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Cuadro General de Clasificación Archivística


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Ley Federal de Archivos Art. 19, Fracción l

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“Este es un documento controlado propiedad del OPMA, prohibida su reproducción parcial o total sin previa autorización”

ÍNDICE

Página

1 Presentación 3

2 Objetivo 5

3 Metodología 6

4 Políticas para dar de alta o baja series documentales 10

5 Marco legal 13

6 Descripción del Cuadro general de clasificación archivística 17

7 Desarrollo del Cuadro general de clasificación archivística 19

8 Hoja de cierre y ventajas del Cuadro general de clasificación archivística 28

9 Anexos 29


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1. PRESENTACIÓN La memoria documental de una institución se genera en el ejercicio de sus funciones. El uso y aprovechamiento de la información que producen y reciben cada una de las áreas del Organismo Promotor de Medios Audiovisuales (OPMA) requiere de una efectiva sistematización que refleje las acciones que tienen delegadas para el cumplimiento de los fines institucionales. En este sentido y con la conciencia de que los archivos reúnen información insustituible que constituye el testimonio del actuar institucional, al tiempo que son la base sobre la que descansan la transparencia y el derecho de acceso a la información, el OPMA se ha ocupado en organizar y sistematizar su fondo documental. Esta acción implica la clasificación archivística de los documentos y expedientes de acuerdo a una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados o recibidos, proporcionando la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto. Mediante el uso del Cuadro General de Clasificación Archivística se dará uno de los pasos más importantes para la organización de los archivos del OPMA que, conjuntamente con los demás instrumentos y procedimientos archivísticos asegurarán la preservación y accesibilidad de la información que genera cotidianamente este Organismo. Este tema ha sido contemplado en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental que establece como uno de sus objetivos mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos y en la Ley Federal de Archivo. De la misma forma se estableció que el OPMA asegurará que el Archivo Institucional se organice, describa y conserve mediante la atención de principios, metodología y estándares internacionales en el campo de la archivística y con apoyo de las tecnologías de la información, de conformidad con los lineamientos aplicables. Igualmente se especifica que conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística se llevará a cabo la organización del Archivo Institucional, asegurando la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos. En virtud de lo anterior, el Organismo elaboró el presente Cuadro General de Clasificación Archivística, en el cual se establecen los criterios para garantizar una eficiente clasificación de los documentos que genera y recibe el OPMA.


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Es importante definir que el Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que refleja la estructura documental de una dependencia o entidad, en base a sus atribuciones y funciones. El cuadro de clasificación, como representación estructurada del conjunto documental que se clasifica y de sus divisiones, tiene propósitos muy claros; entre otros: 1) servir como herramienta que permita la ejecución o materialización del proceso de clasificación archivística; 2) describir y sistematizar las relaciones lógicas entre las agrupaciones documentales, lo cual permite la ejecución de operaciones controladas para la organización de los fondos y sus divisiones; 3) ser usado — en combinación con otros instrumentos de control archivístico, como los inventarios — para la efectiva localización y recuperación de la información de los archivos. Por lo tanto, la clasificación archivística se aplica desde la primera etapa del ciclo vital de los documentos, ya que constituye la fase de tratamiento documental que tiene por objeto el análisis de la información contenida en un fondo de archivo y su estructura conceptual en un sistema objetivo y estable.


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2. OBJETIVO Contar con un instrumento de control que refleje la estructura documental del OPMA, el cual servirá para ubicar los documentos de archivo dentro del nivel documental al que corresponda, en apego a la normatividad en la materia. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2.1. Establecer un esquema de clasificación documental que cuente con una estructura lógica basada en las funciones y atribuciones de las áreas del OPMA, a través de la cual puedan agruparse los expedientes homogéneos que van produciéndose.

2.2. Mejorar el control de la documentación para su pronta localización, a efecto de

garantizar el derecho de acceso a la información.

2.3. Organizar, describir y vincular los expedientes de archivo.

2.4. Atender las disposiciones normativas en materia de organización de archivos a través de la elaboración, validación e implementación del Cuadro General de Clasificación Archivística.


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3. METODOLOGÍA Para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística es imprescindible llevar a cabo una metodología archivística, la cual consiste realizar una investigación preliminar sobre la historia institucional del Organismo, conocer su misión, visión y objetivos, establecer el sistema de clasificación por funciones y definir las secciones y series documentales. Para la ejecución de este proceso, se deben observar los pasos siguientes: Identificación

• Se identificaron las atribuciones del Organismo, sus objetivos y estrategias, así como la estructura interna, mediante el análisis de su Decreto de Creación y funciones, los procesos o subprocesos, las operaciones específicas y sus etapas.

• Se investigó la historia institucional del Organismo.

• Se realizó un diagnóstico de la situación de los archivos.

• Se identificó la documentación o información institucional y la normatividad que

regula la estructura orgánica, las atribuciones y las funciones del Organismo.

• Se designaron a los Responsables de Archivo de Trámite de cada área.

• Se capacitó a los Responsables de Archivo de Trámite de cada área (y/o a Suplentes) con el objetivo de concientizar y/o sensibilizar sobre la importancia de la organización de los archivos, a través de los cursos taller: “Sistema Institucional de Archivos” y “Archivo de Tramite”.

• Se efectúo un levantamiento de información a través de la entrevista a cada

responsable de archivo, mediante el llenado del formato de “Cédula de identificación de series y prevaloración documental” (previa explicación para su llenado), dicha cédula está diseñada en base a las normas internacionales de descripción archivística: Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR (CPF), la Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF, y el Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental emitido por el Archivo General de la Nación (AGN). (Anexo 1)


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• El levantamiento de información consistió en una descripción en tres etapas: descripción de los productores (áreas y/o personas) que generan o reciben la información, descripción de la función que genera la información y la descripción del contenido informativo de las series documentales, donde los Responsables de Archivo de Trámite de cada área (y/o a Suplentes) requisitaron dicho formato.

