Presentacin de PowerPoint

EHT Orlando Fernndez Montes de OcaSantiago de Cuba

REDACCIN DEINFORMESEL INFORME Y SUS CARACTERSTICASLic. Ivette Gonzlez Odio.

INTRODUCCINExpresarse por escrito es una tarea compleja, la actividad administrativa diaria impone el uso de la comunicacin escrita, de ah que sea de gran importancia lograr una redaccin fluida y flexible, sobre todo en este mbito donde cada da se da la necesidad de transmitir informes, cartas, etc. Este curso los dotar de las habilidades y conocimientos necesarios para redactar informes administrativos de forma clara, atendiendo a la utilidad concreta y el destino especfico de cada uno de ellos.El buen manejo de la informacin adquirida por un auditor se hace evidente, ante la opinin del cliente y organismos implicados, a travs de informes tcnicamente elaborados; en los cuales se registren las acciones desarrolladas, se indiquen las fuentes y los alcances obtenidos, con la referencia a documentos que posibiliten la constatacin de los hechos descritos.

INTRODUCCINCon el fin de orientar el proceso de construccin de Informes de Administracin, se ha elaborado este curso, como instrumento descriptivo de los factores a tenerse en cuenta a la hora de la elaboracin correcta de los informes. Por lo que constituye nuestro principal OBJETIVO:

Disear y elaborar informes precisos y confiables a travs de la correcta redaccin de las ideas, comunicando hechos, anlisis, evaluaciones y recomendaciones.

INFORMEExposicin de datos obtenidos mediante una investigacin de campo o bibliogrfica sobre un determinado tema, su propsito principalmente es informativo. Pueden incluir elementos persuasivos, tales como: recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Es un documento formal.Una o ms personas rinden cuenta a una autoridad superior o similar, sobre un hecho o actividad realizada.La redaccin del texto debe ser sobria y objetiva.El informante no expresar opiniones personales o juicios de valor. Debe ajustarse a la realidad de los hechos.

INFORMEConsiste en una exposicin ordenada y exhaustiva sobre un tema determinado, un problema o el estado de una cuestin. Se trata de una declaracin de juicio emitida por una persona distinta de la que debe resolver el procedimiento, cuyo fin es aportar nuevos datos al expediente o comprobar los ya existentes y proporcionar valoraciones u opiniones necesarias para la formacin de la voluntad y la adopcin de la decisin.Su rasgo ms destacado es el carcter instrumental: el informe es redactado por tcnicos o funcionarios con competencias determinadas, para que sirva de antecedente y de asesoramiento al rgano administrativo que ha de tomar una decisin.

INFORMEPara qu sirve? Son registros planeados y formales de la informacin transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeacin, implantacin, control y problemas de decisin. Su intencin es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o institucin sin que interfiera visin personal deformadora.Un informe ordena, jerarquiza, organiza un conjunto de datos.Da a conocer: hechos, resultados , etc.Asuntos comprobables sobre una persona, de la vida diaria, situacin de una empresa, una actividad, un estado, etc.

INFORMEVentajas

INFORMEVentajasSon muestra del trabajo que se ha efectuado.Son considerados como archivos esenciales del trabajo.Sirven de base para tomar decisiones.Pueden leerlo ms personas.Permiten al personal, consultar ejemplares en los archivos.Contribuyen al prestigio de una empresa.

INFORMELenguaje

INFORMETIPOS:Por la materia que abarcan:Cientfico: Es el instrumento empleado para comunicar los resultados de una investigacin al resto de los componentes de una comunidad cientfica Tcnico: se desarrollan en organizaciones pblicas o privadas.De divulgacin: destinado al pblico en general.Mixto: destinado tanto a instituciones como al pblico en general.

INFORMETIPOS:Por la extensin que tienen:Breves o cortos: No debe pasar de ocho a diez cuartillas tamao carta, a espacio y medio o dos espacios, escritas a mquina o computadora. Extensos o largos: Son aquellos informes que exceden las 10 cuadrillas. Su extensin puede ir desde esta magnitud hasta la que requiera la materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos.

