Determinacion de cuentas de mayor.

Gestion > Definiciones > Finanzas > Determinacin de cuentas de mayor

En esta pantalla se definen la mayor parte de las cuentas involucradas en todas

las transacciones de SAP Business One. En esta pantalla se definen las cuentas

que comnmente se usaran para todos los documentos de marketing (compras,

ventas, inventarios) .

Definicion del codigo de impuesto.

Gestin > Definiciones > Finanzas > Impuesto > Clases de impuesto.

Para cada impuesto se deben de

definir sus cuentas contables, estas cuentas contables pueden variar por cada

uno de los impuestos definidos.

Definicion del codigo de impuesto.

Gestin > Definiciones > Finanzas > Impuesto > Retencin de impuesto.

Al igual que los impuestos, la retencin de impuestos lleva asignacin de cuentas

de mayor.

Definicin de gastos adicionales.

Gestin > Definiciones > General > Gastos adicionales

Los gastos adicionales ya sea por ingresos o por costos adicionales se les debe

anexar su correspondiente cuenta contable.

Definicin de bancos propios.

Gestin > Definiciones > Gestin de Bancos > Cuentas de banco propio.

Definicin de tarjetas de crdito.

Gestin > Definiciones > Gestin de Bancos > Tarjetas de crdito

Definicin de grupos de artculos.

Gestin > Definiciones > Inventario > Grupo de artculos.

Definicin de almacenes.

Gestin > Definiciones > Inventario > Almacenes.

Hay documentos de marketing y operaciones de stock, que solo validan las

cuentas contables relacionadas a almacenes o grupo de artculos como:

Entrega cliente

Devolucin cliente

Entrega de mercanca proveedor

Devolucin de mercanca proveedor

Operaciones de inventario (entrada, salida o transferencia de mercanca)

Recordemos que SAP Business One solo vlida cuentas contables de control,

cuando el documento crea un asiento en el diario y cuando se tiene configurado

el control de los lmites de crdito y las cantidades comprometidas.

Como solucionamos estos mensajes de error

En esta seccin veamos como podemos solucionar problemas de este tipo, lo

cual lo veremos en dos partes.

Solucionar mensajes de error de lineas

Imaginemos un caso de una entrada de mercanca de proveedores. Al momento

de que querer agregar dicha entrada obtenemos el siguiente Horror digo error:

No se ha definido cuenta de stock [pedido entrada mercanca - filas - cdigo

almacn] [line:3] ,'A0003'

Que podemos deducir de este mensaje:

Nos falta una cuenta de mayor.

El problema esta relacionado a una linea del documento.

El problema viene entonces de la asignacin de cuentas por almacn, por

articulo o grupo de articulos, dependiendo la configuracin que tengamos.

Y por ultimo sabemos que el articulo "A0003" es el del problema

Para arreglar el problema vamos a los datos maestros del articulo A0003, vamos a

la pestaa Datos de inventario y verificamos la opcin Fijar cuentas contables

por, en el ejemplo que hice este articulo lo tengo por nivel de articulo buscamos

en las cuenta del articulo A0003 y vemos que la cuenta de existencia de un

almacn nos hace falta.

Nota.-Para que los campos de las cuentas sean visibles, tienen que ir a

parametrizaciones de formulario(engranes) para habilitar que se muestren todos

los campos relacionados a la gestin de cuentas.

En este ejemplo la solucin fue fcil y la causa del error es fcilmente

identificable. En resumen podemos sacar las siguientes conclusiones:

El mensaje de error indico claramente en donde estaba en problema

Buscamos el articulo y vimos que al visualizar todas sus cuentas de mayor

faltaba una de las cuentas involucradas en la transaccin

Una vez que definimos esta cuenta se puede generar de manera correcta la

entrada de mercanca y su asiento contable correspondiente.

Otros mensajes de error distintos en lineas de documento.

