo los cambios que están en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos los

cambios, se puede dejar de compartir el libro.

2. INSERCIÓN DE COMENTARIOS

En pasadas lecciones se ha aprendido a insertar diversos elementos en una celda, entre los

que se destaca un texto, un número, una fórmula, etc. Pues bien se va a ver cómo también se

puede insertar un comentario. Un comentario es muy útil para el usuario ya que puede usar

como un aviso para anotar cualquier tipo de sugerencia, una fórmula compleja, para hacer una

anotación sobre el contenido, etc.



Para insertar un comentario habrá que situarse en la celda en la que se desee adjuntar.

Para ello habrá que ir a la ficha Revisar y dentro del grupo de opciones Comentarios,

seleccionar la opción Nuevo comentario.

Se podrá observar cómo se abre un cuadro de diálogo indicando el nombre del usuario que

hace el comentario.

A continuación se escribirá el contenido del mensaje dentro del cuadro y para finalizar se

hará clic fuera del cuadro.

Habrá que tener presente que el nombre del usuario que aparece en el comentario, el

programa lo toma del panel en el que aparece el nombre del usuario desde el momento en el

que el programa fue instalado en el ordenador. Este dato se puede observar y/o modificar

desde las Opciones de Excel, dentro de Más frecuentes en el apartado Nombre de UsuarioCAP.

14 Utilización de las herramientas de revisión y trabajo con libros compartidos

TEMA 14: EXCEL


189

Una celda que tiene un comentario insertado se distingue de las demás porque tiene un

triángulo rojo en su parte superior derecha. Al situar el cursor sobre ella, se comprobará cómo

se despliega éste.

3. CONTROL DE CAMBIOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Se puede usar el control de cambios para registrar los detalles acerca de los cambios en un

libro cada vez que se guarda. Este historial de cambios puede ayudar a identificar los cambios

realizados en los datos de un libro y puede aceptar o rechazar estos cambios. El control de

cambios es especialmente útil cuando varios usuarios editan un libro. También resulta útil

cuando se envía un libro a los revisores para que lo comenten y luego se desea combinar los

comentarios que se recibieran con una copia de ese libro, incorporando los cambios y

comentarios que se desean conservar.

El control de cambios solo se encuentra disponible en los libros compartidos. De hecho, al

activar el control de cambios, el libro se convierte automáticamente en un libro compartido.



Aunque un libro compartido generalmente se almacena en una ubicación a la que pueden tener

acceso otros usuarios, también se puede efectuar el control de cambios en una copia local de

un libro compartido.

Cuando se realizan cambios en el libro compartido, se puede ver el historial de cambios

directamente en la hoja de cálculo o en una hoja de cálculo de historial independiente. En

ambos casos, se pueden revisar de forma instantánea los detalles de cada cambio. Por

ejemplo, se puede ver quién realizó el cambio, qué tipo de cambio se realizó, cuándo se realizó,

qué celdas quedaron afectadas y qué información se agregó o eliminó.

Excel proporciona las siguientes formas para tener acceso al historial de cambios

almacenado y usarlo:

Resaltado en pantalla. Excel puede marcar las zonas cambiadas con un color diferente

para cada usuario y mostrar los detalles básicos como un comentario cuando sitúa el

puntero sobre cada celda cambiada. El resaltado en pantalla resulta útil cuando un libro

no tiene muchos cambios o cuando se desea ver rápidamente qué se cambió.

Control de historial. Excel puede mostrar una hoja de cálculo de historial independiente

con una lista imprimible de los detalles de los cambios que se pueden filtrar para buscar

cambios que interesen. La hoja de cálculo de historial es útil cuando un libro tiene

muchos cambios o cuando se desea investigar qué sucedió en una serie de cambios.

Revisión de los cambios. Excel puede guiar por la secuencia de cambios para que se

pueda decidir si se desea aceptar o rechazar cada cambio. Este método resulta útil

cuando se evalúan los comentarios de otros usuarios.

Para activar el control de cambios para un libro, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios,

se hará clic en Compartir libro.

TEMA 14: EXCEL


191

En la ficha Modificación, se activará la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

A continuación hacer clic en la ficha Uso avanzado.

En Control de cambios, se hará clic en Guardar historial de cambios durante y, en el

cuadro Días, se escribirá la cantidad de días por el que se desee conservar el historial de

cambios.