INFORMETIPOS:Por la caractersticas textuales:Expositivos: expone o narra una situacin tal como es, sin que intervenga ningn proceso analtico o interpretativo. No se incluyen conclusiones, recomendaciones o evaluacin (dossier).Analticos: su objetivo es justificar una decisin o accin ya realizada o proyectada (propuesta o proyecto).

INFORMETIPOS:Por la caractersticas textuales:Interpretativo: sirve para aclarar el alcance de ciertos hechos. Cuando se evala a un empleado, est ante un informe de esta naturaleza, por los datos que ofrecen las hojas de asistencia, los reportes de comportamiento, estadsticas de su rendimiento para que la empresa adopte la decisin que proceda. Demostrativo: es esencial para probar determinados aciertos, es preciso conocer con exactitud la tesis que se pretende demostrar. Es necesario fijar una distincin entre, los hechos y su comentario, para que el lector no est averiguando si se trata de un acierto en firme o una simple opinin. Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisin (plan de accin).

INFORMETIPOS:Por el tipo de informacin que se requiere transmitir:Sobre el Desempeo: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son peridicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeo, costos y tiempo con los planes y presupuestos. Sobre el Avance: Estos informes suelen ser una caracterstica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de ste se describe sealando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluacin del avance.

INFORMETIPOS:Por el tipo de informacin que se requiere transmitir:Orientados al Futuro: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigacin, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las organizaciones son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, as como los pronsticos econmicos, tecnolgicos y de ventas. En las grandes compaas, quiz encontraremos entre otras cosas, pronsticos de los recursos y tendencias demogrficas a nivel mundial. Solicitados de Investigacin: Aunque no todo informe especial de investigacin que soliciten los directivos puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de informacin puede ser proyectada. El diseo del sistema de informacin administrativa deber proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigacin.

INFORME ADMINISTRATIVODocumento escrito que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carcter administrativo, ya sea en el mbito empresarial o gubernamental.Un informe administrativo puede ser realizado por algunos funcionarios o jefes de rea de una empresa, el cual va dirigido a los superiores ya sean gubernamentales, ejecutivos, directivos de empresas etc. Como bases para buscar mejoras en la administracin.

INFORME ADMINISTRATIVOSon generalmente realizados con tiempos programados y enfocados a la mejora y eficiencia, mediante la deteccin de problemas y sus posibles soluciones. Para un informe administrativo se toman en cuenta los siguientes puntos:Se esclarecen los puntos a tratar.Se apoya con grficos, tablas, cuadros para facilitar la comprensin.Se exponen los problemas en la administracin.Se proponen posibles soluciones al problema.

INFORME ADMINISTRATIVODependiendo de la extensin y tipo de informe se puede detallar los fallos, errores u omisiones que llevan a la ineficiencia administrativa y pormenorizar todas y cada una de las posibles soluciones a cada problema planteado.Las aplicaciones de un informe administrativo son varias, abarca mbitos gubernamentales, industriales, mercantiles etc.

ESTRUCTURALos elementos que conforman un informe pueden depender de la naturaleza de la asignacin y el tipo de estudio; por lo que los informes varan desde un formato ms simple con menos ttulos que indican los asuntos tratados a formatos ms complejos incluyendo diagramas, grficos, imgenes, tablas de contenido, extractos, resmenes, apndices, notas al pie de pgina, hipervnculo y referencias; u otro tipo especfico. La estructura y esquema ideal y completo de un informe debera organizarse en la siguiente forma:

ESTRUCTURACubierta o Portada: Es la primera pgina, bajo la cubierta debe contener:El ttulo:que debe dar una indicacin clara del tema con el menor nmero posible de palabras.Una indicacin de la naturaleza del informe:si es un borrador, uninforme provisionaloun informe final. El nombre:del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc. donde se origina el informe.La fechade elaboracin.Otros aspectos, cantidad de pginas (opcional), la direccin de la organizacin que ha elaborado el informe, cualquier advertencia sobre su carcter confidencial, etc.

