CONVOCATORIA Revisoría Fiscal

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Enero de 2015 Carrera 51 Nº48-48, Medellín PBX: 5114688

CAPITULO I INFORMACIÓN GENERAL De conformidad con lo establecido por el artículo 38 de la ley 79 de 1988, las cooperativas deben contar con un Revisor Fiscal. El alcance y funciones de la Revisoría Fiscal se encuentran establecidos en el Código de Comercio, en el Capítulo Tercero del Título Primero de la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normas complementarias. A continuación se especifican los términos de referencia para la convocatoria a la elección de Revisor Fiscal para el período marzo 2015 - marzo 2017 en COOFINEP COOPERATIVA FINANCIERA. En la propuesta no podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en los presentes términos de referencia. 1.1. OBJETO COOFINEP COOPERATIVA FINANCIERA está interesado en recibir propuesta para contratar los servicios de Revisoría Fiscal para el período ya señalado, de acuerdo con lo establecido en la legislación colombiana y de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas en los presentes Términos de Referencia. 1.2. LEGISLACIÓN APLICABLE Este proceso contractual se regirá por las normas contenidas en la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera, sus normas complementarias disposiciones legales vigentes que versen sobre la materia; así como también por los estatutos de la entidad y estos términos de Referencia. 1.3. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo para la ejecución del contrato será de dos (2) años aproximadamente una vez se haya cumplido el requisito de posesión ante la Superintendencia Financiera y hasta una nueva elección por parte de la Asamblea General. Conforme al Estatuto de COOFINEP, la Revisoría Fiscal puede ser reelegida.

1.4. INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Con la presentación de la oferta, el proponente da por aceptado los términos de referencia, que conoce la naturaleza y alcance de los trabajos, los costos y su tiempo de ejecución y que además, se acoge a los dictados de la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera y sus normas complementarias. Igualmente con la sola presentación de la propuesta, autoriza a COOFINEP a realizar las consultas necesarias en las centrales de riesgo y demás bases de datos a fin de corroborar la información suministrada y relacionada con el objeto de la presente convocatoria. 1.5. APERTURA DE LA CONVOCATORIA La apertura del presente proceso se fija para el día 29 de enero de 2015 a las 08:00 A.M, fecha a partir de la cual podrán entregarse propuestas en el lugar indicado para ello en los presentes términos de referencia 1.6. FORMA DE PAGO COOFINEP pagará el valor del contrato por mensualidades vencidas, de acuerdo al cobro del contratista. 1.7 CIERRE DE LA CONVOCATORIA El Cierre de la Convocatoria y recibo de propuestas se fija para el día 27 de Febrero de 2015 en la Oficina Principal de COOFINEP, ubicada en la Carrera 51 Nº48-48 en la ciudad de Medellín a las 5:00 P.M.

CAPITULO II 2.1 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN En el presente proceso podrán participar todas las Personas Naturales o Jurídicas, consideradas legalmente capaces según las disposiciones vigentes, que no se encuentren incursas en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad de que trata Ley 43 de 1990, el Código de Comercio, el Régimen Contable y el Estatuto de COOFINEP. COOFINEP se reserva el derecho de corroborar la autenticidad de los datos suministrados en la propuesta, y el proponente autoriza a todas las entidades, personas o empresas que de una u otra forma se mencionen en los documentos presentados, a suministrar la información que se requiera, en caso de considerarlo necesario.

2.2 PERSONAS JURÍDICAS Las Personas Jurídicas deberán acreditar su existencia y representación legal con la copia del certificado de la Cámara de Comercio de su jurisdicción, actualizado o renovado a la fecha de cierre de la convocatoria. En dicho certificado deberán constar claramente las facultades del Gerente o del Representante Legal, el objeto social, y la duración de la sociedad. Si el Representante Legal tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la sociedad, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente. 2.3 CONSORCIOS, UNIONES TEMPORALES U OTRAS FORMAS ASOCIATIVAS No podrán participar consorcios, uniones temporales u otras formas asociativas constituidas específicamente para este propósito 2.4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES En el contrato que se derive de la presente convocatoria, COOFINEP aplicará las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Ley 43 de 1990, el Código de Comercio, el Régimen Contable y el Estatuto de COOFINEP.

