curso de aplicaciÓns informÁticas para … · excel, access, powerpoint, internet/intranet y...

EQUIPO DOCENTE

• Roberto Domínguez Vázquez. Enxeñeiro Técnico Superior en Telecomunicacións. Xefe de Estudos de Postal Escuela de Negocios. Formador do Plan AFD e do FEDAP.

DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE ASISTENCIA

Outorgaráselle o correspondente diploma de aproveitamento expedido de xeito conxunto entre a EGAP e a Deputación de Ourense aos alumnos que asistan e participen con regularidade no desenvolvemento do curso e que superen satisfactoriamente as probas de avaliación do curso. Aqueles alumnos, que tendo asistido con regularidade e participado no curso, non superen satisfactoriamente as probas de avaliación, obterán un certificado que acreditará a súa asistencia á acción formativa. É obrigatoria a asistencia e a puntualidade a tódalas sesións do curso. To-da inasistencia a clase deberá ser debidamente xustificada polo interesa-do sen exceder endexamais o 10% das horas lectivas do curso; unha inasis-tencia superior ao 10% da duración da acción formativa, aínda que sexa xustificada, impedirá a expedición do certificado de asistencia ou do di-ploma de aproveitamento correspondente.

INFORMACIÓN E INSCRICIÓNS

CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS PARA PRESENTACIÓNS CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS PARA PRESENTACIÓNS GRÁFIGRÁFICAS: MICROSOFT POWERPOINT´2010CAS: MICROSOFT POWERPOINT´2010

Deputación Provincial de Ourense SECCIÓN DE FORMACIÓN, CALIDADE

E AVALIACIÓN DO DESEMPEÑO Rúa do Progreso, 30-2º. 32003 Ourense Teléfono: 988 385 142 Fax: 988 385 215

E-mail: [email protected] www.depourense.es

PROGRAMA DE FORMACIÓN CONTINUA – 2013

Ourense, do 9 ao 19 de decembro de 2013

Aulas de Postal Escuela de Negocios Rúa Reza, 3. Ourense

CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS

PARA PRESENTACIÓNS GRÁFICAS:PARA PRESENTACIÓNS GRÁFICAS:

MICROSOFT POWERPOINT´2010MICROSOFT POWERPOINT´2010

Programa Provincial de Formación Continua Programa Provincial de Formación Continua -- 20132013

PRESENTACIÓN

A Deputación Provincial de Ourense, no marco do Acordo de Formación para o Emprego das Administracións Públicas, deseñou para o ano 2013 un novo Programa Provincial de Formación Continua, de carácter agrupado, destinado á realización de diversas accións formativas dirixidas ao persoal da Administración local. No citado plan de formación profesional, aprobado pola Comisión de Formación para o Emprego da Administración Local o 13 de marzo de 2013 e subvencionado polo Ministerio de Facenda e Administracións Públicas, segundo a Resolución do 10 de xuño de 2013, contemplouse un ano máis a Área de Informática e Novas Tecnoloxías. Dentro das actividades de formación continua programadas nesta área convocouse o “CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS PARA PRESENTACIÓNS GRÁFICAS: MICROSOFT POWERPOINT 2010”, publicado no BOP n.º 260, do 13 de novembro de 2013 e realizado no marco do Convenio de Colaboración asinado pola Deputación de Ourense coa Escola Galega de Administración Pública (EGAP) o 30 de xaneiro de 2013 para o desenvolvemento de actividades de formación dirixidas ós traballadores das entidades locais da provincia.

DESTINATARIOS DO CURSO

• Persoal da Administración local que teña realizado algún curso de informática básica anteriormente (Curso de xestión informática -I-, ou equivalente).

• Persoal técnico e administrativo das entidades locais que realice labores con mecanización informática e que deba realizar traballos con presentacións gráficas.

OBXECTIVOS DO CURSO

• Establecer o deseño das presentacións tendo en conta as características da empresa e a súa organización.

• Explicar a importancia da presentación dun documento para a imaxe que transmite a entidade, conseguindo que a información se presente de forma clara e persuasiva, a partir de distintas presentacións de carácter profesional de organizacións tipo.

• Advertir da necesidade de gardar as presentacións segundo os criterios de organización de arquivos marcados pola empresa, facilitando o cumprimento das normas de seguridade, integridade e confidencialidade dos datos.

• Sinalar a importancia que ten a comprobación dos resultados e a reparación de erros, antes de por a disposición das persoas ou entidades a quen se destina a presentación, así como o respecto dos prazos previstos e na forma establecida de entrega.

• Empregar as funcións das aplicacións de presentacións gráficas presentando documentación e información en diferentes soportes, e integrando obxectos de distinta natureza.

• Identificar as prestacións, procedementos e asistentes dun programa de presentacións gráficas describindo as súas características.

CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS PARA PRESENTACIÓNSCURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS PARA PRESENTACIÓNS GRÁFIGRÁFICAS: MICROSOFT POWERPOINT´2010CAS: MICROSOFT POWERPOINT´2010

DESENVOLVEMENTO DO CURSO

Duración do curso: 30 horas lectivas. Datas de realización: do 9 ao 19 de decembro de 2013. Horario das clases: de 17:00 a 20:45 horas; de luns a xoves. Lugar: aulas de Postal Escuela de Negocios. Rúa Reza, 3. Ourense.

PROGRAMA

1. DESEÑO, ORGANIZACIÓN E ARQUIVO DAS PRESENTACIÓNS. 1.1. A imaxe corporativa dunha entidade. 1.2. Deseño das presentacións. 1.3. Avaliación dos resultados. 1.4. Organización e arquivo das presentacións. 1.5. Entrega do traballo realizado.

2. INTRODUCIÓN E CONCEPTOS XERAIS. 2.1. Execución da aplicación para presentacións. 2.2. Saída da aplicación para presentacións. 2.3. Creación dunha presentación. 2.4. Gravación dunha presentación. 2.5. Peche dunha presentación. 2.6. Apertura dunha presentación. 2.7. Estrutura da pantalla. 2.8. As vistas da aplicación para presentacións.

3. ACCIÓNS CON DIAPOSITIVAS. 3.1. Inserción de nova diapositiva. 3.2. Eliminación de diapositivas. 3.3. Duplicación de diapositivas. 3.4. Ordenación de diapositivas.

4. TRABALLO CON OBXECTOS. 4.1. Selección de obxectos. 4.2. Desprazamento de obxectos. 4.3. Eliminación de obxectos. 4.4. Modificación do tamaño dos obxectos. 4.5. Duplicación de obxectos. 4.6. Reubicación de obxectos. 4.7. Aliñación e distribución de obxectos dentro da diapositiva. 4.8. Traballo con textos. 4.9. Aliñación. 4.10. Listas numeradas.

5. DOCUMENTACIÓN DA PRESENTACIÓN. 5.1. Inserción de comentarios. 5.2. Preparación das notas do orador.

6. DESEÑOS OU ESTILOS DE PRESENTACIÓN. 6.1. Uso de plantillas de estilos. 6.2. Combinación de cores. 6.3. Fondos de diapositivas. 6.4. Patróns.

7. IMPRESIÓN DE DIAPOSITIVAS EN DIFERENTES SOPORTES. 7.1. Configuración da páxina. 7.2. Encabezados, pes e numeración. 7.3. Configuración dos distintos formatos de impresión. 7.4. Opcións de impresión.

8. PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS TENDO EN CONTA LUGAR E INFRAESTRUTURA. 8.1. Animación de elementos. 8.2. Transición de diapositivas. 8.3. Intervalos de tempo. 8.4. Configuración da presentación. 8.5. Conexión a un proxector e configuración. 8.6. Ensaio da presentación. 8.7. Proxección da presentación.

EQUIPO DOCENTE

• Roberto Domínguez Vázquez. Enxeñeiro Técnico Superior en Telecomunicacións. Xefe de Estudos de Postal Escuela de Negocios. Formador do Plan AFD e do FEDAP.

DIPLOMAS E CERTIFICADOS DE ASISTENCIA

Outorgaráselle o correspondente diploma de aproveitamento expedido de xeito conxunto entre a EGAP e a Deputación de Ourense aos alumnos que asistan e participen con regularidade no desenvolvemento do curso e que superen satisfactoriamente as probas de avaliación do curso. Aqueles alumnos, que tendo asistido con regularidade e participado no curso, non superen satisfactoriamente as probas de avaliación, obterán un certificado que acreditará a súa asistencia á acción formativa. É obrigatoria a asistencia e a puntualidade a tódalas sesións do curso. To-da inasistencia a clase deberá ser debidamente xustificada polo interesa-do sen exceder endexamais o 10% das horas lectivas do curso; unha inasis-tencia superior ao 10% da duración da acción formativa, aínda que sexa xustificada, impedirá a expedición do certificado de asistencia ou do di-ploma de aproveitamento correspondente.

INFORMACIÓN E INSCRICIÓNS

CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS PARA PRESENTACIÓNS CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS PARA PRESENTACIÓNS GRÁFIGRÁFICAS: MICROSOFT POWERPOINT´2010CAS: MICROSOFT POWERPOINT´2010

Deputación Provincial de Ourense SECCIÓN DE FORMACIÓN, CALIDADE

E AVALIACIÓN DO DESEMPEÑO Rúa do Progreso, 30-2º. 32003 Ourense Teléfono: 988 385 142 Fax: 988 385 215

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PROGRAMA DE FORMACIÓN CONTINUA – 2013

Ourense, do 9 ao 19 de decembro de 2013

Aulas de Postal Escuela de Negocios Rúa Reza, 3. Ourense

CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS CURSO DE APLICACIÓNS INFORMÁTICAS

PARA PRESENTACIÓNS GRÁFICAS:PARA PRESENTACIÓNS GRÁFICAS:

MICROSOFT POWERPOINT´2010MICROSOFT POWERPOINT´2010

COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA

APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA PRESENTACIONES:

GRÁFICAS DE INFORMACIÓN

Ourense ‐ Vigo ‐ Santiago ‐ A Coruña ‐ Lugo ‐ Pontevedra ‐ Ferrol ‐ Valladolid – Madrid

Dirección de la Editorial:

Francisco Nóvoa Rodríguez Javier Nóvoa de Manuel

http://formacion.academiapostal.es

© 2012 Servipost Editores Servipost EDITORES Rúa Progreso, 85 Local 55 – Ourense- tel: 988 254 426 www.academiapostal.es [email protected]

ISBN: 978-84-92566-46-4

Dep. Legal: OU 145-2012 Septiembre 2012

IMPRESO EN GALICIA (ESPAÑA) - PRINTED IN GALICIAN (SPAIN)

IMPRIME: Tórculo Artes Gráficas, S.A.

Será perseguida de acuerdo con la legislación vigente la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio, existente o de próxima invención, incluido el tratamiento informático, transformación, plagio, distribución, fotocopia o comunicación de cualquier forma, ya sea por método electrónico, mecánico o por registro, sin el permiso previo y por escrito de los editores y titulares del ©. No está permitida cualquier otra forma de cesión de uso del ejemplar.

© Servipost Editores

Anagrama LUCHA

CONTRA LA PIRATERÍA

Propiedad de Unión

Internacional de Escritores

CONCEJO DE REDACCIÓN Y COORDINACIÓN

Francisco NÓVOA RODRÍGUEZ

Javier NÓVOA DE MANUEL

Marta María NOVOA DE MANUEL

Ángeles FERNÁNDEZ NIETO

Esther MÉNDEZ CID

Manuel Ángel FERNÁNDEZ RODRÍGUEZ

María José BORRAJO PAZOS

René LÓPEZ FERNÁNDEZ

Ricardo RODRÍGUEZ VELOSO

PRESENTACIÓN

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el

ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del

Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de

procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral

y de vías no formales de formación.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas

productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de

competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia

General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten

el ejercicio de una actividad profesional determinada. En concreto, la normativa

vigente establece:

“En el caso de la Administración, este sistema permitirá simplificar

el acceso y promoción a la función pública, eliminado pruebas para

comprobar los conocimientos en esta materia, tanto de funcionarios

como de OPOSITORES. Además, contribuirá a fomentar el uso

eficiente y eficaz de las tecnologías de información y de las

comunicaciones en la ciudadanía y en el personal de las

administraciones públicas”

“La Certificación podrá valorarse como mérito o establecerse como

requisito de participación en los procesos de provisión de puestos

de trabajo y en la selección de personal y como base objetiva para

la promoción profesional, en los términos que establece la

normativa reguladora de la función pública. El desarrollo normativo

abre la posibilidad de establecer pruebas de acceso libres a la

ciudadanía para obtener el certificado”

Preparación completa de las aplicaciones de Microsoft Office 2007 (Word,

Excel, Access, PowerPoint, Internet/Intranet y correo-e). El alumno-opositor

dispondrá de una preparación completa de las cinco Unidades formativas, para

obtener los conocimientos teórico-prácticos necesarios para superar con éxito

las pruebas exigidas para la obtención del Certificado de Competencias

digitales de “Ofimática”, o de los exámenes del ejercicio práctico de informática,

en la respectiva oposición de acceso a la Administración.

La certificación de Competencias Digitales en Ofimática podrá eximir a los

opositores de la realización del examen práctico de informática, exigido

tradicionalmente por las Administraciones, para los exámenes de acceso a

determinadas oposiciones.

Igualmente se puede acceder a formación complementaria a través de

Internet, en modalidad on-line desde nuestro Portal de Formación Virtual:

http://formacion.academiapostal.es

Nos gustaría finalizar esta presentación haciendo referencia a nuestros

deseos iniciales: "haber cumplido con el objetivo propuesto". Mientras tanto

expresamos al alumno nuestros mejores deseos de éxito.

ServiPost EDITORES

PRÓLOGO

"Pregunta quien puede, responde quien sabe", afirmaba el profesor Álvaro D´Ors.

Al publicar este temario cumplimos el deber básico de un profesor, RESPONDER.

Servipost- Editores - que publica este nuevo temario, lo hace con la seguridad de que la experiencia acumulada por nuestro equipo de profesores, en los más de 40 años que llevamos dedicados a la preparación de opositores para ingreso en el Sector Público, responde, no sólo a las dudas o consultas de nuestros alumnos, sino, lo que es más importante, a las ilusiones y experiencias, de los más de veintiún mil funcionarios formados en nuestras aulas.

