cuadernillo (autoguardado)

Poder Judicial del Estado de Guanajuato Equipos de Trabajo Altamente Eficientes

PODER JUDICIAL

DEL

ESTADO DE GUANAJUATO

INSTITUTO DE FORMACIÓN

CURSO

EQUIPOS DE TRABAJO ALTAMENTE

EFICIENTES

16, 17 y 23, 24 DE ABRIL DE 2010

FACILITADOR:

VÍCTOR MANUEL HERNÁNDEZ

MANRÍQUEZ

1


“

LA SUMA ES MAYOR QUE LA PARTES, AL FINAL DE

LA PARTIDA, NADIE ES TAN BUENO SOLO COMO

TODOS JUNTOS” …SINERGIA POSITIVA 4 =? 7

NO DA EL QUE PUEDE, DA EL QUE QUIERE…

CAMBIA EL QUE LO NECESITA Y ADEMÁS

QUIERE. (Popular)

LA MEJOR FORMA DE DECIR ES HACER (José Martí)

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CONTENIDO

CONCEPTO PÁGINAOBJETIVOS 61.- ORIGEN DE LAS ORGANIZACIONES 71.1.- El dilema de la organización 7

1.2.- Definiciones de organizaciones 8

1.3.- Fines de la organización 8

1.4.- Eficacia, eficiencia. 9

1.5.- Modelo propuesto en términos generales 10

2.- RALLY. DESCUBRIENDO COMPETENCIAS, VALORES, TALENTOS.

11

3.-PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO 12

3.1.-Misión 12

3.2.- Visión 12

3.3.- Objetivos 12

3.4.- Funciones 12

3.5.- Descripción por equipos de la estructura organizacional del Poder Judicial del Estado de Guanajuato

14

3.6.- Por equipos, describir un día típico de un Juzgado, incluye el objetivo de éste.

15

3.7.- Describir por equipo las actividades cotidianas de un juzgado 16

3.8.- Dentro de estas actividades, cuales les toca realizar a los Oficiales. 17

3.9.- Por equipos, identificar a los usuarios, tanto externo como interno con los cuales tienen contacto.

18

4.- COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL. 19

4.1.- Modelo. 19

4.2.- Percepción. 20

4.3.- Asertividad. 20

4.4.- Motivación. 21

5.- EQUIPOS DE TRABAJO ALTAMENTE EFICIENTES. 25

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5.1.- Necesidad 25

5.2.- Definición 26

5.3.- Naturaleza 27

5.4.- Premisas de la organización 27

5.5.- Premisas del individuo 28

5.6.- La Revolución Socio – Técnica. 29

5.7.- Características de los Equipos de Trabajo Altamente Eficientes. 29

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A nivel nacional, El Poder Judicial de Guanajuato ha

sido reconocido como el quinto lugar en

infraestructura, tercer lugar en calidad

interinstitucional, segundo lugar en las resoluciones de

sus jueces, y el primer lugar en imparcialidad, por

parte del Consejo Coordinador Financiero a partir del

estudio "Indicadores de Confiabilidad y Desarrollo

Institucional Local". (1)

A través de 206 unidades jurisdiccionales y del Centro

Estatal de Justicia Alternativa, el Poder Judicial de

Guanajuato responde a las necesidades de nuestra

comunidad, que se transforma constantemente en la

dinámica de un nuevo milenio lleno de oportunidades

y desafíos.(1)

(1).- Informe de actividades de la Magistrada Presidenta, Lic. María Raquel Barajas Monjarás, correspondiente al año 2009.

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Objetivo General:

Integrar a los Oficiales de los juzgados del Poder Judicial del Estado de Guanajuato para hacer una migración en su actividad cotidiana realizada de manera individual o a través del concepto de Grupos de Trabajo a Equipos de Trabajo Altamente Eficientes.

Objetivos particulares:

1.- Analizar la actividad cotidiana que realizan los Oficiales en los Juzgados y canalizar vía una sensibilización a trabajar en Equipo.

2.- Proporcionar una metodología para integrar Equipos de trabajo Altamente Eficientes.

El curso se llevará a cabo en dos partes, la primera de ella se impartirá los días 16 y 17 de abril de 2010, en ésta se analizan los siguientes conceptos, a saber: Origen de las organizaciones; sus metas, conceptos de eficacia y eficacia; Origen, objeto y funciones del Poder Judicial del Estado de Guanajuato, descripción de la actividad cotidiana de un juzgado y las actividades que realizan los Oficiales; conceptos de Comportamiento Organizacional que tiene que ver con los resultados de la institución y con los equipos de trabajo, Conceptos de los Equipos de Trabajo Altamente Eficientes. Esto con la finalidad de cumplir con el objetivo particular No.1.

La segunda parte del curso se impartirá los días 23 y 24 del mes y año arriba señalados y en ésta se proporcionará la metodología para la integración y operación de los Equipos de Trabajo Altamente Eficientes.

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1.- ORIGEN DE ORGANIZACIONES

1.1.- El dilema de la organización

Nuestra sociedad es una sociedad organizacional. Nacemos dentro de las organizaciones,

somos educados por ellas y la mayor parte de nosotros consumimos buena parte de nuestra

vida trabajando para organizaciones.

Empleamos gran parte de nuestro tiempo libre gastando, jugando y hasta rezando en

organizaciones. La mayoría de nosotros morirá dentro de una organización, y cuando llegue

el día del entierro la organización más grande – el Estado – deberá otorgar su permiso

oficial.

Nuestra actividad cotidiana depende en gran parte de organizaciones como la forma más

racional y eficiente que se conoce de agrupación social

Coordinando gran número de acciones humanas, la organización crea un poderoso

instrumento social que combina, entre otros, a su personal, al cuadro directivo, materia

prima, (en nuestro caso información), tecnología. Al mismo tiempo, está valorando

continuamente su propia actuación e intentando ajustarse adecuadamente para lograr sus

fines.

Como vemos, todo esto permite que las organizaciones satisfagan las diversas necesidades

de la sociedad y de sus ciudadanos, más eficazmente que agrupaciones humanas pequeñas,

como la familia, grupos de amigos, comunidades.