CAPITULO III PREPARACIÓN Y ENTREGA DE LA PROPUESTA Los documentos que hacen parte de los presentes términos de referencia constituyen la única fuente de información que tiene el proponente para la preparación de la oferta, y éste podrá solicitar las aclaraciones o presentar los comentarios y observaciones que considere necesarios sobre los mismos, por escrito, con un mínimo de cinco (5) días hábiles antes de la fecha fijada para el cierre del proceso de convocatoria. Cualquier aclaración o modificación a los términos de referencia o el aplazamiento de la fecha de cierre de la contratación que surjan por las observaciones formuladas o que COOFINEP considere oportuno hacer, será notificada por medio de adendaspublicadas en la página Web de COOFINEP. Estas aclaraciones y modificaciones formarán parte de los términos de referencia. 3.1 DETERMINACIÓN DEL VALOR DE LA PROPUESTA El Valor total de la propuesta deberá darse de manera global en cifras enteras sin decimales, incluyendo el valor del IVA y considerando todos los costos necesarios para la ejecución del objeto contractual.

3.2 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta deberá elaborarse con base en los requisitos y especificaciones técnicas contenidas en los presentes términos de referencia. La propuesta deberá presentarse en original y una (1) copia, en sobres cerrados y separados, rotulados respectivamente como “original” y “copia”, e indicando el objeto de la convocatoria, así como el nombre y la dirección del proponente. Los documentos que hacen parte del original y de la copia de la propuesta deberán ser totalmente legibles, legajados y foliados. El contenido de la propuesta deberá contemplar mínimo los siguientes aspectos, conforme a lo establecido en el Numeral 3.2.2.4. del Capítulo Tercero, Título Primero de la Circular 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera: i. Alcance de su labor respecto de cada una de las principales áreas que son

competencia de la revisoría fiscal, según lo establecido en la circular ya mencionada.

ii. Número de horas/hombre mensuales. iii. Informes que presentará y su periodicidad. iv. Personas que forman parte de su equipo de trabajo, anexando sus hojas de

vida e indicando la especialidad de cada uno y el área de la cual se encargará dentro del equipo de trabajo.

v. Bases del cálculo de los honorarios. vi. Acuerdos respecto de la planeación del trabajo de revisoría fiscal vii. Acuerdos concernientes al uso del trabajo del auditor interno. viii. Acuerdos adicionales con la entidad. Acorde con el capítulo tercero de la Circular 029 de 2014 de la SFC y con el propósito de que la apropiación presupuestal que se defina cumpla la finalidad de garantizar la permanencia, acceso irrestricto e ilimitado a la información, independencia y adecuado cumplimiento de todas las funciones que corresponden al Revisor Fiscal, se hace necesario que se discriminen los siguientes aspectos, que se estiman fundamentales para determinar el monto y alcance de tales recursos: Valor total de la remuneración mensual del Revisor Fiscal, indicando el número

de horas que, como mínimo, éste y su equipo deben dedicar al ejercicio de sus funciones, discriminando las de su asistencia a las reuniones de la junta directiva del ente, cuando sea del caso.

Los auxiliares, expertos y otros colaboradores que requiera, indicando las

características profesionales o técnicas de los mismos y su costo, el cual estará comprendido en el valor de la remuneración pagada mensualmente a la Revisoría Fiscal.

Valor mensual estimado para viáticos y gastos de transporte de los miembros del equipo de la Revisoría Fiscal

Tecnología, medios de comunicación y demás elementos necesarios, con el fin

de garantizar su acceso irrestricto e ilimitado a toda la información que requiera para el adecuado ejercicio de sus funciones.

3.3. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA La propuesta deberá acompañarse de cada uno de los documentos que se describen a continuación: 3.3.1 Índice o Tabla de Contenido, especificando los números de página donde se encuentran la información y los documentos requeridos en los términos de referencia. 3.3.2 Carta de presentación de la propuesta, firmada por el representante legal donde se exprese que el proponente no se haya incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad establecida por la ley ni los estatutos para contratar con COOFINEP 3.3.3 Copia del Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio de la jurisdicción o por autoridad competente para ello en caso de ser persona jurídica, actualizado o renovado a la fecha de cierre de la contratación. 3.3.4 Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la Dirección General de Impuestos Nacionales, donde aparezca claramente el NIT del proponente. 3.3.5 Autorización de Junta Directiva u órgano societario competente. El Representante Legal de la persona jurídica debe estar facultado cualitativa y cuantitativamente para presentar las propuestas, bien por los respectivos estatutos o por manifestación expresa y escrita del órgano societario competente para tal efecto; en el último caso, debe adjuntar el acta respectiva o certificación al respecto. 3.3.6 Propuesta Económica. Se deberá expresar en la carta de presentación el valor de la propuesta en precios Unitarios y Valores Totales en cifras enteras sin decimales. 3.3.7 Estados financieros del último ejercicio contable (2014). En el caso de las personas jurídicas se deberá presentar el Balance y el Estado de Resultados, firmados por Contador Público y debidamente dictaminados por Revisor fiscal, si se está obligado a ello de conformidad con los requerimientos de ley. Para el caso de las personas naturales la respectiva declaración de renta en caso de ser sujeto de dicha obligación.