• Por lo anterior, y en apego a los Manuales Genéricos de la SFP y al revisar las

funciones (estructura funcional) del Organismo, se ubicaron los macro-procesos o funciones comunes, que llevan a cabo las áreas de Recursos Materiales, Recursos Humanos, Recursos Financieros y Tecnologías de la Información; así como las áreas de Comunicación Social, Jurídico, Transparencia y Archivos. En consecuencia las secciones y series documentales que se dieron de alta, se apegan al Cuadro General de Clasificación Archivística por Funciones Comunes del AGN, respetando títulos y códigos.

• Así mismo, con base en las atribuciones del Organismo (por Decreto de creación), y

al revisar sus funciones (estructura funcional), y manuales sustantivos, se ubicaron las funciones, actividades y operaciones sustantivas, para determinar las secciones, series y subseries en su caso, donde los títulos son unívocos y se basan en la terminología de las funciones y no en las denominaciones de las áreas.

• Se identificó la documentación generada por cada área, los asuntos y tipos

documentales, el universo aproximado o total de expedientes, así como la forma de integración de los documentos en expedientes, que forman cada serie documental. Al mismo tiempo, se identificaron y separaron los documentos de comprobación administrativa y de apoyo informativo, de los documentos de archivo.

• Una vez identificadas las series, a través de la Cédula de identificación de series y

prevaloración documental, se detalló el alcance y contenido (descripción) de cada una de ellas. Asentar esta información en la estructura - formato del Cuadro, es de gran apoyo para las áreas administrativas, ya que facilita la comprensión del esquema jerárquico documental, y permite la adecuada clasificación de los expedientes.

Nota: la descripción de las series no es limitativa, sino por el contrario podrá ir adaptándose a la nueva información o documentación que vaya generándose.


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Jerarquización • Se definió el sistema de clasificación a aplicar, que en apego a lo dispuesto por el

AGN, es el sistema funcional de clasificación.

• Se implementó el “Cuadro General de Clasificación Archivística de Funciones Comunes” emitido por el Archivo General de la Nación, para dar de alta las series que componen las funciones comunes, con el fin de que existan criterios homogéneos de clasificación y de descripción en todas las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

• Se utilizaron para la jerarquización de las categorías documentales, la denominación

de las funciones de más alto nivel hasta las operaciones más concretas (función-actividad-operación), en torno a las cuales es posible ubicar racional, continua y sistemáticamente a dichas categorías.

• Se seleccionaron y/o crearon en su caso, las secciones y series documentales, con

base en atribuciones, funciones y/o actividades comunes (adjetivas) o sustantivas (específicas).

Codificación

• Se asignaron las claves o códigos y las nomenclaturas de cada nivel de descripción, apegándose al modelo establecido por el AGN, en búsqueda de la homogenización de las secciones y series comunes y sustantivas, bajo un esquema lógico, accesible y aplicable a los niveles documentales o de descripción, así como en su utilización para identificar los documentos.

• La codificación para las secciones y series comunes se identifican con un número y la letra C, tal cual lo establece el AGN, por lo que se tienen doce secciones comunes (1C a 12C) y sus respectivas series.

• La codificación para las secciones y series sustantivas se apega al modelo del AGN, donde a partir de la primera sección sustantiva, vuelve a iniciar el 1 y se utiliza la letra “S”, seguido de números consecutivos para las series o subseries, cabe señalar que se identificaron cinco secciones sustantivas (1S a 5S) y sus respectivas series.


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Validación • Se aprobó y validó el Cuadro general de clasificación archivística, por parte de la

Coordinación de Archivos y el Comité de Información. Formalización

• Se elaboró e instrumentó el Cuadro general de clasificación archivística, en apego a las disposiciones establecidas por el AGN.

• Se formalizó el Cuadro, atendiendo a los mecanismos de implantación y su respectiva difusión.

Capacitación, supervisión y asesoría

• Se capacitó a los Responsables de Archivo de Trámite de cada área (y/o a Suplentes) con el objetivo de concientizar y/o sensibilizar sobre la importancia de la organización de los archivos, a través de los cursos taller: “Sistema Institucional de Archivos” y “Archivo de Tramite”.

• Se supervisa y asesora, en el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del Cuadro, corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas.

• Se capacita en la aplicación de operaciones y procedimientos del Cuadro general de clasificación archivística.

Los resultados de este proceso, permitieron:

• Identificar las series documentales con base a las funciones comunes y sustantivas de cada Área del OPMA, y por ende la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística.


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4. POLÍTICAS PARA DAR DE ALTA O BAJA SERIES DOCUMENTALES

4.1 El Archivo General de la Nación (AGN) establece que, la estructura del Cuadro general de clasificación archivística de cada dependencia o entidad, será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establecen un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el cúmulo total de documentos de una dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales (niveles documentales o niveles de descripción): fondo, sección, serie, subserie, unidad documental compuesta (expediente) y unidad documental simple (documento). (Anexo 2)

4.2 Que el cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o

entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; además, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.

4.3 Así mismo el AGN estableció que el “Cuadro general de clasificación por funciones

comunes”, el cual se integra por 12 secciones codificadas e identificadas con un número consecutivo y la letra “C” (de comunes) y 244 series codificadas e identificadas con un número consecutivo, que corresponden a las funciones comunes de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, deberá ser aplicado por todas y cada una de ellas.

4.4 Como regla general los niveles de Sección y Serie (Comunes) deberán ser respetados

como aparece, es decir, no cambiar la nomenclatura ni los códigos, y sólo en el nivel de serie según lo determinen las áreas del Organismo requieran de mayor especificación, se pueden dividir para crear un subnivel, es decir, cada serie podrá ampliarse un nivel más de manera horizontal (subserie).