LA GRAN OPORTUNIDAD DE LAS ORGANIZACIONES, ES POR TANTO, CÓMO

CONSTRUIR AGRUPACIONES HUMANAS TAN RACIONALES COMO SEA

POSIBLE Y AL MISMO TIEMPO PRODUCIR MÁXIMO UN DE SATISFACCIÓN Y

UN MÍNIMO DE EFECTOS INDESEABLES.

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1.2.- Definiciones de organizaciones

Por lo tanto las organizaciones son unidades sociales – agrupaciones humanas –

deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos. Entre ellas se

encuentran corporaciones tales como el ejército, escuelas, hospitales, instituciones públicas

y privadas; los grupos de amigos, familias….¿se encuentran bajo este concepto?

…Es una estructura de Poder……o es una institución social construida a partir de valores?

Sin embargo las organizaciones formales se caracterizan por:

1. La división del trabajo, del poder y de las responsabilidades que han sido

deliberadamente planeadas para lograr los fines de la organización.

2. La presencia de dos o más centros de poder – para hacer – que controlan los

esfuerzos concertados de las organizaciones y los dirigen hacia sus fines; estos

centros de poder, además, revisan continuamente la actuación de la organización, y

remodelan su estructura, donde es necesario, para aumentar su eficiencia.

3. Sustitución de personal; es decir: que las personas que no satisfacen pueden ser

depuestas y sus tareas asignadas a otras. La organización puede también combinar a

su personal mediante el traslado y la promoción.

1.3.- Fines de la organización

Los fines u objetivos proporcionan orientación para describir un futuro estado de los

asuntos que la organización intenta realizar. Así pues, establecen líneas de guía para la

actividad de la organización.

Los fines constituyen también una fuente de legitimidad que justifica las actividades de la

organización y, en realidad, su misma existencia.

8


Además los fines sirven como patrones mediante los cuales los miembros de una

organización y los extraños – ciudadanos – a ella pueden apreciar el éxito de la

organización; es decir: su eficacia y eficiencia.

En la práctica, los fines se estatuyen frecuentemente en un complicado juego de poder que

envuelve a varios individuos y grupos dentro y fuera de la organización, con referencia a

los valores que orientan la conducta en general y la conducta específica de los grupos e

individuos relevantes en una sociedad particular.

1.4.- Eficacia, eficiencia.

Las organizaciones están construidas de manera que sean unidades sociales más efectivas y

más eficientes

La eficacia real de una organización específica viene determinada por el grado en que

realiza sus fines, en otras palabras, cumplir las expectativas de la ciudadanía.

La eficiencia de una organización se mide por los recursos empleados para producir una

unidad de producción……. de un servicio.

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1.5.- Modelo propuesto en términos generales

PLANEACIÓN OPERATIVA: Asignación de tareas específicas para logro de objetivos institucionales – corto, mediano, largo plazo -.

COMPORTAMIENTO ESPERADO INDIVIDUAL

GRUPAL ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES FUNCIONALES ?

AUTOCONTENIDAS ?PROCESOS

DIRECCIÓN SUSTANTIVO SOPORTE

PLAN EACIÓN ESTRATÉGICA: Logro de objetivos institucionales -– corto, mediano, largo plazo -, origen institucional, oportunidades.

EFICACIA

CUMPLCUMPLIMIENTIMIENTOO

INDICAINDICADORESDORES

IMPACTO• TANGIBLE

• INTANGIBLE

USUARIOS• CIUDADANÍA

SERVICIOS

OBJETIVOS

ORIGEN

ORGANIZACIONAL (COMO)

FRONTERA (QUE)

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2.1- Se explica por separado el objetivo, metodología y herramienta.

11


3.- PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE GUANAJUATO

3.1.-Misión

"Impartir justicia de manera pronta, completa, imparcial y gratuita dentro de los plazos y términos que fijen las leyes, a través de órganos jurisdiccionales independientes y autónomos que cuenten con servidores públicos con mística de servicio, actuando siempre bajo los principios de legalidad, imparcialidad, veracidad, lealtad, celeridad, eficiencia y eficacia. "

"Ser coadyuvante eficaz de la paz y tranquilidad social, así como del buen funcionamiento de la economía. "

3.2.- Visión

"Un Poder Judicial consolidado y reconocido por toda la sociedad guanajuatense como una institución de vanguardia, moderna, efectiva, responsable, transparente, seria, confiable y con sensibilidad social en la impartición de justicia, otorgando siempre un servicio de calidad. "

3.3.- Objetivos

"Llevar a un nivel de excelencia la impartición de justicia en el estado de Guanajuato, dictando las sentencias con calidad y oportunidad. "

"Contar con personal profesional y de apoyo que tenga óptima aptitud, capacitado, especializado, actualizado, motivado y orgulloso de pertenecer al Poder Judicial. "

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3.4.- Funciones

Funciones inmediatas:

Resolución de controversias derivadas de la interacción social.

Protección de los derechos de los usuarios del servicio de administración de justicia.

Funciones mediatas:

Generar seguridad jurídica.

Crecimiento económico.

Fortalecer las instituciones del estado de derecho.

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3.5.- Descripción por equipos de la estructura organizacional del Poder Judicial del Estado de Guanajuato

14


3.6.- Por equipos, describir un día típico de un Juzgado, incluye el objetivo de éste.

15


3.7.- Describir por equipos las actividades cotidianas de un juzgado

16


3.8.- Dentro de estas actividades, cuales les toca realizar a los oficiales.

17


3.9.- Por equipos, identificar a los usuarios, tanto externo como interno con los cuales tienen contacto los oficiales.

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4.- COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL.

4.1.- Modelo.Resultados humanos de una

organizaciónTANGIBLES E INTANGIBLESCreatividadInnovaciónSatisfacción ProductividadAusentismoConflictosRotación de personalRetardosPersonas……con…….