El presente manual desarrolla la Unidad formativa UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información.

Actualmente, en el mundo empresarial, el software empresarial de mayor relevancia es Microsoft Office y dentro de este encontramos PowerPoint como una potente herramienta gráfica. Los/as alumnos/as profundizarán en el conocimiento de las técnicas de PowerPoint y podrán elaborar gráficos y presentaciones profesionales muy completas utilizando todas las funciones desde las más básicas hasta las más complejas de esta aplicación.

Para finalizar, queremos poner a tu disposición este manual, elaborado, con el apoyo y el MÉTODO del centro líder, para que, sumado a tu esfuerzo y dedicación, permita que tus ilusiones y esperanzas también se hagan realidad.

Con nuestros mejores deseos de éxito

Francisco Nóvoa Rodríguez,

Director

ÍNDICE TEMA 1 DISEÑO, ORGANIZACIÓN Y ARCHIVODE LAS PRESENTACIONES

TEMA 2 INTRODUCCIÓN Y CONCEPTOS GENERALES

TEMA 3 ACCIONES CON DIAPOSITIVAS

TEMA 4 TRABAJO CON OBJETOS

TEMA 5 DOCUMENTACIÓN DE LA PRESENTACIÓN

TEMA 6 DISEÑOS O ESTILOS DE PRESENTACIÓN

TEMA 7 IMPRESIÓN DE DIAPOSITIVAS EN DIFERENTES SOPORTES

TEMA 8 PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS

CCCD01PPOINT.12T1

120515 TEMA 1DISEÑO, ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO

DE LAS PRESENTACIONES

1. INTRODUCCIÓN

2. LA IMAGEN CORPORATIVA DE UN EMPRESA

3. DISEÑO DE LAS PRESENTACIONES

4. EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS

5. ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS PRESENTACIONES

6. ENTREGA DEL TRABAJO REALIZADO

7. RESUMEN

TEMA 1: POWERPOINT

CCCD01PPOINT.12T1 © Servipost - Editores

13

TEMA 1

DISEÑO, ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO

DE LAS PRESENTACIONES

1. INTRODUCCIÓN

Las presentaciones multimedia son hoy en día imprescindibles, ya que nos permiten

comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. En el mercado actual existen

múltiples herramientas para la elaboración de estas, algunas de ellas incluso de software libre,

como OpenOffice.org lmpress. Por su implantación en el mercado, Microsoft Office PowerPoint

es, sin duda, la herramienta más utilizada a nivel mundial para esta tarea.

Microsoft PowerPoint es un programa de presentación desarrollado para sistemas operativos

Microsoft Windows y Mac OS; ampliamente usado en distintos campos como en la enseñanza,

negocios, etc. Según las cifras de Microsoft Corporation, cerca de 30 millones de

presentaciones son realizadas con PowerPoint cada día.

Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fácil de

entender, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la

computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo

de presentaciones suele ser muy llamativo y mucho más práctico que los de Microsoft Word.

CERTIFICACIÓN COMPETENCIAS DIGITALES EN OFIMÁTICA

© Servipost - Editores CCCD01PPOINT.12T1 14

PowerPoint viene integrado en el paquete Microsoft Office como un elemento más, que

puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los demás componentes del equipo para obtener

un resultado óptimo.

Con PowerPoint y los dispositivos de impresión adecuados se pueden realizar muchos tipos

de productos relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos impresos para

las personas asistentes a una presentación, notas y esquemas para el presentador, o

diapositivas estándar de 35 mm.

2. LA IMAGEN CORPORATIVA DE UNA EMPRESA

La imagen corporativa es actualmente uno de los elementos más importantes que las

compañías tienen a su disposición para hacer comprender a su público quiénes son, a qué se

dedican y en qué se diferencian de la competencia.

Es especialmente interesante, porque en el caso de la imagen existen múltiples factores a

analizar, no solo lo que se comunica o la forma de presentar los productos y servicios, llega el

momento de tener en cuenta las experiencias que se aportan al consumidor, los colores

relacionados con la empresa, así como las personas asociadas a la misma.

2.1. IMPORTANCIA

La imagen corporativa se puede definir como una evocación o representación mental que

conforma cada individuo, formada por un cúmulo de atributos referentes a la compañía; cada

uno de estos atributos puede variar, y puede coincidir o no con la combinación de atributos ideal

de dicho individuo.

Por tanto, se trata de una representación mental, es decir, algo que se manifiesta

intensamente. Cada persona puede tener una imagen única de una empresa, debido a los

múltiples contactos que ha tenido con ella a través de diferentes vías: la publicidad, las

experiencias personales, la presentación del producto, etc. Estos atributos pueden estar

relacionados, además, con precios y calidad.

TEMA 1: POWERPOINT


15

Para conseguir una buena imagen corporativa, el punto de partida debe ser siempre la

realidad de la empresa; es inútil intentar obtener una imagen que no refleje lo que la empresa

es. Esa realidad debe proyectarse de forma global, teniendo en cuenta todo lo que la compañía

hace.

Una compañía preocupada por su imagen la tendrá en cuenta en todas las estrategias

corporativas, alcanzando a todo tipo de políticas empresariales. Es así como se conseguirá

poner en marcha una estrategia común de imagen corporativa.

En definitiva, una buena imagen corporativa añade valor a la empresa de la siguiente forma:

Aumenta el valor de sus acciones.

Tiene más posibilidades de obtener buenas negociaciones en la adquisición de otros

negocios y empresas.

Mejora la imagen de sus productos y servicios, las marcas que ofrece al mercado, etc.

En mercados muy saturados, una empresa con buena imagen se diferencia mejor y logra

ser recordada sin problemas.

Cuando la empresa tiene que lanzar nuevos productos, las actitudes del consumidor son

más favorables.

Ante cualquier adversidad, el público objetivo actúa mejor y confía en mayor medida en la

empresa que tiene una imagen positiva.

Los mejores profesionales quieren trabajar en compañías cuya imagen corporativa es

positiva.

Los empleados se sienten orgullosos de trabajar en una empresa con buena imagen,

sobre todo si el esmero de conseguirla no solo se refiere a los públicos externos, sino

también a los internos.

Todos estos aspectos deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar una presentación de

diapositivas en un ámbito empresarial.

2.2. RESPETO POR LAS NORMAS DE ESTILO DE LA ORGANIZACIÓN

La imagen corporativa se puede manifestar en multitud á elementos relacionados con la

empresa, que deben ser cuidados y respetados:

Edificios o entornos. Los edificios corporativos son fundamentales desde el punto de

vista de la imagen, ya que su aspecto externo puede asociarse con la tradición, la

modernidad o con el prestigio de la empresa. También tiene importancia la situación o

zona de ubicación.



Los productos y su presentación. Son factores muy importantes, ya que tanto el

producto en sí como su presentación tienen una gran influencia en las decisiones de

compra y consumo de los usuarios.

Logotipos y colores corporativos. Definen de forma clara e inconfundible la imagen de

la empresa.

No olvide estos dos últimos factores a la hora de llevar a cabo una presentación

profesional. Logotipos, tipografía, colores, etc. deben ser cuidados para conseguir un

vínculo total de su exposición con la empresa en cuestión.

TEMA 1: POWERPOINT


17

Personalidades. Trabajan o son puntos de referencia de la empresa.

Iconos corporativos. Son elementos visuales, cuyo atractivo y connotaciones sirven

para identificar a una compañía o marca

Comunicación. Es un elemento fundamental para formar la imagen. Es una de las áreas

en que las compañías invierten mayor presupuesto, y tradicionalmente ha servido para

dar a conocer cambios en las empresas, lanzamientos de productos, etc.

3. DISEÑO DE LAS PRESENTACIONES

En los documentos impresos, el lenguaje ha sido el elemento principal, y los factores

visuales se han considerado como secundarios o de soporte. Actualmente, en los medios de

comunicación prima lo visual, y lo verbal simplemente complementa. Nuestra cultura verbal se

ha movido hacia lo icónico, al punto de que la mayoría de lo que sabemos y aprendemos, lo que

compramos y en lo que creemos, lo que reconocemos y deseamos, está determinado por la

imagen fotográfica que hace eco en la psiquis humana.



Por todo ello, la elaboración de una correcta propuesta de presentación debe cumplir una

serie de pautas que favorezcan la transmisión de un mensaje directo, evitando elementos

distractores.

3.1. CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN

A la hora de elaborar una presentación, a fin de que consiga comunicar de una forma clara el

mensaje deseado, debe tener en cuenta las siguientes normas básicas:

Debe promover la simplicidad a lo largo de toda la presentación.

Preste atención al tipo de letra, su tamaño y formato. Use un tipo de letra clara y fácil de

leer, como Arial, Tahoma o Verdana. De igual forma, haga uso de fondos sencillos.

Tenga presente que todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado del

lugar de exposición. Es una buena práctica combinar mayúsculas y minúsculas, ya que

conseguirá que el texto sea más legible.

Las viñetas deben ser consistentes; en un listado de acciones todas las frases deben

comenzar con verbos; en un listado de beneficios todos los puntos deben corresponder a

esta categoría.

Todas las viñetas pueden comenzar con un verbo, o las frases con un sujeto. Esta

estructura hará que la presentación fluya más fácilmente de un punto a otro.

Seis palabras en cada viñeta, seis viñetas en cada diapositiva y no más de seis

diapositivas de texto seguidas es una buena práctica. Seis diapositivas de texto seguidas

quiere decir que el presentador habla por lo menos diez minutos sin ninguna ayuda

visual.

Varíe la apariencia de las diapositivas: intercalare gráficos con frases y listados, con

fotos. Una impresión en papel de la presentación permite asegurarse de que hay

variedad visual.

Una buena elección de colores es un punto crítico para la transmisión del mensaje. Por

ejemplo, la utilización del rojo en presentaciones que contengan resultados numéricos

debe hacerse con cuidado, ya que este color significa valores negativos.

Asegúrese de tener buen contraste entre el texto y el fondo. Los expertos recomiendan

colores muy oscuros para el texto y pasteles pálidos para el fondo, como amarillo claro,

aunque algunos prefieren texto claro sobre fondo oscuro.

Los diseños muy vistosos pueden opacar el impacto del mensaje.

Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es

más fácil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las

transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales.

TEMA 1: POWERPOINT


19

La presentación debe tener el mínimo posible de sonidos y animaciones. Estos

elementos deben reservarse para dar mayor énfasis a los puntos importantes.

No utilice colores complementarios en la misma diapositiva (rojo y verde, azul y

anaranjado, etc.).

No utilice colores brillantes, sobre todo colores primarios, pues estos distraen, cansan e

incluso pueden ocasionar problemas de visión para algunos asistentes.

Los dispositivos de proyección pocas veces producen los mismos colores que un monitor.

Asegúrese de verificar que todas las tonalidades de la presentación se vean bien cuando

son proyectadas.

3.2. LA PERSUASIÓN EN LA TRANSMISIÓN DE LA IDEA

Por muy atractivas y llamativas que resulten las diapositivas, recuerde que lo principal es

usted y su mensaje.

Los asistentes a una presentación desean escucharle a usted, no contemplar un espectáculo

de diapositivas en una pantalla, por muy bien realizadas que estas estén.

Construya argumentos sólidos con los que poder convencer al auditorio, exponga ideas

contundentes que logren persuadir, y conseguirá así realizar una presentación con éxito.

Las presentaciones más eficaces son aquellas con gráficos sencillos y fáciles de

comprender, con no más de cinco líneas de texto por diapositiva.

No sature de información una diapositiva ni incorpore accesorios que no sean

imprescindibles.

Lo más importante e imprescindible es su discurso, no lo que aparece en la

pantalla.

4. EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS

La evaluación de proyectos es un proceso por el cual se determina el establecimiento de

cambios generados por un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado

previsto en su planificación, Es decir, se intenta conocer que un proyecto ha logrado cumplir sus

objetivos, o bien qué capacidad poseería para cumplirlos.

En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la toma de decisiones,

por lo cual también se puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de



los proyectos en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la asignación

de recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluación no es un fin en sí misma, más

bien es un medio para optimizar la gestión de los proyectos.

La evaluación de proyectos se puede clasificar de la siguiente manera:

Política-estratégica. La parte política verá la parte social y política y su consistencia para

trascender en el tiempo y que sea en cierta forma equitativo.

Administrativa. En el caso administrativo, el fin siempre es la mayor racionalización de

todos los recursos, el logro de sus planes, objetivos, metas, actividades, programas;

expresión de la eficiencia y eficacia en su mayor expresión.

Técnica. Lo técnico es una mezcla de lo anterior y lo propio, ya que incide hoy en día en

el mejor logro de los dos puntos anteriores, por el avance en los descubrimientos, su

rapidez, medición y precisión. Ya dependerá de cada ciencia qué enfoque científico y

técnico aplicarán.

Según la naturaleza de la evaluación, distinguimos:

Evaluación privada. Incluye a la "evaluación económica", que asume que el proyecto

está totalmente financiado con capital propio, por lo que no hay que pedir crédito; y por

otro lado, la "evaluación financiera", que incluye financiamiento externo.

Evaluación social. En la evaluación social, tanto los beneficios como los costos se

valoran a precios sombra de eficiencia. Aquí interesan los bienes y servicios reales

utilizados y producidos por el proyecto.

Según el momento en que se realizan, se diferencian:

Evaluación ex-ante. Se efectúa antes de la aprobación del proyecto y busca conocer su

pertinencia, viabilidad y eficacia potencial. Este tipo de evaluación consiste en seleccionar

de entre varias alternativas técnicamente factibles a la que produce el mayor impacto al

mínimo costo. Este tipo de evaluación supone la incorporación de ajustes necesarios en

el diseño del proyecto, lo cual podría generar incluso el cambio del grupo beneficiario, su

jerarquía de objetivos y el presupuesto.

Evaluación de proceso, operativa, de medio término o continua. Se hace mientras el

proyecto se va desarrollando y guarda estrecha relación con el montoreo del proyecto.