4.5 Cabe señalar que la utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el

funcionamiento del Cuadro general de clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de archivo.

4.6 Las series comunes que no sean aplicadas, pueden omitirse de los cuadros generales

de clasificación archivística de cada dependencia o entidad, sin recorrer la numeración


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o códigos ya establecidos, por lo que en el cuadro del OPMA (en las series comunes) se observa numeración salteada.

4.7 De igual manera, el AGN señala que es responsabilidad de cada dependencia o

entidad agregar el número de secciones y series sustantivas que requieran conforme a sus atribuciones específicas (sustantivas) y necesidades de organización documental, apegándose al modelo establecido y en búsqueda de la homogenización de las secciones y serie sustantivas, identificándolas con la letra “S” (de sustantivas) e iniciando con el número 1.

4.8 Los responsables de archivo de trámite de cada área, trabajarán en conjunto con la

Coordinación de Archivos para elaborar y actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA).

4.9 Los responsables de los archivos de trámite de cada área a través del Titular, deberán

informar mediante memorando en el mes de enero de cada año a la Coordinación de Archivos, sobre las series documentales que se deban incorporar al CGCA, adjuntando la cédula de identificación de series y prevaloración documental debidamente requisitada y firmada, o en su defecto las que ya no son útiles, con el fin de mantener este instrumento actualizado.

4.10 Se tomará en cuenta que al producirse documentos de archivo en el Organismo, estos

poseen un contexto, un contenido y una estructura que relacionan al productor del documento con el asunto que trata y la forma física o lógica en la que se ha generado la información.

4.11 Si el documento producido se asocia con otros documentos que tratan el mismo

asunto, tema o materia — como resultado de un mismo proceso de gestión o tramitación, regulado por una norma jurídica, administrativa o de procedimiento —, está teniendo lugar la integración de un expediente.

4.12 Si los documentos no se agrupan a un expediente, probablemente es porque no son

documentos de archivo o porque, aun siéndolos, si no se vinculan a un proceso de gestión o tramitación que los asocie a otros documentos del mismo asunto, no es necesario integrarlos en un expediente.

4.13 Por lo anterior es importante identificar, diferenciar y separar los documentos de

archivo, los de comprobación administrativa y los de apoyo informativo. (Anexo 3)


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4.14 Así como el documento de archivo se vinculó eventualmente a un expediente, esta

unidad deberá asociarse a la serie documental a la que pertenece. 4.15 La asociación ordenada de los expedientes individuales de un archivo con su serie

documental únicamente es posible si el asunto, tema o materia del expediente se vincula con la función genérica por la cual se creó. Entonces, al hablar de la vinculación entre los expedientes y las series a las que pertenecen, en estricto sentido se están ligando los asuntos gestionados por las áreas con las funciones jurídicas y administrativas que sustentan su producción, organización y uso, es decir, su gestión documental.

4.16 Las series documentales, por su parte, se vinculan a su vez con la sección a la que

pertenecen. Esta agrupación testimonia la vinculación entre las funciones que un determinado productor de la información desempeña y las atribuciones y competencias que por mandato jurídico y administrativo debe cumplir. Con esto se documenta pertinentemente el ejercicio de la gestión pública.

4.17 Igual de importante, resulta regular la asignación de títulos de secciones y series, por lo

que éste, se dará mediante el uso de un Título formal que los identifique individualmente de manera concisa, exacta, completa (sin abreviaturas ni siglas) y pertinente, observando las reglas de descripción multinivel, apegándose a la terminología de la función, actividad u operación de la que trate.

4.18 El título a nivel fondo corresponderá a la forma autorizada del nombre del Organismo,

es decir, Fondo: Organismo Promotor de Medios Audiovisuales. 4.19 El título a nivel sección corresponderá a la forma autorizada del nombre del macro

proceso o función general. 4.20 El título a nivel serie y en su caso subserie corresponderá a la forma autorizada del

nombre de la subfunción (proceso-actividad) u operación respectivamente. 4.21 El título de las secciones y series comunes corresponderán a los establecidos por el

AGN. El título de las secciones y series sustantivas corresponderán a los establecidos por las áreas, observando los numerales 4.19 y 4.20.


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5. MARCO LEGAL • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 6, apartado A. DOF 5 de

febrero de 1917, última reforma 10 de febrero de 2014.

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF 29 de diciembre de 1976, última reforma 26 de diciembre de 2013.

Artículo 20. Las secretarías de Estado y los departamentos administrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, programación, presupuesto, informática y estadística, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización, archivos y los demás que sean necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal.

• Ley General de Bienes Nacionales. DOF el 20 de mayo de 2004, última reforma 07 de

junio de 2013.

Artículo 6 Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación: Fracción XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos.

• Ley Federal de Archivos. DOF 23 de enero de 2012. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF

11 de junio de 2002, última reforma 08 de junio de 2012.

Artículo 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de los archivos de las dependencias y entidades.

• Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos. DOF 6

de mayo de 1972, última reforma 9 de abril 2012.


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Artículo 36. Por determinación de esta Ley son monumentos históricos: II. Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales.

• Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF 14 de mayo de 1986, última reforma 9

de abril 2012.

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF 13 de marzo de 2002, última reforma 15 de junio de 2012.

Artículo 8. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones: Fracción V. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.

• Ley Federal de Procedimiento Administrativo. DOF 4 de agosto de 1994, última reforma

9 de abril de 2012.

• Código Penal Federal. DOF 14 de agosto de 1931, última reforma 14 de marzo de 2014.

Artículo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio público el servidor público que: IV. Por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilícitamente la información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Artículo 20. DOF 29 de diciembre de 1976, última reforma 26 de diciembre de 2013.

• Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. DOF 20 de febrero de 2004.

Sexto. (Párrafo III) Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad.

Decimotercero. (Párrafo II) Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, por


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lo que deberán contar al menos con los siguientes: II. El catálogo de disposición documental.