Nivel GrupalCultura organizacionalEstructura organizacionalToma de decisiones grupalLiderazgoComunicaciónDinámica de GruposPolíticas de Recursos HumanosDiseño del trabajoAmbiente de trabajo

Insumo HumanoPercepciónMotivaciónAsertividadAprendizajeValores y actitudesCaracterísticas biográficasPersonalidad

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4.2.- Percepción

Insumo HumanoPercepciónMotivaciónAsertividadAprendizajeValores y actitudesCaracterísticas biográficasPersonalidad

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4.3.- Asertividad

Es una característica sin la cual una persona, orientada al bien estar, no es concebible.

La palabra ASERTIVO deriva de aseverar, que significa, según el diccionario: declarar o afirmar positivamente, con seguridad, con sencillez y con fuerza.

Una persona asertiva es aquella que actúa con decisión en pro o en defensa de sus derechos, responsabilidades, intereses, necesidades, pero con pleno

• Proceso por el que los individuos interpretamos lo que vemos.

• Factores:– Quien,– Objeto– Contexto situación

• Personales: actitudes,

Percepción

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respeto a los derechos y necesidades de los demás. Evita que alguien pueda menoscabar su autoestima pero igualmente procura mantener la de otros…

ESQUEMA DE ASERTIVIDAD

4.4.- Sinergia

Se refiere al resultado del funcionamiento armonioso o equilibrado de varios elementos o componentes de un sistema u organismo. Todos ellos interactúan como un todo funcional, con la peculiaridad de que al fallar uno de ellos trae consecuencias al resto. Se aplica a capacidad que tienen los miembros de Equipos de Trabajo Altamente Eficientes para producir resultados asombrosos, o bien en caer en la triste posibilidad, y de hecho muy frecuente, de interactuar conflictivamente y producir resultados negativos.

4. 5.- Motivación…. (nadie está en un lugar que no quiera estar, a no ser que…)

PRIMERA PERSONA DEL

SINGULARVS

TERCERAPERSONA DEL

PLURAL

PASIVIDADHOSTILIDAD

ASERTIVIDAD INCONSTANTE

ASERTIVIDAD PERMANENTE

MADURACIÓN

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Proceso que proporciona intensidad, dirección, persistencia al esfuerzo del individuo por alcanzar una meta.

La intensidad consiste en cuánto se esfuerza una persona. No es probable que una gran intensidad produzca buenos resultados de desempeño, si éste no se canaliza en una dirección que beneficie a la organización. El esfuerzo que se debe buscar es que el que se dirige hacia la consecución de los objetivos de la organización. Por último, la motivación tiene una vertiente de persistencia, que es la medida de cuánto tiempo sostiene una persona con su esfuerzo. Los individuos motivados se aferran a una tarea lo suficiente para alcanzar una meta, por lo tanto viven entusiasmados.

Existen diferentes teorías, entre otras: teoría de la jerarquía de necesidades, Teoría X y Teoría Y, teoría de los dos factores: extrínsecos e intrínsecos, etc.

Para esta experiencia de aprendizaje, tomaremos las dos últimas.

Douglas McGregor postuló dos puntos de vista sobre los seres humanos: uno, negativo, llamado teoría X, y el otro, la teoría Y.

Teoría X: Suposición de que los empleados no le gusta su trabajo, son flojos, rehúsan las responsabilidades y deben ser obligados a trabajar. …Ambiente coercitivo.

Teoría Y: Suposición de que a los empleados le gusta el trabajo, son creativos, buscan responsabilidades y pueden dirigirse ellos mismos….ambientes proactivos, propositivos, asertivos.

Se hace un ejercicio para determinar la tendencia de “actuación”. Por separado se dan las instrucciones y las herramientas.

La teoría de los dos factores fue propuesta por el Psicólogo Francés Frederick Herzberg. Convencido de que la relación de un individuo con su trabajo es básica y de que su actitud hacia éste bien puede determinar el éxito o fracaso.

Determinó que los factores intrínsecos o de motivación, se refieren a: reconocimiento, responsabilidad, progreso del individuo en la organización y, logros y que están vinculados con la satisfacción del individuo dentro de la organización.

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Los factores extrínsecos o higiénicos, que tienen que ver con la insatisfacción del individuo dentro de la organización, cita los siguientes: supervisión, salario, normas de la organización, condiciones laborales.

Ejercicio individual y por equipos……….Definiendo motivaciones.

Califique los siguientes 12 factores laborales por la importancia que se les concede.

Anote en la línea, junto a cada factor, un número del 1 al 5.

Mucha importancia Alguna Importancia Sin importancia

5 4 3 2 1

____ 1. Un trabajo interesante

____ 2. Un buen jefe

____ 3. Reconocimiento y aprecio por el trabajo que hago

____4. Oportunidad de progresar

____ 5. Una vida personal satisfactoria

____ 6. Un puesto de prestigio

____7. Responsabilidad por el trabajo que se realiza

____8. Buenas condiciones laborales

____ 9. Reglas, normas, políticas y procedimientos inteligentes

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____10. Oportunidad de crecer a través del aprendizaje

____11. Un trabajo que pueda hacer bien y con éxito

____12.- Seguridad laboral

Puntuación de los factores de Higiene

2.____

5.____

6.____

8.____

9.____

12.____

Total____

Puntuación de los factores de motivación

1.____

3.____

4.____

7.____

10.____

25


11.____

Total____

Luego, hacer equipos de ____ y contrastarlos.

5.- EQUIPOS DE TRABAJO ALTAMENTE EFICIENTES.

Las organizaciones han sido desarrollas tradicionalmente en torno a los

individuos. Esto ya no es así. Cada vez con mayor frecuencia los equipos de

trabajo están volviéndose los medios principales para garantizar la eficiencia

de las diferentes actividades que realiza la organización para cumplir con las

expectativas de los usuarios.

Esto, porque los equipos de trabajo, sobrepasan a los individuos cuando las

tareas a realizarse requieren múltiples habilidades, juicio y experiencia. A

medida que las organizaciones han ido reestructurándose para competir de

manera más eficaz y eficiente, han hecho de los equipos la mejor forma de

utilizar los talentos de los empleados, se ha encontrado que los equipos son

más flexibles y responden mejor a los eventos cambiantes que los

departamentos tradicionales u otras formas de agrupación permanente. Los

equipos tiene la capacidad de armarse, desplegarse, reenfocarse y dispersarse

rápidamente.

