- El balance.

- La cuenta de pérdidas y ganancias.

- El estado de cambios en el patrimonio neto. Deja de ser obligatorio y se elimina de la formulación de las cuentas anuales para las empresas que usen el PGC pymes y el PGC modelo abreviado.

- Estado de flujos de efectivo. Deja de ser obligatorio para las empresas que apliquen el PGC pymes y el PGC modelo abreviado

- La memoria.

CUENTAS ANUALES

CUENTAS ANUALES. INTRODUCCIÓN.

Las cuentas anuales son una serie de documentos dentro de la empresa que sirven para

dar a conocer la situación económica y financiera de la empresa.

Los documentos que conforman las cuentas anuales son los siguientes:

El balance ordena las partidas de activo y pasivo que hemos estado viendo a lo largo del

contenido del Máster. Cabe recordar que el activo nos informará de la situación

económica de la empresa, es decir, todas aquellos bienes y derechos que generan

rendimientos económicos en la empresa.

El Pasivo estará formado por todas aquellas cuentas que generan una obligación de la

empresa para con terceros. Es, junto al patrimonio neto, el que nos informará de la

estructura económica de la empresa.

Por su parte, el Patrimonio Neto lo podemos definir como aquella diferencia existente

entre el activo y el pasivo de una empresa. El Patrimonio nos muestra información del

valor de la empresa.

BALANCE

Veamos un Balance completo:

Estamos viendo las partidas que forman parte del Activo no corriente, aquellos bienes y

derechos que van a permanecer en la empresa por un tiempo superior a un año.

A continuación, en el Activo corriente, aquellas partidas que forman los bienes y

derechos a corto plazo.

En el Haber de la empresa vamos a ver en primer lugar el Patrimonio Neto

Con el Pasivo, en primer lugar, veremos aquellas cuentas que son obligaciones de la empresa a largo plazo:

Y para finalizar el pasivo no corriente, como ya sabemos, nos informará de esas obligaciones de la

empresa a las que tienes que hacer frente en un plazo inferior al año.

Cabe recordar que existe un modelo abreviado para aquellas empresas que cumplan los

requisitos en virtud de lo dispuesto en el artículo 257 de la Ley 1/2010 de Sociedades de

capital:

a) Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros.

b) Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de

euros.

c) Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea

superior a cincuenta.

Perderán el derecho de presentar balance abreviado si incumplen durante dos años

consecutivos al menos dos de las circunstancias comentadas en el párrafo anterior.

Una vez tenemos realizado todos los asientos contables que afectan a las cuentas de

gastos (grupo 6) y de ingresos (grupo 7), haremos el asiento de pérdidas y ganancias.

Consiste en saldas las cuentas de ingresos y gastos y el resultado (positivo o negativo),

llevarlo a la cuenta 129 Resultado del ejercicio, de forma que:

- Dejaremos a cero las cuentas de gastos y de ingresos.

- El resultado contable después de ingresos será lo que conste en la cuenta 129.

Este asiento es previo al cierre del ejercicio contable.

Si tenemos más ingresos que gastos, el resultado contable después de impuestos será

positivo, y al ser una cuenta de patrimonio neto, quedará el apunte al haber.

Si tenemos menos ingresos que gastos, el resultado contable después de impuestos

será negativo, y quedará el apunte a la 129 al debe.

Finalmente, todas las partidas se recogerán en el siguiente documento.

CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS El siguiente documento de las cuentas anuales que veremos es las Cuenta de Pérdidas

y Ganancias.

a) El total de las partidas del Activo sea igual o menor a once millones

cuatrocientos mil euros (11.400.000,00 €). A tal efecto, se entiende por “total

activo” el total que figura en el modelo del balance.

b) El importe neto de su cifra anual de negocios ha de ser menor a igual a

veintidós millones ochocientos mil euros (22.800.000,00 €).

c) El número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio ha de ser

menor o igual a 250.

d) Las sociedades perderán la facultad de formular cuenta de pérdidas y ganancias

abreviada si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las

circunstancias a que se refiere el párrafo anterior

Al igual que veíamos con el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias dispone de un

documento abreviado que podrán utilizarlo aquellas empresas que cumplan con el

artículo 258 de la Ley 1/2010 de Sociedades de Capital. Deberán cumplir, al menos, dos

de los siguientes requisitos:

El estado de flujos de efectivo lo podemos definir como un estado que informa sobre la

utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos

equivalentes clasificando los movimientos por actividades e indicando la variación neta

de dicha magnitud en el ejercicio.

No tendrán la obligación de presentar este documento aquellas empresas que puedan

presentar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria abreviados.