3.3.8 Certificados de la experiencia, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses a la fecha de inicio de la presente convocatoria, con los cuales el proponente acredite experiencia en entidades de características similares a COOFINEP. 3.3.9. Hojas de vida de quienes obrarán en calidad de Revisor Fiscal Principal y Suplente y de los auxiliares o asistentes anexando fotocopia de la cédula y la tarjeta profesional. 3.3.10. Certificado de antecedentes disciplinarios, de quien vaya a obrar como Revisores Fiscales y de los Asistentes o auxiliares. 3.4. ENTREGA DE LA PROPUESTA Las propuestas deberán ser entregadas en la recepción del Centro de Administración Documental ubicado en la Calle 30 Nº43 -45 en la ciudad de Medellín, dirigidas al Comité de Auditoría del Consejo de Administración. Si el proponente desea enviar la propuesta por correo, deberá remitirla con suficiente antelación para que pueda ser recibida en la dirección anotada antes de la fecha y hora fijadas para el cierre de la contratación. En todo caso, COOFINEP no será responsable del retardo o extravío que pueda derivarse de esta forma de entrega. 3.5. CORRECCIONES, ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LA

PROPUESTA Toda corrección, aclaración o cambio que se desee realizar a una propuesta ya presentada, deberá efectuarse antes de la fecha de cierre de la contratación, mediante documento escrito y debidamente firmado por el proponente, el cual se entregará en la misma dirección y formará parte de la propuesta inicial. En todo caso, no será permitido modificar o adicionar cualquier oferta después de que la contratación se haya cerrado. 3.6. CALIDADES QUE DEBEN REUNIR LOS PROPONENTES Las calidades mínimas que deben reunir los proponentes, serán las establecidas en el numeral 3.2.2 del Capítulo Tercero de la Circular 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia 3.7. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN El Consejo de Administración de COOFINEP, por intermedio del Comité de Auditoría, hará la selección de las propuestas que serán presentadas a la Asamblea General, para lo cual tendrá en cuenta como parte de los criterios de

selección los establecidos en el Numeral 3.2.1 del Capítulo Tercero de la Circular 029 de 2014 de la SFC. 3.8. PROPONENTE ÚNICO Cuando se presente sólo una propuesta, o cuando sólo una de las propuestas presentadas reúna los requisitos para considerarla hábil, el proceso continuará con este único proponente y podrá adjudicársele el contrato si su oferta fuere favorable para COOFINEP 3.9. IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES Al formular la oferta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales, que afecten el contrato y las actividades que de él se deriven, con excepción de los que estrictamente correspondan a COOFINEP 3.10. RETIRO DE LA PROPUESTA Si un proponente desea retirar su propuesta antes de la fecha y hora de cierre de la convocatoria, deberá presentar una solicitud en tal sentido, firmada por la misma persona que suscribió la carta de presentación, y ésta le será devuelta. 3.11. APERTURA DE PROPUESTAS En la fecha y hora señaladas para el cierre de la contratación, se abrirán los sobres y se relacionarán los términos básicos de cada una de las propuestas presentadas. 3.12. RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS COOFINEP podrá rechazar y eliminar una o varias propuestas, en cualquiera de los siguientes casos: Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de

inhabilidad o incompatibilidad para contratar, según lo dispuesto en las normas antes citadas.

Cuando el proponente no acredite las calidades de participación establecidas

en los Capítulos 2 y 3 de estos términos de referencia. Cuando sea extemporánea, es decir, si se presenta después de la fecha y hora

fijadas para el cierre de la convocatoria. Cuando el plazo ofrecido para la ejecución del contrato sea distinto al

establecido en los términos de referencia.

Cuando la propuesta se presente en forma subordinada al cumplimiento de

cualquier condición. Por no considerar las modificaciones a los términos de referencia que mediante

adendas haya hecho COOFINEP Cuando se solicite al proponente subsanar alguno de los documentos o de los

requisitos de participación y no lo haga dentro del término de tres (3) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación correspondiente.

Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo

el mismo nombre o con nombres diferentes, para la misma convocatoria. Cuando esté incompleta, en cuanto a que no cumple lo especificado o no

incluye algún documento que, de acuerdo con estos términos de referencia, se requiera adjuntar y dicha deficiencia impida la comparación objetiva con otras ofertas. COOFINEP se reserva el derecho de admitir aquellas propuestas que presenten defectos de forma, omisiones o errores, siempre que éstos sean subsanables y no alteren el tratamiento igualitario de las mismas.

3.13. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA CONVOCATORIA COOFINEP declarará desierta la convocatoria en el evento en que no se presente ningún proponente, o ninguna oferta se ajuste a los términos de referencia o, en general, cuando existan motivos que impidan la selección objetiva del Contratista.

CAPÍTULO IV 4.1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO Después de la apertura de las propuestas, eL Comité de Auditoría de COOFINEP realizará el análisis jurídico de las mismas, con el fin de determinar cuáles se encuentran ajustadas a la Ley y a los requisitos de los términos de referencia, solicitando las aclaraciones que considere pertinentes, las cuales serán resueltas por el proponente dentro del término que para el efecto se le fije, de lo contrario, dicha información se tendrá por no presentada. Posteriormente las propuestas que cumplan con los requisitos legales serán presentadas al Consejo de Administración quien hará las evaluaciones técnicas y económicas y seleccionará las propuestas más favorables a la entidad por precio, calidad e idoneidad a ser presentadas a la Asamblea General, lo cual le será informado previamente a los proponentes a fin de que hagan la respectiva sustentación ante dicho órgano de dirección general.

4.2. PLAZO PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS COOFINEP dentro de los veinte (20) días siguientes al recibo de las propuestas, hará la evaluación jurídica, técnica y económica de las mismas. Dentro de dicho plazo, y con el fin de facilitar el análisis y comparación de las mismas, COOFINEP podrá solicitar a los proponentes, por escrito, las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias. COOFINEP, previos los estudios correspondientes y el análisis comparativo de las ofertas, basado en los aspectos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, adjudicará el contrato derivado del presente proceso, al oferente cuya propuesta se ajuste a los términos de referencia y haya sido seleccionado, aprobado por la Asamblea General y posesionado por la SFC.

CAPITULO V

1. INFORMACION DE REFERENCIA DE COOFINEP COOFINEP COOPERATIVA FINANCIERA es un Establecimiento de Crédito en categoría de Cooperativa Financiera vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia condición que le fue otorgada mediante resolución 0623 del 24 de junio de 2003 de la Superintendencia Financiera. Cuenta con 18 agencias y una extensión de caja, ubicadas en las siguientes ciudades: Agencia Principal: Cr 51 48-48 Medellín. Agencia Alpujarra: Cr 54 Nº40A – 13 Medellín. Agencia Edificio Inteligente: Cr 58 Nº42-125 Sótano 2 costado Sur. Medellín. Agencia Plaza Botero: Cr 52 Nº51A – 17. Agencia Itagüí: Cr 51 Nº50-73 Itagüí. Agencia Envigado: Cl 37 sur Nº43-33 Envigado. Agencia Bogotá: Cr 7ª Nº35-27 Bogotá D.C. Agencia San Rafael: Cl Pbro Correa Nº29-13 Municipio de San Rafael (Antioquia) Agencia Ituango: Palacio Municipal Primer piso. Municipio de Ituango (Antioquia) Agencia Caramanta: Cr 20 Nº19-06 Municipio de Caramanta (Antioquia) Agencia Yolombó: Cl 20 Nº20-73 Municipio de Yolombó (Antioquia) Agencia Belén: Cl 30 Nº75-58 Agencia San Andrés de Cuerquia: Cl Boyacá Agencia Central Mayorista de Antioquia: Bloque 22 local 3 Calle 84ª N 47-50 Agencia Santa Barbara: Cr Santander Nº48-60 Agencia Sonson: Cr 6ta N 6-42 Agencia Apartado: Cl 96 N 99-09 Esquina B. Extensión de Caja Turbo: Carrera 14 Calle 102 esquina

Las cifras más representativas al corte del 31 de diciembre de 2014 se pueden consultar en la página web de la entidad www.coofinep.com Cualquier inquietud favor comunicarse con el Secretario del Consejo de Administración, señor Juan Camilo Mendoza Serna al teléfono 5114688 Ext. 176 o con la Secretaria del Comité de Auditoría, Elisabeth Monsalve Restrepo Ext. 166.