CUENTAS POR COBRAR

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRARFACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN

FINANZAS CORPORATIVAS

EQUIPO 5OBJETIVOEl objetivo de este trabajo es conocer la importancia de las cuentas por cobrar dentro de una entidad, as como tambin conocer y aplicar las estrategias de administracin de cuentas por cobrar con eficacia y oportunidad, de tal manera que le permita a la empresa el manejo ptimo de las variables de poltica de crdito comercial concedido a clientes y polticas de cobro, para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez

OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAREl objetivo de las cuentas por cobrar es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crdito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes. Est relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRARVentas efectuadas a crditoConservar los clientes actuales y atraer nuevosLa mayora de las empresas manufactureras deben conceder crditos

Polticas de crditoEstablecer los lineamientos para determinar si se extiende el crdito a un cliente y por cunto se le debe conceder.Procedimientos para el cobro de las cuentas pendientes cuando stas se vencen.

Anlisis de crdito

Carcter (reputacin): El historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones financieras, contractuales y morales.Capacidad:La disposicin del solicitante de pagar el crdito solicitado. El anlisis de los estados financieros con nfasis sobre el ndice de liquidez y el de endeudamiento son normalmente empleados para determinar la capacidad del solicitante.Capital: La solidez o situacin financiera del solicitante se refleja por la disposicin de su propiedad.Garanta colateral:La cantidad de los activos que el solicitante tiene disponibles para asegurar el crdito. Cuanto mayor sea la cantidad de activos disponibles, ms ser la oportunidad de que un otorgante de crdito recupere sus fondos en el supuesto de que el solicitante no cumpla con el pago.

Procedimiento de cobro

Se puede enviar una carta o recordatorio Una llamada telefnicaSe puede enviar la cuenta a una agencia de cobranza

El procedimiento de cobranza puede ser costoso debido a los gastos en los que se incurre y por la prdida del crdito mercantil, pero se requiere por lo menos cierta firmeza para evitar una prolongacin indebida del periodo de cobranza entre los costos y para reducir las prdidas directas.

ADMINISTRACIN FINANCIERALa administracin financiera puede considerarse como una forma de la economa aplicada que se funda en alto grado en conceptos econmicos. La administracin financiera tambin toma cierta informacin de la contabilidad, que es igualmente otra rea de la economa aplicada

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERAPara poder maximizar el precio de mercado de las acciones mediante un adecuado equilibrio del riesgo y del rendimiento, el administrador financiera deber cumplir con tres funciones bsicas: planeacin financieraadministracin de activosobtencin de fondos.

Rara vez estas funciones estarn exclusivamente bajo la responsabilidad del administrador financiero. Puesto que las polticas financieras generalmente afecta a los dems departamentos, otros funcionarios intervendrn tambin en el proceso de toma de decisiones.

PRINCIPALES FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR FINANCIEROEn aos recientes el papel del director financiero se ha ampliado para incluir la totalidad de la empresa.Entre las principales funciones del administrador financiero se encuentran:1. - Planeacin y preparacin de pronsticos. 2. - El administrador financiero est relacionado con las decisiones de inversin y de financiamiento de la empresa y sus interacciones. 3. - Interactuar con otros administradores del negocio para apoyar a la empresa a operar en la forma ms eficiente posible. 4. - El uso de los mercados de dinero y de capitales. 5. - Anlisis financiero. 6. - Manejo de la estructura financiera de la empresa7.- Determinacin de la estructura de activo de una empresaADMINISTRACIN FINANCIERA DEL CAPITAL DE TRABAJOLa administracin del capital de trabajo incluye la administracin de todos los tipos de activos y pasivos corrientes de la empresa.Es muy probable que el administrador financiero tenga que dedicar mayor tiempo a la administracin del capital de trabajo que a cualquier otra actividad, esto es, por que los activos circulantes, por su propia naturaleza estn cambiando diariamente y es necesario que se tomen decisiones administrativas.

Entre los principales activos circulantes estn:El efectivo o cajaLos valores negociablesLas cuentas por cobrarLos inventarios.

ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL CAPITAL DE TRABAJOLa administracin de las cuentas por cobrar forma parte de la administracin financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo ptimo de variables tales como polticas de crdito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros. Generalmente en la empresa la inversin en cuentas por cobrar representa una inversin muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformarn en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

Objetivos de la administracin financiera de cuentas por cobrar

1-Fijar el lmite mximo de inversin en cuentas por cobrar.2- Establecer lmites mximos por clientes. 3- Establecer condiciones del crdito en forma clara. 4- Evitar al mximo contar con cartera vencida. 5- Abatir costos de cobranza. 6- Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se convierta en una carga adicional, a los egresos por concepto de cobranza, dando como resultado que sea un costo no controlable.