Hacer clic en Aceptar y, ante la pregunta de si se desea guardar el libro, se hará clic en

Aceptar.

Cuando ya no se deseen resaltar los cambios, se podrá desactivar el resaltado de cambios.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, se hará clic en Control de cambios y luego en

Resaltar cambios.

En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, se desactivará la casilla Efectuar control de cambios al modificar.

4. PROTECCIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Excel 2007 ofrece varias órdenes para proteger las celdas de su libro de trabajo. Para ello se

tendrán que realizar dos operaciones: inicialmente se tienen que proteger las celdas que no se

quiere que sufran variaciones. Posteriormente se debe proteger la hoja.

Cuando una celda esté bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas

las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no se notará ya que

la hoja no está protegida. Para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la

hoja de cálculo.



Para desbloquear las celdas cuyo contenido se desea modificar en algún momento se

llevarán a cabo los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas que se desea desbloquear para poder realizar

variaciones.

En la pestaña Inicio hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

Pulsar sobre la pestaña Proteger.

Desactivar la casilla Bloqueada y hacer clic sobre el botón Aceptar. Si se activa la casilla

Oculta, el valor de la celda no se podrá visualizar en la barra de fórmulas.

TEMA 14: EXCEL


193

Las operaciones de la ficha Proteger no tendrán efecto si no protege la hoja de cálculo, por

lo tanto a continuación tendrá que realizar los siguientes pasos:

En la pestaña Revisar, haga clic sobre el botón Proteger hoja que se encuentra en la

sección Cambios.

En el cuadro de diálogo Proteger hoja, dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa.

Activar las opciones que se deseen de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo para que no tenga efecto la protección para la modificación seleccionada y desactivarla

para tener en cuenta la protección.

Si de nuevo se desea desproteger la hoja, se volverán a realizar los mismos pasos que en el

proceso de protección.

5. PROTECCIÓN DE UN LIBRO

Esta opción permite proteger los libros con contraseñas para que solo las personas que las

conozcan puedan acceder a los ficheros.

En Excel se pueden establecer dos tipos de contraseñas:

Contraseña de apertura: para que solo puedan acceder al libro aquellas personas que

conocen la contraseña.



Contraseña de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero

solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.

Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas

y minúsculas.

Para restringir el acceso a sus libros mediante contraseñas, se hará clic en el botón Office y

se elegirá la opción Guardar como...-> Libro de Excel.

Se pulsará el botón Herramientas y se elegirá la opción Opciones generales...

TEMA 14: EXCEL


195

Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

Se escribirá la contraseña en el recuadro Contraseña de apertura para abrir o en el

recuadro Contraseña de escritura dependiendo del tipo de contraseña.

A continuación se haga clic sobre el botón Aceptar. Se comprobará que se debe ahora

confirmar la contraseña.



Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación.

El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo, se comprueba a la hora de abrirlo. Si

se ha utilizado una contraseña para abrir, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo solicitando

la contraseña.

Se propone la creación de un libro de Excel, este libro se protegerá con

una contraseña de escritura, y no de apertura.

A continuación se abrirá el libro y se comprobará que es posible su

apertura e imposible su edición sin conocer la contraseña preestablecida.

SOLUCIÓN

Se generará una hoja de cálculo como la siguiente.

Siguiendo las instrucciones del apartado se insertará la contraseña de

escritura. Para ello se seguirá la secuencia: Botón Office -> Guardar como -> Libro de Excel -> Herramientas -> Opciones generales.

TEMA 14: EXCEL


197

Pulsar Aceptar, reintroducir la contraseña y posteriormente hacer clic en

Aceptar y Guardar.

Comprobar a continuación que todo ha ido como se esperaba. Habrá que

recordar que para ello se debe cerrar el libro y reabrirlo.

Comprobar que tras establecer la contraseña de escritura el mensaje al

iniciar es distinto. El programa solicita la contraseña de escritura para poder

editar, aunque también se ofrece la posibilidad de abrir en modo Solo

lectura, con lo que se podrían ver los datos contenidos en la hoja quedando

imposibilitada su edición.