ESTRUCTURAndice: Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se hace en otro tipo de documentos. En el ndice se consignan los captulos y secciones del informe. Tambin se indica la pgina donde aparecen. El ndice es la mejor expresin de la estructura de un informe. Si los ttulos de los captulos y las secciones estn redactados cuidadosamente, el ndice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del informe.

ESTRUCTURACuerpo del informe: Consta de tres partes: Introduccin: Est formada por dos o tres prrafos.Se presenta el tema. Se justifica su eleccin. Se escriben los objetivos del trabajo.Se describe la organizacin del desarrollo. Presentacin del problema. De preferencia en una pgina aparte, se dar una explicacin concisa de la razn para el estudio, sus objetivos y alcances. sta debe ir redactada con cuidado.

ESTRUCTURACuerpo del informe: Consta de tres partes: Desarrollo:Se exponen los conceptos e ideas de manera ordenada, para explicar el tema. Se pueden escribir subttulos para agrupar prrafos que traten el mismo subtema. Se pueden colocar diversos elementos para esclarecer y facilitar el entendimiento del lector (ilustraciones, fotos, esquemas, grficos, cuadros) que aporten informacin extra, con un epgrafe que los explique.

ESTRUCTURACuerpo del informe: Consta de tres partes: Desarrollo: Existen, ciertos principios complementarios entre s que conviene observar, estos son:Principio de claridad: la informacin que se quiera comunicar debe estar ordenada de la manera en que ms fcil resulte su comprensin.Principio de unidad: las partes en que se divide el cuerpo principal del informe deben estar coordinadas entre s de manera lgica, de modo que den la impresin de formar una unidad.Principio de primaca. El autor de un informe debe tener cuidado de organizar los puntos que desea tratar de forma que aquellos que considere ms relevantes queden lo suficientemente resaltados. A este respecto, se considera que los puntos que se desea destacar deben ser colocados al principio o al final del escrito o de alguna de sus partes.

ESTRUCTURACuerpo del informe: Consta de tres partes: Conclusin: Se cierra el tema en dos o tres prrafosSe pueden retomar las ideas ms importantes del desarrollo. Suele incluir una valoracin personal acerca del trabajo realizado o sobre el tema tratado. Incluye las recomendaciones que el autor haga a tenor de lo expuesto. La relacin de las ventajas que se derivarn de adoptar las recomendaciones. La extensin de las conclusiones debe ser proporcional al tamao del cuerpo principal del informe. As mismo, se recomienda que las conclusiones no sobrepasen en ningn caso las seis pginas.

ESTRUCTURALa bibliografa:Es el estudio de referencia de los textos. Se usa para citar las fuentes usadas en un trabajo o exposicin.Los anexos: Son toda aquella informacin que complementan los temas que se trat en un trabajo (imgenes, cartas, textos pequeos, grficas, etc.) y normalmente vienen al final de un trabajo.La funcin de los mismos es recoger toda aquella informacin que, por un lado, se cree que resultara farragoso consignar en el cuerpo principal del informe, pero por otro, tambin se cree que tiene el suficiente inters como para figurar, de algn modo, en el informe. Se debe hacer referencia en el texto a todo el material incluido en los apndices.

ESTRUCTURALas citas del informe: Son textos que no pertenecen al autor, suelen ser el testimonio de alguna autoridad en la materia, o simple transcripcin de una opinin distinta del que escribe. Para el uso de citas tenga presente:Entrecomllelas para que se distingan fcilmente del texto del autor.EnumrelasPonga al margen del texto, el ttulo del libro o publicacin, de donde lo ha tomado, nombre del autor, editorial, pgina.Diferenciar la letra del texto del autor, con la de un texto ajeno, con letra cursiva Notas y Citas