Es uno de los mdulos mas importantes, la diversidad de criterios permite una amplia variedad de reportes y consultas de informacin.ANTIGEDAD DE SALDOS.

RANGO DE FECHAS

Permite la consulta un rango de fechas, que puede iniciar desde el primer documento con la primer fecha aun sea el documento mas antiguo segn el criterio seleccionado.

CLIENTES Podemos solicitar el reporte ordenado por el cliente.

VENDEDOR.Se puede solicitar el reporte ordenado con las cuentas por cobrar de uno o varios vendedores.

CORPORATIVO.Se puede elegir uno o varios corporativos, para obtener las cuentas por cobrar del o los corporativos elegidos.

FACTURA.

Reporte y consulta de las cuentas por cobrar pendiente ordenadas por numero de documento.Se encuentran ordenadas por clave de documento.DETALLE DEL PAGO.

Se obtiene en combinacin con el criterio analtico activado, muestra cada uno de los pagos a un documento o factura.

CUENTAS POR COBRAR.PAGADAS. Muestra solo las facturas pagadas.

PENDIENTES. Muestra solo las facturas pendientes de cobro.

TODAS. Muestra todos los documentos pagados y pendientes de cobro.FORMA DE PAGO. EFECTIVO. Reporte de las facturas y documentos con la forma de pago efectivo.

TARJETA DE CREDITO. Reporte de facturas y documentos con la forma de pago en tarjeta de crdito.

TODAS. Reporte con todo tipo de pago.

EL REPORTE MUESTRA INFORMACION DE LOS SIGUIENTES CAMPOS.Serie Numero de documentoClienteFecha de emisinImporteFecha de vencimientoDas vencidosPor vencerTotal de documento

PROCEDIMIENTO DE COBRANZALa empresa debe determinar cul ser su poltica de cobro y como la aplicara. Como sucede en el caso de las condiciones y los plazos de crdito, el planteamiento del cobro puede estar en funcin del sector o su entorno de la competencia.

El monitoreo del crditoimplica la revisin constante de las cuentas por cobrar de una empresa a efecto de determinar si los clientes estn pagando segn las condiciones estipuladas del crdito..

Las empresas deben monitorear los crditos de forma individual y tambin en su conjunto, el monitoreo individual sirve para determinar si cliente paga puntualmente y evaluar si el cliente si esta dentro de los limites de crdito

Las tres tcnicas ms mencionadas para el monitoreo de las cuentas por cobrar son:

PERIODO PROMEDIO DE COBRO: este representa el nmero promedio de das que las ventas a crdito estn pendientes de pago.Ecuacin: Periodo promedio de cobro=cuentas por cobrar /ventas promedio por da

ANTIGEDAD POR LAS CUENTAS POR COBRAR: la empresa debe clasificar las cuentas por cobrar en grupos con base en su fecha de origen con esto se produce un calendario que indica las fracciones del saldo total de las cuentas por cobrar que han estado pendientes durante el periodo.

MONITOREO DEL PATRN DE PAGOS: el periodo promedio de cobro y la antigedad de las cuentas por cobrar son excelentes tcnicas para monitorear si las ventas son relativamente constantes.

Mtodo o Descripcin del Proceso El proceso en cuestin se inicia a partir del envo de una factura a un cliente, tarea realizada por el Administrativo de Facturacin y Procesos. Dicho envo se realiza segn la formalidad declarada por cada cliente en sus propios procedimientos de recepcin de facturas y pago de proveedores. Durante el perodo de vigencia de las facturas emitidas, el Encargado de Gestin de Cobranzas recopila la informacin de correcta recepcin por parte del cliente.

Una vez se cuenta con el respectivo registro de recepcin por parte del cliente, el Encargado de Gestin de Cobranzas inicia la gestin de contacto telefnico para solicitar fecha de compromiso de pago de sta. Este contacto telefnico debe realizarse a ms tardar 5 das previo vencimiento del respectivo documento.

En caso que una factura cumpla 20 das de vencimiento y se encuentre an impaga, se despachar una carta informativa firmada por el Jefe Departamento Soporte Administrativo, la cual se har llegar al cliente a travs de la Unidad de Secretarias de la Gerencia Comercial. En esta carta se solicita formalmente al cliente que regularice su situacin a la brevedad posible.

BIBLIOGRAFA