Existen tres tipos de flujos de efectivo:

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO El estado de cambios en el patrimonio neto será el tercer documento que vamos a ver de las cuentas anuales. En este documento se van a recoger el resultado económico del ejercicio de operaciones imputadas al Patrimonio Neto, es decir, las cuentas de ingresos y gastos de los grupos 8 y 9. Deja de ser obligatorio y se elimina de la formulación de las cuentas anuales para las empresas que usen el PGC pymes y el PGC modelo abreviado.

Deja de ser obligatorio y se elimina de la formulación de las cuentas anuales para las empresas que usen el PGC pymes y el PGC modelo abreviado.

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

a) Flujos de efectivo de las actividades de explotación.

b) Flujos de efectivo de las actividades de financiación.

c) Flujos de efectivo de las actividades de inversión.

El último documento que vamos a ver es la memoria. Aquí se completa y se amplía la

información que hemos visto en los documentos anteriores. En el contenido de la

memoria se recogerán:

MEMORIA

1. Actividad de la empresa.

2. Bases de presentación de las cuentas anuales.

3. Aplicación de resultados.

4. Normas de registro y valoración.

5. Inmovilizado material.

6. Inversiones inmobiliarias.

7. Inmovilizado intangible.

8. Arrendamientos y otras operaciones de naturaleza similar.

9. Instrumentos financieros.

10. Existencias.

11. Moneda extranjera.

12. Situación fiscal.

13. Ingresos y gastos.

14. Provisiones y contingencias.

15. Información sobre medio ambiente.

16. Retribuciones a largo plazo al personal.

17. Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.

18. Subvenciones, donaciones y legados.

19. Combinaciones de negocios.

20. Negocios conjuntos.

21. Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones

interrumpidas.

22. Hechos posteriores al cierre.

23. Operaciones con partes vinculadas.

24. Otra información.

25. Información segmentada.

Una sociedad tiene tres meses desde la fecha de cierre de ejercicio para formular las

cuentas anuales, desde dicha fecha tiene tres meses para aprobarlas y un mes más

para depositarlas en el Registro Mercantil.

La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro

del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de

celebración de la Junta en la que se aprueban.

En el caso de presentaciones telemáticas es necesario precisar lo siguiente:

- Si la recepción del envío se produce con diario de presentación abierto (9:00 a

17:00 horas), se presentarán a la hora de su recepción; si la recepción del envío es

de 17:00 a 8:59 horas se presentarán a las 9:00 horas del primer día hábil

siguiente.

- Si la recepción se produce en festivo, se presenta el día hábil siguiente a las 9:00

horas.

El Registro Mercantil informa al ICAC en enero del año siguiente de las empresas que no

han depositado las cuentas anuales y será cuando se proceda a sancionar por ello.

El incumplimiento del deber de depositar dentro de plazo da lugar a la imposición de

una multa a la sociedad, que puede oscilar entre 1.200 a 60.000 euros, por el Instituto

de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al

procedimiento establecido reglamentariamente, pudiendo elevarse dicha multa

dependiendo del volumen de facturación. Estas infracciones prescriben a los tres años.

- Las sociedades que pueden formular balance abreviado podrán omitir en la

Memoria las indicaciones que reglamentariamente se determinen.

En cualquier caso, deberá suministrarse la información requerida en la indicación primera,

quinta, sexta, décima en lo referente al número medio de personas empleadas en el

curso del ejercicio, y, decimocuarta, decimoquinta, decimonovena y vigesimoprimera.

PRESENTACIÓN Y PLAZOS

Además, la falta de depósito conlleva el cierre del registro para la sociedad incumplidora.

Así lo determina el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil en su artículo 378.

Esto significa que el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento hasta que, con

carácter previo, se practique el depósito, excepto los ceses o dimisión de

Administradores.

También cabe la posibilidad de presentar la memoria abreviada aquellos que cumplan

con lo dispuesto en el artículo 261 de la Ley 1/2010 de Sociedades de Capital, que dice lo

siguiente:

Para hacer las Cuentas Anuales debemos de descargarnos el programa de Depósito

Digital del año en cuestión.

Necesitamos la siguiente documentación:

- Impuestos de Sociedades del ejercicio a presentar y del anterior.

- Las escrituras de constitución de la sociedad.

Pasos para la elaboración:

1. Dos opciones para registrar los datos identificativos:

Primera: Si tenemos el archivo .zip de las CCAA del ejercicio anterior nos ahorramos

mucho tiempo ya que podemos exportar los datos. Para ello, entramos en el Depósito y

pinchamos sobre Importar y validar huella de un fichero en formato D2 y buscamos el

fichero que debemos de tener guardado en la carpeta del cliente

/contable/CCAA/ejercicio x.

