Análisis y control presupuestario.Proporciona un entorno para la planificación y control de los presupuestos de

manera jerarquizada. Está pensado para satisfacer la necesidad de disponer de

un sistema de análisis que permita el seguimiento de saldos contables frente a las

estimaciones realizadas con anterioridad. Para ello, dispone de herramientas para

supervisar el nivel ejecución del presupuesto y el control de cualquier desviación, y

eventualmente realizar cambios en el presupuesto.

El mundo actual de la empresa presenta una clara orientación hacia la

planificación y el control de los recursos asignados a las actividades de negocio.

En este sentido, el análisis presupuestario puede abarcar desde el seguimiento de

la evolución global de una unidad de negocio, hasta la supervisión y evaluación

cuantitativa de proyectos relacionados con el lanzamiento de una nueva línea de

producto o la implantación de un nuevo proceso de negocio.

Proporciona a su empresa sólidas funcionalidades, las cuales pueden resumirse

en:

Posibilidad de realizar distintas agrupaciones presupuestarias. Así, pueden

establecerse diferentes presupuestos para cada una de las delegaciones, o

grupos económicos de la empresa o grupo de empresas, haciendo posible

su seguimiento, análisis y evolución de forma independiente o conjunta.

Mecanismos que automatizan la introducción de las partidas

presupuestarias tanto sobre cuentas contables como sobre los centros de

coste.

Análisis del saldo de ingresos y gastos a niveles inferiores de detalle del

modelo de datos de contabilidad, hasta subcuentas o cuentas contables.

Pueden realizarse tantas actualizaciones de los presupuesto como sean

necesarias dejando constancia, en el sistema, de los cambios realizados en

cada revisión.

Obtención del Forecast anual, en función de la evolución real del negocio y

de las sucesivas actualizaciones/revisiones del presupuesto del período, lo

que le permitirá tener una previsión actualizada de cómo acabará el

ejercicio.

Proyecciones a varios ejercicios. Le proporcionará ayuda para realizar

proyecciones de cuentas de ingresos y gastos a varios ejercicios, lo que

constituirá un soporte muy valioso para su planificación a medio y largo

plazo.

Funcionalidades específicas de presupuestos

Presupuesto flexible

Algunas compañías necesitan que los presupuestos de ciertas cuentas varíen

automáticamente en función de la evolución de otras cuentas. Por ejemplo, el

presupuesto de gastos de representación podría variar en base a determinado

porcentaje del volumen de ventas reales de la empresa.

En este sentido, una característica que potencia el módulo de presupuestos es su

capacidad para programar lo que denominamos presupuestos flexibles, para lo

cual existe la posibilidad de asignar una partida presupuestaria, no a una cantidad

fija, sino a un determinado porcentaje dinámico. Este porcentaje puede estar

definido sobre el presupuesto estipulado para una determinada cuenta contable, o

sobre el saldo de la misma cuenta. Este hecho permite la variación de los saldos

presupuestarios, adaptándolos a la actividad real de la empresa del mismo

período, en la cual están basados.

Distribución porcentual del presupuesto

Se trata de una utilidad pensada para la entrada de los presupuestos de cuentas

considerando la estacionalidad que prevemos que va a tener la evolución del

saldo de dicha cuenta.

Generación de presupuestos a partir de saldos y variación porcentual de presupuestos

Control Presupuestario permite la generación automática de presupuestos a

partir de los saldos reales, teniendo en cuenta los valores informados de las

entidades del modelo de datos de presupuestos para intervenir en la selección de

los saldos de origen.

También permite el incremento o disminución porcentual a nivel de ejercicio o

período de un presupuesto. Asimismo, la variación porcentual puede realizarse

exclusivamente para los movimientos presupuestarios que cumplan con un

determinado criterio de selección, basado en las entidades del modelo de datos.

Informes

Control Presupuestario permite obtener informes de comprobación en base a la

estructura del modelo de datos, lo cual permite realizar informes y llevar a cabo

consultas complejas considerando las entidades del modelo de datos de los

movimientos presupuestarios.

Es destacable también la gran facilidad, para el propio usuario, de exportación de

datos de cualquier tabla o informe de la aplicación, a los formatos más

habitualmente utilizados para el análisis y gestión de datos: Excel, PDF, CSV, etc.