6. LIBROS COMPARTIDOS

Se puede crear un libro compartido y colocarlo en una ubicación de red donde varias

personas puedan editar el contenido al mismo tiempo. Por ejemplo, si las personas de un grupo

de trabajo administran varios proyectos cada una y se desea conocer el estado de los proyectos

de los compañeros, el grupo puede utilizar un libro compartido para realizar un seguimiento del

estado de los proyectos. Todas las personas implicadas podrán especificar la información sobre

sus proyectos en el mismo libro.

Como propietario del libro compartido, se puede administrar quitando usuarios del mismo y

resolviendo los cambios que estén en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos los

cambios, se puede dejar de compartir el libro.

Para crear un libro compartido se debe partir de un nuevo libro en el que escriban los datos

que se desean proporcionar o abrir un libro existente que se desee que esté disponible para su

modificación por varios usuarios.

En el grupo Cambios de la ficha Revisar, se hará clic en Compartir libro.



En la ficha Edición, activar la casilla de verificación Permitir la modificación por varios

usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

En la ficha Avanzadas, seleccionar las opciones que se desean utilizar para realizar un

seguimiento de los cambios y actualizarlos; a continuación, hacer clic en Aceptar.

Se podrá seguir uno de los procedimientos siguientes:

Si es un libro nuevo, escribir un nombre en el cuadro Nombre de archivo.

Si se trata de un libro existente, hacer clic en Aceptar para guardar el libro, se hará clic en

el botón Office y, a continuación, hacer clic en Guardar como.

En los equipos que ejecuten Windows Vista o Windows 7, en la barra de direcciones,

seleccionar una ubicación de red a la que puedan tener acceso los usuarios previstos y hacer

clic en Guardar.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP, en el cuadro Guardar en, seleccionar

una ubicación de red a la que puedan tener acceso los usuarios previstos y hacer clic en

Guardar.

Después de abrir un libro compartido, se pueden especificar y cambiar los datos igual que en

un libro normal.

7. RESUMEN

Excel 2007 es sin duda una herramienta muy potente de uso empresarial. La necesidad de

seguridad en los libros justifica la inserción de opciones de seguridad de hojas y libros. Además

incluye herramientas que posibilitan que un grupo determinado de personas puedan editar un

mismo documento de trabajo, mostrándose si fuese necesario, los cambios realizados por cada

uno de los editores.

CCCD15EXCEL.12T1

120514 TEMA 15IMPORTACIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES DEL

PAQUETE OFIMÁTICO

1. INTRODUCCIÓN

2. CON BASES DE DATOS

3. CON PRESENTACIONES

4. CON DOCUMENTOS DE TEXTO

5. RESUMEN

TEMA 15: EXCEL


201

TEMA 15

IMPORTANCIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES DEL PAQUETE OFIMÁTICO

1. INTRODUCCIÓN

Es frecuente que en el ámbito profesional surja la necesidad de trabajar en Excel 2007 con

datos procedentes de otras aplicaciones.

El problema fundamental de la importación de datos externos es el formato de los propios

archivos debido a la posible incompatibilidad entre aplicaciones. Se debe tener presente que al

importar datos de otros programas puede que:

Algunas de las fórmulas no ajusten correctamente.

El formato resultante no se ajuste al original.

Las fórmulas y funciones que no son entendidas por Excel, directamente las obvia y no

las copia.

2. CON BASES DE DATOS

Para importar archivos desde Access, programa de generación de bases de datos de

Microsoft Office 2007, en la pestaña Datos acceder al botón desde Access que se encontrará

en el grupo Obtener datos externos.



Al pulsar el botón aparecerá un cuadro de diálogo en el que se debe seleccionar el archivo a

importar.

Realizado este paso el asistente de importación del programa guiará para llevar a cabo una

incorporación eficiente de los datos externos.

Una vez seleccionada la base, aparecerá la lista de tablas y consultas que componen la base

de datos seleccionada.

Llevar a cabo la selección de una de las tablas o consultas y pulsar Aceptar.

TEMA 15: EXCEL


203

El asistente ofrecerá ahora una ventana en la que puede elegir la vista de datos en el libro de

Excel. Así ofrece la posibilidad de verlo como una Tabla, un Informe de tabla dinámica o un

Informe de gráfico y tabla dinámicos. Además se debe seleccionar si los datos se desean ver en

una hoja de cálculo existente o bien se quiere que se reflejen en una nueva hoja.