Por tanto, la falta de depósito, al conllevar el cierre de la hoja registral, imposibilita el

depósito de las cuentas de ejercicios posteriores.

GESTIÓN Y ELABORACIÓN

Segunda: Indicamos los datos identificativos del principio:

Gerentes, Directores Generales o Liquidadores, así como la disolución de la sociedad y

el nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o

administrativa.

• NIF

• Forma jurídica

• Denominación social

• Domicilio social

• Municipio

• Provincia

• Código Postal

• Teléfono

• Dirección de contacto email

• Actividad de la empresa

• Personal asalariado

• Presentación de cuantas anuales (fecha y número de páginas)

• Microempresa (marcamos si corresponde)

Seleccionamos el tipo que corresponda: PYME, normal, abreviada (PYME es el más común)

Indicamos: nombre del depósito (nombre de la empresa), CIF, ejercicio y descripción (de

nuevo nombre de la empresa)

Ahora rellenamos los datos generales:

4. Nos sale una pantalla que tendremos que darle a siguiente y nos saldrá la siguiente

pantalla que tendremos que darle a Finalizar:

5. Ahora debemos de pinchar de nuevo en Formulario/Presentación depósito

digital/presentación telemática/telemática mixta y elegimos la ruta donde se nos van a

guardar los archivos. Debemos de elegir la carpeta del cliente /contable/CCAA/ejercicio

x

6. Cuando ya las tenemos hechas tenemos que tener los siguientes documentos

guardados en la carpeta del cliente /contable/CCAA/ejercicio x:

2. Una vez importado/registrado, debemos de rellenar los datos del ejercicio actual con

el Impuesto de Sociedades presentado (lo vemos en el vídeo).

3. Cuando ya tengamos las Cuentas Anuales preparadas y sin errores debemos de

pinchar el Formulario/Generar huella digital:

- La carpeta de las CCAA elaboradas que se encuentra en la siguiente ruta:

C/usuarios/acceso público/documentos públicos y ahí dentro habrá una carpeta por

cada año, entrar en la del año que queremos y coger la carpeta de nuestro cliente.

- El archivo. Zip.

- La huella de la certificación.

- Las CCAA que debemos de imprimir para tenerlas guardadas y mandárselas al cliente

en caso de solicitarlas, desde Formulario/Imprimir.

- El acta de certificación de las CCAA. Esta acta debe de estar rellena se la debemos de

enviar al cliente para que sea firmada por el/los administradores.

7. Rellenamos la certificación del acta de aprobación de las Cuentas Anuales:

- Los datos iniciales tienen que ser de la sociedad y del administrador:

- En certifico se deben de poner la fecha de la aprobación, la provincia, los datos del

ejercicio a presentar y el resultado con su aplicación.

- En Igualmente certifico se deben señalar las casillas que se muestran. Lo más importante de este

documento es el código de la huella que viene en el documento de la instancia huella. En este pdf no se puede poner, así que cuando lo guardemos debemos de abrir el pdfedit para añadirlo. Este documento debe firmarlo el administrador.

Son muchos los casos encontrados en los que el Registrado Mercantil ha denegado la

inscripción de las cuentas; les ofrecemos algunos ejemplos:

1. Presentación en España de cuentas redactadas en el idioma propio de Estado

extranjero:

En el caso de una empresa, sucursal en España de una sociedad matriz italiana, la DGRN

(Res. de 7 de enero de 2011) confirma la negativa del Registrador. Es necesario que las

cuentas depositadas se redacten en castellano como lengua oficial del Estado o en la

lengua cooficial de la Comunidad Autónoma donde radique el Registro.

2. No acreditar la debida convocatoria de la junta general que aprobó las cuentas

La DGRN en resolución de 20 de marzo de 2015, confirmó la calificación negativa del

Registrador, cuando no se acreditó por la sociedad la convocatoria de la Junta General

que debía aprobar las cuentas.

3. Falta de visado o visto bueno del presidente del consejo en la certificación de

acuerdos

NOTAS DE DEFECTO Y SUBSANACIÓN

8. Una vez elaboradas, presentaremos las cuentas telemáticamente. (La presentación

supone un coste de tasas, que habrá de pagar el cliente, o según tengamos acordado)

Mediante resolución de 28 de abril de 2016, la DGRN dio por buena la calificación negativa

de la registradora para inscribir las cuentas anuales de una sociedad que no contenían

el visto bueno del presidente del consejo de administración. La calificación del registrador

para tener por depositados los documentos contables se extiende a la comprobación de

que los presentados reúnen los requisitos formales exigidos, y, por ende, que la

certificación del acuerdo social aprobatorio de las cuentas ha sido expedida por persona

que tenga facultad para ello y su cargo certificante se halle inscrito; para realizar dicha

comprobación, por tanto, es imprescindible que conste la identidad de quien expide la

certificación presentada.

