CRONO SISTEMA DE CONTROL DE PRESENCIA ¿Qué es Crono?

Crono es un sistema de software abierto que, conociendo los horarios

de trabajo, puede controlar las asistencias de los empleados.

También media, planifica y automatiza en la relación entre los

empleados y la empresa que lo implanta con su consecuente

reducción de costes y mejora de la productividad y transparencia.

Habitualmente se conoce a esta actividad como control de presencia.

Software abierto

Distintas opciones

para realizar las

picadas

Web personal para

cada usuario

Gestión de

incidencias

Informes

individuales y

colectivos

Muchas

posibilidades de

configuración de

horarios

ELELOG S.L.

Parque Comercial San Jerónimo

Calle E, número 29 41015 Sevilla

Tlf: 954373736 Fax: 954060297

www.elelog.es

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¿Qué ventaja tiene el software abierto?

Un sistema de software abierto indica que su periodo de vida de desarrollo nunca está

cerrado. Gracias a esto, si el día de mañana aparece una nueva normativa o necesita

una nueva funcionalidad, su sistema no quedará obsoleto. Es más, Crono tiene una

vida de más de 10 años. Durante todos estos años, Crono se ha ido adaptando a

nuevas normativas y necesidades de nuestros clientes, lo que hace de Crono un

sistema completo y actualizado hasta los últimos decretos aparecidos de regulación

laboral.

Además al ser un sistema de software abierto y como símbolo de transparencia,

usted siempre dispone del código fuente, por lo que puede realizar usted mismo los

cambios que desee, por otro lado el compromiso de Elelog es ofrecerle siempre los

mejores precios de mantenimiento.

¿Cómo está compuesto Crono?

Diagrama

Crono está compuesto por tres módulos separados que comparten datos:

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Aplicación de administración: Desde ella se configurará todo el sistema y se

llevará la gestión de tiempos de los empleados. Consiste en una aplicación de

escritorio que sólo va instalada en los equipos de aquellas personas que se

encargarán de la administración.

Web personal: A la que podrán acceder todos los empleados para llevar el

seguimiento de sus tiempos o el del personal supeditado. Es de acceso personal

para cada usuario.

Recogida de picadas: Se utiliza para recoger las picadas. Las picadas son las

horas de entrada y salida que justifican los tiempos de trabajo de los empleados.

Crono permite realizar estas picadas de distintas formas y en distintos

dispositivos. Algunas de las formas más usadas son:

o Código de usuario: introduciendo un código alfanumérico en algún

dispositivo que identifique a cada empleado. EL usuario escribirá ese

código y automáticamente se guardará su picada.

o Tarjetas de proximidad (RFID): son tarjetas sin contacto que deberán ser

asignadas en Crono a cada usuario. Al acercar la tarjeta al receptor del

dispositivo, automáticamente queda recogida la hora y la persona que

realizó la picada.

RFID

o Biometría de huella dactilar: Utilizando unos lectores de huella. Al colocar

el empleado el dedo sobre él, se recogerá la hora a la que realizó la

picada.

Biometría dactilar

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Para recoger las picadas pueden usarse dos tipos de dispositivos:

Ordenador convencional: las picadas pueden ser recogidas usando un PC

normal mediante la aplicación de escritorio específica de Crono o mediante la

web de Crono.

Cronopicar

Terminal de picadas: un dispositivo específico para el control horario. Tiene la

ventaja de su pequeño tamaño y de estar disponible en caja de acero

antivandálica e incluso cerrada hermética para colocar en exteriores. Además

puede configurarse para controlar accesos. Si se conecta a una puerta con

cerradura eléctrica o un torno, el dispositivo puede permitir el acceso a los

empleados una vez realizada la picada si esta es correcta.

Terminal autónomo

¿Quién usa Crono?

Existen dos roles distintos entre los usuarios de Crono:

Empleado: Es el rol que desempeñan todos los usuarios. Sus funciones son las

de picar para justificar el tiempo trabajado. Interaccionan con Crono al introducir

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las picadas de cualquiera de las formas arriba explicadas y mediante la página

web. Desde la página web de manejo fácil e intuitivo podrán consultar todos los

datos relacionados con su horario. Dentro de estos empleados también podrá

haber hasta tres subtipos de empleado para adaptar Crono al funcionamiento de

su empresa. Estos son:

o Personal general: trabajadores sin mayor responsabilidad que el trabajo

de cada uno. Podrán consultar sus datos desde la web y justificarán las

ausencias.

o Jefe/a: Persona a cargo de un departamento y responsable de un

pequeño grupo de empleados de tipo personal general. Además de

consultar sus datos y justificar sus ausencias, podrán consultar y controlar

el del personal general a su cargo. Además, Crono permite que las

justificaciones de las ausencias de personal general necesiten del visto

bueno de un jefe/a que los supervise.

o Director/a: Persona a cargo de varios departamentos, responsable de sus

trabajadores ya sean Personal general o Jefe/a. Al igual que los jefes/as,

controlan su tiempo trabajado además del de todos aquellos jefes/as y

personal general que estén a su cargo. Y al igual que ocurría con los jefes,

existe la posibilidad de configurar Crono para que los directores autoricen

las justificaciones de las ausencias de personal general y/o jefes.

Empresa

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Administrador: Este rol está desempeñado por uno o varios empleados, así que

también desempeñará el rol de Empleado, independientemente del tipo de

empleado que sea. El administrador de Crono es el encargado de configurar el

sistema, dar el alta de los empleados y de llevar el control de sus horarios desde

una aplicación que tendrán instalada en sus ordenadores.