5.1.- Necesidad

Cumplir con la misión del Poder Judicial del Estado de Guanajuato.

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"Impartir justicia de manera pronta, completa, imparcial y gratuita dentro de los plazos y términos que fijen las leyes, a través de órganos jurisdiccionales independientes y autónomos que cuenten con servidores públicos con mística de servicio, actuando siempre bajo los principios de legalidad, imparcialidad, veracidad, lealtad, celeridad, eficiencia y eficacia. "

Mejorar la labor cotidiana Mantener………. Incrementar…….. Disminuir. ….Todo se puede medir, medir, medir

5.2.- Definición de Equipo de trabajo.

Definimos Grupo como dos o más individuos, que interactúan y son

interdependientes, quienes se reúnen para lograr objetivos en particular. Un

Grupo de trabajo es un grupo que interactúa principalmente para compartir

información y tomar decisiones que ayuden a cada miembro a

desempeñarse dentro de área de responsabilidad.

Los Grupos de trabajo no tienen la necesidad u oportunidad de

comprometerse en el trabajo colectivo que requiere del esfuerzo conjunto.

Así que su desempeño es simplemente la suma de la contribución

individual de cada miembro de grupo. No hay una sinergia positiva que

pudiera crear un nivel total de desempeño mayor que la suma de sus

contribuciones.

Un Equipo de trabajo altamente eficiente genera una sinergia positiva a

través del esfuerzo coordinado. El resultado de sus esfuerzos individuales

es un nivel de desempeño mayor que la suma de aquellas contribuciones

individuales.

No hay nada mágico inherente a la creación de equipos que asegure el

logro de esta energía positiva.

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El simple hecho de llamar equipo a un grupo no incrementa

automáticamente su desempeño, se requieren de ciertas características,

mismas que se mencionarán líneas abajo, como “CARACTERÍSTICAS

DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO ALTAMENTE EFICIENTES”.

5.3.- Naturaleza de los equipos

RAZONES PARA FORMAR UN EQUIPO

5.4.- Premisas de la organización

Premisa de la organización

La premisa fundamental indica que:

Es preciso desarrollar los recursos humanos y no simplemente usarlos, buscando una relación ganar-ganar y generando una mayor participación…..SINERGIA POSITIVA

Consecuencia Con esta premisa las organizaciones buscan:

Generar empleos más humanizados Satisfacer una gama más amplia de las necesidades del propio

Equipo de Trabajo, abarcando desde las primarias hasta las de más alta significación

EQUIPO DE

TRABAJO

INTERESES EN

COMÚN

NECESIDADES EN

COMÚN

METASEN

COMÚN

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Emplear las capacidades más sobresalientes de cada quien y ofrecer un ambiente de superación constante.

Ejemplo Aquí encontramos:

Las políticas de puertas abiertas, donde sin importar jerarquía el trabajador puede comunicarse con el más alto directivo de la organización

Reuniones de pequeños grupos de todos los niveles con los directivos de la organización para convivir y la mayoría de las veces expresar descontentos o ideas que se tienen para resolver problemas

Formación de comités y grupos especiales para examinar situaciones difíciles.

5.5.- Premisas del individuo

Premisas del individuo

Las premisas consideran que la persona desea:

Trabajar con ahínco, hacer un excelente trabajo, aprender y desarrollar nuevas habilidades y tomar parte de las decisiones que afectan a sus puestos

Contribuir con sus ideas al mejoramiento de sus respectivas ocupaciones

Las premisas consideran que la persona necesita:

Un mayor desafío para lograr sus objetivos Tareas más completas Mayores oportunidades de utilizar sus capacidades más

elevadas Oportunidades más amplias de desarrollo

Ejemplo Existen muchos talentos creativos distribuidos en todos los niveles de una organización. Por lo tanto, si se cuenta con gente que tiene ideas innovadoras y valor para llevarlas a cabo, en todas las áreas de administración, lo mismo en los trabajadores que en los cuadros medios y los directivos, hay un potencial de desarrollo ilimitado

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para mejorar todos los procesos.

5.6.- La Revolución Socio - Técnica

La Revolución Socio-Técnica

El Instituto Tavistock de Relaciones Humanas dice que el Enriquecimiento del Trabajo se da sólo cuando existe una integración balanceada de los sistemas sociales y técnicos de la organización.

EnfoqueEl Instituto, cuyo concepto lo originaron Erick Trist y Ken Bawforth, se basa en cinco dimensiones fundamentales para enriquecer el trabajo. Estas son los marcos conceptuales para rediseñar las tareas.

Resultados del Trabajo

Variedad de tareasIdentificación con la tareaSignificado del Trabajo

Sentido de Responsabilidadpor los ResultadosConocimiento de los

Alta Satisfacciónpor el trabajo

Alta Efectividad

AutonomíaRetroalimentación

DimensionesClave delTrabajo

ResultadosPersonales yde Trabajo

EstadosPsicológicos

Le da Sentido al Trabajo

Alta MotivaciónAlto Crecimiento ySatisfacción

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5.7.- Características de los EQUIPOS DE TRABAJO ALTAMENTE EFICIENTES

1. Produce resultados. Capitaliza las fuerzas de sus miembros para

producir resultados extraordinarios, que no podrán ser alcanzados por

los miembros si trabajaran de manera individual.

2. El propósito del equipo es claro y sus integrantes consideran que valen

la pena. Se concentran más en cumplir con ese propósito y satisfacer a

sus usuarios, que en sus asuntos o agendas personales.

3. Los miembros sienten que han dedicado esfuerzos para el éxito del

equipo y son responsables de los resultados que logre su equipo de

trabajo.

4. Parecen divertirse trabajando así, aun cuando realizan tareas más arduas

que los demás grupos. Se percibe el espíritu y la energía del equipo.

5. Cada persona sabe cual es rol y no hay confusión en cuanto a quién

tiene que hacer cada tarea.

6. No hay nada bajo la mesa. Los problemas y las preocupaciones se

comparten con honestidad y sin atacar; de hecho se les considera como

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una oportunidad para exponer diferentes puntos de vista y generar

soluciones creativas.