Informes de acumulados

Los informes de acumulados, son especialmente interesantes, ya que son los que

permiten obtener el importe de la desviación absoluta existente entre el saldo real

y el previsto, así como el porcentaje que representa la desviación sobre el saldo

presupuestado.

Previsión anual

Mediante este informe se puede obtener un Forecast anual por cuentas contables

en el cual se facilita comparar, desglosada por períodos contables, la información

real con la presupuestaria. A partir de cada uno de los saldos, ya sean reales o

presupuestarios, se podrá profundizar para obtener el detalle de cada uno de

ellos.

Control presupuestario

El control presupuestario es uno de los más importantes sistemas integrados de

control de la actividad económico-financiera de la empresa.

Constituye una fase fundamental dentro de la gestión presupuestaria y está

orientado a:

- Comparar los datos reales con los objetivos fijados: La actividad de la

empresa ocasiona unos resultados, que el sistema de control debe poner

de manifiesto. Estos resultados habrán de compararse con los objetivos

preestablecidos en el proceso de planificación, poniendo de manifiesto las

desviaciones existentes entre resultados reales y previstos.

- Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: Cualquier desviación

debe ser siempre cuantificable, y las mismas podrán ser tanto positivas

como negativas. Además de su cuantificación será necesario analizar las

causas y responsables de las mismas.

- Adoptar las medidas correctoras oportunas: Es necesario decidir las

acciones correctoras que consigan reducir las desviaciones y que mejor

reconduzcan a la empresa nuevamente al logro de los objetivos

establecidos.

- Seguimiento y control de la implantación de las anteriores medidas: se

produce, por tanto, una retroalimentación del sistema que puede alcanzar

todos los niveles de la empresa.

El informe de control presupuestario se realiza normalmente con una periodicidad

semanal o mensual, aunque siempre dependerá de la línea de negocio de cada

empresa, y está orientado a proporcionar una información suficientemente

detallada, para controlar los ingresos, costes y resultados de las distintas

actividades, clientes, mercados, productos, servicios y departamentos de la

empresa.

REQUISITOS

Todo sistema de control presupuestario debe cumplir una serie de requisitos:

- La dirección debe estar comprometida con el sistema de control.

- Debe adaptarse en la medida de lo posible a la estructura organizativa de

la empresa.

- Debe apoyarse en un eficiente sistema de información contable que

proporcione datos fiables y oportunos.

- Debe basarse en el principio de control por excepción, es decir solo las

desviaciones de mayor entidad deben centrar la atención preferente en

cuanto al análisis de sus causas y la adopción de medidas correctoras.

- Debe existir siempre un seguimiento pormenorizado de las medidas

correctoras adoptadas.

VENTAJAS

Las ventajas de un sistema eficaz de control presupuestario son las siguientes:

- Permite coordinar las actividades de las distintas áreas de la empresa.

- Permite identificar problemas potenciales.

- Da lugar a la existencia de una estructura claramente definida en lo

referente a los niveles de responsabilidad.

- Compara los resultados reales con los presupuestados, analizando

desviaciones y tomando las medidas correctoras necesarias.

- Aprovecha las capacidades del conjunto de la organización a través de

una gestión participativa.

ANALISIS Y CONTROL PRESUPUESTARIO EN EL AMBITO EDUCATIVOEl presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al

reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en

virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y

financieros de un establecimiento educativo, y estas hacen parte de un medio

económico en el que predomina la incertidumbre de planear sus actividades, el

presupuesto es un conjunto de etapas sucesivas que deben forzosamente

cumplirse en el tiempo que se ha previsto o planeado, el control presupuestario es

un conjunto de operaciones o procesos que se desarrollan siguiendo un orden

determinado y que concurren a un fin común.

Para que se dé el proceso de análisis en el centro educativo se debe se someter

bajo un control estricto del egreso del presupuesto en los centros de estudios de

cómo se debe invertir y para que debe usarse el presupuesto asignado los entes

encargados son: los directores dentro de las escuelas en el campo administrativo,

los maestros como guías de los estudiantes ya que también depende de ellos que

funcione de la mejor manera o que se utilice de la mejor manera el presupuesto

que existe y así mismo el beneficio que se obtendrá de este presupuesto. El

control presupuestario en un centro educativo sirve como base para ver reflejadas

las actividades que se desean realizar a corto o largo plazo para así no cometer el

error de tener un déficit en lo que se proponen llevar a cabo.