Permite conocer en qué medida se consigue el logro de los objetivos (resultados en caso

de marco lógico); en relación con esto, una evaluación de este tipo debe buscar aportar al

perfeccionamiento del modelo de intervención empleado y a identificar lecciones

aprendidas. Las fuentes financieras suelen requerir la realización de este tipo de

evaluación para ejecutar los desembolsos periódicos.

Evaluación ex-post, de resultados o de fin de proyecto. Se realiza cuando culmina el

proyecto. Se basa en indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos (propósito y

resultados en caso de marco lógico). Asimismo, busca demostrar que los cambios

TEMA 1: POWERPOINT


21

producidos son consecuencia de las actividades del proyecto (exclusivamente o en

interacción con otras fuentes); para esto suele recurrir a un diseño experimental. No solo

indaga por cambios positivos, también analiza efectos negativos e inesperados.

Evaluación de impacto. Es la que indaga por los cambios permanentes y las mejoras de

la calidad de vida, producidos por el proyecto, es decir, se enfoca en conocer la

sostenibilidad de los cambios alcanzados y los efectos imprevistos (positivos o

negativos). En caso de diseño con marco lógico, se enfoca en la evaluación del fin de la

jerarquía de objetivos. Esta evaluación necesariamente debe ser realizada después de un

tiempo de culminado el proyecto y no inmediatamente este concluya. El tiempo

recomendado para efectuar la evaluación de impacto es de cinco años.

Cabe considerar que las evaluaciones ex-ante y de proceso son consideradas como

evaluaciones formativas, debido a que se producen mientras se da la preparación y/o ejecución

del proyecto, y sus conclusiones sirven para optimizar la ejecución del mismo; en tanto que las

evaluaciones de resultados y de impacto vienen a ser evaluaciones sumativas, que ocurren al

culminar el proyecto e incluso un tiempo después de haber culminado, ocurriendo que sus

conclusiones servirán para ser transferidas a otras experiencias, pero ya no podrán tener una

aplicación directa en el proyecto que ha concluido.

Las evaluaciones de resultados y de impacto requieren asumir un diseño

específico de investigación

CRITERIOS UTILIZADOS PARA EVALUAR PROYECTOS

La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que

permiten establecer sus conclusiones. En función del campo, empresa u organización de que se

trate, se emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación con los objetivos

estratégicos que se persigan.

No existen criterios únicos, por lo general los criterios surgen en función de la naturaleza de

cada proyecto, pero existe cierto consenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia,

eficiencia y sostenibilidad de los proyectos.

Toda evaluación cumple algunos requisitos metodológicos para garantizar que la información

que genere puede ser usada en la toma de decisiones. Así, se espera que todo proceso de

evaluación sea:

Objetivo. Deben medirse y analizarse los hechos, definidos tal y como se presentan.



Imparcial. La generación de conclusiones del proceso de evaluación debe ser neutral,

transparente e imparcial. Quienes realizan la evaluación no deben tener intereses

personales o conflictos con la unidad ejecutora del proyecto.

Válido. Debe medirse lo que se ha planificado medir, respetando las definiciones

establecidas. En caso de que el objeto de análisis sea demasiado complejo para una

medición objetiva, debe realizarse una aproximación cualitativa inicial.

Confiable. Las mediciones y observaciones deben ser registradas adecuadamente,

preferentemente recurriendo a verificaciones in situ.

Creíble. Todas las partes involucradas en el proyecto deben tener confianza en la

idoneidad e imparcialidad de los responsables de la evaluación, quienes, a su vez, deben

mantener una política de transparencia y rigor profesional.

Oportuno. Debe realizarse en el momento adecuado, evitando los efectos negativos que

produce el paso del tiempo.

Útil. Debe ser útil y elaborarse en un lenguaje conciso y directo, entendible para todos los

que accedan a la información elaborada. Los resultados de una evaluación no deben

dirigirse solo a quienes tienen altos conocimientos técnicos, sino que debe servir para

que cualquier involucrado pueda tomar conocimiento de la situación del proyecto.

Participativo. Se debe incluir a todos los involucrados en el proyecto, buscando reflejar

sus experiencias, necesidades, intereses y percepciones.

Retroalimentador. Un proceso de evaluación debe garantizar la diseminación de los

hallazgos y su asimilación por parte de los involucrados en el proyecto (desde las altas

esferas hasta los beneficiarios), para así fomentar el aprendizaje organizacional.

Costo/eficaz. La evaluación debe establecer una relación positiva entre su costo

(económico, de tiempo y recursos) y su contribución en valor agregado para la

experiencia de los involucrados en el proyecto.

5. ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO DE LAS PRESENTACIONES

La organización de las presentaciones vendrá determinada por los estándares y necesidades

de la empresa. Para cada proyecto de presentación, debe tener en cuenta aspectos a reflejar

como:

Código y descripción del proyecto.

Resultados a obtener.

Responsable o coordinador.

Esfuerzo necesario.

Marco temporal (fecha de comienzo y finalización).

TEMA 1: POWERPOINT


23

Costes asociados.

Requerimientos específicos

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Al hablar de seguridad, siempre se habla de sus tres dimensiones clásicas:

confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, y algunos controles van

más dirigidos a tratar de garantizar alguna de estas características.

La confidencialidad se cumple cuando solo las personas autorizadas pueden conocer los

datos o la información correspondiente.

Podemos preguntarnos: ¿qué ocurriría si un archivo con datos de clientes, empleados o una

presentación con los próximos objetivos de una empresa fuese cedido a terceros?, ¿cuál sería

su uso final?

En algunos casos, interesa registrar quién ha accedido a qué datos, cuándo y desde dónde,

aun estando autorizado solo a leer, para poder analizar los accesos producidos en caso

necesario y si estaban justificados según la función, o los encargos o áreas asignadas.

La integridad consiste en que solo los usuarios autorizados puedan variar (modificar o

borrar) los datos. Deben quedar pistas para control posterior y para autoría.

La disponibilidad se cumple si las personas autorizadas pueden acceder a tiempo a la

información.

La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de

Carácter Personal (LOPD) se refiere a la confidencialidad e integridad de los datos

de carácter personal y no a su pérdida, salvo que supusiera un menoscabo de los

derechos constitucionalmente protegidos.

Debe existir, además, autenticidad, que los datos o información sean auténticos,

introducidos o comunicados por usuarios auténticos y con las autorizaciones necesarias.

6. ENTREGA DEL TRABAJO REALIZADO

Tanto si es usted quien realiza el trabajo de presentación como si es quien manda la

ejecución del trabajo, debe tener en cuenta los siguientes aspectos para el tener un éxito

asegurado en la entrega de este:

Debe quedar perfectamente determinado el plazo de entrega y debe entregarse sin

dilación para este tiempo.



Pida a la persona que desarrolle el trabajo que asuma su responsabilidad. Una vez que le

haya explicado qué es lo que quiere hacer y para cuándo, pídale que se comprometa a

acabar la tarea.

Proporciónele los recursos necesarios. Es su obligación asegurar que esa persona

cuenta con los recursos necesarios tanto de equipamiento, materiales, personal, etc.

Deben quedar claros los criterios de evaluación del trabajo.

Haga un seguimiento regular para asegurar que las cosas se están desarrollando según

unas directrices adecuadas y a un ritmo conveniente. No obstante, recuerde dar a la

persona en quien ha delegado la actividad la oportunidad de que tome sus propias

decisiones sobre cómo avanzar. Lo único que importa es la calidad del trabajo que se

realiza y los plazos de entrega. Confíe en la capacidad de la otra persona para realizarlo.

Aprecie el trabajo bien hecho. Si ha realizado el proyecto o tarea exitosamente, recuerde

darle las gracias y agradecerle el trabajo bien hecho. Haga que la persona se sienta

importante y hágale saber lo mucho que aprecia su aportación.

7. RESUMEN

La implantación de las presentaciones en la vida activa de las empresas como potentes

herramientas visuales de resumen de datos y valoración de resultados, hace necesario conocer

la importancia de los estándares de calidad y uniformidad que la imagen empresarial demanda,

así como los parámetros de seguridad y fiabilidad a los que toda documentación empresarial

está sometida.

CCCD02PPOINT.12T1

120515 TEMA 2INTRODUCCIÓN Y CONCEPTOS GENERALES

1. INTRODUCCIÓN

2. EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN PARA PRESENTACIONES

3. SALIDA DE LA APLICACIÓN PARA PRESENTACIONES

4. CREACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN

5. GRABACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN

6. CIERRE DE UNA PRESENTACIÓN

7. APERTURA DE UNA PRESENTACIÓN

8. ESTRUCTURA DE LA PANTALLA

9. LAS VISTAS DE LA APLICACIÓN PARA PRESENTACIONES

10. RESUMEN

TEMA 2: POWERPOINT


27

TEMA 2

INTRODUCCIÓN Y CONCEPTOS GENERALES

1. INTRODUCCIÓN

El primer paso, una vez instalada la aplicación Microsoft Office PowerPoint 2007, es arrancar

la aplicación y acostumbrarse a su interfaz. En este capítulo aprenderá a ello, además de a

realizar una serie de operaciones básicas como abrir una presentación, cerrar una presentación

o guardar una presentación.

2. EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN PARA PRESENTACIONES

Aunque se puede adquirir PowerPoint 2007 de una forma independiente, la mayoría de

usuarios lo maneja como una aplicación dentro del paquete Office 2007. Una vez instalado el

paquete de aplicaciones que incluye, según versiones el procesador de textos Microsoft Office

Word 2007, la hoja de cálculo Microsoft Office Excel 2007 y la herramienta de creación de

bases de datos Microsoft Office Access 2007, etc.,-para arrancar la aplicación debe seguir la

siguiente secuencia de clics de ratón:

Botón Inicio -> Todos los programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office PowerPoint

2007



Hay que recordar que se está trabajando con el Sistema Operativo Windows XP.

En caso de trabajar con Windows Vista, Windows 7, Mac OS Leopard, etc., para los que el

programa también está desarrollado, la secuencia se asemejará mucho a esta.

3. SALIDA DE LA APLICACIÓN PARA PRESENTACIONES

Si ha realizado el paso anterior, el programa se habrá ejecutado y habrá conseguido en

pantalla una imagen semejante a la siguiente.

TEMA 2: POWERPOINT


29

Arriba, a la izquierda, encontrará un botón con un tamaño mayor al resto de objetos en

pantalla. Es el botón Office. Mediante él puede acceder a operaciones básicas como cerrar,

salir, imprimir, etc.

Para cerrar el programa, haga clic sobre él. Siga la secuencia:

Botón Office -> Salir de PowerPoint

Verá que el programa se cierra completamente.

4. CREACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN

Aunque todavía es muy pronto para iniciar el diseño de un trabajo profesional, debido a que

no conoce las posibilidades y herramientas que el programa le ofrece, sí debe saber que, para

probar las herramientas, debemos inicialmente crear la primera diapositiva de nuestra

presentación.

Al abrir el programa, aparece la posibilidad de que usted trabaje con la primera de las

plantillas de diseño que PowerPoint le ofrece para la primera diapositiva.

Puede escribir en los cuadros de texto de pantalla sin más que hacer clic sobre ellos.



Sin embargo, si lo que desea es iniciar una presentación desde cero, haga clic en:

Botón Office -> Nuevo -> Presentación en blanco

El programa presentará en pantalla una diapositiva en blanco, en la que puede comenzar a

trabajar, usando las herramientas que en los siguientes capítulos se describirán.

5. GRABACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN

Una vez abierta una presentación, si realizamos modificaciones en ella, podemos guardarlas

accediendo a:

TEMA 2: POWERPOINT


31

Botón Office -> Guardar

En el cuadro de diálogo que aparece debe establecer un nombre para el archivo en el campo

Nombre de Archivo, y buscar la ubicación donde desea que se guarde.

Pulse Guardar y la operación habrá finalizado.

El formato por defecto en el que Microsoft Office PowerPoint 2007 guarda sus archivos es

.pptx, que es incompatible con versiones anteriores del mismo programa, por lo que, en caso de

tener que visualizar el archivo en otra máquina en la que posea una versión anterior, no olvide

cambiar el formato de archivo, accediendo al menú desplegable que aparece bajo el nombre

Guardar como tipo.

El formato de las versiones anteriores del programa es .ppt.

Abra una presentación en blanco.

A continuación, guárdela con el nombre "Presentación de Prueba" en la carpeta Mis Documentos de su equipo.

Para maximizar su compatibilidad, guárdela con extensión .ppt, en vez de usar la extensión predeterminada .pptx.



SOLUCIÓN

Tras seguir las indicaciones anteriores, debe llegar a un cuadro de diálogo semejante a este.

6. CIERRE DE UNA PRESENTACIÓN

Si tiene una presentación abierta y desea cerrarla, acceda mediante clics de ratón a la ruta:

Botón Office -> Cerrar

Si ha guardado previamente los cambios que ha realizado al documento que se dispone a

cerrar, la presentación en curso se cerrará, aunque el programa quedará abierto.

TEMA 2: POWERPOINT


33

En caso de que no haya guardado las modificaciones últimas de la presentación en curso,

aparecerá un cuadro de diálogo advirtiéndole de este hecho.

Si pulsa Sí, se abrirá el cuadro de diálogo para Guardar el archivo; si pulsa No, la presentación se cierra sin guardar

los últimos cambios realizados sobre ella. En el caso de que

opte por Cancelar, la presentación no se cerrará.

7. APERTURA DE UNA PRESENTACIÓN

Aunque todavía no sabe diseñar una presentación, suponga que un amigo le ha pasado a

través del correo electrónico una presentación y desea verla. Para ello, debe seguir la ruta:

Botón Office -> Abrir

Se abrirá en pantalla un cuadro de diálogo que le permitirá buscar en su equipo el archivo

deseado. Cuando lo localice, haga doble clic sobre él, o bien haga un único clic y pulse el botón

Abrir.



8. ESTRUCTURA DE LA PANTALLA

Cuando inicie PowerPoint, se encontrará una pantalla con una apariencia aproximadamente

igual a esta.