Decimoséptimo. En cumplimiento de la fracción III del Lineamiento sexto, el titular del área coordinadora de archivos, o el titular del archivo de concentración de cada dependencia o entidad, en su caso, actualizará periódicamente el catálogo de disposición documental.

• Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad

central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. DOF 14 de julio de 1980.

• Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales. DOF 16 de julio de 2010, reformado el 3 de octubre de 2012. • Acuerdo por el que emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los

Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos”. DOF 12 de julio de 2010, reformado el 23 de noviembre de 2012.

• Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en las materia de Recursos Humanos y del Servicio Profesional de Carrera, así como el Manual Administrativo General en materia de Recursos Humanos y Organización y el Manual del Servicio Profesional de Carrera. DOF 12 de julio de 2010, última reforma 23 de agosto de 2013.

• Acuerdo por el que se emiten las disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno. DOF 12 de julio de 2010, última reforma el 27 de julio de 2012.

• Acuerdo por el que se reforma y adiciona el diverso por el que se establecen las disposiciones administrativas en materia de tecnologías de la información y comunicaciones y de seguridad de la información, y se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en esas materias. DOF el 13 de julio de 2010, última reforma el 22 de agosto de 2012.

• Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia

de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF 09 de agosto de 2010, última reforma 21 de noviembre de 2012.


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• Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Financieros. DOF 15 de julio de 2010, última reforma 15 de julio de 2011.

• Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones generales para la realización de

Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección. DOF 12 de julio de 2010, última reforma 16 de junio de 2011.

• Manual administrativo de aplicación general en materia de Obras Públicas y servicios

relacionados con las mismas. DOF 09 de agosto de 2010, reforma 21 de noviembre de 2012.

• Decreto por el que se adiciona un segundo párrafo con siete fracciones al Artículo 6º de

la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF 20 de julio de 2007.

• Decreto por el que se crea el organismo descentralizado denominado Organismo Promotor de Medios Audiovisuales. DOF 31 de marzo de 2010.

• Leyes, reglamentos, convenios, tratados internacionales y otros documentos en materia

audiovisual.

• Instructivo para la elaboración del Cuadro general de clasificación archivística. Archivo General de la Nación. Actualización 16 de abril de 2012.

• Guía para la identificación de series documentales con valor secundario. Archivo General de la Nación. 7 de julio de 2009.


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6. DESCRIPCIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA El Cuadro General de Clasificación Archivística es el principal instrumento organizador de los archivos del OPMA. Se estructura con base en las funciones de las áreas del Organismo y sirve para clasificar los expedientes integrados con la documentación producida o recibida, facilitando con ello su localización y consulta. El Cuadro que se presenta, permite tener categorías de niveles documentales estables, únicos, estructurados y generales, ya que se desprenden de las atribuciones de las áreas previstas en la normatividad aplicable; asimismo aporta una explicación sobre la procedencia de los documentos situándolos en su contexto de producción y utilización. Su estructura es jerárquica, con categorías y subcategorías que se representan en los niveles de fondo, sección, serie y subserie, a partir de las cuales se establece la relación o coordinación entre ellas. El Cuadro General de Clasificación Archivística del OPMA está basado en el Sistema de Clasificación: Funcional, es decir conforme a las funciones o actividades del Organismo. La estructura jerárquica documental (organización intelectual) para el OPMA, representada en el Cuadro, es la siguiente:

Estructura documental (niveles de descripción)

Fondo: Es toda la documentación generada o recibida por todas las Áreas del OPMA.

Secciones:

Son los documentos divididos con base a funciones generales, estas divisiones son: Las Secciones Comunes 1C a la 12C, que corresponden a las funciones comunes (para todas las dependencias o entidades de la Administración Pública). Las Secciones Sustantivas 1S a la 5S, que corresponden a las funciones sustantivas que realiza el OPMA (las cuales lo distinguen de otras dependencias o entidades).

Series: Son las agrupaciones de documentos o expedientes, que corresponden a las funciones específicas o subfunciones dentro de las secciones.

Subseries: Son las agrupaciones de los documentos o expedientes, con base a las actividades dentro de las series.


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6.1. Elementos que lo integran y su descripción. A continuación se presentan las secciones, series y subseries, como se señala en el cuadro siguiente: Descripción de los elementos 1. Nivel: Indica si es fondo, sección, serie o subserie. 2. Código: Número y letra de la sección común “C” o sustantiva “S”, seguido de un punto el

número consecutivo de la serie o subserie. El código permite sustituir el nombre propio o título del nivel de descripción para fines de abreviatura o identificación, y denotar la importancia del propio código para sostener y controlar el lugar ocupado por el nivel de descripción.

3. Título: Nombre del nivel jerárquico de clasificación (o descripción) de la sección, serie o subserie.

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7. DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Con la finalidad de dar cabal cumplimiento al Artículo 19 de la Ley Federal de Archivos (DOF 23 de enero del 2012) y de conformidad con lo establecido en los Lineamientos Sexto Fracción III, Decimotercero Fracción II, y Decimoséptimo, de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF 20 de febrero del 2004), se presenta el Catálogo de Disposición Documental 2013 del Organismo Promotor de Medios Audiovisuales (OPMA), por lo que a continuación se muestran los registros de cada una de las secciones y series documentales, con su respectiva información.

FONDO: OPMA ORGANISMO PROMOTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES

SECCIONES DOCUMENTALES

CÓDIGO TÍTULO

1C Legislación

2C Asuntos jurídicos

3C Programación, organización y presupuestación

4C Recursos humanos

5C Recursos financieros

6C Recursos materiales y obra pública

7C Servicios generales

8C Tecnologías y Servicios de la información

9C Comunicación social

10C Control y auditoría de actividades públicas

11C Planeación, información, evaluación y políticas

12C Transparencia y acceso a la información

1S Gobierno

2S Obtención y producción de contenidos audiovisuales

3S Programación y continuidad de contenidos audiovisuales para el Canal Una Voz con Todos

4S Servicio de radiodifusión

5S Control del acervo audiovisual


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Secciones y Series

NIVEL CÓDIGO TÍTULO

Sección 1C Legislación

Serie 1C.10 Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases de colaboración, acuerdos, etc.)