3. CON PRESENTACIONES

La mayoría de tablas que se encuentren en otros documentos, y se pueda seleccionar y

copiar, Excel permitirá pegarlas en una hoja de cálculo.

La compatibilidad entre documentos del paquete Microsoft Office es bastante amplia. Así se

puede trabajar intercambiando datos entre archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones,

bases de datos, etc. En algunos se permitirá crear conexiones de actualización y en otros no.

Excel también es compatible con la mayoría de los navegadores del mercado, y sobre todo

con Internet Explorer por ser un desarrollo de la misma compañía Microsoft Corporation. Así, si

se navega con Internet Explorer, al hacer clic con el botón derecho sobre una tabla, en el menú

contextual se encontrará la opción Exportar a Excel, que volcará los datos de la tabla en una

nueva hoja de cálculo.

Habrá que tener presente que aunque no sean visibles, la estructura interna de cualquier

web suele estar formada por una agrupación de tablas.



4. CON DOCUMENTOS DE TEXTO

Existen dos métodos para importar archivos de texto. Cuando se habla de archivos de texto

se hace referencia tanto a archivos de texto plano (ASCII), archivos de texto con formato ".doc"

(Microsoft Office Word), ".rft", etc.

El primer método pasa por importar éstos mediante el asistente de importación de archivos

de texto que se encontrará en la pestaña Datos, concretamente en el grupo Obtener datos externos, pulsando el botón Desde texto.

Sin embargo la compatibilidad entre los formatos Office es tan destacable que el método de

importación de este tipo de documentos (".doc", ".docx") en el programa es mucho más simple.

Seleccionar en su documento de texto la tabla que desee importar a Excel. A continuación

copiar la tabla al portapapeles pulsando [CtrI] + [C].

En Excel seleccionar la celda en la que desea insertar la hoja. Al pulsar fCtr11 + [V] en la

hoja de cálculo se comprobará que la tabla es insertada en su documento ".xls" o ".xlsx".

Es posible que se advierta que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja. Pulsar

Aceptar y se pegará la tabla con el mismo formato que poseía en Word.

En el siguiente ejercicio se podrá comprobar la efectividad de la importación entre archivos

de Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Excel 2007.

Se propone crear un documento de texto en Word 2007 con una tabla que refleje en la primera columna el nombre de los meses del año y en la segunda el número de días correspondiente a cada mes. Se copiará y se pegará en una hoja de cálculo.

SOLUCIÓN

Se comenzará creando el documento de texto con la tabla indicada.

TEMA 15: EXCEL


205

A continuación se copiará la tabla al Portapapeles haciendo [Ctrl] + [C]

sobre la tabla. Se abrirá una hoja en blanco de Excel.

Hacer [Ctrl] + [V] en la celda Al.

La tabla se habrá copiado perfectamente en la hoja de cálculo.

.



5. RESUMEN

La compatibilidad entre los programas que conforman la suite Microsoft Office es casi

perfecta. Éste ha sido sin duda uno de los grandes avances que le han convertido en el líder

indiscutible de los softwares de ofimática.

CCCD16EXCEL.12T1

120514 TEMA 16PLANTILLAS Y MACROS

1. INTRODUCCIÓN

2. CREACIÓN Y USO DE PLANTILLAS

3. GRABADORA DE MACROS

4. RESUMEN

TEMA 16: EXCEL


209

TEMA 16

PLANTILLAS Y MACROS

1. INTRODUCCIÓN

Es muy común que para ahorrar tiempo en el trabajo con Excel se haga uso de herramientas

que simplifiquen las tareas repetitivas. Las plantillas y los macros son sin duda dos buenas

soluciones en este aspecto.

2. CREACIÓN Y USO DE PLANTILLAS

Una plantilla no es más que un modelo base con el que poder generar diferentes libros de

trabajo.

Para crear una plantilla inicialmente se debe abrir el libro que se desea usar como plantilla.

Para ello se hará clic en el botón Office, y posteriormente en Guardar como.



En el cuadro Nombre de archivo se establecerá el nombre que se desee usar para ésta.