La parte central de la ventana es el área de trabajo, llamada

así por ser el lugar donde visualizará y creará las diapositivas

que formarán parte de la presentación. Consta de tres paneles,

que contienen las fichas Diapositivas y Esquema, la

Diapositiva actual y sus Notas.

En el lateral izquierdo del área de trabajo está el panel donde

se sitúan las fichas de Diapositivas y Esquema, que le facilitan

el desplazamiento por las diapositivas de la presentación y una

visión esquemática de su contenido, respectivamente. Para

cambiar de una a otra ficha, basta hacer clic en la pestaña

correspondiente de la parte superior.

La ficha Esquema nos muestra el título y el texto de cada una

de las diapositivas de la presentación.

TEMA 2: POWERPOINT


35

LAS BARRAS

La barra de título. Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en

ese momento. Cuando cree una presentación nueva, se le asigna el nombre provisional

Presentación 1, hasta que la guarde y le asigne el nombre que quiera. En los extremos

de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar respectivamente.

La barra de acceso rápido. Contiene las operaciones más habituales, como Guardar, Deshacer o Repetir.

La banda o cinta de opciones. Con la aparición de Office 2007, las clásicas barras y

herramientas de las versiones anteriores de Office han desaparecido, siendo sustituidas

por la novedosa Cinta de opciones.

La cinta de opciones incluye una serie de fichas (Inicio, Insertar, Diseño, etc.), cada una

de la cuales contiene las opciones correspondientes a la actividad que da nombre a la

ficha, organizadas en diferentes grupos, para que resulte fácil y cómoda la realización de

una determinada acción.

Sin embargo, no todas las opciones existentes en PowerPoint son visibles en la Cinta de opciones. Para evitar que su acumulación dificulte el encontrar una en concreto, muchas

opciones solo aparecen cuando realizamos una determinada acción.

Por ejemplo, cuando insertemos una imagen en una diapositiva, surgirá una nueva ficha,

Herramientas de imagen, que incluye opciones para configurar y organizar la imagen

insertada.



9. LAS VISTAS DE LA APLICACIÓN PARA PRESENTACIONES

Hasta ahora, siempre que nos hemos referido a la ventana del programa, hemos usado un

visualización clásica de las diapositivas, denominada Vista Normal. Sin embargo, PowerPoint

posee otras vistas disponibles que le serán muy útiles en determinadas ocasiones.

9.1. NORMAL

La vista Normal es la que usará habitualmente para ver, diseñar y modificar diapositivas.

Para ver su presentación en esta vista, haga clic en la pestaña Vista y seleccione la opción

Normal dentro del grupo Vistas de presentación.

TEMA 2: POWERPOINT


37

También puede pulsar el botón que aparece a la derecha en la Barra de estado.

Esta vista incluye un apartado a la izquierda, en el que aparece el área de esquema; y uno a

la derecha, en el que aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. Además, en la

parte inferior se encuentra el área de notas, en el cual se introducen aclaraciones para el orador

sobre la diapositiva.

Es la más utilizada, ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas y cambiar el

diseño, aprovechando de mejor forma el tamaño real de la diapositiva.

9.2. CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS

La vista Clasificador de diapositivas presenta las miniaturas de todas las diapositivas que

conforman la presentación, facilitando una visión general de ellas.

Para ver su presentación en esta vista, haga clic en la pestaña Vista y seleccione la opción

Clasificador de diapositivas dentro del grupo Vistas de presentación.




9.3. ESQUEMA

Aunque realmente no está considerada como una vista propiamente dicha dentro del

programa, su utilidad hace que la destaquemos en este apartado.

Hasta ahora, solo hemos considerado la ficha Esquema como una especie de referencia del

contenido de la presentación; sin embargo, su importancia es mucho mayor. Así, en lugar de

introducir directamente los textos de las diapositivas en los marcadores de posición, a veces es

recomendable escribirlos en la ficha Esquema, ya que, de este modo, al ver solo el texto, es

más fácil elaborar el guion de la presentación.


10. RESUMEN

La novedosa interfaz del paquete Office 2007, en el que se encuentra incluido PowerPoint

2007, hace necesario que se acostumbre a usar la Cinta de opciones, en la que se encuentran

ocultas muchas herramientas que aparecerán en el justo momento en que tenga que trabajar

con ellas.

Este cambio radical agilizará su trabajo, aunque haya sido motivo continuo de críticas por

parte de personas que ya se habían acostumbrado a las interfaces anteriores del programa.

CCCD03PPOINT.12T1

120515 TEMA 3ACCIONES CON DIAPOSITIVAS

1. INTRODUCCIÓN

2. INSERCIÓN DE NUEVA DIAPOSITIVA

3. ELIMINACIÓN DE DIAPOSITIVAS

4. DUPLICACIÓN DE DIAPOSITIVAS

5. ORDENACIÓN DE DIAPOSITIVAS

6. RESUMEN

TEMA 3: POWERPOINT


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TEMA 3

ACCIONES CON DIAPOSITIVAS

1. INTRODUCCIÓN

Cuando trabaje con una presentación ya creada o elabore una propia, se hace necesario

realizar acciones para insertar, copiar, eliminar, duplicar u ordenar diapositivas. En los

siguientes apartados encontrará la información necesaria para llevar a cabo estas tareas.

2. INSERCIÓN DE NUEVA DIAPOSITIVA

Como ya sabe, basta abrir PowerPoint para que, por defecto, aparezca una presentación en

blanco que incluye únicamente una diapositiva, la diapositiva de título.

Si le interesa añadir a su trabajo una nueva diapositiva, acceda a la cinta de opciones, dentro

de la Ficha Inicio, en el grupo Diapositivas haga clic en la opción Nueva Diapositiva.



Aparecerán una serie de diseños predeterminados. Al hacer un clic en ellos, una diapositiva

con ese diseño pasará a formar parte de nuestra presentación.

3. ELIMINACIÓN DE DIAPOSITIVAS

Si alguna diapositiva no es de su agrado o ya no le sirve para su presentación, puede

eliminarla fácilmente. Para ello hay varios métodos, dos de ellos son los que se explican a

continuación.

Dentro de la Ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en la opción Eliminar diapositiva, que elimina directamente la diapositiva activa en ese momento.

TEMA 3: POWERPOINT


43

En la vista Normal, en el panel derecho de Diapositivas, haga clic derecho sobre la

diapositiva que quiere eliminar. En el cuadro de diálogo que aparece, señale Eliminar diapositiva.

4. DUPLICACIÓN DE DIAPOSITIVAS

Suponga que ha elegido un diseño de fondo repetido para todas las diapositivas de un

trabajo, por ejemplo, el logotipo de su empresa.

Una vez finalizada la edición de la primera diapositiva, para comenzar a crear la segunda

puede comenzar de cero e insertar el mismo fondo, la misma tipografía, formas, etc.; o bien

duplicar la diapositiva inicial para que se convierta en la segunda diapositiva de su trabajo.

Ahora tendrá dos diapositivas iguales. Basta con que haga los cambios pertinentes de

contenido a esta segunda para que, manteniéndose la estructura de la primera, consiga insertar

el contenido de una manera rápida y eficaz.

Para duplicar una diapositiva, realice una de las siguientes acciones:

Active, haciendo clic en ella, la diapositiva a duplicar. Dentro de la Ficha Inicio, en el

grupo Diapositivas haga clic en la opción Nueva diapositiva y, una vez desplegado el

menú, haga clic en Duplicar diapositivas seleccionadas.



En la vista Normal, en el panel derecho de Diapositivas, haga clic derecho sobre la

diapositiva que quiere duplicar. En el cuadro de diálogo que aparece, señale Duplicar diapositiva.

Como ya sabemos, al abrir el programa, este presenta una presentación inicial

en blanco, que incluye una única diapositiva en blanco.

Ahora vamos a intentar que esta presentación inicial tenga tres diapositivas al

menos, mediante el uso de la herramienta Duplicar diapositivas.

Inicialmente, partimos de una situación semejante a esta:

TEMA 3: POWERPOINT


45

La diapositiva 1, que está en blanco, la vamos a duplicar mediante alguno de los

mecanismos vistos en este apartado.

Repitiendo la operación, conseguimos el objetivo deseado:

5. ORDENACIÓN DE DIAPOSITIVAS

Puede ordenar las diapositivas que conforman una presentación simplemente arrastrándolas.

Para ello, es recomendable usar la vista Clasificador de diapositivas o el panel Diapositivas de la vista Normal.



Señale la dispositiva que quiera reubicar y, sin soltar el botón izquierdo de ratón, arrástrela

hasta la posición que desee. Al moverla, verá que el puntero del ratón está representado por

una flecha con un rectángulo debajo. Aparece, además, una línea entre diapositivas, que indica

en qué posición se reubicará la diapositiva al desplazarla. Una vez esté de acuerdo, suelte el

botón del ratón y conseguirá el desplazamiento deseado.

6. RESUMEN

Una presentación está conformada por un conjunto de diapositivas, que pueden ser creadas,

duplicadas, eliminadas y cambiadas de orden mediante unos simples clics de ratón.

La herramienta Duplicar diapositivas permite la creación de diapositivas con características

semejantes a una inicial, lo que nos permite mantener un diseño constante en nuestra

presentación.

CCCD04PPOINT.12T1

120515 TEMA 4TRABAJO CON OBJETOS

1. INTRODUCCIÓN

2. SELECCIÓN DE OBJETOS

3. DESPLAZAMIENTO DE OBJETOS

4. ELIMINACIÓN DE OBJETOS

5. MODIFICACIÓN DEL TAMAÑO DE LOS OBJETOS

6. DUPLICACIÓN DE OBJETOS

7. REUBICACIÓN DE OBJETOS

8. ALINEACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE OBJETOS DENTRO DE LA DIAPOSITIVA

9. TRABAJO CON TEXTOS

10. FORMATO DE PÁRRAFOS

11. TABLAS

12. DIBUJOS

13. IMÁGENES

14. GRÁFICOS

15. DIAGRAMAS

16. WORDART O TEXTO ARTÍSTICO

17. INSERCIÓN DE SONIDOS Y PELÍCULAS

18. RESUMEN

TEMA 4: POWERPOINT


49

TEMA 4

TRABAJO CON OBJETOS

1. INTRODUCCIÓN

En general, llamamos objetos a los elementos que pueden formar parte de nuestra

diapositiva: gráficos, textos, vídeos, sonidos, etc.

Esto objetos poseen sus propias propiedades, que serán analizadas más en profundidad en

este capítulo.

Además, puede actuar sobre ellos seleccionándolos, moviéndolos, copiándolos,

eliminándolos, etc.

2. SELECCIÓN DE OBJETOS

La selección de objetos en PowerPoint es extremadamente sencilla, simplemente haga clic

sobre cualquiera de ellos y el elemento quedará seleccionado.

Suponga que encuentra un objeto con el siguiente marco discontinuo:



Haga clic sobre el marco del objeto y el elemento quedará definitivamente seleccionado.

Puede seleccionar varios objetos manteniendo pulsada la tecla [Shift] (Mayús).

Para deseleccionar un objeto seleccionado, debe pulsar la tecla [Ctrlil a la vez que hace clic

sobre él.

3. DESPLAZAMIENTO DE OBJETOS

Para mover un objeto, en primer lugar debe seleccionarlo haciendo clic sobre él. Al

seleccionarlo, aparecerá un marco continuo a su alrededor. Sitúese con el cursor sobre él.

Puede ver que el cursor toma el siguiente aspecto:

Pulse el botón izquierdo del ratón y manténgalo pulsado mientras arrastra el objeto. Cuando

haya situado el objeto en el lugar de destino, suelte el botón del ratón, y el objeto quedará en la

ubicación deseada.

4. ELIMINACIÓN DE OBJETOS

De igual forma, para borrar un objeto tiene que seleccionarlo haciendo clic sobre él y, a

continuación, pulse la tecla [Supd.

Puede notar cómo mediante este procedimiento conseguirá eliminar textos, gráficos,

imágenes, etc. Sin embargo, la sección reservada a estos objetos se mantiene, aunque vacía.

Si quiere eliminarla, debe pulsar de nuevo la tecla [Supr].

5. MODIFICACIÓN DEL TAMAÑO DE LOS OBJETOS

Puede llevar a cabo la modificación del tamaño de un objeto. Para ello, observe que el marco

de cualquier objeto está compuesto de ocho puntos, que son los que nos sirven para llevar a

cabo este proceso.

TEMA 4: POWERPOINT


51

Si se sitúa con el ratón en las esquinas, observará cómo el puntero se transforma en una

flecha de doble dirección como esta:

Esto le indica que, moviendo esos puntos, consigue la modificación al mismo tiempo del

ancho y alto del objeto. Para ello, haga clic en el círculo y, manteniendo pulsado el botón

izquierdo, arrástrelo hasta darle el tamaño deseado. Después, basta soltar el botón del ratón.

De igual forma, los puntos situados en la mitad de los lados verticales desempeñan la misma

función. La única diferencia es que nos permiten la modificación exclusiva del ancho del objeto.

Por último, los situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del

objeto.

Si posiciona el cursor sobre estos, adquieren la forma:

6. DUPLICACIÓN DE OBJETOS

Si quiere conseguir una copia exacta de un objeto en la misma diapositiva, puede usar el

método de Duplicación de objetos.

Una vez seleccionado el objeto a duplicar, despliegue el menú Pegar situado en la cinta de

opciones en la pestaña Inicio, grupo Portapapeles, y seleccione Duplicar.



También puede hacerlo pulsando simultáneamente en el teclado

[Ctrl + Alt + ID].

Una copia del objeto aparecerá casi encima del anterior.

7. REUBICACIÓN DE OBJETOS

Si lo que desea es reubicar un objeto en la misma diapositiva o en otra distinta del proyecto,

debe seleccionar el objeto haciendo clic en su marco y Cortar el objeto, para lo que tiene varias

opciones:

Acceda a la ficha Inicio y en el grupo Portapapeles pulse el botón Copiar.

Pulse simultáneamente en el teclado la combinación de teclas [Ctrl + X].