Número de series: 1 subseries: 0

Sección 2C Asuntos jurídicos

Serie 2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal

Serie 2C.8 Juicios contra la dependencia


Sección 3C Programación, Organización y Presupuestación

Serie 3C.7 Programas operativos anuales

Serie 3C.9 Programas y proyectos en materia de organización

Serie 3C.10 Dictamen técnico de estructuras

Serie 3C.11 Integración y dictamen de manuales de organización

Serie 3C.12 Integración y dictamen de manuales, normas, lineamientos de procesos y procedimientos

Serie 3C.13 Acciones de modernización administrativa

Serie 3C.20 Evaluación y control del ejercicio presupuestal

Subserie 3C.20.1 Sistemas electrónicos de información financiera y presupuestaria

Subserie 3C.20.2 Informes para la cuenta pública



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Sección 4C Recursos humanos

Serie 4C.2 Programas y proyectos en materia de recursos humanos

Serie 4C.3 Expediente único de personal

Serie 4C.4 Registro y control de puestos y plazas

Serie 4C.5 Nómina de pago de personal

Serie 4C.6 Reclutamiento y selección de personal

Serie 4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.)

Serie 4C.15 Afiliaciones al instituto de seguridad y servicios sociales de los trabajadores del estado

Serie 4C.16 Control de prestaciones en materia económica (FONAC¹, sistema de ahorro para el retiro, seguros, etc.)

Serie 4C.21 Servicios sociales y culturales y de seguridad e higiene en el trabajo

Serie 4C.22 Capacitación continua y desarrollo profesional del personal de las áreas administrativas

Serie 4C.23 Servicio social de áreas administrativas ¹ Fondo de Ahorro Capitalizable de los Trabajadores al Servicio del Estado


Sección 5C Recursos financieros

Serie 5C.2 Programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental

Serie 5C.5 Libros contables

Serie 5C.19 Pólizas de diario

Serie 5C.22 Control de cheques

Serie 5C.23 Conciliaciones

Serie 5C.24 Estados financieros



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Sección 6C Recursos materiales y Obra pública

Serie 6C.3 Licitaciones

Serie 6C.4 Adquisiciones

Subserie 6C.4.1 Invitación a cuando menos tres personas

Subserie 6C.4.2 Adjudicación directa

Serie 6C.6 Control de contratos

Serie 6C.7 Seguros y fianzas

Serie 6C.13 Conservación y mantenimiento de infraestructura física

Serie 6C.14 Registro de proveedores y contratistas

Serie 6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles

Serie 6C.18 Inventario físico y control de bienes inmuebles

Subserie 6C.18.1 Inmuebles

Subserie 6C.18.2 Padrón inmobiliario y asignación de espacios físicos

Serie 6C.19 Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles

Subserie 6C.19.1 Recepción, resguardo y registro de bienes muebles

Subserie 6C.19.2 Disposición final y baja de bienes muebles

Serie 6C.23 Comités y subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios

Serie 6C.24 Comité de enajenación de bienes muebles e inmuebles

Serie 6C.25 Comité de Obra Pública

Serie 6C.27 Comité de ahorro de energía



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Sección 7C Servicios generales

Serie 7C.3 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.)

Serie 7C.10 Servicios especializados de mensajería

Serie 7C.13 Control del parque vehicular

Serie 7C.14 Control del combustible


Sección 8C Tecnologías y Servicios de la información

Serie 8C.5 Desarrollo e infraestructura del portal de internet de la dependencia

Serie 8C.6 Desarrollo de redes de comunicación de datos y voz

Serie 8C.8 Programas y proyectos en materia de informática

Serie 8C.10 Seguridad informática

Serie 8C.11 Desarrollo de sistemas

Serie 8C.13 Control y desarrollo del parque informático

Serie 8C.16 Administración y servicios de archivo

Subserie 8C.16.1 Instrumentos de control

Subserie 8C.16.2 Organización documental

Subserie 8C.16.3 Transferencias primarias

Subserie 8C.16.4 Préstamo y consulta documental

Subserie 8C.16.5 Transferencias secundarias

Subserie 8C.16.6 Bajas documentales

Serie 8C.17 Administración y servicios de correspondencia

Serie 8C.20 Administración y presentación de acervos digitales

Subserie 8C.21 Instrumentos de consulta



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Sección 9C Comunicación Social

Serie 9C.3 Publicaciones e impresos institucionales

Serie 9C.7 Boletines informativos para medios


Sección 10C Control y auditoría de actividades públicas

Serie 10C.2 Programas y proyectos en materia de control y auditoría

Serie 10C.6 Seguimiento a la aplicación en medidas o recomendaciones

Subserie 10C.6.1 De auditorías internas

Subserie 10C.6.2 De auditorías externas

Serie 10C.15 Entrega - Recepción


Sección 11C Planeación, Información, Evaluación Y Políticas

Serie 11C.4 Programas y proyectos en materia de información y evaluación

Serie 11C.5 Programas y proyectos en materia de políticas

Serie 11C.9 Sistemas de información estadística de la dependencia

Serie 11C.19 Indicadores



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Sección 12C Transparencia y acceso a la información