7. Los miembros del equipo de trabajo no temer plantear u n problema que

pueda tener impacto en el desempeño de todo el equipo. Son evidentes

la con fianza, la colaboración, y la sinceridad en el intercambio de

ideas.

8. El equipo no pierde de vista sus metas ni el tiempo en su lucha de

poder; en vez de ello, está claramente concentrado en lograr su misión.

Los propósitos superiores trascienden los inconvenientes y logros

cotidianos y hacen que la política del poder parezca trivial e

insignificante.

…..En las organizaciones la eficacia y la eficiencia, no están en el poder

coercitivo, están en el orden.

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Aspectos a cubrir los días 23 y 24 de abril del 2010

Día 23

1.- Resumen de los ejercicios del día 17 de abril 2010

1.1.- El Ejercicio del Rally

1.2.- El Ejercicio sobre las Teorías X y Y

1.3.- El Ejercicio sobre las Teoría de las motivaciones, y de la

1.3.- Tarea

2.- Modelo de los Equipos de Trabajo Altamente Eficientes

2.1.- Enfoque al usuario

2.2.- Dirección

2.3.- Comprensión

2.4.- Responsabilidad por resultados

Día 24 de abril

3.- Herramientas para el día con día.

3.1.- Diagramas de flujo

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3.2.- Diagrama de Procesos

4.- Herramientas para solucionar problemas y evitar recurrencias Equipos de enfoque).

4.1.- Lluvia de ideas

4.2.- Diagramas de causa efecto.

4.3.- Ley de Pareto

Los Equipos de Trabajo Altamente Eficientes, no se fabrican, se cultivan

1.- Resumen de los ejercicios y tarea 16 y 17 de abril de 2010

1.1.- El Ejercicio del Rally

1.2.- El Ejercicio sobre las Teorías X y Y

1.3.- El Ejercicio sobre las Teoría de las motivaciones, y de la

1.4.- Tarea

1.1.- Respecto al ejercicio del RALLY cuyo objetivo fue: permitir a los miembros de un

grupo (a) conocer la experiencia de trabajar juntos como un equipo en una tarea específica

y (b) analizar la experiencia, se deriva lo siguiente:

- Escogieron nombres de animales que trabajan en equipo

- Definieron las estrategias en función de las competencias, talentos y valores

- Decidieron…..”juntarse” por que se conocen y trabajan juntos…les gusta

trabajar juntos.

- Tomaron decisiones en consenso

- Fueron eficaces y eficientes…..cumplieron en tiempo y con la mayoría de los

objetos.

- ¡¡ TARABAJARON EN EQUIPO !!

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1.2.- Respecto al ejercicio relacionado a la comprensión de los supuestos que se conciben de las personas y de la naturaleza humana; más en claro, lo referente a la teorías X y Y; el puntaje relacionado a la teoría Y fue de 296 y de la Y fue 609, lo que quiere decir que: a los empleados le gusta el trabajo, son creativos, buscan responsabilidades y pueden dirigirse ellos mismos; propician ambientes proactivos, propositivos, asertivos.

1.3.- Con relación al ejercicio sobre las motivaciones intrínsecas y extrínsecas, el puntaje de la primera de ellas fue de 621 y el de la segunda de 242, lo quiere decir que: el reconocimiento, responsabilidad, progreso del individuo en la organización, así como sus logros, están vinculados con la satisfacción del mismo dentro de la organización.

1.4.- Tareas:

Respecto a la pregunta No. 1 ¿En el Poder Judicial es factible el diseño y operación de equipos de trabajo altamente eficientes (ETAE)?

El común de las respuestas está orientado al sí, bajo los siguientes argumentos:

- Existe el deseo de la mejora continua a efecto de proporcionar un mejor servicio, de calidad y eficiencia.

- Se cuenta con el apoyo de la Presidenta y el personal está dispuesto a colaborar.

- Existe personal comprometido para lograr el objetivo principal de la institución: la impartición de la justicia con calidad y oportunidad.

- El concepto es aplicable a cualquier organización, además de que se cuenta con personal muy capacitado, capaz y dispuesto a trabajar por una meta común y así contribuir a la mejora de la sociedad.

- Resumiendo: Apoyo de la presidenta; personal capaz y comprometido; orientación a la mejora continua.

Respecto a la pregunta No. 2: ¿Qué condiciones se debe de dar en el Poder Judicial para que se puedan diseñar y operar ETAE?

El común de las respuestas fue:

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- Voluntad de hacer las cosas

- Incrementar la unión del personal

- Una necesidad de Superación

- Mejorar el ambiente de trabajo

- Incrementar el espíritu de cambiar para mejorar el servicio, es decir, que todos los miembros del Poder Judicial, agreguen un plus positivo a todo lo que realicen.

2.- Modelo de los Equipos de Trabajo Altamente Eficientes (ETAE)

El compromiso que tiene el Poder Judicial con la ciudadanía y lo manifestado por ustedes en el sentido de brindar servicios de calidad, es importante liberar el potencial y creatividad de las personas que laboran en esta importante institución para que en conjunto trabajen por ese bien común.

Es evidente que ETAE necesitan la participación de todos los miembros, debiéndose dirigir por sí mismos en sus tareas clave. Para que eso sea una realidad, los ETAE tienen que encontrar la manera de trabajar juntos.

Además, necesitan preparación y herramientas que les permitan efectuar las tareas, de manera que puedan superar situaciones complejas, demandas conflictivas y recursos limitados.

El Modelo se muestra en la siguiente figura, en dónde se muestran cuatro áreas de trabajo de los ETAE, y las actividades que le ayudan a estar en condiciones óptimas, a saber:

El enfoque al usuario o cliente

Dirección

Comprensión

Responsabilidad por resultados

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MODELO DE ETAE

Como todo inicio de mejora, haciendo una comparación un con atleta, se requiere concentración y dedicación para mantenerse en condiciones físicas para competir, es decir, hacer ejercicio, cuidar la dieta y practicar buenos hábitos; de igual manera, el ETAE debe dedicar tiempo y energía para fortalecerse en las cuatro áreas.