A continuación, sitúese con el ratón en la ubicación definitiva del objeto y haga clic con el

ratón en la diapositiva en el lugar preferido como destino. De nuevo, ahora puede actuar de

cualquiera de las siguientes formas:

Acceda a la ficha Inicio y en el grupo Portapapeles pulse el botón Pegar.

Pulse simultáneamente en el teclado la combinación de teclas [Ctrl + Vil.

8. ALINEACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE OBJETOS DENTRO DE LA DIAPOSITIVA

PowerPoint permite también cambiar la posición que ocupan los objetos dentro de la

diapositiva, e incluso cambiar la posición de alguno de ellos en función de otro objeto.

Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que

haya la misma distancia entre ellos, bien sea distancia horizontal o vertical.

TEMA 4: POWERPOINT


53

Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea imaginaria.

En los dos casos, tiene que seleccionar primero los objetos y desplegar el menú Alinear de

la pestaña Formato.

Elija el tipo de alineación o distribución que desea de la lista que le aparece.

Puede marcar la casilla Alinear a la diapositiva si quiere que la alineación se haga en

función de la diapositiva, y así los objetos de la diapositiva y la diapositiva guarden la misma

distancia.

A continuación, encontrará unos ejemplos de cómo quedan los objetos al alinearlos o al

distribuirlos.

Suponga que partimos de la siguiente situación:

Señalamos los objetos y accediendo a las opciones de alineación Distribuimos

Horizontalmente. Obtenemos esto:

Como podrá observar, ahora tenemos la misma distancia horizontal entre los tres objetos

seleccionados. Si hubiésemos activado la opción Alinear a la diapositiva, los laterales de la

diapositiva también se habrían tenido en cuenta.



Vamos ahora a Alinear Objetos:

Para ello, los señalamos y en la Ficha Formato accedemos al botón Alinear. Al desplegarse,

elijamos la opción Alinear en la parte inferior.

Observe que está activada la opción Alinear a la diapositiva, por lo que los objetos se

alinearán en la parte inferior de la diapositiva.

Al elegir esta opción, los objetos quedan así:

9. TRABAJO CON TEXTOS

Cualquier presentación que diseñe de carácter profesional combinará textos, gráficos y

fotografías. En este capítulo aprenderá a trabajar con textos y verá que, de forma sencilla,

puede realizar con ellos casi las mismas operaciones que con un procesador de textos.

9.1. INSERCIÓN DE TEXTO

Inicialmente, le recomendamos que inserte un texto usando uno de los diseños

predeterminados que PowerPoint nos ofrece, lo que le facilitará esta labor.

TEMA 4: POWERPOINT


55

Una vez seleccionado, haga clic en el recuadro de la diapositiva en el cual desee insertar el

texto. Verá cómo el texto que ocupa su interior, "Haga clic para agregar título", desparece y

aparece un punto de inserción de texto.

Introduzca ahora el texto.



Una vez haya finalizado la escritura de texto, haga clic con el ratón en otra parte de la

diapositiva o pulse la tecla [Esc] dos veces, para que el texto quede fijo en su diapositiva.

Sin embargo, es normal que, una vez que vaya avanzando en la creación de presentaciones,

el diseño predeterminado de presentaciones de PowerPoint no se ajuste al 100% a sus gustos.

Por ello, veamos cómo puede introducir libremente un texto en una diapositiva.

Haga clic en el botón Cuadro de texto, situado en la pestaña Insertar, en el grupo Texto.

En ese momento, su cursor adquirirá un aspecto similar a este:

Señale en la diapositiva dónde quiere insertar el nuevo cuadro de texto y haga clic con el

botón izquierdo del ratón. Manténgalo pulsado y arrastre el ratón para definir el tamaño del

cuadro. Cuando adquiera la dimensión deseada, suelte el botón.

Dentro del cuadro puede observar el punto de inserción donde puede comenzar a escribir el

texto.

También puede introducir el texto en una diapositiva escribiendo directamente en la pestaña

Esquema de la vista Normal.

7 6 1

TEMA 4: POWERPOINT


57

9.2. MODIFICACIÓN DEL FORMATO DE TEXTO

Como se comentó anteriormente, como si de un procesador de textos se tratara, PowerPoint

2007 nos permite actuar sobre el formato de un texto, atendiendo a la fuente, el tamaño, el

color, etc.

En la sección Fuente de la pestaña Inicio puede encontrar botones de rápido acceso a la

modificación de las características básicas de un texto.

Recuerde que siempre que quiera dar Formato a un texto, este debe ser previamente

seleccionado con el ratón.

Veamos con más detalle los elementos que componen esta sección:

La primera de las herramientas le permite la modificación de la tipografía o fuente del texto.

Puede obtener una previsualización de la tipografía desplegando el menú correspondiente.

A su derecha, encontramos la herramienta que nos permite modificar el tamaño de texto.

Además, puede usar los botones que se encuentran al lado para aumentar o disminuir el

tamaño de la letra.



Representado por una goma de borrar, a su derecha encontramos una opción que nos

permite borrar el formato de un texto seleccionado.

Los efectos de negrita, cursiva, subrayado, tachado o sombra se encuentran situados en la

parte inferior de este grupo de funciones.

A su derecha, encontramos la opción de modificación del espacio entre caracteres,

representado por el botón:

Puede pasar un texto a mayúsculas, minúsculas o a tipo oración (la primera letra en

mayúsculas y el resto en minúsculas) gracias al botón:

El último botón nos permite cambiar el color del texto.

Para ello, seleccione de la lista desplegable que aparece el pulsar este botón alguno de los

colores predeterminados. Elija el que desee de una gran paleta, sin más que pulsar la opción

Más colores.

Puede acceder a opciones más avanzadas mediante el cuadro de diálogo desplegable de la

sección Fuente:

TEMA 4: POWERPOINT


59

10. FORMATO DE PÁRRAFOS

En PowerPoínt 2007 también es posible dar formato a párrafos. Encontrará todas las

opciones en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio.

Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias características

de formato, pudiendo ser diferentes de un párrafo a otro.

10.1. ALINEACIÓN DE PÁRRAFOS

Las características más importantes de formato de Párrafo son la alineación y la sangría,

ambas están disponibles en la pestaña Inicio.

En la siguiente viñeta encontrará señalados los botones que determinan las opciones de

alineación de párrafo.

De izquierda a derecha, encontramos:

Alineación de párrafo a la izquierda.

Alineación de párrafo centrada.

Alineación de párrafo a la derecha.

Alineación de párrafo justificada, que consigue que el texto se adapte perfectamente a

los márgenes establecidos.

10.2. LISTAS NUMERADAS

La opción Numeración del grupo Párrafo en la pestaña Inicio permite organizar una

secuencia de párrafos mediante números. Vamos a ver cómo podemos llevar a cabo una

organización con numeración.



Para ello, suponga que tiene el siguiente listado seleccionado:

Ahora, vamos a desplegar el menú Numeración:

Y seleccionamos cualquiera de ellos. El resultado es el siguiente:

10.3. VIÑETAS

La opción Viñetas del grupo Párrafo en la pestaña Inicio permite organizar una secuencia

de párrafos mediante símbolos. Veamos cómo.

Suponga que posee un determinado listado en una diapositiva. Señálelo con el ratón.

TEMA 4: POWERPOINT


61

Para ello, suponga que tiene el siguiente listado seleccionado:

Despliegue el menú Viñetas del grupo Párrafo.

Y seleccione cualquiera de ellas:

El resultado es una lista ordenada encabezada, cada línea, por una viñeta.

10.4. ESTILOS

Aunque PowerPoint no incluye una galería de estilos para textos similar a la que posee Word

2007 del paquete Microsoft Office 2007, sí que tiene predefinidos una serie de estilos rápidos de

formas, que le permitirán, con un simple clic de ratón, asignar una serie de características

rápidas a una forma.



Supongamos que ha diseñado una diapositiva como la siguiente:

Si despliega el menú Estilos rápidos, ubicado en el grupo Dibujo de la pestaña Inicio, podrá

elegir entre una variedad de estilos, que puede aportar a su forma sin más que hacer clic en

cualquiera de ellos.

Eligiendo uno cualquiera, obtenemos resultados rápidos sobre nuestra forma:

TEMA 4: POWERPOINT


63

11. TABLAS

En una diapositiva puede insertar tablas para organizar la información de una forma óptima.

Si conoce el funcionamiento básico de las tablas de Word 2007, sepa que en PowerPoint

funcionan de manera similar.

11.1. CREACIÓN DE TABLAS

Para crear una tabla, debe elegir, dentro de la ficha Insertar, el botón Tabla.

Cuando seleccione este botón, aparece una lista con las opciones de la tabla.

La primera de estas opciones nos permite trabajar con un cuadro en el que puede definir

directamente el tamaño de la tabla. Cuando mueva el puntero del ratón, se irán rellenando las

celdas que integrarán la tabla a crear. Observe en la parte superior del cuadro las dimensiones

que va tomando la tabla cuando mueva el puntero. En esta matriz debe hacer clic en el cuadro

que corresponda, para crear la tabla con las dimensiones que deseemos.

El inconveniente que tiene este procedimiento es que no nos ofrece todas las posibilidades

disponibles para la creación de tablas, además de suponer un límite en cuanto a las

dimensiones de la tabla.

Para hacer tablas con otras dimensiones distintas, deberá utilizar la opción Insertar tabla de

la lista Tabla.



Puede eliminar una tabla haciendo clic sobre uno de los bordes de ella, a fin de

seleccionarla, y pulsando la tecla [Suprl.

11.2. OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS

ELIMINAR FILAS O COLUMNAS

Para eliminar una fila, sitúese en alguna de las celdas de la fila a eliminar, y en la pestaña

Presentación despliegue el menú Eliminar y seleccione Eliminar filas.

Para eliminar una columna, sitúese en una de las celdas que pertenezcan a la columna que

quiera eliminar, y en la pestaña Presentación despliegue el menú Eliminar y seleccione

Eliminar columnas.

TEMA 4: POWERPOINT


65

Si quiere eliminar dos o más columnas o filas al mismo tiempo, seleccione varias celdas

utilizando la tecla [Shift] (Mayús), y elija posteriormente Eliminar filas o Eliminar columnas.

INSERTAR FILAS O COLUMNAS

Al igual que puede eliminar filas y columnas, puede insertar nuevas filas o columnas en una

tabla que ya esté creada.

Para insertar una nueva fila, sitúese en alguna celda de la fila más próxima al lugar de

inserción. Utilice las opciones de Insertar arriba (por encima de la fila en la que nos

encontramos) o Insertar debajo (por debajo de la fila en la que nos encontramos).

De igual forma, puede insertar una columna. Sitúese en la columna más cercana al lugar

donde desee insertar la nueva columna y acceda a la opción Insertar a la izquierda o Insertar a la derecha, que encontrará en la pestaña Presentación.



11.3. ALINEACIÓN HORIZONTAL Y VERTICAL DE LAS CELDAS

Una vez insertada nuestra tabla, puede alinear el texto contenido en cada celda accediendo

al grupo Alineación de la pestaña Presentación.

Inicialmente, señale con el ratón qué celda o celdas desea alinear. Posteriormente, en la

pestaña Presentación, en el grupo Alineación, encontrará las opciones para conseguir la

alineación horizontal (a la izquierda, derecha o centro) y la alineación vertical (arriba, en

medio de la celda o abajo).

12. DIBUJOS

PowerPoint 2007 le permite crear sus propios dibujos, partiendo de líneas o trazos de figuras

básicas o predefinidas. En este apartado se recogen las directrices para conseguir la inserción

de estos objetos en sus presentaciones.

12.1. LÍNEAS

Para insertar una, despliegue el botón Formas de la pestaña Insertar.

TEMA 4: POWERPOINT


67

Seleccione la línea que desee y dibújela con el ratón en la diapositiva que desee. Para ello,

haga clic en la diapositiva en el lugar en que desee que se ubique; verá cómo la figura se

despliega a medida que mueve el ratón. Para finalizar la inserción, haga clic en otro lugar de la

diapositiva.

Una vez insertada, puede modificar la forma ayudándose de la serie de puntos que rodean a

esta.

12.2. RECTÁNGULOS Y CUADRADOS

La inserción de estos elementos se realiza de forma similar a las líneas. Basta con elegir

estos elementos del apartado Rectángulos.



12.3. CÍRCULOS Y ELIPSES

En el apartado Formas Básicas puede acceder a las formas geométricas más comunes.

12.4. AUTOFORMAS

El concepto Autoforma, usado en versiones anteriores del paquete Office, pasó a llamarse

Forma en la versión 2007.

Así, todos los objetos insertados anteriormente, esto es, líneas, cuadrados, rectángulos,

círculos, elipses, etc. son formas.

Como puede ver al desplegar el menú Formas, existen prediseñados además otros objetos

que puede insertar fácilmente en su diapositiva, que quedan agrupados en:

Líneas.

Rectángulos.

Formas Básicas.

Flechas de Bloque.

Formas de Ecuación.

TEMA 4: POWERPOINT


69

Diagramas de Flujo.

Cintas y estrellas.

Llamadas.

12.5. SOMBRAS Y 3D

Una vez insertada una Forma en su presentación, puede incorporarle efectos profesionales

mediante una serie de estilos predefinidos que incluye el programa. Para ello, haga doble clic

en la Forma insertada. Puede comprobar cómo aparece la pestaña Formato. En ella, en el

grupo Estilos de Forma, despliegue el menú Efectos de forma. Haga clic sobre el efecto que

desee y este se aplicará sobre la forma seleccionada.

12.6. REGLAS Y GUÍAS

La regla y las guías le ayudarán a la alineación manual de objetos en las diapositivas.

Veamos cómo usarlas.

LAS REGLAS

Para hacer visibles las reglas, debe hacer clic en la pestaña Vista, en la opción Regla. Una

vez seleccionada, verá una regla horizontal y otra vertical, en caso de estar en vista Normal.



Con la regla puede saber a qué distancia sitúa cada objeto, ya que sobre las reglas aparece

una marca, mostrando la posición vertical y horizontal del puntero.