A continuación es donde se debe determinar el formato de plantilla. Para ello en el cuadro

Guardar tipo, hacer clic en Plantilla de Excel o usar la opción Plantilla de Excel habilitada para macros si el libro contiene macros que se desee que estén disponibles. Por último se hará

clic en Guardar.

Por defecto la plantilla se guardará en la carpeta Plantillas para que por seguridad se

encuentre disponible cuando se desee usarla.

Cuando se desee usar esta plantilla como base de trabajo u otra de las preinstaladas en el

programa simplemente se debe abrir el programa, pulsar el botón Office y hacer clic en: Nuevo -> Plantillas.

TEMA 16: EXCEL


211

Ahora se elegirá la opción:

Para basar el libro en una plantilla usada recientemente, se hará clic en En blanco y reciente y después, en Plantillas utilizadas recientemente, hacer doble clic en la

plantilla que se desee usar.

Para basar el libro en una plantilla instalada, hacer clic en Plantillas instaladas y

después, en Plantillas instaladas, hacer doble clic en la plantilla que se desee usar.

Para basar el libro en una plantilla que se haya creado, habrá que hacer clic en Mis plantillas y después, en la ficha Mis plantillas, hacer doble clic en la plantilla que se

desee usar.

Para basar el libro en otro libro, hacer clic en Nuevo a partir de un libro existente y,

después, hacer doble clic en el libro que desee usar.



Suponiendo que le han pedido que cree un modelo de Hoja de Asistencia

a un Evento con Microsoft Office Excel 2007.

Buscar en las Plantillas preinstaladas en el equipo alguna que pueda

servirle de partida para que, tras una breve edición, sea el modelo deseado.

SOLUCIÓN

Se comenzará abriendo las plantillas preinstaladas en el programa. Para

ello acceder a: Botón Office -> Nuevo -> Plantillas.

Seleccionar la plantilla que posee el nombre de Hoja de Asistencia.

TEMA 16: EXCEL


213

Comprobar que realmente es un documento válido para elaborar una

hoja de asistencia perfecta tras una leve modificación.

3. GRABADORA DE MACROS

Lo normal a la hora de trabajar en Excel 2007 es que se lleven a cabo tareas repetitivas de

formato, de edición, etc., que hacen que el trabajo se vuelva tedioso e ineficiente. Una macro es

un método de automatización de tareas que se fusionan por ejemplo en un botón en nuestro

libro de trabajo.

Para llevar a cabo una macro de una forma fácil se va a usar la grabadora de macros

disponible en Excel. Ésta permite grabar las acciones deseadas en pantalla, transcribiéndolas

posteriormente y de forma automática al lenguaje informático en que el programa las usa.

Para dar comienzo a la grabación de una macro se accederá a la pestaña Vista y

desplegando el submenú Macros; se seleccionará Grabar macro...

Al seleccionar esta opción aparecerá un cuadro de diálogo para atribuir un Nombre a la

macro que va a definir (hay que recordar que no están permitidos espacios en blanco) y un

Método abreviado que no es más que una combinación de las teclas [CTRL] y otra cualquiera

seleccionada con la que después se pueda conseguir un acceso rápido a la ejecución de la

macro. Habrá que tener presente que se debe elegir una combinación de teclas que no estén

previamente predefinidas en Excel.



En el campo Guardar macro en se puede seleccionar si hacerlo en el libro activo, en el libro

de macros personal o en otro.

Es conveniente siempre rellenar el campo Descripción en el que se hará una breve

descripción de la macro en forma de texto a fin de poder comprobar a posteriori para qué

cometido fueron definidas.

Al pulsar el botón Aceptar comenzará la grabación. Se podrá comprobar que en la barra de

estado aparecerá ahora un cuadradito que da la opción de llevar a cabo la detención de la

grabación.

Para posteriormente ejecutar la macro, simplemente se introducirá con el teclado la

combinación de letras asociadas que ha elegido para la macro a la hora de llevar a cabo la

grabación.

4. RESUMEN

La gestión del tiempo en el ámbito empresarial es sin duda uno de los mayores problemas

con las que las empresas se encuentran. No tiene ningún sentido la elaboración de documentos

o realización de tareas repetitivas que repercutirán en un descenso de la productividad. Las

macros y las plantillas son dos herramientas que ayudarán a realizar de un forma cómoda

aquellas tareas que posean un carácter más rutinario.

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