Serie 12C.3 Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la corrupción

Serie 12C.4 Unidad de Enlace

Serie 12C.5 Comité de Información

Serie 12C.6 Solicitudes de acceso a la información

Serie 12C.7 Portal de transparencia

Serie 12C.8 Clasificación de información reservada

Serie 12C.9 Clasificación de información confidencial

Serie 12C.10 Sistemas de datos personales

Serie 12C.11 Instituto Federal de Acceso a la Información


Sección 1S Gobierno

Serie 1S.1 Junta de Gobierno


Sección 2S Obtención y producción de contenidos audiovisuales

Serie 2S.1 Disposiciones en materia de producción audiovisual

Serie 2S.2 Programas y proyectos en materia de producción audiovisual

Serie 2S.3 Adquisición de contenidos audiovisuales

Serie 2S.4 Intercambio de contenidos audiovisuales

Serie 2S.5 Producción propia de contenidos audiovisuales

Serie 2S.6 Coproducción de contenidos audiovisuales

Serie 2S.7 Desarrollo de contenidos para los proyectos de producción

Subserie 2S.7.1 Investigación de contenidos


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Sección 2S Obtención y producción de contenidos audiovisuales

Subserie 2S.7.2 Investigaciones específicas para guionistas, productores y realizadores

Subserie 2S.7.3 Revisión de guiones

Serie 2S.8 Diseño y definición del vestido de imagen del Canal Una Voz con Todos

Serie 2S.9 Vinculación con las instituciones afines a las funciones de las áreas de producción

Serie 2S.10 Registro y permisos de contenidos audiovisuales

Serie 2S.11 Servicios de producción de contenidos audiovisuales externos


Sección 3S Programación y continuidad de contenidos audiovisuales para el Canal Una Voz con Todos

Serie 3S.1 Disposiciones en materia de programación de televisión

Serie 3S.2 Programas y proyectos en materia de programación y continuidad

Serie 3S.3 Planeación y diseño de la programación

Serie 3S.4 Programación, horarios y contenidos

Serie 3S.5 Continuidad de la transmisión

Serie 3S.6 Promoción de la programación del Canal Una Voz con Todos

Serie 3S.7 Colaboración con el Estado para informar programas y acciones gubernamentales



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Sección 4S Servicio de radiodifusión

Serie 4S.1 Disposiciones en materia de servicios de radiodifusión

Serie 4S.2 Programas y proyectos en materia de servicios de radiodifusión

Serie 4S.3 Instalación de estaciones transmisoras y/o retransmisoras

Serie 4S.4 Operación de las estaciones transmisoras y/o retransmisoras

Serie 4S.5 Generación y envío de la señal de transmisión del Canal Una Voz con Todos

Serie 4S.6 Gestión de Títulos de Permisos para la instalación, operación y uso de un Canal de Televisión

Serie 4S.7 Gestión para el establecimiento de estaciones retransmisoras


Sección 5S Control del acervo audiovisual

Serie 5S.1 Disposiciones en materia de acervos audiovisuales

Serie 5S.2 Programas y proyectos en materia de acervos audiovisuales

Serie 5S.3 Recepción y descripción de material audiovisual

Serie 5S.4 Resguardo y circulación de obras audiovisuales del Canal Una Voz con Todos

Serie 5S.5 Calificación técnica y documentación del material audiovisual a transmitir por el Canal Una Voz con Todos



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8. HOJA DE CIERRE Y VENTAJAS DEL CGCA Además de cumplir con la normatividad en la materia, el Cuadro General de Clasificación Archivística del OPMA, ofrece múltiples beneficios en la organización documental, en el desarrollo eficaz y eficiente del Sistema Institucional de Archivos, y en general al Organismo. Control de secciones y series documentales El presente Cuadro está integrado por 12 secciones comunes y 5 secciones sustantivas, las cuales comprenden un:

• Total 17 secciones.

• Total de 103 series.

• Total de 19 subseries.

Ventajas

• Describe y transparenta la actividad de la entidad.

• Los procesos administrativos se pueden identificar claramente.

• Admite modificaciones sin alterar la clasificación.


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9. ANEXOS Anexo 1

Formato de Cédula de Identificación de Series y Prevaloración Documental

Cédula de identificación de series y prevaloración documental

DESCRIPCIÓN DE LOS PRODUCTORES Tipo de entidad / Productores

Forma autorizada del nombre

Otras formas del nombre

Identificadores para instituciones

Fecha de creación

Historia

Contexto General

Lugar (es)

Estructura Interna

Cédula:

Fondo documental: OPMA Organismo Promotor de Medios Audiovisuales Código de Referencia: MX09015OPMA


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DESCRIPCIÓN DE LA(S) FUNCIÓN(ES) Tipo Función del OPMA:

Función (Sección) / Subfunción (Serie) / Proceso (Subserie)

Nota: Función para el Organismo Promotor de Medios Audiovisuales. SEGOB.

Forma autorizada del nombre

Forma paralela del nombre

Fechas

Descripción

Legislación

DESCRIPCIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL

Código Título Nivel de

descripción

Sección

Serie

Subserie

En el caso de funciones comunes, las secciones y series se señalarán en apego al Cuadro General de Clasificación Archivística por Funciones del Archivo General de la Nación. Cuando se requiera de más de 2 subseries insertar las filas necesarias y

llenar campos, en caso contrario, indicar N/A (no aplica).


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Fechas extremas de la serie

Año inicial y año final de toda la serie.

Observaciones.

Volumen y soporte de la serie

expediente(s)

Cantidad Soporte Formato

Observaciones:

Asentar la cantidad total de expedientes; el soporte: papel, cd, video, papel/electrónico (híbrido), etc.; y el formato: carta, oficio, word, excel, pdf, 1 pulgada (tamaño, capacidad). En observaciones indique si el expediente además contiene otro tipo

de documentos como fotografías, planos, videos, etc.

En caso de ser soporte electrónico, indique lo siguiente: Vínculo a anexos:

Nombre y versión del sistema o formato en que se captura:

Plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento:

Alcance y contenido de la serie

(Breve descripción del contenido de la serie, la cual será alineada a la subfunción que se describe)


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Valoración, selección y eliminación de la serie Con la finalidad de realizar un proceso de prevaloración documental, objetivo y normalizado, se resolverán un conjunto de elementos que sustenten mediante leyes y criterios, las causas por las cuales se producen los documentos; los valores, las vigencias o plazos, el acceso y los tipos de disposición final de documentos, por cada serie documental.