ELABORACIN

"LAS CINCO C "Concisin. Enfocar directamente el asunto a tratar. Conciso se relaciona con brevedad. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir, sin rodeos ni adornos. Todo vocablo que sobre, debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicacin telegrfica.Corts: Las expresiones de cortesa, moderadas en su uso, sin melosidad ni servilismo, favorecen las relaciones interpersonales, tanto al hablar como al escribir.Correcta: Este atributo se refiere a la limpieza en la expresin, sin errores ortogrficos. El borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente, de manera que se puedan corregir antes de la impresin todas las fallas de ortografa, acentuacin y semntica.REDACCIN GERENCIAL

"LAS CINCO C "Claridad: Existe claridad en un escrito, cuando ste es comprensible para el mayor nmero de lectores. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar, ni ms ni menos. Al redactar un informe, el redactor debe estar claro con lo que sucedi en su rea y escribirlo de forma natural como si hablara con su inmediato superior. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas, de manera que no se presten a segundas interpretaciones

REDACCIN GERENCIAL

"LAS CINCO C "Coherencia: Se deriva del enlace y arreglo lgico de las ideas y de las oraciones, nica manera de facilitar el entendimiento y la interpretacin de los pensamientos expresados. Coherencia es secuencia lgica, siguiendo el orden de los hechos, como si se narrara una pelcula. Para que esta pelcula pueda ser entendida requiere de un comienzo, un desarrollo y el lgico desenlace o final. Las ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor, para que las pueda expresar en forma ordenada.

REDACCIN GERENCIAL

CONSEJOSEnfocar directamente el asunto a tratar. Conciso se relaciona con brevedad. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir, sin rodeos ni adornos. Todo vocablo que sobre, debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicacin telegrfica. Huya de la verborrea y la hojarasca.No cambiar los hechos, dndoles un matiz peyorativo o laudatorio.Nada de imaginaciones desbordadas, de sentimientos, ni de indignacin, ni de lirismo entusiasta.Mencione el mayor nmero de datos posible.Subdivida el informe si fuera muy extenso en epgrafes, para que pueda centrarse la atencin en el que ms interesa Numere cada apndice, para que, el que quiera comprobar, acuda a l con poco esfuerzo.Numere como apndices grficas, cuadros estadsticos, mapas y otros. REDACCIN GERENCIAL

DEBE EVITARSEFalsear o exagerar los hechos.Deformar los hechos, omitiendo algn pormenor.Equivocar ciertos datos, trminos o citas.Hacer demostraciones matemticas no convincentes.Confundir los hechos, con las opiniones.Incurrir en contradicciones.Desarrollar en forma incompleta, algn punto. Evite las frases largas y de gramtica complicada.Disponer secciones o prrafos en forma desordenada.Repetir innecesariamente la misma palabra.Abusar de tecnicismos.REDACCIN GERENCIAL

TIPSREDACCIN ANTICUADA:Atentamente me dirijo a usted para agradecerleLas palabras me dirijo a usted estn de ms, desde el momento que lleva el destinatarioLa presente carta es para comunicarle.Se supone que la presente carta es para algo, se considera innecesario escribir la presente carta es inferido en la redaccin. REDACCIN MODERNA:Gracias porEn referencia aEn relacin a su cartaDe acuerdo a su carta

REDACCIN GERENCIAL

TIPSREDACCIN ANTICUADA:Me tomo la libertad de informarle.Se considera una frase tmida, ya que se tomo la libertad; por lo tanto no es necesario escribirlaAnticipadamente agradezco a usted, la atencin que d a mi solicitudNo es recomendable agradecer algo que todava no han hecho. El verbo debe ir en futuro.REDACCIN MODERNA:Atentamente le informoRespetuosamente le comunicoAgradecer la atencin que d a mi solicitudAgradecer la atencin que d a mi peticin. REDACCIN GERENCIAL

TIPSCORRECTO/INCORRECTO: incorrecto: el ministro del ministerio de salud.correcto: el ministro de salud pblica.incorrecto: el da de hoy recibimos su cartacorrecto: hoy recibimos su carta.incorrecto: volar por el aire.correcto: volarincorrecto: resumir brevementecorrecto: resumirincorrecto: salir afueracorrecto: salirincorrecto: pequea notitacorrecto: pequea nota REDACCIN GERENCIAL