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2.1.- Enfoque al usuario o cliente

Definición: El enfoque al usuario o cliente consiste en conocer con claridad las expectativas, los valores y las prioridades de quien recibe el trabajo de uno y asegurarse de que los productos y servicios suministrados sean congruentes con tales expectativas.

Factores: El enfoque al usuario o al cliente consta de dos partes: identificación del usuario o cliente y análisis de sus requisitos y expectativas.

El enfoque al usuario o cliente es el alimento de los ETAE, como se muestra en la siguiente figura:

ENFOQUE AL USUARIO O CLIENTE

Es preciso que se escuche la voz del usuario o cliente en toda el Poder Judicial y todos deben de entender sus necesidades y expectativas, de tal suerte que, todas las decisiones se tomen considerando su posible efecto sobre él.

Los ETAE pueden tener varios usuarios, los externos, a saber:_____________________________________________________________________________________________________________________, y los internos:____________________________________________________.

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La pregunta es ¿tratamos igual a nuestros usuarios internos y externos?.....cortesía, prontitud, interés, etc.

2.2.- Dirección

Definición: Determinar con sus jefes la contribución del ETAE, desde sus propósitos generales hasta sus acciones y actividades específicas; también indicar cómo se adapta el objetivo del ETAE al objetivo del Juzgado.

Es importante tener en mente los resultados arrojados en los ejercicios y en la tarea; a saber:

Están orientados a trabajar bajo el esquema de la teoría Y; Laboran en el Poder Judicial porque sus motivaciones son intrínsecas. Además, están convencidos de que trabajar bajo el esquema de ETAE, ayudará a mejorar el servicio. Por si fuera poco, están convencidos de que existe un apoyo de la Magistrada Presidenta.

Factores: La Dirección está constituida por los cuatro factores siguientes que se muestran en la siguiente figura:

DIRECCIÓN

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1.- Documento constitutivo: Es la manera formal de establecer la existencia del equipo.

2.- Visión: Cómo se ven en un tiempo determinado….Ser un ETAE que……Migración de actividades cotidianas individuales a ………..

3.- Misión: somos un ETAE cuyo es objetivo es ………..y que contribuye con nuestro Juzgado a ……………………..

4.- Metas y Objetivos: Son la declaración general de los resultados finales deseados, con objetivos que describen las acciones y actividades específicas para lograr los resultados.

El ETAE se forma con un propósito. La dirección lo mantiene bien orientado y evita que el equipo funcione al azar. La dirección guía al ETAE, especifica lo que se quiere lograr y explica como hacerlo.

La dirección es el mecanismo que dirige intencionalmente las acciones del equipo hacia las metas.

Una dirección clara ayuda a determinar las prioridades fundamentales en la asignación de recursos y crea el compromiso entre los miembros y la concordancia con el propósito del ETAE.

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2.3.- Comprensión

Definición: Se refiere a conocer e interpretar la naturaleza inherente de nosotros, de los miembros del ETAE y de nuestra organización, como se mencionan en la siguiente figura.

COMPRENSIÓN

Factores: Áreas en donde se mejora la eficacia y eficiencia del ETAE al aumentar la comprensión de:

1.- Uno mismo y de otras personas. Aumenta la conciencia de las fuerzas de uno y de los demás miembros del ETAE, así como su aplicación y el reconocimiento de las diferencias mutuas.

2.- El o los ETAE. Al comprender la dinámica del trabajo en equipo, se plantea la resolución de problemas y la toma de decisiones.

3.- La organización. Al comprender las normas y la cultura de la organización, puede entenderse cómo realizar las actividades de acuerdo con dicha cultura.

Los miembros del ETAE se consideran entre sí personas únicas, entienden las fuerzas que resultan de esa diversidad y crean un entorno dinámico en el que

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el poder y la sinergia ayudan a observar una situación, una oportunidad o un problema desde diferentes perspectivas. El talento de los integrantes del ETAE se emplea bien y existe apoyo y ayuda mutua para el desarrollo y el logro del éxito.

Los miembros comprenden la cultura de la organización en la que trabajan y la manera de utilizar los sistemas y la red política informal para alcanzar las metas del ETAE.

2.4.- Responsabilidad por resultados

Definición: La responsabilidad por los resultados es el proceso de acuerdo mutuo sobre resultados que el ETAE espera alcanzar, proyectos y planes específicos y responsabilidades de los miembros del ETAE entre sí y ante la organización. Ver la siguiente figura:

RESPONSABILIDAD POR RESULTADOS

Factores: Cuatro factores influyen en la responsabilidad.

1. Valores y creencias: Son las creencias que la organización y el ETAE apoyan, por las cuales se espera que el ETAE viva.

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2. Acuerdos sobre las operaciones. Son los medios por los cuales los miembros del ETAE se ponen de acuerdo en el trabajo conjunto.

3. Planeación del Proyecto. Son los métodos de planeación que se emplean para asegurar que se realice lo procedente, en la forma correcta, en la secuencia establecida previamente y cumpliendo con el programa.

4. Planeación de la implementación. Son los métodos de planeación que se emplean para asegurar que los planes de proyectos y el trabajo del ETAE sean aceptados por el resto de la organización.

El ETAE debe tener en cuenta dos tipos de responsabilidad por los resultados: Aquella ante el propio ETAE y aquella ante sus Jefes u otras personas. Saber quien debe realizar cada tarea, evita conflictos.

Día 24 de abril

3.- Herramientas para el día con día.

Para analizar lo que hacemos es importante conocer muy bien nuestros procesos, donde inician y donde terminan, por ejemplo, el proceso del archivo, donde inicia, donde termina. Existen procesos que se pueden cuantificar, algunos por su complejidad es difícil; sin embargo todos tienen un ciclo de inicio y fin y por supuesto tienen actividades que generan valor o no y se puede calcular su eficiencia.

¡Cuidado!, no nos vayamos a confundir con productividad, ya que nuestra actividad no es estándar.

3.1.- Diagramas de flujo

Es la representación gráfica de secuencia de pasos que integran un proceso. Se utilizan símbolos convencionales. En el anexo “Mejora de Eficiencia” se detalla un ejemplo.