Razón de la producción de documentos: Estos documentos registran y prueban: Bajo este esquema la documentación se produjo:

1. Tramitología Asuntos y procesos Para documentar las actividades en relación con la ciudadanía, esto es, la prestación de bienes y servicios

2. Administración de recursos Derechos y obligaciones Como resultado de la administración de los recursos operativos (humanos, materiales y financieros)

3. Planeación y normatividad Proyectos y regulaciones Como resultado de las actividades de planeación, así como para el cumplimiento de normas y regulaciones

Observaciones:

Marque con una X, la opción que corresponda.

Valores primarios: Administrativo Legal Fiscal

Justificación:

Marque con una X, el valor primario de los documentos (puede marcar 1, 2 o los 3 valores) y cite la justificación administrativa o normativa que lo sustente, auxiliándose con la hoja de criterios anexa a este formato.

Forma documental: Originales Copias Originales y copias

Ubicación física o topográfica:

Observaciones:

Marque con una X, la opción que corresponda; indique dónde se encuentra ubicada física o analógicamente la documentación.

Plazos de guarda: Archivo de Trámite años. Archivo de Concentración años.

En el establecimiento de los plazos de permanencia y transferencia se contemplan: Las necesidades administrativas y operativas Las necesidades de rendición de cuentas

Las especificaciones técnicas en caso de otros soportes explique:

El cumplimiento de legislación vigente

Justificación:

Asiente el tiempo que deberá conservarse en Archivo de Trámite (AT) y en Archivo de Concentración (AC), así como la justificación con base en criterios o necesidades del área, o con base en la disposición legal donde se señale el tiempo que

determina el plazo de conservación. Marque con una X la opción que corresponda, respecto a los criterios evaluados.

Si No Si No

Si No Si No No aplica


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Usuarios identificados: Internos Externos , en caso de externos especifique:

El uso que los usuarios internos dan a la información, después del uso administrativo (AT y AC) es para: Exigir derechos Sustentar derechos u obligaciones Tomar decisiones presentes y futuras

El uso que los usuarios externos dan a la información es para: Investigación Exigir derechos

Los usuarios externos requieren la información, por tiempo: Menor Mayor Igual que el del usuario interno. Los intereses están legalmente reconocidos Si No

Justificación:

Marque con una X la opción que corresponda.

Documentación asociada: Serie(s):

Observaciones:

Si existe relación con otras series, marque con una X el tipo de relación, e indique el o los nombres de las series conforme al CGCA del Organismo, así mismo indique el número o fecha de control de actualización del mismo.

En caso de eliminación, pérdida o daño de la información (en cualquier soporte), implicaría un riesgo para garantizar la continuidad del Organismo: Si No

En caso de eliminación de la información, implicaría reducción de costos: Si No En caso de conservación permanente de la información, implicaría beneficios: Al Organismo Sociales Políticos De investigación Culturales Económicos Legales

Observaciones:

Marque con una X la opción que corresponda, auxiliándose con la hoja de criterios anexa a este formato.

Valores secundarios: No aplica Informativo Testimonial

Justificación:

De acuerdo a la información que contiene la serie, y la evaluación realizada en los campos anteriores, indique con una X en No aplica, si la serie no es histórica; en caso de serlo, marque con una X, si el valor secundario es testimonial o informativo y

cite la justificación administrativa o normativa que lo sustente, auxiliándose con la hoja de criterios anexa a este formato.

Complementaria(s) Recapitulativa(s) Precedente(s) Sucesiva(s) Paralela(s)


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Disposición final: Eliminación Conservación completa Conservación por muestreo

Selección de estrategias de conservación: Originales Hacer una copia Conversión Migración

Observaciones:

Técnicas de selección: Muestreo selectivo/cualitativo Muestreo sistemático Muestreo aleatorio

Cualidad de la muestra:

Tamaño de la muestra:

Observaciones:

Justificación: De acuerdo a la respuesta del campo anterior, marque con una X el destino final de la serie y la estrategia de conservación (en su

cas); si se eligió el muestreo indique con una X la técnica; especifique la cualidad y/o el tamaño de la muestra y si la muestra aplica a cualquiera de sus soportes o sólo a alguno; cite el criterio o normatividad que justifica el destino final.

En caso de requerir conservar documentos electrónicos, indique lo siguiente: Software:

Fecha, nombre y versión del nuevo software.

Hardware:

Fecha, nombre y características del nuevo servidor o equipo institucional de almacenamiento.

Reporte de eventos:

Cambio de la función a otra área. Anomalías en formatos y contenido de los documentos de archivo electrónicos. Siniestros o daños al material digital, etc.

Organización de la serie Sistema de clasificación: Orgánico Funcional Asuntos

Método de ordenación: Numérico Cronológico Alfabético Otro

Observaciones: Por serie y por año. Marque con una X el sistema y el método.

X

X X


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Condiciones de acceso a la información de la serie Pública Confidencial Reservada Plazo de reserva año(s) Renovación de reserva

Total Parcial En caso de ser parcial indique las partes:

Justificación:

Conforme al carácter de la información de la serie, marque con una X el acceso o restricción de consulta a los documentos y cite la justificación normativa que lo sustente, pueden tener uno o los tres caracteres. En caso de ser reservado señale el

tiempo, de 1 a 12 años, conforme a los índices reportados a la Unidad de Enlace, e indique Si o No hay necesidad de renovar la reserva. Marque con una X si la reserva es total o parcial, en el último caso indique las partes y/o folios.