LAS GUÍAS

Son líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuarto secciones iguales. Con ellas

podemos conocer cuál es el centro de la diapositiva, a fin de llevar un reparto más equitativo de

la información. Evidentemente, son líneas que no aparecerán al imprimir o visualizar la

presentación.

Para mostrar las guías, despliegue el menú contextual, haciendo clic derecho sobre la

diapositiva, y seleccione la opción Cuadrícula y guías.

Aplicaciones informáticas para presentaciones: gráficas de información

Aparecerá una ventana como la siguiente:

Para activar la guías, señale la opción Mostrar guías de dibujo en la pantalla. Su

diapositiva se visualizará así:

TEMA 4: POWERPOINT


71

13. IMÁGENES

Actualmente, un documento potente visualmente incluye gráficos e imágenes que apoyan al

texto. Microsoft Office PowerPoint 2007 incorpora nuevas mejoras, que facilitan la inserción de

elementos gráficos con el texto.

PREDISEÑADAS E INSERTADAS

Insertadas

Para insertar una imagen procedente de un archivo de imagen en una presentación de

trabajo, haga clic inicialmente en el lugar del documento donde le gustaría insertar la imagen.

Posteriormente, dentro de la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, encontrará el botón

Imagen.

Al hacer clic en él, se abrirá una ventana, en la que debe establecer la ubicación de la

imagen a insertar.

Una vez buscada, haga clic en Insertar, y la imagen quedará situada en la diapositiva.

Prediseñadas

PowerPoint 2007 incorpora una biblioteca de imágenes vectoriales agrupadas por temas,

que puede incluir fácilmente en los documentos que cree, llamadas imágenes prediseñadas.

El hecho de que sean imágenes construidas con vectores favorece que pueda hacerlas más

grandes o pequeñas sin pérdida alguna de resolución.



Para insertar una imagen prediseñada, haga clic en el botón Imágenes prediseñadas dentro

de la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones.

A la derecha de la pantalla aparecerá el panel lateral de Imágenes prediseñadas.

Para buscar una imagen relacionada, introduzca la/s palabra/s que describan lo que busaca

en el apartado Buscar.

Al realizar búsquedas de imágenes, puede que el sistema solicite que inserte el disco de

Office 2007 para copiar la imagen a su disco duro.

La biblioteca se completa con una colección de estos gráficos, ubicada en el sitio de internet

de Office Online.

14. GRÁFICOS

Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones, por su facilidad para recoger

de una manera simple gran cantidad de información.

PowerPoint incorpora gran cantidad de gráficos, que puede usarlos de una manera sencilla.

CREACIÓN DE GRÁFICOS

Para insertar un gráfico en una diapositiva, únicamente tiene que pulsar el botón Gráfico de

la pestaña Insertar.

TEMA 4: POWERPOINT


73

Al pulsarlo, verá cómo se abre un cuadro de diálogo, en el que debe elegir el tipo de gráfico

que quiere mostrar. Seleccione uno.

A la izquierda, verá cómo aparecen Subtipos dentro del tipo de gráfico seleccionado. Elija

uno de ellos y pulse Aceptar.

PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y mostrará la hoja de datos de ejemplo, que

contiene las cantidades que representan el gráfico.

Tenga en cuenta que PowerPoint utiliza Excel para crear los gráficos, por lo que puede

utilizar todas sus características para su creación.

15. DIAGRAMAS

PowerPoint 2007 está diseñado además para poder crear diagramas en sus presentaciones,

mediante la herramienta SmartArt.



CREACIÓN DE ORGANIGRAMAS Y DIFERENTES TIPOS DE DIAGRAMAS

Para crear un organigrama, tiene que seleccionar la opción SmartArt, que se encuentra en

la pestaña Insertar. En ese momento aparecerá una ventana nueva, en la que debe seleccionar

el tipo de diagrama que prefiera y pulsar Aceptar.

Una vez insertado el organigrama, verá cómo en pantalla aparecen las pestañas Diseño y

Formato, con las que puede controlar todas las operaciones que puede realizar con el

organigrama.

APLICACIÓN PRÁCTICA

Vamos a insertar un organigrama con SmartArt, gobernado por un Director del que

dependan directamente tres departamentos: Departamento de publicidad, Departamento de

recursos humanos y Departamento de producción.

SmartArt se encuentra en la pestaña Insertar. Pulsamos y elegimos la opción Jerarquía.

Eliminamos los cuadros de texto que no sirven y escribimos el nombre en los que sí sirven.

TEMA 4: POWERPOINT


75

Por último, modificamos el aspecto de los cuadros de texto usando la opción Cambiar

Colores.

16. WORDART O TEXTO ARTÍSTICO

WordArt es una galería de estilos de texto que se pueden agregar a los documentos de

Microsoft Office 2007 PowerPoint para crear efectos decorativos, por ejemplo, texto sombreado

o reflejado.

Para insertar WordArt en la ficha Insertar en el grupo Texto, haga clic en WordArt y luego

en el estilo de WordArt que desee.

A continuación, escriba el texto en el cuadro Texto. Para ello, sobrescriba el texto "Escriba

aquí el texto".



También puede elegir la fuente, el tamaño, el color, etc. desde las pestañas Inicio y

Formato.

17. INSERCIÓN DE SONIDOS Y PELÍCULAS

Sonidos y películas son dos elementos multimedia que pueden ser incorporados a nuestras

presentaciones con PowerPoint 2007, dando un toque de animación al trabajo.

Para insertar un sonido, despliegue la opción Sonido, ubicada en la pestaña Insertar. Verá

que aparece un desplegable, que incorpora cuatro opciones:

Sonido de archivo, si tiene un archivo de audio en su equipo que quiere reproducir.

Sonido de la Galería multimedia, que usa sonidos almacenados en la galería de Office

2007 o en Office Online.

Reproducir pista de audio de CD, si quiere que la pista proceda de un disco compacto

insertado en su equipo.

Grabar sonido, mediante un dispositivo de voz.

Para modificar los parámetros (reproducción automática, volumen de la presentación,

repetición del sonido) utilice la nueva pestaña que aparece una vez haya insertado el sonido.

Para insertar una película, despliegue la opción Película, ubicada en la pestaña Insertar. Verá que aparece un desplegable que incorpora dos opciones:

TEMA 4: POWERPOINT


77

Película de archivo, si tiene un archivo de vídeo en su equipo que quiere reproducir.

Película de la Galería multimedia, que usa películas almacenados en la galería de

Office 2007o en Office Online.

De igual forma, para modificar los parámetros de reproducción de la película, utilice la nueva pestaña que aparece una vez la haya insertado.

18. RESUMEN

Los objetos que puede insertar en una presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 son

de diversa naturaleza.

La combinación de textos, dibujos, imágenes, gráficos, diagramas, textos artísticos, sonidos,

películas, etc. le ayudará a diseñar presentaciones que, manteniendo unos parámetros fijos de

diseño, harán muy visuales y amenas sus exposiciones, recogiendo una gran cantidad de

información y mostrándola de forma esquemática y visual a sus interlocutores.

CCCD05PPOINT.12T1

120516 TEMA 5DOCUMENTACIÓN DE LA PRESENTACIÓN

1. INTRODUCCIÓN

2. INSERCIÓN DE COMENTARIOS

3. PREPARACIÓN DE LAS NOTAS DEL ORADOR

4. RESUMEN

TEMA 5: POWERPOINT


81

TEMA 5

DOCUMENTACIÓN DE LA PRESENTACIÓN

1. INTRODUCCIÓN

Las notas del orador y los documentos para distribuir a los participantes son dos

componentes muy útiles de las presentaciones que proporciona PowerPoint.

Cada diapositiva tiene una página de notas que incluye una versión más pequeña de la

diapositiva y espacio para las notas del orador. Estas notas pueden imprimirse y, más tarde,

utilizarse como recordatorio de los puntos más importantes a desarrollar durante una

presentación. También se podrán imprimir documentos con dos o más diapositivas por página

en escala reducida, que ayudarán al público participante a seguir la presentación.

Tanto las páginas de notas como las páginas de documento disponen de patrones, donde se

podrán agregar los elementos que se deseen para que aparezcan en todas las páginas; se

podrá trabajar de la misa forma que con el Patrón de Diapositivas, dándoles formato según las

necesidades. Para mostrar solo el contenido de las diapositivas, se deben utilizar los

documentos; mientras que para incluir las notas del orador con las diapositivas, se deben

utilizar las páginas de notas.



2. INSERCIÓN DE COMENTARIOS

La inserción de comentarios no es exclusiva de procesadores de textos. Con PowerPoint

puede insertar este tipo de objetos, que le ayudarán a apuntar ciertos elementos explicativos o

aclaraciones de algunos aspectos de las diapositivas.

Para insertar un comentario, pulse el icono Nuevo Comentario, situado en la pestaña

Revisar.

Aparecerá un cuadro de diálogo en la diapositiva actual.

Escriba en el cuadro de texto el comentario que desee.

TEMA 5: POWERPOINT


83

Una vez que haya terminado, observará que en la diapositiva quedará habilitado el marcador

que muestra que esta diapositiva contiene un comentario.

Puede acceder a él, hay que hacer clic en el recuadro amarillo.

Cree una diapositiva sobre arquitectura. Sobre ella, inserte un comentario en el que sitúe la fecha y hora en que creó la presentación.

SOLUCIÓN

En un primer paso se abrirá un libro en blanco de Excel y se elaborará

una tabla como la anterior.

Inicialmente, creamos la diapositiva:



A continuación, insertamos el comentario:

3. PREPARACIÓN DE LAS NOTAS DEL ORADOR

Las páginas de notas se pueden confeccionar una vez que se haya finalizado la

presentación, o se podrán ir confeccionando a medida que se realiza cada una de las

diapositivas.

Para escribir las notas mientras se trabaja en una presentación, lleve a cabo el siguiente

procedimiento:

Haga clic en la opción Página de notas situada en la pestaña Vista, dentro del grupo Vistas de presentación.

Introduzca las notas en el cuadro correspondiente que aparece en la zona de trabajo.

TEMA 5: POWERPOINT


85

4. RESUMEN

El fin último de la realización de una presentación es la exposición ante un público.

PowerPoint cuenta con herramientas que le permitirán hacer más fácil la oratoria, entre las que

se incluyen la inserción de comentarios y las notas del orador.

CCCD06PPOINT.12T1

120515 TEMA 6DISEÑOS O ESTILOS DE PRESENTACIÓN

1. INTRODUCCIÓN

2. USO DE PLANTILLAS DE ESTILOS

3. COMBINACIÓN DE COLORES

4. FONDOS DE DIAPOSITIVAS

5. PATRONES

6. RESUMEN

TEMA 6: POWERPOINT


89

TEMA 6

DISEÑOS O ESTILOS DE PRESENTACIÓN

1. INTRODUCIÓN

PowerPoint ofrece la posibilidad de usar diversas herramientas de formato predefinid-, que le

ahorrarán gran cantidad de trabajo y darán a sus presentaciones un aspecto más profesional.

Mediante el uso de plantillas, patrones, fondos y combinaciones de colores, aumentará la

calidad de sus presentaciones con unos simples clics de ratón.

2. USO DE PLANTILLAS DE ESTILOS

Puede crear una presentación desde una plantilla predefinida, en lugar de comenzar desde

un patrón en blanco. Microsoft Office PowerPoint 2007 incorpora una batería de plantillas

predefinidas. Veamos cómo usarlas.



Acceda al botón Office y haga clic en Nuevo.

De esta forma, accederá al cuadro de diálogo Nueva presentación.

Con las opciones presentes, puede comprobar que puede iniciar una nueva presentación de

las siguientes formas:

Plantillas instaladas: abre un abanico de plantillas disponibles de forma predeterminada,

que puede usar sin más que hacer clic en alguna de ellas.

Temas instalados: abre una galería de temas preinstalados, que puede usar sin más

que hacer clic en ellos.

Mis plantillas: muestra la relación de nuestras propias plantillas. En principio, como

todavía no hemos guardado ninguna de ellas, la relación está vacía.

Nuevo a partir de existente: permite seleccionar cualquiera de nuestras presentaciones,

que se abren con todas sus diapositivas, pudiendo modificarlas en la forma habitual.

TEMA 6: POWERPOINT


91

3. COMBINACIÓN DE COLORES

Existen varios modos de controlar la apariencia de las diapositivas, una de ellas es a través

de la combinación de colores.

PowerPoint dispone de juegos básicos de ocho colores armónicos que pueden asignarse a

las diapositivas, a una diapositiva individual, a las páginas de notas o a los documentos que se

entregarán a los participantes de la presentación.

Cualquier combinación de colores consta de un color de fondo, un color para las líneas y el

texto, y otros seis colores diseñados para generar diapositivas fácilmente legibles.

Para ver la combinación de colores de una diapositiva, seleccione la diapositiva y, a

continuación, seleccione la pestaña Diseño y pulse el botón Colores del grupo Temas.

La plantilla de diseño incluye una combinación de colores predeterminada y las

combinaciones adicionales entre las que puede elegir, todas las combinaciones han sido

diseñadas para esa plantilla.

La presentación predeterminada o "en blanco" de Microsoft PowerPoint también contiene

combinaciones de colores.

Puede aplicar una combinación de colores a una diapositiva o a las diapositivas

seleccionadas, así como a notas y documentos.



Las combinaciones de colores se pueden modificar. Supongamos, por ejemplo, que utiliza a

menudo la misma plantilla de diseño, por lo que desea que tenga un aspecto un poco distinto,

así que decide cambiar el color de énfasis o el color del fondo, o bien, decide cambiar los

colores de la presentación para que coincidan con los colores de los temas de un evento, como

una feria.

Puede cambiar el color de uno o de todos los elementos de la diapositiva.

Al modificar una combinación de colores, el resultado es una combinación nueva, que se

incluye en el archivo de la presentación, de forma que se pueda volver a aplicar fácilmente.

Al cambiar un color, puede elegir entre la gama completa de opciones de color.

4. FONDOS DE DIAPOSITIVAS

El fondo de las diapositivas de una presentación es un parámetro configurable, que permite

multitud de opciones. Para acceder a ellas, haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de

la diapositiva donde no se encuentre ningún objeto y elija la opción Formato del fondo.