TIPSCORRECTO/INCORRECTO: incorrecto: hago llegar a usted, la atenta suplica de que sea muy amable en disponer.correcto: atentamente solicito su autorizacin.incorrecto: es que lo que l fue a hacer, fue a autorizar el ingreso de la mercanca.correcto: lo que hizo, fue autorizar el ingreso de la mercanca.incorrecto: el pedido que le ped.correcto: el pedido que le solicit.incorrecto: le enviamos el envocorrecto: le enviamos el pedido, el pedido enviado.incorrecto: el secretario de la secretara general del consejo nacional.correcto: el secretario general del consejo nacional. REDACCIN GERENCIAL

TIPSEs importante evitar la cacofona. Precisin: utilizar palabras precisas, que den sentido al mensaje, no confundir, absolvente por absorbente, medroso por meticuloso.Concisin o brevedad: es necesario en la actualidad ir al grano, para economizar tiempo. incorrecto: con el mayor respeto y cortesa, me dirijo a usted para exponerlecorrecto: respetuosamente expongo a usted. No usar vocabulario rebuscado. Ejemplo: treme un vaso del lquido amnitico que segrega la consorte del toro. Treme un vaso de leche.REDACCIN GERENCIAL

TIPSNo usar abreviaturas.Ejemplo: novbre., depto., admn.Si se usan siglas, deben ir ratificadas. Ejemplo: INAP (Instituto Nacional de Administracin Pblica) INDE (Instituto Nacional de Electrificacin) Escriba observando las reglas ortogrficas.No es no mismo escribir: sentido psame por la prdida de su mujer. Que escribir: sentido psame por la perdida de su mujer.Usar correcta puntuacin. Ejemplo: perdn imposible, cmplase sentencia. Que escribir: perdn, imposible cmplase sentencia. REDACCIN GERENCIAL

TIPSEvite el Circunloquio: lo que podramos decir con cinco palabras, lo decimos con diez o quince. Ejemplo: disculpe sera tan amable de decirme qu hora es(9 palabras) qu hora es? (3 palabras)Cuidado con las Parnimas: se escriben diferente, se pronuncian igual y su significado es diferente. Ejemplo. Cave/cabe; sabia/savia; bazo/vaso; coser/cocer y tasa/taza.REDACCIN GERENCIAL

TIPSEscribir oraciones de acuerdo a las recomendaciones gramaticales. Ejemplo: incorrecto: se venden zapatillas para nias de ballet.correcto: se vende zapatillas de ballet para nias.incorrecto: se venden tortillas los tres tiempos calientes.correcto: se vende tortillas calientes los tres tiempos. REDACCIN GERENCIAL

5 CAUSAS DE ERRORES ORTOGRFICOSUso dudoso de letras (b v, s c z, g j, h)Mal empleo de maysculas (reglas)Mala separacin de slabas (palabras por el nmero de slabas)Mal empleo de signos de puntuacin (. , ; : ? ! () _ - / )Mal empleo de acento ortogrfico (agudas, graves, esdrjulas, sobreesdrjulas)REDACCIN GERENCIAL

ACTIVIDADObserva las siguientes oraciones y reflexione acerca de los errores en las mismas:Lo hacamos antes de ahora de esta formaEsto es un error bajo mi punto de vistaQueda establecido para siempre por ende lo acordadoTomaremos nuevas medidas en base de lo ocurrido ayerSe les solicito hacer propuestas puntualesBati la marca establecida el atleta.En las escuelas pblicas hoy no hubieron clasesOrdenamos los curriculums de los estudiantesSe les explico pero ms sin embargo no entendieronCreeo de que no est bien golpear a los animalesEn buen estado see vende carruaje para nio azul

GRACIASUn simple escrito, refleja la calidad, conocimiento y experiencia de su editor