Consideremos un caso mas complejo. Para seguir estos pasos previamente

haremos los siguiente:

Se creara una cotizacin (recordemos que este documento no revisa cuentas).

Se creara un entrega a clientes en base a la cotizacin que creamos

previamente.

Se copia a una factura la entrega a clientes que acabamos de hacer

Ok supongamos que ahora al momento de crear la factura obtenemos el

siguiente error:

La cuenta de impuestos no existe

En este caso el el error es muy claro, hay un impuesto que estamos usando en

una liena del documento que no tiene una cuenta de impuesto de ventas

asociada. Hagamos un poco de investigacin para localizar el error. Vayamos a

Gestin > General > Finanzas > Impuesto > Clase de impuesto. Seleccionamos la

clase a la que pertenece nuestro impuesto y vemos los siguiente:

Como vemos, un impuesto que esta aplicando en la factura de ventas que

queremos crear le hace falta su cuenta contable por lo tanto SAP nos informa del

error al querer crear dicho documento. Despus de asignar la cuenta

correspondiente para ese impuesto podemos crear el documento sin ni un

problema.

Ahora si ay que vimos ejemplificados algunos de los problemas mas comunes en

las lineas de un documento pasemos a los siguientes tipos de errores. Estos

errores son los errores de cabecera o de pie de documento, as que para no darle

mas vueltas a este asunto continuemos.

Problemas de cabecera

Como lo hemos estado mencionando anteriormente, cuando un error al crear un

documento que crea un asiento contable no menciona textualmente la palabra

linea, line o en el idioma que tengan configurado su SAP. El error esta indicando

falta de cuentas contables ya sea en la cabecera o en el pie de documento.

Supongamos este ejemplo. Queremos hacer una solicitud de anticipo de clientes,

creamos un documento parecido al que se muestra en la siguiente imagen. Al

querer crear el documento. SAP nos regresa el siguiente error.

Anticipo cta. acreedor/deudor no definido.

Si analizamos con detenimiento este error a diferente de los que hemos visto en

este y en el post anterior, no nos esta indicando un nmero de linea, por lo que

nuestra bsqueda se centrara en otra parte. Y el mismo mensaje de error es el

que no gua dicindonos que la cuenta faltante esta en alguna parametrizacin

del cliente.

Por lo tanto vamos a los datos maestros del Socio de Negocios. Inmediatamente

a la parte que tenemos que ir a buscar es en la pestaa de Finanzas. Una vez ahi,

damos clic, vemos que la parte de Cuentas de compensacin de anticipos y en

cuentas asociadas, no hay cuentas contables que hagan referencia a el control de

anticipos.

Una vez que asignemos las cuentas correspondientes, actualizamos la

informacin del cliente y podremos realizar nuestros anticipo a clientes sin

ningn problema.

Problemas de pie de documento.

Esperando que hasta aqu no haya ni un problemas ahora veremos, como un

manejar los problemas de cuentas contables en pie de documentos. Estos casos

se dan, cuando un documento de marketing maneja gastos adicionales y estos no

cuentas con las cuentas contables correctas.

Para ejemplificar esto ahora creemos una facutra con un gasto adicional de por

concepto de fletes veamos el error que nos arroja SAP.

No existen registros coincidentes. 'Cuentas de mayor (OACT)'...

Como vemos este error ha sido el menos claro de todos, podramos deducir de

manera rpida siguiendo todos los antecedentes que hemos visto en este y en la

parte I. Pero como aqu estamos propiciando un error con algo nuevo (gasto

adicional) ya sabemos por donde atacar este error. Para ver por que un gasto

adicional nos esta provocando este error iremos a Gestion > Definicin > General

> Gastos adicionales

Vemos que nuestro gasto adicional llamado Flete no esta configurada ni una de

las cuentas contables necesarias para hacer la transaccin. Una vez configurados

correctamente los gastos adicionales no tendremos ningn problema en crear la

factura con su gasto adicional.