Información complementaria Tipología documental:

Cite la clase de documentos más importantes que contiene el o los expedientes de la serie y anexe el formato requisitado de control de producción de documentos e integración del expediente tipo (check list).

Control de la producción y/o reproducción de documentos:

Cuántos originales produce Cuántas copias de conocimiento entrega

Copias en físico o electrónico , explique:

Indique la cantidad de originales que produce, y la cantidad de copias de conocimiento que entrega. Y marque con una X la forma en que entrega las copias (física o electrónica).

Control de la integración y ordenación de expedientes:

Integración.- Por asunto Por tipología Por trámite , en este caso, cite normatividad:

Ordenación.- Cronológico (ascendente) Por materia o apartado (check list)

Expurgo: No Si explique:

Observaciones:

Marque con una X el método de integración y de ordenación.


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Títulos de expedientes: 1) 2) 3) 4) 5)

Cite el título formal de los expedientes más representativos de esta serie documental, de 1 a 5, en el caso de haber un mayor número de títulos, adjunte un listado de los mismos, si cuenta con ello. Ver políticas de asignación de títulos en el

instructivo.

Términos relacionados con la serie:

Palabras clave que apoyen la localización de asuntos o temas relacionados con la serie, hasta 5.

Áreas de otras unidades administrativas relacionadas con la gestión y trámites de los asuntos a los que se refiere la serie:

Comenzando con el área de mayor interrelación. Fecha de la descripción de la serie

Fecha de elaboración: Fecha de actualización:


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Responsables de uso, resguardo, conservación y destino final de la serie

Coordinación [Nombre(s) 1er. Apellido 2do. Apellido]. [Cargo]. Piso [#]. Ext. [0000]. [cuenta]@opma.gob.mx. [firma]

División [Nombre(s) 1er. Apellido 2do. Apellido]. [Cargo]. Piso [#]. Ext. [0000]. [cuenta]@opma.gob.mx. [firma]

Responsable de Archivo de Trámite (Oficina)

[Nombre(s) 1er. Apellido 2do. Apellido]. [Cargo]. Piso [#]. Ext. [0000]. [cuenta]@opma.gob.mx. [firma]

Suplente del Responsable de Archivo de Trámite

[Nombre(s) 1er. Apellido 2do. Apellido]. [Cargo]. Piso [#]. Ext. [0000]. [cuenta]@opma.gob.mx. [firma]

Nombre, cargo, dirección, piso, extensión telefónica, correo electrónico y firma de cada uno. Por una Cultura Archivística

La memoria documental de una institución se genera en el ejercicio de sus funciones. El uso y aprovechamiento de la información que producen y reciben cada una de las áreas funcionales que integran el Organismo requiere de una efectiva sistematización que refleje las acciones que tienen delegadas para el cumplimiento de los fines institucionales. En este sentido y con la conciencia de que los archivos reúnen información insustituible que constituye el testimonio del actuar institucional, al tiempo que son la base sobre la que descansan la transparencia y el derecho de acceso a la información, el OPMA tiene como objetivo organizar y sistematizar su fondo documental. Esta acción implica la clasificación archivística de los documentos y expedientes de acuerdo a una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados o recibidos, proporcionando la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto.

¡Gracias por tu colaboración para la realización de esta cédula! ____________________ Este formato está basado en las Normas Internacionales de Descripción Archivística (ISAD-G, ISAAR-CPF e ISDF); en los Instructivos del CGCA y CADIDO del AGN-México; en el Manual de Transparencia y Archivos; y en las ISO 15489-1 y 2


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Anexo 2

Estructura documental


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Anexo 3 En la siguiente Tabla se diferencian los documentos de archivo con los de comprobación administrativa inmediata y los de apoyo informativo.

Clases de Documentos

De Archivo De Comprobación administrativa inmediata De Apoyo informativo

Tipo documental/ ejemplos

Nómina, licitaciones, convenios, manuales, circulares, juicios, documentos contables originales, bitácoras de transmisión, etc.

Controles de oficios, circulares, memos en copias (minutarios), registros de visitantes, vales de fotocopias, fax, copias de conocimiento.

Documentos de internet, copias de textos, fotocopias.

Características

Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de documentación única. Está estructurado en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan. Son o pueden ser patrimonio Documental.

Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato. No son documentos estructurados con relación a un asunto. Por lo general no se consideran patrimonio documental.

Son ejemplares múltiples que proporciona información, no son originales. No se consideran patrimonio documental, se destruyen y sólo se conservan aquellos que tengan valor por su información. Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos

Conservación/ tiempo

Se archivan según la vigencia establecida en el Catálogo de Disposición Documental. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su conservación precautoria.

Baja inmediata o no más de dos años. No se transfiere al Archivo de Concentración.

La vigencia la fija el área. No se transfiere al Archivo de Concentración.

Procedimientos archivísticos

Expedientar (integrar, expurgar), clasificar, foliar, elaborar carátula y ceja, elaborar inventario por expediente e inventarios de transferencias o bajas, según sea el caso, etc.

Elaborar etiqueta de ceja, e inventariar para baja. Sólo hacer una relación.

Disposición final

Se realiza trámite de baja documental ante el AGN¹, y en el caso de documentos contables originales, autorización de la UCGIGP-SHCP², una vez autorizado mediante Dictamen, se envía a CONALITEG³, y se elabora Acta Entrega-Recepción de Papel. O en su caso, se conservan permanentemente.

Una vez concluida su vigencia se eliminan bajo supervisión y levantamiento de un acta administrativa firmada por el área generadora correspondiente, el Responsable del Archivo de Trámite, el Coordinador de Archivos y el representante del Órgano Interno de Control. Se envía a CONALITEG.

Se envía a CONALITEG, sin necesidad de elaborar Acta Administrativa. (aunque se sugiere incluirla en el Acta Administrativa para dar de baja los documentos de comprobación)

cuadro general de clasificación archivística - spr.gob.mx · pdf filecuadro...

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