Cruz Maltesa (Herramienta para el análisis y diseño de

sistemas)

Daniel Yrigoyen Gabriela de la Paz

Por Brian Wilson

AGENDA

DESCRIPCIÓN HISTORIA CONSTRUCCIÓN CARACTERÍSTICAS ESTRUCTURA USOS EJEMPLOS CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA

Maltese Cross

La cruz maltesa es una matriz de 4 cuadrantes dividida por 4 ejes.

Norte: se colocan las actividades primarias del sistema a analizar. (A1,A2,A3…)

Sur: los Procedimientos para el Procesamiento de Información (PPI1,PPI2..)

Oeste: categorías de Información (CI1,CI2..) necesarias como entrada

Este: categorías de información como salidas.

HISTORIA

Fusión de BEA (British European Airways) y BOAC (Overseas Airways Corporation) en British Airways en 1980

Necesidad de introducir una reorganización en las actividades de mantenimiento ingenieril

Los sistemas de información para apoyar esta operación altamente compleja habían evolucionado de forma independiente en las dos organizaciones

A raíz de la unificación, surge la necesidad de identificar y definir los procesos manuales y computarizados que requiera la nueva organización.

Se crea Management Systems Group (MSG) para diseñar un nuevo sistema de información.

Brian Wilson de la Universidad de Lancaster: administrador del proyecto

HISTORIA

Construcción (Enfoque ISM)

• “Issue-based” análisis• Modelo de actividad

primaria• Definición esencial

S.A.H.

1.Generar descripción del

sistema relevante bajo estudio

• Permite identificar subsistemas que a su vez definen necesidades de información

• El modelo sigue siendo muy amplio como para indicar flujos de información y responsables

2. Generar modelo de primer nivel de

resolución• Cada actividad puede

ser vista como un proceso de transformación con entradas y salidas de categorías de información3. Identificar el

conjunto necesario de

Actividades (A)

ISM- Information Systems Methodology

2. Generar modelo de primer nivel de resolución

Construcción (Enfoque ISM)

• Una CI se define como el nombre que se le da a una familia o serie de datos.

• Utilizar Modelo de Jerarquización

4.Definir las categorías de información para

cada actividad

• Permite identificar subsistemas que a su vez definen necesidades de información

5. Identificar los responsables de cada

actividad

• Tomar cada proceso de información existente e identificar las categorías de información a las cuales las entradas y salidas de información pertenecen.6. Definir el conjunto de

Procedimientos para el Procesamiento de la

información PPIs

6. Tomar cada proceso de información existente e identificar las categorías de información a las cuales las entradas y salidas de información pertenecen

¡El modelo sigue siendo muy amplio como para

indicar flujos de información!

¿ Cómo adquiero una visión integral de los

procesos de información y su relación con las

funciones del sistema?

• Mapear flujos de información de actividad a actividad.

7. Cruz Maltesa

(Etapa de Diseño)

• Comparar los requerimientos de la información para la realización de actividades vs. los procedimientos disponibles

8. Análisis de la Cruz Maltesa

Construcción (Enfoque ISM)

Estructura

Estructura

La matriz NO indica los datos que son necesarios para realizar las actividades primarias y señala quiénes, de los que realizan las actividades, necesitan tener acceso a qué PPI’s.

Estructura

En esta matriz se define aquellas actividades que tienen la responsabilidad de monitorear y almacenar el contenido de los datos, por lo que el personal que realiza dicha actividad, será el responsable directo de actualizar la información y vigilar que fluya correctamente.

Los datos que son producidos por las actividades primarias se muestran en la matriz NE

EstructuraMediante el análisis de las columnas de la matriz SO se pueden observar los requerimientos para el diseño y operación de bases de datos. Siempre que exista una columna con demasiadas x’s, significa que la información asociada es frecuentemente utilizada por varios PPI’s

EstructuraLa matriz SE muestra las salidas de información generadas por PPI’s, y por la cantidad de las x’s, se puede identificar que tan critico es el sistema de procesamiento de datos.

Características

Permite adquirir una visión integral de los procesos de información y su relación con las funciones del sistema.

Permite plantear los cambios necesarios para el manejo efectivo de la información. (Reestructuración Administrativa)

La herramienta responde a ¿Quién en términos de qué función necesita qué información y con qué propósito?

Usos

Identifica los responsables de monitorear la información

Identifica las posibles duplicaciones de procesamiento de información

Evalúa la eficiencia del procesamiento de datos de los PPI`s

Evalúa la necesidad de los datos de entrada tanto para las actividades como para los PPI`s

Apoya el diseño de sistemas de información y de actividades primarias

En general se usa para analizar si conviene o no diseñar una reestructuración administrativa

Caso de Ejemplo

En un organismo operador de una unidad habitacional organizado como asociación civil del estado de Morelos, se determinó la urgente necesidad de su reestructuración administrativa para proporcionar el servicio de agua potable y saneamiento de una manera eficiente, continua y oportuna. 

Después de realizarse un diagnóstico previo para determinar las posibilidades de intervención, se concluyó en abordar en principio el área de contabilidad y cobranzas, la cual reportaba las mayores dificultades e impactos negativos hacia todo el organismo operador por su desempeño.

Se consideró que era necesario reordenar el manejo de la información para dar pauta a la creación de un sistema de información confiable y computarizado. Se sugirió el empleo de la cruz maltesa exclusivamente para el área de contabilidad y cobranzas. 