3.2.- Diagrama de Procesos

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Es una descripción de cada una de las actividades o pasos que tiene un proceso en términos de: Objetivos de actividades, descripción de las mismas, responsabilidades. Se presenta en archivo electrónico.

4.- Herramientas para solucionar problemas y evitar recurrencias.

4.1.- Lluvia de ideas

Aportaciones que los miembros del ETAE proporcionan con la finalidad de resolver un problema específico. Ojo. Se analiza la idea, no quien la manifestó. Evitar lógicas prematuras.

4.2.- Diagrama de Pareto

Pareto enunció el principio basándose en el denominado conocimiento empírico. Observó que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los «pocos de mucho» y los «muchos de poco»; se establecían así dos grupos de proporciones 80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20% de población, ostentaba el 80% de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80% de población, el 20% de ese mismo algo. En una problemática específica el 80% de causas son triviales, sólo el 20% son significativas. Focus vs dispersión.

4.3.- Diagramas de causa efecto (K. Ishikawa)

“el siguiente proceso es el usuario” “La calidad es económica y eficiente cuando cada proceso puede asegurar su actuación para el siguiente proceso”..se refiere a líneas y personas.

El diagrama muestra las relaciones entre una problemática específica e resolver y sus posibles causas, a saber: Insumos (materiales, en nuestro caso información), Método, Equipo, Mano de Obra. Se conoce también como diagrama de pescado.

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ANEXO RALLY

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2.1- Se explica por separado el objetivo, metodología y herramienta.

Objetivo: Este ejercicio está diseñado para permitir a los miembros de un

grupo (a) conocer la experiencia de trabajar juntos como un equipo en una

tarea específica y (b) analizar esta experiencia.

Determinen el nombre del equipo, asociado con un animal.

Cada equipo tratará de encontrar los siguientes artículos.

1. Una fotografía de un equipo

2. Tabla de posiciones del fut-bol de primera división. México

3. Un par de palillos pica dientes

4. Una pieza de ropa con el logotipo del Poder Judicial.

5. Una botella de borrador en líquido.

6. Ley orgánica del Poder Judicial.

7. Un disco flexible.

8. Un CD de música ranchera.

9. Un paquete de goma de mascar

10. Una caja de clips. No importa el tamaño.

Tiempo 30 minutos.

El equipo con mayor número de artículos y entregados en tiempo será

el ganador.

Responder las siguientes preguntas.

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1.- Porqué el nombre del animal…características?

2.- Cuáles son los motivos por los cuales se escogieron:

Competencias, valores, talentos?

3.- ¿Cuál fue la estrategia del Equipo?

4.- ¿Qué papeles desempeñaron lo integrantes?

5.- ¿Cómo tomaron las decisiones?

5.- ¿Qué tan eficaz fue el equipo?.....

6.- ¡Qué tan eficiente!

7.- ¿Qué pudo haber hecho el equipo para ser más eficiente?

8.- Reflexión. ¿Qué diferenció al equipo que gano de los demás?

10.- ¿Qué aprendió usted de esta experiencia que sea relevante en el

diseño y operación de los equipos eficientes?

ANEXO “MEJORA DE EFICIENCIA”

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INTERVENCIÓN EN PROCESOSENERO – ABRIL 2002

NOMBRE: VÍCTOR MANUEL HERNÁNDEZ MANRÍQUEZ

SESIÓN No. 10 FECHA: 13 DE ABRIL DE 2002

TEMA AUTOR Y TÍTULO CAPITULO O RESUMEN

TRABAJO DE MEDIO TÉRMINO.ANÁLISIS DEL PROCESO DE VIAJE EN AVIÓN DESDE LA CIUDAD DE MÉXICO AL PUERTO DE HUATULCO, CONSIDERANDO DESDE EL ARRIBO DEL AEROPUERTO LOCAL HASTA LA SALIDA DEL AEROPUERTO DESTINO.DETERMINAR EL TIEMPO DEL CICLO Y LA EFICIENCIA DEL PROCESO, Y HACER UNA PROPUESTA DE MEJORA

INTRODUCCIÓN

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El análisis de un proceso puede definirse como la subdivisión o la descomposición de un proceso de fabricación, o de un procedimiento administrativo, en sus operaciones componentes y en sus movimientos concomitantes de materiales, de modo que cada operación y cada manipulación de material puedan estudiarse y averiguarse su necesidad y su eficacia en el proceso.

Al recoger los datos para un análisis de un proceso, es necesario que el investigador siga y verifique cada uno de los datos del mismo. Este trabajo no puede hacerse sentado a una mesa y consultando las hojas de ruta en una oficina de planeamiento, sino que tiene que implicar, por necesidad, observaciones reales sobre el terreno y consultas en el taller con los supervisores y operadores. Una vez completo, el análisis contiene un fondo de información desconocida antes por cualquier individuo de la fábrica. Esta información recogida en cada paso, tiene que satisfacer las seis preguntas siguientes: ¿Qué?, ¿Porqué?, ¿Cómo?, ¿Quién?, ¿Dónde?, y ¿Cuándo?.

Con respecto a cada operación del proceso, importa conocer con exactitud qué se está haciendo con el material, y porqué se hace. Es frecuente descubrir que no existe ninguna razón válida para ejecutar una operación. Cómo se hace se refiere a la maquinaria y a las herramientas utilizadas, y quién el tipo o la clasificación de los empleados que realizan la tarea. Dónde alude al punto exacto en que se realiza el trabajo en la fábrica, con as distancias entre las operaciones, y cuando se refiere al orden de sucesión de éstas en el proceso, o el momento preciso en que tiene que ejecutarse una operación.