Se abrirá una ventana como la siguiente, en la que puede elegir entre diferentes opciones.

TEMA 6: POWERPOINT


93

Relleno sólido: sí quiere que el fondo de la diapositiva esté formado por un único color

uniforme.

Relleno degradable: si quiere que el fondo esté formado por varios colores, que se van

combinando de múltiples formas.

Relleno con imagen o textura: que le permite insertar una imagen o una textura, que

ocupará todo el fondo de la diapositiva.

Si colocamos como fondo una textura o una imagen en el cuadro de diálogo Dar color de fondo, es aconsejable hacer clic en Imagen de su lateral izquierdo, que ofrece la opción de

cambiar su color y ajustar su brillo y contraste.

Observe que puede, además, ocultar los gráficos de fondo haciendo clic en la opción Ocultar gráficos de fondo, destinada para ello.

Por último, puede dar un diseño más profesional a su presentación si inserta una imagen y

posteriormente aumenta su transparencia con respecto a los objetos que en la diapositiva se

encuentran, usando el botón Transparencia.

Vamos a crear una diapositiva desde una presentación en blanco sobre delfines. En primer lugar, introduciremos un texto a modo de título en un cuadro de texto. Después, insertaremos debajo un objeto de imagen que contenga una foto de un delfín. Por último, atribuiremos un color sólido azul al fondo de la diapositiva.

SOLUCIÓN

El primer paso será abrir un documento en blanco e insertar el texto en

un cuadro de texto:



Después, insertamos la imagen:

Por último, establecemos el azul como color de fondo:

5. PATRONES

Un patrón de diapositivas es la diapositiva principal en una jerarquía de diapositivas, que

guarda toda la información sobre el tema y los diseños de diapositiva de una presentación,

incluidos el fondo, el color, las fuentes, los efectos, los tamaños de los marcadores de posición

y las posiciones.

Toda presentación contiene, al menos, un patrón de diapositivas.

Los patrones de diapositivas se pueden cambiar, y el principal beneficio de modificar y usar

patrones de diapositivas es que así se pueden hacer cambios de estilo generales y aplicarlos a

cada diapositiva de la presentación, incluidas aquellas que se agreguen a la presentación

después.

TEMA 6: POWERPOINT


95

Cuando usa un patrón de diapositivas, ahorra tiempo, ya que no será necesario escribir la

misma información en más de una diapositiva. Los patrones de diapositivas resultan

especialmente útiles cuando se tienen presentaciones extremadamente largas, con muchas

diapositivas.

Dado que los patrones de diapositivas afectan a la apariencia de la presentación entera, para

crear y editar los patrones o los correspondientes diseños, se trabaja en la vista Patrón de diapositivas.

DISEÑOS ASOCIADOS CON EL PATRÓN DE DIAPOSITIVAS

Cuando se modifican uno o más de los diseños asociados a un patrón de diapositivas,

básicamente se está modificando el patrón de diapositivas. Aunque el diseño de cada

diapositiva se configura por separado, todos los diseños asociados con un patrón de

diapositivas dado contienen el mismo tema (combinación de colores, fuentes y efectos).

Cuando active la vista Patrón de diapositivas, verá que cada patrón de diapositivas tiene

asociados varios diseños predeterminados. Lo más probable es que no se usen todos los

diseños provistos. El usuario elegirá de entre los diseños disponibles aquellos diseños que sean

más adecuados para presentar la información.

Puede crear una presentación que contenga uno o más patrones de diapositivas, guardarla

como archivo de plantilla de PowerPoint (.potx o .pot) y después usarla para crear otras

presentaciones.



6. RESUMEN

Las plantillas predefinidas que el programa incorpora y las que puede obtener fácilmente

mediante una conexión a Internet darán un aspecto visual a sus presentaciones, que seguro

que usted no conseguirá hasta que se convierta en un usuario avanzado del programa.

Sin embargo, habrá comprobado cómo PowerPoint no solo cuenta con estas plantillas como

método de optimización del trabajo. Fondos, patrones y combinaciones de colores le ayudarán

a aplicar formato a sus presentaciones de una manera uniforme y rápida.

CCCD07PPOINT.12T1

120515 TEMA 7IMPRESIÓN DE DIAPOSITIVAS EN DIFERENTES

SOPORTES

1. INTRODUCCIÓN

2. CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA

3. ENCABEZADOS, PIES Y NUMERACIÓN

4. CONFIGURACIÓN DE LOS DISTINTOS FORMATOS DE IMPRESIÓN

5. OPCIONES DE IMPRESIÓN

6. RESUMEN

TEMA 7: POWERPOINT


99

TEMA 7

IMPRESIÓN DE DIAPOSITIVIAS EN DIFERENTES SOPORTES

1. INTRODUCCIÓN

En muchas ocasiones, antes o después de la exposición de nuestra presentación, es

habitual entregar al público asistente cierta documentación escrita, como una referencia para

seguir la exposición. Nuestro programa de presentaciones nos facilita sobremanera la tarea de

preparar esta documentación, ya que permite imprimir las diapositivas, el esquema de la

presentación, las páginas de notas, etc.

2. CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA

En la pestaña Diseño encontrará el botón Configurar Página. Si lo pulsa, aparece un cuadro

de diálogo, en el que encontrará los siguientes apartados:



Tamaño de diapositivas para: le permite configurar algunos tamaños específicos de las

diapositivas en pantalla, en papel, o incluso en transparencia.

Ancho y alto: le permite afinar las dimensiones de las diapositivas.

Numerar las diapositivas desde: le permite iniciar la numeración en una diapositiva

específica.

Aplicaciones informáticas para presentaciones: gráficas de información

Orientación de la diapositiva: puede seleccionar si distribuir la diapositiva vertical u

horizontalmente.

Notas, documentos y esquema: le permite configurar la orientación vertical u horizontal

de estos apartados.

3. ENCABEZADOS, PIES Y NUMERACIÓN

Un encabezado y píe de página es un texto que, escrito una única vez en una diapositiva

de una presentación, se repetirá en todas las que lo compongan.

Para crear los encabezados y pies de página, debe abrir la ficha Insertar y elegir las opción

adecuada del grupo Texto, que es la llamada Encabezado y pie de página.

1401

TEMA 7: POWERPOINT


101

Cuando haga clic en el botón Encabezado y pie de página, encontrará las siguientes

opciones en el cuadro de diálogo que aparece:

Casilla Fecha y hora, que le ofrece dos posibilidades para introducir una fecha en la

presentación: insertar una concreta (activando Fija y escribiendo la fecha), o dejar que

PowerPoint muestre la fecha actual del sistema (Actualizar automáticamente), en cuyo

caso debe desplegar el formato de fecha y hora mediante el menú desplegable.

Active la casilla Número de diapositiva si quiere que aparezca el número de la

diapositiva en la que esté activa.

Si quiere insertar además un Pie de página, debe activar la casilla que con este título

aparece en el cuadro de diálogo.

La última opción, No mostrar en diapositiva de título, le permite omitir todos estos

datos en la primera diapositiva de la presentación, para que así nada distraiga la atención

de su público.

Por último, pulse Aplicar si quiere que la configuración establecida se aplique a la diapositiva

activa, o Aplicar a todas si lo que desea es que se aplique a todas las de la presentación.

4. CONFIGURACIÓN DE LOS DISTINTOS FORMATOS DE IMPRESIÓN

4.1. ARCHIVOS DE TEXTO

PowerPoint nos ofrece la posibilidad de enviar a Word el material que conforma nuestra

presentación. Una vez en Word, puede realizar todos los cambios de edición que considere

oportunos.

Para ello, siga la siguiente ruta:

Botón Office —> Publicar --> Crear documento de Microsoft Office Word



Se abrirá un cuadro de diálogo, en el que debe seleccionar la disposición de los elementos

del documento.

En la sección inferior, decida si la información traspasada se incrusta en el documento Word

que se va a crear, esto es, se pega o se vincula (se pega como vínculo).

Haga clic en Aceptar. Tras unos instantes, se generará un nuevo documento en Word que

incluye nuestra presentación.

4.2. ARCHIVOS PDF Y XPS

Suponga que quiere enviar la presentación por correo electrónico a una persona para que la

imprima en papel, o bien que lo que desea es insertarla en una Web para su descarga.

En ambos casos, puede proceder como anteriormente se comentó, presentado este método

dos problemas:

Es posible la modificación del documento, por lo que no se garantiza su integridad.

Las personas que no posean MS Word no podrán acceder a su apertura.

Como solución a esta problemática, surgió el formato PDF, que permite la visión de

documentos no modificables en distinto sistemas operativos.

TEMA 7: POWERPOINT


103

Hasta la aparición de Windows Vista, el tipo PDF dominó el mercado de manera única; sin

embargo, Microsoft sacó al mercado un formato propio con características similares: el XPS

(XML Paper Specification).

Las presentaciones de los documentos XPS y PDF son muy similares. Para crear un

documento XPS, acceda a:

Botón Office --> Imprimir

Despliegue la lista Nombre y seleccione la impresora Microsoft XPS Document Writer.

Haga clic en Aceptar. Se abrirá un cuadro de diálogo, en el que debe escribir el nombre del

archivo resultante y decidir su ubicación.

Pulse Guardar y se generará el documento XPS, que contiene sus diapositivas.

5. OPCIONES DE IMPRESIÓN

Cuando desee obtener una copia impresa de nuestra presentación, debe hacer clic en:

Botón Office -> Imprimir

Pulse Impresión rápida si quiere imprimir con los parámetros predeterminados por el

programa.

La opción Vista preliminar ofrece la posibilidad de realizar cambios en la configuración de la

impresión, además de ofrecer una imagen idéntica al diseño de su impresión.

Por último, el botón Imprimir de este grupo con el mismo nombre abre un cuadro de diálogo

como el siguiente:



En él destacamos:

Nombre, donde debe seleccionar, de entre las impresoras que están instaladas en su

equipo, con cuál desea llevar a cabo el trabajo de impresión.

En la sección Intervalo de impresión establezca si desea imprimir todas las diapositivas,

solo la actual, las correspondientes a una presentación personalizada, o solo algunas

diapositivas.

En la sección Copias determine el número de copias a realizar, y se si intercalan o no.

En la sección inferior, indique qué va a imprimir (diapositivas, documentos, etc.) y cómo

(en color, escala de grises, etc.). Además, también puede cambiar las opciones de la

Vista preliminar.

Cuando considere que todo está a su gusto, haga clic en Aceptar y espere a la conclusión de

la tarea de impresión.

Vamos a crear una presentación sobre algún deporte. Usando las herramientas vistas anteriormente, mostraremos la Vista preliminar de la presentación en escala de grises.

SOLUCIÓN

En primer lugar, creamos la presentación. En este caso, sobre fútbol

sala.

TEMA 7: POWERPOINT


105

Mediante las opciones de impresión, accedemos a la Vista preliminar de

impresión, seleccionando en el botón Opciones, escala de grises.

6. RESUMEN

Finalizado el trabajo de creación de diapositivas, es muy corriente entregar a sus

interlocutores, responsables o conferenciantes una copia exacta de las diapositivas en papel,

enviárselas vía correo electrónico, insertarlas en una web, etc.

En este capítulo se han tratado las opciones que el programa posee para exportar sus

trabajos de presentación a formatos tan comunes en la red como el PDF o el XPS, y para

imprimir sus presentaciones en papel, ayudándose de una impresora.

CCCD08PPOINT.12T1

120515 TEMA 8PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS

1. INTRODUCCIÓN

2. ANIMACIÓN DE ELEMENTOS

3. TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVAS

4. INTERVALOS DE TIEMPO

5. CONFIGURACIÓN DE LA PRESENTACIÓN

6. CONEXIÓN A UN PROYECTOR Y CONFIGURACIÓN

7. ENSAYO DE LA PRESENTACIÓN

8. PROYECCIÓN DE LA PRESENTACIÓN

9. RESUMEN

TEMA 8: POWERPOINT


109

TEMA 8

PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS

1. INTRODUCCIÓN

La animación de objetos y textos es, sin duda, una de las características que hacen más

divertidas y personales las presentaciones, y que le ayudarán a mantener la atención de

aquellas personas que, atentas, le escuchan en su exposición.

2. ANIMACIÓN DE ELEMENTOS

Las opciones de animación se encuentran ubicadas en la pestaña Animaciones. Dentro de

ella, y una vez seleccionado el objeto a animar, pulse el botón Personalizar animación del

grupo Animaciones.



Hecho esto, aparecerá en pantalla el panel de Personalizar animación, en el que

encontrará el botón desplegable Agregar efecto, con el que usted elegirá el efecto que quiere

aplicar. Además, puede seleccionar la trayectoria exacta de movimiento de objeto,

seleccionándola en el menú Trayectorias de desplazamiento.

Note que puede usar el botón Quitar para eliminar alguna animación que haya aplicado a un

texto y objeto.

En la lista desplegable Inicio puede seleccionar cuándo quiere que se aplique la animación:

al hacer clic con el ratón, después de la diapositiva anterior, etc.

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del

mismo. La Velocidad suele ser una característica común, por lo que puede controlarla en casi

todas las animaciones que aplique a un objeto.

La lista que aparece debajo de la velocidad le muestra las distintas animaciones que ha

aplicado a los objetos de la diapositiva.

El botón Reproducir le muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que

ha aplicado.

TEMA 8: POWERPOINT


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3. TRANSICIÓN DE DIAPOSITIVAS

La transición de diapositivas le permite definir el modo en que va a producirse el paso de una

diapositiva a la siguiente, mediante efectos visuales de gran calado estético.

Para aplicar la transición a una diapositiva, despliegue la pestaña Animaciones y seleccione

una de las opciones de Transición a la diapositiva activa.

Existen, como comprobará, multitud de diseños para definir estas transiciones.

Puede, además, indicar la velocidad de transición entre ellas mediante la lista desplegable

Velocidad de transición o añadirle un sonido de transición, eligiéndolo en la lista Sonido de transición.

