cosignatura · compartir nou document compartir un document amb altres usuaris amb la finalitat de...
TRANSCRIPT
CoSignatura
“Guia bàsica d’ús”
CoSignatura – Guia bàsica d’ús 19/juny/2017
2 de 10
ÍNDEX
1. Utilitat del producte ...................................................................................... 3
2. Requeriments tècnics ..................................................................................... 3
3. Accés al producte ............................................................................................ 3
4. Botonadura a la dreta .................................................................................... 4
5. Opcions de menú a l’esquerra ...................................................................... 4
5.1. Safata d’entrada .......................................................................................... 5
5.2. Compartir nou document ........................................................................... 5
5.2.1. Cas tipus de document = Conveni ......................................................... 7
5.3. Seguiment ..................................................................................................... 8
5.3.1. Què es pot fer amb un document des d’aquí ..................................... 8
6. SUPLENTS .......................................................................................................... 9
6.1. Designació de suplents ............................................................................... 9
6.2. Què pot fer un suplent ............................................................................... 9
7. Sistema d’avisos implementat .................................................................... 10
CoSignatura – Guia bàsica d’ús 19/juny/2017
3 de 10
1. Utilitat del producte
CoSignatura és el producte informàtic desenvolupat per l’Oficina Tècnica de
Sistemes de Gestió Corporatius per poder signar documents de forma
paral·lela per varies persones.
2. Requeriments tècnics
� Navegador per poder signar: Internet Explorer
� Lector de targetes
3. Accés al producte
Per poder utilitzar el producte s’ha d’haver sol·licitat prèviament. Hi ha dues
maneres:
� Usuaris de la Diputació de Barcelona: Des de la Intradiba [Procediment
a implantar, encara no operatiu]
� Usuaris d’altres ens: Demanar al responsable SVUS de cada ens
[Procediment estàndard – Falta associar el producte als diferents ens]
S’accedeix des de l’accés restringit, com una opció més del menú de l’usuari:
CoSignatura – Guia bàsica d’ús 19/juny/2017
4 de 10
4. Botonadura a la dreta
� “Ninu”:
Des d’aquí es poden seleccionar els suplents que es desitgin.
� “Estel”:
Informació útil en cas d’haver de reportar una incidència.
� El botó vermell: Tanca el producte i torna a l’accés restringit.
5. Opcions de menú a l’esquerra
Com a titular – 3 opcions.
Com a suplent – 2 opcions.
CoSignatura – Guia bàsica d’ús 19/juny/2017
5 de 10
5.1. Safata d’entrada
Documents que m’han compartit i que puc signar o no.
Un document desapareix de la safata d’entrada:
� Quan l’usuari el signa
� Quan l’usuari que el va pujar per compartir el desactiva
� Quan l’usuari que el va pujar per compartir l’esborra
5.2. Compartir nou document
Compartir un document amb altres usuaris amb la finalitat de que el signin si
estan d’acord en fer-ho.
S’han d’omplir els següents camps:
Un cop tot omplert, s’ha de clicar en “Desa”.
El pas següent és determinar amb qui es vol compartir el document per que es
pugui signar.
CoSignatura – Guia bàsica d’ús 19/juny/2017
6 de 10
Cliquem en el ”Ninu” del botó verd per cercar els usuaris amb qui es vol
compartir el document.
Tipus d’usuaris:
� De la Diputació de Barcelona
� D’altres ens
IMPORTANT!! – Només cerca usuaris que ja tinguin el producte CoSignatura
associat. Si es vol compartir un document amb algú que no el tingui,
prèviament se l’hi haurà de demanar.
Desprès de seleccionar als usuaris en qüestió, s’ha de DESAR. És en aquest
moment quan s’envia un missatge informatiu de correu electrònic a cada
un dels usuaris seleccionats.
CoSignatura – Guia bàsica d’ús 19/juny/2017
7 de 10
5.2.1. Cas tipus de document = Conveni
Si es selecciona el tipus de document “Conveni”, una vegada hagin signat
totes les persones necessàries, s’ha de fer el següent:
� Observacions - En aquest camp s’ha de posar la informació relativa a:
o Promotor
o Data de Conveni
o Acte de Referència
o Parts del conveni
o Vigència (Inici i Final)
Exemple:
� I finalmente, quan ja estigui tot això, es podrà “Arxivar” el conveni des
del botó “Arxiva”.
CoSignatura – Guia bàsica d’ús 19/juny/2017
8 de 10
5.3. Seguiment
Llista de tots els documents que:
� He pujat al CoSignatura i he donat a compartir
� He pujat al CoSignatura i no he donat encara a compartir
� M’han donat a compartir
La llista es pot ordenar per qualsevol de les columnes que es mostren, a
excepció de l’última (Compartit/Signat)
5.3.1. Què es pot fer amb un document des d’aquí
� CONSULTA DOCUMENT – ICONO “ull”
Només es pot consultar: contingut document, metadades i estat
compartició i signatures.
� EDICIÓ DOCUMENT – ICONO “llapis”
Sobre aquells documents que hagi pujat jo al CoSignatura, es pot fer el
següent:
CoSignatura – Guia bàsica d’ús 19/juny/2017
9 de 10
o Desactivar-los/reactivar-los
o Afegir/treure usuaris per compartir
o Esborrar-los sempre i quan s’hagin desactivat prèviament
o Arxivar-los sempre i quan:
� Els documents no siguin de tipus “Ple-Moció” o “Ple-
Esmena”
� Hagi signat com a mínim una persona
o Enviar-los al Registre d’Entrada de la DIBA sempre i quan:
� Els documents siguin de tipus “Ple-Moció” o “Ple-Esmena”
� Hagi signat com a mínim una persona
6. SUPLENTS
6.1. Designació de suplents
IMPORTANT!! – Només cerca usuaris que ja tinguin el producte CoSignatura
associat. Si es vol designar a un suplent que no el tingui, prèviament se l’hi
haurà de demanar.
6.2. Què pot fer un suplent
Des de la safata d’entrada puc seleccionar la d’un usuari que m’hagi designat
com a suplent seu.
A l’exemple següent:
� L’usuari amb quadrat de color corporatiu DIBA (vermell) és el titular
� L’usuari amb quadrat blau ha designat a l’usuari amb quadrat vermell
com a suplent d’ell
CoSignatura – Guia bàsica d’ús 19/juny/2017
10 de 10
NOTA SOBRE ELS COLORS:
� En color corporatiu DIBA (vermell): Totes les opcions com a titular
� En color blau: Totes les opcions com a suplent
Un suplent pot:
� Signar pel titular aquells documents que tingui en la seva safata
d’entrada.
IMPORTANT!! – En la signatura apareixerà sempre la de la targeta que
s’utilitzi. És a dir, quan signi el suplent, apareixerà la seva signatura,
no la del titular.
� Des de seguiment: El mateix que el titular sobre aquells documents que
el titular hagi pujat a CoSignatura.
Un suplent NO pot crear documents en nom del titular al que supleix.
7. Sistema d’avisos implementat
De moment només hi ha els següents avisos:
� Avís que s’envia de forma automàtica a l’usuari al que es dóna a
compartir un document.
� Avís que s’envia de forma automàtica a la Unitat de Registre de la
Diputació de Barcelona quan s’envia un document, ja signat, al
Registre. Això només passa en el cas dels documents tipus “Ple-Moció”
o “Ple-Esmena”.