Para el desglose de las operaciones que tiene lugar en un proceso, se utiliza la Gráfica de proceso, que es una representación gráfica de los acontecimientos que se producen durante una serie de actos u operaciones y de la información concerniente a los mismos. Para representarlos acontecimientos se emplean símbolos, y los de uso más común son los que se indican a continuación:

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Operación

Transporte

Almacenamiento

Inspección

Demora

Actividad ajena al campo de investigación


Operación.- Representada por el círculo y “tiene lugar una operación cuando se cambia de propio intento las características físicas o químicas de un objeto, cuando se monta en él o se desmonta otro objeto, o cuando se le prepara o se le dispone para otra operación, un transporte una inspección o un almacenamiento; se produce también una operación cuando se da o se recibe información, o cuando tiene lugar un planeamiento o un cálculo.

Transporte.- Representada por un semicírculo rematado en la parte superior, designa un transporte, el cuál se dice que tiene lugar “cuando se mueve un objeto de un lugar a otro, salvo cuando esos movimientos se deben al proceso o al operario en el lugar de trabajo durante una operación o una inspección. A veces se coloca una letra dentro del símbolo para indicar el medio de transporte, por ejemplo, H, por hombre, T, por transportados, E, por elevador, C, por carretilla, etc.

Almacenamiento.- Representado por un triángulo con el vértice hacia abajo. “Tiene lugar un almacenamiento cuando se retiene y se protege un objeto contra cualquier traslado no autorizado”.

Inspección.- Representado por un cuadro. Se realiza una inspección cuando se examina un objeto para su identificación, para verificar la calidad o la cantidad o para medir alguna de sus características

Demora.- Representado por medio cuadrado con un semicírculo a la derecha. Tiene lugar una demora de un objeto cuando las condiciones, salvo las inherentes al proceso, no permiten la ejecución inmediata del acto siguiente planeado.

Actividades fuera del campo de investigación.- Representado por un triangulo con su vértice hacia arriba. Una actividad ajena al campo de la investigación es una operación, un transporte, una inspección, una demora, un almacenamiento o una serie de los mismos que por una razón cualquiera el investigador considera innecesario o poco conveniente analizar durante el estudio corriente.

Gráficas de proceso de operaciones o diagrama de flujo.- El primer paso que hay que dar en el análisis de un proceso de fabricación es la subdivisión del mismo en sus diferentes operaciones e inspecciones o, si se trata de un procedimiento de oficina, en sus funciones burocráticas. Cuando el proceso consiste en la fabricación y el montaje de varias partes componentes, cada una con una serie de operaciones de fabricación, o de tramitaciones de oficina realizadas en varios impresos relacionados, la mejor manera de mostrar la relación entre esos hechos y esos acontecimientos es una gráfica de proceso de la operación.

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES O SUCESOS

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DE UN VIAJE EN AVIÓN DESDE LA CIUDAD DE MÉXICOAL AEROPUERTO DE HUATULCO

DESCRIPCIÓN1.- ARRIBO AL AEROPUERTO 12.- ABORDAR HASTA EL ASIENTO

1 2 3 4 5

6 7 8 9 10

11 12 13 14 15

16 17

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18 19 20

21 22


CORRESPONDIENTE2.- UBICACIÓN DE VENTANILLA DE AEROLÍNEA

13.- INFORMACIÓN DE LA AEROLÍNEA SOBRE INSTRUCCIONES DE VUELO

3.- ESPERA PARA DOCUMENTACIÓN14.- ESPERA PARA EL DESPEGUE DEL AVIÓN

4.- DOCUMENTACIÓN Y RECIBO DE EQUIPAJE

15.- REALIZACIÓN DE VUELO MÉXICO - HUATULCO

5.- ESPERA PARA INGRESO DE SALA No. 1

16.- ARRIBO AL AEROPUERTO DE HUATULCO Y ESTACIONAR AVIÓN

6.- INSPECCIÓN PARA INGRESAR A SALA No. 1

17.- AGRADECIMIENTO DE LA AEROLÍNEA E INSTRUCCIONES P/DESCENSO DE PASAJEROS

7.- ESPERA EN SALA No. 118.- DESCENSO DE PASAJEROS A SALA DE ARRIBO

8.- LLAMADO PARA INGRESAR A SALA DE ABORDAJE

19.- ESPERA PARA ENTREGA DE EQUIPAJE

9.- ESPERA EN SALA DE ABORDAJE20.- IDENTIFICAR Y OBTENER EQUIPAJE

10.- HACER FILA PARA CHEQUEO DE BOLETO 21.- ENTREGAR TICKET DE EQUIPAJE11.- CHEQUEO DE BOLETO PARA ABORDAR AVIÓN 22.- SALIDA DEL AEROPUERTO

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Poder Judicial del Estado de Guanajuato Equipos de Trabajo Altamente Eficientes 53


DIAGRAMA DE ACTIVIDADES O SUCESOS

PROPUESTOS PARA UN VIAJE EN AVIÓN DESDE LA CIUDAD DE MÉXICOAL AEROPUERTO DE HUATULCO

DESCRIPCIÓN

1.- ARRIBO AL AEROPUERTO9.- REALIZACIÓN DE VUELO MÉXICO - HUATULCO

2.- UBICACIÓN DE VENTANILLA DE AEROLÍNEA

10.- ARRIBO AL AEROPUERTO DE HUATULCO Y ESTACIONAR AVIÓN

3.- DOCUMENTACIÓN Y RECIBO DE EQUIPAJE

11.- AGRADECIMIENTO DE LA AEROLÍNEA E INSTRUCCIONES P / DESCENSO DE PASAJEROS

4.- INSPECCIÓN PARA INGRESAR A SALA DE ABORDAJE

12.- DESCENSO DE PASAJEROS A SALA DE ARRIBO

5.- CHEQUEO DE BOLETO PARA ABORDAR AVIÓN

13.- ESPERA PARA ENTREGA DE EQUIPAJE

6.- ABORDAR HASTA EL ASIENTO CORRESPONDIENTE

14.- IDENTIFICAR Y OBTENER EQUIPAJE

7.- INFORMACIÓN DE LA AEROLÍNEA SOBRE INSTRUCCIONES DE VUELO 15.- ENTREGAR TICKET DE EQUIPAJE8.- ESPERA PARA EL DESPEGUE DEL AVIÓN 16.- SALIDA DEL AEROPUERTO

1 2 3 4 5

6 7 8 9 10

11 12 13 14 15

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cuadernillo (autoguardado)

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