Administrador

¿Cómo trabaja Crono?

Cualquier empleado realizará su picada al llegar al lugar de trabajo por

cualquiera de los medios descritos. Esta picada se almacena de forma independiente.

Al salir del lugar de trabajo realizará otra picada que también se almacena de forma

independiente. Al final del día, un procedimiento automático se encarga de comparar

las picadas de cada trabajador con el horario que tenga asignado y establece el tiempo

de trabajo de cada uno.

Horarios y Jornadas

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Los horarios los configura y asigna a cada trabajador el administrador. En Crono

pueden configurarse múltiples horarios que después se asignarán a los empleados. Un

horario está formado por un grupo de jornadas. En una jornada se establece la hora de

entrada y de salida que tendrá un trabajador durante un periodo de tiempo. De esta

forma, se puede configurar una jornada para invierno y otra para verano con horas de

entrada y salida distintas. Estas dos jornadas (o más, puesto que no hay límite)

configurarían un horario que se le asigna a un empleado. De esta forma, no hay que

estar corrigiendo el horario de los empleados según la época del año en la que se esté,

si no que se crea y asigna una sola vez. Además, Crono prorroga los horarios de un

año a otro automáticamente, por lo que si este no cambia de un año para otro, no hay

que hacer cambios en los datos de los empleados.

Picadas y estancias

Pues según esta configuración de horario, cuando el procedimiento automático

encargado de calcular los tiempos trabajados realiza los cálculos, consulta cual es el

horario que tendría el trabajador dueño de la picada y según ese horario, busca la

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jornada que corresponde con el día de la picada. Después compara las picadas con las

horas de entrada y salida correspondientes a la jornada y con otros aspectos

configurados en el horario para calcular el saldo horario del día. A este saldo horario

diario lo llamamos peonada. Estas peonadas se guardan de forma independiente a las

picadas. De esta forma, si se hiciese algún cambio en la configuración de un horario, se

podría recalcular la peonada a partir de las picadas, que siempre serán invariables.

Listado de peonadas

Al final de cada mes, se hace el cálculo completo mensual sumando todas las

peonadas y queda guardado. De esta forma es fácil y rápido consultar el cómputo

horario de meses anteriores.

Horario mensual

Si un trabajador se ausenta de su trabajo durante parte o la totalidad del día,

tendrá una ausencia sin justificar. Si esa ausencia ha sido realmente justificada, el

trabajador tendrá que solicitar una incidencia. Estas incidencias se usan para justificar

tiempo que se ha trabajado fuera del lugar habitual lo que no ha permitido al trabajador

realizar las picadas o también se usan para justificar el tiempo que dispone el trabajador

para uso personal y que recoge su convenio como pueden ser vacaciones, asuntos

particulares, asistencias a tribunales, asistencia a exámenes, horas sindicales,

enfermedad...

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Incidencias

Para justificar estos tiempos de ausencia mediante incidencias, el trabajador

deberá acceder a su web personal desde donde podrá hacer la solicitud. Los tipos de

incidencia que se usarán para justificar son configurados por el administrador y pueden

añadirse tantas como se quieran. Además, puede haber algunos tipos de incidencias

disponible para un tipo de empleado y no haberlos para otro.

Resumen personal

Una vez solicitada la incidencia, está seguirá un camino de validaciones que

concluirá con la aceptación por parte del administrador de Crono y que puede pasar por

jefes/as y/o directores/as para que den su aprobación si fuese necesario, según se lo

hayamos configurado. Este camino que seguirá la incidencia desde que el usuario la

solicita hasta que queda aprobada es el Flujo de la incidencia.

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Flujo de incidencias

¿Cómo interactúa el usuario con Crono?

Inicio de sesión en la web personal

Como ya se ha comentado, los usuarios picaran en el sistema con alguno de los

métodos descritos. Si algún día no realiza la picada pero es una ausencia justificada,

desde su web personal introducirá una incidencia para que se justifique la ausencia.

Con esto, se calcularán sus tiempos de trabajo.

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Incidencia solicitada

Desde la web personal, los usuarios podrán controlar sus saldos y todo lo

relacionado con su gestión horaria. Tendrán la posibilidad de sacar informes con sus

picadas, con sus saldos, con los días disponibles de vacaciones y asuntos propios, de

las incidencias solicitadas, etc.

Informes

Si el usuario tiene un perfil de jefe o de director, además de sus datos, podrá

llevar este control de los empleados a su cargo y sacar sus informes además de los

propios.

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Resumen de la web personal de perfil de jefe o director

Los jefes y directores además tienen la posibilidad de dar el visto bueno a las

incidencias de sus empleados antes de que estas justifiquen las ausencias. Esto

también lo harán desde su web personal.

Validación de incidencias por un jefe o director.

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¿Cómo interactúa el administrador con Crono?

Como ya se ha comentado, el administrador es también un usuario normal, por lo

que podrá hacer en Crono todo lo que hace cualquier empleado. Además de esto,

podrá realizar los siguientes trabajos desde la aplicación de escritorio:

Altas de personal nuevo.

Configuración de horarios y jornadas.

Verificar las incidencias.

Gestionar las bajas médicas.

Añadir o eliminar incidencias así como modificar el funcionamiento de las

existentes.

Cambiar parámetros de configuración para que el sistema se adapte al

funcionamiento necesitado.

Sacar informes para controlar el absentismo y la productividad.