Note que en la sección Avanzar a la diapositiva puede configurar su presentación, a fin de

que pase a la siguiente diapositiva al hacer clic con el ratón, o automáticamente tras un tiempo

de espera que es también configurable.

4. INTERVALOS DE TIEMPO

Es importante estudiar detenidamente mediante ensayos el tiempo necesario para poder

exponer cada diapositiva.

En la pestaña Presentación con diapositivas, elija la opción Ensayar intervalos.

Observará que la presentación comienza a reproducirse, apareciendo en la parte superior

izquierda un contador, que cronometra el tiempo que tarda en pasar de una diapositiva a otra

mediante clics de ratón.

En el contador encontrará, de izquierda a derecha, los siguientes botones:

Un primer botón, representado por una flecha hacia la derecha, que le permite pasar a la

siguiente diapositiva.



Un botón de pausa de ensayo, representado por dos barras paralelas.

El último de los botones úselo para repetir la diapositiva, poniendo a cero el cronómetro

de la diapositiva.

Finalizado el ensayo, el programa le preguntará si quiere conservar esos intervalos para

aplicarlos a cada diapositiva de la presentación.

En caso afirmativo, verá que aparece una pantalla en la que se muestran las diapositivas que

componen la presentación, junto a los tiempos empleados para exponerlas.

Vamos a crear una presentación sobre la historia o los componentes de un ordenador. Haremos un ensayo de presentación y conservaremos los intervalos deseados para cada diapositiva.

Finalizado el proceso, mostraremos la pantalla en la que se muestran todas las diapositivas que componen la presentación, junto a los tiempos empleados para exponerlas.

SOLUCIÓN

En primer lugar, creamos la presentación. En este caso, sobre

informática:

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Ensayamos los intervalos de tiempo:

Por último, mostramos el resumen de diapositivas junto al cronómetro de

intervalos por diapositiva:

5. CONFIGURACIÓN DE LA PRESENTACIÓN

Puede establecer una configuración más específica de nuestra presentación mediante el

cuadro de diálogo que le aparecerá al hacer clic en Configuración de la presentación con diapositivas, situado en el grupo Configurar en la ficha Presentación con diapositivas.

En la sección Tipo de presentación debe decidir cómo se va a mostrar la presentación al

público. Sea cual sea la elección, inicie la presentación pulsando F5.



5.1. PRESENTACIÓN CON ORADOR

La opción que aparece por defecto es la Realizada por un orador (pantalla completa), donde

este debe estar presente durante la exposición.

Puede optar por la siguiente opción que aparecen en el cuadro de diálogo: Examinada de forma individual (ventana), que permite presentar la presentación en una ventana, por lo que

es útil si se va a entregar a otra persona.

Es muy recomendable que, en caso de optar por esta opción, active la casilla Mostrar barra de desplazamiento para facilitar el desplazamiento por la presentación.

5.2. PRESENTACIÓN EN EXPOSICIÓN

La tercera opción que se le presenta en cuadro de diálogo es Examinada en exposición (pantalla completa), que debe elegirla cuando entregue una presentación autoejecutable. En

este caso, no estará disponible la barra de herramientas emergente ni el menú contextual.

Debe saber que, si su presentación va a ser autoejecutable, es imprescindible que introduzca

los intervalos automáticos de transición o los botones adecuados de acción. En caso contrario,

la presentación no pasará de la primera diapositiva.

El resto de opciones que puede ver en la ventana son:

Mostrar diapositivas, donde puede especificar las diapositivas que se visual izarán.

Opciones de presentación, donde determinará si se reproduce continuamente hasta

que pulse la tecla [Esc], si se escucha la narración y si anulamos las animaciones.

Avance de diapositivas, donde elegirá sí la transición de una diapositiva a la siguiente

es manual o estará regida por intervalos de tiempo anteriormente guardados.

Resolución de la presentación, donde puede elegir el número de puntos de imagen.

Por último, debe tener presente que si cuenta con dos monitores conectados al equipo

con el que va a mostrar la presentación, tiene disponible la vista Moderador, que ofrece

diversas herramientas para facilitarle el control de la presentación, como son miniaturas,

vista previa, etc.

5.3. PRESENTACIONES PERSONALIZADAS

Puede crear presentaciones personalizadas a partir de una única presentación para

adaptarla á distintas audiencias. Las presentaciones personalizadas son grupos de diapositivas

que se pueden presentar independientemente de toda la presentación; o grupos de diapositivas

con un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic

para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una

página Web en una intranet).

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PRESENTACIÓN PERSONALIZADA BÁSICA

Por ejemplo, en el caso de que exponga una presentación a dos departamentos de una

empresa y la presentación incluya cinco diapositivas. Puede crear una presentación

personalizada denominada "Departamento A" para el primer grupo, que incluya solo las

diapositivas 1, 3 y 5; y crear otra denominada "Departamento B" para el segundo grupo, que

incluya las diapositivas 1, 2, 4 y 5. Aunque siempre puede ejecutar la presentación con

diapositivas en el orden de la secuencia original.

6. CONEXIÓN A UN PROYECTOR Y CONFIGURACIÓN

Una vez finalizada la presentación, puede ser que tenga que exponerla ante un auditorio,

para lo que es conveniente que se ayude de un proyector. Aunque existen gran cantidad de

modelos en el mercado, casi todos comparten unas características comunes, por lo que su

conexión y configuración son similares.

Los pasos a seguir para llevar a cabo este proceso son:

1.- Conecte la toma de corriente del proyector a la red eléctrica.

2.- Conecte un extremo macho del cable VGA a la salida de pantalla de su equipo

informático (normalmente un portátil), y su otro extremo macho a la toma "INPUT", "PC",

"COMPUTER", situada en el proyector.



3.- Encienda el proyector y espere unos instantes a que arranque y la lámpara tome la

temperatura adecuada.

4.- Encienda el equipo informático y espere a que el Sistema Operativo arranque. Si todo ha

ido bien, se producirá una sincronización perfecta entre el portátil y el proyector, que

mostrará proyectado el contenido de su escritorio.

Puede modificar la visualización de la presentación para que solo se vea proyectada,

para que se vea proyectada y en el equipo informático simultáneamente, o para que se

vea exclusivamente en el portátil. Si no ha conseguido una sincronización perfecta o

quiere cambiar el modo de visualización, pulse a la vez las teclas [Fn] + [F51 en el

portátil.

La combinación de teclas [Fn] + [F5] depende del equipo, pudiéndose encontrar esta

función en una ubicación similar. Consulte el manual de la computadora.

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5.- Una vez esté a su gusto, puede enfocar el proyector mediante la ruleta o botón que

desplaza la lente, para que la imagen gane en nitidez

7. ENSAYO DE LA PRESENTACIÓN

Los moderadores y conferenciantes que observan las grabaciones de sus propias

presentaciones suelen sorprenderse al ver que hablan demasiado rápido, dicen "eh" y titubean

demasiado, no vocalizan claramente, "hablan" en exceso con las manos y se inclinan con

frecuencia. También se sorprenden al ver cómo suenan sus voces en los oídos de otras

personas.

Probablemente no existe ningún modo de evitar la impresión que da el escuchar nuestra

propia voz, pero existen métodos de ensayo de las presentaciones de Microsoft PowerPoint

para que le ayuden a corregir los otros problemas.

Algunas recomendaciones son las siguientes:

Ensaye en voz alta. Hable siempre en voz alta cuando practique la presentación y hable

en el mismo volumen que utilizará cuando la realice. Hablar en voz alta es la única forma

de reconocer las palabras o las frases mal pronunciadas con las que se le puede trabar la

lengua. Si espera a estar realizando la presentación para emplear el volumen de voz

máximo, el sonido y la sensación pueden resultarles poco familiares.

Ensaye en la sala donde realizará la presentación. Practicar la presentación en el

mismo sitio en la que la llevará a cabo servirá para que se familiarice con la sala, y le

ayudará a sentir que está realizando la presentación en ese momento. Si la sala en

cuestión no está disponible, practique en la sala más parecida que lo esté.

Ensaye con las diapositivas. Una habilidad que tiene que tener un orador con éxito es

la capacidad de coordinar las palabras que va diciendo con la presentación de

PowerPoint. Si practica con los dos elementos, se familiarizará y adquirirá experiencia.

Corrija las diapositivas en el lugar y en el momento en que surja un problema. Y

recuerde: ninguna audiencia disfruta con una presentación en la que lo que habla el

orador es lo que está leyendo palabra por palabra en las diapositivas.



Ensaye los intervalos. Es importante que los oradores nunca se excedan del tiempo

asignado y que siempre dejan unos minutos al final para las preguntas. Es, por lo tanto,

una buena idea el practicar el intervalo de los elementos de audio y vídeo; con

PowerPoint resulta fácil gracias al comando Ensayar intervalos en el menú Presentación

con diapositivas. A medida que realiza la presentación y hace clic en el mouse (ratón)

para pasar de una diapositiva a otra, PowerPoint realiza un seguimiento del tiempo que

pasa, tanto en cada diapositiva como en toda la presentación en general.

Ensaye con un compañero. Los oradores principiantes se dan cuenta de que, al

ensayar delante de un compañero, identifican problemas de los que antes no eran

conscientes. Incluso un compañero que no sea un experto en el tema de la presentación

puede aconsejar al orador sobre los nervios, la terminología o frases malsonantes, así

como si el discurso es demasiado lento o rápido, o bien si el volumen es muy alto o muy

bajo. Si es posible proyectar las diapositivas de PowerPoint durante el ensayo, el

compañero podrá también dar su opinión sobre elementos clave como transiciones,

gráficos, tipos y tamaños de fuente, y elementos de vídeo. Lo que un orador pretende que

sea una transición o animación interesante puede convertirse en una distracción y la

persona que está observando puede darse cuenta de esto rápidamente.

Ensaye delante del espejo. El verse en un espejo mientras está ensayando es

especialmente útil para percibir los detalles más pequeños: verá los resultados

inmediatamente en tiempo real, no después. Puede detenerse tanto como desee y repetir

cualquier secuencia, ya sea corta o larga, tantas veces como necesite.

Grabe el ensayo. La forma más completa de ver su propia presentación es grabarla. Por

supuesto, podrá realizar una grabación con solo audio, pero en ese caso solo obtendrá

información del modo en que suena y no podrá ver cómo han quedado las diapositivas o

cómo se le ve a usted. Una grabación de la presentación completa, realizada desde la

mitad de la sala o auditorio, le proporcionará una imagen clara de lo que verá y

escuchará la audiencia.

Otra forma de grabar el ensayo es mediante el software de grabación de pantalla, que se

utiliza la mayoría de las veces para capturar y realizar presentaciones para las audiencias en la

pantalla. Un producto de terceros que podrá adquirir es Camtasia Studio 3.0 de TechSmith

Corporation. Camtasia Studio incluye grabación imagen por imagen, con lo que podrá mostrar

simultáneamente al orador y a las diapositivas de PowerPoint en pantalla.

Con una cuidada preparación, un contenido estudiado e interesante, y

ensayo suficiente, una estupenda presentación de PowerPoint estará

definitivamente a su alcance

TEMA 8: POWERPOINT


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8. PROYECCIÓN DE LA PRESENTACIÓN

Existen una serie de normas y pautas que le ayudarán a presentar su trabajo con éxito.

8.1. LA AUDIENCIA

Es muy importante conocer enfrente de quién estará en el momento de la exposición,

teniendo siempre presentes aspectos como:

Qué perfil tiene: edad, sexo, nivel social y cultural, etc.

Qué espera de la presentación: entretenerse un rato, obtener datos precisos, que las

explicaciones le sirvan para solucionar un problema en su empresa, etc.

Qué conocimiento tiene del tema: no sabe nada, es un experto en la materia, tiene una

vaga referencia, etc.

8.2. EL OBJETIVO DE LA PRESENTACIÓN

Estructure la presentación, ahora que posee un conocimiento previo de sus interlocutores.

Divídala en tres partes diferenciadas:

Introducción, en la que se destacarán los objetivos y puntos clave de la presentación.

Desarrollo de cada uno de los puntos.

Cierre, con las conclusiones que responden a las preguntas o dudas iniciales.

8.3. LOS SECRETOS DE UN BUEN ORADOR

A fin de vencer el miedo escénico que cualquier exposición pública conlleva, tiene que ser

consciente de que el público no espera que sea perfecto. Es exigente, pero por lo general

bastante comprensivo.

Cuide al máximo los elementos de la comunicación verbal y no verbal:

Establezca contacto visual con el auditorio: mire a los ojos a alguna de las personas del

público, pero cambie de individuo de vez en cuando y de un lado a otro de la sala, para

que nadie se sienta ignorado.

Gesticule para acompañar las explicaciones con expresiones, pero sin exagerar.

Marque el ritmo del discurso: haciendo hincapié con los gestos, el tono de voz, los

silencios, etc., en aquellas ideas clave que nos gustaría que el público recordara.

Hable con seguridad, con voz fuerte y clara, sin titubeos ni rodeos.



8.4. LOS ERRORES

Un buen orador debe enfocar su discurso de acuerdo con las necesidades de su audiencia, y

evitar errores como:

Hablar en voz baja y no vocalizar bien.

Leer la presentación: el público espera del ponente que le proporcione mucho más de lo

que aparece en la documentación escrita.

Extenderse excesivamente.

Llevar el tema poco preparado.

Acabar súbitamente la conferencia, sin ofrecer conclusiones: el público pensará que "falta

algo".

Abusar del PowerPoint: es muy útil, pero no debe cobrar más protagonismo que el

ponente.

Evitar el turno de preguntas. El público valorará mucho que el conferenciante responda a

sus preguntas y escuche casos personales. Eso aumenta notablemente su satisfacción.

9. RESUMEN

La animación de elementos y transición de diapositivas son dos de los componentes que

más personalidad le aportarán a su presentación.

En este capítulo ha aprendido a usar estas herramientas. Sin embargo, no debe abusar de

efectos espectaculares que puedan distraer al auditorio a la hora de exponer la presentación.

Cuide aspectos tan importantes para su éxito como la configuración de los equipos, el

ensayo de la exposición y los elementos de comunicación verbal y no verbal.

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