Las funciones que cumple una empresa prestadora del servicio de agua potable quedaron expresadas en la siguiente definición: "Ofrecer una buena calidad en el servicio a los usuarios, siendo eficientes y preservando las instalaciones y las fuentes de abastecimiento en buenas condiciones”

De manera general, la figura 1 ilustra los servicios que presta un organismo operador.

Figura 1. Representación del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento.

Representación del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento.

Las principales funciones o actividades que realizan los organismos operadores son: operar y dar mantenimiento a la infraestructura existente a fin de proporcionar el servicio con la mayor eficiencia todo el tiempo; disminuir desperdicios de agua y desalojar las aguas negras; administrar y controlar las finanzas del sistema; adquirir los bienes y servicios necesarios para el sistema; cobrar los consumos de agua; aplicar los cargos por regazos de acuerdo con las tarifas vigentes y contratar al personal de apoyo necesario para dar cumplimiento a sus actividades.

Además de las actividades básicas mencionadas, las acciones de macro medición, micro medición, detección y control de fugas, conservación de fuentes de abastecimiento, padrones de usuarios, mejoran la calidad del servicio y permiten un funcionamiento financieramente más sano de los organismos operadores e incluso pueden ayudar a diferir inversiones de capital y bajar costos. En la figura 2 se presentan, las áreas y las actividades específicas que se desarrollan para el caso del Organismo Operador.

Figura 2. Estructura de la empresa prestadorade servicios de agua potable, alcantarillado y saneamiento

Aunado a lo anterior, estas empresas deben contemplar distintos niveles de organización y viabilidad financiera que las conduzcan a convertirse en empresas autónomas y auto financiables. La consolidación de éstas les dará el fortalecimiento de empresas privadas que trabajan bajo esquemas financieros sanos. El cambio del entorno para estas empresas, las lleva a plantearse la necesidad de responder con eficiencia y rendimiento para ser más competitivas, no solo para subsistir sino para desarrollarse plenamente.

Por lo anterior el área de contabilidad y cobranza juega un papel primordial dentro del funcionamiento del sistema, si no se toman las medidas correctivas en el ámbito de la eficiencia de esta área, el sistema no solo se convertirá en una carga excesiva para el erario público sino que podrá llegar a perder eficiencia técnica por la carencia de recursos para la operación y mantenimiento.

Las actividades específicas que intervienen en el área de contabilidad y cobranza quedan ilustradas en la figura 3.

Figura 3. Actividades específicas de cobro yaplicación de tarifas.

Mantener vigente el padrón Cuenta-Usuarios

De acuerdo a las actividades anteriormente identificadas se definieron un total de 16 categorías de información distintas. Estas categorías son las siguientes:

Volumen de agua no contabilizada Gastos totales de prestación de servicio Número total de medidores instalados Adeudos por consumo de agua sobre la facturación Monto recaudado (total y por usuario) Costo unitario de producción de agua Gastos de comercialización y administración del sistema Gastos de mantenimiento Gastos de operación Tarifas legales vigentes Volumen de agua producido Volumen de agua facturado Volumen de agua disponible (disponibilidad del recurso) Número de usuarios del sistema Usuarios que se incorporan regularmente al sistema Demanda de agua por los usuarios

Cruz Maltesa del Modelo

Cruz Maltesa del Modelo

Análisis (Comparar con siguiente filmina)

Azul, Se producen 2 tipos de informaciones (pueden ser reportes, información técnica, etc.) sobre el “Volumen de Agua no contabilizada”, y nada mas una actividad la necesita procesar. ¿Es necesario producir dos tipos de informe?

Amarillo, hay 4 tipos de “reportes” de información sobre… “Adeudos por consume de agua sobre la información”, la requiere nada mas una actividad (“Facturación de los servicios prestados a los usuarios”), y nadie es responsable de monitorear esta información.

Rojo, “Usuarios que se incorporan regularmente al sistema” y “Numero de usuarios al sistema” son dos informaciones criticas para el sistema, ya que hay muchas actividades que las usan y muchos sistemas que la procesan… y nadie es responsable de monitorear esta información.

Verde, la zona NE esta muy despoblada, muy pocas actividades y personas son responsables de monitorear la información, entonces si algo sale mal muy poca gente es responsable sobre la actividad a realizar.

Morado, Hay actividades y procesamientos de información que tienen la misma entrada y salida de datos. ¿Porque ocurre esto? ¿Están nada mas enviando información?

Son algunas de los tantos factores que se pueden utilizar para analizar en este sistema.

Conclusión y Sugerencias No es necesario construir una Cruz Maltesa

con decenas de A’s, Cl’s y PPI’s. Con 7 Actividades es eficiente, con 13

obstaculiza su uso. No es fácil de comprender y requiere algunos

meses de trabajo para su construcción. Cambios impactan directamente a la

estructura organizacional por lo que hay más posibilidad de resistencia al cambio.

En general es una muy buena técnica que permite un manejo saludable de la información.

Bibliografía

Wilson, Brian. (1992). Systems : concepts, methodologies, and applications . Chichester ; New York : Wiley, : 2nd ed., reprinted with corrections. p. 215-260.

Sánchez, Gabriel. (2003). “Técnicas Participativas para la Planeación”. México, D.F. Fundación ICA, A.C. p. 309-320.