4. Traslado del domicilio de la sociedad a otra provincia

Según indica la DGRN en resolución de 17 de enero de 2017, cuando la sociedad traslada

su domicilio a otra provincia se produce el cierre del Registro de origen para trasladar al

Registro de destino en el que se ha inscrito todas las inscripciones relativas a la

sociedad. La competencia y el Registro legitimado para practicar el depósito de cuentas

es aquél en el que la sociedad figura inscrita. En este caso se confirma la calificación

negativa de la registradora.

5. Acuerdo de aprobación sin el voto de la mayoría

La DGRN, mediante resolución de 19 de enero de 2017 confirmó la nota de calificación del

registrador que denegó el depósito de cuentas anuales. Los estatutos de una sociedad

mercantil constituyen su norma suprema, debiendo ser respetados mientras no sean

modificados, de modo que no puede entenderse como válidamente adoptado el acuerdo

de aprobación de cuentas cuando, como en este caso, no cuenta con el voto favorable

de la mayoría prevista estatutariamente.

6. Defectuosa convocatoria de la junta general

La DGRN, en resolución de 18 de febrero de 2015, confirmó la nota de calificación del

registrador mercantil por la que se rechaza el depósito de cuentas de una sociedad

anónima por ser defectuosa la convocatoria de la junta general en la que se adoptó el

acuerdo de aprobación. Se produjo una infracción del derecho de información de los

socios. Ausencia total y absoluta de cualquier referencia a ese derecho en la convocatoria.

7. Falta de certificación de que las cuentas presentadas se corresponden con las

auditadas

En un caso de empresa en concurso, la Dirección General de Tributos (Res. de 6 de julio

de 2016) confirma la negativa de la registradora a depositar las cuentas anuales, pues a

pesar de la declaración de concurso y la apertura de la fase de liquidación sigue

manteniéndose la obligación de someter las cuentas a auditoría.

8. Falta e inscripción de ampliación de capital

Mediante resolución de 28 de febrero de 2005, la DGRN confirmó la denegación del

registrador mercantil de depositar las cuentas anuales a una empresa que no inscribió

una ampliación de capital que realizó. No se practicó la inscripción porque el capital social

indicado en las cuentas no correspondía con el que constaba inscrito en el Registro.

9. Falta de presentación en los modelos oficiales

Las cuentas anuales deben presentarse en los modelos oficiales establecidos, así lo

señaló la DGRN mediante resolución de 29 de 2007. Dicha resolución confirmó la negativa

del Registrador a depositar las cuentas a una mercantil. Los citados modelos oficiales

normalizados se facilitan en los propios Registros Mercantiles

10. Falta de certificación de la huella digital

En un caso de depósito de cuentas anuales mediante presentación telemática, el

registrador denegó el depósito por falta de certificación de la huella digital. No obstante,

la DGRN, mediante resolución de 17 de octubre de 2013, revocó la calificación. Al haberse

hecho la presentación de las cuentas a depósito mediante comunicación

telemática tanto del archivo electrónico que las contiene como del que contiene el

certificado del acuerdo de aprobación, se genera automáticamente una huella digital por

el sistema que queda incorporada a la documentación y, en consecuencia, no cabe

exigirla de nuevo.

Sólo en el supuesto de que se haga la presentación telemática del archivo que contiene

las cuentas sin acompañamiento del que contiene el certificado del acuerdo, será preciso,

si este último se acompaña posteriormente en formato papel, que se haga en él mismo

mención expresa del código alfanumérico que representa la huella digital a fin de

establecer la oportuna correspondencia.

Para subsanar unas cuentas ya depositadas tendremos en cuenta si el error es de

transcripción o de tipo contable.

En el caso de que fuese un error de transcripción bastará con la presentación de una

certificación expedida por el órgano de administración que indique el error, su

subsanación y la solicitud al Registrador para que lo incorpore en el depósito ya

practicado, acompañando en su caso los documentos con los datos correctos.

Por otro lado, si es un error contable, será necesario la celebración de una nueva Junta

que apruebe las cuentas y una nueva certificación con todos los requisitos necesarios,

en la que conste que se presentan unas nuevas cuentas y se detallen los defectos

detectados en las primeras. Esta certificación se acompañará de todos los documentos

necesarios para un correcto depósito. Ambas presentaciones quedarán depositadas en

el Registro.